KONTRAKTUDKAST. Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner. Hotel- og konferencefaciliteter

Transkript

1 KONTRAKTUDKAST Indkøbsfællesskabet for Hedensted, Horsens og Odder Kommuner Hotel- og konferencefaciliteter

2 Indhold KONTRAKTUDKAST KONTRAKTGRUNDLAG KONTRAKTENS OMFANG KONTRAKTENS VARIGHED TILDELING AF KONKRETE ORDRER LEVERINGSBETINGELSER PRISER PRISREGULERING FAKTURERING BETALINGSBETINGELSER GEBYR ARBEJDSKLAUSUL ETIK OG SOCIALT ANSVAR KONTAKT MELLEM PARTERNE REKLAMATION UNDERLEVERANDØRER MV ERSTATNING OG FORSIKRING OPFYLDELSESHINDRINGER, HERUNDER FORCE MAJEURE MISLIGHOLDELSE MISLIGHOLDELSESBEFØJELSER ANSVARSBEGRÆNSNING LOVVALG OG AFGØRELSE AF TVISTER OFFENTLIGGØRELSE AF KONTRAKTEN OVERDRAGELSE AF RETTIGHEDER, FORPLIGTELSER OG FORDRINGER KONTRAKTÆNDRINGER UNDERSKRIFT Side 2 af 11

3 Kontraktudkast Nærværende kontrakt er en del af det samlede tilbudsindhentningsmateriale. Kontrakt skal ikke udfyldes af Tilbudsgiver. Kontrakten udfyldes af Udbyder i forbindelse med kontraktindgåelse. Rammekontrakt Hotel- og konferencefaciliteter mellem [Virksomhed] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR nr.] (Herefter Leverandøren) Og [Navn på Ordregiver] [Adresse] [Postnr.][By] [CVR nr.] (Herefter Ordregiver) Leverandøren og Ordregiver i fællesskab herefter benævnt Parterne. Side 3 af 11

4 1. Kontraktgrundlag Kontrakten beskriver Parternes forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge, medmindre andet konkret fremgår, af: - Nærværende kontrakt mellem Parterne - Offentliggjorte spørgsmål/svar samt evt. øvrige supplerende oplysninger af [dd.mm.åååå] - Materiale der ligger til grund for tilbudsindhentningen med bilag af [dd.mm.åååå] - Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå] Hvis Leverandøren fremsender gældende forretningsbetingelser eller tilsvarende betingelser eller vilkår, kan disse kun gøres gældende i det omfang de ikke er i strid med det ovenfor anførte kontraktgrundlag. 2. Kontraktens omfang Stk. 1 Generelt Kontrakten vedrører levering af hotel-, konference- og mødefaciliteter og dertil knyttede tjenesteydelser til Ordregiver. Leverandøren forpligter sig ved kontrakten til at levere på de beskrevne vilkår og til de anførte priser i hele kontraktperioden (inkl. evt. option). Leverandøren er orienteret om, at Ordregiver har indgået rammeaftale med andre leverandører. 3. Kontraktens varighed Stk. 1 Ikrafttræden Kontrakten træder i kraft den [dd.mm.åååå] og gælder indtil den [dd.mm.åååå]. For Delaftale 1 Horsens Kommune udløber aftalen automatisk uden yderligere varsel ét år efter ikrafttræden; der er ikke mulighed for forlængelse af aftalen. For Delaftale 2 Hedensted Kommune udløber aftalen efter ét år; der er dog mulighed for forlængelse af aftalen i op til yderligere to år. For Delaftale 3 Odder Kommune udløber aftalen efter ét år; der er dog mulighed for forlængelse af aftalen i op til yderligere fem år. Ordregiver meddeler forlængelse af aftalen skriftligt før udløb af aftaleperiode. Stk. 2 Opsigelse For Delaftale 1 Horsens Kommune: Leverandøren kan opsige kontrakten med 3 måneders varsel til udgangen af en måned. Ordregiver kan opsige kontrakten med 1 måneds varsel til udgangen af en måned. For Delaftale 2 Hedensted Kommune: Leverandøren kan opsige kontrakten med 3 måneders varsel til udgangen af en måned. Ordregiver kan opsige kontrakten med 1 måneds varsel til udgangen af en måned. For Delaftale 3 Odder Kommune: Leverandøren kan opsige kontrakten med 3 måneders varsel til udgangen af en måned. Ordregiver kan opsige kontrakten med 1 måneds varsel til udgangen af en måned. Ordrer/bestillinger afgivet og bekræftet før udløb af aftaleperiode skal honoreres på aftalevilkår. Side 4 af 11

5 4. Tildeling af konkrete ordrer Ordregiver har samtidig med indgåelsen af kontrakten indgået parallelle rammeaftaler med andre leverandører vedrørende de samme ydelser, som omfattet af kontrakten. Ordregiver forbeholder sig den fulde ret til at aftage ydelserne hos disse leverandører idet indkøbet til enhver tid afhænger af Ordregivers konkrete behov. 5. Leveringsbetingelser Leveringsbetingelser for aftalen fremgår af tilbudsindhentningsmaterialet afsnit 7 - Kravspecifikation. Hvis Leverandøren fremsender gældende forretningsbetingelser eller tilsvarende betingelser/vilkår i forbindelse med aftalebekræftelser, kan disse kun gøres gældende i det omfang de ikke er i strid med bestemmelserne i denne kontrakt inkl. tilbudsindhentningsmaterialet, med bilag. 6. Priser For bestillinger gælder de i Leverandørens tilbud angivne enhedspriser i Bilag 2 Tilbudsliste. Det er aftalt, at de priser der er givet i forbindelse med tilbudsafgivelse er gældende, medmindre den laveste dagspris er lavere. Den laveste dagspris er den pris, der er bredt tilgængelig gennem andre bestillingskanaler for den pågældende ydelse ved Leverandøren. For Delaftale 1 Horsens: Priserne er faste i aftaleperioden. For Delaftale 2 Hedensted og Delaftale 3 Odder vil der ved aftaleforlængelse ske prisregulering i henhold til 7 Prisregulering. 7. Prisregulering Stk. 1 Tidspunkt For Delaftale 1 Horsens: Priserne kan ikke reguleres. For Delaftale 2 Hedensted og Delaftale 3 Odder skal der ske prisreguleringer for hver 12 måneder kontrakten løber. Første prisregulering kan således ske med virkning for bestillinger foretaget fra den Stk. 2 Metode Priserne reguleres efter Dansk Statistiks Nettoprisindeks, underindeks '12.7 Andre tjenester'. Indekset kan tilgås på Danmarks Statistiks hjemmeside ( ved at søge på PRIS114 og derefter vælge underindeks 12.7 Andre tjenester. Priser kan reguleres med virkning fra hver 12. måned efter aftalens ikrafttræden. Priserne reguleres på baggrund af udviklingen i indekset gennem de seneste 12 måneder og meddeles med et varsel på 30 dage til Indkøbsfællesskabet HHO, der desuden skal modtage dokumentation for reguleringen samt opdaterede prislister til intern videreformidling til bestillerne. 8. Fakturering Stk. 1 Generelt Side 5 af 11

6 Der må tidligst fremsendes faktura på første dag for ydelsen eller arrangementet. Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. Fakturaer fremsendes på baggrund af det oplyste EAN-lokationsnummer. Fakturaer skal indeholde følgende oplysninger: - Fakturadato - EAN-lokationsnummer på den enhed hos Ordregiver, som skal modtage fakturaen - Ordrenummer - Rekvirent/bestiller - Ydelses-/varebetegnelse, varenummer, enhed, kvantum og enhedspris (ekskl. moms) - Fakturabeløb - Navn og adresse på leveringssted - Leverandørens navn, kontaktoplysninger og CVR-nummer (Det CVR-nummer samt leverandørnavn, der oplyses på fakturaen, skal være i fuld overensstemmelse med det oplyste i Leverandørens tilbud. CVR-nummeret skal være det samme som Leverandøren har registreret i CVR-registeret) - Leveringsdato / dato for arrangementet Fakturaen, herunder enhedspris, enhed og varenummer skal stemme overens med Bilag 2 Tilbudsliste. Varebetegnelsen skal være så præcis som mulig i forhold til at kunne identificere ydelserne. Elektroniske fakturaer skal udarbejdes i det fællesoffentlige format OIOUBL og fremsendes via VANS (Value Added Network Service). Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke sendes elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler, indtil disse forhold er bragt i orden af Leverandøren. 9. Betalingsbetingelser Betaling forfalder 30 dage netto fra modtagelse af korrekt udfyldt elektronisk faktura. Hvis denne dag falder på en lør-, søn- eller helligdag forfalder betaling på førstkommende hverdag derefter. 10. Gebyr Der kan ikke opkræves gebyrer vedr. de af kontrakten omfattede ydelser og produkter medmindre det følger eksplicit af nærværende kontrakt. 11. Arbejdsklausul Leverandørens forpligtelser i forhold til løn og ansættelsesvilkår samt Ordregivers kontrol- og sanktionsmuligheder fremgår af Bilag 4 -Arbejdsklausul. Leverandøren skal inden kontraktunderskrivelse dokumentere over for Ordregiver, hvilke løn- og ansættelsesforhold Leverandørens ansatte tilbydes. Side 6 af 11

7 12. Etik og socialt ansvar Leverandøren indestår for, at Leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark, herunder følgende grundlæggende ILO-konventioner: - Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) - Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) - Mindste alder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) - Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt - Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135), inden for rammerne af gældende lovgivning. Leverandøren indestår endvidere for, at Leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Såfremt Ordregiver eller Leverandøren bliver bekendt med (eller burde have opdaget), at Leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er Leverandøren forpligtet til at opfylde kontrakten med tilsvarende ydelser eller produkter, som opfylder kontraktens krav til ydelsen eller produkter. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed er Ordregiver uvedkommende. Manglende overholdelse af bestemmelser i denne klausul betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten. 13. Kontakt mellem Parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Al mundtlig og skriftlig kommunikation skal foregå på dansk i kontraktperioden. Relevant personale hos Leverandøren skal orienteres om kontraktgrundlaget, således at det sikres, at Ordregiver kun tilbydes priser omfattet af nærværende kontrakt. Leverandørens kontaktperson skal have et indgående kendskab til kontraktens indhold. 14. Reklamation Reklamation skal af hensyn til alle parter ske hurtigst muligt uden ugrundet ophold. Konstaterer Ordregiver mangler ved ydelsen, kan denne kræve, at Leverandøren afhjælper manglen inden for rimelig tid medmindre dette vil være uforholdsmæssigt byrdefuldt for Leverandøren. 15. Underleverandører mv. Ansvaret for korrekt opfyldelse af kontrakten påhviler Leverandøren, således at Leverandøren hæfter for produkter og ydelser fra underleverandører på ganske samme måde som for sine egne forhold. Leverandøren er forpligtet til at sikre, at eventuelle underleverandører i kontraktperioden, inkl. eventuelle forlængelser, har tegnet erhvervsansvarsforsikring i overensstemmelse med 16 Erstatning og forsikring. Side 7 af 11

8 16. Erstatning og forsikring Stk. 1 Erstatning Leverandøren er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler for enhver person- og tingskade. Leverandørens produktansvar følger Produktansvarsloven og dansk rets almindelige regler i øvrigt. Leverandøren er endvidere pligtig til, uden begrænsning, at holde Ordregiver skadesløs for ethvert krav, herunder sagsomkostninger, som måtte blive rejst mod Ordregiver af tredjemand, og som er forårsaget af fejl og mangler ved leverancen, en produktskade eller Leverandørens skadevoldende adfærd. Ordregiver kan ikke uden inddragelse af Leverandøren indgå forlig med tredjemand om sådanne krav. Stk. 2 Forsikring Leverandøren er forpligtet til at have tegnet erhvervs- og produktansvarsforsikring og til at opretholde en sådan forsikring i hele kontraktperioden. Forsikringen skal dække med en samlet årlig forsikringssum på minimum 5 mio. danske kroner. Leverandørens eventuelle selvrisiko må ikke overstige danske kroner pr. skade. Leverandørens erstatningsansvar er ikke begrænset til forsikringssummen. Ordregiver er berettiget til på ethvert tidspunkt i kontraktens løbetid at forlange dokumentation for, at forsikringen er i kraft. Leverandøren skal umiddelbart efter indgåelsen af kontrakten og senest 14 kalenderdage før kontraktstart forelægge dokumentation for tegnet erhvervs- og produktansvarsforsikring med en forsikringssum på minimum 5 mio. danske kroner, hvis Leverandøren ikke allerede har dokumenteret dette i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Ordregiver skal kunne godkende forsikringsbetingelserne. 17. Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af, at opfyldelse af kontrakten umuliggøres grundet force majeure, suspenderes parternes forpligtelser i det omfang og så længe force majeure er til stede. Ved force majeure forstås ekstraordinære omstændigheder, der opstår uden parternes skyld, og som parterne ikke er herre over og ikke burde have forudset. Force majeure kan f.eks. foreligge ved krig, usædvanlige naturbegivenheder, generalstrejke, generallockout, sabotage eller terrorisme, såfremt betingelserne ovenfor er opfyldt. Eksemplerne er ikke udtømmende. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke, lockout mv. (opremsningen er ikke udtømmende). Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som Leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure skal give den anden part skriftlig meddelelse herom, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Meddelelsen skal angive: - Årsagen til force majeure situationen - Forventet varighed af force majeure situationen - Indsats for at blive i stand til at genoptage forpligtelser Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af en force majeure begivenhed. Side 8 af 11

9 Hvis opfyldelsen af kontrakten helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 100 dage i en periode på 1 år, kan Ordregiver vælge at ophæve kontrakten uden varsel. 18. Misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af Leverandørens forpligtigelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv. Vil Ordregiver påberåbe sig misligholdelse, skal denne give meddelelse herom til Leverandøren om hvori misligholdelsesforholdet består uden ugrundet ophold og senest 14 dage efter at misligholdelsen er konstateret. Leverandøren skal afhjælpe misligholdelsen hurtigst muligt. Såfremt Leverandøren ikke afhjælper, vil dette være at betragte som væsentlig misligholdelse. I gentagelsestilfælde, hvor Ordregiver to eller flere gange skriftligt inden for en løbende periode på 6 måneder har påberåbt sig misligholdelse i henhold til denne bestemmelse, vil det ligeledes være at betragte som væsentlig misligholdelse. Såfremt Ordregiver i en eller flere situationer ikke påberåber sig misligholdelse, har Ordregiver ikke givet afkald på at påberåbe en misligholdelse senere for en sammenlignelig situation. Følgende forhold kan desuden altid betragtes som væsentlig misligholdelse: Manglende overholdelse af bestemmelsen om gebyrer (jf. 10 Gebyr) Manglende overholdelse af offentlige påbud, love, direktiver, regler, bekendtgørelser mv. Manglende overholdelse af bestemmelserne om arbejdsklausul, jf. Bilag 4 Arbejdsklausul. Manglende overholdelse af bestemmelserne om etik og socialt ansvar (jf. 12 Etik og socialt ansvar) Overtrædelse af kontraktens bestemmelser om overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer (jf. 23 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer) 19. Misligholdelsesbeføjelser Væsentlig misligholdelse berettiger Ordregiver til at ophæve kontrakten med øjeblikkeligt varsel. Leverandøren er ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. Det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidigt, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Såfremt Ordregiver ikke betaler rettidigt, vil der fra forfaldsdagen påløbe renter i henhold til Rentelovens 5, stk. 1. Ved væsentlig misligholdelse fra Ordregivers side følges dansk rets almindelige regler om misligholdelse. 20. Ansvarsbegrænsning Stk.1 Klager Side 9 af 11

10 Såfremt Klagenævnet for Udbud, en anden administrativ klageinstans eller en dansk eller europæisk domstol annullerer tildelingsbeslutningen, eller erklærer kontrakten for uden virkning henholdsvis ophæver kontrakten er dette ikke at betragte som misligholdelse fra Ordregivers side. Ordregiver er i givet fald berettiget til at opsige kontrakten med et varsel på 1 måned og Ordregiver kan ikke være erstatningspligtig hverken i forhold til negativ kontraktinteresse eller i forhold til positiv opfyldelsesinteresse. Stk. 2 Lovændringer Såfremt der sker lovændringer på området, og Ordregiver er forpligtet til at agere i forhold til disse, forbeholdes retten til at ændre kontraktgrundlaget i forhold til lovændringen eller ved væsentlige lovændringer at opsige berørte kontrakter, uden at Leverandøren kan fremsætte krav om erstatning herfor. Såfremt lovændringerne er så væsentlige at Ordregiver vil opsige kontrakten, skal dette ske med et varsel på 3 måneder. 21. Lovvalg og afgørelse af tvister Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret, men er ikke underlagt CISG (Den internationale købelov). Alle tvister herunder ethvert spørgsmål om forståelse og fortolkningen af kontrakten, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse skal så vidt muligt løses mellem parterne i mindelighed. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af tvisten. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab, medmindre mægleren fastslår, at årsagen til konflikten hovedsageligt kan tillægges den ene part. Hvis ikke parterne kan nå til enighed om inddragelse af en mægler eller dette ikke har ført til, at tvisten kan bilægges, er hver af parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort ved domstolene med Retten i Horsens som værneting. 22. Offentliggørelse af kontrakten Kontrakten vil blive gjort tilgængelig for Ordregivers medarbejdere i Ordregivers indkøbssystem(er). 23. Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Leverandørens rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne kontrakt kan hverken helt eller delvist overdrages til anden/andre leverandør(er), herunder også overdragelser inden for samme koncern, uden forudgående skriftlig aftale med Ordregiver. Leverandøren kan ikke overdrage sine rettigheder til vederlag i henhold til kontrakten (transport). Ordregiver er altid berettiget til at betale med frigørende virkning til leverandøren uanset evt. transport, udlæg eller modregning i leverandørens krav mod Ordregiver. 24. Kontraktændringer Kontrakten, herunder bilag til kontrakten, kan kun ændres ved skriftlig aftale mellem Ordregiver og Leverandøren. Ændringerne skal fremgå af ændringsmeddelelser, der skal være underskrevet af begge parter. Side 10 af 11

11 Prisændringer i henhold til 7 Prisregulering betragtes ikke som en kontraktændring. 25. Underskrift Kontrakten underskrives af begge parter, hvoraf hver part modtager et eksemplar. For Ordregiver: Sted: For Leverandøren: Sted: Dato: Dato: Navn: Navn: Underskrift Underskrift Side 11 af 11