Uanmeldt tilsynsrapport 2014 Plejecenteret Sjørup Ældrecenter Vestre Skivevej 122 A, Sjørup 8800 Viborg

Transkript

1 Disposition: 1. Konklusion og opmærksomhedspunkter, side 1 2. Formalia, side 2 3. Indledning, side 3 - herunder beskrivelse af plejecentret 4. Resume af anbefalinger og opfølgning på sidste tilsyn, side 4 5. Organisatoriske forhold, side 4 6. Beboertrivsel/tilfredshed, side 5 7. Observationsperiode, side 5 8. Den generelle faglige indsats, side 5 - herunder magtanvendelsesområdet 9. Medicinhåndtering, side 7 - herunder utilsigtede hændelser 10. Beboernes økonomi, side Tema: Tavshedspligt, side Dokumentation, side Medarbejderforhold, side 9 - herunder den faglige udvikling 14. Tilbudsportalen, side De fysiske rammer, side 11 - herunder sundheds og sikkerhedsmæssige forhold 1. Konklusion herunder vurdering, sammenfattende indtryk af tilbuddet Tilsynsenhed i Job & velfærd, Viborg kommune anvender fem graduerede vurderingsterminologier i den samlede bedømmelse af tilbudene. De fem graduerede vurderingsterminologier er: Meget tilfredsstillende, Tilfredsstillende, Neutral, Mindre tilfredsstillende og Ikke tilfredsstillende. Det samlede indtryk af tilsynet på Sjørup Ældrecenter er tilfredsstillende. Denne tilsynsrapport er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget samt gennemgang af det skriftlige dokumentationsmateriale. Tilsynsrapporten giver et øjebliksbillede af tilbuddet i det tidsrum, hvor den tilsynsførende effektuerede tilsynet. Tilsynets samlede indtryk af det pædagogiske, pleje- og omsorgsmæssige arbejde og den generelle faglige indsats er, at Sjørup Ældrecenter er et velfungerende plejecenter. De beboere tilsynet samtalte med, gav samstemmende udtryk for, at være meget glade for at bo på Sjørup Ældrecenter og fremhævede i særlig grad den ernæringsmæssige oplevelse, der var forbunden med, at maden blev tilberedt fra bunden på stedet og at de havde medindflydelse på menuen. Stemningen i fællesarealet blev ligeledes fremhævet, som en afgørende faktor for den gode oplevelse. Medarbejderne beskriver generelt arbejdsmiljøet på stedet som værende tilfredsstillende. Der er gode kollegiale forhold og et velfungerende samarbejde og forhold til ledelsen, men i dagligdagen føler medarbejderne sig presset i forhold til, at finde en balance mellem de tilstedeværende ressourcer og de pleje og omsorgsmæssige opgaver, der skal løses hos beboerne. Dokumentationsområdet nedprioriteres ofte da man ikke ønsker, at gå på kompromis med den basale pleje og omsorg hos beboerne. 1

2 Ledelsesmæssigt er der kendskab til de medarbejdermæssige forhold og der er iværksat tiltag i bestræbelserne, på indenfor den mulige ramme, at bedre og afhjælpe situationen. Tilsynets samlede oplevelse af tilsynet på Sjørup Ældrecenter, giver i forhold til de medarbejdermæssige oplevelser, anledning til en vis bekymring. Tilsynet hæfter sig dog ved, at beboerne ikke på nuværende tidspunkt giver udtryk for, at forholdene har konsekvenser i den pleje og omsorgsmæssige indsats og samtidig indgår det faktum, at ledelsen og medarbejdere er i dialog omkring de ressourcemæssige udfordringer, som medarbejderne oplever. I forhold til videreudvikling ser tilsynet følgende opmærksomhedspunkter/har følgende påbud og fremkommer derfor med følgende kommentar og anbefalinger: Tilsynet anbefaler at tilbuddet efter den seneste opdatering / version af portalen, gennemgår oplysningerne på Tilbudsportalen. Tilsynet anbefaler at den igangværende dialog og åbenhed omkring de medarbejdermæssige oplevelser fastholdes i bestræbelserne på at bedre de arbejdsmiljømæssige forhold. Tilsynet påbyder at samtlige utilsigtede hændelser indberettes til DPSD Jf. Bekendtgørelse om rapportering af utilsigtede hændelser nr. 1 af 3. januar Tilsynet påbyder at handleplanerne bruges som et dagligt værktøj til dokumentation, frem for at man dokumenterer løbende i journalnotater, således at oplysninger i forhold til et problem samles et sted, med det formål at udvikle plejen til den enkelte. Formålet er desuden at sikre ensartethed og kontinuitet i indsatsen og skabe overblik samt grundlag for evaluering og ændring af behandlingen / indsatsen. Tilsynet påbyder at det konsekvent dokumenteres, at man overholder Sundhedslovens krav om, at der forud for lægekontakt med henblik på pleje og behandling, foreligger et samtykke. 2. Formalia Deltagere i tilsynet: Ledelsen: Centerleder Vibeke Ebbesen Medarbejderrepræsentanter: Tre medarbejdere deltog. Medarbejdernes identitet er tilsynet bekendt. Beboere: To beboere deltog i egentlig samtale. Beboernes identitet er tilsynet bekendt. Derudover samtalte tilsynet under ophold i de tre afsnit med flere beboere. Pårørende: Ingen pårørende deltog i tilsynet. Beboerne er tilfældigt udvalgt. Medarbejderne er udvalgt efter hvem, der var på arbejde og havde mulighed for at gå fra. Tilsynet er udført af: Tilsynsenheden i Job & Velfærd, Viborg Kommune ved tilsynsførende Marianne Villekold. Program for uanmeldt tilsyn d. 22. september 2014: Kl Ankomst og planlægning af tilsynet Kl Interview med centerleder Kl Observationsperiode i plejeafsnittet Nybo, herunder samtale/samvær med beboere Kl Observationsperiode i demensafsnittet Skovbrynet, herunder samvær med beboere Kl Observationsperiode i plejeafsnittet Kirsebærhaven Kl Interview med medarbejdere Kl Afrunding af tilsynet med centerleder 2

3 3. Indledning Det uanmeldte tilsyn blev gennemført d. 22. september 2014 i tidsrummet fra kl Tilsynet indledes med, at plejecentrets ledelse blev orienteret om formålet med besøget og hvordan det skal foregå. Ved tilsynsbesøget blev der foretaget dialogbaserede interview med ledelsen, medarbejdere og et udvalgt antal beboere i forhold til tilbuddets størrelse. Dokumentationen blev gennemgået hos de beboere tilsynet samtalte med. Dialogen kombineres med observationsperioder med henblik på indsamling af data, som er nødvendige for at målet med tilsynet kan opnås. Tilsynsrapporten er en konklusion på interviewene, indtrykkene under besøget samt gennemgang af det skriftlige dokumentationsmateriale. Rapporten har været i høring ved tilbuddet til gennemlæsning og kommentering og eventuelle faktuelle fejl er blevet tilrettet. Viborg kommune ønsker at offentliggøre tilsynsrapporten på Kommunens hjemmeside samt på Tilbudsportalen. Overordnet beskrivelse af plejecentret, herunder den fysiske beliggenhed er beliggende Sjørup by, som er en mindre landsby cirka 20 km vest for Viborg. Der er gode busforbindelse til Viborg og Skive og plejecenteret ligger tæt ved natur og skov. Sjørup Ældrecenter består af to almene plejeboligafsnit, der fungerer som leve-bo miljøer. Afsnittene kaldes Kirsebærhaven og Nybo. Derudover er der et demensafsnit kaldet Skovbrynet. De to afsnits status som leve bo miljøer, har aktuelt været genstand for en større politisk bevågenhed da måden hvorpå de praktiserer ordningen, adskiller sig fra de øvrige plejecentre i kommunen, hvor de fleste har status af eller skal overgå til tillempet leve-bo miljø. Det er en økonomisk dyrere løsning for kommunen, at de to afsnit fungerer som leve-bo miljø, men det er nu politisk besluttet, at give plejecenteret metodefrihed til at kunne fortsætte den nuværende ordning indenfor den økonomiske afsatte ramme. Der er plads til ti beboere i henholdsvis Nybo og Kirsebærhaven og til otte beboere i Skovbrynet. Boligerne i Nybo og Kirsebærhaven består af to - rumslejligheder med stue/opholdsrum med et tekøkken, soveværelse og badeværelse. Fra stuen er der udgang til en lille terrasse. Boligerne i Skovbrynet er et rumslejligheder, bestående af et kombineret stuesoveværelse, mindre badeværelse samt et gangareal med skabsvæg. Hvert af de tre afsnit har eget fælles opholdsrum med køkken, hvor beboerne samles til måltider og aktiviteter. Alle lejlighederne er centralt beliggende i forhold til adgangen til fællesarealer. Til hvert af leve-bo miljøerne Nybo og Kirsebærhaven er der adgang til terrasser med en lille have og til Skovbrynet er der knyttet en stor aflukket have med adgang til drivhus. I tilknytning til Skovbrynet, er der desuden et dagcenter Egen for hjemmeboende demente borgere. Der pågår aktuelt drøftelser om ombygning / renovering af dele af Sjørup Ældrecenter, herunder i særlig grad demensafsnittet da f.eks. beboerlejlighederne her, er indrettet med små og utidssvarende badeværelser. I den forbindelse med ombygningen, vil der ske en mindre udvidelse i antallet af pladser i demensafsnittet, fra de nuværende otte pladser til ti pladser. På tilsynstidspunktet var alle boliger udlejet. 3

4 Det juridiske grundlag udgøres af Lov om almene boliger (ABL) 5 stk.2 og 105 stk Resume af anbefalinger/opmærksomhedspunkter fra sidste års tilsynsbesøg samt opfølgning på disse Tilsynet bemærker at der er arbejdet med flere af anbefalingerne fra sidste år og at der i den sammenhæng, er tale om kvalitetsforbedrende initiativer. o Tilsynet anbefaler en skærpet opmærksomhed på implementeringen og anvendelsen af Databasen for Håndbøger. Både medarbejdere og leder oplyser at Håndbogen i dag benyttes som et fagligt redskab ved sygeplejefaglige indsatser. o Tilsynet påbyder, at Sjørup Ældrecenter anvender sikker mail i mailkorrespondancen med andre offentlige myndigheder, værger og pårørende m.fl., hvor der videregives/indhentes personfølsomme oplysninger. Der forefindes udførlig vejledning om brug af sikker mail på intranettet. Der anvendes sikker mail i mailkommunikation vedr. personfølsomme oplysninger. o Tilsynet anbefaler at der sker en sygeplejefaglig vurdering af, om nogle beboere kan overgå til dosispakket medicin fra apoteket. Der pågår en løbende dialog med de praktiserende læger om overgangen til dosispakket medicin. o I forhold til dokumentationsområdet fremkommer tilsynet med følgende påbud: - Relevante problemområder skal beskrives i handleplaner, som benyttes som et dagligt arbejdsredskab til dokumentation og udvikling af kvaliteten i plejen / indsatsen. - Døgnrytmeplaner og sundhedsfaglig status udfyldes efter gældende retningslinjer og revideres ved ændringer i funktionsniveau og/eller som minimum hvert halve år. - Døgnrytmeplanen oprettes som kladde, men skal inden en uge gøres permanent. - Det skal konsekvent dokumenteres, at man overholder Sundhedslovens krav om, at der forud for lægekontakt med henblik på pleje og behandling, foreligger et samtykke. Tilsynet kan ved dette års tilsyn konstatere at dokumentationsområdet fortsat bør være et indsatsområde. Uddybende oplysninger som rapportens konklusion er baseret på: 5. Organisatoriske forhold Ledelsen udgøres af en Centerleder og en Strategisk leder for samtlige plejecentre i Viborg Kommune. Centerleder er udover at være leder for Sjørup Ældrecenter også leder for et andet plejecenter Birkegården beliggende i Stoholm cirka 10 km derfra. Der er siden sidste års tilsyn sket ændringer på teamkoordinatorområdet. Tidligere var der tre teamkoordinatorer, en for hvert afsnit, men nu er der en fælles teamkoordinator for alle tre afsnit. Teamkoordinatorerne varetager administrative opgaver uddelegeret fra ledelsens side, herunder bl.a. vagtplanlægning og for leve bo miljøernes vedkommende, varetages dele af de økonomiske opgaver, som f.eks. betaling i prisme. Teamkoordinatorstillingen er på 30 timer ugentlig. I demensafsnittet er der en demens-fagkoordinator, der indgår i et fagligt netværk med fagkoordinatorer fra de øvrige demensafsnit i kommunen. Medarbejderne er opdelt i tre selvstyrende teams. Et team for hvert af afsnittene. Medarbejderne har en primær tilknytning til et team, men hjælper hinanden på tværs ved sygdom og ferier. 4

5 Der er en centersygeplejerske tilknyttet stedet svarende til 30 timer/ugentlig. Der er netop tiltrådt en ny sygeplejerske. Vedkommende har et samarbejde med centersygeplejersken på det andet plejecenter Birkegården indenfor samme ledelsesområde, men også med to andre plejecentre. 6. Beboertrivsel/tilfredshed De beboere tilsynet samtalte gav overordnet udtryk for tilfredshed med forholdene på plejecentret. Beboerne oplevede at blive behandlet med respekt og udtrykte tilfredshed med omgangstonen på stedet og beskriver medarbejderne som værende meget venlige og imødekommende. De oplyste at have indflydelse på deres egen hverdag og på tilrettelæggelsen af denne, herunder egen døgnrytme m.m. Desuden fremhævede de glæden ved, at have indflydelse på udarbejdelsen af den månedlige madplan. Det er beboernes oplevelse at der er overensstemmelse mellem deres behov for hjælp og den leverede indsats, herunder den nødvendige og aftalte hjælp i forhold til personlig pleje og praktisk bistand. Beboerne kunne dog godt ønske sig et højere aktivitetsniveau og mulighed for træning. Der var blandt beboerne udbredt stor tilfredshed med maden og med den måde måltiderne foregår på og flere fremhævede glæden over, at maden blev tilberedt i nærmiljøet, så de kunne opleve duften af maden under tilberedningen. Det at beboerne blev inddraget i aktiviteter omkring tilberedning og anretning af måltiderne samt den efterfølgende afrydning satte beboerne også stor pris på og fortalte at det var med til at holde dem i gang og højnede livskvaliteten. Stemningen i fællesarealerne og muligheden for socialt samvær med de øvrige beboere, fremhæves ligeledes, som en afgørende faktor for glæden ved, at bo på plejecenteret. Beboerne udtrykte desuden tilfredshed egen bolig. 7. Observationsperiode Under tilsynet på Sjørup Ældrecenter, havde den tilsynsførende ophold / observationsperioder i de tre afsnits fælles opholdsrum, hvor flere beboere opholdte sig under morgenmåltidet og en efterfølgende periode. Under den tilsynsførendes ophold i et af afsnittene, var to beboere i færd med, at rydde af efter morgenmaden. Denne aktivitet indgik som en naturlig inddragelse af beboernes ressourcer og beboernes italesatte overfor tilsynet glæden ved, at kunne bidrage med deres indsats og at det var med til, at holde dem i gang, som de udtrykte det. På hele plejecenteret, var der en meget behagelig stemning det værende sig mellem beboerne og desuden i relationen mellem beboere og medarbejdere. Tilsynet observerede en omsorgsfuld og humoristisk tilgang til beboerne, som de tydelig profiterede af og nød. 8. Den generelle faglige indsats Der foregår ingen visitering fra myndighedens side og beboerne har dermed ingen myndighedsafgørelse på den leverede indsats. Samtlige beboere har fået fremsendt en orienteringsskrivelse fra myndighedsafdelingen med oplysninger om, hvordan ydelsestildelingen foregår samt orientering om klagemuligheder. 5

6 Cirka en måned efter indflytning til Sjørup Ældrecenter, afholdes en indflytningssamtale, hvor den nye beboer, pårørende, centersygeplejerske og beboerens kontaktpersoner deltager. Ved samtalen sker en gensidig forventningsafstemning til serviceniveauet og desuden aftaler omkring praktiske anliggender. Indsatsen hos den enkelte beboer afgøres på baggrund af en faglig vurdering og med udgangspunkt i Viborg Kommunes kvalitetsstandard og den indsats beboeren modtog forud for indflytningen. Indsatserne tilrettes løbende i forhold til det aktuelle funktionsniveau hos beboeren og fremgår af en døgnrytmeplan, som er gældende som dokumentation, for de ydelser beboeren modtager. Hver beboer tildeles ved indflytning to kontaktpersoner idet hver beboer, er tildelt både en social og sundhedsassistent og en social og sundhedshjælper. Kontaktpersonerne har en række fastlagte opgaver hos beboeren. I dagligdagen tilrettelægges indsatsen hos beboerne på baggrund af kørelister for de sygeplejefaglige opgavers vedkommende og ugeplaner for de øvrige faste ydelser i forhold til personlig pleje og praktisk bistand. Planerne over de faste ydelser som bad og praktiske opgaver, indgår som et redskab til at sikre en vis systematik og struktur i opgaveløsningen samt for at sikre dokumentation for levering af ydelserne. Planerne benyttes desuden som et fordelingsredskab af de fremmødte den enkelte dag, hvor der tages udgangspunkt i og hensyn til kontaktpersonsprincippet. I forhold til den pædagogiske, pleje og omsorgsmæssige praksis, er der i indsatsen hos beboerne fokus på deres selvbestemmelse og medindflydelse. Der afholdes ikke egentlige beboermøder med beboernes deltagelse, men beboerne inddrages f.eks. i udarbejdelse af månedlige madplaner. Tilsynet får indtryk af, at der er fleksibilitet i opgaveløsningen hos beboerne, hvor medarbejderne forsøger at tage udgangspunkt i den enkelte beboers ønsker og aktuelle behov. I forhold til den ernæringsmæssige indsats i de to leve-bo miljøer inddrages beboerne i tilberedningen og anretningen af måltider, som skrælning af kartofler og klargøring af grønsager og madlavningen foregår i de enkelte afsnit. Den varme mad serveres efter beboernes ønske om middagen. Beboerne har mulighed for at vælge at indtage deres måltider i fællesskab eller i egen bolig. Medarbejderne fungerer som måltidsværter. I demensafsnittet Skovbrynet modtages maden fra Madservice Viborg, men leder oplyser at hun forventer at afsnittet efter ombygningen ligeledes vil overgå til samme ordning som de to øvrige afsnit, så tilberedningen af maden ligeledes vil skulle finde sted i selve afsnittet. Der skal i Viborg Kommune iværksattes et projekt med fokus på hverdagsrehabilitering, navngivet Målrettet træning/rehabilitering for beboere på plejecentre, hvor der vil være fokus på beboernes mestring og inddragelse af deres ressourcer i indsatsen. Der vil dermed være et systematisk fokus på den enkelte beboers rehabiliteringspotentiale. Sjørup Ældrecenter skal indgå i projektet her i efteråret og de indledende tiltag er iværksat. Viborg Kommune er blevet bevilget en andel af finansministeriets pulje til løft på ældreområdet (Ældrepuljen) i forhold til styrkelse af aktivitets- og omsorgsniveauet på plejecentrene i ydertimerne. Det er optil det enkelte plejecenter, at ansætte medarbejdere i forhold til hvilke opgaver, man ønsker og anser som værende relevante for det pågældende sted. Der er tale om ansættelse af faglært personale med enten en sundhedsfaglig eller pædagogisk baggrund. På Sjørup Ældrecenter blev der i første omgang ansat en medarbejder på 30 timer, men i forbindelse med en central opgørelse af forbruget af de bevilligede midler, har plejecentrene fået tilført ekstra midler 6

7 og for Sjørup Ældrecenters vedkommende, har det betydet en forøgelse på 14 timer ugentlig. De to medarbejdere, der varetager disse særlige aktivitets og omsorgstimer, har begge en uddannelsesmæssig baggrund som social og sundhedshjælper. Arbejdstiden for de to medarbejdere er primært i tidsrummet fra kl Stillingerne er tidsbegrænsede fra april 2014 og indtil udgangen af 2014 med mulighed for ny aftale i I forhold til aktivitetstilbuddene for beboerne, er der fokus på hverdagsaktiviteter som f.eks. at hente æbler fra haven og lade dem indgå i en aktivitet omkring et måltid. Et anden aktivitet kan være inddragelse af beboerne i sammenlægning af viskestykker m.m. Den kommunale aktivitetsafdeling har ingen aktiviteter på stedet, men der er flere frivillige hjælpere der gerne bistår eller varetager arrangementer. Der er en løbende ledelsesmæssig opmærksomhed på, at tiltrække flere frivillige kræfter til stedet. Plejecenteret har et Bruger / pårørenderåd bestående af tre pårørende, medarbejdere og ledelsen. Da der aktuelt ikke er nogen beboer repræsenteret er der i stedet to frivillige med. Der er snarlig valg rådet og leder håber i den sammenhæng, at nogle beboere kunne ønske at indtræde i rådet. Reglerne om magtanvendelse overholdes, herunder registrering og indberetning. Det er fagkoordinatoren i demensafsnittet der er opdateret på gældende lovgivning og kan bidrage med sin viden i hele huset. Tilsynet kan konstatere, at der ikke er indberettet og registeret magtanvendelser fra Sjørup Ældrecenter siden sidste tilsyn. 9. Medicinhåndtering, herunder UHT Medicinhåndteringen på tilbuddet foregår udelukkende via medicin doseret i doseringsæsker af personalet. Medarbejderne har forsøgt at få flere beboere tilknyttet dosispakket medicin, men de praktiserende læger i det lokale lægehus har hidtil ikke ønsket denne ordning. Der forefindes generelle instrukser og procedurer for medicinhåndtering. De lovmæssige retningslinjer for medicinhåndtering og medicinadministration følges. Gennemgang af hvorvidt medicinæsker og bokse er relevant mærket og om medicinskemaet er udfyldt efter gældende retningslinjer, er ikke indgået i dette tilsyn. Sundhedsstyrelsens Embedslægetilsyn afspejler dette. Plejecenterets seneste tilsyn fra embedslægen var i juni 2014 og stedet har på baggrund at tilsynsrapporten herfra, udarbejdet en handleplan for det videre arbejde på området. Næste tilsyn fra Sundhedsstyrelsen er varslet til 1. kvartal Utilsigtede hændelser skal indrapporteres til DPSD (Dansk Patient Sikkerheds Database) efter gældende regler. Medarbejderne oplyser ved forespørgsel om indrapportering, at det ikke er alle hændelser, der bliver indberettet da dokumentationsområdet er et område, der i den travle hverdag nedprioriteres til fordel for direkte pleje og omsorgsmæssige opgaver hos beboerne. Ved gennemgangen af dokumentationsområdet ses flere journalnotater hvor det fremgår, at der har været en utilsigtet hændelse, som f.eks. glemt medicin. I journalnotatet fremgår det desuden, at der ikke er foretaget en indberetning. Leder oplyser at man i bestræbelserne på et øget fokus på medicineringen, har inddraget check lister fra projektet I sikre hænder, hvor Viborg Kommune indgår som projektkommune. Det er et andet plejecenter i kommunen, der indgår i projektet, der har til hensigt, at forbedre patientsikkerheden i den kommunale ældrepleje, men grundet de gode erfaringer der, har man valgt at lade sig inspirerer på Sjørup Ældrecenter. Målet med det samlede projekt er, at reducere antallet af tryksår, medicineringsfejl og fald. 7

8 10. Beboernes økonomi Medarbejderne har som udgangspunkt ingen administration med beboernes økonomi. Denne varetages via banken, værge eller af pårørende. Medarbejdernes omgang med beboernes økonomi, kan omhandle administration af beboerne lommepenge som f.eks. at være behjælpelig med, at finde kontanter frem sammen med beboeren. Beboerne i Nybo og Kirsebærhaven (leve bo miljøerne) indbetaler kr pr. måned til en kostkasse, som udover udgifter kosten også dækker udgifter til aktiviteter m.m. I leve bo miljøerne afholdes Husråd hvor pårørende og medarbejdere er repræsenteret. Vanligvis ville der også være en beboer repræsenteret, men aktuelt er dette ikke tilfældet. Formålet med Husrådet er at sikre beboerindflydelse på anvendelsen af den fælles kostkasse samt planlægning af aktiviteter m.m. De nye retningslinjer i forhold til digitalisering, herunder digital post, giver ingen umiddelbare udfordringer for medarbejderne på Sjørup Ældrecenter. Alle pårørende har fået fremsendt en orienteringsskrivelse hvor de desuden vejledes i, at kontakte teamkoordinator, hvis der er tvivlsspørgsmål. Der er politisk godkendt et frikommuneforsøg, der giver beboerne mulighed for at benytte sig af en række tilkøbsydelser. Forvaltningen har modtaget godkendelse af taksterne fra ministeriets side og beboerne har fået udleveret pjece med informationsmateriale om muligheden. Leder oplyser, at hun som supplement til udlevering af pjecen, vil rundsende en mail til de pårørende og orientere dem om muligheden for tilkøbsydelser. Aktuelt har leder modtaget et par henvendelser fra nogle pårørende, der kunne være potentielle købere af tilkøbsydelser. Frikommuneforsøget er som udgangspunkt muligt i en periode til udgangen af 2015, men der pågår aktuelt politiske drøftelser om, hvorvidt perioden skal forlænges. Frikommuneforsøget er muligt i en periode fra medio marts til udgangen af Tema: Tavshedspligt En beboer på et plejecenter har ret til, at kræve fortrolighed med hensyn til de oplysninger personalet får i forbindelse med udførelsen af deres erhverv, om beboerens helbredsforhold, øvrige rent private forhold og andre fortrolige oplysninger. Dette krav på fortrolighed, modsvares af personalets tavshedspligt. Tavshedspligten betyder bl.a. at personalet ikke må videregive oplysninger til uvedkommende. Under tilsynet drøftes temaet med medarbejderne og det er tilsynets oplevelse og indtryk af, at medarbejderne på Sjørup Ældrecenter generelt er opmærksomme på deres tavshedspligt, men at det samtidig er et tema, det kan være relevant indimellem at få drøftet i italesat. Emnet indgår som et punkt i forbindelse med introduktionen af nye medarbejdere. 12. Dokumentation Tilsynet har gennemgået dokumentationen i det elektroniske system Rambøll Care hos to beboere. Hos ingen af de beboere, hvor tilsynet gennemgik dokumentationen, foreligger en myndighedsafgørelse på den indsats der leveres. Samtlige beboere har som alternativ løsning fået fremsendt en orienteringsskrivelse vedr. ydelsestildeling og klagemuligheder. 8

9 Der foreligger en opdateret døgnrytmeplan hos de beboere, hvor tilsynet foretog stikprøver. Døgnrytmeplanen er en individuel plejeplan med informationer om den samlede pleje - omsorgsindsats gældende for hele døgnet. Den skal tage udgangspunkt i beboerens ressourcer, behov, vaner og ønsker. Det vurderes at der kan gives kvalificeret pleje ud fra døgnrytmeplanerne da beboernes behov for pleje og omsorg er velbeskrevet og den daglige tilrettelæggelse af plejeopgaverne fremgår. Det vurderes desuden, at der er sammenhæng mellem plejeopgaver og det aktuelle behov hos beboerne. Der foreligger en opdateret Sundhedsfaglig status på beboerne hos de beboere, hvor tilsynet foretog stikprøver. En sundhedsfaglig status på beboerne, indeholder en aktuel sundhedsbeskrivelse af beboernes aktuelle fysiske psykiske sociale samt sundhedstilstand. Problem - / indsatsområderne er udarbejdet ud fra sundhedsstyrelsens sygeplejefaglige optegnelser. Medarbejderne er introduceret til og anvender handleplaner i dokumentationen. Handleplaner skal indeholde en beskrivelse af en aktuel problemstilling, mål for indsatsen, herunder forventet resultat, planlagt indsats for at nå målet, samt evaluering af den udførte indsats. Handleplaner skal løbende evalueres og tilrettes, og når problemet anses for løst, skal handleplanen gøres inaktiv. Handleplaner oprettes når der er grundlag for et fremadrettet øget faglig fokus af et specifikt indsatsområde/problemområde. Der ses handleplaner for flere relevante indsatsområder, men hos den ene beboer ses problemstillinger, der har gentaget sig flere gange og som med fordel, kunne fremgå af og samles i en handleplan i stedet for i løbende journalnotater. Desuden ses journalnotater vedr. en problemstilling hvor der allerede er oprettet en handleplan. Det ses at handleplanerne bruges fremadrettet da de indeholder mål, handlinger og evalueringer. De eksisterende handleplaner er aktuelle og at der er sammenhæng mellem status, handleplaner og indsatsområder. Samtykke: Plejecenteret har en fast rutine med henblik på at vurdere, om beboerne selv er i stand til, at varetage deres helbredsmæssige interesser. Dette fremgår af den sundhedsfaglige status, om det er beboeren selv eller en pårørende/ værge, der giver informeret samtykke til behandling. Det blev oplyst, at der altid blev indhentet informeret samtykke til behandling. Information om at der er indhentet samtykke, er ikke rutinemæssigt og konsekvent dokumenteret. Den enkelte beboers og/eller de pårørendes/værgens tilkendegivelse fremgik ikke systematisk. 13. Medarbejder og medarbejderforhold Antallet af medarbejdere der varetager de pleje og omsorgsmæssige opgaver hos beboerne, udgøres på tilsynstidspunktet af cirka 26 fastansatte. Dertil kommer et antal faste timeafløsere og vikarer samt en person ansat i et fleksjob på tre timer ugentlig. Der er 12 medarbejdere, der har en uddannelsesmæssig baggrund som social og sundhedsassistent og 10 medarbejdere er social og sundhedshjælpere af uddannelse. Udover de ovennævnte er der ansat en seniormedarbejder der primært varetager beboerrelaterede aktiviteter som f.eks. at inddrage beboerne i havearbejde m.m. Seniormedarbejderens arbejdstid skal deles med det andet plejecenter Birkegården. 9

10 Antallet af fremmødte udgøres i dagvagt, for alle tre afsnits vedkommende, af to faste personer. Hertil kommer eventuelle elever og praktikanter m.m. I aftenvagten møder i alt tre personer i de to almene afsnit, hvoraf en er springer på tværs af afsnittene. I demensafsnittet fremmøder en person og nattevagten udgøres ligeledes af en person, der skal varetage plejen for alle beboere på Sjørup Ældrecenter. Som noget nyt skal de faglærte medarbejdere ikke længere varetage rengøringen af beboerlejlighederne. Ændringen i opgavevaretagelsen er sket som et led i bestræbelserne på, at fritage medarbejderne for nogle af de praktiske opgaver, så der i højere grad kunne være ressourcer til at varetage aktiviteter og samvær med beboerne. I forhold til medarbejdernes oplevelse af balance mellem arbejdsopgaver og tilstedeværende ressourcer, føler medarbejderne sig pressede og beskriver en hverdag præget af travlhed, hvor der ikke er overskud til meget andet end, at kunne levere de basale pleje og omsorgsmæssige ydelser hos beboerne. Medarbejderne beskriver en hverdag, hvor de oplever arbejdsbelastningen i weekenden lettere end i hverdagene til trods for, at antallet af fremmødte i weekenden, er mindre end på hverdage. Leder har kendskab til medarbejdernes oplevelser og har forsøgt, at iværksatte initiativer for at bedre vilkårene, hvilket medarbejderne værdsætter. Flere medarbejdere tilkendegiver, at den rehabiliterende indsats, som de ret fagligt anser som værende den rigtige, rent tids og ressourcemæssig er forbunden med større udfordringer, herunder deres kommende deltagelse i rehabiliteringsprojektet Målrettet træning/rehabilitering for beboere på plejecentre da det typiske er mindre tidskrævende selv, at varetage opgaverne for beboerne. Derimod opleves inddragelse af teknologiske hjælpemidler i opgaveløsningen, som værende ressourcebesparende og kunne ønske en større udbredelse af hjælpemidlerne. Som eksempel nævnes skylle/tørre-toiletter som et hjælpemiddel, der i nogen grad vil kunne gøre nogle beboere mere selvhjulpne men også tilføre en større livskvalitet. Rent kollegialt oplever medarbejderne gode forhold, hvor medarbejderne er omsorgsfulde og hjælpsomme overfor hinanden internt i afsnittene, men også på tværs når behovet herfor opstår. Samarbejdet med ledelsen beskrives desuden som værende velfungerende og medarbejderne værdsætter den åbenhed som karakteriserer forholdet. Tilsynet får oplyst at der er et meget lavt sygefravær svarende til 0,49 %. Faglig udvikling Nyt personale (inkl. afløsere og vikarer) oplæres og introduceres i forhold til plejen og dokumentationsdelen. Der er udarbejdet et introduktionsprogram for at sikre optimal introduktion og nye medarbejdere indgår i en introduktionsperiode. Der arbejdes med kontinuerlig opgaveglidning og uddelegering og det er medarbejdernes oplevelse, at de får den nødvendige oplæring til, at varetage opgaverne hos beboerne. Medarbejderne oplever, at der er tilfredsstillende rammer og muligheder for intern vidensdeling og erfaringsudveksling. Der er fastlagte møder til dette formål i form af månedlige teammøder af to timers varighed. Møderne er todelte, da de indeholder både en faglig/ beboerrelateret del og en medarbejder/teamrelateret del. Centersygeplejerske deltager i teammøderne. Af øvrig mødeaktivitet for medarbejderne, afholdes sygeplejerske / assistentmøder. Leder oplyser at hun prioriterer deltagelse i begge møder meget højt. 10

11 Fælles personalemøder for alle tre afsnit afholdes når der er behov herfor, svarende til cirka fire gange årligt. I forhold til rammer og mulighed for faglig udvikling, herunder kursus - og efteruddannelsesaktiviteter fortæller leder, at hun har været afventende på hvad, der måtte komme fra central side. Der har været fokus på den interne undervisning, hvor f.eks. centersygeplejerske har afviklet relevant og aktuel undervisning. Punktet indgår som et fast punkt til de årlige medarbejderudviklingssamtaler. Medarbejderne vil indenfor den nærmeste fremtid blive inviteret til TUS samtale. Sidste år blev medarbejdersamtalerne afviklet som individuelle MUS samtaler og dette vil være tilfældet hvert andet år. I forhold til dette års TUS samtaler, har medarbejderne mulighed for at byde ind med et emne, ligesom leder dagsordensætter et. Viborg Kommune (forvaltningen Sundhed og Omsorg) har samlet relevante retningslinjer, instrukser og vejledninger i en elektronisk database Databasen for Håndbøger. Sidste år fik tilsynet ikke indtryk af, at databasen indgik som et fagligt redskab hos medarbejderne og at kendskabet hertil var sparsomt. Ved dette års tilsyn oplyser både leder og medarbejder at kendskabet og brugen af databasen er bedret. Som et nyt tiltag fremsendes der fra central side, læsekvitteringer til medarbejderne i forbindelse med ændringer i portalen og medarbejderne oplyser at disse kvitteringer har øget opmærksomheden på databasen. 14. Tilbudsportalen er at finde på Tilbudsportalen. Oplysninger om tilbuddet er opdateret, og svarer til de faktiske forhold i tilbuddet, hvilket er i overensstemmelse med Bekendtgørelse nr af 19. december 2013 om Tilbudsportalen. Tilbudsportalen har pr. 1. januar 2014, lanceret en ny hjemmeside. Indberetninger fra 2013 bliver vist på Tilbudsportalens søgefunktion, indtil der forelægger en ny godkendt indberetning i den nye indberetningsstruktur. En del af oplysningerne fra 2013 indberetningerne er overførte til den nye indberetning, men dette er ikke gældende for alle. Af oplysninger der skal indtastes på ny kan nævnes: målgrupper, antal pladser, fordeling af ansattes timer samt indsatser - herunder ydelser, indsatsens målgrupper, indsatsens metoder, indsatsens faglige tilgang og indsatsens takster. Tilbuddet opfordres derfor til at gennemgå og opdaterer oplysningerne på portalen. 15. Fysiske rammer Der er adgang til udendørsfaciliteter (haver og terrasser) og disse vurderes værende handicapvenlige. Der er indkøbsmuligheder i nærmiljøet og adgang til offentlige transportmidler. Der er i de fælles indendørsarealer for beboerne fælles opholds arealer, som giver mulighed for at samles til aktiviteter, spisning m.m. Der er i de fysiske rammer taget hensyn til beboere med særlige behov, herunder gangbesværede og demente. De fysiske rammer vurderes generelt at være egnede i forhold til målgruppen. I fællesarealer for medarbejderne forefindes rum, hvor der er mulighed for at afholde møder. De pågældende mødefaciliteter ligger dog ikke i umiddelbar nærhed af beboerne hvorfor det kan kræve en vis planlægning. Tilsynet har ved tidligere tilsyn påpeget en skærpet opmærksomhed på IT-sikkerheden da medarbejdernes pc arbejdsplads, er placeret på gangarealet og dermed ikke afskærmet fra tilfældige forbipasserende. 11

12 Medarbejderne har mulighed for håndhygiejne, herunder tilgængelighed af flydende sæbe, engangshåndklæder, håndsprit m.m. Rengøringsstandard af fællesarealerne, herunder de hygiejnemæssige forhold og oprydningen vurderes at være tilfredsstillende. I forhold til fødevarehåndtering/levnedsmiddelkontrol er Sjørup Ældrecenter registreret hos Fødevareregionen og har ved seneste tilsyn fået tildelt en Elite smiley. I forhold til de sikkerhedsmæssige forhold forefindes der røgalarmer og der er udarbejdet evakuerings og beredskabsplan. 12