Den 16. oktober 2006 Århus Kommune

Transkript

1 Indstilling Til Århus Byråd Via Magistraten Teknik og Miljø Den 16. oktober 2006 Århus Kommune Planlægning og Byggeri Teknik og Miljø Indstilling om ressourcer til styrkelse af grundsalget og byggesagsbehandlingen 1. Resume Der søges om aktivitetsbetinget ressourceudvidelse til styrkelse af grundsalget og byggesagsbehandlingen herunder ressourcer til scanning af byggesagsarkivet. Som følge af betydeligt stigende aktivitetsniveau vedr. salg af byggegrunde samt ekspedition og berigtigelse af handler søges om en midlertidig forøgelse af medarbejderantallet i Planlægning og Byggeri på 4 medarbejdere foreløbigt for en treårig periode, svarende til en ekstraudgift på 1,6 mio. kr. årligt samt en engangsudgift på kr. til etablering af arbejdspladser. Merudgiften finansieres ved udkontering til anlægsbevillinger vedr. byggemodning. POB/Administrationen Kalkværksvej Århus C Sagsnr. JTK/06/ Journalnr Ø02 Sagsbeh. Jytte Faaborg Telefon Direkte telefon Telefax E-post jtk@aarhus.dk E-post direkte jf@jtk.aarhus.dk En del af de nuværende medarbejderes indsats i forbindelse med salgssager svarende til et omfang på ca kr. årligt foreslås fremover på samme vis udkonteret til anlægsbevillinger. Samtidig tillægsbevilges samme beløb i mindreudgifter under den eksisterende driftsbevilling. Som følge af betydeligt stigende sagsmængde i Bygningsinspektoratet søges ressourceudvidelse med 2 byggesagsgehandlere og 1 ekspeditionsmedarbeder, svarende til en udgift på 1,2 mio. kr. årligt samt en engangsudgift på kr. til etablering af arbejdspladser. Beløbet søges finansieret via forhøjede byggesagsgebyrer. I forbindelse med ønske om digitalisering af byggesagsarkivet søges ressourceudvidelse med 1 administrativ og 1 teknisk medarbejder til scanningsprojektet, svarende til 1,4 mio. kr. årligt inkl. tekniske udgifter på 0,6 mio. kr. årligt. Hertil kommer engangsudgift på kr. til

2 etablering af arbejdspladser. Beløbet søges finansieret via forhøjede byggesagsgebyrer. Byggesagsgebyrerne forhøjes svarende til et forventet merprovenu årligt på 2,6 mio. kr. Nettovirkningen af den samlede ressourceudvidelse er neutral for kommunekassen. Der gennemføres en løbende opfølgning på aktivitetsomfanget på grundsalgs- og byggesagsområderne, så der kan ske en tilpasning af ressourcerne, hvis der f.eks. viser sig fald i aktivitetsniveauet. Opfølgningen gennemføres med følgende 3 elementer: månedlig intern statusopfølgning i Planlægning og Byggeri med dokumentation statusorientering indarbejdes i de løbende drøftelser mellem Borgmesterens Afdeling og Teknik og Miljø om økonomiske forhold på jordforsyningsområdet. Statusredegørelse fremsendes til Byrådet sammen med den årlige grundprisindstilling i perioden Tidligere beslutninger Den 6. april 1983 vedtog Århus Byråd forslag til gebyrbestemmelser for byggesagsbehandlingen. Den 20. marts 1996 vedtog Århus Byråd Indstilling om økonomisk decentralisering af sektor 2.05 Vejvæsen, drift, og sektor 2.09 Administration m.v., drift. Den 15. marts 2000 vedtog Århus Byråd forslag til gebyr for byggesagsbehandlingen. Den 19. december 2001 vedtog Århus Byråd Kommuneplan 2001, hvori der blev udpeget ca ha til nye byvækstarealer. Den 17. november 2004 vedtog Århus Byråd Boligudbygningsplanen for årene Den 1. december 2005 vedtog Århus Byråd Forslag til strategi og handlingsplan for boligudbygningen i Århus Kommune i de kommende år. 3. Beskrivelse af indstilling 3.1 Ressourceudvidelse I overensstemmelse med de overordnede principper i kommuneplanen, boligudbygningsplanen og Strategi og handlingsplan for boligudbygningen i Århus Kommune i de kommende år er de overordnede budgetmål for kommunens jordforsyning at der skal sikres tilstrækkelig beholdning af salgbare parcelhusgrunde at der skal sikres tilstrækkelig beholdning af salgbare storparceller at der skal sikres en tilstrækkelig beholdning af salgbare erhvervsgrunde Side 2 af 10

3 Når Århus Kommune sælger byggegrunde, er aktiviteten led i en kæde af aktiviteter, der omfatter de pågældende byggegrunde. Overordnet kan aktivitets-kæden beskrives med følgende kronologiske punktopstilling: 1) Kommuneplanlægning og arealudlæg til byudvikling 2) Køb af areal 3) Lokalplanlægning for arealet 4) Byggemodning 5) Annoncering og indgåelse af salgsaftaler 6) Berigtigelse af skøde I dag finansieres byggemodningsindsatsen (4) og annoncering og indgåelse af salgsaftaler (5) via anlægsbevillinger, som afsættes til byggemodning og salg af konkrete arealer, mens de resterende opgaver finansieres via driftsbevillinger. Overhead, journal- og sekretariatsbistand samt håndtering af økonomi vedrørende (4) og (5) finansieres ligeledes via driftsbevillinger. Det kan konstateres, at der er sket en voldsom stigning i Århus Kommunes grundsalg, i byggeaktiviteten i kommunen og dermed i efterspørgslen efter byggetilladelser. Teknik og Miljø vurderer ikke, at der med det aktuelle aktivitetsniveau er tilstrækkelige ressourcer på området. Nedenfor følger en nøjere beskrivelse i udviklingen i sagsmængde m.v. Det foreslås i forlængelse heraf, at der sker en ressourceudvidelse. Byggemodning, salg og skødeekspedition (4+5+6) foreslås betragtet som et samlet sagsforløb knyttet til grundsalg. Derfor finansieres det øgede ressourceforbrug under anlægsbevillingen knyttet til det enkelte byggemodningsområde. På grund af en betydelig stigning i efterspørgslen i byggesagsbehandlingen i almindelighed søges ressourceudvidelse, finansieret via et forhøjet byggesagsgebyr. Som en udløber af den ekstraordinært store tilgang af nye byggesager søges der samtidig om ressourcer til scanning af byggesagsarkivet, ligeledes finansieret via et forhøjet byggesagsgebyr Styrkelse af grundsalget I de senere år har der været en stor forøgelse i antallet af salgssager. På tidspunktet for overgangen til nettobudgetteringen pr. 1. januar 1996 havde der i de seneste 10 år gennemsnitligt været et årligt salg af villaparceller på under 100 stk. Dette antal har været støt stigende og har i de seneste år nået et niveau på ca. 200 solgte villaparceller årligt. Side 3 af 10

4 Som følge af den fortsat stigende efterspørgsel på villaparceller er det besluttet at byggemodne og udbyde 400 villaparceller årligt i de kommende år. I samme periode er der sket en væsentlig stigning i antallet af udstykningssager. Antallet af udstykningssager har været i størrelsesordenen 350 sager årligt. Dette antal var i 2005 steget til 507. Foreløbige tal for 2006 tyder på at stigningen fortsætter. Også på erhvervsområdet er der en kraftig forøgelse af antallet af salg. I 2004 blev der solgt 25 erhvervsgrunde ( m2). I 2005 var antallet af salg mere end fordoblet til 57 solgte erhvervsgrunde ( m2). Det kan nu konstateres, at der er problemer med at give køberne af kommunale byggegrunde en tilstrækkelig hurtig og god service. For at sikre at dette sker fremover, er der behov for en udvidelse af ressourcerne, da forvaltningen med det fortsat store aktivitetsniveau på området, ikke kan sikre håndteringen af de kommende års forøgede salg. Der søges om en aktivitetsbetinget udvidelse af ressourcerne med 3 medarbejdere til sagsbehandling af salgssager og udstykningssager. Endvidere søges om en aktivitetsbetinget udvidelse af ressourcerne med 1 teknisk designer til udarbejdelse af salgsmateriale m.v. Antallet af medarbejdere på Byggemodning og Grundsalg udgør p.t. 9 medarbejdere. Hertil kommer berigtigelse af handler, overhead, journal- og sekretariatsbistand samt håndtering af økonomi. De samlede årlige omkostninger til aktivitetsudvidelsen på grundsalget udgør ca. 1,6 mio. kr. Hertil kommer en engangsudgift på kr. til etablering af 4 stk. kontorarbejdspladser. Da de nævnte opgaver udgør en integreret del af det sagsbehandlingsforløb, kommunale byggegrunde undergår jf. afsnit 3.1 ovenfor anbefales det at aktivitetsudvidelsen finansieres fuldt ud ved udkontering til anlægsbevillingen for det byggemodningsarbejde, arbejdet vedrører. Et tilsvarende princip indstilles indført for de nuværende medarbejdere, lønnet via driftsbevillinger, som arbejder med berigtigelse af handler om kommunale byggegrunde. Det er opgjort, at det direkte henførbare nettotidsforbrug til berigtigelse af handler i 2005 var ca. 1½ årsværk, svarende til ca kr. Det indstilles, at udgiften fremover udkonteres til anlægsbevillingen, og at der tillægsbevilges et beløb af samme størrelse i mindreudgifter under den eksisterende driftsbevilling. Samlet set indebærer ovenstående: at medarbejderantallet i Planlægning og Byggeri udvides med 4 personer at der vil være et skønnet merforbrug under anlægsbevillinger på 1,6+0,6=2,2 mio. kr. årligt. Side 4 af 10

5 at der vil være et mindreforbrug af driftsmidler på 0,6 mio. kr. årligt, som tillægsbevilges Styrkelse af byggesagsbehandlingen På grund af den store byggeaktivitet er presset på byggesagsbehandlingen vokset med mere end 35 % siden 1995, jfr. diagrammet. Sagsoversigt antal sager Sager år I 1995 udgjorde antallet af nye byggesager stk. hvor det i 2005 er stk. I første halvår af 2006 er der indgået sager, mens der i tilsvarende halvår af 2005 er indgået sager. Ud over den store stigning i sagsmængden er der på dette myndighedsområde sket en lang række ændringer af lovgivningen, som betyder større arbejdsbelastning. Det drejer sig bl.a. om: Nyt kap. i Bygningsreglementet vedrørende regulering af byggeriets omfang, hvor det nu er op til Bygningsinspektoratet at skønne, om en bebyggelses indvirkning på omgivelserne er i orden mod tidligere faste regler Side 5 af 10

6 Nyt kap. 6 i Bygningsreglementet om funktionsbestemt brandsagsbehandling, hvor byggesagsbehandlerne i langt højere grad end tidligere, skal drøfte og forhandle med bygherrer og disses rådgivere. Der er pr. 1. april 2006 trådt nye energibestemmelser i kraft som kræver en øget sagsbehandling. Nye tilgængelighedskrav som på grund af særlige beregningsregler komplicerer byggesagsbehandlingen. Da byggesagsgebyrerne kun dækker en del af udgifterne ved byggesagsbehandlingen, kan de forøgede indtægter på grund af de flere byggesager ikke dække de større udgifter til byggesagsbehandling. Til varetagelse af myndighedsopgaven søges derfor om en aktivitetsbetinget udvidelse af ressourcerne med 2 byggesagsbehandlere samt en medarbejder til ekspeditionen i Bygningsinspektoratet. I Ekspeditionen er der i øvrigt i gennemsnit ca. 95 personlige og telefoniske henvendelser dagligt. De årlige omkostninger til den aktivitetsbetingede udvidelse af ressourcerne udgør ca. 1,2 mio. kr. Hertil kommer en engangsudgift på kr. til etablering af 3 stk. kontorarbejdspladser Scanning af byggesagsarkivet På grund af den ekstraordinært store tilgang af dels nye almindelige byggesager og dels meget store byggeprojekter er presset på byggesagsarkivet nu så stort, at der ikke er mere plads tilbage i arkivet. I dag rummer byggesagsarkivet m reoler med et utal af sager, og der er ingen mulighed for udbygning på den nuværende placering. Byggesagsarkivet forøges hvert år med omkring 100 m, der stammer fra en årlig tilvækst fra ca sager. Byggesagsarkivet er en af hjørnestenene i den kommunale byggesagsbehandling. Behandling af en byggeansøgning vil i mange tilfælde udløse, at de eksisterende arkivsager hentes i arkivet og indgår i sagsbehandlerens vurderingsgrundlag. Herudover skal byggesagsarkivet være offentligt tilgængeligt for alle, og en løsning med fjernarkiv er derfor ikke mulig. For at løse arkivproblemet iværksatte Juridisk-Teknisk Kontor i 2005 et pilotprojekt med scanning af byggesager. Der er udvalgt et ældre enfamiliehuskvarter i Hasle og gennemført indscanning af ca. 100 ejendomme. Hvis alle ejendomme med enfamiliehuse bliver indscannet, vil der blive ca. 700 m fri reoler på Bygningsinspektoratet. Når digitalisering af enfamiliehusene er afsluttet, kan der fortsættes med andre kategorier af byggesager. Side 6 af 10

7 Udover at det påtrængende behov for arkivplads vil blive løst, opnås samtidig den fordel, at byggesagsarkivet bliver digitaliseret. En digitalisering af byggesagsbehandlingen kan kun ske i sammenhæng med en digitalisering af byggesagsarkivet Pilotprojektet er ikke endeligt evalueret, men alt tyder på et godt resultat. Efter den endelige evaluering vil indscanningen af alle ca ejendomme med enfamiliehuse i Århus Kommune blive intensiveret. Inden for en kort tidshorisont vil der blive lavet en web-udgave, så der bliver mulighed for at se de indscannede oplysninger og tegninger på nettet. Det vil lette borgernes, ejendomsmæglere, arkitekter og ingeniørers adgang til oplysninger som de i dag bruger meget tid på at indhente ved henvendelse i Bygningsinspektoratets ekspedition og byggesagsarkiv. Der ansættes en administrativ og en teknisk medarbejder til projektet. Omkostningerne til drift af scanningsopgaven (licenser, web applikation, storscanningsformater m.v.) udgør ca. 0,6 mio. kr. årligt. De samlede årlige omkostninger til scanningsprojektet udgør dermed ca. 1,4 mio. kr. Hertil kommer en engangsudgift til etablering af 2 stk. kontorarbejdspladser, i alt kr. 3.2 Opfølgning og redegørelse til Byrådet Teknik og Miljø understreger, at de indstillede ressourceforøgelser knytter sig til det aktuelt meget høje aktivitetsniveau i Jordforsyningen og Bygningsinspektoratet. Bortset fra det, der knytter sig til scanning af byggesagsarkivet er det ikke hensigten, at indstillingen skal føre til en egentlig serviceudvidelse på området. På den baggrund gennemføres ressourceudvidelsen på grundsalgsområdet i første omgang for en treårig periode. Dertil kommer, at der skal gennemføres en løbende opfølgning på aktivitetsomfanget på grundsalgs- og byggesagsområderne, så der kan ske en tilpasning af ressourcerne, hvis der f.eks. viser sig fald i aktivitetsniveauet. Planlægning og Byggeri gennemfører en intern månedlig opfølgning i form af en kort statusbeskrivelse, der dokumenteres. I forbindelse med de løbende drøftelser ang. økonomiske forhold på jordforsyningsområdet, som i forvejen foregår mellem Borgmesterens Afdeling og Teknik og Miljø, indarbejdes statusorientering som løbende tema. I perioden fremsendes sammen med den årlige grundprisindstilling statusredegørelser for aktivitetsudviklingen til Byrådet. Disse redegørelser skal samtidig indeholde en Side 7 af 10

8 redegørelse for, hvordan scanningsprojektet forløber samt en vurdering af det fremtidige aktivitetsniveau og ressourcebehov inden for Jordforsyningen. Endvidere vil udvidelsen af medarbejderantallet blive udformet som midlertidige ansættelser for en 3-årig periode. 4. Økonomiske konsekvenser Udgifterne til aktivitetsudvidelsen til styrkelse af grundsalget udgør 1,6 mio. kr. Hertil kommer en engangsudgift på 0,1 mio. kr. til etablering af 4 kontorarbejdspladser. Udvidelsen finansieres ved udkontering til anlægsbevillinger vedr. byggemodning. Det forventes, at udkonteringen vil udgøre 1,6 mio. kr. årligt. Dertil kommer udkontering af en del af de nuværende medarbejderes indsats svarende til 0,6 mio. kr. årligt, hvorfor der samtidig tillægsbevilges 0,6 mio. kr. årligt i mindreudgifter på driftsbudgettet. Udgifter til en styrkelse af byggesagsbehandlingen udgør ca. 1,2 mio. kr. samt en engangsudgift til etablering af 3 kontorarbejdspladser på kr. Udgifter til scanningsprojektet udgør 1,4 mio. kr. årligt samt en engangsudgift til etablering af 2 kontorarbejdspladser på kr. Merudgifter på ca. 2,6 mio. kr. årligt til byggesagsbehandlingen samt engangsudgifter på kr. foreslås finansieret ved en forhøjelse af byggesagsgebyrerne: Ombygningsgebyret hæves fra 0,55 % til 0,75 % og maks. begrænsningen om at gebyret ikke må overstige gebyret for tilsvarende nybyggeri bortfalder. Gebyret for enfamiliehuse og sommerhuse hæves fra kr. til kr. Gebyret for rækkehuse hæves fra kr. til kr. Der indføres gebyr på kr. for grave-støbe tilladelser, der ikke tidligere har været gebyrbelagt. Med det nuværende aktivitetsniveau forventes takstforhøjelserne at give en årlig merindtægt på godt 2,6 mio. kr. Takstoversigtsskema vedlægges tillige med sammenligning med 6-byerne. Side 8 af 10

9 Indstillingens driftsøkonomiske konsekvenser er søgt sammenfattet i følgende skema: Handler m.v. 4 medarb Udkontering vedr. handler Byggesager 2+1 medarb Scanning 1+1 medarb Byggesagsgebyrer Engangs etableringsomk. 225 I alt I det omfang, udkontering vedr. handler medfører væsentlige merudgifter under eksisterende byggemodningsbevillinger, vil der blive fremsendt ansøgning om tillægsbevilling finansieret via salgsindtægter. I forbindelse med kommende byggemodningsindstillinger indkalkuleres princippet. Indstillingens bevillings- og personalemæssige konsekvenser fremgår af de vedlagte bevillingsskemaer 1 og 3. Nettovirkningen for kommunekassen er kr. i 2007 og herefter kr. årligt i i kassens favør. 5. Miljømæssige konsekvenser Ingen umiddelbare miljømæssige konsekvenser. 6. Konsekvenser i forhold til mål Nærværende indstilling er medvirkende til at opfylde kommunens målsætning jfr. afsnit 3, samt delmålet om en nettosagsbehandlingstid for byggesager på 14 kalenderdage. Side 9 af 10

10 7. Beslutningspunkter At 1) Byrådet tilslutter sig de foreslåede midlertidige ressourceudvidelser betinget i væsentlig meraktivitet At 2) Byrådet tilslutter sig princippet om finansiering af udgifter knyttet til handelsekspedition m.v. ved udkontering til byggemodningsbevillinger. At 3) Der gives merudgiftbevillinger som beskrevet i indstillingen og der tillægsbevilges kr. i i mindreudgifter under Planlægning og Byggeris driftsbudget. At 4) Byggesagsgebyrerne forhøjes som beskrevet i indstillingen. At 5) Der sker opfølgning som beskrevet i indstillingen. Peter Thyssen / Bjarne Knudsen Bilagsfortegnelse: Bevillingsskema 1 Vedrørende budget- og rammeændringer: Vedlagt alle/+elektronisk Bevillingsskema 3 Vedrørende Personaleændringer: Vedlagt alle/+elektronisk Takstoversigtsskema: Vedlagt alle/+elektronisk Skema med 6-byernes takster: Vedlagt alle/+elektronisk Side 10 af 10