Byrådsmedlem Frank Nørgaard har anmodet om, at følgende behandles på byrådsmøde:

Transkript

1 Notat Vedrørende: Notat til spørgsmål fra Frank Nørgaard og Kasper Fuhr Christensen vedr. forvaltningens ressourceforbrug til behandling af byrådsmedlemmers henvendelser Sagsnavn: Anmodning fra Frank Nørgaard, Dansk Folkeparti, vedr. misbrug af demokratiske rettigheder (Møde 7. november 2016) Sagsnummer: G Skrevet af: Ulla Marcus Forvaltning: Byrådssekretariatet Dato: Sendes til: Byrådet Baggrund Byrådsmedlem Frank Nørgaard har anmodet om, at følgende behandles på byrådsmøde: På baggrund af listernes uhæmmede forbrug af medarbejdertimer til besvarelse af deres mere eller mindre relevante spørgsmål, anmoder vi hermed Borgmesteren om en opgørelse af omkostningerne i de forskellige forvaltninger fordelt på partier/lister i Randers Byråd. Opgørelsen bedes lavet fra 1. januar 2016 t.o.m. dd. Vi ønsker derudover en løbende orientering om forbruget vedr. de fremtidige udgifter. Byrådsmedlem Kasper Fuhr Christensen har herefter anmodet om, at følgende behandles på byrådsmøde: 1) Hvor mange ressourcer har forvaltningen brugt på at understøtte private møder i parallelstrukturen (defineret som møder med en politisk afgrænset kreds af byrådets medlemmer) siden 1. januar 2014)? 2) Hvor mange penge har forvaltningen siden 1. januar 2014 brugt på at indhente vurderinger, rapporter o.l. fra eksterne, hvor det indkøbte eller dele af dettes indhold mundtligt eller skriftligt er blevet præsenteret for parallelstrukturens medlemmer før alle byrådets medlemmer og/eller alle medlemmer af et politisk udvalg? 3) Hvor mange ressourcer har forvaltningen siden 1. jan brugt på at servicere borgmesteren? Senere fremsendt byrådsmedlem Kasper Fuhr Christensen et tillægsspørgsmål: I tillæg til 11-anmodningen nedenfor anmoder Velfærdslisten om, at borgmesteren oplyser, hvor mange ressourcer forvaltningens bruger på at besvare DF's spørgsmål. 1

2 A. Svar på byrådsmedlem Frank Nørgaards spørgsmål Overordnet oplyses, at forvaltningen ikke fører tidsregistrering af forvaltningens sekretariatsbetjening af byrådet. En tidsforbrugsopgørelse vil herudover kræve at alle forvaltninger inddrages, med henblik på opgørelse af ressourceforbruget til besvarelse af spørgsmål m.v. Det er således ikke muligt at lave en tilbageskuende opgørelse af retvisende karakter over anvendte ressourcer, og dermed opgørelse over omkostningerne. Der kan derfor ikke afgives et svar på spørgsmålet fra byrådsmedlem Frank Nørgaard om omkostningerne til forvaltningens besvarelse af spørgsmål til byrådsmedlemmer. Byrådsmedlemmer har efter styrelseslovens 9 og 11 ret til at stille forslag og spørgsmål til behandling på et byrådsmøde samt ret til sagsindsigt. Disse sager er struktureret i kommunens esdhsystem, således at der relativt enkelt kan laves en opgørelse over antallet af disse, samt oplyses hvilke partier der har rejst sagen eller anmodet om sagsindsigt. Derudover stiller byrådsmedlemmer løbende spørgsmål til forvaltningen i tilknytning til igangværende sager eller som nye henvendelser. Disse spørgsmål kan ligeledes opgøres. Forvaltningen har, med henblik på at oplyse det der er muligt og dermed tilnærme sig en besvarelse, opgjort antallet af sager behandlet på baggrund af henvendelser fra byrådsmedlemmer for og 2016 indtil 28. oktober Byrådsmedlemmernes henvendelser kan opdeles således: 1. Fremsatte spørgsmål eller forslag til behandling i byrådet efter styrelseslovens Anmodninger om sagsindsigt efter styrelseslovens 9 3. Løbende spørgsmål til forvaltningen 1. Fremsatte spørgsmål eller forslag til behandling i byrådet efter styrelseslovens 11. Der er behandlet 62 forslag/spørgsmål på byrådsmøde i og 68 spørgsmål i 2016, idet spørgsmål/forslag stillet senest den 28. oktober er medtaget. Der resterer 2 byrådsmøder i Data er udfundet ved at gennemgå alle dagsordener for byrådet. Velfærdslisten 24 Beboerlisten 20 Socialistisk Folkeparti 5 Radikale Venstre 4 Venstre 2 Det Konservative Folkeparti 1 Venstre og Velfærds- og Beboerlisten og Radikale Venstre 1 Radikale Venstre og Velfærdslisten 1 Radikale Venstre og Socialistisk Folkeparti 1 Beboerlisten og Socialistisk Folkeparti 1 I alt 62 2

3 2016 Beboerlisten 23 Velfærdslisten 22 Radikale Venstre 10 Socialistisk Folkeparti 4 Det Konservative Folkeparti 3 Socialdemokratiet 1 Venstre og Dansk Folkeparti sammen 1 Velfærds- og Beboerlisten sammen 2 Radikale Venstre og Socialistisk Folkeparti 1 sammen I alt Anmodninger om sagsindsigt efter styrelseslovens 9 Der er behandlet ca. 29 sagsindsigtsanmodninger i og ca. 33 i 2016, idet sagsindsigtsanmodninger modtaget senest den 28. oktober er medtaget. Data er fundet ved søgning i esdh systemet. En sådan søgning vil altid indebære en vis usikkerhed om tallene, da der ikke i hele forvaltningen har været en ensartet journalisering titelmæssigt. Sagens titel kan således have overskriften sagsindsigt, aktindsigt eller indsigt. Det kan også forekomme, at en sagsindsigtsanmodning i modstrid med normal journaliseringspraksis er journaliseret i den sag som sagsindsigten vedrører og ikke i en særskilt sag, og derfor ikke vises ved søgningen. På den baggrund tages forbehold for det præcise antal. Nedenstående er således minimumstallet. Velfærdslisten 18 Beboerlisten 6 Velfærdslisten og Beboerlisten 1 Velfærdslisten og Socialistisk Folkeparti 1 Socialistisk Folkeparti 1 Det Konservative Parti 1 Socialdemokratiet 1 I alt Velfærdslisten 28 Beboerlisten 6 Venstre 1 I alt 36 3

4 3. Løbende spørgsmål til forvaltningen For så vidt angår løbende spørgsmål til forvaltningen jfr. pkt. 3 ovenfor er 1 henvendelse om et spørgsmål medtaget som 1 spørgsmål, uanset om der i spørgsmålene måtte indgå flere spørgsmål. Spørgsmål fra byrådsgrupperne afleveret i relation til budgetlægningen i og 2016 indgår ikke i opgørelsen. Også her tages et forbehold for det præcise antal grundet eventuel forskellig journaliseringspraksis. For så vidt angår løbende spørgsmål kan disse i høj grad forekomme at være journaliseret i den løbende sag, spørgsmålene drejer sig om, hvorfor de ikke vil fremgå af en søgning i systemet på f.eks. ordet spørgsmål, henvendelse, anmodning. Der angives minimumstallet nedenfor: Velfærdslisten 21 Beboerlisten 9 Venstre 3 Socialistisk Folkeparti 2 Socialdemokratiet 3 Radikale Venstre 2 Dansk Folkeparti 2 Beboerlisten og Socialdemokratiet 1 I alt Velfærdslisten 48 Beboerlisten 15 Venstre 8 Socialistisk Folkeparti 3 Socialdemokratiet 2 I alt 77 B. Svar på byrådsmedlem Kasper Fuhr Christensens spørgsmål Kasper Fuhr Christensen har stillet tre spørgsmål gengivet øverst i notatet. Disse besvares i det følgende. Besvarelse af de konkrete spørgsmål: Spm. 1 Som angivet i svaret på spørgsmålet fra Frank Nørgaard om samme emne er det ikke muligt hverken med et rimeligt ressourceforbrug eller en rimelig præcision at besvare spørgsmålet 4

5 meningsfyldt. Hertil kommer, at det vil være ganske vanskeligt at opgøre, hvilke møder og aktiviteter der skal medregnes og hvilke, der ikke skal. Spm. 2. Forvaltningen har på intet tidspunkt udleveret eksterne rapporter eller notater til en afgrænset kreds af byrådsmedlemmer. I forbindelse med skolestruktursagen er der tidligere redegjort for, hvordan forvaltningen indhentede delresultater fra eksterne rådgivere i foråret 2014 i forbindelse med at forvaltningen udarbejdede et skolestrukturforslag i en proces, hvor et afgrænset antal byrådsmedlemmer drøftede forskellige mulige scenarier. Intet af dette materiale blev udleveret til den omtalte kreds af byrådsmedlemmer. Det skal endvidere bemærkes, at forvaltningen i foråret 2014 inviterede samtlige byrådets grupper til at fremsende forslag til scenarier på den fremtidige skolestruktur såfremt grupperne ønskede konsekvensberegninger på forskellige alternativer. Som bekendt er denne sag tidligere grundigt behandlet og afsluttet med byrådets behandling af Social og Indenrigsministeriets udtalelse af 22. august 2016 på mødet den 5. september Byrådet har taget udtalelsen til efterretning og i øvrigt tilkendegivet, at Randers Kommune hilser en generel debat om rammerne for forvaltningens bistand til partier/lister og enkelte medlemmer af kommunalbestyrelsen velkommen og opfordrer alle interesserede til at bidrage hertil. Det skal for god ordens skyld bemærkes at der udestår et enkelt spørgsmål til afklaring i Social og Indenrigsministeriet vedrørende begæring om udlevering af materiale dagen før offentliggørelsen af skolestrukturforslaget. Spm. 3. Borgmesteren varetager i henhold til styrelsesloven den øverste daglige ledelse af kommunen. Det følger heraf, at betjeningen af borgmesteren i princippet udføres af alle kommunale medarbejdere i Randers kommune. Indstilling Direktionen indstiller, at forvaltningen halvårligt forelægger oversigter som beskrevet ovenfor. 5