PostNords adfærdskodeks for leverandører af transporttjenester

Transkript

1 PostNords adfærdskodeks for leverandører af transporttjenester 1.0 Baggrund og formål Vi leverer! PostNord er den førende leverandør af kommunikations- og logistikløsninger til, fra og i Norden. Vi sikrer desuden postservice til private og virksomheder i Sverige og Danmark. Med vores ekspertise og et veludviklet distributionsnet skaber vi forudsætningerne for fremtidens kommunikation, e- handel, distribution og logistik i Norden. I 2014 havde koncernen medarbejdere og en omsætning på 40 mia. SEK. Moderselskabet er et svensk aktieselskab (publikt bolag) med hjemsted i Solna. Besøg os på Sida 1/7 Dokument owner Group Sourcing Adfærdskodekset afspejler PostNord-koncernens forpligtelser i forhold til bl.a. FN's Global Compact, OECD's retningslinjer for multinationale virksomheder og FN's retningslinjer for menneskerettigheder og erhvervsliv. PostNords leverandører skal respektere adfærdskodekset og gøre deres yderste for at opfylde kravene i deres egen organisation og i leverandørkæden. Det bør ske via dialog, transparens og et åbent samarbejde mellem PostNord og leverandøren til gavn for begge parter. De varer og tjenester, der produceres, skal være fremstillet under forhold, der er i overensstemmelse med: FN s generelle menneskerettighedserklæring (1948) ILO's otte kernekonventioner nr. 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 og 182 FN s Børnekonvention, artikel 32 den arbejdstagerbeskyttelse og de arbejdsmiljølove, der er gældende i fremstillingslandet den arbejdsret, herunder lovgivning om mindsteløn, og den sociale sikring, der er gældende i fremstillingslandet. den miljølovgivning, der er gældende i fremstillingslandet FN's konvention mod korruption Hvor gældende lov stiller større krav, end der følger af dette kodeks, skal leverandøren følge gældende lov. 2.0 FN s generelle menneskerettighedserklæring (1948) 2.1 Leverandøren skal støtte og respektere menneskerettighederne Leverandører har et ansvar for at respektere og fremme menneskerettighederne både i deres egen virksomhed og i leverandørkæden. Leverandøren skal sikre sig mod direkte eller indirekte medvirken til krænkelser af menneskerettighederne. Det omfatter også tilfælde,

2 hvor leverandøren undlader at stille spørgsmål om krænkelser af menneskerettighederne eller udnytter krænkelser begået af andre. Leverandøren skal have rutiner til vurdering af risikoen for gennem sin virksomhed at medvirke til krænkelser af menneskerettighederne. 3.0 Den internationale arbejdsorganisation ILO's otte kernekonventioner om grundlæggende principper og rettigheder på arbejdspladsen og FN's børnekonvention 3.1 Børnearbejde må ikke forekomme (ILO 138 og 182, FN's børnekonvention, artikel 32) Med børnearbejde menes al økonomisk aktivitet, som udføres af en person i den undervisningspligtige alder eller yngre. Ingen arbejdstagere må være under 15 år (eller 14 år, hvis den nationale lovgivning tillader det) eller yngre end mindstealderen for arbejde, hvis denne alder overstiger 15 år. Unge mellem 15 og 18 år må arbejde med ufarlige arbejdsopgaver under forudsætning af, at de har nået mindstealderen for arbejde og har opfyldt den nationale undervisningspligt. Hvis det opdages, at der forekommer børnearbejde, skal leverandøren handle ud fra barnets tarv og finde passende løsninger i samråd med barnet og barnets familie. Sida 2/7 3.2 Tvangsarbejde må ikke forekomme (ILO 29 og 105) Med tvangsarbejde menes arbejde eller tjenesteydelser, der udføres på grund af trussel om straf eller lignende, og som ikke udføres på frivillig basis. Tvangsarbejde, herunder slavearbejde, kontraktarbejde og ufrivilligt fængselsarbejde, må ikke forekomme. Alt arbejde skal være frivilligt, og arbejdstageren skal have ret til at sige op med rimeligt varsel. 3.3 Diskrimination og mobning må ikke forekomme (ILO 100 og 111) Med diskrimination menes forskelsbehandling af arbejdstagere, som ikke skyldes meritter eller kvaliteter, men indebærer særbehandling på usagligt grundlag. Leverandøren skal arbejde for mangfoldighed og lige muligheder i virksomheden. Der må ikke forekomme diskrimination på grund af etnisk tilhørsforhold, køn, civilstand, graviditet, religion, social eller etnisk oprindelse, nationalitet, funktionsnedsættelse, politiske holdninger, fagligt engagement eller seksuel orientering. Med mobning menes, at arbejdstagere udsættes for hård eller umenneskelig behandling, herunder sexchikane eller psykisk eller fysisk afstraffelse. Der må ikke forekomme mobning i virksomheden. 3.4 Foreningsfrihed og kollektive forhandlinger (ILO 87 og 98) Med foreningsfrihed og kollektive forhandlinger menes formaliseret og/eller ikke-formaliseret samarbejde med henblik på at fremme og forsvare egne interesser i arbejdslivet og i forholdet mellem arbejdsgiver og arbejdstagere. Leverandøren forventes at anerkende og respektere arbejdstagernes (og arbejdsgiverens) ret til at

3 organisere sig, være medlem af de organisationer, de ønsker, samt retten til at forhandle kollektivt. I lande, hvor foreningsfriheden er begrænset eller under udvikling, skal leverandøren medvirke til, at medarbejderne får mulighed for at møde virksomhedens ledelse for at diskutere løn- og arbejdsvilkår, uden at dette får negative konsekvenser Lovgivning Leverandøren skal som minimum overholde lokale love og forskrifter i de lande, hvor leverandøren driver virksomhed. Sida 3/7 4.1 Løn og arbejdstider Den fulde løn skal betales direkte til arbejdstageren på det aftalte tidspunkt. Leverandøren skal arbejde for, at der betales leveløn til de ansatte, og må under ingen omstændigheder betale mindre end den eventuelt gældende lovbestemte nationale/lokale mindsteløn. Overtidsbetaling skal udbetales og tydeligt specificeres på lønsedlen. Arbejdstagerne skal have mindst én hviledag om ugen. Den ugentlige arbejdstid må ikke overstige de lovbestemte grænser eller 60 timer om ugen inkl. overtid. Fritid, herunder ferie, helligdage, sygefravær og barselsorlov, skal betales i overensstemmelse med national lovgivning. 4.2 Arbejdsmiljøet skal være sikkert og hygiejnisk (ILO 155 og 170) Med sikkert og hygiejnisk arbejdsmiljø menes, at det skal garanteres, at arbejdstagerne ikke udsættes for, eller at de beskyttes mod forhold, der kan udgøre en fare for deres fysiske og/eller psykiske sundhed, når de opholder sig et sted, som arbejdsgiveren har direkte eller indirekte kontrol over. Arbejdstagere, der arbejder i leverandørens virksomhed, skal tilbydes et sikkert og sundt arbejdsmiljø, hvor der tages forebyggende forholdsregler, som minimerer skader og sundhedsrisici. De ansatte skal uddannes i de eventuelle sundhedsrisici, arbejdet kan medføre, herunder brandsikkerhed, farlige arbejdsopgaver og førstehjælp. Arbejdsgiveren skal så vidt muligt stille relevant beskyttelsesudstyr til rådighed og sørge for, at information om sundhed og sikkerhed er lettilgængelig på arbejdspladsen. Nødudgange skal være tydeligt mærkede og oplyste og må ikke være blokerede. Der skal regelmæssigt gennemføres evakueringsøvelser og test af brandalarmer. 5.0 Miljø Leverandører skal drive deres virksomhed under hensyntagen til miljøet og overholde lokal og national miljølovgivning. Arbejdsgiveren skal med rutiner til at identificere, måle og følge op på sin miljøpåvirkning arbejde på løbende at forbedre sin miljøindsats og minimere ressourceforbrug og udledning. Leverandøren skal stræbe efter et livscyklusperspektiv i forhold til miljøpåvirkning fra produkter og tjenesteydelser og stille miljøkrav til underleverandører.

4 6.0 FN's konvention mod korruption Leverandøren må ikke direkte eller indirekte tilbyde eller give utilbørlig betaling eller anden godtgørelse til personer eller organisationer med det formål at få, beholde eller styre forretninger eller opnå andre utilbørlige fordele inden for rammerne af sin virksomhed. Leverandøren må ikke direkte eller indirekte forlange eller acceptere nogen form for utilbørlig betaling eller anden godtgørelse fra tredjepart, som kan påvirke objektiviteten i forbindelse med forretningsmæssige beslutninger. 7.0 Overholdelse Det kræver åbenhed i leverandørkæden at kunne garantere, at adfærdskodekset overholdes. PostNord vil for at kunne følge op på dette gennemføre en særskilt aftaleopfølgning med hensyn til adfærdskodeks for leverandører, forlange dokumentation, gennemføre kontrolbesøg på stedet, undersøge og godkende handlingsplaner og kontrollere implementeringen af disse. Leverandører opfordres til at tage hensigtsmæssige forholdsregler til implementering af indholdet i dette adfærdskodeks både i deres egne virksomheder og i leverandørkæden. Sida 4/7 Hvis sådanne relevante forholdsregler ikke tages inden for det tidsrum, PostNord angiver, har PostNord ret til med omgående virkning at opsige aftalen med leverandøren. Undertegnede bemyndigede repræsentant for Leverandøren bekræfter hermed, at jeg har læst, forstået og accepterer Leverandørkodekset. Leverandørens fulde navn ("Leverandøren"): Organisationsnummer: Sted og dato: Navn (maskinskrevet eller med blokbogstaver) og titel:

5 Bilag 1. PostNord Groups bæredygtighedskrav til leverandører af transporttjenester November 11, 2016 Dette dokument beskriver PostNords bæredygtighedskrav til transportleverandører. Det er et supplement til PostNords adfærdskodeks for leverandører og PostNords generelle betingelser for indkøb af transporttjenester. Page 5/7 Document Owner Group Sourcing Med begrebet "chauffør" herunder menes både chauffører, der er ansat som sådanne af leverandøren, og underleverandører eller chauffører, som på anden måde står til deres rådighed. Vi forventer, at vores leverandører arbejder proaktivt for at opfylde disse krav både i deres egne virksomhed og i leverandørkæden. Sociale krav 1. Løn og arbejdsforhold 1.1. Leverandører, som opererer under de fælles regler for adgang til markedet for international godskørsel 1, skal kunne sikre implementering og overholdelse af disse regler Chaufførers løn skal være fastsat, så den ikke giver et incitament til at løbe trafiksikkerhedsmæssige risici eller opmuntrer til at bryde køre- og hviletidsbestemmelserne Leverandører skal kunne dokumentere, at de og i givet fald deres underleverandører opfylder lovbestemte krav om betaling af skat og bidrag til sociale sikringsordninger Chauffører 3, som tilbringer lange perioder hjemmefra, bør tilbydes gratis hjemrejse eller tilskud hertil med jævne mellemrum f.eks. to gange om året Chauffører bør modtage diæter og have dækket deres udgifter i overensstemmelse med gældende regler. 2. Arbejds- og hviletid 2.1. Leverandøren skal have en metode, der sikrer overholdelse af de gældende køre- og hviletidsbestemmelser. 1 Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 1072/2009 af 21. oktober 2009 om fælles regler for adgang til markedet for international godskørsel 2 Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EF) nr. 561/2006 af 15. marts 2006 om harmonisering af visse sociale bestemmelser inden for vejtransport og om ændring af Rådets forordning (EØF) nr. 3821/85 og (EF) nr. 2135/98 samt ophævelse af Rådets forordning (EØF) nr. 3820/85 eller anden gældende lovgivning 3 Gælder internationale chauffører

6 3. Sikker parkering og faciliteter 3.1. Chauffører 4 bør tilbydes gratis adgang til toiletter og brusebad samt madlavnings- og vaskefaciliteter eller tilskud hertil Chauffører bør tilbydes gratis adgang til sikker parkering eller tilskud hertil. 4. Sundhed og sikkerhed 4.1. Chauffører skal gennemføre lovbestemt erhvervsrelevant uddannelse Leverandører skal have en alkohol- og narkotikapolitik, som svarer til PostNords regler og rutiner for brug af alkohol og narkotika, og skal formidle den til alle chauffører, samt gennemføre regelmæssige stikprøvekontroller. November 11, 2016 Page 6/ Køretøjer skal være udstyret med førstehjælpsudstyr og brandslukker Leverandører opfordres til at installere alkolås eller tilsvarende. Miljøkrav 5. Generelt 5.1. Leverandører skal være bevidste om, hvordan deres virksomhed påvirker miljøet. Miljøhensyn bør indgå i relevante beslutningsprocesser, og der skal gennemføres relevante tiltag for at reducere virksomhedens miljøpåvirkning Leverandører skal dokumentere deres systematiske arbejde med virksomhedens miljøaspekter og overholdelse af relevant miljølovgivning. Derfor bør leverandører have: En miljøpolitik Et miljøprogram bestående af mål og aktiviteter samt en plan for reduktion af CO 2-udledning og miljøpåvirkning. En udpeget miljøansvarlig 5.3. Miljøprogrammet bør have et omfang, der svarer til den enkelte leverandørs specifikke forhold, idet der tages hensyn til antallet af medarbejdere og virksomhedens størrelse Der kan fastsættes leverandørspecifikke krav og mål for miljøindsats i kommercielle aftaler 6. Motorer 6.1. Tunge køretøjer (totalvægt > kg) skal være under 8 år gamle og mindst opfylde Euro 5-kravene og fra 2021 mindst Euro 6-kravene Lette køretøjer (N1 Class II, vægt >1.330<= kg) skal være under 6 år gamle og mindst opfylde Euro 5-kravene og fra 2021 mindst Euro 6. Lette køretøjer skal have en certificeringsværdi for CO 2- udledning på maks. 225 g CO 2/km ved blandet kørsel eller drives udelukkende med vedvarende brændstof eller elektricitet. 4 Gælder internationale chauffører

7 6.3. Lette køretøjer (N1 Class I, vægt <= kg) skal være under 6 år gamle og mindst opfylde Euro 5-kravene og fra 2020 mindst Euro 6. Køretøjerne skal have en certificeringsværdi for CO 2-udledning på maks. 150 g CO 2/km ved blandet kørsel eller drives udelukkende med vedvarende brændstof eller elektricitet. 7. Brændstof 7.1. Leverandører skal bruge EN 228-godkendt brændstof og EN 590- godkendt diesel, medmindre andet er aftalt med PostNord. Biobrændstof skal prioriteres. I Sverige skal der anvendes miljøklasse 1-brændstof, og andelen af biobrændstof skal være mindst 15 pct. 8. Dæk 8.1. Både nye og regummierede dæk skal overholde EU-lovgivningen om dæk, der sælges i EU. Egenimporterede dæk, der ikke opfylder kravene, må ikke anvendes. November 11, 2016 Page 7/ Med undtagelse af regummierede dæk og pigdæk bør der anvendes dæk med laveste rullemodstand efter EU's mærkningssystem, forudsat at transporten kan udføres sikkert under hensyn til de faktiske forhold. 9. Energieffektiv kørsel 9.1. Leverandører skal sikre, at chauffører uddannes i brændstofbesparende og energieffektiv kørsel (f.eks. eco-driving). 10. Spoilere Leverandører skal sikre, at køretøjerne har lav luftmodstand. Der skal benyttes spoilere til tunge køretøjer. 11. Vedligeholdelse Leverandører skal følge de gældende myndighedsforskrifter på området med hensyn til vedligeholdelse, vask, rengøring, håndtering af miljøfarlige produkter, affald og lakering af køretøjer. Miljømærkede produkter bør prioriteres. 12. Rapportering Miljødata (køretøjs- og brændstofstatistik, brændstoftype, andel vedvarende brændstof, euroklasser samt opfølgning af miljøprogrammer og miljøaspekter) skal på anmodning rapporteres til PostNord Leverandører bør være indstillede på at føre en dialog med PostNord om at udvikle transportløsninger/-systemer, der er i overensstemmelse med PostNords miljømål. 13. Hændelseshåndtering Leverandøren bør have et internt system til håndtering af hændelser med klassificering og rapportering af hændelser og handlingsplaner med tydelige instruktioner om håndtering af faktiske hændelser og forebyggelse af potentielle hændelser.