NOTATARK HVIDOVRE KOMMUNE

Transkript

1 NOTATARK HVIDOVRE KOMMUNE Børne- og Ungeforvaltning Staben for Børne- og Ungeforvaltningen Notat om økonomien vedrørende kørsel på det specialiserede undervisningsområde. Sagsbehandler: Sidsel Ingemann Madsen Lars Martin Larsen /lmt Skoleudvalget har i foråret 2011 bedt om en økonomisk redegørelse der omhandler kørsel på det specialiserede undervisningsområde. Forvaltningen har derfor udarbejdet dette notat som gennemgår kørselsområdets økonomiske forhold. Notatet belyser følgende punkter: 1 Lovgrundlag. 2 Historik. 3 Kontraktlige forhold. 4 Visitation og administrative praksis. 5 Økonomi og økonomistyring. 6 Regnskabsresultat Konklusion og indsatsområder. ad. 1 Lovgrundlag. I henhold til Folkeskoleloven påhviler det Kommunalbestyrelsen, at sørge for befordring af elever i folkeskolen. Med hensyn til elever i specialundervisningstilbud har Kommunalbestyrelsen i forbindelse med strukturreformen i 2007, overtaget Amtsrådets befordringsforpligtigelse 1. ad. 2 Historik Hovedstadsregionens kommuner overtog den 1. januar 2007 kørselskontrakter for elevkørsel til den vidtgående specialundervisning. Ved overtagelsen blev kørselsadministrationen overdraget til den fælleskommunale enhed KFS, som også fik til opgave, at forberede og gennemføre et fornyet udbud af kørslen i perioden frem til årsskiftet 2008/2009 hvor kørselskontrakterne udløb. Derefter har hver enkelt kommune indgået kontrakt med Trafikselskabet. 1 Lovgrundlag: Folkeskolelovens 26. De nærmere regler om befordring er fastlagt i Undervisningsministeriets BEK nr. 25 af 10/01/1995, 9. 1

2 ad. 3 Kontraktlige forhold har pr. 1. april 2008 indgået kontrakt med Trafikselskabet om varetagelse af kørselsadministration for fælles kørsel af elever og brugere af specialskoler og diverse dag- og døgnskoler. Kontrakten omfatter kørsel til og fra den vidtgående specialundervisning. Aftalen afløser de kørselsordninger som kommunen overtog i forbindelse med nedlæggelse af amterne. Aftalen indebærer overordnet, at fremstår som bestiller og som ansvarlig koordinator for udførelse og koordinering af den bestilte kørsel. Specifikt indbefatter aftalen kørsel til og fra institutioner som er overgået fra amtsligt til kommunalt regi (institutioner der vedrørende vidtgående specialundervisning). Kontraktperioden er berammet til 4-6 år og kan opsiges til udløb med minimum 6 måneders varsel. Den specifikke rolle- og ansvarsfordeling mellem og fremgår af skema 1. Skema 1 Opgave at visitere brugere til kørselsordning at sikre, at brugere afleveres/afhentes ved vognen at årligt indmelde brugere i kørselsordning og beskrive særlige forhold vedrørende den enkelte bruger der påvirker kørslen at månedligt foretage afregning for kørsel samt tillæg til driftsfunktion, herunder generelt kontoroverhead. at sikre drift, planlægning og udførelse af kørslen at varetage løbende kørselsrelaterede henvendelser fra brugere og andre aktører. at forestå udbudsforretninger og indgåelse af kontrakter med vognmænd/kørselsleverandører. at forestå afregning med vognmænd/kørselsleverandører (månedsvis bagud). at stille statistisk materiale til rådighed. at håndterer fejl (glemte elever/brugere, forsinkelser, systemnedbrud mv.) Ansvarlig ad. 4 Visitation og administrative praksis. Visitation I forbindelse med visitation af det enkelte barns undervisningsbehov visiteres samtidig til den eventuelle kørselsordning som skønnes nødvendig. Der afholdes månedlige visitationsmøder og berørte borgere revisiteres én gang årligt. Det er Børne- og Undervisningsforvaltningen der forestår visitationen. 2

3 De kørselsmuligheder der kan visiteres til fremgår af skema 2. Skema 2 Kørsler under specialundervisningsområdet Kørselsordning Visiterende Administrerende Administrativ opgave enhed enhed flex-kørsel, indenbys bus PPR Skoleafdelingen Bestilling og afregning af kørsel flex-kørsel, udenbys bus PPR Skoleafdelingen Bestilling og afregning af kørsel flex-kørsel, solokørsel bus PPR Skoleafdelingen Bestilling og afregning af kørsel Skoleafdelingen Taxa PPR Skolerne Bestilling og afregning af kørsel Skoleafdelingen Buskort PPR Skolerne Bestilling og afregning af kørsel Blandet kørsel 1 PPR Skoleafdelingen Afregning af kørsel 1) "Blandet kørsel" er kørsel som faktureres kommunen af udenbys skoler og kommuner - f.eks. anbringelsessager. Administration Visiteret kørsel administreres som udgangspunkt af skoleafdelingen. Vedrørende Taxa og Buskort administreres disse ordninger både af Skoleafdelingen og af den enkelte skole. Afmelding af den kontraktbaserede buskørsel sker ved, at barnets forældre senest samme morgen kontakter den pågældende vognmand (hvilket vedrørende busser vil sige VBT). Afmelding i forbindelse med fastlagte ferier sker i samarbejde med den enkelte skole. Afmelding af bestilt taxakørsel sker ligeledes ved, at barnets forældre senest samme morgen kontakter Taxa bevillingsservice. Afmelding sker normalt pr. telefon, men kan ske pr. mail med 1 dags varsel. En forespørgelse hos henholdsvis og Taxa giver forvaltningen det indtryk, at der almindeligvis sker afmelding og at der derfor kun er få blindkørsler. ad. 5 Faktiske forhold, økonomi og økonomistyring har folkeskoleelever pr. 1. januar Heraf forventes 285 børn at modtage vidtgående specialundervisning i Af disse forventes ca. 135 børn at blive visiteret til kørsel. Kørslen fordeler sig på tilbud som vist i skema 3. Skema 3 Kørselstilbud Antal børn Bus () 60 Taxa 35 Buskort 50 Blandet kørsel 2 10 I alt "Blandet kørsel" er kørsel som faktureres kommunen af udenbys skoler og kommuner - f.eks. anbringelsessager. 3

4 Forbrug vedrørende kørsel til og fra specialundervisning Skema 4 Det bemærkes, at forbruget er faldende. Dette skyldes: et svagt fald i antallet af børn der modtager vidtgående specialundervisning og som visiteres til kørsel. et mindre antal kørte kilometer som følge af, at kommunen har hjemtaget børn til egne gruppeordninger mv. effekten af den intensiverede controllerindsats. Forventet 2011 Forventet 2012 Hele 1000 kr Befordring af elever i grundskolen Vidtgående specialundervisning Faktisk forbrug I skema 5 er der opstillet en oversigt over kørselskategorier og disses gennemsnitlige pris. Skema 5 Kørsler under specialundervisningsområdet som administreres i BUF pr Kørselsordning Laveste pris Højeste pris Spænd (H-L) Årlig gns.pris pr. barn flex-kørsel, indenbys flex-kørsel, udenbys flex-kørsel, solokørsel Taxa Buskort Blandet kørsel ) "Blandet kørsel" er kørsel som faktureres kommunen af udenbys skoler og kommuner - f.eks. anbringelsessager. Den gennemsnitlige pris er beregnet som et vægtet gennemsnit. Beregningsgrundlaget beror på meget varierende priser og ganske få elever og er derfor letpåvirkeligt i op- og nedadgående retning da spændet mellem højeste og laveste udgift er meget stort. Som det fremgår af skemaet er buskort langt den billigste måde at opfylde kørselsforpligtigelsen på. Dyrest er solokørsel hvor 1 elev transporteres. På grund af de store prisforskelle på de enkelte kørselsmuligheder er økonomien meget let påvirkelig. Forvaltningen er opmærksom på det vigtige i, at fokus på området opretholdes og udvikles. Økonomistyring Økonomistyring af kørselsområdet sker fra centralt hold i Børne- og Ungeforvaltningens administration. Økonomistyringen består af to dele: opgørelse af forventning til regnskabsresultat controllerindsats i øvrigt 4

5 Opgørelse af forventning til regnskabsresultatet bygger som udgangspunkt på dispositonsbogholderiet (WIN-PPR) hvori samtlige afholdte og ikkeafholdte udgifter til kørsel registreres på cpr-niveau. Herudover disponeres med øvrige kendte udgifter, herunder de månedlige kontraktbaserede udgifter til administration og kørselskoordination som udføres af. Controllerindsatsen består ud over i en faktisk kontrol af korrekt regnskabsføring og overholdelse af budgettet - i en stadig og kritisk overvågning af området og områdets muligheder for rationalisering af sagsgange og øvrige praksis. Følgende tiltag er taget i løbet af i forhold til økonomistyring af kørselsområdet: øget fokus på og kontrol af ændringer i kørselsrelaterede forhold såsom o hvilke elever/brugere der kører o til hvilke destinationer (skole/hjem) o med hvilket kørselsselskab o ophørte kørsler o elever/brugere der bliver selvtransporterende og får buskort eller går/cykler selv. øget indsats i forbindelse med opkrævning af andre kommuner som har indskrevet børn på s skoler samt anbragte børn med anden betalingskommune. vurdering af samkørsel i stedet for solokørsel med taxa med henblik på, at undgå unødige udgifter ved at sende flere taxaer af sted til samme skole på samme tidspunkt. øget kontrolindsats på konteringsniveau sikring af, at der er korrekt faktureret og at bogføringsmæssig registrering er sket korrekt. at der sikres en tæt opfølgning på visitationsniveau sådan at det sikres, at der visiteres til det rette kørselstilbud og at der følges op på den foretagne visitation. stadig kritisk gennemgang af eksisterende aftaleforhold for sikring af, at kontraktlige forhold er optimale. ad. 6 Regnskab 2011 Der forudses et mindreforbrug i regnskab 2011 vedrørende kørsel på ca. 0,5 mio.kr. Forventningen til mindreudgiften/merindtægten beror på en vurdering af et svagt faldende antal børn og et mindre antal kørte kilometer som følge af hjemtagelse samt en intensiveret controllerindsats. Det skal bemærkes, at kørsel indgår i den samlede ramme for specialundervisning. En udmøntning af mindreforbrug vil derfor være afhængig af forbruget på den øvrige del af rammen. 5

6 Budget og forbrug fremgår af skema 6. Skema 6 Budget 2011 (korrigeret) Forbrug pr Yderligere forventet forbrug Forbrug i alt +/- udgift Kørsel til specialundervisning ad. 7 Konklusioner og indsatsområder Børne- og Ungeforvaltningen forventer en mindreudgift på ca. 0,5 mio.kr. blandt andet som følge af en øget controllerindsats på området. I løbet af efteråret 2011 vil Børne- og Ungeforvaltningen indhente tilbud fra vedrørende udvidelse af den nuværende kontrakt til at omfatte samtlige skoler i. Det forventes umiddelbart, at en udvidelse af flex-kørsel og dermed en reduktion af taxa-kørsel vil reducere kørselsudgifterne med ca kr. (Beløbet er opgjort som forskellen mellem den gennemsnitlige udgift til hhv. Flex- og Taxakørsel med en forudsat reduktion af taxakørsel på hhv. 50 og 100%). På grund af implementeringsperiode på 5 måneder, vil besparelsen tidligst være synlig i regnskabsår Den del af elevkørslen som omfattes af kontrakten med Trafikselskabet, administreres udelukkende fra centralt hold i skoleafdelingen. Derimod administreres køb af buskort og rekvirering af taxi både centralt i skoleafdelingen og decentralt på skolerne. Børne- og Ungeforvaltningen vil centralisere administrationsopgaven med det formål, at administration og budgetansvar ligger samlet. Børne- og Ungeforvaltningen vil ændre kontoplanens opbygning sådan, at det umiddelbart vil blive muligt, at lave rapportudtræk på hver kørselstype. Dette vil give bedre overblik over ressourceanvendelsen og dermed mulighed for at reagere på et uønsket forbrugsmønster. Ændringen vil træde i kraft for regnskabsåret