Referat fra generalforsamling 17 marts 2016 kl I Frøbjerg Samlingshus

Transkript

1 Referat fra generalforsamling 17 marts 2016 kl I Frøbjerg Samlingshus Velkomst og Frøbjergsangen Elisabeth bød velkommen. Generalforsamlingen startede med en prøvesmagning på årets menu i spisehuset. Den bestod af tortilla wraps, derefter Amors hakkedrenge med bløde løg, kartofler, smørstegte grøntsager og skysauce 1. Valg af dirigent, referent- samt 2 stemmetællere. Hb foreslår Søren Lindegaard Søren Lindegaard blev valgt som dirigent, Ingelise Andersen som referent og stemmetællerne blev Morten Parbst og Bente Jørgensen Søren Lindegaard konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indvarslet. 2. Hovedbestyrelsen og styregruppernes beretninger. FMU sommerspillet Samlingshuset koret HB Gitte fremlagde FMU s beretning. Morten Parbst fremlagde sommerspillets beretning. Henning Borgersen fremlagde Samlingshusets beretning. Carl fremlagde korets beretning. Derefter fremlagde Elisabeth HB beretning. Den gik i korte træk ud på samspillet mellem de forskellige afdelinger og om pladsmangelen, og hvilke udfordringer disse ting giver. Økonomien har været anstrengt og er nu uden buffer, som igen skal bygges op. I regnskabsafdelingen har der også været arbejdet meget hårdt, da der nu ikke er nogen professionel bogholder. Alle beretninger kan læses længere nede. 3. Forelæggelse af revideret regnskab til godkendelse. Under engangsbevillinger fra HB mangler at stå at sommerspillet har fået bevilget kr til ekstra leje udgift af lift kr er fejlposteret under ungdomsteater, høre til under musicalskolen. Nanna fremlagde regnskabet, som blev godkendt. Der var ikke de store spørgsmål til det. Punkt 5 blev fremrykket Budgettet for 2016 har grupperne udarbejdet udfra 2014 regnskabet, da regnskabet for 2015 først lige er blevet færdig. Økonomigruppen har dog tilpasset og tilrettet budgetterne så snart de havde års regnskabet på plads. Der er ikke givet nogle bevillinger fra HB for 2016

2 4. Indkomne forslag herunder kontingentfastsættelse. Forslag skal være formanden I hænde senest 18 februar på ems@spangsboeg.dk Forslag til vedtægts ændring: 4 stk 4: Nuværende ordlyd: Indkaldelse med dagsordenen for generalforsamlingen lægges ud på hjemmesiden senest 2 uger før generalforsamlingen, med det reviderede regnskab og eventuelt indkomne forslag. Foreslås ændret til: Indkaldelse med dagsordenen for generalforsamlingen lægges ud på hjemmesiden senest 2 uger før generalforsamlingen, med det bilagskontrollerede regnskab og eventuelt indkomne forslag. Vedtaget. 4 stk 5 pkt 4 og 5: Nuværende ordlyd: Dagsorden til generalforsamlingen skal mindst indeholde flg. punkter: 4. Indkomne forslag herunder kontingentfastsættelse. 5. Forelæggelse af årets budget til godkendelse. Foreslås ændret til: 4. Forelæggelse af årets budget til godkendelse. 5. Indkomne forslag herunder kontingentfastsættelse. Dette blev vedtaget Dette for at forenkle processen, da det er hensigtsmæssigt at regnskab og budget fremlægges i umiddelbar relation. 7. Nuværende ordlyd: Hovedbestyrelsen konstituerer sig med formand og næstformand. foreslås ændret til: Formanden vælges direkte af generalforsamlingen Efterfølgende konstituerer hovedbestyrelsen sig med næstformand og sekretær. Dette spørgsmål blev flittigt debatteret og der var dog også nogen uenighed i HB om formuleringen det blev vedtaget med 2/3 flertal. 5. Forelæggelse af årets budget til godkendelse. Blev rykket op under punkt Debat om, og ideer til, foreningens kommende aktiviteter. Her var noget snak om manglende kvadratmeter, men at der ikke var økonomi til udvidelse på nuværende tidspunkt. Det er også vigtigt der kommer penge ind på udlejningen af Samlingshuset, så koret må tage til takke med de faciliteter der er nu. Der blev talt lidt om hvad parkeringsindtægterne evt. kunne bruges til.

3 Kunne der måske søges midler til udvidelsen, og evt. laves konkrete tegninger. Pause Frøbjerg koret 7. Valg af medlemmer til hovedbestyrelsen. Der vælges 4 5 bestyrelsesmedlemmer til hovedbestyrelsen, 2-3 personer afgår i ulige år - 2 personer i lige år. Valg af medlemmer til hovedbestyrelsen: Lars Kristian Pedersen er på valg modtager genvalg Blev genvalgt Jens Kjær er på valg modtager genvalg Blev genvalgt 8. Valg af 1 suppleant til hovedbestyrelsen (hvert år). Kirsten Hornbak er på valg modtager genvalg Blev genvalgt 9. Valg af bilagskontrollanter Finn Brunse på valg modtager genvalg Trine Hauge Christensenpå valg - modtager genvalg Blev genvalgt Blev genvalgt 10. Eventuelt. Willemoesprisen At kunne - at turde - at ville Denne pris blev uddelt til Nanna for det store gå på mod hun har udvist, her der og alle vegne, har hun været, og siger aldrig nej. Til slut takkede Elisabeth Søren for dirigentrollen. Ligeledes var der en tak til koret - Samlingshuset for maden og IV-akt for hjælpen. Beretninger: FMU: Vi startede året i musicalskolen med en blandet skare af unge undervisere uden den store undervisningserfaring efter at Isabel jo stoppede med udgangen af Unge mennesker med masser af gåpåmod og lyst til at få det bedste ud af sæsonen og elevernes iver og evner. Men de var alle engageret med andre opgaver fra sommerferien så det var en i høj grad midlertidig løsning. Forårssæsonen afsluttede vi med en lille uformel og gratis opvisning på frøbjerg orte friskole det er ikke det show vi i tidens løb har været mest stolte af men de fik lov at vise hvad de havde arbejdet med og det var hovedsagen. Forårssæsonen gav nogle udfordringer, vi mistede en del elever og samtidig også en del frivillige og bestyrelses medlemmer. En lang periode var der kun Nanna og jeg på skansen men det gik jo

4 alt sammen. Forårssæsonen gav os samtidig tid til at finde en permanent løsning på underviser problemet. Det var os en klar vision at levere undervisning i musical fagene på et højt fagligt niveau men samtidig i et sundt og rart socialt miljø med plads til alle men hvordan gør man det? Nanna er rigtig dygtig til økonomi og jeg ved noget om forskning det hjalp altså ikke ret meget ;) men med hjælp og gode råd fra specielt Elisabeth, Vagn og Bent, men også mange andre fra FF, fik vi ideer og muligheder til at finde løsningerne. Det lykkedes os at ansætte Lasse Winkler som ny kunstnerisk leder med start til efterårssæsonen: - Lasse har stor erfaring både som instruktør på nogle enormt succesrige forestillinger bl.a. ved Eliteteateret, han har foreningsånd og erfaring fra engagement i flere forskellige foreninger her på Fyn som f.eks. Fjordagerscenen og samtidig med det - noget ledelsesuddannelse, så kort sagt - vi havde ret stor tiltro til hans evner både som leder og som underviser og instruktør. Lasse sammensatte et team af undervisere og så var vi klar til at starte op med kompetente og erfarne undervisere pr. 1. Sep. Det skal siges i den sammenhæng at Lasse gjorde et enormt benarbejde for os den sommerferie uden endnu overhovedet at være på lønningslisten det er vi ham meget taknemmelige for. Foråret 2015 var også tiden hvor vi officielt indtrådte i Frøbjerg Festspil det er en fornøjelse at være en del af fællesskabet et stort fællesskab giver udfordringer men også samvær, opbakning og masser af gode bekendtskaber og samarbejdspartnere. Tak fordi vi må være med! I sommer holdt vi endnu en gang Summercamp men denne gang uden Isabel som planlægger og frontfigur da Lasse jo ikke var ansat endnu var der ikke rigtig nogen til at planlægge ugen men camp skulle der være så undertegnede planlagde det praktiske og ringede bogstaveligt talt fra mols til Skagen for at finde undervisere og sætte et spændende program sammen. Det var til dels med bind for øjnene da jeg jo ikke selv kan hverken synge eller danse eller spille teater så jeg vidste jo ikke meget om hvad der var godt og skidt. Jeg fik kontakt til Skuespiller Lars Mølsted fra Fredericia teater han ville gerne undervise i drama men var samtidig en stor hjælp i forhold til at skabe kontakt til andre mulige undervisere. Der var ikke så stor opbakning som vi før har oplevet men de små 25 børn og unge der deltog havde en skøn og uge og det havde vi andre i høj grad også. De undervisere vi havde engageret viste sig at være helt fantastiske både fagligt og socialt. Campen gav et lille overskud og en masse glade børn og unge det var en stor succes at være her i huset som eleverne kendte i forvejen og hvor rammerne er hyggelige og hjemlige. Efterårs sæsonen med Lasses nye team af undervisere gik rigtig fint og elevantallet begyndte så småt at rette sig igen. Vi afsluttede efteråret med et juleshow i tobaksgården i Assens. Det gik over alt forventning eleverne fik for første gang lov til at optræde tre gange med forestillingen hvilket gjorde de fleste af den helt høje og ellevilde de var meget tilfredse - vi fik positive tilbagemeldinger i stor stil fra publikum - og vi kan vist roligt sige at vi som styregruppe og undervisere var mere end tilfredse. Det var en rigtig god oplevelse. Showet gav et pænt overskud så - der var vist 5 ud af 5 hjemme der - og det havde vi alle sammen rigtig godt af at opleve og fik tanket lidt op på overskud og energi. Lasse er en stor del af at vores skole igen fungerer godt og at sammenholdet igen langsomt styrkes bl.a. er arrangerer han mange udflugter med specielt de ældre elever de har været i den Fynske opera de har været inde og se improteater i Odense og meget andet - sidst var alle lige i fredags i Middelfart og se Midt om Natten opført af Middelfart Ungdomsskole Her skal jeg lige skynde mig at sige mange mange tak til Knud for billetterne det er altid en fornøjelse at kunne

5 tage eleverne med ud. Lasse og de andre i teamet er rigtig gode til at indføre eleverne i musical genren på flere måder og ikke kun gennem undervisning - på den måde lærer de mere, oplever mere og forstår mere om musical genren - samtidig med at forældrene føler de får mere for pengene J Så i det store hele håber vi at elevtallet igen kommer op på et niveau hvor vi kan tillade endnu flere spændende aktiviteter med eleverne. Sidst i 2015 lykkedes det os at bringe to nye gruppemedlemmer ind i styregruppen, Jan Julin og Petur Durhuus to fyre som vi allerede har været utrolig glade for at have med, de kan tage fat og de kan tage ansvar det er en kæmpe lettelse for Nanna og jeg at der er større fordeling både på opgaver og ansvar så velkommen til jer vi er glade for at have jer med. Rent økonomisk kan jeg desværre ikke sige ret meget om som Elisabeth allerede har været inde på / det tror jeg Elisabeth eller økonomigruppen siger noget om senere? Hvor står vi i dag. Som det ser ud lige nu og her har vi 37 elever der tilsammen tegner sig for 87 holdtilmeldinger, det er lidt flere end i 2014 så det tabte er indhentet og det ser lovende ud med den udvikling. Vi afslutter denne sæson med to visninger her i huset i pinsen hvor alle er meget velkomne J Vi arbejder på højtryk med at planlægge årets summercamp som i år ikke kan være her i huset hvorfor vi har fået lov til at være i det danske Musical akademi i Fredericia vi håber den lokalitet vil bringe børnene nogle andre oplevelser som så retfærdiggør den forøgede køre tid. Lasse er med på hele campen samt planlægningen af den - der er mange spændende arrangement og undervisere i spil vi tror på en fantastisk camp igen i år J Samtidig har vi en drøm om at opsætte ungdomsforestilling forhåbentlig i Assens i februar måned næste år Det var hvad der var at sige om FMU i 2015 og til nu tak for jeres opmærksomhed Sommerspillet: I ved allesammen, at sommerens sommerspil gik ikke særlig godt sådan rent publikumsmæssigt, til gengæld var det en stor succes for dem der havde købt billet til forestillingen. Hvad var så årsagen til at der ikke var så mange der fandt vej til højen? Ja det kan der være mange forklaringer på. Det er nok fordi forestillingens navn, måske var for lummer til vores trofaste gæster. Vi synes i styregruppen, på trods af det at det var en fed Forestilling. Vi er nu igang med sommerens forestilling: Den eneste ene. Vi sætter vore lid til at det bliver en stor succes, vi har ihvertfald allerede solgt flere billetter Idag end sidste år på samme tid. Vi afholdt i efteråret et evalueringsmøde for alle de forskellige grupper. Der arbejde vi med en tre punkts evaluering. De punkter som grupperne lavede ligger på hjemmesiden. Hvis man gerne vil se dem. Evalueringen har allerede født det første konkrete tiltag. Vi har lavet et kodex: Sådan møder vi hinanden på Frøbjerg. Det er meningen at dette kodex skal hænge overalt på højen; i boderne, bag scenen, i skuespils vognene, toilettet osv. Det skulle gerne gøre, at vi får en endnu bedre sammenhold fremover.

6 Vi har holdt valg møde, her blev alle genvalgt, men vi fik også en ny ind der hedder Christina Alnor, som var med i forestillingen i sommers. Vi ser frem til samarbejdet med Christina, der allerede har være en gevinst for styregruppen. Ja og så vil jeg ikke sige så meget mere, andet end at jeg vil på Styregruppens vegne takke alle de frivillige der gør denne forening så unik. Mange mange tak. Styregruppen v/ Morten Pabst Petersen. Samlingshuset: 2015: 1. Styregruppen i Samlingshuset har haft et godt samarbejde i Selvom der er kommet 3 nye til, er det gået fint. 2. Det er gået rigtig godt med udlejningen og det kan snart ikke gå mere frem, dvs. vi har snart nået det loft, vi har pga. det maksimale antal dage på et år. 3. Vi har lejet huset ud i alt 311 dage i : : : 311 indtil nu. 4. Det er vi meget stolte af. Det er hårdt for huset at det bliver brugt så meget, så der skal vedligeholdes en del mere. 5. Frøbjerg koret er kommet hjem igen og de øver hver torsdag i Frejas sal. Det er rigtig dejligt. 6. Der er kommet nye borde, både runde og firkantede. 7. Vi har lavet mad til sommerspillets spisehus i 2015, hvor også vi havde besøg af fødevarestyrelsen. Han gav os en fin smiley, både til spisehuset og til køkkenet i samlingshuset. Den er kun brugbar når husets køkkenpersonale er i huset. Det har været en rigtig god oplevelse at skulle samarbejde med spisehuset. Det ser vi meget frem til at komme i gang med igen i år. 8. Vi går ud med et godt regnskab og overskud Den samme styregruppe er blevet valgt ind igen, nogle stykker for 2 år. Det giver mere ro i samarbejdet når der ikke kommer nye ind. 2. Vi holder kræmmermarked d juni Vi har stadig gymnastik om onsdagen og det går udmærket. Der er fin fremgang i sundheden, herunder især for de lokale fra Frøbjerg/Orte/Ørsted der går til gymnastik. 4. Planlægningen med årets menu er i fuld gang. Som bekendt er dagens menu den samme som dén der serveres til sommer, og vi håber I nød den. 5. Vi er i gang med planlægningen af en fast spiseaften for lokale i Samlingshuset. Vi håber det kommer til at trække mange børnefamilier til Samlingshuset, for at lette et travlt familieliv herude på landet. Vi ønsker at maden kan spises i huset, men vil også have muligheden for at lave to go mad. Koret: Første del af sæsonen startede på vanlig vis, første torsdag i september og stedet var Frejas sal i Frøbjerg samlingshus.

7 Alle glædede sig til at komme i gang. Der var tidligere holdt repertoire udvalgsmøde, hvor der blev planlagt, hvad vi skulle beskæftige os med. Midt i oktober sendte vores korleder Eva Østergaard en mail med lidt praktisk omkring datoer og møde tidspunkter, hun indledte mailen med, at vi skulle huske og læse hele mailen. Sidst i denne mail, beklagede hun, at hun måtte stoppe som korleder, da hun havde fået nyt job i Jylland, så Evas sidste opgave var jule koncerten. Jeg må indrømme, at der var nogen, der fik sved på panden, for hvad nu, gode korledere hænger absolut ikke på træerne. Vi begyndte så småt at undersøge i vores netværk, om der skulle findes en person i området, der kunne og ville være korleder for Frøbjerg koret. Men det var slet ikke nemt og tiden gik. Jeg ringede til Elisabeth Koch, organist i Årup, i håb om at det var noget for hende. Det skulle hun lige tænke over, hvorefter hun ringede tilbage og meddelte, at det kunne hun ikke hjælpe os med. Men hun havde lavet aftale med Eva Kobel, som har et kor i Sandager, det kunne være, at hun kunne hjælpe os. Jeg ringede til Eva og fik en god snak med hende, der blev lavet en aftale om et besøg til en af hendes koraftener. Ingelise og jeg tog på besøg, og det var en rigtig god oplevelse, vi fik. Eva mødte efterfølgende resten af styregruppen, og alle var enige om, at vi havde fundet den rigtige. Den 7. januar startede vi anden del af sæsonen, nu med Eva Kobel som korleder. og der er ingen, der er i tvivl om, at det er en yderst kompetent og engageret korleder, vi har fået. Eva er ansat ved Assens kommune som musik lærer. For lige at vende tilbage til første del af sæsonen, så deltog Frøbjerg koret den 29. oktober i Syng dansk på Vissenbjerg skole. Julekoncert i Kerte den 17. december, dog blev koncerten flyttet til Kerte forsamlingshus, da der var nogen, der havde sat ild til kirken, så den ikke kunne anvendes. Lørdag den 9. januar holdt koret sin nytårskur, som igen var en succes, da et dygtigt festudvalg havde lagt sig i selen for at skabe nogle gode rammer for festen.

8 Aktuelt har vi arbejdet på noget underholdning til jer her i aften, samt et arrangement i Skydebjerg kirke Skærtorsdag. Koret afslutter med den årlige forårstur den 16. april, det bliver et flot punktum for en god og vellykket sæson. Hvis vi ser på koret som helhed, så er vi blevet flere, vi er på i alt 33 som er fordelt således 17 sopraner - 8 alter - 3 tenorer - 5 basser. Sidste år talte vi 26, så en fremgang på 7 medlemmer må siges at være pænt, men den stopper ikke her, DER ER PLADS TIL FLERE. Når vi taler om plads, så må vi sige at Frejas sal begynder at stramme lidt over skuldrene, men jeg håber, at det over tid kan løses, jeg ved der er kommet nogle gode forslag. Sidst og ikke mindst skal der være en stor tak til Frøbjerg Festspil for den velvilje og imødekommenhed, vi møder overalt i organisationen. PÅ korets vegne Carl Pedersen Formand Hovedbestyrelsen: Som vi har gjort de senere år fremlægger styregrupperne beretning for deres egne aktiviteter. Til forskel fra tidligere år, vil vi dog starte med beretningerne fra grupperne, så jeg vil bede FMU lægge ud med at fremlægge beretning og derefter Sommerspillet, så Samlingshuset - koret og til sidst undertegnede. Hb har i 2015 indkaldt til 2 visionsmøder. Vi har nu valgt på det sidste af disse møder at omdøbe møderne til at hedde Dialog møder, idet vi oplever at det mere er en dialog på tværs i foreningen vi har brug for, end egentlig visioner. Den her forening er nemlig meget rig på en ting og det er ideer, visioner og tanker om foreningens fremtid. De ideer bliver ofte delt i større eller mindre foraer, og har reelt ikke behov for et særskilt mødeforum. På dialogmøderne kommer tankerne og drømmene jo også op omkring foreningens fremtid. Når vi har valgt at kalde det dialogmøder i stedet for, er det med udgangspunkt i at foreningen har vokseværk, og i kraft af de forskellige styregrupper og deres aktiviteter indenfor hver deres område, og i kraft af servicegruppernes specifikke opgaver, er der en risiko for at miste kendskabet til hinanden. Får man ikke snakket sammen når man sætter nye både i vandet, som nogen gange involverer andre grupper, ja så risikerer man misforståelser og frustrationer. Det er vigtigt for foreningens trivsel at vi stadigvæk, på trods af vi sidder med hver vores fokus område, at foreningen stadigvæk hænger sammen som en enhed, og at alle bidrager med indsats, aktiviteter og økonomi til foreningens fælles bedste, og det er noget af det vi håber at kunne komme i møde med dialogmøderne. Repertoirer er et kildent emne, alle har en mening om det, da vi jo alle har vores smag og behag om hvad vi kan lide, og hvad vi synes der er gode forestillinger. Vi har derfor et repertoirer udvalg, som har til opgave at finde forestillinger til sommerspillet.

9 Udvalget blev fornyet sidste år, og er sammensat af kunstnerisk leder Carsten Friis, der med sin repræsentation sikre at den kunstneriske ledelse på Højen høres, det er jo dem der skal få det hele til at hænge sammen i sidste ende. Og samtidig har han mulighed for at vurderer hvad der er muligt, og realistisk på Frøbjerg, og ved hvad der røre sig inden for musical genren pt. Så sidder der et sommerspils styregruppemedlem, det er Anna Gadborg, der også har kendskab til hvad der rør sig i musical verdenen og samtidig sikre at den gruppe der er ansvarlig for afvikling af spillet, nemlig sommerspillets styregruppe, høres Så sidder Direktør på Odense teater Jens August Schade, som jo ved hvad der røre sig i den professionelle verden, og har stor erfaring for hvad der sælger, hvad der er vanskelligt at opsætte og hvilke publikums grupper forestillingerne henvender sig til. Så sidder undertegnede, som foreningens repræsentant, økonomi ansvarlig, og bemyndiget til at indgå aftaler omkring forestillingskontrakter. Vi 4 har fået til opgave fra sommerspillet at udvælge forestillinger og hjemtage dem ud fra kriterier som: Forestillingerne skal veksle mellem klassikere og nye Danske og udenlandske En stor opsætning hver 4 5 år Nogle af de kriterier vi i udvalget kigger på er: Er der roller der er så krævende, sangligt at der skal hyres professionelle for at kunne gennemføre forestillingen? ( eksempel Les Miserable) Kan vi finde de nødvendige aktører eksempelvis kan vi eks. skaffe mænd til forestillinger med mange mandlige roller? (Jesus Christ Superstar) Kræver musikken stort eller lille orkester? (Økonomi) Er det musik der kræver klassisk orkester, rock musikere eller andet? Hvad kræves der af kræfter og midler til teknik, scenebygning og kostumer?(phanthom of the opera) Er der nogen særskilte betingelser omkring den pågældende forestilling? (eksempelvis som Mamma Mia der er en koncept forestilling, eller Disney der har specifikke krav til markedsføring og meget andet)? Er det muligt at få rettighederne? Hvad har vi spillet tidligere? Spilles den på geografisk nære steder, i samme eller nærliggende periode? Hvor godt har de pågældende forestillinger solgt de senere år, andre steder? Dette her var blot for at give jer et lille indblik i nogle af de overvejelser vi gør os, inden vi vælger en forestilling. Nogen gange tager vi fejl, nogen gange rammes vi af dårligt vejr, og andre gange går forestillingerne rent hjem. Det er et vilkår i teaterverdenen, og vi er jo altid underlagt vejrets luner! Samlingshuset sommerspillet og FMU afviklede valg til styregrupperne i et fælles arrangement i november sidste år. Et tiltag der jo også understøtter den tanke at vi måske nok sidder og styre rundt med hver vores aktiviteter, men vi er en del af et større fællesskab. Et godt initiativ, og et forum hvor der naturligvis også er plads til debat om gruppernes aktiviteter. Koret gør det på en anden måde, idet de indtil videre har deres eget årlige valgmøde, som ligger på en kor aften.

10 Vi har nogle udfordringer i vores forening med det antal m2 vi har til rådighed. Det er et puslespil at få plads til alle de aktiviteter der er i gang. Det betyder at man ind imellem må rykke ud af huset med nogle af de møder og prøver og aktiviteter der skal være. Det er pokkers æregerligt nårnogen af vores egne aktiviteter er nødt til at rykke uden for huset. Vi har kigget på mulighederne for at rykke kostumelageret udenfor huset, og dermed få de ekstra m2, som faktisk er 107 m2, til rådighed for nogle af de mange aktiviteter. Men det er ikke en simpel manøvre, idet vi skal kunne komme til kostumerne, og de skal være opbevaret forsvarligt både beskyttet imod at folk bare henter hvad de har lyst til, det har vi nemlig rent faktisk nogle problemer med, men også for fugt mm. Men problemet er stigende og vi er nødt til at forholde os til det, og økonomien er ikke lige til en udbygning af vores faciliteter. Vi fik i foreningen en henvendelse fra lederne af Elite teateret og Fjordagerscenen i efteråret De havde en forespørgsel ude om vi ønskede at være med i et samarbejde de fynske større amatørscener imellem. Ideen var at lave et årligt Award show (Oskar fest) for amatørscenerne. Hvor der blev uddelt forskellige priser i bedste oscar stil for bedste scenografi, bedste mandlige/kvindelige skuespiller, bedste forestilling osv. Derudover var det et ønske at lave et samarbejde på tværs også omkring mere praktiske ting og udveksling af erfaringer, ideer mm. Vi deltager i samarbejdet nu, sammen med Nyborg voldspil, Fjoragerscenen, HCA festspillene, Nordfynsspillene, og Elite teateret, og vores repræsentant i Musical Award er Jytte Nielsen. Der vil i januar blive afholdt det første show på Odense teater, og der er nedsat en jury der vil tage rundt og se de forskellige forestillinger og som vil uddele diverse priser. Juryen består ind til videre af Vild med dans-vinder Thomas Evers Poulsen, skuespiller Anders Gjellerup Koch og Stig Rossen, og jeg tror man arbejder på at få et par mere med. Det giver omtale og det giver samarbejde, og derfor er vi gået med i dette projekt. Jeg var for optimistisk sidste år i min beretning. Der sagde jeg at nu havde vi nedsat en økonomigruppe bestående af 3 frivillige og Anne E Andersen vores bogholder. Det skulle gerne komme til at betyde at de enkelte grupper kunne følge deres egen udvikling regnskabsmæssigt i conventus, og se hvordan tingene balancerede i forhold til deres budgetter. Punkt 1 viste det sig at conventus rent teknisk slet ikke kan løfte den regnskabsmæssige opgave som Festspillet er, bla omkring moms bare for at nævne et enkelt sted hvor conventus ikke er godt nok. De to af de frivillige trak sig ret hurtigt, og der næst skal der ikke herske tvivl om at det har været en meget stor opgave for Anne E Andersen at sidde med alt økonomien. Nanna som også havde meldt sig som frivillig til at hjælpe med økonomien, fortsatte med at hjælpe, bla sad hun og tømte regnskabsmailen, så diverse fakturaer blev sendt rundt til godkendelse hos de rigtige personer, for derefter at videresende til vores bogholder. I slutningen af september da Anne Andersen kom tilbage fra sin ferie, meddelte hun mig at hun ønskede at stoppe som bogholder for FF, da opgaven var alt for stor. Hun tilbød at fortsætte indtil vi fandt en anden løsning. Vi gik så i gang med at finde en anden person, eller en helt anden løsning, idet vi jo nu efter at have haft ansat 2 bogholdere på 1.5 år, måtte konstaterer at det er for stor en opgave for én person. Vi undersøgte diverse muligheder ved både enkeltmandsfirmaer og firmaer med flere ansatte. Men vi måtte konstaterer at ingen af dem vi havde kontakt med, ønskede at binde an med hele opgaven. Arkild var frivillig og brugte rigtig mange timer på det, men en bogholder som vi ansætter, de sidder ikke normalt med faktureringer, betalinger, lønninger, men primært med selve bogføringen, og skal de gøre de andre ting er det mere en forretningsfører vi er ude i, og dermed også en helt anden aflønning.

11 Jeg kontaktede Anne Brauer, Grethe Boldsen og Nanna Mehl og spurgte om de havde mod på at gå ind i et økonomi udvalg, og løfte opgaven med økonomistyring i foreningen. De sagde ja, om ikke jublende, så dog sagde de ja, som Anne udtrykte det det er jo ikke et spørgsmål om vi vil, men det er vi jo nødt til, der skal jo styr på det her. Så vi tog fat fra den 1 december, med at fordele opgaver imellem os, så nogen fakturerer, nogen betaler regninger, nogen bogføre, nogen udbetaler lønninger osv. Vi løb dog ind i den meget store udfordring at der på grund af tidligere bogholders manglende kendskab til foreningens organisation, var en del fejlposteringer. Så den første opgave blev at omposterer adskillige poster, samt få bogført hvad der manglede. Jeg skal ikke lægge skjul på det har været en meget stor opgave vi tog fat på, og da det også var sidst på året, så var der jo også en årsafslutning der skulle laves. Det har ikke været nemt for styregrupperne at følge deres budgetter. De har naturligvis i de enkelte grupper selv haft føling med deres forbrug, men de har ikke fået en eneste saldobalance fra juli til nu, så de har ikke haft noget faktuelt at forholde sig til. Det er bestemt ikke tilfredsstillende og det beklager jeg meget at I er blevet budt de vilkår. Vi håber vi med den nye struktur, kan gøre det bedre, og give jer mere indblik løbende, i jeres økonomi. Vi har jo nogen ting vi har skulle lære, bla vores Danløn system, moms indberetninger mm, og til det har vi fået uvurderlig hjælp af Søren Kirkeby, som er trådt til ved et hvert tvivlsspørgsmål. Han kunne desværre ikke være her i aften, men jeg vil alligevel gerne sige ham en stor tak for hjælpen med både de spørgsmål vi har haft omkring den daglige drift, samt ved udarbejdelse af årsregnskabet. Vores plan er at vi nu bruger dette år til at komme godt og grundigt ind i hvad opgaven med økonomistyring af Frøbjerg Festspil indeholder og kræver, og vil så vurderer på hvad der kan lægges ud til en evt bogholder/forretningsfører, eller er der noget vi selv fortsat kan løfte. Rent økonomisk holder vi ca kr hjemme på at vi selv står for regnskabet. Vores regnskabssystem er så blevet lidt dyrere, fordi vi sidder fire mand og kan arbejde i det, men der er jo så også lidt at gøre med. Jeg vil gerne sige en meget stor tak til Anne, Gretheog Nanna for det store arbejde i har lagt i det her Jeg vil gerne her beklage over for dem der har oplevet at vente på udlægs refusion, de manglende saldobalancer, det sene årsregnskab mm. Vi tror og håber vi får gjort det bedre i år. Nu har jeg sagt en del om selve økonomistyringen, men selve regnskabet må jo også lige have en kommentar med på vejen, det kom jo ikke ud med et særlig godt resultat. Der er nogle budget overskridelser, men også mindre forbrug på nogle budget poster. Men ca 2000 færre publikummer end budgetteret, det giver jo en økonomisk lussing. Vi har derfor været nødt til at være MEGET påpasselige i forhold til økonomien siden sidste sommer, og mener også vi har lagt et budget for der ikke er overmodigt, og det har I jo så mulighed for at vurdere på, når vi når til regnskab og budget punkterne. Der er naturligvis forskellige meninger om det manglende publikum, nogen mener det er titlen, andre at det er en fræk forestilling, og andre at det er en ukendt forestilling, og hvad den rigtige og egentlige årsag er, kan jeg heller ikke svare på. Heldigvis havde vi sørget for at hensætte midler til en dårlig sæson, så vi har klaret det, også uden at skulle til at trække på vores kassekredit. Men til gengæld er der ikke noget buffer tilbage, så nu skal der bygges en ny sikkerhedskapital op, så der er ikke fra hovedbestyrelsens side ekstra bevillinger til nogen grupper. Til sidst vil jeg gerne takke medlemmerne i styre- og servicegrupperne. Der gøres et kolossalt arbejde af de mennesker der sidder der. De er alle frivillige og knokler for at gøre det bedste for deres aktivitet. Samtidig er det mennesker der har sat sig i en position, hvor man også nogen gange står på øretævernes holdeplads. Jeg synes vi alle skal være åbne for kritik og ideer, men jeg vil gerne understrege at kritik bør være konstruktivt og fremadrettet, og med det formål at

12 forbedre og kvalitetsløfte vores forening, det må aldrig blive personligt. Vi er alle frivillige. Og vi behøver ikke elske hinanden, men derfor kan man godt respekterer hinandens forskelligheder og holdninger, i en god og positiv tone. Det vil jeg gerne opfordre alle til, kom frem med kritikken, men gør det konstruktivt og med foreningens bedste for øje. Fra min side skal der siges en stor tak til alle for jeres imødekommenhed, venlighed og den glæde, jeg oplever når jeg kommer rundt i de forskellige grene af foreningen.