Esbjerg Kommune. Behold+ er klar på av. Skolebiblioteker får hjælp til materialevalget. Prisoplysninger bliver tilgængelige i bibliotekssystemet

Transkript

1 l.a: Nyt fra Biblioteksmedier - MARTS 2011 Behold+ er klar på av Skolebiblioteker får hjælp til materialevalget Prisoplysninger bliver tilgængelige i bibliotekssystemet Esbjerg Kommune i utraditionelt samarbejde

2 02 LEDER Bibliotekernes udfordringer har desværre ikke ændret sig væsentligt det seneste års tid. Budgetterne er stadig under pres om muligt endnu mere end tidligere, og det stiller store krav til de kreative løsninger, der skal få enderne til at nå sammen. Den gode nyhed er, at løsningsmulighederne er blevet flere. Vi har oplevet, at der er basis for at frigøre en hel del ressourcer ved at tænke utraditionelt og innovativt i forhold til mange af de arbejdsprocesser, der ligger ikke bare på biblioteket men tværs over hele kommunen. Det handler om at glemme silo- og kassetænkning og i stedet fokusere på at optimere kommunens totale økonomi. Et godt eksempel er at bruge bibliotekernes kompetencer til indkøb af bøger på skolerne, som de eksempelvis har gjort i Esbjerg Kommune. De effektive systemer, der blandt andet ligger i Behold+, kan frigøre medarbejdere til mere indholdsrige opgaver, der samtidig forbedrer brugernes tilfredshed med biblioteket. Det er ganske rigtigt en større udgift på det enkelte materiale, men til gengæld fører teknologien til en forbedret totaløkonomi, som i sidste ende betyder mere for brugerne. FREMTIDEN BYGGER PÅ innovation Redaktion: Steen Lund, sl@bibmed.dk Vi får rigtig mange positive tilkendegivelser fra kunderne for vores forskellige +koncepter. Idéerne opstår ved konkrete udfordringer på bibliotekerne. I samarbejde med dem udvikles løsningerne, og derefter breder vi erfaringerne ud til hele landet. Det er vores ambition at være på forkant med den teknologiske udvikling. Vi vil udvikle nye effektive løsninger til bibliotekerne. Og vi vil hele tiden være aktive og lancere nye koncepter, som forenkler dagligdagen på bibliotekerne. Vi har for eksempel netop lanceret en ny service, hvor vores faktuelle priser kan sendes til bibliotekssystemet. Det vil gøre bestillingsprocessen nemmere og budgetterne langt mere overskuelige. Jeppe Houman Nyrup, jeppe@adjektiv.dk Layout: Hanne Støvring, hst@bibmed.dk Forsidefoto: Søren Holm, Chili Foto & Arkiv Men vi vil mere! Derfor har vi i samarbejde med blandt andet bibliotekerne i Furesø og Odense startet udviklingsprojekter, hvor vi har stillet en Lean-konsulent til rådighed. Opgaven har været at finde effektiviseringsmuligheder i de berøringsflader, der er i processerne mellem bibliotek og Biblioteksmedier. Det har givet nye idéer til koncepter og +ydelser, som er i støbeskeen netop nu, så vi også fremover kan være klar med tiltag, der skaber bedre totaløkonomi i kommunerne. Med venlig hilsen Energivej Ballerup Tel Arne Pedersen Adm. direktør

3 Indhold: Skolepakke Bibliotekerne om totaløkonomi...05 Furesø Leaner samarbejdet Bibliotek og skoler holder hånd Av-området får Behold Bedre budgetoverblik med priser...12 Ny bogservice til skolerne Af Jeppe Nyrup Foto: Christian Nesgaard Gennemsynsordninger og materialevalgsmøder bliver beskåret mere og mere på landets skolebiblioteker. Det skaber nogle udfordringer for skolebibliotekarerne i forhold til at vælge relevant materiale til den enkelte skole. Biblioteksmedier har derfor lavet et samarbejde med to skolebibliotekarer i København, der hver tredje uge udvælger nogle bogpakker, som kan bestilles gennem Biblioteksmedier. Servicen hedder Skolepakke+. Pakkestørrelser Skolepakke+ indeholder bogudgivelser for tre uger af gangen og fås i tre størrelser: Grundpakken til ca. 1600,- Mellempakken til ca. 2300,- Fuldpakken til ca. 3000,- Priserne er gennemsnitspriser ex. moms Anna Barbara Bach og Susan Lassen har i to år lavet lignende bogpakker til en række skolebiblioteker i Københavns Kommune en service, der nu i samarbejde med Biblioteksmedier bliver tilbudt til skolebiblioteker over hele landet. Der er forskel på behovene på et skolebibliotek og et folkebibliotek. Ved materialevalget skal man have undervisningen for øje. Både når vi vælger skønlitteratur og faglitteratur, skal det kunne bruges i forhold til undervisningen. Det kan for eksempel være en bestemt forfatter eller en genre, der er oppe i tiden og derfor skal være godt repræsenteret på hylderne. Det kan også være bestemte temaer som eksempelvis New Zealand, der vil være gode i forhold til engelskundervisningen, fortæller Anna Barbara Bach. Inspiration og alsidighed Det er et stort arbejde at holde sig så godt orienteret, at bogpakkerne bliver interessante for skolebibliotekerne.

4 04 Anna Barbara Bach Uddannelse: Folkeskolelærer, skolebibliotekar, itvejleder og exam.pæd i billedkunst. Har arbejdet meget med billedkunst og den praktisk/ musiske dimension Privat: Bor i Dyssegård i Gentofte Kommune Interesser: Bøger, kunst & kultur, rejser, naturen, løbe- og gåture. Er fagligt aktiv i Landsstyrelsen for Danmarks Skolebibliotekarer. Susan Lassen Uddannelse: Folkeskolelærer, skolebibliotekar og exam.pæd. i dansk Undervist i dansk og engelsk og har et meget godt litterært kendskab Privat: Gift, to ikke hjemmeboende børn og to børnebørn Interesser: Fransk sprog og læser mange bøger. Løber, står på ski og danser tango Vi kigger på materialevalgslisterne og lektørdatabasen for at få et overblik over de nyeste udgivelser. I det hele taget følger vi med i, hvad der er oppe i tiden - og ikke mindst hvad lærerne efterspørger. Desuden bruger vi forlagenes egne hjemmesider og får en del af bøgerne til gennemsyn, siger Anna Barbara Bach og understreger, at der skal være lidt for enhver smag: Hver pakke skal være alsidig. Den skal indeholde både skønlitteratur og faglitteratur. Og så skal der være noget let-læsning, lidt for børnene i de små klasser og noget til de større i hver enkelt pakke, siger hun. Fokus ligger på det lærerfaglige Som skolebibliotekarer bruger de to først og fremmest deres ballast som lærere. Vores primære opgave er at hjælpe lærerne med at finde de rigtige og bedste læremidler, der er til rådighed - og vejlede i brugen af dem. En lærer kan eksempelvis have et ønske om et avisprojekt, men ikke overskue mulighederne. Der er det vores opgave at vide noget om, hvordan undervisningen foregår i en 5. klasse. Vi skal kende mulighederne for at lave webaviser eller hvilke bøger om journalistik, der passer til klassetrinnet, fortæller Anna Barbara Bach. Og den ballast bruger de i forbindelse med materialevalget til bogpakkerne, men der er også begrænsninger: Vores viden og faglighed dækker selvfølgelig ikke alle fag, så vi bruger meget de lærere og kollegaer, vi har på skolerne, til at holde os orienterede. De kommer ofte og giver os input til gode bøger eller temaer, som er interessante og aktuelle, fortæller hun. Nemt og overskueligt Målet med bogpakkerne er, at materialevalget bliver nemmere at håndtere for skolebibliotekerne. De sparer ressourcer på materialevalget, men får også en overskuelig oversigt, som kan være en god service i formidlingen til brugerne: Udover at vælge bøgerne laver vi beskrivelserne, som bliver sendt ud. Vi laver dem, så de retter sig til læserne med billeder af forsiderne. Tanken er, at beskrivelserne kan lægges ud på intranettet, eller de kan printes ud og hænges op på skolerne, så lærere og elever kan se dem og få lyst til at låne bøgerne, slutter Anna Barbara Bach.

5 Kunderne siger Vi skal spare på økonomien. Det betyder ofte færre og færre hænder til at løse de samme opgaver, fordi vi ikke genbesætter stillinger ved naturlig afgang. Samtidig vil vi gerne udvikle biblioteket og frigøre ressourcer til vores kerneområde med formidling og kundebetjening. Derfor må vi være kreative og se på alternative og mere effektive måder at udføre vores opgaver på. Materialevalget var et oplagt sted at gå efter i sømmene, og så viste det sig hurtigt, at Behold+ var en naturlig videreførelse af effektiviseringerne. Silvia Detert Team indkøb accession Dansk Centralbibliotek for Sydslesvig Anton Helms Chef for det digitale bibliotek En af grundene til at vi ikke valgte at gå med på SKI-udbuddet var, at automodtagelse af materialerne kun vægtede en lille del af tildelingskriterierne. Derfor kunne vi risikere at gå tilbage til noget gammel teknologi. Og da 2/3 af bibliotekerne i Vejles CB-område enten har automodtagelse eller forventer at indføre det inden for det næste år, var det vigtigt for os, at det blev en del af de generelle krav til leverandøren. Det er jo fantastisk, at det rutineprægede arbejde forsvinder. Dels bliver opgaverne mere alsidige og varierede, og dels er det en nødvendighed, hvis der stadig skal være personale til bibliotekets kerneydelse. Vi er glade for, at Biblioteksmedier er med til at skubbe til den teknologiske udvikling, så det bliver mere effektivt for bibliotekerne. Odense Centralbibliotek Vi har sammen med Biblioteksmedier set på, hvordan vi som bibliotek kan effektivisere samarbejdssnitfladerne. Det er min erfaring, at den teknologiske udvikling gør, at vi som virksomhed fortløbende og kritisk skal revurdere arbejdsprocesserne. Materialebudgettet er under pres, og det er begrænset, hvad biblioteket kan spare på personalebudgettet for at opretholde et fornuftigt bibliotekstilbud over for vores borgere. Det er vigtigt at se på både de eksterne og de interne processer, om der er mulighed for at hente et økonomisk rationale, og om der er mulighed for effektiviseringer. Erfaringen viser, at teknologien over tid giver mulighed for begge dele. Anny Skov Madsen Materialevalgskonsulent, Vejle Bibliotekerne

6 06 Et effektiviserende samarbejde Bogerne modtages og scannes 2 timer Reservationer udskrives og fordeles 6 timer Boger udstilles og saettes op 4 timer Et udviklingsprojekt mellem Furesø Bibliotekerne og Biblioteksmedier skulle afdække muligheder for effektiviseringer i samarbejdet. Der var både tid og penge at hente. Tekst & foto: Jeppe Houman Nyrup, jeppe@adjektiv.dk Biblioteksmedier fik gjort sig nogle rigtig gode erfaringer i fjor, hvor et Lean-projekt i samarbejde med en ekstern konsulent fik reduceret leveringstiderne kraftigt. Blandt andet var det en stor aha-oplevelse, at ganske små ændringer i samarbejdet med bogdistributørerne (NBC og DBK) kunne forkorte leveringstiden med flere dage. Det gav blod på tanden, og det var oplagt at overføre erfaringerne til processerne i samarbejdet mellem biblioteker og Biblioteksmedier. Derfor tog Biblioteksmedier kontakt til Furesø Bibliotekerne og foreslog et fælles udviklingsprojekt under navnet Lean+. Konstitueret bibliotekschef, Anita Bonderup, var ikke sen til at være med på idéen: Det var alle tiders mulighed for at lave et Lean-projekt, som kunne give os nogle redskaber, vi kunne bruge på andre områder. Det var også et godt tidspunkt, fordi klargøringsafdelingen var og er under store forandringer. Først blev de forskellige filialer lagt sammen i forbindelse med kommunesammenlægningen, og nu er vi også gået i gang med Behold+ - først på bøger og senere på flere andre medier, siger hun. Fordel for alle parter Biblioteksmedier ønsker at få et endnu større kendskab til bibliotekerne og deres behov, og Furesø Bibliotekerne gik ind i arbejdet med en forhåbning om, at det ville åbne for nye perspektiver. Vores mål med projektet var at få nogle redskaber, som vi kunne bruge i andre projekter. Vi forventede egentlig ikke, at der var specielt meget at leane, fortæller Anita Bonderup. Men det hang jo sammen med, at vi allerede var gået i gang med Behold+ på bøgerne, hvor mange af proces-

7 serne lå. Og så havde vi allerede effektiviseret materialevalget, supplerer Henrik Jensen, der er fungerende afdelingsleder på biblioteket i Farum. Han var tæt på hele processen fra start til slut. Gule lapper og færre labels Det var Erik Andersen fra firmaet Confer, der stod for projektet. Han har mere end 20 års erfaring inden for logistikudvikling med spidskompetence i blandt andet Lean projekter. I samarbejde med både ledelse og medarbejdere på biblioteket blev hver en lille detalje i processen gået minutiøst igennem. Vi gennemgik alle arbejdsgangene for hvert enkelt materiale. Der blev så sat små gule Post-its på hele processen, og da det var klarlagt, begyndte vi i fællesskab at se, hvilke processer vi kunne optimere, skubbe sammen og springe over. På den måde fik vi nogle steder vundet to timer og et andet sted en dag, fortæller Henrik Jensen. Eksempelvis satte vi forskellige labels og mærkater på vores dvd er. Det var forskellige ting, der gennem tiden var kommet til, fordi det på daværende tidspunkt var nødvendigt. Men nu blev vi hurtigt enige om, at vi sagtens kunne nøjes med at sætte tre ting på resten var overflødigt. Så der blev der effektiviseret helt vildt, siger han. Et andet af målene var at gøre samarbejdet med Biblioteksmedier mere gnidningsfrit, og også her er der sket forbedringer. Der er blevet ryddet op i en masse små forhindringer i samarbejdet. Der var for eksempel en frygtelig masse gamle kundenumre, som var ret uhensigtsmæssige i forhold til den elektroniske bestilling, men det er blevet løst nu, siger Henrik Jensen. Stor velvilje fra personalet Man kunne forvente, at personalet ville stille sig kritisk over for sådan et projekt, fordi det på sin vis er medvirkende til mindre arbejde for bibliotekets personale. Men det var ikke tilfældet i Furesø. De er godt klar over, at den økonomiske situation i kommunen gør, at der skal ske effektiviseringer. Så når der er mulighed for at effektivisere, så skal det jo til, siger Anita Bonderup. Erik Andersen har også gennemført Lean-projekter på andre danske biblioteker blandt andet i Odense, og for det meste har han mødt velvilje for projekterne. Der er en anerkendelse hos de fleste om, at bibliotekerne næppe vil få tilført flere ressourcer i fremtiden. Men der er jo også masser af andre opgaver, man kan lave i stedet for. Der er et stigende behov for at undervise lånere i eksempelvis it. Det kan også være betjening i skranken, hvor man møder lånerne, eller at arrangere forskellige kulturelle arrangementer, fortæller Erik Andersen. Ofte vælger bibliotekerne at flytte medarbejderne til andre opgaver, og ordne nedskæringer ved naturlig afgang. Til gengæld kan der spares meget på vikar-kontoen, siger han. Mange penge at spare Projektet var en positiv oplevelse i Furesø, hvor der også blev sparet både tid og penge. Det var en meget god proces, og vi fik nogle gode debatter, som måske ellers ville have været svære at tage. Nu kom der nogle øjne udefra og stillede de dumme spørgsmål, som tvang os til at svare og tage stilling, fortæller Anita Bonderup. Samtidig blev en del af de interne processer betragteligt forbedret. Eksempelvis blev bøgernes gennemløbstid fra bestilling til de stod på hylderne reduceret fra 18 til 13 dage. Og afhængig af hvordan man gør tingene op, var der også helt kontante besparelser at hente. Post-it lapper var en central del af Lean-processen, fortæller Henrik Jensen og Anita Bonderup Når vi går over til Behold+ på alle medier, kan vi spare rigtigt meget. Der er store muligheder for at flytte personaleressourcer over til andre opgaver, siger Anita Bonderup.

8 08 Kompetencerne bliver udnyttet optimalt i et tæt samarbejde mellem hovedbiblioteket og Esbjergs skolebiblioteker. Fra venstre: Lars Galtung, Karin Grøndahl Sørensen og Jan Meesenburg Sammen er vi stærke Tekst: Jeppe Houman Nyrup, jeppe@adjektiv.dk Foto: Søren Holm, Chili Foto & Arkiv Biblioteker og skolebiblioteker i Esbjerg kommune brugte kommunesammenlægningen som springbræt til at danne et tæt samarbejde. Med Behold+ begynder alle parter for alvor at høste synergieffekter Esbjerg er berømt for sin havn og en til tider strid vestenvind, men måske burde kommunen også være kendt for sine visioner og tanker om samarbejde på tværs af institutioner. De er nemlig langt fremme, når det kommer til at løfte i flok på biblioteksområdet. Da Ribe, Bramming og Esbjerg kommuner for nogle år siden skulle lægges sammen, skulle der samtidig vælges mellem flere forskellige bibliotekssystemer. Skolebib-

9 liotekerne stod i en tilsvarende situation, men i sidste ende var der enighed om at vælge samme system. Et tæt samarbejde Det ideelle ville være, at vi på skoleområdet fik et tæt samarbejde med Hovedbiblioteket, og så kunne vi lige så godt samle det hele, fortæller Lars Galtung, der er it-konsulent med ansvar for skoleområdet. Før lå klargøring og administration af materialerne ude ved skolebibliotekarerne og de pædagogiske centraler. Vi synes, det var smartere at overføre nogle økonomiske ressourcer til hovedbiblioteket og lade dem klare de opgaver, de er rigtig dygtige til. Så kunne skolebibliotekarerne bruge deres tid på mere nyttige opgaver over for lærere og elever på skolerne. Det har vist sig at være en rigtig god beslutning, siger han. Lige nu venter vi på at få kørt betalingsdelen ind, så regningerne går automatisk igennem. Så behøver vi nemlig ikke længere at tælle, om antallet stemmer. Systemet vil selv kunne se, at det passer med regningen, når der er automodtaget 10 bøger. Så til den tid kan materialerne blive leveret direkte til skolerne, fortæller Karin Grøndahl Sørensen. Jan Meesenburg ser også frem til at høste fordele, når modtagelsen bliver helt igennem automatiseret: Når det sker, bliver det endnu nemmere og mere sikkert. Hver gang der er en arbejdsgang, er der risiko for fejl. Som det er nu, bliver bøgerne jo modtaget centralt og fordelt ud på skolerne, og her kan bøgerne jo komme forkert i byen. Vi har både en Bakkeskole og en Bakkevejens Skole, og det har da givet problemer, siger han. Tidligere skulle vi blandt andet sende bestillinger på mail, brev eller telefon ind til teknisk afdeling og bede dem om at effektuere dem. I dag kan vi selv gå ind og bestille materialerne og angive opstillinger og delopstillinger, fortæller Jan Meesenburg. Han er pædagogisk udviklingskonsulent på skolebiblioteksområdet og sidder i en interessegruppe, der er med til at udvikle bibliotekssystemet. Næste skridt er automatisk betaling På hovedbiblioteket centralt i Esbjerg sidder materialechef, Karin Grøndahl Sørensen og administrerer skolernes indkøb af materialer en opgave der i øjeblikket fylder 2,5 årsværk. Vi står for indkøbet af materialer. Ude på skolerne foretager de materialevalget, men vi samler bestillingerne og sørger for, at de kommer på de rigtige kontonumre. Når vi modtager materialerne, sørger vi for, at antallet stemmer, hvorefter vi fordeler regninger og materialer til de enkelte skoler. Desuden har vi folk i huset, der kan katalogisere for skolerne, så det er de rigtige poster, der er i basen, fortæller hun. Fokus på formidling og undervisning Samarbejdet har gjort det muligt at udnytte kompetencerne bedst muligt. Vi har helt bevidst valgt, at skolerne ikke skal bruge deres arbejdstid på administration og registrering i databaser. Det har vi købt hovedbiblioteket til, siger Lars Galtung. Han peger samtidig på, at databasen er blevet mere konsistent med nogle brugbare beskrivelser på posterne, fordi det tekniske personale på hovedbiblioteket er dygtige til den del. Og Jan Meesenburg er enig: Det er vigtigt at have en velfungerende administrativ støttefunktion. Ude på skolerne skal de koncentrere sig om at vælge de rigtige materialer og om at formidle, rådgive og vejlede elever og lærere. Det er deres vigtigste opgave, og vi arbejder hele tiden på at gøre det endnu bedre. Selvom der allerede er hentet en rationaliseringsgevinst ved at lægge opgaverne fra tre pædagogiske centraler over i teknisk afdeling på Hovedbiblioteket i Esbjerg, ligger der stadig betydelige muligheder og venter lige om hjørnet. Skolebibliotekerne køber godt nok ind med Behold+ klargøring, men systemet er endnu ikke rullet fuldt ud.

10 10 Behold+ : Nu også på av-området Et større udviklingsarbejde er afsluttet, og Biblioteksmedier tilbyder nu Behold+ på av-området. Den effektive klargøring og nemme modtagelse kan frigøre mange ressourcer på bibliotekerne Tekst: Jeppe Houman Nyrup, jeppe@adjektiv.dk Foto: Biblioteksmedier De første cd er og dvd-film med Behold+ etiketter er rullet ud af porten hos Biblioteksmedier. I første omgang er det bibliotekerne i Esbjerg og Sønderborg, der har fået Behold+ klargøring på av-produkterne. 15 biblioteker står allerede på spring til at få implementeret Behold+, og Biblioteksmedier modtager ugentligt henvendelser fra nye interesserede. Vi har altid haft Biblioteksmedier til at klargøre vores materialer, hvilket vi har været meget glade for. Det samme gælder Behold+ på bøger, så at få av-produkterne med var en helt naturlig forlængelse, siger ledende bibliotekar i Sønderborg, Carsten Nicolaisen. Biblioteksmedier fik oprindelig idéen til at automatisere modtagelsen af materialer og har sammen med leverandører af bibliotekssystemer udviklet muligheden for automodtagelse. Med Behold+ på av-området tilbyder Biblioteksmedier nu landets mest effektive og komplette klargørings- og modtagelsesservice. Der kan spares mange penge Det er oftest billigere for bibliotekerne at gå over til Behold+. Alene på klargøringen er der mange penge at spare. Vi har en rutine, en erfaring og ikke mindst forudsætningerne for stordrift. Og vi har et kompetent klargøringspersonale, der gør, at vi kan udføre den opgave meget effektivt, fortæller Lasse Nyrup, der er afdelingsleder i av-afdelingen på Biblioteksmedier. Vi klargør i dag musik og av-produkter for 1/3-del af landets biblioteker. Det svarer til ca materialer om året - og det klarer vi med 2-3 medarbejdere. Det er muligt, fordi vi har automatiseret en hel del processer og har noget udstyr, som kan udføre opgaven meget effektivt, siger han. I det hele taget gør Behold+ hverdagen nemmere på bibliotekerne i kraft af den automatiske modtagelse af materialerne. Biblioteksmedier sørger også for administration af materialenumre. De bliver printet på Behold+ etiketten og sendes med i den shipnotice, der bliver sendt elektronisk til biblioteket. Desuden står Biblioteksmedier for levering af etiketter og klargøringsmaterialer, så biblioteket ikke skal bruge kræfter på administration eller plads på lager. Avanceret teknologi har givet store udfordringer Biblioteksmedier har valgt en avanceret it-løsning, hvor det er muligt at printe individuelt på etiketten, samtidig med at chippen beriges med data. Det har været essen-

11 tielt, at klargøringsprocesserne kunne effektiviseres mest muligt, så klargøringsomkostningerne også bliver holdt nede i fremtiden. Efter lang tids søgen har vi fundet den rette etikete og papirtype, som vi kan printe direkte på, uden den behøver en beskyttelsesfolie oven på. Der gør klargøringsprocessen mere effektiv samtidig med, at vi kan printe data individuelt efter bibliotekernes ønsker. Det kan være alt fra kunstner og titel til det specifikke materialenummer eller bibliotekets logo, fortæller Lasse Nyrup. Vi skulle også have etiketten igennem en del tests. En cd-rom kan opnå en hastighed på omdrejninger i minuttet, så der er nogle ret skrappe krav til, at etiketten bliver siddende under opvarmning. Ellers kan det få fatale konsekvenser for drevet, siger han og peger på, at der er mange forhold, der skal tages med, når man opbygger en så avanceret it-løsning. Systemet er ikke klogere end det, vi fortæller det. Når vi klargør materialerne individuelt til hver kunde, skal vi fortælle systemet for hver kunde og hver materialetype, hvordan det skal klargøres. Der findes eksempelvis en masse sammensatte materialer med bøger og cd ere, hvor vi skal definere for den specifikke titel, hvilken printer der skal printe hvilke labels, siger han. Nemt at skifte til Behold+ Det er relativt nemt at komme i gang med Behold+ for nye biblioteker. Vi holder et indledende møde, hvor vi blandt andet får klarlagt kravene til klargøringen, og hvilke informationer etiketterne skal indeholde. Vi tillader os at spørge kritisk ind til procedurer og specielle labels, som bibliotekerne ofte sætter på materialerne. Ofte kan noget undværes, og målet er, at bibliotekerne i sidste ende får en effektiv Behold+ klargøring, der fungerer i hverdagen, siger Lasse Nyrup. Efter mødet kommer Biblioteksmedier med et udkast til layoutet på etiketterne, og når det er godkendt, programmeres etiketterne til det enkelte bibliotek. Opsætningen af systemet er gratis for biblioteket. Behold+etiketterne designes individuelt til det enkelte bibliotek. Biblioteket Sønderborg får blandt andet logo og materialenummer printet på skiven

12 Se din pris på varen Nu bliver det nemmere at styre materialebudgetterne og samtidig spare tid på bestillingerne. Biblioteksmedier sender nu det enkelte biblioteks faktuelle indkøbspriser direkte til bibliotekssystemet, så de kan ses inden bestillinger sendes. Vi har oplevet en stor interesse fra kunderne for at kunne se vores priser direkte i bibliotekssystemet. Derfor har vi arbejdet hårdt på at finde en brugbar løsning, som tager højde for de unøjagtigheder, der kan være i forbindelse med indkøb af materialer. Det har specielt været et problem for kunderne på film og multimedier, da der ikke er information om priser på disse medietyper i DanBib. På musik og bøger har der til dels været nogle vejledende priser, men de har ikke taget højde for den enkelte kundes rabatter hos os. Derfor har bestillingsprocessen været unødig besværlig og forbundet med en vis usikkerhed i forhold til budgettet. materialetyper. Det vil forbedre indkøbsøkonomien for vores kunder og kræve færre ressourcer til at administrere indkøb og betaling. Betal fakturaen uden at røre en finger For de kunder, der har fået integreret automatisk betaling i forbindelse med Behold+, bliver fordelene endnu tydeligere. I og med at de præcise priser ligger i systemet ved bestilling, kan betalingen ske automatisk. Når prisen på bestillingen og fakturaen stemmer overens, vil systemet automatisk godkende fakturaen og sende den til betaling uden det kræver personaleressourcer og tastearbejde. Fremover bliver Biblioteksmediers faktuelle priser importeret i bibliotekssystemet i forbindelse med indlæsningen af ugefortegnelsen vel at mærke på alle Servicen er udviklet i samarbejde med Axiell og DBC. Servicen er gratis tilgængelig for Biblioteksmediers kunder fra marts 2011.