KORT OG GODT OM STRESS

Transkript

1 KORT OG GODT OM STRESS ET ØVELSESHÆFTE TIL DIG OG DINE KOLLEGER

2 2006. Hæftet er udarbejdet af Birgitte Wärn Christiansen, Wärn - Kompetenceudvikling, for IDA, Ingeniørforeningen i Danmark

3 Indholdsfortegnelse Side 1. Introduktion 4 Om hæftets opbygning 5 Om arbejdet med hæftet 6 2. Afdækning af symptomer og stressfaktorer 9 Opgave A: Afdækning af symptomer på stress 11 Opgave B: Afdækning af stressfaktorer Ressourceafdækning 19 Opgave A: Ressourceoversigt 22 Opgave B: Den positive situation Stresshåndtering på det personlige plan 27 Opgave A: Den personlige anti-stress plan 28 Opgave B: Opfølgning på den personlige anti-stress plan 32 Opgave C: At sige fra over for opgaver m.m Stresshåndtering på gruppeplan 37 Opgave A: Det psykiske arbejdsmiljø 38 Opgave B: Kollegial støtte 40 Opgave C: At spørge til en kollegas stress-situation 42 Opgave D: Handlingsplan for kollegial intervention Stresshåndtering på organisationsplan 49 Opgave A: Forebyggelse på organisationsplan 50 Opgave B: Håndtering: Stresspolitik og handlingsplan 51

4 INTRODUKTION Kort og godt om stress er et øvelseshæfte til brug for kollegagrupper, der ønsker at arbejde konkret og praksisorienteret med stresshåndtering. Med kollegagrupper forstås virksomhedsgrupper, AC-klubber m.fl. Et eksempel kunne være, at man som tillidsrepræsentant eller formand for en virksomhedsgruppe tager initiativ til, at gruppen behandler emnet på en række medlemsmøder. Eller der kan være tale om en gruppe af ingeniører fra samme arbejdsplads, hvor medlemmerne ønsker at arbejde med stresshåndtering over nogle mødegange. Som udgangspunkt er hæftet tiltænkt grupper, der er velfungerende og som ønsker at arbejde primært forebyggende med stresshåndtering. Er der en høj grad af stress på arbejdspladsen, vil vi anbefale, at problemet rejses for ledelsen og at der igangsættes en proces på organisationsplan. Det er først og fremmest arbejdspladsens ansvar, at man har et godt arbejdsmiljø både fysisk og psykisk. Hæftet vil stadig kunne fungere som et af arbejdsredskaberne i en sådan proces. Dog vil vi i tilfælde af et belastet psykisk arbejdsmiljø anbefale, at man tilknytter eksterne proceskonsulenter, både i forhold til arbejdet med øvelserne i hæftet og i forhold til udviklingen og implementeringen af en eventuel stress-politik i organisationen. Ønsker I bistand, kan I henvende jer til IDA, hvor I kan få supplerende hjælp.

5 Om hæftets opbygning Stress kan både skyldes forhold på arbejdspladsen og i privatlivet. Af samme grund er der lagt særlig vægt på den personlige stresshåndtering. Samtidig er det vigtigt at understrege, at stress forårsaget af forhold på arbejdspladsen ikke kan løses af den enkelte alene. Forebyggelse og håndtering af stress på arbejdspladsen må inkludere og involvere såvel den enkelte som gruppen og organisationen/ledelsen. I forlængelse heraf er hæftet bygget op over 5 kapitler/områder: 1. Afdækning af symptomer og stressfaktorer 2. Afdækning af ressourcer 3. Forebyggelse og håndtering af stress på det personlige plan 4. Forebyggelse og håndtering af stress på gruppeplan 5. Forebyggelse og håndtering af stress på organisationsplan Hvert kapitel indeholder 2-4 øvelser i forhold til emnet. Øvelserne tager mellem 45 og 75 minutter alt efter opgavens udformning. Har I tid og lyst, kan I godt arbejde med flere øvelser i løbet af én mødegang. Det er en fordel at arbejde med indholdet i den angivne rækkefølge, men ingen forudsætning. God arbejdslyst!

6 6 Om arbejdet med hæftet Sparring I forhold til hæftets brug er det vigtigt at klargøre, hvad der forstås ved sparring. At fungere som sparringspartner vil sige, at man lytter til og engagerer sig i det, den anden fortæller, åbent og konstruktivt, uden at dømme eller vurdere og uden at flytte fokus over på sig selv. Når det er vigtigt at understrege, skyldes det, at man i interne personalegrupper ofte vil kende til og måske også have en mening om de andres arbejdsopgaver og grad af belastning. Den mening er det vigtigt at kunne sætte til side og i stedet koncentrere sig om den enkeltes oplevelse af sin egen situation. Det, der virker stressende for én, er måske ikke noget videre for en anden og det er nødvendigt at acceptere og respektere den forskel. Gruppens størrelse Mange af øvelserne indebærer, at man sætter sig i mindre grupper af 2-4 stykker, hvorefter man samles i plenum. Med hensyn til plenumgruppens størrelse vil vi anbefale, at den er på max personer. Om nødvendigt kan man lave flere plenumgrupper alt afhængigt af, hvor stor den samlede gruppe er. Tid og kontinuitet Da udbyttet af øvelserne forudsætter tillid og tryghed vil vi anbefale, at plenumgrupperne forbliver de samme hele forløbet igennem og at alle bestræber sig på at deltage hver gang. Det kan være svært at få tid til i en travl hverdag - og er tilsvarende vigtigt af selv samme årsag. Det mest optimale er, at gruppen har mulighed for at arbejde med hæftet med faste intervaller over en periode, fx hver 14. dag.

7 7

8

9 2. AFDÆKNING AF SYMPTOMER OG STRESSFAKTORER

10 10

11 11 2. AFDÆKNING AF SYMPTOMER OG STRESSFAKTORER Opgave A: Symptomer på stress Et vigtigt skridt i forhold til at forebygge og behandle stress er at blive opmærksom på egne og andres eventuelle symptomer. Symptomerne på stress kan deles op i 3 områder: psykiske, fysiske og adfærdsmæssige symptomer. Psykiske symptomer Manglende lyst til opgaver og samvær, man normalt sætter pris på. Træthed Hukommelsesbesvær Koncentrationsbesvær Rastløshed Nedsat humoristisk sans Depression Angst (generel følelse) Angst (bundet til bestemte situationer) Lav selvtillid Lav selvfølelse Nervøsitet Uønskede tanker Fysiske symptomer Hjertebanken Hovedpine Svedeture Indre uro Maveproblemer (diarré eller forstoppelse) Svimmelhed Hyperventilation (overfladisk vejrtrækning) Hyppig vandladning Hyppige infektioner Forværring af kronisk sygdom Forhøjet blodtryk Kolde hænder/fødder Åndedrætsbesvær Adfærdsmæssige symptomer Søvnløshed (eller modsat: sover meget) Manglende engagement Ubeslutsomhed Øget brug af stimulanser (kaffe, te, cigaretter m.m.) Øget brug af medicin Øget sygefravær Manglende eller øget appetit Glemsomhed (fx aftaler, opgaver, ting...) Negativ indstilling til forandringer Isolerer sig socialt Nedsat evne til at præstere Aggressivitet Irritabilitet (ift. kunder, kolleger, familie...)

12 12 Sådan gør I: 1. Hver deltager bruger 5 minutter på følgende: Sæt kryds ud for de symptomer, som du har oplevet i løbet af de sidste 14 dage. Du kan eventuelt bruge en skala fra 1-10 for at angive sværhedsgraden af symptomet, hvor 1 er udtryk for, at du har oplevet symptomet i meget mild grad og 10 i meget voldsom grad. 2. Sæt jer dernæst sammen 2 og Vælg, hvem der først skal have sparring det er fokuspersonen. 4. Spørgeren skal nu hjælpe fokuspersonen til at reflektere over sine symptomer ud fra følgende spørgsmål: a) Kunne du genkende nogle af symptomerne og i så fald hvilke? b) I hvilke situationer har du især mærket symptomerne? c) Er der et mønster i hvornår og i hvilke situationer, du oplever symptomerne? d) Hvad er det ved de(n) konkrete situation(er), du oplever som stressende? 5. Dernæst skal spørgeren hjælpe fokuspersonen med at overveje, hvorvidt han/hun kan tackle situationerne på måder, som ville være mindre stressende. 6. Skift fokusperson og gentag øvelsen. I skal bruge ca. 20 minutter på hver person.

13 13 OPGAVE B: AFDÆKNING AF STRESSFAKTORER Stress kan både skyldes forhold på arbejdspladsen og i privatlivet. Det kan fx dreje sig om for stor arbejdsbyrde, uklare krav, dårlige relationer til kollegerne, eller det kan dreje sig om børn, der skal hentes, problemer i parforholdet og sygdom i familien. Der er med andre ord mange faktorer, som kan spille ind og betyde, at man føler sig stresset. Sådan gør I: 1. Hver deltager bruger 5-10 minutter på at lave en brainstorm over alle de ting, der stresser vedkommende (brug evt. nedenstående skema). 2. Gå derefter sammen 2 og Vælg, hvem der først skal have sparring det er fokuspersonen. 4. Spørgeren skal nu hjælpe fokuspersonen med at dele vedkommendes stressfaktorer op i 2 grupper: (se skema) De ting, du kan gøre noget ved (enten nu eller på sigt) De ting, du ikke har magt til at ændre

14 14 5. Spørgeren skal derefter hjælpe fokuspersonen med at tænke over og eventuelt lave en plan for, hvordan vedkommende kan handle/forholde sig i forhold til begge grupper af stressfaktorer (brug gerne skemaerne på de næste sider). I forhold til de ting, man kan gøre noget ved, kunne hjælpespørgsmål fx være: Hvilke handlemuligheder har du i forhold til...? Kunne en mulighed være, at du...? Hvad ville der ske, hvis du...? Hvad ville være den optimale løsning for dig ift...? Hvad kan du gøre for at få det til at ske? Hvordan vil du kunne mærke/se, at tingene har ændret sig til det bedre? I forhold til de ting, man ikke har magt til at ændre, kan man fx spørge ind til, hvorvidt det handler om at acceptere tingenes tilstand eller om at tage konsekvensen af en uholdbar situation og komme ud af den og hvordan man i så fald gør det? 6. Skift fokusperson og gentag øvelsen på ny. I skal bruge ca. 20 minutter på hver.

15 Brainstorm over stressfaktorer: 15

16 16 Af ovenstående stressfaktorer kan jeg gøre noget ved følgende: Af ovenstående stressfaktorer kan jeg ikke ændre følgende:

17 17 Handlingsplan i forhold til de ting, jeg kan gøre noget ved: Plan for hvordan jeg vil forholde mig i forhold til de ting, jeg ikke kan ændre:

18

19 3. RESSOURCE AFDÆKNING

20 20 3. RESSOURCEAFDÆKNING Et vigtigt led i bekæmpelsen af stress er at blive bevidst om sine ressourcer. Ved at trække på, pleje og udvikle disse områder i ens liv øger man sin modstandskraft over for de negative konsekvenser af stress. Ressourcer kan være mange ting, lige fra personlighedstræk til faglig formåen, personlige relationer, steder, aktiviteter m.m. Med andre ord er ressourcer de aspekter ved os selv og ved vores liv (både arbejdsliv og privatliv), som giver os en følelse af velvære, kompetence, tryghed og styrke. Indre ressourcer: personlighedstræk som fx intelligens, udholdenhed, kreativitet, opfindsomhed, analytisk sans, overblik, humor, empati, evne til begejstring m.m. Ydre ressourcer: mennesker, situationer, aktiviteter, ting m.m. som giver energi og støtte (fx navne på venner, familie, yndlingssteder, fritidsaktiviteter m.m.) Udfordringer: Med til ressourceafdækning hører også at være bevidst om de områder, hvor man mangler eller er udfordret på sine ressourcer (fx for mange arbejdsopgaver, for lidt tid med familie og venner, manglende selvtillid m.m.)

21 21 Eksempel på et delvist udfyldt ressourceskema Indre ressourcer Fx: God til at overskue og analysere problemstillinger God til at tage initiativ og få ting gjort Osv. Ydre ressourcer Fx: Min kone, Gitte. Mine børn, Asger og Sofie Sommerhuset At ordne haven Fodbold med old-boys holdet om sommeren osv. Udfordringer Fx: For nylig blevet flyttet til en ny afdeling. Føler mig usikker på de nye kolleger og opgaver. Har svært ved at sove for tiden og ved at slappe af i det hele taget. Osv.

22 22 OPGAVE A: RESSOURCEOVERSIGT Sådan gør I: 1. Hver deltager bruger ca. 15 minutter på at udfylde ressourceskemaet (næste side). 2. Gå derefter sammen 3 og Vælg, hvem der først skal have sparring det er fokuspersonen. 4. Vælg en tidtager. I skal sætte 15 minutter af til hver person. 5. Fokuspersonen fortæller nu de to andre om sin ressourceprofil. De to andre giver sparring til fokuspersonen med det formål at hjælpe vedkommende til at: blive (endnu mere) bevidst om egne ressourcer (måske kan I se res sourcer hos vedkommende, som han/hun ikke selv er bevidst om?) tænke over, hvordan ressourcerne kan bruges til at kompensere for/ hjælpe på mangelområderne I det viste eksempel kunne man fx spørge vedkommende, hvorvidt hans evne til tage initiativ kunne bruges til at foreslå en kom-sammen for kollegerne på den nye arbejdsplads? Eller om han for at stresse af også kunne begynde at spille fodbold om vinteren? 6. Skift fokusperson og gentag øvelsen, til alle har været på.

23 23 Personligt ressourceskema: Indre ressourcer Ydre ressourcer Udfordringer

24 24 OPGAVE B: DEN POSITIVE SITUATION Sådan gør I: 1. Hver deltager sætter sig og bruger 5-10 minutter på at skrive om en situation, hvor man føler, at man har haft succes/er lykkedes. Det kan være både småt og stort, i forhold til arbejdsopgaver, familie, relationer m.m. Det er vigtigt, at det er en situation, du selv har haft indflydelse på og ikke bare noget, der er sket dig. 2. Sæt jer dernæst sammen 3 og 3. I skal nu skiftes til at være på, mens de to andre fungerer som sparringspartnere. Hver person er på i 15 minutter. 3. Vælg, hvem der først skal have sparring det er fokuspersonen. 4. Vælg en tidtager. 5. Fokuspersonen starter med at fortælle sin positive oplevelse. 6. Dernæst hjælper de 2 andre personen med at sætte ord på, hvilke styrker/ressourcer han/hun har trukket på i den beskrevne situation. 7. Fokuspersonen fortæller dernæst om en situation, der stresser vedkommende. 8. De to andre hjælper fokuspersonen med at overveje, hvorvidt vedkommende kan trække på ressourcerne fra den tidligere historie i forhold til det, der stresser. Fx: Hvordan kan du bruge de ressourcer, du tidligere talte om i forhold til xxxx? 9. Skift fokusperson og gentag øvelsen, til alle har været på.

25 25 En positiv historie: Ressourcer:

26

27 4. STRESSHÅNDTERING PÅ DET PERSONLIGE PLAN

28 28 OPGAVE A: DEN PERSONLIGE ANTI-STRESS PLAN 1. Start med at hele plenumgruppen er samlet. Kig på listen med input til stresshåndtering og tal om 1) hvilke af teknikkerne, I på forhånd kender til og eventuelt allerede har positive erfaringer med 2) om I kan tilføje flere punkter til listen? Brug ca. 15 minutter på denne del af øvelsen. 2. Hver deltager bruger 10 minutter på at skrive et udkast til sin egen antistress plan for den næste periode (eventuelt perioden indtil gruppen mødes igen). 3. Sæt jer derefter sammen 3 og Vælg, hvem der først skal have sparring det er fokuspersonen. 5. Vælg en tidtager. (I skal sætte 15 minutter af til hver sparring.) 6. Fokuspersonen fortæller om punkterne i sin anti-stress plan, og de to andre hjælper vedkommende med at tænke over, hvordan han/hun kan støtte sig selv i at følge planen, og om der eventuelt er flere punkter, der kunne være værd at tage med. 7. Gentag øvelsen, til alle har været på.

29 29 Input til hvordan man kan håndtere stress i dagligdagen: 1. Sørg for åndehuller i løbet af dagen (pauser, hvor du tænker på noget andet end arbejdet: meditér, gå en tur i frokostpausen, tal med kolleger om andet end arbejde!) 2. Få arbejdsbyrden tilpasset dine ressourcer. Gør dig klart, hvad du kan overkomme og meld ud om, hvad du kan påtage dig og hvad du ikke kan, både over for ledelse og kolleger. 3. Undgå for lange arbejdsdage og undlad at arbejde i din fritid. Sluk evt. helt for computer og mobiltelefon uden for arbejde. 4. Strukturér din arbejdsdag. Start gerne dagen med at lave en liste over de opgaver, du skal nå (husk at være realistisk!). Prioritér dem dernæst med de vigtigste først og giv dig selv fornøjelsen ved at krydse opgaverne af én efter én efterhånden, som du når igennem dem. Slut gerne dagen af med at bruge 5 minutter på at gøre status over, hvad du har nået. 5. Drop stimulanser: kaffe, te, cigaretter, alkohol. Stimulanser forværrer stress, fordi de øger produktionen af adrenalin. 6. Dyrk motion/bevæg dig. Brug trapperne i stedet for elevatoren, tag cyklen på arbejde, gå ture Meditér og/eller lav afspændingsøvelser. Både meditation og afspænding dæmper produktionen af stresshormoner og der findes efterhånden et væld af instruktionsbånd, hvis man ikke har tid til at lære det på anden vis. 8. Skriv dagbog. At skrive om det, der plager én, er en meget effektiv måde at reducere stress på. 9. Dyrk glæden. Opsøg aktiviteter, mennesker og sammenhænge, der giver dig en følelse af glæde. Mor dig så meget som muligt, latter og glæde producerer nemlig hormoner, der neutraliserer stresshormonerne. 10. Brug og styrk dine relationer. Sørg for at være sammen med familie, venner og kolleger i stedet for at isolere dig. Tal med dem om det, der belaster dig, og tag imod deres støtte. 11. Søg eventuelt professionel hjælp: læge, psykolog, stress-coach, psykoterapeut m.m.

30 30 Personlig anti-stress plan for For at dæmpe stress og øge mit velvære vil jeg:

31 31

32 32 OPGAVE B: OPFØLGNING PÅ DEN PERSONLIGE ANTI-STRESS PLAN (Opgaven forudsætter, at man på et tidligere møde har arbejdet med den personlige anti-stress plan og haft tid til at følge den i en periode) Sådan gør I: 1. Sæt jer i de samme grupper, som da I arbejdede med den personlige anti-stress plan. 2. Vælg, hvem der først skal have sparring det er fokuspersonen. 3. Vælg en tidtager. I skal bruge 15 minutter på hver sparring. 4. Fokuspersonen fortæller nu, hvordan og om vedkommende har fulgt sin egen anti-stress plan. De to andre hjælper vedkommende med at reflektere over: a. Hvordan er planen blevet fulgt? b. Hvad har været let/ svært og hvorfor? c. Hvad har virket? d. Skal nogle punkter ændres? e. Skal der tilføjes nye punkter? 5. Gentag øvelsen til alle har været på. 6. Brug afslutningsvis 10 minutter på at drøfte, hvordan I kan holde jer selv og hinanden fast på, at I følger jeres planer? Et eksempel kunne være, at I aftaler at tale med en eller flere fra gruppen i løbet af ugen og fortælle, hvordan det går jer hver især.

33 33 OPGAVE C: AT SIGE FRA OVER FOR OPGAVER M.M. Et af de vigtigste midler mod stress er evnen til at kunne sige fra over for opgaver, man af den ene eller anden grund ikke føler, at man kan påtage sig. Samtidig er netop det at sige fra vanskeligt for mange mennesker, ikke mindst på arbejdspladsen hvor man kan være bange for, at et nej vil blive tolket som udtryk for manglende kompetence eller samarbejdsvilje. Derudover kan det være vanskeligt at sige fra, fordi man ved, at den opgave, man selv har sagt nej til, med al sandsynlighed havner på kollegaens bord og man vil jo nødig være medvirkende til, at en anden får stress. Løsningen på dette problem er ikke, at den enkelte undlader at sige fra, men at man får skabt en kultur, hvor alle føler, at det er tilladt at melde ud i forhold til ressourcer. Set fra ledelsens side kan det jo også være vanskeligt at vide, om der er et ressourceproblem, hvis ikke medarbejderne siger til. Overordnet kan man bruge følgende skabelon for et konstruktivt afslag: A: Formulér et positivt udgangspunkt og/eller forståelse for den andens situation. B: Kom med dit afslag og begrund det. C. Sig, hvad du rent faktisk kan tilbyde, enten nu eller i fremtiden. Ex: Jeg kan godt se, at vi er i en trængt position efter, at Peter har sagt op, og jeg vil som sagt gerne hjælpe. Pt. kan jeg bare ikke tage flere opgaver ind, men jeg vil gerne fungere som sparringspartner for Lise, hvis du sætter hende på opgaven. Jeg er glad for, at I tænkte på mig til opgaven. Pt. har jeg dog så mange projekter kørende, ikke mindst i forhold til kunde xxxx, at jeg ikke føler, at jeg kan påtage mig flere. I er dog meget velkomne til at spørge igen en anden gang.

34 34 Sådan gør I: 1. Sæt jer sammen i grupper af Start med hver især at tænke på en situation, hvor I ville ønske, at I havde sagt fra. Kan I slet ikke komme på en konkret situation, så forestil jer en mulig situation i fremtiden. 3. Vælg, hvem der først skal have sparring. Det er fokuspersonen. 4. Vælg en tidtager. I skal bruge 15 minutter på hver. 5. Fokuspersonen fortæller om situationen, hvor vedkommende ville ønske, at han/hun havde sagt fra. 6. De andre skal dernæst hjælpe fokuspersonen med at reflektere over, hvordan vedkommende med udgangspunkt i modellen - kan sige fra over for en lignende situation en anden gang. Skriv gerne forslag til formuleringer ned (se skemaet på næste side). 7. Skift fokusperson og gentag øvelsen, til alle har været igennem. 8. Overvej til slut, hvad der skal til for, at I hver især får sagt fra næste gang, I bliver bedt om at påtage jer opgaver, som I føler, at I ikke kan overskue pga. tidspres, manglende ressourcer, informationer eller lignende.

35 Forslag/input til formulering af afslag: 35

36

37 5. STRESSHÅNDTERING PÅ GRUPPEPLAN

38 38 OPGAVE A: DET PSYKISKE ARBEJDSMILJØ Det psykiske arbejdsmiljø i en personalegruppe kan enten være med til at skabe eller begrænse stress, både for gruppen og for den enkelte medarbejder. Udover at arbejde med stresshåndtering på det personlige plan er det derfor vigtigt også at arbejde med forebyggelse og håndtering af stress på gruppeplan. Sådan gør I: 1. Hver deltager sætter sig og bruger 5 minutter på følgende: tænk over (og skriv gerne ned) eksempler på situationer, hvor du synes, at I som personalegruppe fungerer godt. Det kan både være socialt og/eller fagligt/arbejdsmæssigt. 2. Sæt jer dernæst sammen 3 og 3 og del de positive historier med hinanden. Forsøg på baggrund af historierne at finde frem til hvilke værdier og omgangsformer, som I synes er karakteristiske for det positive i jeres personalegruppe. 3. I skal derefter samles i plenum og opstille en fælles liste over de positive værdier og omgangsformer, som I synes er med til at kendetegne jeres personalegruppe, og som I gerne vil bevare og eventuelt styrke. Brug gerne skemaet på næste side.

39 39 Positive samarbejdssituationer Gruppens værdier for samarbejde

40 40 OPGAVE B: KOLLEGIAL STØTTE Flere undersøgelser viser, at social støtte modvirker stress og fremmer velvære og trivsel. Det er dog meget forskelligt hvilken form for støtte, den enkelte har brug for og hvilken form for støtte, der er tradition for på de forskellige arbejdspladser. Overordnet kan man tale om 4 forskellige former for kollegial støtte: 1. Praktisk støtte Handler om at give og modtage praktisk hjælp til løsning af opgaver 2. Følelsesmæssig støtte Handler om i hvor høj grad, man taler med og lytter til sine kolleger, når man selv eller de har følelsesmæssige problemer i forbindelse med arbejdet. 3. Bedømmelsesstøtte Handler om at give og modtage konstruktiv feedback kolleger imellem på udførte arbejdsopgaver. 4. Sammenholds-støttte Handler om følelsen af et godt sammenhold blandt kollegerne, og at man generelt hjælper hinanden og interesserer sig for hinandens arbejde.

41 41 Sådan gør I: Sæt jer sammen 2 og 2 og interview hinanden ud fra følgende spørgsmål: 1. Hvilken form for støtte synes du selv, at du er god til at give/har lettest ved at give? (Kom gerne med konkrete eksempler) 2. Hvilken form for støtte vil du gerne blive bedre til at give? og hvordan kan du blive bedre til det? 3. Hvilken form for støtte har du selv mest brug for/foretrækker du? a. Fra dine kolleger? b. Fra din leder? 4. Hvordan kan du evt. blive bedre til at få/bede om den støtte, du gerne vil have? I skal bruge ca. 20 minutter på hver af jer, dvs. 40 minutter i alt.

42 42 OPGAVE C: AT SPØRGE TIL EN KOLLEGAS STRESS-SITUATION Man vil ofte være klar over det, hvis en kollega er i farezonen for at gå ned med stress. Samtidig er mange i tvivl om, hvordan de skal gribe situationen an. Emnet kan være svært at nærme sig og alt for ofte sker det, at usikkerheden om, hvad man skal gøre, fører til, at man intet får gjort. Overordnet kan man bruge følgende model for, hvad man kan kalde omsorgssamtalen. A. Indled med at anerkende vedkommendes arbejdsindsats. B. Giv udtryk for din bekymring og for formålet med samtalen. C. Klargør evt. roller og rammer (fortrolighed m.m.). D. Referér til observerbare facts vedr. vedkommendes adfærd. E. Kom med din fortolkning af situationen og spørg til, om det er korrekt opfattet. F. Hvis ja spørg til behov og løsningsmuligheder. G. Informér om muligheder, både internt og eksternt. H. Aftal eventuel opfølgning.

43 43 Eksempel på omsorgssamtalen A. Jeg har lagt mærke til den indsats, du har gjort i forbindelse med xxx. B. Samtidig er jeg også bekymret for dig. Så jeg vil bare gerne høre, hvordan du har det, og om der er noget, jeg kan gøre. C. Det bliver selvfølgelig mellem os, med mindre du ønsker andet. D. Jeg har lagt mærke til, at du ikke længere kommer ned til frokost og at du har måttet gå hjem med migræne flere gange i løbet af de seneste uger. E. Det har virket på mig som om, at du ikke har haft det så godt/har været stresset. Er det også sådan, du har haft det? F. Hvad har du brug for/ hvad vil kunne hjælpe dig? G. Jeg vil gerne støtte dig i at få talt med tillidsrepræsentanten/chefen (eller en helt tredje). Hvis du synes, det kunne være en ide, tager jeg også gerne med til mødet som bisidder. Og/eller: Jeg mener, at virksomheden har en ordning med xxx om anonym psykologhjælp. Kunne det være en mulighed? H. Skal vi så sige, at du aftaler et møde med chefen, som enten jeg eller tillidsrepræsentanten sidder med til, og at jeg finder ud af om virksomheden har en ordning med en psykolog, som du så eventuelt kan kontakte?

44 44 Sådan gør I: Trin 1: 1. Hele gruppen diskuterer, hvorfor det kan være svært at tage en samtale med en stresset kollega om vedkommendes situation. 2. Drøft derefter modellen for omsorgssamtalen. Hvilke fordele - og eventuelle ulemper kan der være ved at gribe det an på den skitserede måde? (modellens styrker og svagheder). Trin 2: Del jer op i grupper med 4 deltagere i hver. 1. I skal nu lave et kort rollespil over situationen. Dvs. at en af jer skal spille en stresset kollega, mens en anden spiller rollen som bekymret kollega/tillidsrepræsentant. De to andre fungerer som observatører og giver feedback til den bekymrede kollega efterfølgende. Start med at fordele rollerne mellem jer. 2. Brug herefter 5 10 minutter på at spille situationen igennem. I kan fx forestille jer, at den bekymrede kollega kommer ind på den stressedes kontor, sætter sig ned og tager initiativ til samtalen.

45 45 3. Efter rollespillet giver de to observatører og den stressede kollega feedback til den bekymrede kollega. Virkede det efter hensigten? Hvad gik godt? Hvad kunne man eventuelt gøre endnu bedre en anden gang? Hvad skal man være opmærksom på, når man tager emnet op med en kollega? I skal bruge 5 10 minutter på feedbacken. 4. Spil herefter situationen igennem igen, men denne gang med nye i rollerne som henholdsvis den bekymrede og den stressede. Start med at fordele rollerne. Brug herefter 5 10 minutter på selve rollespillet og endelig 5-10 minutter på feedbacken. 5. Hele plenumgruppen samles herefter og deler erfaringerne fra gruppearbejdet. Var det vanskeligt? Hvorfor/ hvorfor ikke? Hvad er I blevet opmærksomme på? Hvad er vigtigt i forhold til at tage emnet op?

46 46 OPGAVE D: HANDLINGSPLAN FOR KOLLEGIAL INTERVENTION Frygten for at overskride privatlivets grænser holder mange tilbage fra at gribe fat i en stressramt kollega. Har man på forhånd aftalt en handlingsplan for, hvordan hver enkelt gerne vil hjælpes, føler man sig som kollega langt mere sikker på, at ens handlinger vil blive opfattet som omsorg og ikke som utidig indblanding. I skal derfor nu give hinanden sparring på hvilken form for hjælp, I hver især gerne vil have, hvis I selv skulle blive stressede. I kan eventuelt skrive ønskerne ned som en form for stress-handlingsplan og gemme dem, så de kan findes frem, hvis det skulle blive aktuelt. Sådan gør I: 1. Hver deltager bruger 5 10 minutter på at overveje følgende: Hvis du blev ramt af stress i en sådan grad, at både din arbejdsevne og din sociale kontakt til kollegerne ændrede sig, hvordan ville du så gerne have, at dine kolleger reagerede? Hvad skulle de gøre/sige? Hvem skulle gøre hvad, hvordan og hvornår? Brug gerne skemaet på næste side. 2. Del jer derefter op i grupper af Vælg, hvem der først skal have sparring. Det er fokuspersonen. 4. Vælg en tidtager. I skal bruge ca. 15 minutter på hver.

47 47 5. Fokuspersonen fortæller og de andre giver sparring ud fra følgende fokuspunkter: Hvad vil du gerne have, at dine kolleger gør i tilfælde af, at du skulle blive ramt af stress? Hvem af dine kolleger, vil du helst have, tager en snak med dig? Hvordan og hvornår forestiller du dig, at du gerne vil have, at vedkommende tager fat i dig? Hvilke foranstaltninger kunne du forestille dig, at du gerne ville have tilbudt, hvis det var muligt? (fx i forhold til nedsat arbejdstid, tilbud om psykologhjælp m.m.). 6. Skift fokusperson og gentag øvelsen, til alle har været på. Stress-handlingsplan for:

48

49 6. STRESSHÅNDTERING PÅ ORGANISATIONS- PLAN

50 50 6. STRESSHÅNDTERING PÅ ORGANISATIONSPLAN Det er ofte på organisationsplanet, at de dybereliggende årsager til stress blandt medarbejdere skal findes. Med organisationsplan forstås organisationens opbygning, forretnings- og kommunikationsgange samt fordeling af ansvar/magt/beføjelser/ledelse m.m. OPGAVE A: FOREBYGGELSE PÅ ORGANISATIONSPLAN Sådan gør I: Hele plenumgruppen diskuterer følgende: 1. Hvilke forhold på organisationsplan hos jer fungerer allerede så godt, at de rent faktisk virker forebyggende i forhold til stress? (Fungerer jeres edb-system fx så godt, at det i praksis letter jeres arbejde og i den forstand virker stress-forebyggende? Eller er der fx en velfungerende og effektiv mødekultur, der sikrer, at I får de oplysninger, I skal bruge for at udføre jeres arbejde, uden samtidig at tage for meget af jeres tid?). 2. Hvordan kan man overføre principperne for det, der virker, til de potentielle stressfaktorer i jeres organisation? Hvad kan ledelsen gøre? Hvad kan I som medarbejdere gøre? 3. Hvis I ønsker at præsentere jeres ideer for ledelsen, hvordan skal I så gribe det an for at invitere til en konstruktiv dialog omkring det? I skal bruge ca. 45 minutter på øvelsen samlet.

51 51 OPGAVE B: HÅNDTERING: STRESSPOLITIK OG - HANDLINGSPLAN En af måderne at håndtere stress på organisationsplan kan være at udforme en decideret stresspolitik og -handlingsplan. En sådan politik og handlingsplan skal gerne som minimum indeholde følgende punkter: 1. En beskrivelse af virksomhedens holdning til medarbejdere med stress. 2. Angivelse af ledelsens ansvar, både på et overordnet plan og i forhold til en konkret situation og medarbejder. Hvad skal vedkommendes leder gøre og hvornår? 3. Angivelse af kollegernes ansvar. Hvem forventes at gøre hvad og hvornår? 4. Angivelse af den stressramte kollegas eget ansvar for at gøre noget ved sin situation. 5. Beskrivelse af hvilke hjælpeforanstaltninger, der kan iværksættes internt (fx omlægning af arbejdsopgaver, nedsat tid m.m.). 6. Beskrivelse af eksterne hjælpeforanstaltninger (fx tilbud om psykologhjælp, herunder retningslinier for i hvilken udstrækning virksomheden vil betale for hjælpen og hvorvidt det skal være muligt for medarbejdere at henvende sig anonymt). 7. Retningslinier for tilbagevenden til arbejde efter en eventuel sygdomsperiode. Fx mulighed for nedsat tid eller omlægning af arbejdsopgaver (hvis der er tale om en overgangsperiode), eller flex- eller skånejob, hvis der er tale om en permanent situation.

52 52 Sådan gør I: 1. Del jer i grupper på 4 5 deltagere i hver. 2. Diskutér, hvad de forskellige punkter kunne indeholde i en konkret stresspolitik og -handlingsplan. Skriv gerne stikord ned for hvert af de 6 punkter. Brug evt. skemaet på de næste sider. (Fx: Hvad vil I foreslå, at der skal stå omkring en ledelses holdning til stressramte medarbejdere? Hvad mener I, at en leder skal gøre og hvornår? Osv.) Hensigten med diskussionen er ikke, at I nødvendigvis skal blive enige, men at I får drøftet de forskellige punkter. 3. Diskutér dernæst, hvorvidt I mener, at en stresspolitik er nødvendig på jeres arbejdsplads? Hvorfor / hvorfor ikke? Hvis I mener, at en stresspolitik er hensigtsmæssig, og I ikke har en, hvordan kan I så gå i en konstruktiv dialog med ledelsen omkring det? 4. Hvis der allerede er en stresspolitik, er det så jeres erfaring, at den virker efter hensigten? Hvorfor / hvorfor ikke? Hvis der er en politik, som I mener ikke efterleves i praksis, hvad kan I så gøre for at medvirke til, at der bliver skabt overensstemmelse mellem hensigt og handling? 5. Afslutningsvis skal I samles i plenum, hvor hver gruppe fremlægger sine overvejelser for de andre. I skal bruge ca. 75 minutter på øvelsen.

53 53 Input til en stresspolitik og -handlingsplan En beskrivelse af virksomhedens holdning til medarbejdere med stress Ledelsens ansvar

54 54 Input til en stresspolitik og -handlingsplan (fortsat) Kollegernes ansvar Den stressramte kollegas ansvar

55 55 Interne hjælpeforanstaltninger Eksterne hjælpeforanstaltninger

56 56 Input til en stresspolitik og -handlingsplan (fortsat) Retningslinier for tilbagevenden til arbejde

57

58

59

60 UDGIVET AF IDA INGENIØRFORENINGEN I DANMARK SEPTEMBER 2006 Kalvebod Brygge København V Telefon Fax ida@ida.dk Regionskontorer: Aalborg Vestre Havnepromenade 1B, 2. sal 9000 Aalborg Fax Århus Værkmestergade 25, 9. etage 8000 Århus C Fax Odense Englandsgade Odense C Fax Design: sylvester hvid & co. Tryk: IDAs PrintCenter.