Fyns Amt 27. april 2004 EPJ-sekretariatet Brln. Referat. Af ekstraordinært møde i Fyns Amts EPJ-styregruppe

Transkript

1 Fyns Amt 27. april 2004 EPJ-sekretariatet Brln Referat Af ekstraordinært møde i Fyns Amts EPJ-styregruppe Mandag den 26. april 2004 kl Børstenbindervej, mødelokale 13 Mødedeltagere: Direktør Niels Mortensen, Fyns Amt [Formand] [NM] Områdedirektør Jens-Otto S. Jeppesen, OUH [JOJ] Cheflæge Peder Jest, SHF [PJE] IT-chef Ole Wintoniak, Amtsgården [OW] Informatikchef Jens Ole Henriksen, OUH [JOH] IT-chef Svend Ulka Petersen, SHF [ULKA] Adm. Overlæge Søren Jakobsen, afd. G, SHF, [SOJA] Afbud Adm. Overlæge Sten Grove Thomsen, afd. D, OUH [SGT] Afbud Centerchef Inge Skov Andersen, Patientcenter Rød, OUH [ISA] IT-koordinator Bjarne Hjorth, Røntgen afdelingen, OUH [BJH] Vicekontorchef Tove Lehrmann FynCom [TLE] EPJ-konsulent Lone Tynan, EPJ-sekretariatet [Referent] [LTY] EPJ-konsulent Henrik Lindholm, EPJ-sekretariatet [HENL] EPJ-projektmedarbejder Britt Lehrmann, EPJ-Sekretariatet [Referent] Dagsorden: Konsulent Peter Andersen, Udviklingsafd. FA, deltager under punkt 3. [PA] 1. Velkomst og indledning til mødet v/ Niels Mortensen 2. Meddelelser 3. Indstillinger fra Evalueringsgruppen vedr. oprettelse af Ph.d., samt samarbejde med Handelshøjskolen i Århus om måleprogram. - Til beslutning v/ Peter Andersen 3.a Fastlæggelse af vægte mellem tildelingskriterierne i FA s EU udbud v/ Henrik Lindholm 4. Revideret projektorganisation Til endelig godkendelse v/ Lone Tynan 5. Samlet strategi for implementering af EPJ på OUH Til beslutning v/ Lone Tynan 6. Præsentation af indkomne tilbud v/svend Ulka Petersen 7. Eventuelt 1

2 1. Velkomst og indledning til mødet v/ Niels Mortensen 2. Meddelelser: Pr. 1. maj 2004 er Jonas Hedegaard Knudsen ansat som ny EPJ-konsulent i EPJ-Sekretariatet. NM: Orienterer om seminar afholdt af Styregruppen for Dokumentation i Sundhedsvæsnet. Et godt møde, der burde være holdt tidligere. Olaf Ingerslev udarbejder et notat om mødets beslutninger. Eventuelt kan dette drøftes i Styregruppen. G-EPJ v. 2.0 blev drøftet. Til november 2004 kommer version 2.1, og formentlig i september 2004 vil fælles indhold til forløbsregistrering blive annonceret fra Sundhedsstyrelsen. Ny sygehusklassifikation blev diskuteret, herunder om den nuværende klassifikationsmodel skal fortsættes, eller der skal skiftes til Snowmed. 3. Indstillinger fra Evalueringsgruppen vedrørende oprettelse af ph.d. samt samarbejde med Handelshøjskole v/ Peter Andersen PA orienterer: Gruppen har haft drøftelser med SDU, der forholder sig tøvende, men overvejer om de kan bidrage med finansiering. PA har udarbejdet notat herom. Kristian Kidholm, der har gode erfaringer på området, har lavet udkast til projektplan. Endelige projektplan skal dog laves i samarbejde med de involverede parter, og det skal overvejes om leverandørerne skal/kan hæftes på. PA ønsker et mandat fra EPJ-styregruppen til videre forhandling. En ph.d. koster ca. 1½ million kr. PA forslår følgende model: EPJ-projektet betaler de første to år, SDU betaler 3. år. Eventuelt ekstern finansiering deles ligeligt. NM gav udtryk for en vis skepsis i forhold til et ph.d.-projekt. Ønsker således mere vægt på evaluering end på et ph.d. forløb. Desuden er der et projekt i gang for ledige AC ere, og spørgsmålet er, om vi skal gøre noget for bredde eller for en enkelt. PJE: Enig. Der er her en unik chance for at lave ph.d. i stor skala. Kan uddannelsesinstitutioner ikke se det, er det ikke Fyns Amts funktion at løfte opgaven. TLE: Er der lignende ph.d. projekter ved andre universitetet? PA: Ved Handelshøjskolen, Århus, hvor de jyske amter samarbejder. JOJ påpeger, at tendensen vedrørende finansiering klart er 1/3, 1/3, 1/3. (EPJ, SDU, eksternt) PA: Evalueringsgruppen må afveje, hvor mange ressourcer der skal bruges på at skaffe eksterne midler. CMTV puljen har ansøgningsfrist 16. juni At søge kr. hos dem er ikke noget stort beløb, og de har tidligere givet penge til to mindre EPJ-projekter. TLE: Kan det, at søge hos CMTV, ikke bindes os til at blive inden for deres emne? PJE: Tror ikke, at det er noget problem med CMTV, for alle aspekter skal anskues alligevel. Opfordrer til at der ikke udelukkende fokuseres på SDU. Der kunne være andre muligheder. LTY: Tidligere gode erfaringer med at søge midler hos Apotekerforeningen. TLE påpeger at de vist er ved at lukke. JOJ: Der skal også findes en vejleder, der vil stå for forløbet. Påpeger, at der skal være rimelig klarhed over den eksterne tredjedel inden vi går til SDU. NM: Opsamling: Vi vil fra amtslig side yde 1/3 af finansiering. PA bedes overveje, hvor eksterne midler kan hentes, og om der er alternativer til SDU, der dog skal høres som den første. Samtidig påpeges det, at beslutningen om dette ikke nødvendigvis kan træffes nu. Sagen kan eventuelt drøftes igen om et halvt år. 2

3 LTY oplyser om, at der afholdes en konference den 24. maj 2004 om erfaringerne med anvendelse af digitalt måleprogram til EPJ-evaluering i Nordjyllands amt. Repræsentanter fra evalueringsgruppen deltager. Se link til arrangementet på PA orienterer: Det har været diskuteret, hvorledes vi bedst opnår effektvurdering, dvs. indsamlet data og bearbejdet dem. Handelshøjskolen i Århus har påbegyndt en åben effektmodel og er ved at opnå erfaringer. De ønsker en fælles amtslig åben database, som alle kan trække på. Ønsker desuden at prøve dette af og modtage bidrag til videreudviklingen. PA foreslår, at vi indgår i et samarbejde i fire måneder, hvor også H:S deltager. Foreløbig udgift til udvikling af elektronisk måleprogram er i alt kr., der skal deles mellem Fyns amt og H:S. Der gives tilsagn, og NM konkluderer, at arbejdet vedrørende effektvurdering synes at køre fint, og er overbevist om, at der vil komme noget godt ud af det. 3a. Fastlæggelse af vægte mellem tildelingskriterierne i FA s EU udbud v/ Henrik Lindholm HL orienterer om Vurderingsgruppens arbejde. Har udsendt notat om emnet. Det besluttes på mødet, at HL skal udarbejde en model, der viser at første kriterium har den højeste procentsats, og at procenterne herefter falder. De tre første kriterier vil tilsammen vægte ca. 70 procent. 4. Revideret projektorganisation Til endelig godkendelse v/ Lone Tynan LTY: Projektorganisationsnotatet er revideret i henhold til kommentarer fra sidste Styregruppemøde. Desuden er indarbejdet de beslutninger, der blev truffet vedrørende implementering. JOH: Påpeger, at IT-søjlen blev reorganiseret i februar 2004, bl.a. kom JOH og Svend Holm Henriksen ind i IT-søjlen. Dette ses ikke i projektnotatet, men det bør fremgå af notatet. ULKA: I Tekniksøjlen mødes projektlederne og nedsætter arbejdsgrupper efter behov samt koordinere opgaverne. Hver opgave har en projektleder som tovholder. Har indtryk af at de øvrige søjler fungerer på tilsvarende vis. Ideen er, at så mange som muligt kan være på deres almindelige arbejdsplads og kun bruges i projektsammenhæng, når det er behov for dette. JOJ: Anmoder om, at den interne organisation i EPJ-Sekretariatet i forhold til normalorganisationen skrives ind. Det øger klarheden og vil være nyttigt for alle. JOJ, JOH og ULKA har haft et møde, hvor dette er blevet drøftet. LTY modtager et kort beskrivelse af dette, som indføjes i notatet. HENL: Folk, der ikke er del af Vurderingsgruppen, er forbavsede over, at de stadig skal deltage i arbejdet f.eks. mht. udarbejdelse af cases. Der bør udsendes info-materiale om, at de bliver kompenseret med 1½ dag pr. uge. LTY: Når notatet er besluttet, sendes notatet til informationsgruppen, således at de kan informere om ændringerne. PJE: Påpeger at SHF ikke er tilfreds med kompensationen. En yngre læge, der overskrider sin normtid, skal f.eks. have 150 % betaling. Har talt med områdedirektør Peter Henriksen om problemet. NM: Konklusion: Projektledernes rolle skal tydeliggøres, samt hvorledes projektet forholder sig til normalorganisationen på OUH. Udkast sendes til NM og JOJ pr mail. 5. Samlet strategi for implementering af EPJ på OUH Til beslutning v/ Lone Tynan LTY gennemgik notatet, som var udsendt til deltagerne før mødet. Notatet beskriver den kommende organisation i forbindelse med implementering af EPJ på OUH, samt implementeringsplanen og de forskellige aktiviteter. Tidsplanen er meget ambitiøs, dette for at kunne overholde regeringens aftale med amterne. 3

4 OW: De ledige AC ere skal vælges med omhu, så der kan drages mest mulig nytte af dem. ULKA: Tanken er, at de hver især skal danne team med en EPJ-koordinator. På den måde får vi klinisk såvel som projektmæssig erfaring. JOJ: Koordinatorer og AC ere ansættes i forhold til implementeringen på OUH. Er der i afdelingerne personer, der skal sikre, at alle led kører? Bekymring for at det bliver fragmentarisk. LTY: Der skal frikøbes ressourcepersoner i 4 måneder i afdelingerne, der bl.a. skal undervise slutbrugerne. Derudover udpeges fra ledelsesniveauet en nøgleperson i hver afdeling. ULKA: Afdelingsledelsen skal naturligvis spille med ellers går det ikke. Der skal uddannes personer fra hver afdeling, der kan bistå, således at afdelingen efter udrulning kan klare sig selv. Desuden foreslås i notatet uddannet organisationskonsulenter, der skal hjælpe til med ændringer af arbejdsgange. TLE: Præsentationerne gav indtryk af, at der ligger en stor opgave i forbindelse med opsætning af systemet. Nogen skal sættes sig ned og formulere dette, hvilket kunne gøres allerede nu. HENL: Ser ressourcepersonerne som den kit, der binder afdelingen sammen. Skal være udpeget af afdelingsledelsen, så de har dennes opbakning. JOJ: Der skal være en lokal støtteperson i afdelingen. Eventuelt som en del af de 240, eller som ekstra. Dette bør diskuteres. ULKA: Notatet er en afvejning af de erfaringer, der er gjort i SHF. Der vil være en supportfunktion også efter koordinatorerne har forladt det. Desuden de før omtalte organisationskonsulenter. Det ville være godt med afdelingskoordinator. Det er mange ressourcer at binde, men måske er de givet godt ud? Jo mere støtte der kan gives til afdelingerne i begyndelse, desto bedre vil det være. Dette er en dynamisk proces, hvor vi hen over tid må rette organisation og system til. ISA. Implementeringsplanen er meget ambitiøs. Får det konsekvenser for drift og økonomi generelt? JOJ: Håbede at få noget at vide om budget. Der kommer vel et oplæg herom? LTY: Budgettet er p.t. under behandling i økonomigruppen. Styregruppen orienteres den 17. maj Rammerne og principperne i forbindelse med den kliniske implementering af systemet diskuteres. Vi har ved flere af leverandørpræsentationerne hørt at systemerne skal sættes op, og at det er amtets opgave af definere niveauerne for dette i organisationen NM: Mange valg skal træffes; for amtet som helhed, på sygehusniveau eller på afdelingsniveau? De i implementeringsorganisationen, der skal træffe disse valg, skal have væsentlig klinisk og organisatorisk indsigt. ULKA: Med EPJ får vi endnu flere opgaver med at beskrive fælles datagrundlag, end dem vi i dag kender fra FPAS (SOMDATA gruppen). Mener, at der skal være en gruppe, der håndtere denne opgave. Eventuelt med udgangspunkt i Begrebs- og terminologigruppen. Denne gruppe kan komme på banen nu, og dermed starte en proces med at få EPJ integreret i normalorganisationen. TLE: Dette er også en generel beslutning: Hvor åbent skal systemet være? Vigtigt at lægge en politik for amtet, sygehuset og afdelingen, ellers kan det blive en tidsrøver. I Det grønne system kan brugerne sætte meget op, men det kan være uhensigtsmæssigt, hvis brugerne selv gør det. OW: Det skal organiseres hurtigt og blive en del af processen. Der er sat fin tid af i forhold til pilotafdelingerne, men de andre afdelinger skal også bruge tid. Nogle skal styre denne proces. NM: Konklusion: Opgaven med opsætningen præciseres af EPJ-Sekretariatet. Den kliniske projektleder skal sørge for at processen bliver detailbeskrevet, samt skal tænke videre i, hvordan opsætningen og hvilke standarder skal styres. HENL: Erfaringerne fra pilotafdelingerne skal også hjælpe til her. Der er tanken med pilotdriften. Og efter pilotdriften vil der blive evalueret. 4

5 PJE: Mange stillinger er involveret, men har ellers ingen indvendinger til notatet. To kommentarer: Side 9, pkt 2.6. Bemærker tidspunktet. Taler desuden mod underskreven implementeringsaftale. Kan ikke se rationalet i det. Normalt laves ikke underskrevne aftaler med afdelingsledelse, der er deres arbejde at implementere beslutningerne. JOJ: Aftalen er fin. Giver klarhed og fungerer samtidig som et informationsredskab. PJE: Detaljen omkring underskrift er overflødig for de har ikke mulighed for ikke at skrive under OW: Enig med PJE. Vi benytter princippet på ESDH projektet på Amtsgården. HENL: Afdeling G og F på OUH er bekymret, for at det tekniske udstyr ikke er til rådighed. Kontrakten kunne være en tryghed for dem. BJH: Der kunne eventuelt blot stå på papiret, at det blev drøftet den og den dag. På baggrund af notatet indstillede EPJ-S, at: strategien for udrulning af Elektronisk Patientjournal på Odense Universitetshospital gennemføres, som beskrevet i notatet strategien evalueres og justeres efter pilotdriften. Herunder at: EPJ-styregruppen godkender ansættelse til de nødvendige stillinger til implementeringsorganisationen. o ansættelse af 15 EPJ-koordinatorer godkendes. o ansættelse af 2 kursus administrationssekretærer godkendes o frikøb af 2 Organisationsudviklingskonsulenter godkendes o frikøb af ressourcepersonerne godkendes. EPJ-styregruppen godkender strategi for gennemførelse af 1-dags kursus i grundlæggende IT for 1200 kursister i 2004/2005 ved ekstern kursusudbyder. EPJ-styregruppen godkender strategi for gennemførelse af arbejdsgangsanalyser og forandringsprocesser i pilotafdelingerne. EPJ-styregruppen godkender projekt vedrørende ansættelse og uddannelse af arbejdsløse akademikere til at deltage i processen med implementering af EPJ. Vedrørende kompensation at: EPJ-styregruppen fastlægger principper for kompensation af afdelingerne i forbindelse med implementering af EPJ. NM konklusion: Indstillingerne tiltrædes under forudsætning af, at der økonomisk er råderum hertil. 6. Præsentation af indkomne tilbud v/ ULKA ULKA gennemgik kort indtrykkene fra de 5 leverandørpræsentationer. EPJ-Sekretariatet har materiale og slideshow fra de 5 præsentationer, som styregruppens medlemmer kan få tilsendt ved henvendelse til sekretariatet. 7. Eventuelt TLE: Orienterer vedrørende svangrejournal. Fyns Amt er sammen med Frederiksborg amt udvalgt til pilotprojekt. Der er nu en diskussion om, hvordan det skal virke: Skal der arbejdes i en EPJ og sendes til en fælles vandrejournal på sundhedsportalen, hvor alle kan kigge? Er klinikerne villige til at arbejde i en anden EPJ end den daglige, eller til at arbejde på nettet, på vandrejournalen? ULKA: Dette kan blive problemstillinger, som vi må forholde os til. Disse problemstillinger findes bl.a. også på diabetesområdet. NM: Svær diskussion, særligt når tanken er, at EPJ en i fremtiden skal være på nettet: dvs. én EPJ pr. person. Før vi ved om dette projekt bliver til noget er det svært at tage diskussionen TLE: De vil gerne have diskussionen her i foråret. 5

6 NM: Problemet er ikke det lukkede system, men om du som kliniker skal arbejde i to forskelligt udseende EPJ er. OW: Nødt til at tage pragmatiske valg. Der er allerede forskellige EPJ er i DK. NM: Vigtigt at der bliver skrevet om dette. Fx også vedrørende sårpatienter, her skal også tænkes integration til fx diabetes. Der lægges op til at TLE skriver oplæg hertil. Næste møde afholdes onsdag den 19. maj klokken , Børstenbindervej, lokale 13. 6