Bilag 5: Organisering af samarbejde mellem. Miljø- og Fødevareministeriet og Københavns Universitet, IFRO samt Århus Universitet, DCE

Transkript

1 Bilag 5: Organisering af samarbejde mellem Miljø- og Fødevareministeriet og Københavns Universitet, IFRO samt Århus Universitet, DCE 1

2 Indhold Formål... 3 Organisering af den løbende kommunikation... 3 Organisering af forberedelse af det årlige arbejdsprogram... 4 Den løbende implementering af arbejdsprogrammet... 5 Udvikling af rammeaftalens forskningsstrategi... 6 Den faglige kvalitetssikring... 6 Offentliggørelse og administrativ understøtning

3 Formål Dette bilag til Miljø- og Fødevareministeriets rammeaftale med Københavns Universitet og Århus Universitet om samfundsøkonomisk forskning og myndighedsbetjening har til formål at beskrive procedurerne for det løbende samarbejde omkring rammeaftalen mellem parterne i relation til dialogen om igangværende aktiviteter, de årlige forberedelser af arbejdsprogram samt udarbejdelse af forskningsstrategien for rammeaftalens forsknings- og kompetencedel. Organisering af den løbende kommunikation Det løbende samarbejde aftales af koordinationsgruppen. Denne gruppe består af kontorchefen/teamlederen for økonomisk analyse i Miljø- og Fødevareministeriets departement og en administrativ medarbejder fra Miljø- og Fødevareministeriet (MFVM), samt fire repræsentanter fra konsortiet: den faglige sektionsleder fra hver partner (Bo Jellesmark Thorsen (befuldmægtiget), KU/IFRO og Berit Hasler, AU/DCE,), samt en administrativ medarbejder fra KU/IFRO og AU/DCE. Koordinationsgruppens præcise mødedatoer fastlægges i arbejdsprogrammet, idet de som udgangspunkt søges placeret ultimo februar, maj, august og medio oktober og november. Dette er tilpasset forløbet med implementering af arbejdsprogrammet frem mod rapportering af det forgangne års arbejde samt udarbejdelse af arbejdsprogram for det kommende år. Ultimo februar: Status og evaluering forgangne år, opfølgning på arbejdsprogram for indeværende år, herunder justering af arbejdsprogram og ad hoc-opgave og drøftelse af potentielle opgaver til næste år. Ultimo maj: Opfølgning på arbejdsprogram for indeværende år, herunder justering af arbejdsprogram og ad hoc-opgaver. Gennemgang af evt. forslag til næste års arbejdsprogram. Status for forskningsstrategi. Hvert andet år aftales en evt. justering af de aftalte forskningsemner i strategien. Ultimo august: Opfølgning på arbejdsprogram for indeværende år, herunder justering af arbejdsprogram og ad hoc-opgaver. Gennemgang af forslag til næste års arbejdsprogram. Medio oktober: Opfølgning på arbejdsprogram for indeværende år, herunder justering af arbejdsprogram og ad hoc-opgaver samt udkast til arbejdsprogram for næstkommende år. Medio november: Endeligt aftalt arbejdsprogram for kommende år. MFVM har ansvaret for forberedelsen og indkaldelsen til koordinationsgruppens møder, idet de kan tilkalde konsortiets bistand og materialer. Dagsordener og sted aftales fjorten dage før mødeafholdelse, og materiale fremsendes senest fem arbejdsdage før afholdelse. Gruppen kan herudover mødes ad hoc ved behov, og begge parter kan tage initiativ til ad hoc møder. Den aktivitets- og projektspecificerede del af rammeaftalen (maximalt 50 % af bevillingen) er i centrum for det løbende samarbejde mellem ministeriet og konsortiet, idet der for den øvrige del af 3

4 rammeaftalen foretages en overordnet drøftelse af den strategiske retning og rapporteres fra konsortiet ift. planlagte og gennemførte aktiviteter. Gruppen mødes kun undtagelsesvist om de enkelte projekter, idet dialogen om disse gennemføres i projektspecifikke grupper, jf. nedenfor, vedrørende implementering af arbejdsprogrammet. Organisering af forberedelse af det årlige arbejdsprogram Det årlige arbejdsprogram opbygges løbende i det foregående år, i dialog mellem MFVM og konsortiet, og lægges endelig fast ved koordinationsmødet medio november, jf. rammeaftalen. Forud for dette er arbejdsprogrammet godkendt i ledelserne i MFVM og konsortiet. Arbejdsprogrammet består af konkrete og detaljerede beskrivelser af de enkelte opgaver og delprojekter, der udføres for dels de 20 % faste opgaver og dels de 60 % årlige aftalte opgaver. Ad hoc-opgaverne aftales løbende og er derfor ikke beskrevet i arbejdsprogrammet. De faste opgaver kan udover opdatering af nøgletalskatalog og vedligeholdelse af MIRESA aftales til at indeholde fx løbende eller periodevis statistik og dataindsamling af relevans for rammeaftalens områder eller fast/periodevis repræsentation i forskellige udvalg. Det er vigtigt for kvaliteten i myndighedsbetjeningen, at hver eneste opgave beskrives konkret og ressourcesættes. De årlige aftalte opgaver defineres i det årlige arbejdsprogram, der udarbejdes løbende og endelig aftales på november-mødet det foregående år. Proceduren og tidsforløbet for udarbejdelsen af dette er som følger: - På møderne i februar, maj og august kan både MFVM og forskningsinstitutionerne, ved det faglige ledelsesteam, stille forslag til kommende projekter. Disse indgår på en liste, som bruges som udgangspunkt for udkast til arbejdsprogrammet, der udarbejdes i efteråret. - Et projekt kan planlægges til start og afslutning indenfor ét kalenderår, men kan også planlægges til at strække sig over mere end ét år. - For hvert relevant projekt udpeges en faglig tovholder hos konsortiet og en projektejer hos ministeriet. - Tovholder og projektejer har ansvar for, støttet af konsortiets faglige ledelse at beskrive projektets forventede faglige indhold, ressourcemæssige omfang og tidsmæssige forløb i dertil udarbejdet skabelon. - Projektbeskrivelsen skal være færdiggjort senest medio oktober, så dens plads i arbejdsprogrammet kan vurderes. - Den overordnede prioritering af projekter foretages af koordinationsgruppen på oktobermødet. - Det er undtagelsesvist muligt at tilføje nye projektideer, der skal beskrives og ressourcevurderes af fagmiljøerne, i løbet af oktober, såfremt der opstår et nyt behov i MFVM. Det kan ske, i det omfang disse vurderes at opnå prioritet over andre aktiviteter, MFVM måtte ønske i arbejdsprogrammet og de påtænkte projekter ikke kan rummes indenfor ad hoc opgaverne, se nedenfor. 4

5 - Det endelige arbejdsprogram for det kommende år fremsendes medio oktober til godkendelse i MFVM s ledelse og konsortiets ledelser. Denne fremgangsmåde skal sikre kvalitet i arbejdet og opfylde MFVM s ønsker om at kunne trække på en bred vifte af økonomiske kompetencer i myndighedsbetjeningen. Ad hoc opgaverne på kontrakten forventes at kunne bestå af mindre projekter eller opgaver, der kan have hastende karakter, men kan også rumme et eller to projekter af fx et par måneders varighed i det ad hoc omfanget skønsmæssigt vil udgøre omkring 5 måneders indsats. I tilfælde af mindre hastende opgaver er proceduren, at efter henvendelse fra teamlederen i økonomisk analyse i MFVM, udarbejdes i dialog mellem bestiller i MFVM og konsortiets faglige ledelse (repræsenteret ved Bo Jellesmark Thorsen, IFRO) en kort opgavebeskrivelse ved brug af Den gode bestilling (endelig koncept aftales i koordinationsgruppen) Derefter allokerer konsortiets faglige ledelse opgaven til kompetente forskere, der sættes i kontakt med den relevante person i MFVM. I tilfælde af, at en betydende del af ad hoc delen af rammeaftalen prioriteres allokeret til et projekt undervejs i arbejdsåret, skal en projektbeskrivelse udarbejdes som ovenfor beskrevet, og det skal sikres at projektet trods den sene etablering kan leveres i tilstrækkelig kvalitet til tiden. Den løbende implementering af arbejdsprogrammet Den løbende implementering af arbejdsprogrammet påhviler konsortiets parter og ledes af det faglige ledelsesteam, der består af den faglige sektionsleder fra hver partner (Bo Jellesmark Thorsen (befuldmægtiget), IFRO og Berit Hasler, AU/DCE) suppleret med relevante faglige og administrative medarbejdere. Med udgangspunkt i de fastlagte projektbeskrivelser, bemandings- og tidsplaner er der allerede ved arbejdsprogrammets vedtagelse fastlagt tidsrammer og leverancer på projektniveau. Der kan være et behov for en faglig dialog mellem medarbejdere ved MFVM og medarbejdere ved konsortiet undervejs om det enkelte projekt. Den sikres af projektleder hos forskningsinstitutionen og projektejer i Miljøministeriet. Der kan nedsættes egentlige følgegrupper til konkrete projekter efter behov. Hvis projektleder og/eller projektejer i MFVM undervejs finder anledning til at revurdere projektets sigte, forløb eller omfang (herunder bortfald), der indebærer konsekvenser for arbejdsprogrammet og ressourcetrækket, skal eventuelle forslag til ændringer specificeres og rettes til konsortiets faglige ledelsesteam, der skal udvirke en løsning. Såfremt der er betydende konsekvenser for ressourcer eller tidsplaner forelægges løsningsforslaget for koordinationsgruppen, der vurderer forslaget i lyset af det samlede arbejdsprogram og dets ressourcer. 5

6 Udvikling af rammeaftalens forskningsstrategi Der afsættes 50 % af bevillingen til opretholdelse og videreudvikling af forskningsgrundlaget herunder gennem gearing med andre eksterne forskningsmidler. En effektiv gearing kræver idérigdom, hurtighed, omstillingsevne og beslutningsdygtighed, så man kan udnytte de opståede muligheder. Frem mod rammeaftalens ikrafttræden 1. januar 2017 formuleres der i dialog mellem MFVM og konsortiet en fleksibel, rummelig og flerårig strategi, der beskriver de områder af relevans for rammeaftalen, som MFVM og konsortiet i fællesskab finder, der skal ske en forskningsmæssig udvikling på. Disse områder udvælges så de bredt understøtter de langsigtede behov for myndighedsunderstøttelse i henhold til rammaftalen, som parterne kan identificere, under hensyntagen til den viden man måtte have om kommende udbud af forskningsmidler. Konkret indeholder forskningsstrategien fire til seks forskningstemaer, som kan have enten et tematisk eller metodisk fokus. Der aftales målepunkter og indikatorer i forhold til strategien. Strategien justeres hvert andet år fremadrettet. MFVM implementerer egne interne procedurer for at sammenstille ønsker til forskningsstrategien, ligesom grundlaget for forskningsstrategien også inkluderer de brede forskningsstrategier hos konsortiets parter. Ansvaret for at forfølge mulighederne for eksterne projekter til understøtning af forskningsstrategien ligger hos konsortiet. Parterne etablerer en procedure til at understøtte MFVMs arbejde med at formulere forslag, der understøtter MFVMs forskningsbehov, fx Innovationsfonden, EU (Horizon 2020). Sigtet er at øge mængden af øremærkede forskningsmidler, der kan understøtte MFVMs behov på rammeaftalens fagområder. MFVM orienteres løbende om, hvilke udviklingsaktiviteter der forfølges gennem statistikker over de ansøgninger, som konsortiet udfærdiger og de hjemtagne projekter. Der aflægges årligt omsætningsregnskaber for de hjemtagne projekter, jf. nedenfor. Når der hjemtages projekter til gearing, er det ikke muligt at omprioritere ex post. Det er langsigtede og risikable investeringer, der kræves for at udvikle et område for eksterne midler. Derfor er det vigtigt, at der er stabilitet i forskningsgrundlagsbevillingen for hele kontraktperioden, samt at disse midler har et vist minimumomfang hos hver part. De 50 % af den samlende bevilling i forbindelse med kontraktindgåelsen fordeles således, at hver partner har mindst 40 % af denne del. De resterende 20 % fordeles efter kontraktindgåelse under hensyn til arbejdsprogramudviklingen og den langsigtede strategi og kan årligt revurderes af koordinationsgruppen. Den faglige kvalitetssikring Den faglige kvalitetssikring løftes af de faglige miljøer og sikres af konsortiets faglige ledelsesteam i samarbejde med konsortiets respektive daglige ledelser i overensstemmelse med fastlagte procedurer for kvalitetssikring, der findes hos parterne. Den faglige ledelse hos hver af parterne og 6

7 projektlederen har ansvaret for at efterleve disse og afsætte tid til kvalitetssikringen. For begge parter gælder, at det faglige indhold af leverancer kvalitetssikres ved, at flere kompetente medarbejdere indenfor konsortiet med kompetencer på det konkrete område læser og kommenterer de enkelte produkter. Den faglige ledelse i konsortiet sikrer, at dette koordineres på tværs af parterne for produkter med relation til rammeaftalen. Hvis der findes varierende faglige velfunderede synspunkter eller resultater med relation til centrale dele af de faglige konklusioner, skal dette fremgå klart af leverancen og årsagerne til variationen så vidt muligt udpeges. Det overordnede ansvar for den faglige kvalitet af det endelige produkt ligger hos den af parterne, som har det overordnede ansvar for den pågældende opgave. MFVM s fagmiljøer, evt. følgegrupper, får udkast til rapporter med mere til kommentering hvis ønskeligt og efter aftale. De ansvarlige forskere vurderer kommentarerne og foretager de modifikationer, de finder mulige, relevante og fagligt forsvarlige. Kvalitetssikring sker inden projektleder og projektejer melder projektet afsluttet. Offentliggørelse og administrativ understøtning Der vil ske løbende offentliggørelse af de leverancer, der udarbejdes under rammeaftalen, ligesom offentligheden sikres adgang til data og analyser etc., der ikke er beskyttet af tredjepartsaftaler. I forbindelse med den enkelte projektbeskrivelse aftales en plan for offentliggørelse, idet der altid sker offentliggørelse senest 3 måneder efter et projekt er afsluttet, med mindre andet aftales. Offentliggørelse er en forpligtelse for parterne, transparens i rådgivningen og en beskyttelse af såvel MFVM og konsortiet i forhold til uafhængighed. Den løbende pipeline information om publicering af resultater (artikler, rapporter med videre) af relevans for MFVM tilrettelægges i to spor. For det første informeres MFVM løbende og (så vidt muligt) tre uger før offentliggørelse af arbejder udført på rammeaftalen og andre myndighedsprojekter på området. Her følges retningslinjerne nævnt i rammeaftalens Det andet spor vedrører den løbende internationale, engelsksprogede publicering af forskning fra konsortiet. Der er her tale om ganske store mængder information og ofte ganske komplekst stof. Derfor vil konsortiet foretage en vurdering af, hvilke studier der dels har relevans for MFVM og dels forventes (eventuelt på parternes eller andres initiativ), at tiltrække opmærksomhed herhjemme. På basis af den vurdering vil konsortiet redegøre for studierne ved koordinationsgruppemøderne og fremsende artikler samt eventuelt pressemateriale om sådanne studier til MFVM. I de senere år har internationale artikler om fx økosystemtjenester, klimaforandringer, vindmøller, vandmiljøregulering og økonomiske styringsinstrumenter tiltrukket sig opmærksomhed herhjemme og i EU til tider på pressens eller andres initiativ. For at understøtte det faglige arbejde stiller konsortiet den nødvendige administrative service til rådighed. Den administrative service omfatter såvel sekretærbistand og IT-service som betjent-, HR-, økonomi- og kommunikationsfunktioner i forbindelse med fx offentliggørelse af rapporter, pressemeddelelser etc. Disse funktioner vil i nødvendigt omfang blive inddraget i det daglige arbejde inden for aftalen. Konsortiet har egne administrative medarbejdere og passende omfang bemanding på alle funktioner, hvilket sikrer, at understøtningen hele tiden vil og kan være til rådighed. Parterne har de nødvendige systemer til at understøtte en entydig sammenknytning af de 7

8 enkelte aktiviteter og deres ressourcetræk. Forskerne, der arbejder på arbejdsprogrammet, gennemfører løbende tidsregistrering på fastlagte projektnumre, når de implementerer arbejdsprogrammet i henhold til det underliggende arbejdsprogram. For at sikre en så smidig administrativ understøttelse som muligt vil det faglige ledelsesteam blive suppleret med en fast administrativ koordinerende medarbejder for myndighedsområdet fra begge institutioner. Derved sikres, at eventuelle faglige beslutninger med behov for administrativ assistance hurtigt og enkelt bliver håndteret. Derudover vil de administrativt koordinerende medarbejdere medvirke til udarbejdelsen af den løbende faglige orientering og den årlige afrapportering og regnskabsaflæggelse. Den løbende informering af koordinationsgruppen ved de kvartalsvise møder samt den årlige afrapportering skal fra konsortiets side indeholde mindst følgende punkter: i) projektstatus for arbejdsprogrammets aktiviteter såvel faste opgaver som de aftalte projekter og eventuelle ad hoc opgaver løst, ii) liste af færdiggjorte og udestående leverancer, inkl. publikationer, i forhold til dette, iii) status på ressourceanvendelsen (timer og budget) på rammeaftalens planlagte opgaver. Derudover opstilles der ved årsrapporteringen iv) en liste over relevante forskningsprojekter med anden ekstern finansiering, der har været aktiv det forgangne år, deres budgetomfang og den medfinansiering, der måtte være fra denne rammeaftale, samt v) en liste over de relevante projekter, der er hjemtaget over året med angivelse af eventuel gearing samt relevante ansøgninger. 8