Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 26. november 2014, kl i Oasen, Strandmarksvej 18, 1. sal, Hvidovre

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 26. november 2014, kl i Oasen, Strandmarksvej 18, 1. sal, Hvidovre Bestyrelsen Christian Thode, Marianne Salomonsen, Chris Wenlock, Finn Gerdes, Johnna Brandal, Jørnanker Døpke, Michal Støckel, Beth Hørsted, Niels Ulsing Afbud: Rolf Andersson Medarbejderudpeget observatør: Richard Taube KAB: Forretningsfører Annette Birkov, driftschef Per Hansen Revisionen: Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Indholdsfortegnelse 1. Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 10. september Fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmødet den 10. september Revisionsprotokol Bestyrelsens sammensætning Meddelelser fra formanden... 4 Sager til beslutning Godkendelse af regnskab for med tilhørende revisionsprotokol Budget for Beretning /23

2 9. Forvaltningsrevision Forvaltningsrevision lokale målsætninger Bestyrelseshonorar KAB s Beboerferier Sager til orientering , Helhedsplan Friheden I status , Langhusene - Oversigt over reklamationssager , Langhusene beboerapp Evaluering af KAB s indkøbspolitik Frihedens Butikscenter planer for fremtiden Selskabets økonomiske situation Forsikringsstatistik fra Willis Orientering om Udbetaling Danmark Orientering om lancering af psykiatrilinjen Elektronisk håndtering af syn E-syn Guidelines for sociale viceværter i KAB Skabeloner til nye reglementer Ejendomskontorets virke Nyt fra afdelingerne Beboerklagenævnssager Kommende møder Eventuelt Bilag 1: Revisionsprotokollat... 4 Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskaber... 6 Bilag 3: Selskabets budget for Bilag 4: Årsberetning... 7 Bilag 5: KAB s beboerhøjskoler Bilag 6: Forsikringsstatistik for boligorganisationen Bilag 7: Forsikringsstatistik for KAB-fællesskabet samlet Bilag 8: Guidelines for sociale viceværter Bilag 9: Husorden Bilag 10: Oversigt over beboerklagenævnssager /23

3 1. Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 10. september 2014 Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 10. september 2014 blev fremsendt til organisationsbestyrelsen den 24. september Administrationen har modtaget følgende indsigelser: Side 5, punkt 7, Arbejdsklausul for : Vigtigt at få skrevet ind, at "bilag 4 erstatter bilag 1" Side 6-7, punkt 8, KAB-koncept for serviceramme og velkomstmateriale: Mangler at blive tilføjet, at det seneste "Beboerblad" skal udsendes sammen med velkomstbrev. Ligeledes mangler der at blive indskrevet, at "punktet skal evalueres igen om et år." Side 15-16, punkt 18, 4010, Lille Friheden: Der henvises til punkt 10, men det korrekte punkt er "punkt 11". at organisationsbestyrelsen godkender ovennævnte referat. 2. Fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmødet den 10. september 2014 Fortroligt referat af organisationsbestyrelsesmødet den 10. september 2014 blev fremsendt til organisationsbestyrelsen den 24. september Administrationen har modtaget følgende indsigelser: Punkt 2, side 3-4: Der ønskes tilføjet, at "der er rejst kritik af driftschefens håndtering af personalet." Ligeledes ønskes der tilføjet, at "der ikke sker forandringer i driften før efter tre måneder." at organisationsbestyrelsen godkender ovennævnte referat. 3/23

4 3. Revisionsprotokol Som bilag vedlægges kopi af Alberg Statsautoriseret Revisionspartnerselskabs indførelser i revisionsprotokollen. Bilag 1: Revisionsprotokollat at organisationsbestyrelsen tage revisionsprotokollen til efterretning. 4. Bestyrelsens sammensætning På valg Christian Thode 2014 Friheden VI Marianne Salomonsen 2015 Friheden I Beth Hørsted 2014 Friheden I Chris Wenlock 2014 Langhusene Johnna Brandal 2015 Friheden I Jørnanker Døpke 2015 Friheden I Michal Støckel 2015 Friheden VI Niels Ulsing Udpeget af kommunen Finn Gerdes Udpeget af kommunen 5. Meddelelser fra formanden Formanden vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. 4/23

5 Sager til beslutning 6. Godkendelse af regnskab for med tilhørende revisionsprotokol Som bilag vedlægges et hæfte, der indeholder selskabets og afdelingernes regnskaber for tiden 1. juli 2013 til 30. juni 2014 med status pr. sidstnævnte dato. Regnskabsopstillingen er i lighed med sidste år foretaget således, at man for afdelingerne kan foretage en sammenligning med den pågældende afdelings budget for regnskabsperioden samt efterfølgende års budgettal. Regnskaberne udviser følgende: Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til arbejdskapitalen. Egenkapitalen udgør kr., heraf er dispositionsfonden på kr. og arbejdskapitalen på kr. Dispositionsfondens disponible del udgør kr., heraf har selskabet en eventuel forpligtigelse i forbindelse med afdelingernes tilgodehavender til inkasso på kr. Arbejdskapitalens disponible del udgør kr. Sideaktivitet Status balancerer med kr Friheden I Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på kr. Status balancerer med kr Friheden VI Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på kr. Status balancerer med kr. 5/23

6 Frihedens Børneinstitution Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr., der overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på kr. Status balancerer med kr Lille Friheden Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på kr. Status balancerer med kr Langhusene Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til resultatkontoen, således at ny saldo er et overskud på kr. Status balancerer med kr. Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskaber at organisationsbestyrelsen godkender regnskaberne for og tager revisionsprotokollen til efterretning. 7. Budget for Som bilag vedlægges selskabets budget for perioden 1. juli 2015 til 30. juni 2016 for Boligselskabet Friheden. Budgettet balancerer med kr. og slutter med en budgetreserve på kr Langhusene betaler et lavere administrationsbidrag til KAB svarende til Lille Pakke. Til selskabet bidrager afdeling Langhusene til honorar, møder, kurser, kontorhold, revision samt henlæggelse til arbejdskapitalen og dispositionsfonden. Selskabet har besluttet hvert år at give et tilskud på 110 kr. (2011-pris) pr. boliglejemål til beboeraktiviteter. Tilskuddet gives direkte fra arbejdskapitalen. Bilag 3: Selskabets budget for /23

7 at organisationsbestyrelsen godkender forslag til budget for. 8. Beretning Som bilag vedlægges årsberetningen, der aflægges på det ordinære repræsentantskabsmøde den 26. november Bilag 4: Årsberetning at organisationsbestyrelsen drøfter og godkender årsberetningen. 9. Forvaltningsrevision I henhold til Driftsbekendtgørelsens 70, stk. 2 skal boligorganisationen årligt udarbejde en rapportering om mål og opnåede resultater på baggrund af en gennemført forvaltningsrevision. Forvaltningsrevisionen er organisationsbestyrelsens egenkontrol i forhold til, om Boligselskabet Friheden lever op til krav om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. KAB har udviklet et redskab til brug for gennemførelse af den lovpligtige forvaltningsrevision. Redskabet Nøgletal for forvaltningsrevision er en årlig tilbagevendende opgørelse, der giver organisationsbestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Den behandles på organisationsbestyrelsesmødet sammen med regnskabet. Forvaltningsrevisionsrapporten måler på fire temaer: - Økonomiske nøgletal. - Udlejning og ventelister. - Beboerklagenævnssager. - Personaleadministration. Nøgletal for forvaltningsrevision og bestyrelsens efterfølgende sagsbehandling udgør på denne måde boligorganisationens forvaltningsrevision. 7/23

8 Organisationsbestyrelsen kan på baggrund af rapporten træffe beslutning om eventuelle fokusområder og målsætninger for de kommende år. at organisationsbestyrelsen tager forvaltningsrevisionsrapporten til efterretning og eventuelt træffer beslutning om særlige fokusområder eller målsætninger. 10. Forvaltningsrevision lokale målsætninger En arbejdsgruppe, nedsat af organisationsbestyrelsen, har i udarbejdet to målsætninger med tilhørende kvalitetsmål for den lokale forvaltningsrevision. De to målsætninger, som i juni 2012 er godkendt af organisationsbestyrelsen, er: 1) Ejendomskontoret som servicecenter. 2) El-forbrug i. De to lokale målsætninger, som evalueres en gang om året, er vedlagt som bilag. Evaluering af de to målsætninger: Ejendomskontoret som servicecenter Siden sidste evaluering har ejendomskontoret på flere områder iværksat handlinger, der er med til at understøtte denne proces. Medarbejdernes kompetencer bliver løbende vurderet, og ved MUS, som holdes hvert år, bliver man enig om det fremtidige uddannelsesbehov for den enkelte medarbejder. Der er både tale om intern- såvel som ekstern uddannelse. Det er en nødvendighed og et krav til medarbejderne for ejendomskontorets fortsatte udvikling, at medarbejderne har den omstillingsparathed, der er krævet for dette. Én medarbejder har sagt ja til uddannelse vedrørende ledelsesværktøjer og konflikthåndtering, en anden medarbejder har opsagt sin stilling, da vedkommende blev mødt med denne uddannelsesforventning. Der er i budgettet for afsat midler til en mindre ud- og ombygning af ejendomskontorets indgang, så den bliver mere brugervenligt. Sagsstyringssystemet Go:Bolig og elektronisk syn er værktøjer, som er med til at sikre beboeren en bedre service. Det sikrer en mere ensartet og korrekt behandling af diverse sager såsom fraflytningssyn, klager m.v. Elektronisk syn implementeres indenfor få måneder. Indflytningssyn, som tidligere blev foretaget på ejendomskontoret, bliver nu gennemført i lejligheden ved indflytning, hvilket er et væsentligt skridt mod bedre service for de nye beboere. 8/23

9 Det er aftalt, at driftschefen tager initiativ til en proces, hvor afdelingsbestyrelsen i samarbejde med ejendomskontoret fastlægger niveau for service i afdelingerne. Grundet medarbejdersituationen på ejendomskontoret vil denne proces finde sted i Elforbrug i Målsætningen er, at selskabets samlede elforbrug skal reduceres med 5 % med udgangspunkt i forbruget i , som var kwh Ved evalueringen i november 2013 blev det besluttet, at næste evaluering gennemføres i Baggrunden for denne beslutning skal findes i, at afdelingernes samlede elforbrug bliver påvirket af udefrakommende faktorer, specielt over de kommende år, hvor helhedsplanen for Friheden I gennemføres. Som et led i helhedsplanen vil der blive etableret mekanisk udsugning og mere belysning i fællesområderne, hvilket vil øge elforbruget. Dette vanskeliggør målsætningen. at organisationsbestyrelsen drøfter evalueringen af de to lokale målsætninger og træffer beslutning om eventuel justering af målsætningerne. 11. Bestyrelseshonorar Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1. juli Reguleringsindekset for september 2014 er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 75,82 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 45,49 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august Organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet, at bestyrelseshonoraret fordeles ligeligt. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. 9/23

10 at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. 12. KAB s Beboerferier 2015 De beboerhøjskoler som blev afholdt i sommeren 2014, fik en pæn tilslutning. Det er derfor et enigt Højskoleudvalg, der har besluttet, at beboerhøjskolerne skal tilbydes igen i beboere ønskede i 2014 at deltage på årets beboerhøjskoler. Heraf deltog 65 via Arbejdsmarkedets Feriefond. En beskrivelse af KAB s beboerhøjskoler og ophold i 2014 findes i vedlagte bilag. I 2015 ønsker vi at udvide kapaciteten, så i alt 200 beboere kan deltage i beboerhøjskolerne: Seniorhøjskole og Familiehøjskole. KAB forventer igen til næste år at kunne tilbyde en række personer gratis ophold via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond (AFF). I 2015 vil prisen for deltagelse på Seniorhøjskolen være i alt kr. i egenbetaling. For Seniorhøjskolens vedkommende foregår opholdet ikke på en højskole, da højskolernes standard ikke lever op til de krav, KAB har til en seniorhøjskole med hensyn til handicapvenlighed. Prisen for deltagelse på Familiehøjskolen vil i 2015 udgøre i alt kr. i egenbetaling for voksne og kr. i egenbetaling for børn. De oplistede priser for deltagelse i hhv. Seniorhøjskolen og Familiehøjskolen dækker over en uges ophold på dobbeltværelse med eget bad og toilet samt alle måltider mv. - alt betalt fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2015 igen indgået en fast aftale for Familiehøjskolen, der som tidligere vil blive afholdt på Ryslinge Høj- og Efterskole på Fyn. Seniorhøjskolen vil blive afholdt på Skarrildhus, som er tilgængeligt for mennesker med handicap. Tilskud fra boligorganisationen Højskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse på højskoleopholdene i 2015 enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond, om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Den enkelte boligorganisation skal i lighed med tidligere år gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, købe det antal pladser, boligorganisationen vil råde over på de i alt 2 beboerhøjskoler. Boligorganisationens bidrag/tilskud er med til at finansiere: Bustransport til og fra højskolerne, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for højskoleopholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere af beboerhøjskolerne m.v. 10/23

11 Boligorganisationens pris vil fortsat være kr. pr. plads i I 2014 deltog 4 beboere fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkeds Feriefond. Tilbuddet om deltagelse på beboerhøjskolerne udsendes fra medio februar Endelig besked om beboernes deltagelse gives først efter tilsagn fra organisationsbestyrelserne. Organisationsbestyrelserne bedes behandle og afgive svar på denne manchet senest med udgangen af maj Bilag 5: KAB s beboerhøjskoler 2014 at organisationsbestyrelsen beslutter at beboerne i skal have Beboerhøjskolerne tilbudt med et tilskud på kr. pr. plads, at boligorganisationen beslutter, hvor mange familiepladser og seniorpladser de ønsker at råde over. Sager til orientering , Helhedsplan Friheden I status På organisationsbestyrelsesmødet den 10. september 2014 blev bestyrelsen orienteret om resultatet af det afholdte informationsmøde den 19. maj 2014, og det ekstraordinære afdelingsmøde den 10. juni Bestyrelsen blev ligeledes informeret om, at tidsplanen er blevet yderligere forsinket i tre måneder, og at udbudsmaterialet forventes udsendt i september Projektforhold Følgegruppen fulgte i foråret totalrådgiver Henrik Larsens anbefaling om at gennemføre en kold-tags-løsning i Friheden I, dog under forudsætning af, at de fugttekniske beregninger og detailprojekteringen kunne dokumentere at den valgte tagløsning var uden risikobehæftede forhold. Løsningen af tagkonstruktionen er siden blevet vurderet og analyseret af projektets tekniske rådgivere, de eksterne projektgranskere og eksperter indenfor fugtberegninger. Resultatet er, at den projekterede koldt-tags-løsning er en risikobehæftet løsning med risiko for trænedbrydende svamp, og de eksterne projektgranskere fastholder at taget skal udføres som varmt-tags-løsning. De konstruktive forhold i de to løsningsprincipper er drøftet på et 11/23

12 møde med Byggeskadefonden den 29. oktober 2014, også her var der enighed om, at tagene i Friheden I skal udføres som en varmt-tags-løsning. Både totalrådgiver Henrik Larsen, de eksterne projektgranskere, Byggeskadefonden og KAB har indstillet til følgegruppen, at udbudsmaterialet tilrettes, og der udbydes en varmt-tagsløsning. Indstillingen er fulgt, og totalrådgiverne tilretter projektet. Udbudssituationen På besigtigelse- og spørgemødet den 22. september 2014 var der flere entreprenører, der tilkendegav, at grundet projektets omfang havde de brug for mere tid til at beregne deres tilbud. Det viste sig efterfølgende specielt i hovedentreprise S1 udvendige arbejder, at der var der flere entreprenører, der meddelte, at de ikke ville afgive tilbud. Forholdet er drøftet med projektets rådgivere og advokat Kurt Bardeleben og for at fastholde flere af de prækvalificerede entreprenører og sikre konkurrencen i hovedentreprise S1, var det nødvendigt at give entreprenørerne mere tid til deres beregning af tilbud. Entreprenørerne har nu fået en tilbudsfrist til den 18. december I de to hovedentrepriser er der nu henholdsvis tre (S1 udvendige arbejder) og fem (S2 indvendige arbejder) til at afgive tilbud. Alle tilbudsgivere har bekræftet at ville give tilbud efter tidsfristforlængelsen. Forrykkelsen af tilbudsfristen har medført, at opstart af byggeperioden forrykkes med en måned fra ultimo marts 2015 til ultimo april Denne forskydning har ikke betydning for den tidsplan, der er aftalt vedrørende genhusning. Genhusning Det er aftalt med følgegruppen, at der er behov for, at der afholdes et dialog-/informationsmøde den 8. december 2014 med alle beboere, der bliver berørt af midlertidig eller permanent genhusning. Der udføres to forskellige scenarier i projektet sammenlagte boliger og tilgængelighedsboliger. På mødet vil punkter som syn i forbindelse med fraflytning, erstatning, hvad skal den enkelte beboer sørge for, tidsplan m.m. blive behandlet. Tidsplan På grund af forrykkelse af tilbudsfristen ser tidsplanen således ud: Udsendelse af det samlede udbudsmateriale 8. september 2014 Modtagelse af tilbud 18. december 2014 Indstilling af tilbud til Landsbyggefonden medio januar 2015 Indstilling af tilbud til følgegruppen ultimo januar 2015 Behandling af skema B ansøgning i organisationen februar 2015 Meddelelse om tildeling til entreprenørerne februar 2015 Skema B ansøgning medio februar /23

13 Skema B tilsagn (forventet) primo april 2015 Standstill-periode april 2015 Opstart byggeperiode ultimo april 2015 Afsluttet byggeperiode april 2019 Samlet byggeperiode planlagt til fire år Det er aftalt med Hvidovre Kommune, at skema B ansøgningen fremsendes i februar Lige som sidst vil alle involverede parter i byggesagen arbejde for, at det skal lykkedes. Flere af de kommende aktiviteter i forbindelse med udbuddet, samt samarbejdet med bl.a. Landsbyggefonden vil forløbe som en parallel proces , Langhusene - Oversigt over reklamationssager Efter ibrugtagning af Langhusene er der konstateret en række driftsproblemer, som er blevet rejst som reklamationer over for entreprenøren. Nedenfor er givet en kort oversigt og status. Utætte varmtvandsbeholdere Der er blevet konstateret en række utætte varmtvandsbeholdere. Bundflangen i beholderen, det vil sige en bundprop, har ikke fra fabrikkens side været spændt tilstrækkeligt. De utætte beholdere er blevet opdaget af beboerne i forbindelse med blandt andet filterskift i genveksanlægget. Problemet i de utætte beholdere er afhjulpet ved, at skruerne er blevet strammet. Der er rejst reklamation over for entreprenøren om forholdet. Afdelingen ønsker, at entreprenøren skal afholde udgiften til et beredskab, samt afholde udgiften til at alle beholdere gennemgås, og alle skruer strammes. Reklamationen er ikke afgjort. Kondensslanger På alle varmtvandsbeholdere er der monteret et kondens afløb. Slangen, der er monteret for at føre vandet væk, er en uarmeret slange det samme som en almindelig haveslange. Slangen er monteret på en måde, så der er skabt en vandlås. Fikseringen er sket med en plastikstrip. Da slangen er blød, vil den over tid falde sammen om strippen, med det til følge at den klapper sammen og kondensvandet ikke kan bortledes. Vandet stuver op og løber ud af installationen og ud på gulvet i teknikrummet. Problemet løses ved, at der monteres en armeret slange i stedet. Der er rejst reklamation over dette forhold. Afdelingen vil have skiftet alle bløde slanger. Reklamationen er ikke afgjort. 13/23

14 Defekte genveksmotorer Varme og varmt vand leveres af et genveksanlæg. Siden indflytning er fire motorer i udsugningen i genveksanlægget blevet skiftet på grund af defekter. Svigter motoren, kan der ikke produceres varme og varmt vand. I alle fire tilfælde har entreprenøren afvist at foretage udskiftningen over garantien. KAB har valgt at rejse reklamation over forholdet, hvor der ønskes udrykningsberedskab i forbindelse med driftsnedbrud. Klaprende facadeskifer Der har vist sig at være et problem med klaprende skiferplader i de tre AlmenBolig+ afdelinger: Ravnsborg, Langhusene og Enebærstien. De løbende iagttagelser har vist, at der er et mindre problem med løs facadeskifer på alle beboelsesblokke. Der er rejst reklamation over forholdet. KAB har iværksat en undersøgelse foretaget af det rådgivende ingeniørfirma Esben Kirkegaard A/S. Undersøgelsen er foretaget i afdeling Ravnsborg, da denne afdeling har et generelt problem med klaprende skifer. Rapporten blev modtaget den 15. juli 2014, og sagen er overdraget til KAB s byggefunktion. Følgende forhold gør sig gældende: - Ophængningen af skiferpladerne i Langhusene er i princippet udført magen til Ravnsborgvej. Esben Kirkegaard A/S vurderer, at årsagen til svigtet er udførslen. - Der kan konstateres, at det kun er ganske få plader i afdeling Langhusene, som ikke er tilstrækkeligt fikseret. Der har været afholdt afklaringsmøde med Scandibyg, hvor den videre proces blev aftalt. Da sagen er af generel karakter i Ravnsborg, er det aftalt, at udbedring skal foretages her først. Udbedring i Langhusene vil ske efter udbedring er foretaget i Ravnsborg. VELUX ovenlysvinduer, regnsensorer Alle ovenlysvinduer er udstyret med automatik til åbning og lukning af vinduet. Automatikken er endvidere udstyret med en regnsensor, som bevirker at vinduet i forbindelse med regnvejr lukker automatisk. Det har vist sig, at regnsensoren ikke virker efter hensigten, da vinduet ikke lukkes automatisk ved regnvejr. Fabrikanten VELUX har erkendt forholdet. Regnsensoren bliver skiftet løbende. Vinduespartier I forbindelse med de to storme i begyndelsen af 2014, blæste der fire vinduespartier ud. Alle partier er monteret mod havesiden ved siden af terrassedøren. Partierne er tilsyneladende blæst ud i forbindelse med, at hoveddøren til de pågældende lejligheder er blevet åbnet under stormen. Dette har bevirket, at der er opstået overtryk i lejligheden. KAB har bedt Dominia undersøge forholdene. Det er konkluderet, at vinduerne er dimensioneret korrekt. Domi- 14/23

15 nia er blevet bedt om at undersøge forholdet yderligere. Der er på nuværende tidspunkt ikke rejst reklamation over forholdet , Langhusene beboerapp Som resultat af ansøgning om tilskud fra Almenboliglovens forsøgsmidler i 2013, har KAB fået bevilget midler til udvikling af en beboerapp. Formålet med denne beboerapp er at forbedre service overfor afdelingsbestyrelser såvel som beboere, samt skabe rammerne for at kunne klare hverdagens driftsopgaver på en nemmere og mere kundeorienteret måde. Udviklingen af denne app er en del af KAB s målsætning om fokus på forbedret kundeservice i En beboerapp bidrager til at forbedre oplevelsen og servicen på en række punkter, alt fra drift til informationer, igennem større beboerinvolvering af mindre gør det selv opgaver, til mulighed for bedre kommunikation for såvel drift som afdelingsbestyrelse. Selve beboerappen er udviklet med brugernes behov og ønsker i centrum, kombineret med løsning af mindre driftsopgaver, der kan lette hverdagen på ejendomskontorerne, og gøre de beboere, der ønsker dette, mere selvhjulpne. Indholdet er udformet igennem input fra beboere og driftspersonale ud fra følgende overordnede fokusområder: Velkomstpakke der klæder nye beboere på til at bo, hvor de gør. Beboerdemokratisk platform. Indberetningssystem til mindre fejl og mangler samt vedligeholdelsesguide til udbedringer. Varslingssystem. Appen testes i en række udvalgte områder, der dækker alle tænkelige beboergrupper, for at indhente erfaringer om brug og værdi i perioden fra november 2014 juli Da der er tale om et forsøgsprojekt, er første fase en testfase. Hvilket betyder, at appen evalueres i sommeren 2015, og herfra besluttes det om forsøget skal gøres permanent og udbredes. 15/23

16 Involvering af beboere Appen testes i en række afdelinger, hvor bestyrelsen er blevet præsenteret for ideen og er kommet med input til udviklingen. Ifølge aftale med formandskabet deltager Langhusene i forsøget med beboerappen. 16. Evaluering af KAB s indkøbspolitik Siden i starten af 2013 tiltrådte KAB s indkøbspolitik har ejendomskontoret gjort brug af denne på flere områder. Der er blandt andet samarbejdet med KAB Indkøb ved udbud og indgåelse af nye rengøringsaftaler, som ved sidste miniudbud gav en besparelse på % i den enkelte afdeling. De centrale indkøbsaftaler for indkøb af hårde hvidevare har givet en besparelse på ca. 3 mandetimer til op- og nedtagning af et komfur, men hvor selve prisen på komfuret er den samme som før. Ved sidste køb af legepladsudstyr brugte vi indkøbsaftalen, hvilket gav en ekstra rabat på 12 %. De centrale indkøbsaftaler har bl.a. til formål at sikre en god kvalitet til en god pris. Boligselskabet Friheden har dog en størrelse, og et indkøbsmønster, som i nogle tilfælde gør det fordelagtigt at købe varer og ydelser hos andre leverandører end dem, der er med i indkøbsaftalen. 17. Frihedens Butikscenter planer for fremtiden Administrationen kontakter jævnligt de nye ejere for at få oplysninger om planerne for ombygning og udlejning af butikscentret. Ejerne har ikke fremlagt en samlet plan, men informationerne kommer stykvis i takt med, at der indgås aftaler med nye lejere. Senest er der indgået aftale med Fitness World. 16/23

17 Ejerne har med i overvejelserne at flytte Cafe E til Legekædens lokaler. De nærmere omstændigheder ved denne eventuelle flytning kendes endnu ikke. 18. Selskabets økonomiske situation Som tidligere nævnt, så var værdiudviklingen for investeringsforeningerne i 2013 desværre ikke helt så positiv, som vi tidligere har været vant til. Det ser dog stadig ud til at resultatet i 2014 bliver betydeligt bedre. Kursværdier Nominel beholdning 4. nov (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 4. nov Værdiudvikling hidtil 2014 Værdiudvikling hele 2013 Danske Capital ,37 110,71 4,34 %-point 0,57 %-point SEB ,97 110,90 3,93 %-point 0,30 %-point Nykredit Port ,47 113,40 4,93 %-point 0,60 %-point Der skal som sædvanligt tages visse forbehold for ovenstående værdiudvikling, da der kan forekomme store kursudsving (også negative) hen over året, afhængigt af bl.a. renteniveauet. Det skal dog her igen pointeres, at indskud i investeringsforeningerne skal ses som en langsigtet investering, og historisk set har investeringsforeningerne altid givet et større afkast end eksempelvis at have pengene stående i banken set over en længere periode. Der foretages jævnligt vurdering af, om der skal investeres yderligere, ikke mindst i disse tider hvor man ikke kan opnå særlige store renteindtægter af bankindestående (p.t. 0,2 % p.a.). Ved vurderingen tages der endvidere hensyn til afdelingernes løbende driftsudgifter, herunder terminsbetalinger, ejendomsskatter mv. Da der for nylig er blevet indskudt 7 mio. kr., er det i øjeblikket ikke aktuelt for Boligselskabet Friheden at investere yderligere. Vi følger dog udviklingen nøje, og yderligere indskud kan komme på tale i den nærmeste fremtid. Hvis det er tilfældet, vil der blive orienteret herom på kommende organisationsbestyrelsesmøder. 17/23

18 19. Forsikringsstatistik fra Willis Forsikringsskader i boligorganisationen behandles af KAB i samarbejde med forsikringsmæglerfirmaet Willis, der forestår kontakten til forsikringsselskabet. Willis udarbejder hvert år en statistik over boligorganisationens forsikringsskader i relation til bygningsforsikringen. Statistikken giver et overblik over de typer af skader, der har været i den forudgående 4-årige periode og omkostningerne til udbedring af disse. Statistikken kan være et nyttigt redskab i relation til at give et overblik og dermed forebygge nye skader. Statistikken er vedlagt som bilag. Bilag 6: Forsikringsstatistik for boligorganisationen Bilag 7: Forsikringsstatistik for KAB-fællesskabet samlet Orientering om Udbetaling Danmark Udbetaling Danmark blev etableret i 2010 og drives af ATP i Hillerød. Ideen er at samle offentlige udbetalinger ét sted for at opnå effektiv og ensartet behandling af borgerne. I marts 2013 overtog Udbetaling Danmark ansvaret for fastsættelse og udbetaling af den individuelle boligstøtte (boligsikring og boligydelse). Udbetaling Danmark trækker data om den enkelte almene bolig fra et centralt huslejeregister, kaldet Boligportalen. Den er oprettet i Landbyggefondens regi som en udbygning til det eksisterende register over alle almene boliger - Alle boligorganisationer skal indberette til Boligportalen. KAB leverer data til det nye register og kvalitetstjekker data. Det er vigtigt, da Udbetaling Danmark baserer udbetalingen af boligstøtte på disse data. Da der er tale om tilpasning til ny lovgivning og myndighedskrav, er KAB s udgifter hertil inkluderet i den normale boligadministration. De enkelte boligorganisationer har derfor ikke haft direkte omkostninger i denne forbindelse. 18/23

19 For den enkelte beboer betyder det, at henvendelser omkring boligstøtten ikke længere kan rettes til kommunen, men skal rettes til Udbetaling Danmark. Det gælder både ved ny ansøgning om boligstøtte og de løbende udbetalinger. Etableringen af Udbetaling Danmark har gjort det lettere at udbetale boligstøtte direkte til boligorganisationen mod en tilsvarende nedsættelse af lejen for den pågældende lejer. Indbetaling af boligstøtten foregår dermed automatisk, og afdelingerne er altid sikret den del af huslejen, som boligstøtten udgør, også hvis huslejen ikke betales. 21. Orientering om lancering af psykiatrilinjen Den 15. august lancerede KAB et nyt tiltag, som er blevet efterspurgt blandt beboere og ejendomsfunktionærer. Det er en telefonisk rådgivningslinje, som ejendomsfunktionærer og beboere kan ringe til for at få sparring og rådgivning i forbindelse med beboere med psykisk sygdom. Telefonen besvares af fagpersonale fra Psykiatrifonden, og der er åbent på hverdage mellem kl I tidsrummet kl dog kun for akutte henvendelser. Det er gratis for ansatte og beboere i KAB administrerede selskaber at benytte linjen. Psykiatrilinjen er et forsøg under KAB`s projekt En hånd til alle, og kører indtil videre fra 15. august 2014 til 15. august I uge 33 blev der sendt information om linjen ud til samtlige ejendomskontorer, organisationsbestyrelsesformænd og afdelingsformænd. KAB indsamler løbende statistik på brugen af linjen, og til foråret 2015 vil vi evaluere linjen og undersøge, om det er en ydelse, der skal implementeres efter projektets udløb. 22. Elektronisk håndtering af syn E-syn KAB er nu så langt, at vi er klar til at indføre elektronisk fraflytningssyn på alle ejendomskontorer. Det forventes at ske i perioden november 2014 til marts /23

20 Udgiften til udviklingen af E-syn er indeholdt i administrationsbidraget. E-syn leveres på en tablet, som er let for synsmedarbejderen at håndtere under synet. Hvis der ikke er adgang til en tablet på ejendomskontoret, er der mulighed for at ombytte sin PC til en tablet, der både kan anvendes til E-syn og som daglig it-arbejdsplatform. Indførelsen af E-syn kan dermed ske uden omkostninger for afdelingen. Ved E-syn bliver både forberedelse og efterbehandling automatiseret og giver dermed en tidsbesparelse. Vurderingen er, at ovennævnte tidsmæssige besparelse vil være minutter pr. syn. Endelig vil indførelsen af E-syn medføre en mere ensartet synsprocedure og højere kvalitet i synsrapporterne, hvilket kan betyde færre tabte sager. Oplæring i E-syn vil foregå på de lokale ejendomskontorer som sidemandsoplæring. Hvis ejendomskontoret ønsker at anskaffe en særskilt tablet til E-syn, leveres én tablet i implementeringsfasen til halv pris svarende til kr. inkl. moms. Herefter vil den årlige udgift til vedligeholdelse, forbindelse og support udgøre kr. inkl. moms. KAB arbejder i forlængelse af E-syn for fraflytning på at inkludere indflytningssyn i ordningen. Der er ligeledes taget højde for, at løsningen på sigt kan integrere en prisdatabase. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om E-syn til efterretning. 23. Guidelines for sociale viceværter i KAB For at skabe rammer om de sociale viceværters arbejde er der blevet udarbejdet en række guidelines for sociale viceværter i KAB. Disse guidelines har to formål: 1. At formulere nogle retningslinjer for det arbejde, som sociale viceværter i KAB udfører. De sociale viceværter arbejder meget tæt på beboerne og er ikke myndighedspersoner. De arbejder i et gråzoneområde og er ofte nødt til selv at vurdere, hvad den bedste løsning er for den beboer, de skal hjælpe. Derfor er det nødvendigt med nogle fælles retningslinjer, som kan danne udgangspunkt for de sociale viceværter i deres arbejde. 2. Vejledning for boligafdelinger, der ønsker at ansætte en social vicevært. Det kræver nogle særlige faglige kompetencer og personlige egenskaber at fungere godt som social vicevært. Der er allerede nogle erfaringer på området, som boligafdelinger, der ønsker at ansætte en social vicevært, kan gøre brug af. 20/23

21 Flere boligafdelinger i KAB-fællesskabet har allerede ansat sociale viceværter i den lokale drift. Deres rolle er både at have direkte kontakt til beboere, der har brug for hjælp f.eks. omkring økonomi, at brobygge til kommuner og andre myndigheder og hjælpe den lokale drift og boligselskabet i f.eks. restancesager eller nabokonflikter. De opstillede guidelines er udarbejdet på baggrund af de praktiske erfaringer, de sociale viceværter i KAB-fællesskabet allerede har gjort. Derudover er de blevet kvalificeret af en jurist med særlig indsigt i det socialfaglige område. Bilag 8: Guidelines for sociale viceværter 24. Skabeloner til nye reglementer KAB vil gerne bidrage til bedre trivsel og naboskab i afdelingerne, blandt andet ved at gøre det let for beboerne at forstå, hvad det vil sige at være en god nabo. Derfor har KAB i forbindelse med projekt En hånd til alle arbejdet med skabelon til en ny husorden. Alle afdelinger kan frit benytte og tilpasse skabelonen til de lokale forhold. Skabelonen tager udgangspunkt i nogle simple leveregler for godt naboskab, og er skrevet i et positivt sprog. I en del afdelinger har der gennem årene sneget sig elementer ind i husordenerne, som egentlig hører til enten i råderetskataloget eller vedligeholdelsesreglementet. Det kan derfor være en god idé også at se nærmere på disse reglementer i arbejdet med husordenen, så der ikke er bestemmelser, der forsvinder. Der er ligeledes udarbejdet skabeloner til vedligeholdelsesreglementet, råderetskataloget og installationsretten. Materialet fremsendes i trykt form til afdelingsbestyrelserne med [boligorganisationens navn] logo, og kan desuden ses på KAB s hjemmeside under Om KAB // Projekt // En hånd til alle // Husorden. Alle skabeloner ligger som KAB-Wordskabeloner i GO: Bolig. KAB er behjælpelig med input til, hvordan der sikres et holdbart kvalitetsprodukt tilpasset den enkelte organisation og afdeling samt med konkret udformning af selve reglementerne. Bilag 9: Husorden at organisationsbestyrelsen tager orienteringen om udsendelse af materiale vedrørende nye reglementer til efterretning. 21/23

22 25. Ejendomskontorets virke Den nye driftslederassistent, som tiltrådte stillingen pr. den 18. august 2014, er blevet opsagt i prøvetiden, da det desværre ikke har været muligt, på flere områder, at få tilført den nye driftslederassistent de kvalifikationer og den forståelse for beboernes situation, som der kræves af en medarbejder, der primært arbejder med flytte- og skimmelsager. Stillingen er opslået igen. Servicemedarbejderne har i samarbejde med driftslederen valgt at organisere sig i to teams. Team Vest, som dækker området vest for Hvidovrevej, og Team Øst, som dækker området øst for Hvidovrevej. Det er selvfølgelig altid en udfordring at arbejde på en anderledes og ny måde, og derved bryde en vane, men det kan ses i området, at medarbejderne har taget godt imod udfordringen. 26. Nyt fra afdelingerne 4004, Friheden I Der har været en del vandskader i Friheden I indenfor de sidste tre måneder. Efter et møde med rådgiveren på helhedsplanen er den umiddelbare konklusion, at det er tilfældigheder der gør, at det pt. kun er blok 12, der er hårdt ramt. Tagbelægningen på bebyggelsen er generelt i så dårlig stand, at alderen på tagpappet, frost, tøvejr og varmen fra solen får klæbemassen i tagpappet til at slippe, og derved bliver belægningen utæt. Ved meget nedbør på kort tid, kan afløbene fra taget ikke følge med. Vandstanden stiger derfor på taget, og når derved flere utætheder end normalt, og hermed får vi også flere vandskader. Problemet er også, at vandet altid bevæger sig mod det laveste punkt på taget, uanset hvor utætheden så end måtte være. I samarbejde med rådgiverne arbejdes på en løsning, som her og nu kan forebygge vandskader i blok 12, men også en løsning som kan fungere som afværgeforanstaltning for andre blokke indtil renoveringen af tagene har fundet sted. 4010, Lille Friheden Intet nyt at berette. 4005, Friheden VI Glasinddækningen af tagterrassen på 11. sal er færdiggjort. 22/23

23 4006, Frihedens Børneinstitution Hvidovre Kommune har igangsat ombygningen af børneinstitutionen. 4011, Langhusene Se punkt Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 10: Oversigt over beboerklagenævnssager 28. Kommende møder Forslag til møder i 2015: Organisationsbestyrelsesmøde Organisationsbestyrelsesmøde Organisationsbestyrelsesmøde Repræsentantskabsmøde onsdag den 25. marts 2015, kl i Oasen onsdag den 9. september 2015, kl i KAB onsdag den 25. november 2015, kl i Oasen onsdag den 25. november 2015, kl i Oasen 29. Eventuelt 23/23