Organisationsbestyrelsesmøde den 29. september 2016, kl Fælleshuset, Hækmosen 2F, 2730 Herlev

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde den 29. september 2016, kl Fælleshuset, Hækmosen 2F, 2730 Herlev Til stede Bodil Berardino, Barry Taylor, Joan Birck-Madsen, Svend Herløv, Bjørn Petersen og Connie Mankov Afbud fra René Løfqvist Fra administrationen Jens Løth og Jan Spohr (ref) Indholdsfortegnelse Selskabet Referat Revisionsprotokol... 3 Sager til beslutning Afdelingernes budgetter Pas på huslejen få hjælp til en 360 graders analyse af driften Kobber/Kiselvej ny anvisningsaftale med Herlev Kommune Nye normalvedtægter KAB s sommerophold Bestyrelsesvederlag Sager til orientering... 9 Nyt fra afdelingerne /15

2 9. Kobbervej/Kiselvejs - urafstemning om udskiftning af faldstammer og stigestrenge Kobbervej/Kiselvejs - urafstemning om lydisolerende vinduer mod Ringvejen og Hjortespringvej Individuel modernisering Kobber/Kiselvej Individuel modernisering Hæk I og Hæk II Orientering om driftssager Personale Øvrige sager til orientering Skift af administrationspakke Godkendelse af forsikringstilbud Tilbageførsel af indskud i BoligButikken Udbudsloven og decentrale enheder Frit valg af TV-pakker på vej Forslag til mødedatoer Eventuelt Bilag 3: Afdelingernes budgetter Bilag 4: Eksempel på rapport (eftersendes)... 4 Bilag 5: Fleksibel udlejning Herlev I, Kobbervej/Kiselvej Bilag 5.1: Udlejningsstatistik Herlev I, Kobbervej/Kiselvej Bilag 6: Normalvedtægt for en almen boligorganisation med ændringer... 7 Bilag 16: Mail af 5. juli Bilag 17: Regnskabserklæring til endeligt likvidationsregnskab /15

3 Selskabet 1. Referat Referatet fra organisationsbestyrelsens møde den 25. maj 2016 er fremsendt til organisationsbestyrelsen. Der er ikke i den forløbne periode fremkommet bemærkninger til referatet, hvorfor dette fremlægges til organisationsbestyrelsens godkendelse, hvorefter det med formandens underskrift vil blive indsat i protokollen. Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender referatet. Organistionsbestyrelsen godkendte referatet, der efterfølgende blev underskrevet af formanden. 2. Revisionsprotokol I henhold til vedtægterne fremlægges selskabets revisionsprotokol, idet det bemærkes, at der ikke siden sidste organisationsbestyrelsesmøde er foretaget indførelse i protokollen. Sager til beslutning 3. Afdelingernes budgetter 2017 Kobbervej/Kiselvej Driftsbudgettet balancerer med kr. og slutter med en nødvendig merindtægt på kr. svarende til en lejeforhøjelse på 0,56 % af den nuværende leje. Derudover skal de stige med 10 kr. pr. m 2 pga. hjemfald, således at de pr. 1/ betaler 30 kr. pr. m 2 til hjemfald. Hækmosen I Driftsbudgettet balancerer med kr. og slutter med en nødvendig merindtægt på 0 kr. svarende til en lejeforhøjelse på 0 % af den nuværende leje. Hækmosen II Driftsbudgettet balancerer med kr. og slutter med en nødvendig merindtægt på kr. svarende til en lejeforhøjelse på 1,40 % af den nuværende leje. 3/15

4 Budgetterne, vedlagt som bilag 3, er fremlagt på afdelingernes budgetmøder i september Bilag 3: Afdelingernes budgetter 2017 Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender afdelingernes budgetter. Organistionsbestyrelsen godkendte afdelingernes budgetter for Pas på huslejen få hjælp til en 360 graders analyse af driften Efter beslutning på seneste organisationsbestyrelsesmøde genoptages drøftelsen af, hvorvidt man ønsker at købe 360 graders analyser for afdelingerne Kobber/kiselvej, Hækmosen I og Hækmosen II. Et eksempel på hvordan en 360 graders rapport kan se ud, vil blive eftersendt som bilag 4. Bilag 4: Eksempel på rapport (eftersendes) Indstilling: Organisationsbestyrelsen træffer beslutning vedrørende ovenstående. Jan Spohr gennemgik hovedpunkterne i de eksempler på 360 graders analyser, der blev fremlagt på mødet. Bjørn Petersen oplyste, at man havde modtaget en række rapporter i AKB, København, og han anbefalede på denne baggrund AKB, Herlev at bestille 360 graders rapporter for boligorganisationen og dens afdelinger. Efter en drøftelse heraf besluttede organisationsbestyrelsen at bestille rapporter for AKB, Herlev og de enkelte afdelinger. Den samlede pris herfor er kr. Det blev fra administrationen oplyst, at rapporterne vil blive udarbejdet samtidig for AKB, Herlev og Boligselskabet Sortemosen. 5. Kobber/Kiselvej ny anvisningsaftale med Herlev Kommune Den nuværende aftale om fleksibel udlejning mellem AKB, Herlev og Herlev Kommune trådte i kraft den 1. januar 2013 og er gældende frem til den 31. december 2016, se bilag 5. Derfor skal aftalen fornyes inden udløbet af Aftalen indebærer, at 25 % af de ledige boliger i afdeling Herlev I Kobbervej/Kiselvej udlejes efter lov om almene boliger 60 efter følgende kriterier: 4/15

5 Grøn anvisning: Boligsøgende som har, eller er blevet tilbudt, beskæftigelse uden tidsbegrænsning på minimum 30 timer om ugen. Den boligsøgende skal på ansøgningstidspunktet bo i selvstændig bolig. Seniorer: Boligsøgende på 55 år og derover, som ønsker en mere egnet seniorbolig end nuværende bolig. Den boligsøgende skal have boet i selvstændig bolig i Herlev Kommune i 2 år. Unge i kommunen: Boligsøgende på 18 til 25 år, som ønsker at flytte hjemmefra (1. gang), og som kan dokumentere at være under uddannelse minimum 20 timer om ugen eller have beskæftigelse på minimum 25 timer om ugen. Den boligsøgende skal på ansøgnings- og anvisningstidspunktet bo hos forældrene (eller den ene af dem) og skal have boet i Herlev Kommune de seneste 2 år. Tilknytning til området: Boligsøgende, som har tilknytning til Herlev i form af familie (bedsteforældre, forældre, børn eller børnebørn) bosiddende i Herlev Kommune. Den boligsøgende skal enten have eller have fået tilbudt beskæftigelse uden tidsbegrænsning på minimum 30 timer i en virksomhed beliggende i Københavnsområdet eller modtage efterløn, folkepension eller anden aldersbetinget pension. Den boligsøgende skal på ansøgningstidspunktet bo i selvstændig bolig. Beboerfortrinsretten respekteres ved alle udlejninger. I perioden den 1. januar 2011 til den 31. december 2015 er der udlejet 87 boliger i alt i afdeling 4501 Herlev I, Kobbervej/Kiselvej. Udlejningen fordeler sig således: Udlejninger i alt Fleksibel udlejning Fleksibel udlejning % 16,6% 7,4% 7,7% 26,6% 0% Følgende kriterier er anvendt: Ko de Kriterie forkortet H Boligsøgende i arbejde i 30 timer F1 H Seniorer over 55 år F2 H Unge mel 18 og 25 arb25/udd20 flytte F3 H Tilknytning til Herlev /

6 F4 Se bilag 5.1 for en detaljeret oversigt over anvisningerne i afdeling 4501 Herlev I, Kobbervej/Kiselvej. Organisationsbestyrelsen har på organisationsbestyrelsesmødet den 9. september 2015 vedtaget tilslutning til fællesventelisten Bolignøglen med udlejningsmodel B. Udlejningsmodel B medvirker til, at 25 % af de ledige boliger bliver anvist til boligsøgende fra den eksterne venteliste, hvis ingen boligsøgende i afdelingen ønsker den ledige bolig. Dette modelvalg er ikke slået igennem endnu. Det anbefales, at den nuværende aftale forlænges for en 4-årig periode, med mindre organisationsbestyrelsen har supplerende ønsker til udlejningskriterierne. Såfremt organisationsbestyrelsen godkender indstillingen, skal aftalen efterfølgende godkendes af Kommunalbestyrelsen i Herlev Kommune. Bilag 5: Fleksibel udlejning Herlev I, Kobbervej/Kiselvej Bilag 5.1: Udlejningsstatistik Herlev I, Kobbervej/Kiselvej Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender en 4-årig forlængelse af aftalen om fleksibel udlejning for afdeling 4501 for perioden den 1. januar 2017 til den 31. december Organisationsbestyrelsen godkendte en 4-årig forlængelse af aftalen om fleksibel udlejning for afdeling Herlev I-Kobbervej/Kiselvej. 6. Nye normalvedtægter Folketinget har vedtaget, at det skal være muligt at afholde digitale afdelingsmøder. Dette har medført behov for ændringer af boligorganisationens vedtægter. I forbindelse med dette er der samtidig foretaget flere mindre ændringer i normalvedtægten. Ordlyden af den nye normalvedtægt fremgår af vedlagte bilag 6. Det fremgår af Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriets vejledning, at ændringerne i normalvedtægten er obligatoriske og derfor gælder uanset om boligorganisationen ændrer sine vedtægter. Med hensyn til de digitale afdelingsmøder vil KAB på et senere tidspunkt informere om mulighederne for afholdelse af disse. Da der er ændringer i vedtægternes 5, stk. 5, som omhandler repræsentantskabets delegation af beslutningskompetence, skal repræsentantskabet tillige godkende delegation af de nye bestemmelser. 6/15

7 Bilag 6: Normalvedtægt for en almen boligorganisation med ændringer Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender vedtægtsændringerne og indstiller til repræsentantskabet at godkende disse på førstkommende repræsentantskabsmøde samt delegere beslutningskompetencen til organisationsbestyrelsen i vedtægternes 6, stk. 5 Organisationsbestyrelsen besluttede at indstille til selskabets repræsentantskab at godkende vedtægtsændringerne. Endvidere besluttede bestyrelsen at indstille til repræsentantskabet at delegere beslutningskompetencen i vedtægternes 6, stk. 5 til organisationsbestyrelsen. 7. KAB s sommerophold 2017 De to afholdte sommerophold for henholdsvis familier og seniorer i sommeren 2016 havde i alt 201 deltagere. Heraf deltog 153 via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Også i 2017 forventer KAB at kunne tilbyde sommerophold til beboere i KAB-fællesskabet og søger Arbejdsmarkedets Feriefond og eventuelt andre fonde om midler hertil. For nuværende forventes senioropholdet fastholdt, men det besluttes først endeligt i efteråret 2016 efter evalueringen. KAB s familieophold i Helsingør Ferieby i hytter fik en flot evaluering af deltagerne og forventes gennemført i Økonomi seniorophold Pris i alt Tilskud fra organisationen Egenbetaling kr kr kr. Økonomi familieophold Voksne Børn Pris i alt kr kr. Tilskud fra organisation kr kr. Egenbetaling kr kr. Egenbetaling med tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond* 100 kr. 100 kr. * Beboere på kontanthjælp eller med en indtægt, der ligner kontanthjælp Senioropholdet er en uges ophold på et handicapvenligt hotel eller højskole. Prisen dækker en plads i et dobbeltværelse med bad og toilet samt alle måltider m.v. Det er ikke muligt at opnå tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond til senioropholdet. 7/15

8 Tilskud fra boligorganisationen Boligorganisationen kan reservere et antal pladser til de to sommerophold gennem boligorganisationens tilskud. Tilskuddet er med til at finansiere: Transport, udflugter og foredrag m.v. Boligorganisationens pris vil være op til kr. pr. plads i 2017, afhængig af de faktiske omkostninger pr. deltager. Boligorganisationen betaler kun for faktisk benyttede pladser. I 2016 deltog 1 beboer fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkedets Feriefond. Indstilling: Organisationsbestyrelsen beslutter, at beboerne i skal have beboeropholdene tilbudt med et tilskud på indtil kr. pr. plads, og hvor mange familiepladser og seniorpladser boligorganisationen ønsker at råde over. Organisationsbestyrelsen besluttede, at beboerne i AKB, Herlev skal have beboeropholdene tilbudt med tilskud jf. ovenfor. Organisationsbestyrelsen ønskede at råde over 5 pladser. 8. Bestyrelsesvederlag 2016 Det samlede vederlag for regnskabsperioden 1. januar 2016 til 31. december 2016 kan maximalt udgøre ,79 kr., idet satsen efter de gældende regler er fastsat til: 76,97 kr. pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder. 46,17 kr. pr. lejemålsenhed for de resterende lejemålsenheder. Lejemålsenheder (forvaltningsenheder) opgøres i forhold til boligorganisationens samlede antal enheder ved regnskabsårets begyndelse. For nybyggeri og moderniseringsarbejder, der medfører en skemabehandling, er der også mulighed for at indregne et bestyrelsesvederlag. Bestyrelsen har tidligere truffet beslutning om, at den nuværende ordning er således: Vederlag udbetales i forhold til faktiske mødedage for det enkelte bestyrelsesmedlem. Formandens mødedage tæller dobbelt ved opgørelse af bestyrelsesmedlemmernes samlede mødedage. Tabt arbejdsfortjeneste vil blive modregnet hos det respektive medlem. Der udbetales ikke bestyrelsesvederlag i forbindelse med skemasager. 8/15

9 Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter, om den nuværende ordning for udbetaling af bestyrelsesvederlag fortsat skal være gældende og beslutter samtidig, at vederlaget beregnes efter de forhøjede satser. Endvidere, at bestyrelsen drøfter om skemasager skal medføre udbetaling af bestyrelsesvederlag, eller spørgsmålet skal afklares for hver enkelt sag. Organisationsbestyrelsen besluttede, at den nuværende ordning for udbetaling af bestyrelsesvederlag fortsat skal være gældende. Sager til orientering Nyt fra afdelingerne 9. Kobbervej/Kiselvejs - urafstemning om udskiftning af faldstammer og stigestrenge På det ekstraordinære afdelingsmøde den 28. april 2016 blev det besluttet at sende forslaget om faldstammer og stigestrenge til urafstemning. Forslaget er endnu ikke sendt til afstemning, da der afventes at afdelingsbestyrelsens godkender afstemningsmaterialet, som skal omdeles til beboerne. Indstilling: organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 10. Kobbervej/Kiselvejs - urafstemning om lydisolerende vinduer mod Ringvejen og Hjortespringvej På det ekstraordinære afdelingsmøde den 28. april 2016 blev det besluttet at sende forslaget om lydisolerende vinduer til urafstemning. Forslaget er endnu ikke sendt til afstemning, da vi afventer afdelingsbestyrelsens godkendelse af afstemningsmaterialet, som skal omdeles til beboerne. 9/15

10 11. Individuel modernisering Kobber/Kiselvej I forlængelse af organisationsbestyrelsens godkendelse af låneoptagelse til individuel modernisering af køkkener og badeværelser i Herlev I, er der fremsendt anmodning til kommunen om godkendelse af låneoptagningen. Der afventes endelig godkendelse fra kommunen. 12. Individuel modernisering Hæk I og Hæk II Der er ikke indkommet nye ansøgninger siden organisationsbestyrelsesmødet den 25. maj I Hækmosen I er 3 køkkener færdige. I Hækmosen II er 2 køkkener og 2 badeværelser færdige. 13. Orientering om driftssager Hækmosen I Udhæng og træværk er nu færdigmalet. Udlevering af nøgler til containergården er begyndt, alle beboere har dog ikke fået hentet dem endnu. Cylinderen til festlokalet i 2 F er blevet skiftet. Derudover pågår almindeligt ren- og vedligeholdelsesarbejde. 10/15

11 Hækmosen II Nyt låsesystem er næsten færdigmonteret. Der mangler 4 boliger, hvor beboerne ikke var hjemme de aftalte dage. Der mangler at blive skiftet postkasser og montering af nye cylindre, hvilket bliver udført af ejendomskontoret. Cylinder til vaskeri/festlokale er ligeledes blevet skiftet. Derudover pågår kun almindeligt ren- og vedligeholdelsesarbejde. Kobber/Kiselvej Der er blevet foretaget gennemgang af fugerne på Kobbervej Lejeplads ved Kiselvej er gennemgået, og reparationer er udført af vores tømrer, og efterfølgende er der blevet malet. Volden bag ved Kiselvej 5 har fået en kraftig beskæring og udtynding. Stor hæk ved Kobbervej 5 9 kunne ikke klare sneen og er derfor blevet gravet op, og der er sået græs i stedet. 3 bordebænkesæt har fået nye brædder. Derudover pågår almindeligt ren- og vedligeholdelsesarbejde. 14. Personale Kobbervej/Kiselvej og Moserne har fra den 1. juni 2016 fået en ny ejendomsteknikerelev som hedder Lauge Regner Bernstedog er 22 år. John Farre starter op efter sygdom den 1. september John starter med at arbejde hjemme ca. 3-4 timer om dagen. 11/15

12 Øvrige sager til orientering 15. Skift af administrationspakke Der er på afdelingsmødet i Hækmosen II den 15. september 2016 fremsat forslag om overgang fra lille til stor administrationspakke. I afdeling Hækmosen I har bestyrelsen besluttet, at forslaget om overgang til stor administrationspakke ikke for nuværende skal fremsættes. 16. Godkendelse af forsikringstilbud I forlængelse af beslutningen på seneste organisationsbestyrelsesmøde fremsendtes nyt forsikringstilbud med tilbudssammenligning m.v. jf. bilag 16 til formandskabet for AKB Herlev ved mail af 5. juli Det fremgik heraf, at Gjensidige havde afgivet det overordnet set bedste tilbud. For motorkøretøjsforsikring har dog Codan afgivet det bedste tilbud (Gjensidige har ikke afgivet tilbud på dette område.) Gjensidige har afgivet et tilbud, der samlet set indebærer en reduktion af forsikringspræmien for AKB Herlev med overordnet set samme dækning. Dette sammenholdt med at det nuværende forsikringsselskab havde annonceret en væsentlig forhøjelse af præmien gjorde, at anbefalingen fra KAB var, at man fulgte indstilling fra Willis om at acceptere tilbud afgivet af Gjensidige og Codan (motorkøretøjsforsikring). Formandskabet har efterfølgende meddelt, at man har valgt at følge indstilling fra administrationen og Willis. Bilag 16: Mail af 5. juli 2016 Indstilling: Organisationsbestyrelsen bekræfter godkendelse af forsikringstilbud fra Gjensidige og Codan (Motorkøretøjforsikring) foretaget af formandskab og kundechef. Organisationsbestyrelsen bekræftede formandskabets godkendelse af forsikringstilbud fra Gjensidige og Codan (motorkøretøjsforsikring). 12/15

13 17. Tilbageførsel af indskud i BoligButikken Med udgangen af 2013 besluttede parterne bag BoligButikken at nedlægge BoligButikken, hvilket teknisk er sket ved en likvidation. Som en del af den endelige likvidation af Boligbutikken for Hovedstadsområdet a.m.b.a., får hvert boligselskab tilbageført sin oprindelige indskudte kapital. Den indskudte kapital er 30 kr. pr. lejemål og baseret på boligselskabets samlede antal lejemål pr Boligorganisationen AKB, Herlev har indskudt kr., og dette beløb tilbagebetales hermed og indsættes på boligorganisationens konto 611. Beløbet indgår derfor ikke længere som tilgodehavende i regnskabet. Bilag 17: Regnskabserklæring til endeligt likvidationsregnskab 18. Udbudsloven og decentrale enheder Pr. 1. januar 2016 trådte en ny udbudslov i kraft. En af ændringerne i loven er tilføjelse af en ny 31, som beskriver, hvordan decentrale enheder opfattes i forhold til udbud. Det er imidlertid KAB s opfattelse, at den nye 31 ikke har nogen betydning for den måde, som KAB og boligorganisationer/-afdelinger håndterer udbud på. Tilføjelsen af den nye 31 er derimod en kort beskrivelse af den praksis, som allerede anvendes i KAB-fællesskabet. Den praksis, der følges, er, at alle afdelinger medtages, hvis udbuddet sker i boligorganisationen, eller hvis flere afdelinger indgår. Hvis kun én afdeling indgår i udbuddet, medtages kun den afdeling i udbuddet. Ovenstående gælder også ved benyttelse af ramme-/indkøbsaftaler indgået af KAB. 13/15

14 19. Frit valg af TV-pakker på vej En ny lov om TV-pakker er vedtaget. Loven gør det muligt for lejere at fravælge at modtage og betale for TV-programpakker, som tilbydes i deres boligafdeling. Loven trådte i kraft den 1. juli 2016, men vil først gælde pr. 1. januar 2018 for såkaldte sløjfeanlæg, hvor det ikke umiddelbart er muligt at frakoble enkelthusstande. Der er nogle forbehold vedrørende lejernes frie valg af TV-pakker: - Eksisterende kontrakter, som er indgået mellem boligafdelinger og eksterne programleverandører, skal respekteres i kontrakternes løbetid. Det betyder, at lejernes frihed til at fravælge programpakker først træder i kraft, når eksisterende kontrakter med eksterne leverandører udløber, eller når kontrakterne kan opsiges. - I ejendomme med stikledningsanlæg, kan den enkelte lejer ikke fravælge at være med i selve anlægget, som afdelingen har etableret. Den faste udgift til drift af anlægget skal stadig betales af den enkelte lejer. KAB arbejder for gode priser og individuelle løsninger, hvor den enkelte beboer handler direkte med udbyderen. KAB arbejder også for, at man i de gældende kontrakter kan slippe for de valgte TV-pakker og selv vælge frit, som loven lægger op til. 20. Forslag til mødedatoer 2017 Organisationsbestyrelsesmøder Onsdag den 17. maj 2017, kl Onsdag den 4. oktober 2017, kl Repræsentantskabsmøde Onsdag den 17. maj 2017, kl Afdelingsmøder Kobber/Kiselvej torsdag den 14. september 2017, kl Hækmosen I onsdag den 6. september 2017, kl Hækmosen II onsdag den 20. september 2017, kl Organisationsbestyrelsen tog datoerne til efterretning. 14/15

15 21. Eventuelt Jan Spohr orienterede fra styringsdialog med Herlev Kommune. Der var fra kommunens side tilfredshed med boligorganisationen og med samarbejdet om udlejningen. Organisationsbestyrelsen drøftede muligheden for digital fremsendelse af mødemateriale til organisationsbestyrelsesmøderne og man var indstillet på denne kommunikationsvej fremover. Muligheden for at revitalisere et tidligere byggeprojekt i Hækmosen blev drøftet, og man var indstillet på at se på denne sag ved et kommende møde. 15/15