2. Materialevedligeholdelse

Transkript

1 2. Materialevedligeholdelse

2 Indhold Materialevedligeholdelse Spar tid - genbrug data... 5 Minimal registrering - maksimal information... 6 Materialevedligeholdelse i praksis... 7 Menuer og værktøjslinje... 7 Rudeopdeling i Materialevedligeholdelse... 9 Udskriv stregkoder for bibliotekets afdelinger... 9 Generelt om Materialevedligeholdelse Supplerende værktøjer i proceslinjen Vælg materiale Udvælgelse - Fra Til - Successive Værker, dokumenter, eksemplarer og katalogposter Registreringens tre niveauer Nyt materiale registreres - med eksisterende post ) Den bibliografiske post søges Opdater bibliografisk post fra DanBiB Dantek Download Center ) Dokumentstruktur oprettes ) Materialets opstilling udpeges i Afdelinger-ruden ) Materialet tilknyttes en dynamisk samling for: Udlånstid ) Materialenummer indlæses (bibliotekets stregkodenummer) Når et materiale er registreret Højre-klik et materialenummer Registrer et klassesæt Nyt materiale registreres - uden eksisterende post ) En ny bibliografisk post oprettes Ny bibliografisk post oprettes Simpel katalogisering - med indskrivningsfelter Kode for generel materialebetegnelse (forkortet GMB) Kode for specifik materialebetegnelse (forkortet SMB) Bibliografiske etiketter Nyt materiale registreres - specielt Flerbindsværker, tidsskrifter og sammensat materiale Titlen som sammenstilling af data fra flere poster Flerbindsværk et eksempel på datapræsentation Poster sammenkædes af faustnumrene Genbrug CfU s poster ved køb af tv-programmer Periodika (tidsskrifter, årbøger mv.) ) Periodika skal kunne udlånes men ikke søges på indhold ) Periodika skal kunne udlånes og søges på indhold Sammensatte materialer - én bibliografisk post a) Enhederne i det sammensatte materiale skal have egne materialenumre b) Enhederne i det sammensatte materiale udlånes samlet Emneord ("Bruger-emneord") Opret nyt bruger-emneord Fjern bruger-emneord Ændre bruger-emneord Se og Søg på lokale emneord via Skolebibliotekarens Portal Avanceret katalogisering... 51

3 Lokal avanceret katalogisering Lokal bibliografisk udvidelse til danmarc2-post Lokal bibliografisk post med indhold fra Netpunkt Ændring og sletning af materialeregistrering ) Den bibliografiske katalogpost ) Dokumentniveau ) Det enkelte eksemplar Ændring af den bibliografiske post Ændring af dokumentniveau flere dokumenter Ændring af eksemplaroplysninger Ændre materialenummer Marker materiale som forsvundet for biblioteket Ændre et materiales udlånstid Ændre udlånstidsgrupper Slet materialeregistrering Ét eksemplar skal slettes Alle (skolens) eksemplarer skal slettes Automatisk fjernelse af dokument når sidste eksemplar fjernes Massesletning (Kassation) Materialeegenskaber Antal udlån og seneste udlånsdato Udlånshistorie Ret fejl ved at flytte Sådan rettes fejlregistrering ved flytning Fejltype a: Lokalt faustnummer Fejltype b: Hovedpost er benyttet Fejltype c: Bindtitlen er forkert Materialepriser Priser oplyst i den bibliografiske post fra DanBib Materialeenhedens pris oprettet i Dantek BiblioMatik Ændre prisoplysning Tilføje pris som ikke findes i posten fra DanBib Prisoplysninger på udskrifter til lånerne Diskussion af prissætninger Musikudlån Karenstid for musikudlån Funktioner-menuen Navigering i menusystem og ruder Import af poster Import af bibliografiske data Sådan importeres filer med danmarc2-poster (iso2709) Fra Dantek filer Import af emneord Bestilling af poster Sådan afvikler du "Bestilling af poster" Emneordvedligeholdelse Lokale bruger-emneord Emnelistens vedligeholdelse Tilføj nyt bruger-emneord Ret eksisterende bruger-emneord Fjern bruger-emneord

4 Masseændring i afdeling/dynamisk samling Opsætning af materialegrupper Dynamiske samlinger Bibliotekets afdelinger Sådan arbejder du med de dynamiske samlinger Statistik for bibliotekets afdelinger og underafdelinger Udlånsstatistik i komprimeret form Forsvundne udskrives Reserveringer udskrives BeholdningsRevision Start med en forundersøgelse Check jeres afdelingsstruktur Check afdelinger og opstillingers materialeregistreringer Opdel opgaven i mindre intervaller Foreslå materiale til kassation Oversigt over beholdningsrevisionen Instruktionsfilm Omslagsregistrering Udlån "Omslag" Aflevering af "Omslag" Registrerede materialer i periode, dato til dato Ikke udlånte materialer Diskussion af udskrift af Ikke udlånte materialer Massesletning af Ikke udlånte materialer Massesletning med materialet ved hånden Biblioteksstatistik til UVM (Undervisningsministeriet) Sådan afvikles Biblioteksstatistik til UVM Om at rette generel materialebetegnelse for UV-midler Indstillinger Leverandørindstillinger Generelt Katalogisering Etiketter Sprog

5 Materialevedligeholdelse Materialevedligeholdelse omfatter alle funktioner med tilknytning til registrering af bibliotekets materialesamling. Det drejer sig bl.a. om at importere data, oprette nye poster, registrere materialer med stregkodenumre, ændre data, slette registreringer, flytte materialer mellem materialegrupper (fx fra en opstilling til en anden) og m.m. Spar tid - genbrug data Før man påbegynder et større registreringsarbejde, er det vigtigt at kende til de muligheder det danske bibliotekssamarbejde tilbyder. For forholdsvis beskedne midler kan man erhverve bibliografiske data, som kan indebære både betydelige tidsmæssige og dermed økonomiske lettelser og oplagte faglige fordele. Det danske bibliotekssamarbejde koordineres af Styrelsen for Bibliotek og Medier under Kulturministeriet. Styrelsen udarbejder i samarbejde med biblioteksverdenen standarder for bibliografisk beskrivelse og styrer vedligeholdelsen af Den danske Nationalbibliografi. Denne bibliografi opdateres løbende med informationer om nye udgivelser og omfatter mange millioner bibliografiske poster. I praksis er opgaven udliciteret til firmaet DBC A/S, som også forestår den praktiske drift af den nationale biblioteksfællesbase DanBib og det offentlige online katalog for folke- og forskningsbiblioteker under navnet Alle typer biblioteker har mulighed for og kan have fordel af at genbruge bibliografiske data fra DanBib. Umiddelbart betyder genbrug, at man ikke selv skal håndtere en praktisk beskrivelse af måske mange detaljerede bibliografiske oplysninger om bibliotekets materialer. Genbrugstanken lægger dermed op til betydelig tidsbesparelse. Den bibliografiske beskrivelse af materialerne i DanBib er meget omfattende og følger den danske biblioteksstandard 'danmarc2'. Dantek BiblioMatik er udviklet med respekt for danske biblioteksstandarder. Der er derfor muligt at importerer data fra DanBib i Dantek BiblioMatik. Obs! Se på næste side hvordan data kan beriges. 2-5

6 Minimal registrering - maksimal information Størstedelen af alle bog- og tidsskriftudgivelser i Danmark er forsynet med ISN (International Standard Nummer). De fleste boglige udgivelser har ISBN (International Standard Bog Nummer) påtrykt eller som stregkode på bogens bagside eller gengivet på bagsiden og/eller bag på titelbladet. Tidsskrifter eller periodika har et ISSN (.. Serie Nummer), mens musikudgivelser har et ISMN. Disse identitetsnumre registreres også i DanBib sammen med talrige andre informationer som titel, serietitel, forlag, lix, emneord, indholdsnoter m.m. I Dantek BiblioMatik kan man udnytte ISN til enten online at downloade bibliografiske poster direkte fra DanBib til Dantek BiblioMatiks database (via Dantek DownloadCenter) eller vælge at reducere sin egen beskrivelse af materialerne til det minimale, som i henhold til danmarc2 er id-nummer (fx lokalt faustnummer), ISN, titel og materialetype. I Dantek BiblioMatik kan man så periodisk aktivere en bestillingsfunktion, som automatisk finder de registrerede ISN og samler disse i en bestillingsfil. De fulde bibliografiske data kan efterfølgende downloades eller bestilles hos DanBib og importeres til Dantek Biblio- Matik og dér 'erstatte' den foreløbige og minimale beskrivelse. Resultatet er maksimal materialebeskrivelse med et minimum af indsats! Kontakt Dantek for yderligere oplysninger om muligheder for online databestilling eller løbende online registrering via Dantek DownloadCenter. Eksempler på bibliografiske poster i Dantek BiblioMatik med minimal information og med fuld danmarc2 information. Her vist i en komplet teknisk præsentation.. Eksemplet til venstre er oprettet som Forkatalogisering kun med ISBN, forfatter, titel og materialetype. Eksemplet til højre illustrerer informations-niveauet, når DanBib leverer samme post. 2-6

7 Materialevedligeholdelse i praksis Start: Dantek BiblioMatik > Materialevedligeholdelse Skærmen kan tilrettes efter ønske ved at flytte på de lodrette og vandrette linjer, som danner skærmens ruder Arbejdsskærmen rummer øverst menulinje og værktøjslinjen med ikoner, nedenfor et antal ruder, som hver tilbyder sine muligheder. Menuer og værktøjslinje Filer-menuen Ny session: (Ctrl + N) Åbner endnu et vindue til Materialevedligeholdelse. Rens: (Ctrl + D) Rydder skærmen for bibliografisk indhold. Gem: (Ctrl + S) Gemmer den aktuelle registrering. Fjern materiale: Sletter en materialeregistrering (stregkodenummer). Afslut: Lukker Materialevedligeholdelse. Vis-menuen Værktøjslinje: Viser eller fjerner værktøjslinjen under menulinjen. Statuslinje: Viser eller fjerner statuslinjen nederst i skærmbilledet, hvor du ser Operatør, Filial, dato og klokkeslæt. Vælg afdeling: Viser eller fjerner kvikvalg under Afdelinger ruden. se rubrikken Nummer. Vis Alle skoler: Viser alle institutionernes afdelinger og udlånstidsgrupper. Som standard vises kun for operatørens institution. Vis kun lokale poster med dokument: Til brug for rettearbejde, hvor materialer knyttet til lokale poster skal flyttes til autoriserede poster, kan der søges alene efter lokale poster, hvor der er oprettet dokument og eksemplarer. 2-7

8 Funktioner-menuen Import af poster: Import af data fra DanBib (iso2709) eller Dantek-filer. Import af emneord: Import af Dantek Emneord. Bestilling af poster: Åbner guide som finder poster der behøver opdatering til danmarc2. Emneordvedligeholdelse: Oprettelse af egne "Bruger-emneord" Massesletning: Sletning af mange materialer. Masseændring i afdeling/dynamisk samling: Flytning af mange eksemplarer på én gang. Opsætning af materialegrupper: Visning og/eller flytning mellem grupper. Omslagsregistrering: Registrering af stregkodenumre til omslag (plastlommer, mapper mv.) hvor stregkodenummer genbruges. Ikke udlånte materialer: Lokaliserer materialer uden udlån over en selvvalgt periode. Registrerede materialer i periode, dato til dato Søgning af fx nyregistrerede materialer og udskrift af liste. Bemærk, at det er en materialeliste (inkl. materialenumre) ikke en traditionel titelliste. Biblioteksstatistik til UVM: Samlet indberetning til Undervisningsministeriet for kommunale skole- og fællesbiblioteker. Åbner guide til indberetningen. Udskriv stregkoder for kommandoer: Udskriver stregkodemenu for hele systemet. Indstillinger: Generelle leverandørindstillinger og indstillinger for online-katalogisering (såfremt Dantek Download Center indgår), etiketter og sprog. Vindue Standard Windows muligheder, herunder muligheden for at skifte mellem åbnede sessioner. Værktøjslinjen Såfremt visning er valgt i Vis-menuen, ses ikoner for funktioner i Filermenuen. Start ny session Gem (Ctrl + S) X-ikon: Rens (Ctrl + D) skærmen for det aktuelle dataindhold. 2-8

9 Hjælp Der er p.t. (april 2010) ikke indbygget online-hjælp i Dantek BiblioMatik. Menupunktet giver adgang til "Om", der informerer om programversion mv. Rudeopdeling i Materialevedligeholdelse 1. Søgefelter 2. Søgeresultat og dokumenter Katalogposten i det valgte visningsformat 4. Pris på aktuelt eksemplar 5. Bibliotekets afdelinger med rude til kvikvalg (Nummer) 6. Udlånstidsgrupper Valgt udlånstid til materialet (Medlem af samling). 8. Stregkodenumre og forfatter/titel på behandlede eksemplarer. 9. Valgt afdeling Når Materialevedligeholdelse åbner, markeres den afdeling [5] (typisk "Skolebiblioteket") hvortil computeren er tilknyttet (i programmet Arbejdsstationer). Du kan nu udfolde træstrukturen for afdelinger og underafdelinger [5] samt den udlånstidsgruppe [6], som du skal bruge. Vælg visningsformat i ruden [3] - (leverandørindstillingen er Standard ). Udskriv stregkoder for bibliotekets afdelinger Du kan udskrive stregkoder for bibliotekets afdelinger, som du kan benytte til hurtigt at skifte fra en underafdeling til en anden. 5 I Afdelinger ruden [5] gør du sådan: 2-9

10 Markér den afdelinger, du vil have stregkoder til. Højre-klik og vælg Udskriv stregkoder. Resultatet får du i Word. Stregkoder til afdelinger og underafdelinger Afdelingsnummer Hver afdeling og underafdeling tildeles et Nummer. Nummeret benyttes som grundlag for udskrift af stregkoder til afdelinger og underafdelinger. Nummeret er også en let genvej til en afdeling eller underafdeling. Du kan taste Nummer i feltet under Afdelinger ruden og trykke Enter/Retur, hvorpå den tilhørende afdeling eller underafdeling vælges. Læs mere om afdelingsnumre i vejledningens kap. 8: Afdelinger. Generelt om Materialevedligeholdelse Med Materialevedligeholdelse kan du tilføje, ændre og slette. Herfra kan du importere nye bibliografiske poster eller måske selv oprette dem. Du kan tilføje stregkodenumre til de bibliografiske dokumenter eller måske slette eller ændre tidligere registreringer. Det er i Materialevedligeholdelse, du ændrer stregkodenummer på et eksemplar, hvis en stregkode er blevet beskadiget, eller hvor du flytter et eller mange eksemplarer til en anden afdeling eller underafdeling i skolebiblioteket og m.m. Vigtige funktioner i Materialevedligeholdelse Søg efter bibliografisk post eller download den online fra DanBib Opret selv en ny bibliografisk post - hvis posten ikke findes Ændr eksisterende bibliografisk poster fx tilføjelse af lokale emneord Opret dokumentstruktur til materialeregistrering (fx stregkodenumre, opstilling i afdeling, lånetid, reserveringer) Udpeg eller ændr materialets opstilling i en af bibliotekets underafdelinger Vælg eller ændr materialets tilknytning til en Udlånstids -gruppe Registrer det konkrete materiales stregkodenummer, eller hurtigregistrer sæt Indberet til Undervisningsministeriet Indstil Dantek BiblioMatik til etiketudskrift Og meget andet Fremgangsmåderne ved registrering af materialer vil variere efter materialets karakter. Er materialet en monografi (enkeltstående værk), et periodikum (tidsskrift), et musikalie, en genstand (fx et apparat) etc. Dit udgangspunkt vil også være forskelligt. Måske starter du med et helt nyt og tomt Dantek BiblioMatik. Måske arbejder du med et kørende system. Måske har du allerede importeret bibliografiske poster fra DanBib og kan genbruge data herfra. Måske skal du registrere et materiale med en påtrykt ISBN-stregkode. I det følgende vil vi derfor gennemgå forskellige situationer. Vi vil igen minde om, at der kan spares både tid og penge ved at genbruge data, sådan som det er omtalt i indledningen. 2-10

11 Supplerende værktøjer i proceslinjen Del af Windows proceslinjen Du vil altid kunne se en række små ikoner i proceslinjen (typisk nederst til højre) i Windows skærmen. Ikonerne aktiverer kørende værktøjer, som straks åbnes, når du klikker. Nogle af ikonerne vedrører Dantek BiblioMatik. I forbindelse med materialeregistrering vil du få brug for materialer. - den lille bog symboliserer Når du klikker ikonet, åbner søgeværktøjet Vælg materiale. Her kan du indtaste et materialenummer med henblik på manuel registrering, eller du kan søge efter eksisterende materialenumre ved at skrive titel, forfatter eller andet (under fanebladet Udvælgelse). Prøv mulighederne Vælg materiale Klik "Vælg materiale" i Windows proceslinjen når du vil: Taste et materialenummer - (måske fordi stregkoden ikke kan benyttes) Udpege og vælge et materialenummer på grundlag af en søgning på materialets bibliografiske data (titel, forfatter, serietitel, klassificering etc.). Oprette et større antal eksemplarer i en sammenhængende nummerserie (Sæt) ved at taste første og sidste nummer i nummerserien (Fra Til) eller ved at taste første nummer og derpå skrive antal successive numre. Med "Tegnestiften" kan du låse vinduet i forgrunden, når du skal taste flere stregkodenumre. Klik X for at rense. Hvis din skole er en del af et fælles bibliotekssystem, vil du se din skoles navn i listen "Skole". Teksten er grå, og du kan (normalt) ikke åbne listen. Hvis din arbejdsplads er tilknyttet et skolebibliotekernes kontor, kan du have behov for at kunne vælge materialer fra forskellige skoler. Dette opnås via en ændring i Dantek BiblioMatiks systempolitikker - kontakt eventuelt Danteks support herom. Generelt Her kan du skrive stregkodenummeret og klikke OK, hvorpå materialet hentes (eller tildeles) til Materialevedligeholdelse. 2-11

12 Vælg stregkodestandard Dantek BiblioMatik understøtter forskellige stregkodestandarder. Typiske er "Dantek BiblioMatik stregkode" (oftest med 3-6 trykte cifre), "Code39 stregkode" (oftest med 8-10 trykte cifre) eller MSI stregkode. Taster du et stregkodenummer er det nødvendigt, at du først vælger stregkodetype. Udvælgelse - Fra Til - Successive Udvælgelse Skriv fx titel klik Søg og afvent, at eksemplarer findes. Klik OK eller dobbeltklik for at vælge et eksemplar. Du kan benyttes standard Windows fremgangsmåder med fx blokmarkering eller udvælge med CTRL+klik. Du kan sorterer ved at klikke kolonneoverskrifterne. Bemærk også vandret rulning. Se mere i afsnittet om registrering af sæt. Fra til Fanen Udvælgelse er valgt. Indtast det første og det sidste nummer Klik OK Alle materialer med disse og mellemliggende numre vises i Materialevedligeholdelse. Successive Indtast det første nummer og vælg antallet af efterfølgende materialenumre klik OK Alle materialer med disse numre vises i Materialevedligeholdelse. 2-12

13 Værker, dokumenter, eksemplarer og katalogposter Her en kort præsentation af den terminologi, som benyttes i biblioteker. Det er fornuftigt at kende til denne, da Dantek BiblioMatiks Materialevedligeholdelse respekterer denne terminologi og den bagvedliggende fysiske og abstrakte struktur. Samtidig har vi tilnærmet os den terminologi, som er på vej ind på bibliotekerne inspireret af FRBR (Functional Requirements for Bibliographic Records) om datapræsentation fra Herunder er opsummeret begreber som indgår i FRBR, og som samtidig er grundlaget for Dantek BiblioMatik. Værk Et værk er en afgrænset intellektuel frembringelse, som kan have et kunstnerisk udtryk. Værket er en abstraktion som for eksempel H. C. Andersens værk Den grimme ælling. Dokument Dokumentet er en konkret udformning af værket. Det vil sige at dokumentet er en fysik enhed som en bog, en film, en CD m.m. Værket Den grimme ælling findes både som bog, som billedbog, som film, som Hver af disse konkrete udformninger af værket er et dokument. I nogle tilfælde har vi anvendt udgave om dette niveau. Eksemplar Et eksemplar er en konkret fysisk genstand, som er udformet som et af de mulige dokumenter. Når vi står med en bog i hånden, er dette et eksemplar af et dokument udformet som bog af det pågældende værk. Katalogpost En katalogpost eller en bibliografisk post er en beskrivelse af et dokument. Derfor er der mange bibliografiske poster til Den grimme ælling. Hver for sig beskriver disse poster en konkret udformning af værket. Værk Værket konkretiseres i dokumenter som film, lyd, tekst på papir m.m. På biblioteket står der et antal eksemplarer af et eller flere af dokumenterne. 2-13

14 Registreringens tre niveauer 1. Den bibliografiske post (leveret fra DanBib eller din egen oprettelse). 2. Dokumentstruktur oprettet til organisering af administrative data (opstilling, lånetid, reserveringer, materialenumre, oprettelsestidspunkt mm.) 3. De enkelte eksemplarer. Søgeresultat fra søgning på "Snehvide" præsenteret i ruden "Søgeresultat af dokumenter" [2]. Her ses katalogposter med tilhørende ID-numre: FAUST og (måske) ISBN. De to eksemplarer af Grimms Snehvide har materialenumrene og ) Den bibliografiske post (katalogposten) Den bibliografiske post er beskrivelsen af værket. Bibliografiske poster vil typisk være downloaded fra DanBib. Bibliografiske poster kan downloades enkeltvis til de materialer (bøger, bånd, videoer etc.), som biblioteket indkøber, eller du kan selv oprette bibliografiske poster. Dantek tilbyder mulighed for DanBib online registrering via Dantek Download Center. Bibliografiske poster kan således importeres i Dantek BiblioMatik eller oprettes automatisk ved brug af Dantek Download Center. Du kan også selv oprette poster alt efter ambitionsniveau og faglig kunnen i form af den meget enkle "Før katalogisering", "Simpel katalogisering" og for viderekommende "Avanceret katalogisering i danmarc2-format. Bibliografiske poster i Dantek BiblioMatik kan ændres, men ikke slettes da de skal være til rådighed for statistik mv.. Hensigten er også, at posterne for fremtiden er til rådighed ved et senere behov. Poster uden dokumentstruktur (og konkrete eksemplarer i biblioteket) er kun søgbare i Materialevedligeholdelse og forstyrrer derfor ikke i søgesystemerne Skolebibliotekarens Portal eller fx ElevWeb. 2) Dokumentstruktur (til de lokale administrative data) På dette niveau kan der både ændres og slettes. Fjerner du dokumentstrukturen slettes alle tilknyttede eksemplarer også. Det vil der blive advaret om i Dantek BiblioMatik, hvis (når) du udfører operationen. Du kan udmærket oprette en dokumentstruktur uden at registrere eksemplarer. Når dokumentniveauet er oprettet, er katalogposten søgbar i Skolebibliotekarens Portal, men der kan (endnu) ikke henvises til konkrete eksemplarer. I søgesystemerne kan dokumenterne (kaldet titlerne i søgesystemet) nu reserveres. På den måde kan du vise, at materialet er undervejs. Når der senere registreres eksemplarer, vil du blive mindet om en låners reservering. Dokumentniveauet gemmer således også reserveringer. Info: Indgår din skole som en del af en større samling, skal du i Skolebibliotekarens Portal søge i hele samlingen for at finde dokumenter uden registrerede eksemplarer. 2-14

15 3) De enkelte eksemplarer På de konkrete eksemplarer monteres et materialenummer i form af en stregkode, som typisk også viser bibliotekets navn. På dette niveau kan der naturligvis både ændres og slettes, hvis fx et eksemplar skal flytte opstilling eller have ændret sin udlånstid eller måske skal have en ny stregkode, da den gamle er defekt. Når eksemplarer er registreret, kan katalogposten søges i Skolebibliotekarens Portal mv.; nu kan der også henvises til de konkrete eksemplarer og deres opstilling, udlånsstatus mv. 2-15

16 Nyt materiale registreres - med eksisterende post En eksisterende post findes allerede i databasen eller den downloades straks fra DanBib! registrering uden eksisterende post, se næste afsnit: Nyt materiale registreres uden eksisterende post. Fremgangsmåde - kort fortalt: 1) Den bibliografiske post søges - posten antages at findes i forvejen - eller den downloades direkte fra DanBib. 2) Dokumentstruktur oprettes (såfremt det ikke allerede findes) til organisering og lagring af de lokale data. 3) Materialets opstilling udpeges i Afdelinger ruden. 4) Materialet tilknyttes en dynamisk samling for Udlånstid. 5) Materialenummer (stregkodenummer) indlæses. TIP materialeregistrering udført med kun to skanninger! Hvis du skal registrere et antal forskellige nye materialer til opstilling samme sted og med samme udlånstid, markerer du disse to valg først. Derpå skannes materialets isbn og dets materialenummer. Du er nu klar til næste materiale, skan næste bogs isbn og derpå materialenummer o.s.v. Herunder uddybes registreringens enkelte trin: 1) Den bibliografiske post søges Poster kan søges på flere måder Skan ISBN / issn-stregkoden, hvis den findes på materialet skriv ISBN / issn / ISMN i skærmens ISN-felt, og klik [Søg] skriv titel eller starten af titlen og klik [Søg], udpeg posten søg på udgiver søg på faustnummer skan faustnummer fra seddelfortegnelse eller fra en eventuel bogbinderetiket på indersiden af bogens bagside. klik Ny såfremt materialet ikke forventes at kunne findes i databasen - se da næste afsnit Nyt materiale registreres uden eksisterende data. Læs om registrering af sammensatte materialer og flerbindsværker i afsnittet "Nyt materiale registreres specielt. Den bibliografiske post findes lettest og mest præcis ved hjælp af ISN eller faustnummer. Er materialet forsynet med en faustnummer-stregkode (se en eventuel bogbinderetiket på indersiden af bagsiden eller en eventuel følgeseddel eller ISB- stregkode (se bogens bagside), skanner du denne. Alternativt må du søge via titel eller udgiver eller selv oprette den bibliografiske post - se da næste afsnit. Søg via ISBN eller faustnummer Hvis posten allerede er importeret (fx i kraft af en dataleverance fra DanBib) benyttes den. Når du skanner ISBN (eller faustnummer) eller søger på titel, vil Dantek BiblioMatik automatisk åbne dokumentstrukturen og stille markøren på dokumentet (første dokument, når du søger på titel). Samtidig vil du straks se den bibliografiske post præsenteret i formatruden til højre. 2-16

17 ISBN er skannet og skærmen viser resultatet i resultatlisten til venstre - og posten til højre. Posten vises i "Standard" - Skift til andre visningsformater ved at klikke links som Elev, Lærer, Bibliotekar, danmarc2 etc. ISBN-10 og ISBN-13 Fra januar 2007 er der indført 13-cifrede ISBN (Internationalt Standard Bog Nummer) til afløsning af ISBN-10. Du kan stadig både benytte ISBN-10 og ISBN-13 i Dantek BiblioMatik. Du kan læse mere om ISBN på sitet Du kan finde/downloade poster i Materialevedligeholdelse ved hjælp af ISBN-10 eller ISBN-13 på følgende måder: Aflæs ISBN-10 og ISBN-13 stregkode fra materialet. Dantek BiblioMatik vil straks checke om der findes en eller flere poster i databasen med det skannede nummer. Hvis ikke, vil systemet forsøge at downloade posten fra DanBib (såfremt licens hertil og til Dantek DownloadCenter er aktiveret). Tast ISBN-10 og ISBN-13. Samme reaktion som ovenfor. Du kan søge ISBN-10 og ISBN-13 på følgende måder: Det er også muligt at søge trunkeret, ved kun at taste første del af nummeret, fx I et sådan tilfælde kan du naturligvis risikere at skulle gennemse et større antal poster. Søg på ISBN via værktøjet Vælg materiale (den lille bog i systemboksen, typisk nederst til venstre). 2-17

18 Opdater bibliografisk post fra DanBiB I højreklikmenuen til den bibliografiske post finder du Opdater fra DanBib. Menupunktet forudsætter, at arbejdsstationen har licens til Dantek DownloadCenter. Ved klik på menupunktet kaldes der op til DanBib og den aktuelle bibliografiske post opdateres med seneste udgave fra DanBib. Eksempel med Før og Efter opdatering fra DanBib. 2-18

19 Dantek Download Center Hvis biblioteket har anskaffet Dantek Download Center vil skanning af ISBN eller faustnummer få systemet til først tjekke, om den bibliografiske post allerede findes i databasen. Gør den ikke det, vil der automatisk blive søgt i DanBib, hvorfra posten så vil blive downloadet. Når posten efter et øjeblik er overført og på plads i databasen, vil den fremstå klar med dokumentstruktur, svarende til at fortsætte med punkt 3 - nedenfor! Søg via titel eller udgiver Den bibliografiske post kan også findes via søgning, men da alene blandt de poster, som biblioteket allerede har i sin database. Søgefelterne er Titel og Udgiver. I alle felter tilbydes automatisk højretrunkering. Det betyder, at du kan nøjes med at skrive første del af fx en titel og derpå udpege den rigtige bibliografiske post i resultatlisten. Skriver du hele den korrekte titel, vil du straks have den eller de relevante poster fremme i resultatruden [2]. En titel kan foreligge i flere udgaver, derfor må du udpege den rigtige (check via formatruden [3]). Obs! Vær opmærksom på, at nogle bibliografiske poster er opdelte i hoved-, sektions- og bindposter. Du kan ikke søge på titelinformation fra både hoved og bindpost samtidigt. Eksempel: Du søger bibliografiske data til materialet "Historie for sjette, lærerens bog". "Historie for sjette" vil da være titlen i en selvstændig hovedpost og "lærerens bog" være titlen i bindposten. Hvis du alene søger på "Historie for sjette", vil du se samtlige bindtitler under hovedposten, så kan du udpege den korrekt. Læs mere herom senere i afsnittet "Registrering af flerbindsværker". Hvis du kun indskriver en del af titlen, kan resultatlisten undertiden blive lang, se eksempel i nedenstående illustration. 2 3 Søgning på del af titel Skolen i resulterer i flere titler i resultatlisten [2]. Den ønskede titel er udpeget. Posten vises under fanen "Formater af bibliografisk post". Standard er valgt. 2) Dokumentstruktur oprettes Når det er muligt at finde den bibliografiske post, skal der (måske, såfremt den ikke allerede er oprettet) oprettes dokumentstruktur, hvor eksemplarerne og deres opstilling, udlånsvilkår og oprettelsestidspunktet kan lagres. Ser du [+] til venstre for kartotekskortet i resultatlisten, findes dokumentstruktur allerede. Åbn da strukturen - klik [+]- som derpå bliver til [-]- og markér dokumentniveau. Fortsæt med punkt 3: Materialets opstilling 2-19

20 Findes dokumentstruktur ikke (du ser ikke [+] til venstre for kartotekskortet) - skal du selv oprette dokumentstruktur. Det gør du sådan: 2 Højre-klik den bibliografiske post i rude [2] Vælg Opret dokument Vinduet "Nyt dokument åbner I rubrikken Beskrivelse kan du beskrive dokumentet. Det er normalt kun aktuelt, når der registreres tidsskrifter eller sammensatte materialer - se senere.. Ved monografier klik: OK. Klik OK. Dantek BiblioMatik vil nu automatisk indsætte dato og klokkeslæt for dokumentets oprettelse og vise antal registrerede Materialer: 0 Der vil gå et øjeblik, hvor databasen opretter dokument og indekserer de bibliografiske data, så der senere kan søges hurtigt på de bibliografiske informationer. Dokumentstrukturen er oprettet og niveauet er markeret

21 Tilføj nyt eksemplar til eksisterende dokument Nogle poster i en resultatliste viser (med [+]), at der kan åbnes for dokumentstruktur. Det viser, at der allerede er registreret dokument med et eller flere eksemplarer på disse titler. Hvis du vil registrere flere eksemplarer kan du åbne og markere dokumentniveauet og derpå udføre nedenstående punkt ) Materialets opstilling udpeges i Afdelinger-ruden Hvis du har åbnet dit biblioteks Afdelingsstruktur [5], kan du nu udpege den afdeling eller underafdeling (det sted!), hvor materialet skal opstilles. Alternativt kan du skanne en stregkode for afdelingen (se den indrammede tekst) - eller benytte kvik-nummeret på afdelingen. Udpeg den ønskede Afdeling, hvor materialet skal opstilles. 5 Underafdelingen Faglitteratur er markeret. Alternativt kan du vælge at udskrive stregkoder for afdelinger eller underafdelinger. Når et nyt materiale skal tildeles en afdeling, kan man da skanne afdelingsstregkoden. Systemet vælger og markerer da afdelingen automatisk. Afdelingsstregkoder kan udskrives via menuen, når du højreklikker en afdeling. Du kan afmærke flere afdelinger til samlet udskrift. Hold CTRL nede mens du udpeger afdelinger, derpå højre-klik. Har du tilføjet nye afdelinger i programmet Afdelinger, kan du højreklikke på institutionsnavnet og opdatere afdelingsstrukturen. 2-21

22 4) Materialet tilknyttes en dynamisk samling for: Udlånstid Skolebibliotekets udlånspolitik kommer til udtryk i materialernes udlånstider. De enkelte materialer skal derfor tilføjes til den samling af materialer (materialegruppe), hvor der gælder den ønskede regel for udlånstiden. Hvert materiale skal tilføjes til én samling for Udlånstid, så udlånsadministrationen kan beregne udlånstiden. Skolebiblioteket har mulighed for at opsætte udlånstiden på forskellige materialegrupper (se nedenstående illustration). Udtryk som Normalt udlån, Ikke til udlån, Dag til dag, Årslån m.fl. er beskrivelser af forskellige udlånstider, som udløser særlige lånetider. Obs! Lånetiden udmåles i antal dage eller frem til dato. Gruppernes konkrete udlånstider opsættes via programmet Udlånsskranke se Funktioner > Cirkulationsperioder. Læs mere herom i kapitel 3. Vigtigt! Du knytter materialet til en udlånstidsgruppe ved at klikke i boksen til venstre for den markerede udlånstidsgruppe. Dette markeres med en v-markering Markér kun én udlånstid! 6 Vigtigt! Det er vigtigt, at du knytter enhver materialeregistrering til én udlånstid. Undlades det, vil materialet ikke kunne udlånes, da udlånstiden da ikke kan beregnes. Under udlån vil du derfor få besked om, at udlån vil stride mod bibliotekets regelsæt - da der ikke er indsat en udlånstid for materialet! Når materialets udlånstid er tilføjet, kan materialenummer (stregkodenummer) indlæses med stregkodeskanneren. Ét flueben Når du markerer udlånstid, skal du kun sætte ét flueben på det dybeste niveau. 2-22

23 5) Materialenummer indlæses (bibliotekets stregkodenummer) 8 Du er nu klar til at skanne materialenummer (stregkodenummer) på det eller de eksemplarer, som biblioteket har anskaffet. Skan nyt materialenummer Materialenummer, Forfatter, Titel og Handlingsbeskrivelse vises [8]. Skan materialenummer Du kan skanne materialenummeret med stregkodeskanneren - efterfølgende ser du resultatet i ruden [8] til højre i vinduet. Tast materialenummer Alternativt kan du taste nummeret ved hjælp af "Vælg materiale", som du aktiverer ved at klikke i Windows proceslinjen. Hvis du taster materialenummer skal du huske og se, om den valgte stregkodetype stemmer over ens med den, du taster ind *). Efterfølgende ser du resultatet i ruden [8] til venstre i vinduet. Med "Tegnestiften" kan du låse vinduet i forgrund, når du skal taste flere stregkodenumre. Klik X for at rense. Obs! Vær opmærksom på, at skanning (eller indtastning) af et ledigt materialenummer (stregkode) automatisk vil registrere dette nummer til den post, som er i skærmbilledet. Et klassesæt kan på den måde let registreres, ved at skanne det ene materialenummer efter det andet. cifre. *) Dantek BiblioMatik kan udnytte forskellige stregkodestandarder. Mange biblioteker vælger "Dantek BiblioMatik stregkoden" med 1-6 synlige cifre under stregkoden. Andre benytter den 10-cifrede "Code39 Stregkode". Enkelte biblioteker benytter fortsat den ældre "MSI Stregkode" med typisk 8-9 synlige Både Dantek BiblioMatik Stregkoden og Code39 Stregkoden er teknisk set på 10 cifre. Når et stregkodenummer skal tastes, er det derfor nødvendigt at "fortælle" Dantek BiblioMatik hvilken stregkodetype det er. Når et materiale er registreret Efterhånden som du registrerer materialer, ses de i en liste i højre rude [8]. Klikker du et materialenummer i listen, vil dette materiale og dets detaljeregistreringer blive vist i de øvrige ruder. Du kan da ændre delregistreringer (fx Afdeling, Emneord, Udlånstid) og afslutte med at gemme klik diskette-ikonet [Gem] i værktøjslinjen eller tast [Ctrl + S]. Materialeregistreringen er så opdateret (se kolonnen Handling ). Når du skanner et materialenummer (stregkode), som allerede er registeret, vil dette materiales data blive vist. 2-23

24 Højre-klik et materialenummer Højre-klikkes et materialenummer i ruden [8] åbner menuen med en række muligheder. Du kan fjerne registreringen (slette den), erklære materialet som forsvundet eller fundet for biblioteket, du kan ændre stregkodenummer (hvis den fx er beskadiget), du kan udskrive bibliografisk etiket (se herom i opslaget Indstillinger ) m.m. Læs om ændring og sletning af materialeregistrering i opslaget Ændring og sletning af materialeregistrering. Registrer et klassesæt Klassesæt er principielt blot en registrering af et større antal eksemplarer til samme dokument. Når den bibliografiske post er fundet, dokumentstruktur oprettet eller markeret, afdeling er udpeget og udlånstidsgruppe er markeret, kan du derfor skanne materialenumrene på alle eksemplarerne. Alternativt kan du benytte mulighederne for automatisk oprettelse af nummerserie Automatisk nummerserie Hvis du vil registrere et antal eksemplarer til samme dokument (fx klassesæt), kan du også benytte mulighederne i "Vælg materiale" Klik Til" eller "Successive". Obs! Vinduet "Vælg materiale" er beregnet på tastning af numre. Sikr dig, at nummerintervallet ikke allerede er i brug! i Windows proceslinjen. Vælg fanen "Fra Vælg fanen: Fra Til Tast første og sidste stregkodenummer. eller Vælg fanen: Successive Tast første stregkodenummer og angiv antal eksemplarer. Med "Tegnestiften" kan du låse vinduet i forgrund, når du skal taste flere stregkodenumre. Klik X for at rense. "Vælg materiale" er aktiveret fra proceslinjen. Stregkodetype er valgt "Dantek BiblioMatik stregkode". Fanen "Successive" er valgt og første stregkodenummer i en nummerserie indskrevet. Antal eksemplarer er anført - klik OK. 2-24

25 Nyt materiale registreres - uden eksisterende post En uden eksisterende post betyder, at data om materialet ikke er tilgængeligt online eller allerede er oprettet. Fremgangsmåde - kort fortalt (jf. forrige afsnit) 1) En ny bibliografisk post oprettes - posten antages her ikke at findes i forvejen (derfor uden eksisterende data). 2) Materialets opstilling udpeges (eller skannes) i Afdelinger-ruden. 3) Materialet tilknyttes en dynamisk samling for udlånstid. 4) Materialenummer (stregkodenummer) indlæses. TIP materialeregistrering udført med kun to skanninger! Hvis du skal registrere et antal forskellige nye materialer til opstilling samme sted og med samme udlånstid, markerer du disse to valg først. Derpå skannes materialets isbn (hvis bog) og den bibliografiske post oprettes. Du er nu klar til næste materiale, skan næste bogs isbn og opret derpå post o.s.v. Herunder uddybes registreringens enkelte trin: Læs om registrering af sammensatte materialer og flerbindsværker i afsnittet "Nyt materiale registreres specielt. 1) En ny bibliografisk post oprettes Skan (eller tast) ISN eller faustnummer stregkode på materialet - eller klik knappen Ny Obs! ISN dækker både ISBN, ISSN og ISMN Ny bibliografisk post En materialeregistrering starter altid med at finde eller oprette den bibliografiske post. Hvis bibliografiske data til det skannede (eller tastede) nummer ikke findes i den lokale database, er der to muligheder: A - der åbnes et nyt vindue, så du får mulighed for selv at oprette den bibliografiske post. B - du har online adgang til DanBib via Dantek Download Center og posten kan hentes automatisk. 2-25

26 Situation A) - Du opretter selv den bibliografiske post Et "ukendt" ISBN er skannet (eller tastet). Den bibliografiske post findes ikke til genbrug, hvorfor nyt vindue åbner - "Ny bibliografisk post". Faustnummer er obligatorisk i Dantek BiblioMatik En bibliografisk post i Dantek BiblioMatik skal have et id-nummer i form af et faustnummer. Enten et landsdækkende faustnummer eller et lokalt oprettet faustnummer. Det er derfor muligt at indskrive et allerede kendt faustnummer eller at vælge at lade Dantek BiblioMatik tildele et lokalt automatisk genereret faustnummer (tidligere kaldet fiktivt faustnummer). Disse lokale numre starter altid med cifret 9. Skanning af ISBN/issn og faustnumre fra stregkoder Når du skanner disse stregkoder vil Dantek BiblioMatik automatisk beregne placeringens af ISBN-10's 3 bindestreger, issn's ene bindestreg og faustnummers 3 mellemrum. Ved ISBN-13 beregnes ikke bindestreger. Såfremt nummeret kan aflæses korrekt aktiveres Dantek BiblioMatiks formular til katalogisering (se nedenfor). Tastning af ISBN/issn og faustnumre OBS! Se infoboksen om ISBN tidliger i dette kapitel. Når du taster disse numre, vil Dantek BiblioMatik beregne mellemrum ved faustnumre og bindestreger ved ISBN-10 (hvis du ikke selv skriver dem). ISBN-13 kan skrives samlet i de tretten cifre, fx Ved issn indsættes 1 bindestreg. Ved tastning af allerede kendt faustnummer i faustnummer rubrikken, vil Dantek Biblio- Matik automatisk placere de tre mellemrum. Når nummeret er korrekt opdelt, bliver knappen OK aktiv. 2-26

27 Klik OK eller tast ENTER. Nu åbnes Dantek BiblioMatiks formular til Forkatalogisering (se nedenfor). Skal man benytte både ISBN og faustnummer? Hvis faustnummer er tilgængeligt regnes dette nummer for det mest sikre id-nummer til den bibliografiske post. Faustnummer er normalt kun tilgængeligt på materialer, som har været klargjort af et indbindingsfirma. ISBN m.fl. er normalt trykt på materialerne og derfor lettilgængelige. I DanBib databasen er mange af de bibliografiske poster registreret med både faustnummer og ISBN eller ISSN. Hvis du derfor nøjes med at registrere ISBN, vil en senere import af data fra DanBib automatisk udskifte og dermed overskrive det lokalt generede faustnummer (fiktive faustnumre) med det korrekte faustnummer. Fra Dantek BiblioMatik kan du oprette en bestilling, som identificere de lokalt oprettede poster og benytter deres faustnummer eller ISBN i en bestillingsfil. Læs mere herom i afsnittet "Bestilling af poster". Situation B) - Posten hentes automatisk gennem Dantek Download Center Hvis biblioteket har Dantek Download Center installeret vil skanning (eller tastning) af nyt faustnummer eller ISN automatisk aktivere Dantek Download Center skjult i baggrunden. Dantek Download Center kalder op til DanBib og downloader den bibliografiske post, såfremt den findes i DanBib. Posten gemmes i Dantek BiblioMatik databasen, indekseres til søgning, og der oprettes automatisk dokumentstruktur. Der går et øjeblik mens Dantek Download Center aktiveres, og kontakten til DanBib etableres. Efterfølgende gemmes posten og gøres klar til det videre arbejde Posten er hentet fra DanBib og dokumentstruktur er automatisk oprettet Bemærk Materialer: 0 Nu kan opstilling i afdeling/underafdeling og udlånstid udpeges og lokalt materialenummer registreres. 2-27

28 Ny bibliografisk post oprettes Begrebet katalogisering kan anvendes på flere niveauer. Dantek BiblioMatik tilbyder tre: Forkatalogisering, Simpel (katalogisering) og Avanceret (katalogisering). Vinduet "Ny bibliografisk post" åbner med fanen "Forkatalogisering" aktiv. Forkatalogisering under udfyldning. Som minimum skal der oprettes faustnummer, en titel og vælges en generel materialebetegnelse. Faustnummer kan være genereret automatisk. Bemærk, at feltbetegnelsen for disse felter står med fed skrift for at understrege, at de er obligatoriske. Ok er klar, når de tre minimumsfelter er beskrevet. De tre katalogiseringsniveauer kan udnyttes således: Forkatalogisering Benyttes, hvis det materiale du registrerer, forventes beskrevet og leveret senere fra Dan- Bib. Din registrering af enten et faustnummer, ISBN eller ISSN vil styre den senere udskiftning af din registrering med den fulde bibliografiske post fra DanBib. Tænkningen er her, hvorfor gøre meget ud af noget, som DanBib allerede eller snart gør endnu bedre? Forkatalogisering kan også benyttes ved registrering af lokale materialer, som måske kun behøver titel og materialebetegnelse. Det kunne fx være skolens nye videokamera. Kode for generel materialebetegnelse udpeges da som "Genstand". Simpel katalogisering Benyttes, når du ønsker en mere detaljeret beskrivelse. Under fanen "Simpel" finder du et større antal felter til beskrivelsen. Avanceret katalogisering Benyttes, hvis du er fortrolig med katalogisering i danmarc2 format. Se særligt afsnit herom! 2-28

29 For alle tre niveauer gælder: Hvis posten ønskes tilføjet en lokal teknisk note, udfyldes rubrikken "Intern note til bibliografisk post nederst. Noten er intern! Fx kan du skrive, at det er dig, der har oprettet posten. Husk at bibliografiske poster er fælles, hvis I har et fælles system. Hvis posten ønskes tilføjet lokale emneord, klikkes fanen "Emneord" (se hvordan senere). Også emneord er fælles i et fælles system. Når posten er beskrevet klikkes OK - posten gemmes, indekseres til søgning og der oprettes dokumentstruktur til brug for lagring af de efterfølgende lokale data som opstilling, udlånstidsgruppe og materialenummer. SE HVORDAN i forrige afsnits punkt 3-5. Oprettelse af poster med ISBN-10 og ISBN-13 Du kan oprette bibliografiske poster med enten ISBN-10 eller ISBN-13 eller med begge. I en overgangsperiode kan der udkomme værker, hvor begge nummersystemer er anvendt. ISBN-10 placeres i danmarc2 felt 021 *a ISBN-13 placeres i danmarc2 felt 021 *e Forkatalogisering. Her med registrering af både ISBN- 10 og ISBN-13. Eksempel fra dan- MARC posten. Vigtigt! Ved oprettelse af bibliografiske poster: ISBN-10 skal katalogiseres med 3 - (bindestreg) ISBN-13 kan katalogiseres med eller uden 4 - (bindestreg) Dantek BiblioMatik tjekker, om du overholder reglerne. Gør du ikke det, kan posten ikke gemmes! 2-29

30 Simpel katalogisering - med indskrivningsfelter Felter markeret med fed skal som minimum udfyldes. Faustnummer ISBN Klassifikation Pris Forfatter, efternavn Forfatter, fornavn Korporation Titel Undertitel Bindnummer Forlagsserie Udgiver Udgivelsesår Udgavebetegnelse Oplagsbetegnelse Fysisk beskrivelse Postens id-nummer (løbenummer) International Standard Bog Nummer DK-5, decimalklassifikation Frem til udslagsprisen Forfatter som opstillingselement Udgiver er en forening, bevægelse, organisation el.lign. Hovedtitel (ved monografier) Værket er udgivet i en serie fx Dingo, Ps, Polo Forlag Fx 1. udgave Fx 2. udg. Fx 125 s. ill. DVD, 1 t 20 min 2-30

31 Kode for generel materialebetegnelse Kode for specifik materialebetegnelse Sidste modifikationsdato URL (internetlink) Lokal Pædagogisk note Lokal indholdsbeskrivende note Udenfor posten: Intern note til bibliografisk post se næste afsnit se næste afsnit Internetlink, se nedenfor se nedenfor se nedenfor Fx din signatur el.a. URL (Internetlink) Feltet anvendes til oplysninger der lokaliserer et elektronisk materiale (Internetpublikation). Feltet indeholder oplysning om, hvor det elektroniske materiale findes eller hvorfra, det er tilgængeligt, fx Her kan du således indskrive internetadressen på fx en hjemmeside, et pdf-dokument, en e-bog, netmusik eller andet der supplerer det registrerede materiale, et web-sted, hvor der kan findes opgaver eller lærerinformation el. a. med tilknytning til det registrerede materiale. Når posten gemmes (du klikker OK) bliver linket aktivt, så du kan benytte det direkte fra posten i fx Skolebibliotekarens Portal eller i ElevWeb. Lokal pædagogisk note At feltet er lokalt indebærer, at du kan udvide en autoriseret post fra DanBib og sikre dig, at tilføjelsen ikke slettes, hvis den autoriserede post opdateres. Feltet er tiltænkt pædagogiske aspekter med tilknytning til materialet. Fx hvordan materialet kan indgå i undervisningen. Henvisning til relaterede materialer mv. Lokal indholdsbeskrivende note Feltet er tiltænkt et lokalt resumé af materialets indhold, når fx den autoriserede post er mangelfuld eller bør udvides. Herunder eksempel, hvor de tre nye beskrivelsesfelter er fremhævet på den gule baggrund og med ledetekst i fed. 2-31

32 Supportlink til klassificering I katalogiseringen Simpel finder du linket Supportlink ovenfor klassificeringsrubrikken. Linket åbner som udgangspunkt adgang til DBCs service Netpunkt. Såfremt jeres bibliotek har abonnement hertil hos Netpunkt, er der mulighed for at benytte DK5-web, når en lokal katalogisering skal have et klassemærke (DC-nummer). DBC s information herom er: I DK5web kan man både bladre igennem DK5 s hierarkiske strukturer, søge i systematikdelens noter og overskrifter eller finde frem til det ønskede klassemærke gennem opslag i registeret. 2-32

33 Kode for generel materialebetegnelse (forkortet GMB) Når du vælger materialebetegnelse i listen for generel materialebetegnelse, indsætter Dantek BiblioMatik den tilhørende autoriserede danmarc2 kode i postens felt 009 *a. Systemet er opsat så der kan vælges mellem nedenstående: Materialebetegnelse (materialets generelle udtryk) Tekst Håndskrift Musikalier Musikalier, håndskrift Kartografisk materiale Kartografisk materiale, håndskrift Billede Levende billeder Punktskrift Lydoptagelse Musikoptagelse Elektronisk materiale Genstand Sammensat materiale Kode for generel materialebetegnelse a b c d e f g m p r s t u v Kode for specifik materialebetegnelse (forkortet SMB) Tilsvarende GMB-koderne er Dantek BiblioMatik opsat med de autoriserede koder for en lang række specifikke materialebetegnelser (materialets specifikke udtryk) se mere herom på sitet se felt 009 Eksempel: En videofilm beskrives som levende billeder på dvd-video og katalogiseres sådan: Kode for generel materialebetegnelse: levende billeder (koden m indsættes af systemet i felt 009 *a) Kode for specifik materialebetegnelse: dvd-video (koden th indsættes af systemet i felt 009 *g) SBM-koderne benyttes ved søgning i fx Skolebibliotekarens Portal. Tilsvarende benyttes disse koder i andre søgesystemer som fx (se Kommandosøg) eller fx Netpunkt.dk. Når du vil søge på specifik materialebetegnelse i Skolebibliotekarens Portal benyttes CCLsøgekommandoen ma= - fx søgning på materialetypen dvd-video: ma=th Læs mere om CCL-søgning i kapitel

34 Bibliografiske etiketter Dantek BiblioMatik kan fremstille bibliografiske etiketter til montering i materialerne. Etiketter udskrives til en etiketprinter. I Dantek BiblioMatik kan man opsætte systemet til automatisk at udskrive en etiket, hver gang man registrerer et nyt materialenummer. Etikettens udseende er fastlagt i en Word template, som leveres med Dantek BiblioMatik. 2-34

35 Nyt materiale registreres - specielt Flerbindsværker, tidsskrifter og sammensat materiale Baggrund Nogle materialer får en særlig håndtering i kraft af deres sammensatte natur og den måde værkerne sælges på. De bibliografiske poster opbygges da specielt i danmarc2 formatet. Afhængige værker: Materialer med en stærk tilknytning til et andet værk, kan fx være lærervejledningen til en grundbog eller facitlisten til en opgavebog. Flerbindsværk: Ved et flerbindsværk forstås en monografi, der er afsluttet eller planlagt afsluttet i et bestemt antal dele, og hvis enkelte dele har en fælles hovedtitel. Materialerne har en stærk indre sammenhæng. De sælges ofte samlet. Fx flerbinds leksikon eller ordbog (se eksempel nedenfor), lærebogssystem med grundbog, arbejdsbog og lærervejledning. Tidsskrift: Kaldes også Periodika. Tidsskrifter udkommer i fast periodisk cyklus. Årbøger betragtes som periodika. I DanBib findes typisk kun én bibliografisk post! Tidsskrifter der udgives som temanumre registreres almindeligvis som monografier. Sammensat materiale: Udgiveren leverer fx én samlet pakke med forskellige materialetyper. I DanBib findes én bibliografisk post som beskriver alle materialets fysiske elementer fx elevbog, lærervejledning, cd og vejledning til cd. Obs! Information om den biblioteksfaglige baggrund for at tilrettelægge bibliografiske poster i særlige strukturer (fx som hoved-, sektions- og bindposter) må søges i faglitteratur herom. Særligt kan henvises til Biblioteksstyrelsens (BS): "Katalogiseringsregler og bibliografisk standard for danske biblioteker". Se Titlen som sammenstilling af data fra flere poster Det karakteristiske ved beholdningsregistrering af visse værkstyper er, at titlen på det fysiske eksemplar, som du skal sætte stregkode på, opstår som en kombination af informationer fra flere bibliografiske poster. I DanBibs poster optræder der sammenkædet bibliografisk information, når værkerne fx er afhængige værker eller flerbindsværker. Informationer som er fælles for alle værkets eksemplarer (fx hovedtitel, redaktør, klassemærke, udgiver, trykkeri mv.) samles i en såkaldt hovedpost. Hovedposter vises i Dantek BiblioMatik med hvidt ikon. Hovedposten har ikke registrerede eksemplarer, da posten ikke repræsenterer noget konkret. Ved særligt komplekse udgivelser kan der optræde en eller flere sektionsposter under hovedposten. Sektionsposter vises i Dantek BiblioMatik med hvidt ikon. Sektionsposten har ikke registrerede eksemplarer, da posten ikke repræsenterer noget konkret. Det specielle ved de enkelte af flerbindsværkets enheder beskrives i bindposter. Det er bindposterne, man registrerer sine eksemplarer ved, da disse poster repræsenterer de konkrete materialer. 2-35

36 Flerbindsværk et eksempel på datapræsentation Hovedposten Her vises flerværket "Ordbog over det danske sprog". Nederst til venstre er hovedposten markeret (hvidt kartotekskort) - ovenfor en del af de mange bindposter. Tegnet [+] illustrerer, hvor der er registreret dokument og fysiske eksemplarer. Til højre ses danmarc2 posten for hovedposten (som er markeret med bjælken i venstre rude). De mange felter *a er henvisninger til de enkelte bindposter. Den fælles hovedtitel "Ordbog over det danske sprog" ses i felt *a (kan læses som: Felt 245 stjerne a). I felt *a ses ISBN for det samlede værk og ISBN for 4. oplag. Hovedpost - hvidt ikon Ved katalogisering af afhængige værker (supplementer) og flerbindsværker benyttes oftest denne struktur, hvor en samlende "hovedtitel" og fælles bibliografiske data er samlet i en såkaldt hovedpost. I Dantek BiblioMatiks Materialevedligeholdelse illustreres hovedposter med et hvidt kartotekskort. Hovedposten har faustnummer og undertiden også ISBN (hele værkets ISBN). Du kan ikke oprette dokumentstruktur på en hovedpost, da den ikke repræsenterer et fysisk eksemplar. 2-36

37 Bindposten Bind 13 i "Ordbog over det danske sprog" er udpeget. Til højre ses den tilhørende bibliografiske post. I felt 014 ses hovedpostens faustnummer. I titelfeltet 245 viser delfelt *g informationen "13. bind" og delfelt *a Luf-Middag". I venstre rude ses den sammensatte titel for dette bind som kombination af titel fra hovedposten og fra denne bindpost. "Ordbog over det danske sprog, Luf-Middag 13. bind". De registrerede eksemplarer får på den måde den fulde titel. Sektionspost - også hvidt ikon Visse flerbindsværker har en særlig sammensat natur. Man indskyder da endnu et niveau før de konkrete eksemplarers bindposter vises. Niveauet kaldes "Sektionsposter". Hovedposten "Biologisk orientering" er markeret t.v. Til højre selve hovedposten, hvor det i felt 004 *a med h vises, at det er en hovedpost. Felterne 015 henviser nedad til sektionsposterne. Under hovedposten (t.v.) ses sektionsposterne (også hvidt ikon). Nederste sektionspost er "Biologisk orientering F". Lige ovenfor den markerede hovedpost ses bindposter (gråt ikon) og netop lige ovenfor hovedposten ses bindposter til "Biologisk orientering F" fx det fysiske værk: "Biologisk orientering A. Dyr fra Afrika". Obs! Du kan ikke oprette dokumentstruktur på en sektionspost, da den ikke repræsenterer et fysisk eksemplar. 2-37

38 Poster sammenkædes af faustnumrene Posternes faustnumre benyttes til at sammenkæde bind-, sektions- og hovedposter. Faustnumre i MARC-posternes felt 014 *a peger opad mod sektions- eller hovedpost mens faustnumre i felt 015 *a peger nedad mod sektions- eller bindpost. Bindpost - gråt ikon Illustrationen viser i venstre rude en åbnet dokumentstruktur for det fysiske værk: "Biologisk orientering F. Dyrs familieliv [Bind] 4". Du ser, at registreringen er oprettet , og at der er registreret ét materiale med stregkodenummer. Nedenfor ses det konkrete materialenummer på eksemplaret (14234). Du kan altid oprette dokumentstruktur på en bindpost, da den netop repræsenterer et fysisk eksemplar. Bemærk Når du skanner eller taster et ISBN eller faustnummer fra et eksemplar i et flerbindsværk, vil du se den samlede titel i venstre rude og både hoved og bindposten i præsentationsruden til højre. Vælg visningsformatet danmarc2 for fuld information. Det er den samlede titelinformation (vist i venstre rude), som følger materialet, når det udlånes! 2-38

39 Genbrug CfU s poster ved køb af tv-programmer Hvis I køber kopier af tv-programmer hos CfU, kan du genbruge CfU's bibliografiske post til registreringen i Dantek BiblioMatik. Du skal blot benytte Windows-teknikken med Klip/Sæt ind. Før du registrerer jeres nyindkøbte tv-program, tjekker du i Materialevedligeholdelse, om posten allerede er til stede ved at søge den på titlen. Findes posten ikke, kan du gøre sådan: I Materialevedligeholdelse: 1: Rens skærmen 2: Klik Ny 3: OK til Lokal, automatisk genereret faustnummer 4: Vælg fanen Avanceret 5: Sæt markøren bag "7" i 3. linje > tast Enter > teksten bliver rød - markør ses over $- tegnet 6: Åbn Internet Explorer og find titlen i CfU's BookingWeb 7: Klik knappen Mere i Booking- Web 8: Klik derpå fanen MARC 2-39

40 9: Marker postens linjer større end 008 og kopier (fx CTRL + c). Undgå mellemrum ved sidste linjes afslutning. 10: Skift tilbage til Avanceret og indsæt kopieringen under linje 008 (fx CTRL + v) Følg vejledning i rød tekst nederst i skærmbilledet. Måske skal du fjerne dubletlinjer fra CfU s kopierede post. 11: Sidste linje skal være $ Om nødvendigt fjern evt. mellemrum sidste i linjer. Når tekst er sort, kan du gemme. Posten er nu oprettet som lokal post (lokalt faustnummer). CfU kan have oprettet felter, som ikke umiddelbart fremvises i ElevWeb eller Skolebibliotekarens Portals standardvisning, men data ses i MARC og kan søges. 2-40

41 Periodika (tidsskrifter, årbøger mv.) Tidsskrifter, årbøger o.l. registreres ofte med et fælles faustnummer i DanBib, hvorfor du ikke kan finde de enkelte numre beskrevet hver for sig. Tematidsskrifter optræder dog typisk med eget faustnummer og ISSN/ISBN og behandles som andre monografier. Når du registrerer almindelige periodika kan du vælge mellem flere fremgangsmåder afhængig af hvilke behov/interesser, der skal tilgodeses. Hvis du arbejder i et fælles bibliotekssystem, anbefales det, at du aftaler fremgangsmåden med de øvrige brugere! Herunder anvises to alternativer: 1) Der er kun behov for at kunne skelne de enkelte numre på fx årgang/nr. 2) Der skal kunne registreres indholdsbeskrivelse/emneord mv. på de enkelte numre. 1) Periodika skal kunne udlånes men ikke søges på indhold. Ved hjælp af ISSN hentes posten fra DanBib eller du opretter selv en bibliografisk post med et lokalt faustnummer (jf. afsnittet: Nyt materiale registreres - uden eksisterende post). Periodika registreres principielt på samme måde som monografier, dog med den forskel, at du benytter ISSN (8 cifre med én binde-streg). De enkelte numre af periodika registreres specielt, da hvert nummer skal knyttes til samme bibliografiske post. Forskelle i publikationsnumre (fx: nr ) skrives i rubrikken "Beskrivelse" i vinduet Dokumentegenskaber, som vises, når du opretter dokument til den bibliografiske post. Eksempel: Posten til Illustreret Videnskab er her hentet i DanBib på ISSN. Du opretter dokument til posten (højreklik og vælg Opret dokument ). 2-41

42 Nr. og årgang skrives i rubrikken Beskrivelse Klik: OK Dokument med beskrivelsen Nr er oprettet. Materialer=0. Herpå udpeges tidsskriftets opstilling i samlingen i afdelinger ruden og der tilknyttes til en udlånstidsgruppe. Skan derpå det/de konkrete eksemplarers stregkodenumre. Et eksemplar er registreret på dokumentet klar til at udlåne. Obs! Ved udlån efterstilles teksten fra rubrikken Beskrivelse til titlen, hvorfor låneren vil blive noteret for lån at fx Illustreret Videnskab Nr Hvis flere numre altid udlånes samlet (fx nr. 4-6) oprettes ét dokument hertil. Næste nummer Til næste nummer af tidsskriftet eller årbogen oprettes et nyt dokument på samme post, men med ny beskrivelse (fx Nr ). Flere numre af tidsskriftet er registreret på samme post, men i hvert sit dokument. I Bibliotekarens Portal ser du de registrerede eksemplarer på tidsskriftet under fanerne: Vis hvor 2-42

43 Beskrivelse ses vedføjet titlen, når materialet udlånes. Her illustration fra Udlånsskranke. 2) Periodika skal kunne udlånes og søges på indhold Almindelige periodika er ikke registreret med indholdsbeskrivelse på de bibliografiske poster i DanBib. Det er imidlertid muligt at søge på tidsskriftsartiklers indhold via Artikelsøg på sitet Bibliotek.dk. Obs! Før du igangsætter et større projekt med selv at indholds- og emnebeskrive jeres tidsskrifter anbefales det, at du orienterer dig i de muligheder, som allerede er tilgængelige for alle, fx via ARTIKELSØG på Artikelsøg giver adgang til mere end 700 tidsskrifter, aviser mv. t.v. Udsnit af sitet Bibliotek.dk (juli 2010), hvor du kan søge i artikler fra mange tidsskrifter. t. h. Hvis du søger på tidsskriftstitlen i Skolebibliotekarens Portal, ser du bibliotekets registrerede eksemplarer under fanen Tilgængelighed i ruden Præsentationsformater. Eksemplarerne er her registreret som beskrevet i forrige afsnit. Registrering af periodika med lokal indholds/emnebeskrivelse Fremgangsmåde i overblik: Du kan vælge at tage udgangspunkt i den bibliografiske post, som kan hentes i DanBib på ISSN jf. forrige afsnit. Posten ophæves til Hovedpost og du opretter efterfølgende lokale poster til de enkelte eksemplarer af tidsskriftet. De lokalt oprettede poster lænkes i MARC-postens felt 014 *a til Hovedposten og hovedposten lænkes i felt 015 *a til bindposten. Eksemplarerne registreres på sædvanlig måde på dokumenter tilføjet posten. 2-43

44 a) Tidsskriftpost ophæves til Hovedpost. Åbn Egenskaber den bibliografiske post. Vælg fanen Avanceret Ændr felt 004 *ae til 004 *ah Klik OK Posten er nu en hovedpost. Søg posten igen og se, at ikonet nu er hvidt (hovedpost). b) Du opretter nu selv en lokal bibliografisk post til hvert nummer af tidsskriftet. Posterne oprettes først som Forkatalogisering med lokale faustnumre og uden ISSN/ISBN. I titelfeltet skrives Nr. og årgang eller hvordan udgiveren nu anfører serienummeret. Skift nu til fanen Avanceret I MARC-postens felt 504 *a kan du oprette og indskrive en indholdsbeskrivende note. Jf. opslaget om Avanceret katalogisering. Du kan også benytte lokale bruger Emneord. Se opslaget om Emneord. c) Lænkning til Hovedposten Aflæs hovedpostens faustnummer. På den lokale post indsættes dette nummer i felt 014 *a som du opretter til formålet. d) Lænkning til de lokale bindposter For sikre korrekt struktur mellem hoved og bindposter, skal bindposternes lokale faustnummer være oprettet i hovedpostens felt 015 *a. Dette felt er et gentagelsesfelt, hvorfor du udmærket kan linke til mange bindposter. 2-44

45 Sammensatte materialer - én bibliografisk post Forskellige fysiske materialeenheder kan udkomme på en sådan måde, at de betragtes som en enhed, typisk fordi de sælges samlet. Det betyder, at der i DanBib oprettes én bibliografisk post til det samlede materiale. Måske ønsker biblioteket alligevel at kunne udlånsnotere de enkelte elementer hver for sig, måske ikke. Herunder beskrives hvordan. a) Enhederne i det sammensatte materiale skal have egne materialenumre Eksemplet illustrerer Dansk Flygtningehjælp udgiver i 1998 materialet "En global skive". Et undervisningsmateriale sammensat af forskellige fysiske dele. I DanBib findes én bibliografisk post til det samlede materiale, faustnummer Titel aflæses i felt 245 *a I danmarc2 postens felt 300 kan du aflæse hvilke dele: 1 cd-rom 1 vejledning, 8 sider 1 elevavis, 47 sider 1 lærervejledning, 47 sider I felt 021 *a ser du, at ISBN for elevavis og lærervejledning. Måske tilbydes disse i frit antal ved bestilling (?) Materialebetegnelsen aflæses i felt 009 *a og *g med indholdet "t tb" = Elektronisk materiale - cd-rom (??). Hvordan registreres et sådan sammensat materiale? Når du registrerer hver af de fysiske enheder med sin materialestregkode, kan der føres kontrol med enhedernes udlån. Opgaven løses ved at oprette en dokumentstruktur til hver af det sammensatte materiales elementer under samme bibliografiske post. I feltet "Bemærkning" (ved dokumentoprettelsen) til hvert af dokumenterne beskrives materialet henholdsvis som fx cd-rom, vejledning til cd-rom, elevavis og lærervejledning etc. Før de enkelte enheder registreres med materialenumre, skal materialernes opstilling/afdeling udpeges og udlånstid fastlægges. De enkelte enheder kan udmærket opstilles forskelligt og have forskellig udlånstid. 2-45

46 Der er oprettet dokumentstruktur til hver af de fire materialetyper. Efterfølgende er der registreret materialenumre på de enkelte dokumenter. Eksempler på udlån ved flere dokumenter på samme post Når materialerne udlånes via Udlånsskranke eller Selvbetjeningsskranke ses titlen for de enkelte materialenumre som kombination af den bibliografiske posts titel og vedføjelserne fra Bemærkningsfeltet. Illustration fra Udlånsskranke mens materialerne ekspederes. Eksempel fra Låneregenskaber (lånerstatus). Eksempel fra udskrift af låneregenskaber Når der reserveres på den bibliografiske post, tilbydes alle dokumenter. Ved at højreklikke i listen, kan du slette udvalgte dokumenter, som du måske ikke vil reservere. 2-46

47 b) Enhederne i det sammensatte materiale udlånes samlet Eksempler på sammensatte materialer med én bibliografisk post er fx bog + bånd, en bog med indsat cd-rom, en bog med indsat mønsterark o.a. Eksempel illustrerer: Materialet omfatter tekst på 47 sider og 1 cd. Ønske: Det skal fremgå af udlånsstatus hos låner og af diverse udskrifter, at udlånet omfatter både bog og cd men materialet udlånes samlet med ét materialenummer. Opgaven løses ved at oprette en dokumentstruktur med beskrivelse af det sammensatte materiales elementer under samme bibliografiske post. I feltet "Bemærkning" (ved dokumentoprettelsen eller åbn Egenskaber for dokument) beskrives materialet som fx Bog + cd Bog + CD indsættes som beskrivelse i dokumentegenskaber. Teksten i Beskrivelse rubrikken vil automatisk blive efterstillet titlen ved udlånsnotering (jf. forrige beskrivelse). Før det samlede materiale registreres med materialenummer, skal opstilling/afdeling udpeges og udlånstid fastlægges. 2-47

48 Emneord ("Bruger-emneord") Hvis der skal tilføjes lokale emneord (Bruger emneord) eller benyttes Dantek emneord, klikker du fanen Emneord. Der kan nu udpeges emneord fra listen. Marker den type emneord du vil benytte (i begge ruder) Dantek eller Bruger. Klik på knappen > mellem ruderne for at tildele. Emneordet flyttes til den højre rude! Når de ønskede emneord er tildelt (ses i højre rude), kan du enten returnere til en af de øvrige registreringsskærme (klik fane) eller afslutte registreringen og gemme posten. Klik OK - hvis du vil gemme hele den opdaterede post. Opret nyt bruger-emneord Mangler du et bruger emneord, kan du straks oprette det. I fællessystemer bør du afstemme dine ideer med de andre skolebiblioteker! Opret nye "Bruger-emneord" klik: Tilføj. Ruden "Søgeresultat af profiler" fra Skolebibliotekarens Portal Emnelisten kan vises samlet, eller man kan klikke "Vis emneord af en speciel type". Efterfølgende kan der vælges mellem Brugeremneord (bibliotekets egne emneord) eller Dantek Emneord. Note til bibliografisk post er til bibliotekets interne brug. Både Bruger-emneord og Dantek Emneord er til rådighed i Dantek BiblioMatiks søgesystemer (se: Skolebibliotekarens Portal og Elev- Web). I Skolebibliotekarens Portal ses Brugeremneord under fanen "Lokale emneord" mens Dantek Emneord ses under fanen "Danteks pæd. emneord". 2-48

49 Fjern bruger-emneord Når et bruger-emneord skal fjernes fra emneordslisten, betyder det også, at emneordet skal fjernes fra alle de bibliografiske poster, hvor det er anvendt. Fælles emneord Hvis dit skolebibliotek indgår i en fælles løsning med andre skolebiblioteker, skal du være opmærksom på, at brugeremneordene også er fælles. Det anbefales derfor, at I da lader et udvalg af skolebibliotekarer tage stilling til, hvilke bruger-emneord, man ønsker i det fælles system. I DanBib benyttes begrebet Kontrollerede emneord for at udtrykke, at emneord oprettes i en kontrolleret proces, hvor man fx tjekker for synonyme begreber eller andre måder, hvorpå emnet måske allerede er dækket ind. Hvis listen med bruger-emneord omfatter mange synonyme emner, kan det skyldes, at de mange emneord er overført fra alle de deltagende bibliotekers tidligere BiblioMatik/dossystemer. Sådan fjernes et brugeremneord: 1. Find den bibliografiske post (søg fx via rubrikken Titel ) 2. Åbn den bibliografiske post (højreklik > Egenskaber) 3. Vælg fanen Emneord 4. Klik markeringen Bruger og de lokale emneord vises. 5. Tast de første bogstaver i emneordet og markøren stiller sig i listen. 6. Klik knappen Fjern Dantek BiblioMatik orienterer nu i et nyt vindue om antal poster med emneordet. 7. Klik knappen Ja afvent, at emneord fjernes det kan tage lidt tid, hvis der er mange. Ændre bruger-emneord Du kan ændre formulering af et bruger-emneord, hvis du finder et tidligere udtryk uhensigtsmæssigt. En ændring indebærer, at alle bibliografiske poster med det pågældende emneord skal opdateres. Det kan tage lidt tid, hvis emneordet er benyttet på mange poster. Gør sådan for at ændre.. 1. Find den bibliografiske post (søg fx via rubrikken Titel ) 2. Åbn den bibliografiske post (højreklik > Egenskaber) 3. Vælg fanen Emneord 4. Klik markeringen Bruger og de lokale emneord vises. 5. Tast de første bogstaver i emneordet og markøren stiller sig i listen. 6. Klik knappen Egenskaber og et nyt vindue åbner, hvor du nu kan skrive den nye formulering. 2-49

50 7. Klik knappen Ja afvent, at emneordet opdateres på de bibliografiske poster. det kan tage lidt tid, hvis der er mange. Obs! Det er ikke muligt at sammenlægge emneord! Se og Søg på lokale emneord via Skolebibliotekarens Portal Åbn Skolebibliotekarens Portal vælg søgemetoden CCL og indret skærmens ruder så de svarer til nedenstående (løft midterlinjen, så du får god oversigt i nedre del). Gør sådan: Aktiver CCL-søgning Vælg rubrikken med CCL-kommandoer og åbn nederste struktur for Langordssøgekoder > Emneord > Emneord specifikke for BiblioMatik > Vores lokale emneord. Klik koden ldle og søgekoden ldle= indsættes i CCL søgefeltet. Tilføj?, så der i CCL-søgefeltet står: ldle=? Klik derpå knappen Skan. Du ser nu fortegnelsen over alle lokale emneord, samt hvor ofte de er anvendt på posterne (Hits). Nogle lokale emneord ser ud som om de mangler bindestreg, fx 0 2 klasse. Bindestreg fjernes i databasen, da den i CCL-sproget er en søgeoperator ligesom og, eller, ikke, >, < (større end, mindre end). Bindestreg benyttes ved intervalsøgning (fx ix=05-07 lix fra 5-7 ). Søg på lokale emneord Hvis du ønsker at se, hvilke titler, der er tildelt et lokalt emneord, gør du sådan: Dobbeltklik emneordet i skanningslisten, som så kopieres det til CCL søgefeltet. Fjern eventuelt flueben ved Søg lokalt (ses lige over knappen Søg! ) Klik Søg! Du vender tilbage til den lokale emneliste ved igen at sætte?, ldle=? Og igen klikke Skan. Søgekoden ldle= kan naturligvis også anvendes til direkte søgning, fx ldle=klassesæt, som da finder de bibliografiske poster, der er blevet forsynet med det lokale emneord Klassesæt. Du kan også søge med trunkering på lokale emneord, fx ldle=natur? 2-50

51 Avanceret katalogisering Avanceret katalogisering forudsætter et vist kendskab til danmarc2 formatet og de tilknyttede begreber og regler. Du kan orientere dig herom via forskellige publikationer udgivet af Biblioteksstyrelsen. Se: (tilgængelig februar 2011). På denne hjemmeside kan du se beskrivelsen af samtlige felter i danmarc2. Obs! Posterne fra DanBib er såkaldt autoriserede poster, hvorfor du principielt ikke bør ændre i dem. Du risikerer fx at dit arbejde er spildt, hvis posten igen opdateres fra DanBib. Lokal avanceret katalogisering Avanceret katalogisering benyttes typisk ved lokale poster (med lokalt faustnummer), når beskrivelsesfelterne i Simpel katalogisering ikke er tilstrækkelig. Eksempel: Lokal post der beskriver et videokamera. Lokalt faustnummer er automatisk genereret af Dantek BiblioMatik. Brugeren har her udfyldt felterne Titel, Undertitel og Generel materialebetegnelse Fremgangsmåden ved avanceret katalogisering tager udgangspunkt i, at de obligatoriske grundlæggende data (faustnummer, titel og generel materialebetegnelse) er oprettet i Forkatalogisering - eller Simpel - skærmen. Klikke du efterfølgende på fanen Avanceret, ser du posten som danmarc2 post. I avanceret format har du mulighed for at oprette både felter og delfelter og naturligvis at indsætte bibliografisk information. 2-51

52 1. Opret posten: Klik knappen Ny og vælg Lokalt faustnummer. 2. Forkatalogiser de obligatoriske data, titel og generel materialebetegnelse Faustnummer er indsat af systemet. Titel er indskrevet og kode for generel materialebetegnelse er valgt. 3. Klik fanen Avanceret (eller tast Alt + a) Du ser de obligatoriske data indsat i danmarc2 felterne. Det lokale faustnummer i felt 001 *a Titlen i felt 245 *a Kode for generel materialebetegnelse i felt 009 *a er der også valgt specifik materialebetegnelse ses koden herfor i felt *g Systemet har oprette andre delfelter under felt 001: *c = ajourføringstidspunkt *d = første oprettelsesdato *f = format (a=danmarc2) Under felt 004: *a Posttype (e=enkeltstående post) *r Poststatus (n=ny post) Under felt 008 er indsat delfelt *v med dataindholdet 7. Denne kode (7) betyder (jf. danmarc2 beskrivelsen): Registreret ved selvsyn. Indsæt en indholdsbeskrivende note: Feltet for indholdsnote er *a det skrives ind. Du skriver din note umiddelbart efter delfelttegnet *a Så længe et felt ikke er udfyldt, ser du teksten med rødt. Note er skrevet (her fremhævet). Klik OK og posten er klar. 2-52

53 Den færdige post i visningsformatet Standard. Ordene i noten er søgbare som fritekst, eller med søgekoden no= Lokal bibliografisk udvidelse til danmarc2-post Undgå generelt at ændre i den autoriserede post i øverste rude! Hvis en post opdateres fra DanBib overskrives alle eksisterende felter. Brug i stedet Lokal bibliografisk udvidelse. Felter, der tilføjes her, berøres ikke af en evt. opdatering. Bemærk: Hvis teksten i indskrivningsrubrikken vedbliver at fremstå med rød tekst, skyldes det, at du ikke respekteret katalogiseringsreglerne. I dette eksempel mangler mellemrum i 85600, som skal være Obs! Lokale udvidelser vises ved præsentation af posterne, men ikke alle er søgbare! Oprettelse af delfeltkoder og dataindhold skal ske i overensstemmelse med reglerne i danmarc2. Mange felter i danmarc2 formatet udfyldes med koder (jf. koder for materialebetegnelser). Du kan orientere dig om disse koder i beskrivelser af danmarc2 formatet - se fx danmarc2; Biblioteksstyrelsen 1998 eller på www-adressen: se felt: 009 Lokal bibliografisk post med indhold fra Netpunkt Du kan genbruge bibliografisk information fra DBC Netpunkt, ved at kopieres fra Netpunkts visningsformat MARC til kopiering. Klik Ny (post) i Dantek BiblioMatik og vælg Avanceret. Kopier fra Netpunkt felter større end felt 004, på den måde benyttes det lokale faustnummer som postens id-nummer. Husk at sidste linie i en post er: $ 2-53

54 Ændring og sletning af materialeregistrering Der kan være forskellige grunde til at ændre en allerede oprettet materialeregistrering. Den mest radikale ændring er at materialeregistreringen skal slettes, fordi materialet skal kasseres. I dette afsnit beskrives fremgangsmåden, når forskellige ændringer skal gennemføres. En materialeregistrering har tre niveauer.: 1. Den bibliografiske katalogpost (leveret fra DanBib eller egen oprettelse). 2. Dokumentniveau med registreringstidspunkt m.m. for eksemplaret eller alle eksemplarer. 3. Det enkelte eksemplar med dets registrering af afdeling (opstilling) og udlånstid mv. 1) Den bibliografiske katalogpost Den bibliografiske katalogpost kan ændres men ikke slettes. Hensigten er, at posten efter oprettelse eller import/download fra DanBib er til rådighed ved et eventuelt senere behov. Poster uden dokumentniveau er kun søgbare i Materialevedligeholdelse ikke i Skolebibliotekarens Portal eller ElevWeb. 2) Dokumentniveau På dette niveau kan der både ændres og slettes. Slettes dokumentniveauet slettes alle tilknyttede eksemplarer. Der vil blive advaret herom. Indgår dit system i en fælles løsning med andre biblioteker, kan du ikke slette dokument, hvis andre benytter det. Der kan optræde dokumentregistrering, men måske p.t. uden eksemplarregistrering. Når dokumentniveau er oprettet, er posten søgbar i Skolebibliotekarens Portal mv., men der kan endnu ikke henvises til konkrete eksemplarer. I søgesystemerne kan titlen nu reserveres. Når der senere registreres eksemplarer, vil man blive mindet om reserveringen. Dokumentniveauet håndterer således også reserveringer. 3) Det enkelte eksemplar På dette niveau kan der både ændres og slettes. Når eksemplarer er registreret, kan posten søges i Skolebibliotekarens Portal mv., og der kan altid henvises til opstilling, udlånstid mv. Ændring af den bibliografiske post Formål: Du ønsker at tilføje, ændre eller slette bibliografiske data. Bibliografiske data kan ændres på flere måder: 1. Katalogposter kan ændres i vinduerne "Forkatalogisering", "Simpel" og "Avanceret". Vær dog opmærksom på, at en eventuel senere import af en DanBib-dataleverance med samme faust- eller ISBN-nummer automatisk vil overskrive! 2. Dantek Emneord kan fjernes fra poster. Posterne kan automatisk blive opdateret via import af data fra Dantek. Lokale tilføjelser foregår derfor via "Bruger emneord". 2-54

55 3. Emneord oprettet som Bruger emneord eller beskrivelser oprettet som Note til bibliografisk post er lokale data. Sådanne data overskrives ikke af DanBib filer eller af Dantek Emneord. Gør sådan for at ændre en posts data: 1. Indlæs materialestregkode, ISN-, eller faustnummer eller find via Søg 2. Højre-klik på den ønskede post i resultatlisten [2] 3. Vælg Egenskaber 4. Vælg mellem fanerne "Forkatalogisering", Simpel, Avanceret eller Emneord 5. Udfør ændringen 6. Klik OK Opdatering af ændringer kan tage et lille øjeblik, da posten reindekseres i databasen. Ændring af dokumentniveau flere dokumenter Formål: Du ønsker at tilføje nyt eksemplar af periodika (Tidsskrift med fælles faustnummer) Du ønsker at tilføje nyt eksemplar til eksisterende dokument eller at oprette nyt dokument med egen dato. Se hvordan under opslaget: Nyt materiale registreres - specielt - afhængige værker, flerbindsværker, periodika og sammensat materiale". Ændring af eksemplaroplysninger Formål: Du ønsker at ændre registrerede data om et eksemplars opstilling, udlånstid eller pris. Gør sådan: Indlæs materialets stregkode eller find det via "Vælg materiale" (se Windows proceslinjen). Udfør ændringen (fx udpeg fx anden afdeling eller slet og tilføj til ny udlånstid). Ret eventuel pris på dette eksemplar. Klik disketten i værktøjslinjen [Gem] eller tast CTRL + s Du ønsker at tilføje et nyt eksemplar til eksisterende dokument. Gør sådan: Find et allerede registreret eksemplar via Vælg materiale (se Windows proceslinjen) og overfør til Materialevedligeholdelse skærmen. Eller skan materialenummer fra et eksisterende eksemplar. Indlæs materialestregkode på det/de nye eksemplar(er). Det nye eksemplar tilføjes de eksisterende med samme opstilling i afdeling og samme tilknytning til udlånstidsgruppe. 2-55

56 Håndter et materiale Du kan håndtere et materialenummer direkte fra højre-klik menuen. Håndter svarer til, at du skanner materialenummeret, således at materialets registrering hentes frem. Du kan så opdatere, fx kan du ønske at ændre materialets opstilling, lånetid etc. Ændre materialenummer Hvis et materialenummer er beskadiget kan materialet tildeles et nyt nummer. Gør sådan: 1. Tast eller find materialenummer via Vælg materiale (Bog i proceslinjen) 2. Overfør til Materialevedligeholdelse med dobbeltklik. 3. Højre-klik materialenummer. 4. Vælg Ændre nummer i popup-menuen 5. Skan eller tast (via Vælg materiale) nyt materialenummer. Marker materiale som forsvundet for biblioteket Et materiale kan markeres som forsvundet for biblioteket - eller for låneren. Skal materialet markeres som forsvundet for biblioteket. Gør sådan: 1. Tast eller find materialenummer via Vælg materiale (Bog i proceslinjen) 2. Overfør til Materialevedligeholdelse med dobbeltklik. 3. Marker materialenummer og højre-klik. 4. Vælg Marker som forsvundet for biblioteket i popup-menuen Materialer der er markeret som forsvundet vil ses med et ikon med foranstillet x på rød baggrund. 2-56

57 Ændre et materiales udlånstid Hvert materialenummer er knyttet til en udlånstidsgruppe, fx kaldet: "Normalt udlån", "Ikke til hjemlån" etc. Mangler denne tilknytning, vil materialet ikke kunne udlånes. I Materialevedligeholdelse knyttes de enkelte materialenumre til en udlånstidsgruppe. Det er i Udlånsskranke (se Funktioner > Cirkulationsperioder), at man fastlægger hvor lang tid den pågældende udlånstidsgruppe skal kunne lånes. Læs herom i kapitel 3 under Cirkulationsperioder. I Dantek BiblioMatik er det let at orientere sig om, hvilke materialenumre (og dermed titler), der er knyttet til hvilke udlånstidsgrupper. Ændre materialets udlånstid Gør sådan: 1. Skan eller find materialenummer via Vælg materiale (Bog i proceslinjen) 2. Bemærk materialets tilknytning til udlånstidsgruppe. Det vises med flueben i midterste rude. I ruden nedenfor ser du tekst herom i ruden Medlem af:. 3. Klik på det fluebenet det forsvinder. 4. Sæt et nyt flueben ved klik i kassen til venstre for den ønskede udlånstid Obs! Et materiale skal være tilknyttet én udlånstidsgruppe. Hvis tilknytning til en udlånstidsgruppe mangler, vil udlånssystemet betragte dette materiale som ikke til udlån. Ændre udlånstidsgrupper Udlånstidsgrupperne er en del af de dynamiske samlinger man kan arbejde med i Dantek BiblioMatik. I mange tilfælde kan udlånstidsgrupperne være overført fra et tidligere BiblioMatik/dos system. Ruden for dynamiske samlinger ses midt i Materialevedligeholdelse vinduet. Landskolens dynamiske samlinger for Udlånstid er her udfoldet. Man ser, at gruppen "Lydbøger" optræder to gange??! 2-57

58 Sådan ændres en gruppes navn Højreklik på gruppen, vælg Egenskaber og ret. Klik OK Sådan nedlægges en dynamisk samling for udlånstid Hvis du vurderer, at fx en udlånstid gruppe kan undværes, skal du først sikre dig, at der ikke er relationer knyttet til gruppen. Sådanne relationer er: 1. Findes der tilknyttede materialenumre? 2. Er gruppen benyttet ved opsætning af cirkulationstider i Udlånsskranke? Når de to spørgsmål kan besvares med NEJ - vil gruppen kunne fjernes. Gør sådan: 1. Højreklik udlånstid gruppen, vælg "Åbn" (se illustration) 2. Nu omstilles skærmbilledet, og du ser grupperne i venstre rude. I højre rude ses de materialenumre, som er knyttet til gruppen. I eksemplet optræder der kun to materialenumre i den valgte gruppe. 3. Eventuelle eksemplarer skal flyttes til en anden gruppe fx Normalt udlån. Marker numrene, højreklik og vælg KLIP. Udpeg gruppen "Normalt udlån", højreklik og vælg "SÆT IND. Eksemplarerne flyttes. 4. Udpeg igen gruppen hvorfra du klippede - og se, at gruppen nu er tom. 5. Åbn Udlånsskranke, vælg i menuen Funktioner > Cirkulationsperioder 6. Fjern i nederste rude den relation, der vedrører gruppen, som du vil nedlægge (se illustration t.h.). 7. Gentag under fanen "Fornyelsesperioder", hvor relationen også skal fjernes. 8. Luk "Cirkulationsperioder" og bekræft ændringerne. 9. Vend tilbage til Materialevedligeholdelse. Nu kan du fjerne gruppen fra udlånstid. Højreklik og vælg Fjern. 2-58

59 Slet materialeregistrering Ét eksemplar skal slettes Et materiale slettes af forskellige grunde. Måske skal materialet blot kasseres, måske har det været forsvundet for længe, måske er det blevet registreret grundlæggende forkert og skal omregistreres. Når et materialenummer skal fjernes fra databasen, vil Dantek BiblioMatik tjekke om materialet er udlånsnoteret. Er det tilfældet, vil du blive advaret herom før du endeligt bekræfter, at materialenummeret fjernes. Obs! Når du fjerner materialenumre er det en god idé straks at sætte et X over stregkoden med fx en sprittusch. Flere fremgangsmåder kan benyttes (Dokumentniveau slettes ikke): Gør sådan 1: 1. Skan materialenummer. 2. Marker materialenummer i højre rude og højre-klik. 3. Vælg Fjern i popup-menuen og eksemplarets materialenummer er slettet. OBS! Eksemplarer, som tilhører andre skolebiblioteker, vises med en nedtonet grå farve. Bibliotekets egne eksemplarer vises med sort skrift. Du kan ikke slette andre bibliotekers eksemplarer. Gør sådan 2: 1. Tast eller find materialenummer via Vælg materiale (Bog i proceslinjen) 2. Overfør til Materialevedligeholdelse med dobbeltklik. 3. Marker materialenummer og højre-klik. 4. Vælg Fjern i popup-menuen og eksemplarets materialenummer er slettet. Gør sådan 3: 1. Søg materialet via Søg mulighederne øverst til venstre 2. Udfold dokument og eksemplarniveau. 3. Højre-klik eksemplarets materialenummer og vælg Fjern Alle (skolens) eksemplarer skal slettes Gør sådan (Sletter også Dokumentniveauet): 1. Søg materialet via Søg mulighederne 2. Udfold dokument 3. Højre-klik og vælg Fjern (advarsel når der er flere eksemplarer) OBS! Dokument-niveauet kan kun fjernes, når der ikke er registreret nogle tilhørende eksemplarer. Du kan derfor ikke slette et dokument, som stadig har andre bibliotekers eksemplarer tilknyttet. 2-59

60 Automatisk fjernelse af dokument når sidste eksemplar fjernes Hvis en bibliotekar fjerner (sletter) sidste eksemplar registeret på et dokument (hvis tælleren for Materialer: herved viser 0) fjerner Dantek BiblioMatik automatisk dokumentniveauet. Herved sikres det, at brugerne ikke utilsigtet efterlader dokumenter uden materialer. En undtagelse er dog, hvis der allerede er registreret reservationer på titlen eller hvis brugeren netop har opretter nyt dokument. Massesletning (Kassation) Se menuen: Funktioner > Massesletning Massesletning giver mulighed for at skanne mange enheders stregkodenumre eller at hente disse fra en søgning via Vælg materiale og derpå fjerne/slette samtlige på én gang. I tilfælde hvor sletning medfører, at der ikke længere findes eksemplarer på dokumentet, slettes dokumentet også. Gør sådan: 1. Åbn Funktioner > Massesletning 2. Skan materialenumre som skal slettes (eller hent via Vælg materiale ) 3. Klik knappen Fjern alle (slet) nederst til højre i vinduet. 4. Bekræft, at du vil fjerne (slette) xx eksemplarer Når massesletningen er gennemført rapporteres der om det samlede resultat. 2-60

61 Skanner du et materialenummer, som faktisk ikke er registreret, vil du få en meddelelse herom sammen med et akustisk signal. Skanner du et materialenummer fra et materiale, som tilhører en anden skole i et fællessystem, får du også besked herom sammen med et akustisk signal. Måske skal materialet returneres og ikke slettes! Fortryd før du udfører Du kan fjerne materialer fra Massesletning (vel at mærke før du udfører) sådan: 1) ved at højreklikke og vælge Fjern 2) Ved at klikke X (Rens, Annuller) i værktøjslinien øverst til venstre. Massesletning uden materialer ved hånden Det er muligt at masseslette materialer uden at have disse ved hånden. Gør du det, skal du naturligvis holde hovedet koldt, så du opnår det ønskede. Vælg Massesletning (kassation) fra Funktioner-menuen. Derpå åbner du Vælg materiale den lille bog, fra systemboksen. I Vælg materiale klikker du fanen Udvælgelse. Søg og marker nu de eksemplarer, som skal slettes. Klik OK og materialerne overføres til Massesletning. Nu mangler du kun at bekræfte: Klik knappen nederst til højre Fjern alle (slet). Luk Massesletning Luk sessionen ved at klikke nederste X i vinduets øverste højre hjørne. Luk sessionen ved at benytte genvejstasterne: CTRL+F4 2-61

62 Materialeegenskaber I vinduet med et antal faner finder du en række oplysninger knyttet til det konkrete eksemplar af materialet. Sådan kan du åbne vinduet Materialeegenskaber: 1) Dobbelt-klik et materialenummer (fx under Udlån, i Oprydningsskranke o.a.) 2) Højre-klik et materialenummer og vælg Egenskaber Antal udlån og seneste udlånsdato Under fanen Basale ses bl.a. felterne: Seneste udlånsdato Antal udlån i alt (Udlån i alt er siden ibrugtagning af Dantek BiblioMatik) Udlånshistorie De seneste 10 lånere af materialet indenfor seneste måned. Obs! Overalt hvor du har et materialenummer i skærmen kan du dobbeltklikke og bl.a. se udlånshistorien. Dato for markering som forsvundet (bortkommet) materiale Hvis et materiale markeres som forsvundet (bortkommet) for biblioteket eller for låner indsættes datoen for denne markering i vinduet Materialeegenskaber for materialet. Datoen ses i rubrikken Aktuel tilstand. 2-62

63 Ret fejl ved at flytte Dantek BiblioMatik tilbyder dig mulighed for at flytte fejlagtigt registrerede materialer fra fx en lokal bibliografisk post (med lokalt faustnummer) til den autoriserede bibliografiske post. Fejlagtigt registreret materiale kan flyttes på to måder: 1) du kan flytte enkelte eksemplarer til den ønskede autoriserede posts materialedokument, eller 2) du kan flytte samtlige eksemplarer ved at flytte materialedokumentet til den ønskede post. Til brug for rettearbejde, hvor materialer knyttet til lokale poster skal flyttes til autoriserede poster, kan der søges alene efter lokale poster, hvor der er oprettet dokument og eksemplarer. Vælg fra menuen: Vis > Vis kun lokale poster med dokument Tre fejltyper der løses ved flytning Erfaringsmæssigt har en del fejlregistreringer deres oprindelse i tiden med BiblioMatik/dos, hvor brugerne ikke var tilstrækkeligt præcise, når de registrerede titlernes faustnumre eller fordi man siden da ikke har benyttet Dantek DownloadCenter til at være online på DanBib. a) Man valgte måske at registrere materialer på poster med lokalt faustnummer, men uden registrering af ISBN b) man benyttede faustnumre fra hovedposter, når man registrerede flerbindværkers bind- eksemplarer, eller c) man har fx registreret eksemplarer på en forkert post i et flerbindsværk fx lærervejledningen i stedet for grundbogen. Fejltypeeksempel a: Poster med lokalt faustnummer (fiktivt faustnummer) Via søgerubrikken Titel er der her søgt på poster med titlen Blue cat. Der ses mange lokale poster, hvis faustnummer starter med cifret 9. De to næste cifre indikerer, hvem der har oprettet den lokale post. Den markerede post har 22 materialer registreret i materialedokumentet. Info: Et lokalt faustnummer fx stammer fra et BiblioMatik/dos system med et licensnummer, der slutter på 17. Du kan derfor let finde alle lokale poster oprettet i dit 2-63

64 gamle BiblioMatik/dos ved at søge på feltet Faustnummer og kun udfylde de tre første cifre, i eksemplet her: Bemærk i illustrationen, at posterne ovenfor den markerede post stammer fra et BiblioMatik/dos med licensnummer sluttende på 01. Fejltypeeksempel b: Skolens eksemplarer er registreret på en hovedpost Via søgerubrikken Titel er der søgt på poster med titlen Ind i historien. Det ses, at der er registreret 26 eksemplarer på en hovedpost. Hovedposter vises med hvidt ikon. En hovedpost repræsenterer ikke fysiske eksemplarer! Fejltypeeksempel c: Eksemplarer på forkert post i flerbindsværk Hovedposten for Blue cat (hvidt kartotekskort) har tre underliggende bindposter. Story book 3 har 29 materialer. Af disse ønskes nogle flyttet til My own book 3. I dette eksempel, har man ved en fejl fået registreret et antal eksemplarer på den forkerte bindpost. Et flerbindværk har som minimum en hovedpost (hvidt ikon) og en eller flere underliggende bindposter. 2-64

65 Sådan rettes fejlregistrering ved flytning Den enkle metode med flytning af dokumenter eller eksemplarer bygger på brug af menupunktet Flyt i højreklik-menuen. Pas på kun at flytte din skoles eksemplarer når I er i et fællessystem! Fejltype a: Lokalt faustnummer Materialer er registreret på post med lokalt faustnummer de skal flyttes til den autoriserede post. Ét eller få eksemplarer skal flyttes Den lokale post rummer her to eksemplarer (13927 og 25913), som skal flyttes til en autoriseret post. Det forudsættes, at denne post allerede findes i databasen. Eksemplarerne flyttes nu én for én, sådan Højreklik første eksemplar (13927), vælg Flyt Nu åbner vinduet Flyt dokumenter / eksemplarer. Du kan nu søge den autoriserede post enten via faustnummer, ISBN eller titel. I eksemplet er ISBN benyttet det findes i bogen! I nederste rude ses søgeresultatet. Åbn materialedokumentet for den søgte post, Klik + t.v. for kartotekskortikonet. Træk nu materialenummer (13927) fra øverste rude til materialedokumentet i nederste rude og slip. Se pil i illustrationen. Gentag med det andet materialenummer i øverste rude. 2-65

66 Antal materiale i nederste rude er nu steget til 4 medens antal i øverste rude nu er: 0 Opgaven med at flytte materialer er udført luk nu dette vindue Nu mangler du at rydde op!! Det oprindelige dokument (nu med Materialer: 0) skal fjernes. Højreklik dokumentet og vælg: Fjern Obs! Fjern kun dokument med Materialer: 0 Flyt alle eksemplar i samme dokument på én gang Alternativt til at flytte de enkelte eksemplarer er, at flytte hele materialedokumentet fra den lokale post til den autoriserede posts dokument. Herved flyttes samtlige eksemplarer på én gang. Du vil som kvittering se, at det modtagende dokumentet åbnes så alle materialenumre ses. Den gamle posts dokument fjernes automatisk. Hvis der optræder flere ens dokumenter under samme post Teknisk set kan driftsherren (fx Dantek i Dantek DriftsCenter) anmodes om at afvikle et særligt program (et såkaldt SQL script) som sammenlægger flere ens dokumenter på samme post i ét dokument. En sådan kørsel rydder op og efterlader data i en mere harmonisk form. Flere ens dokumenter (uden udfyldt beskrivelses rubrik) på samme post er typisk udtryk for, at en bruger ikke har klargjort sig baggrunden for at kunne lave flere dokumenter. Se mere herom i vejledningens kap. 2 Sammensatte materialer. Hvis I gennemfører en større flytte-kampagne, kan I efterfølgende anmode om at få udført en sammenlægningskørsel af Dantek support. 2-66

67 Fejltype b: Hovedpost er benyttet Skolens eksemplarer er registreret på en hovedpost Du kan flytte via højreklikmenuen. Flyt hele dokumentet eller eksemplarerne hver for sig til den rigtige post. For at finde alle eksemplarer, der er registreret på en hovedpost, kan du benytte programdelen Undersøg for udvalgte fejlkilder. Fejltype c: Bindtitlen er forkert Et af skolens klassesæt er fx registreret på lærervejledningens post, ikke som det skulle på grundbogens post. Materialerne er måske udlånt nu. Vigtigt! Når du arbejder i et fællessystem af flere skoler, er alle skolers eksemplarer registreret i samme dokument. Eksemplarer med sort skrift tilhører din skole. De andre skolers eksemplarer er markeret med gråt. Teachers book 3 har 26 eksemplarer registreret, se dokumentet under markeret post. Når du er klar over hvilke eksemplarer, der skal flyttes gør du sådan: Højreklik et eksemplar og vælg muligheden: Flyt til en bindpost indenfor samme hierarki 2-67

68 Nu åbner vinduet Flyt dokument / eksemplar indenfor hierarkiet. Her har du alene adgang til flerbindsværkets bindposter. Brug metoden Træk og slip til at flytte eksemplarerne til det korrekte dokument. 2-68

69 Materialepriser I Dantek BiblioMatik optræder materialers pris i to sammenhænge: 1) Priser oplyst i den bibliografiske MARC-post fra DanBib se felt 021 *d 2) Materialeenhedens pris oprettet i Dantek BiblioMatik se feltet Pris i programmet Materialevedligeholdelse (se illustration nedenfor). Priser oplyst i den bibliografiske post fra DanBib Du kan læse mere om retningslinjerne for, hvordan informationerne oprettes i DanBib ved at besøge hjemmesiden se beskrivelsen af felt 021. OBS! Med virkning fra januar 2011 bliver nye materialer ikke længere registreret med pris i Dan- Bib-basen. Det skyldes, at man ikke længere har faste bogpriser. Felt 021 *d kan anvendes til oplysning om pris og udleveringsforhold, fx valutabeløb, betalingsform, salgsbegrænsning og i et gentaget delfelt *d: særpris, rabatpris, fællespris for flere styk eller lignende. Det betyder, at du ikke altid kan regne med, at prisen er entydig eller at den overhovedet er anført. Hvis materialet er af ældre dato, vil prisoplysningen også være det, såfremt der ikke siden er udsendt nyt oplag med opdateret pris, eller måske er DanBib slet ikke informeret om prisændringer. Måske behøver du blot få opdateret den bibliografiske post (højreklik kartotekskortikonet i Materialevedligeholdelse). Du vil også kunne møde flere priser på den samme titel fx som indbundet eller som hæfte. Eksempler fra forskellige bibliografiske posters felt 021: *a *c hft. *d kr. 148, *a *c indb. *d kr. 192, *a *b Statens Trykningskontor *c hft. *d kr. 6, *d Kr. 370,00 *d kr. 742,98 *b med kopieringsret for amtscentraler *a *b 1. oplag *a *c ib.*d pris ikke oplyst *d Kr. 1822,50 kplt *n *c klargjort*d kr. 937,50*b kassettebånd, tekstbog *n *c klargjort*d kr. 375,00*b kassettebånd, lytteøvelser Materialeenhedens pris oprettet i Dantek BiblioMatik Når du registrerer nye materialer i Dantek BiblioMatik ved hjælp af data fra DanBib fx direkte downloadet via Dantek DownloadCenter overføres prisoplysningen automatisk fra delfelt *d i første linje i felt 021 til Dantek BiblioMatiks prisfelt såfremt prisen findes. 2-69

70 Hvis der er flere priser må du derfor være opmærksom på, om den overførte pris er korrekt i forhold til det materiale, som du er ved at registrere. Hvis ikke, kan du tilrette direkte i Pris-feltet. Husk at ændre pris før du skanner materialenummer da prisen efterfølgende nedarves fra prisfeltet til de enkelte eksemplarer. Ændre prisoplysning Fremgangsmåden gør det muligt at have forskellige priser på forskellige eksemplarer af samme titel. Du kan fx altid indlæse en eksisterende materialeregistrering og derpå ændre i Pris-feltet for til slut at gemme de opdaterede oplysninger (klik disketteikonet i værktøjslinjen). Derimod må vi fraråde, at du åbner den bibliografiske post for at ændre prisen der. Det vil kunne være spild af tid, hvis andre senere opdaterer den bibliografiske post med en ny post fra DanBib. Tilføje pris som ikke findes i posten fra DanBib Hvis en prisoplysningen ikke kan nedarves fra den bibliografiske post, kan du blot selv indføre den i Pris-feltet før du registrerer eksemplarerne. Eller som ovenfor omtalt ændre i Pris-feltet for allerede oprettede materialeregistreringer en for en og husk at gemme! Prisoplysninger på udskrifter til lånerne I Dantek BiblioMatik kan der optræde prisoplysninger på udskrift af lånerstatus og på hjemkaldelsesbreve også selv om der ikke er foretaget registrering af pris på materialerne i Pris-feltet. Det har været et brugerønske, at prisoplysninger fra MARC-posten medtages på udskrifter, når man ikke selv har registreret materialepris i Pris-feltet. Der kan derfor ses priser på udskrifter, som ikke ses i vinduet Låneregenskaber! 2-70

71 Prisoplysninger overføres kun fra MARC-posten direkte til udskriften, når der ikke er tvivl om prisen. Dantek BiblioMatik er derfor opsat sådan, at priser hentes fra MARC-posten, når der præcis optræder én linje i felt 021 med pris. Eksemplet herunder fra en bibliografisk post vil altså ikke resultere i, at der indsættes pris på en rykker eller status, da der er to felt 021! *a *c hft. *d kr. 148, *a *c indb. *d kr. 192,00 Diskussion af prissætninger Dantek BiblioMatik gør det muligt at anvende forskellig praksis, når materialer skal prissættes. Nogle biblioteker ønsker at materialeprisen også skal afspejle de omkostninger, som biblioteket har haft ved at anskaffe materialet fx proceshåndtering som bestilling og indkøb, indbinding, fragt mv. Dantek anbefaler, at man undlader en sådan fremgangsmåde, da det vil kunne påføre biblioteket et stort løbende vedligeholdelsesarbejde. Alternativt kan man indføre et generelt procesgebyr, der principielt altid tillægges, når en låner afkræves erstatning af ikke afleveret materiale. Sammenlign fx med, at mange fakturaer også rummer et ekspeditionsgebyr. Musikudlån Karenstid for musikudlån I henhold til dansk lov er der indført karenstid for musikudlån i biblioteker indtil en udgivelse har været på markedet i en bestemt tid (4 måneder). Materialer med generel materialetype s i felt 009 *a kan ikke udlånes før efter den dato, som i posten er anført i felt 006 *c. 2-71

72 Funktioner-menuen I denne menu finder du en række nyttige muligheder, hvormed du udvider anvendelsesområdet for materialeregistrering. Hvert menupunkt har sit særlige opslag i det følgende. Funktioner-menuen Import af poster: Import af data fra DanBib (iso2709) eller Dantek-filer. Import af emneord: Import af Dantek Emneord. Bestilling af poster: Åbner guide som finder poster der behøver opdatering til danmarc2. Emneordvedligeholdelse: Oprettelse af egne "Brugeremneord" Massesletning: Sletning af mange materialer. Masseændring i afdeling/dynamisk samling: Flytning af mange eksemplarer på én gang. Opsætning af materialegrupper: Visning og/eller flytning mellem grupper. Omslagsregistrering: Registrering af stregkodenumre til omslag (plastlommer, mapper mv.) hvor stregkodenummer genbruges. Beholdningsrevision: Værktøj til revision af samlingen. Ikke udlånte materialer: Lokaliserer materialer uden udlån over en længere periode. Registrerede materialer i periode, dato til dato Søgning af fx nyregistrerede materialer og udskrift af liste. Bemærk, at det er en materialeliste (inkl. materialenumre) ikke en traditionel titelliste. Biblioteksstatistik til UVM: Samlet indberetning til Undervisningsministeriet for kommunale skole- og fællesbiblioteker. Åbner guide til indberetningen. Udskriv stregkoder for kommandoer: Udskriver stregkodemenu for hele systemet. Indstillinger: Generelle leverandørindstillinger og indstillinger for online-katalogisering (såfremt Dantek Download Center indgår), etiketter og sprog. Navigering i menusystem og ruder Vær opmærksom på muligheden for at benytte Windows genvejstaster overalt i Dantek BiblioMatik. Du kan fx umiddelbart åbne Funktioner-menuen ved at taste: Alt + k. Når menuen er åben, vil tastning af et bogstav straks fører dig til et menupunkt, som begynder med dette bogstav og starte funktionen. Understregninger har prioritet. På samme måde kan du let navigere via tastaturet i de forskellige ruder. Har du fx markøren aktiv i Afdelinger ruden, kan du benytte højre-piletast til at åbne træstrukturen og derpå første bogstav i afdelingsbetegnelsen til hurtigt at markere den. Omvendt kan du lukke træstrukturen med vestre-piletasten. 2-72

73 Som alternativ til brug af højre-klik kan du benytte tastekombinationen Shift + F10 (hold Shift nede og tast F10) for at åbne popup-menuen. Alternativt benyttes den særlige tast på tastaturet, som modsvarer højre-klik. Import af poster Dantek BiblioMatik databasen kan tilføjes bibliografiske poster ved import via forskellige menupunkter. Hovedleverandører af data i danmarc2 format (som ISO 2709 filer) vil typisk være DanBib eller måske folkebiblioteket. Tilsvarende kan data leveres fra ældre systemer, fra bogbinderfirmaer eller andre kilder. Når data leveres fra disse kilder, vil dataformatet kunne være Dantek filer. Kontakt Dantek support for detaljeinformation. Import af bibliografiske data Dantek BiblioMatik udnytter bibliografiske poster i danmarc2 (iso2709). Fordelen ved at benytte importerede data er naturligvis, at man ikke selv skal indskrive alle oplysningerne om materialerne, og at informationsmængden er optimal. Dette vil man i rigt mål kunne drage fordel af i Dantek BiblioMatiks søgeskærme. Uanset om man står foran en grundlæggende førstegangsregistrering eller man løbende skal vedligeholde bibliografiske data i takt med bibliotekets indkøb, kan det betale sig at være opmærksom på de ovenfor omtalte standardleverancer. Dantek BiblioMatik understøtter også biblioteksstandarden Z Det betyder, at der kan åbnes for muligheden af at hente bibliografiske data direkte online fra DanBib. Man sparer på den måde den løbende import af standardleverancer eller individuelle downloads download udføres direkte mens man registrerer et nyt materiale. Kontakt Dantek og hør mere om Dantek Download Center! OBS! Vær opmærksom på, at data importeres i den rækkefølge filerne oplistes. Det er derfor vigtigt, at ældre filer placeres før nyere filer med nye data. Mange standarddataleverancer omfatter både nye og rettede poster. Rettelserne vedrører naturligvis tidligere leverancer, hvorfor de senest leverede data skal importeres sidst. Sådan importeres filer med danmarc2-poster (iso2709) Vælg fra Menulinjen Funktioner > Import af poster > Fra iso Klik knappen til højre for rubrikken Sti til fil. Udpeg den eller de danmarc2-filer, som skal importeres. 2. Klik knappen Start import efter et øjeblik vil du se tællerne kører. Importfilerne er udpeget Total fremgang: Viser alle behandlede poster fra alle importfiler. Filbehandling viser den aktuelle importfil. Dataimporten forløber generelt på den måde, at Nye poster kun indekseres på faustnummer, ISBN, titel og udgiver, fordi der ikke i forvejen er registrerede dokumenter (eksemplarer) til posterne. Erstattes der poster under dataimporten, skyldes det, at der 2-73

74 allerede er beholdningsregistreringer i databasen (fx fra en Forkatalogisering ). Sådanne poster bliver fuldt indekseret til søgning. Det er netop sådanne indekseringer, der kan tage lidt tid. Fra Dantek filer Her importeres data på kommafilsformat (BiblioMatik 3.x -format). Data i dette format kan bl.a. have deres oprindelse fra BiblioMatik/dos (version 3.x) samt BASE og DanKatalog. Dataformatet betegnes i Dantek BiblioMatik som temporært (midlertidigt), da Dantek BiblioMatik er gearet til fuldt danmarc2 format. Kommafilen rummer kun basale bibliografiske data som titel, forfatter, klassemærke, forlag etc. - og undertiden kun i beskåret form. Data i kommafilerne kan bestå af både bibliografisk information (bibliografiske poster) og materialeregistreringer i form af stregkodenumre. Filen betegnes da som en nummer-kommafil. Hvis filen kun består af bibliografisk information kaldes den blot en kommafil. Modtager du data fra skolebibliotekskontorets BASE-distribution kan der indgå stregkodenumre (nummer-kommafil), som også kan benyttes i Dantek BiblioMatik herom nedenfor. Under import af Dantek filer (kommafiler) vil du skulle tage stilling til enkelte forhold, hvor data skal konverteres fra den gamle dos verden til den mere nuancerede struktur, som Dantek BiblioMatik tilbyder. Du vil blive vejledt af en guide. Import startes sådan: Funktioner > Import af poster > Fra Dantek filer Guiden er åbnet, klik Næste > Vælg importfiler Vælg importfil eller filer. Klik knappen for at åbne Windows Åbn fil dialog. Du skal nu udpege kommafilens placering på diskette, harddisk, netværksdrev eller måske cd-rom. Når filen er åbnet, ser du den i den nedre rude (Filer:). Klik: Næste > 2-74

75 Filanalyse Importfilen/filerne analyseres og du kan aflæse antal bibliografiske poster. Obs! Hvis filtypen ikke er i det korrekte kommafilsformat, vil filen blive afvist. Klik: Næste > Vælg importindstillinger. Mulighederne er: - Tilføj nye bibliografiske poster. - Erstat eksisterende temporære bibliografiske poster. - Importer materialer (denne mulighed ses kun, når filen er en nummer-kommafil) Vælg den/de ønskede funktioner. Importer materialer betyder, at poster i importfilen med stregkodenumre vil blive håndteret. Se næste 2-75

76 Klik: Næste > Obs! De følgende 3 skærmbilleder ses kun ved import af nummer-kommafiler. Tildel OPS/DC Importfilen rummer eventuelt opstillingssignaturer og decimalnumre, hvis betydning nu skal udpeges i Dantek BiblioMatik. Gør sådan: Udpeg signatur(er) i venstre rude. Åbn skolebibliotekets afdelingsstruktur i midterste rude. Marker den afdeling, som modsvarer signaturen i vestre rude. (blokmarker eventuelt med CTRL+klik) Højreklik på signaturen i venstre rude og vælg Tilføj til afdeling. Gentag for alle signaturer. Klik: Næste > Fastlæggelse af udlånstid Importfilen skal rumme en udlånstid information på tal-form. Tallenes betydning må hentes hos leverandøren af filen. 0 betyder ofte Normalt udlån og betyder således, at materialer med dette tal modsvarer et tilsvarende begreb i Dantek BiblioMatik. Udpeg et udlånstal i venstre rude. Åbn skolebibliotekets udlånstider i midterste rude. Marker den type, som modsvarer tallet i vestre rude. Højreklik på udlånstallet i venstre rude og vælg Tilføj til dynamisk samling. Gentag for alle udlånstal. Klik: Næste > Opsætning af licensnummer (ved Dantek BiblioMatik Stregkoder) Når kommafilen rummer stregkodenumre, skal du vælge det korrekte licensnummer for den filial (skole), som netop nu skal have posterne importeret. Årsagen er, at licensnumrene ikke findes i kommafilen, men de skal benyttes i Dantek BiblioMatik så systemet kan skelne mellem stregkoder fra forskellige filialer (skoler). 2-76

77 Udpeg korrekt licensnummer. Har du kun dit eget bibliotek i Dantek BiblioMatik er valget let! Klik: Næste > Importen udføres Du kan nu følge importen. Når der udelades bibliografiske data skyldes det blot, at posten allerede findes. Hvis der importeres færre materialer end der optræder materialer til import skyldes det, at de importerede stregkodenumre allerede er anvendt i databasen se da logfilen. Klik: Næste > Import afsluttet - logfil Importen kan resultere i, at Dantek BiblioMatik rapporterer om årsager til, at poster ikke importeres. Som standard vil Dantek BiblioMatik vise en fejllog. Det sker, når du afslutter med Luk. Klik: Luk (Luk efterfølgende NotePad, som benyttes til at vise fejllog hvorpå du er tilbage i Materialevedligehold. 2-77

78 Import af emneord Dantek Emneord (Danteks pædagogiske emneord) kategoriserer børne- og ungdomslitteratur i 'storemner', som modsvarer hyppige spørgsmål fra børn og unge. Samtidig tilbydes kategoriseringer af litteratur egnet til frilæsning på valgte klassetrin og titler egent til oplæsning på forskellige klassetrin. Når databasen er beriget med Dantek Emneord, kan disse benyttes ved søgninger fra Skolebibliotekarens Portal og ElevWeb. Danteks pædagogiske emneord søges med CCL-søgning ved hjælp af kommandokoden: dpe - fx dpe=heste. I Skolebibliotekarens Portal kan du se et søgeresultats profil af Dantek Emneord ved at aktivere fanen "Danteks pædagogiske emneord" i ruden Søgeresultat af profiler. Står Dantek for driften af din BiblioMatik, opdateres Dantek emneord automatisk. Står du selv for driften, kan du kontakte Dantek for hjælp til import. "Søgeresultat af profiler" fra Skolebibliotekarens Portal med fanen "Danteks emneord" aktiveret. Her ses fx emnerne i skolens 325 titler egnet for oplæsning i kl. 2-78

79 Bestilling af poster Bestilling af poster åbner mulighed for, at lade Dantek BiblioMatik gennemløbe databasen for at finde poster, som ikke foreligger i fuldt dan- MARC2 format. Sådanne poster vil typisk være poster, som du selv har oprettet ved egen indskrivning i Dantek BiblioMatik. Under gennemløbet vil systemet skanne databasen for at finde faustnumre eller ISBN/ISSN ved ufuldstændige poster. Disse numre vil efterfølgende blevet udskrevet i en fil og/eller afsendt straks til bibliotekets dataleverandør (fx DBC). Bestil da kundenummer og PIN-kode hos DBC. Bestillingsfilen kan også benyttes af Dantek Download Center! Obs! Databestilling via de beskrevne metoder kan være betalingsservices. Kontakt Dantek eller DBC for yderligere information. To eksempler på bibliografiske poster i Dantek BiblioMatik databasen. Posten nederst er en "ufuldstændig" post, som er resultat af en lokal indskrivning. Til højre ses samme titel i en komplet bibliografisk post fra DanBib i danmarc2 format. Obs! Du kan udmærket gennemføre programpunktet "Bestilling af poster" uden af afsende. Fx kan du ønske at orientere dig om problemets omfang. Bemærk, at bestilling ikke medtager poster som alene optræder med automatisk genereret faustnummer (fiktivt faustnummer) men uden ISBN. Skriv fx et x i feltet PIN og -adresse. Sådan afvikler du "Bestilling af poster" Aktiver: Funktioner-menuen > Bestilling af poster Dantek BiblioMatik åbner guiden "Velkommen til Bestilling af bibliografiske poster". Klik: Næste 2-79

80 Bestillingsegenskaber I dette vindue skal du udfylde de relevante rubrikker. Først informerer du leverandøren om din identitet med biblioteksnumre, OBS! Du downloader sikker selv I praksis skal du ikke udfylde felter! Blot sørge for, at der er tekst i dem, så du kan komme videre. Derfor skriv fx et x i PIN og i -adresse felterne! Sagen er, at din bestillingsfil efterfølgende vil blive benyttet af Dantek DownloadCenter og typisk ikke sendt til DBC. Klik: Næste > Behandler bestilling Skanning af databasen kan tage et øjeblik. Du kan følge forløbet. Når skanning er gennemført Klik: Næste > Bestillingsfuldførelse Du ser antal bibliografiske poster, som bestillingen vil omfatte. Beslut, hvordan bestillingen skal udføres: Gem i mappen: Du klikker og udpeger, hvor du ønsker bestillingsfilen gemt, fx på Skrivebord (Desktop). Markér kun "Send automatisk", hvis du ønsker, at Dantek BiblioMatik skal afsende bestillingen direkte til DBC (Betalingsservice, som forudsætter PIN). Klik: Udfør 2-80

81 Bestillingsprocessen er udført Du kan nu aflæse, hvordan bestillingen er realiseret. Hvis du vil inspicere bestillingsfilerne, kan du åbne disse fra den sti, hvor du gemte dem. Filerne navngives med filnavne svarende til det biblioteksnummer du indskriver - filtyperne er henholdsvis "trans" og "nr 1" (eller andet ved flere samtidige bestillinger) Klik: Luk Eksempler på bestillingsfiler. Øverst til venstre den såkaldte transfil (konstrueret). Filen rummer oplysninger til DBC's server om bestillerens biblioteksnummer, PIN-kode, etc. Øverst til højre ser du bestillingsfilens start. Du ser en lang række faustnumre svarende til de poster du mangler. I det yderste højre vindue ser du et klip fra bestillingsfilens sidste del. Her ser du, at denne bestilling også omfatter bibliografiske poster baseret på ISBN og ISSN. Dantek Download Center Dantek Download Center er et alternativ, hvor fx biblioteket selv kan downloade uden at skulle betale ekstra for denne service. Baggrunden er, at de fleste af landets kommuner allerede har betalt i kraft af den kommunale DanBib licensmodel. Hvis dit bibliotek ikke allerede har Dantek DownloadCenter i drift, kan du kontakte Dantek for en orientering om produktet og dets elegante muligheder. Se også

82 Emneordvedligeholdelse Emneord er mange ting I Dantek BiblioMatik kan du arbejde med flere former for emneord. De bibliografiske poster fra DanBib rummer både dk-5, fag- og skønlitterære emneord mfl.. DBC's emneord repræsenteres af typer som faglitterære, skønlitterære, historiske, geografiske mv. (jf. Skolebibliotekarens Portal: Ruden "Søgeresultat af profiler", se: fanerne Faglitterære og Skønlitterære emneord). Danteks pædagogiske emneord bygger på emneordenes anvendelse i grundskolen og supplerer med kategorier til frilæsning på udvalgte klassetrin og forslag til oplæsning (jf. Skolebibliotekarens Portal: Ruden "Søgeresultat af profiler", se fanen "Danteks pædagogiske emneord"). De såkaldte FUI-koder er også en slags emneord, som sorterer materialerne på undervisningsfag og faglige delområder. Lokale bruger-emneord Hertil kommer bibliotekets egne emneord ("Bruger-emneord"). Sådanne emneord kan benyttes til at profilere materialerne i forhold til den specifikke lokale anvendelse. Begrebet lokale emneord kan anvendes i fri fortolkning. Det kan således betragtes som en fællesnævner for både klassiske emner, for fag, kategorier og anvendelsesområder. Der er med andre ord 'frit slag', når emnelisten skal opbygges og anvendes. Hvis jeres database i Dantek BiblioMatik oprindeligt er migreret fra BiblioMatik/dos, vil I finde de emneord overført, som oprindelig blev oprettet i det gamle system. Emnelistens vedligeholdelse Emnelisten omfatter både de lokale emneord (Bruger-emneord) og importerede Dantek emneord. Du vil kunne redigere i bruger-emneordene, altså de lokale emneord. Listen over anvendte Dantek emneord kan benyttes til gennemsyn. Du kan tilføje nye bruger-emneord, ændre navnet på eksisterende emneord eller fjerne emneord som ikke længere er relevante. Aktiver emnelisten: Funktionermenuen > Emneordvedligeholdelse Emnelisten er aktiveret. I standardindstillingen viser listen først Dantekemneord. Klik: Bruger" - for at se den lokale bruger-emneliste. Redigeringsknapperne vedrører alene Brugeremneordene. 2-82

83 Tilføj nyt bruger-emneord Klik: Tilføj - og vinduet "Opret nyt emneord" åbner Skriv det nye emneord. Obs! Undgå brug af anførselstegn ( ) og bindestreg (-) Beskriv eventuelt vilkårene for emneordets anvendelse, så der er faste retningslinjer for, hvordan og hvornår man benytter emneordet. Klik: OK - og emneordet oprettes i listen. Ret eksisterende bruger-emneord Marker det ønskede emneord. Klik: Egenskaber - og vinduet "Egenskaber for emneord" åbner Ret fx en stavefejl - eller beskriv emnet med en bedre formulering. Note Beskriv eventuelt vilkårene for emneordets anvendelse, så der er faste retningslinjer for, hvordan og hvornår man benytter emneordet. Klik: OK - emneordet rettes i bruger-emnelisten. Hvis du opdager synonyme emneord, skal du først udskifte emneordet hos de enkelte bibliografiske poster. Efterfølgende kan du fjerne (slette) det emneord, som så ikke længere er i anvendelse. Du kan fremfinde titlerne ved at søge på bruger-emneordet i Skolebibliotekarens Portal eller i Kviksøgning. Brug CCL-rubrikken og skriv: dle="emneordet (sæt anførselstegn omkring). Obs! Ændring af navn på eksisterende emneord kan tage lidt tid, da ændringen skal gennemføres på alle de bibliografiske poster, hvor det er anvendt. 2-83

84 Fjern bruger-emneord Hvis dit bibliotek indgår i et fællesskab med andre skolebiblioteker, bør ændringer i emnelisten udføres i samarbejde, så du ikke sletter andre bibliotekers emneord! Marker det ønskede emneord. Klik: Fjern - og du ser et advarende spørgsmål. databasen. Klik: Ja - hvis emneordet skal fjernes fra Du kan udmærket markere flere emneord på en gang (CTRL+klik), hvis flere skal fjernes. Obs! Fjernelse af eksisterende emneord kan tage lidt tid, da ændringen skal gennemføres på alle de bibliografiske poster, hvor det er anvendt. Masseændring i afdeling/dynamisk samling Når du skal ændre opstilling og/eller udlånstider for mange materialer på én gang. Vælg Funktioner > Masseændring i afdeling/dynamisk samling Indlæs de materialenumre, som du ønsker tilknyttet en anden opstilling i en afdeling eller underafdeling og/eller ændring af tilknytning til dynamisk samling (fx udlånstid). Efter indlæsningen af materialenumrene og udpegning af det ønskede tilhørsforhold, klik knappen nederst i skærmbilledet, fx Udfør flytning af alle eksemplarer. Flytningen bekræftes efterfølgende. 2-84

85 Opsætning af materialegrupper Bibliotekets materialer kan sammenstilles på talrige måder. De bibliografiske sammenstillinger beroende på emneord, DK-5 system og materialetyperne er eksempler med tilknytning til indholdsmæssige kvaliteter eller medietyper. Administrativt kan du sammenstille materialerne i grupper, som svarer til hvor de opbevares i bibliotekets afdelinger og underafdelinger eller hvordan de skal håndteres, når udlånstider skal beregnes eller fx sammenstillinger byggende på lånerinteresser eller lånergruppe. Materialernes bibliografiske indholdskvaliteter er statiske, når de er udkommet, men de administrative muligheder for praktisk håndtering er dynamisk, du kan flytte rundt på materialerne i biblioteket, du kan ændre udlånsvilkår, du kan sammenstille titlerne under nye vinkler og ud fra nye interesser. Dynamiske samlinger I Dantek BiblioMatik opererer vi med begrebet "dynamiske samlinger". Det er muligheden for at sammenstille materialerne i grupper, som efterfølgende kan tillægges specifikke egenskaber fx vilkår for udlån (udlånstider). I denne programdel kan du oprette, ændre eller nedlægge materialernes dynamiske samlinger. Du kan også flytte rundt på materialerne mellem de dynamiske samlinger (materialegrupper). Bibliotekets afdelinger En særlig håndtering er knyttet til bibliotekets Afdelinger. Afdelinger og underafdelinger er bibliotekets grundlæggende "geografi", det er den struktur, som hjælper lånerne og bibliotekets medarbejdere med at orientere sig i samlingerne. Afdelingsbegrebet er noget særligt fordi vi også knytter computerarbejdspladserne hertil. En computerarbejdsplads registreres som placeret i en skoles skolebibliotek og man kan nu søge i samlingen som den findes lige omkring brugeren. Vær opmærksom på, at nye afdelinger og underafdelinger skal oprettes og andre nedlægges i det særlige program: Dantek BiblioMatik > Administrative værktøjer > Afdelinger. Men afdelingernes materialer kan du sammenstille i denne programdel. Hvor de bibliografiske beskrivelser for de enkelte materiale er forholdsvis statiske, kan bibliotekets dynamik bl.a. komme til udtryk, når du sammenstiller samlingerne i afdelinger og særopstillinger (fx til årstiderne, højtiderne eller dages temaer) som udtrykker aktualitetsforståelse, eller når du fx tilpasser udlånsvilkårene til den aktuelle efterspørgsel (fx kviklån) eller behovene for langtidsudlån (taskebøger o.l.) Opsætning af materialegrupper er derfor det funktionsområde i Dantek BiblioMatik, hvor du let kan manipulere med materialernes sammenstilling. 2-85

86 Sådan arbejder du med de dynamiske samlinger Vælg Funktioner-menuen > Opsætning af materialegrupper Opsætning af materialegrupper Eksempel 1 Fanen "Dynamiske samlinger" er valgt. Åbn i venstre rude for skolens samlinger som de er struktureret af hensyn til udlånstider. Klik + for at åbne strukturen. Gruppen "Speciel" er her udpeget i venstre rude og gruppens eksemplarer ses i højre rude. I statuslinjen ses antal eksemplarer i gruppen. Opsætning af materialegrupper Eksempel 2 med mere end 100 ex. Fanen "Dynamiske samlinger" er valgt. Træstrukturen er åbnet i venstre rude. Skolens samlinger ses som de er struktureret med hensyn til udlånstider. Gruppen "Normalt udlån" er udpeget i venstre rude og gruppens eksemplarer ses optalt i højre rude. Advarslen vises, når en gruppe omfatter mere end 100 eksemplarer (standardindstilling). Klikker du "Vis materialer" hentes alle eksemplarer (se eksempel 3). I statuslinjen ses antal eksemplarer i gruppen. Opsætning af materialegrupper Eksempel 3 Fanen "Dynamiske samlinger" er valgt. Træstrukturen er åbnet i venstre rude. Skolens samlinger ses som de er struktureret med hensyn til udlånstider. Gruppen "Normalt udlån" er udpeget i venstre rude, og alle gruppens eksemplarer er under hentning - se bjælken under højre rude.. samtlige gruppens eksemplarer er nu hentet. Efterfølgende er de sorteret på kolonnen DK5. Der sorteres, når du klikker kolonneoverskriften. Tilsvarende kan du sortere gruppen på de øvrige kolonneoverskrifter, som er: 2-86

87 Nummer (stregkodenummer) Titel Forfatter DK-5 (decimalnummer) eller skønlitteratur. Status (udlånt/forsvundet etc.) ISN (ISBN, issn, ISMN) Udgivelsesår Kode for generel materialebetegnelse. På lignende måde kan du åbne for inspektion af eksemplarerne i bibliotekets Afdelinger. Flyt materialer mellem dynamiske samlinger eller mellem afdelinger. Ved almindelig markering og højreklik samt brug af KLIP og SÆT IND, kan du let flytte enkelte eller store antal af materialer. 2-87

88 Statistik for bibliotekets afdelinger og underafdelinger Dantek BiblioMatik tilbyder optælling og udskrift af statistik for bibliotekets forskellige afdelinger. Statistikkerne vedrører de materialer, som lige nu er registreret til at hører hjemme i den/de valgte afdelinger. Vælg : Funktioner > Opsætning af materialegrupper > Afdelinger. Optælling af statistik for en afdeling tilbydes, når du højreklikker underafdelingen. Obs! Statistikkerne vedrører de materialer, som lige nu er hjemhørende i den/de valgte afdelinger. Et materiale kan tidligere have været placeret i en anden afdeling, men udlånstællingen følger materialet. Tilsvarende er materialernes registreringsdato den dato materialet blev knyttet til sit stregkodenummer, uanset hvor det da blev placeret. Udskriv udlån og materialer grupperet efter klassificering Fjernes v fra boksen Vis kun mellemtotaler ses, alle materialernes klassifikation (DCnumre, sk og tom klassifikation (se illustration på næste side). Udskriv udlån grupperet efter klassificering Fjern v fra boksen Vis kun mellemtotaler for at se klassificering. Statistikken viser udlån og beholdning i tal og % for den viste afdelings materialer. Udskriv udlån grupperet efter emneord Fjern v fra boksen Vis kun mellemtotaler for at se klassificering. Statistikken viser udlån og beholdning i tal og % for den viste afdelings materialer. En statistik kan omfatte en afdeling incl. underafdelinger eller tilsvarende alle skolens afdelinger. Systemet tilbyder Vis kun mellemtotaler for at reducere rapportens fysiske omfang. 2-88

89 Udlånsstatistik i komprimeret form Når du åbner en afdeling (et sted) i Materialevedligeholdelse (højre-klik i ruden nederst til venstre), bringes programmet i en ny session, hvor du har nye muligheder. Fx at udskrive statistikker, som kan give dig et billede af, hvordan udlånet fungerer i bibliotekets afdelinger og underafdelinger. Statistik kun som mellemtotaler er en komprimeret oversigtsform. I eksemplet herunder har skolebiblioteket et sted kaldet Mediedepot. Her højre-klikkes og der vælges tidsperiode for statistikken fx seneste år. Info! Vær opmærksom på, hvordan disse statistikker skal aflæses (fortolkes)! 2-89

90 Vær opmærksom på, at en statistik typisk vedrører begivenheder, som har fundet sted. Statistikken er ikke nødvendigvis udtryk for et øjebliksbillede, hvis ikke du netop vælger dags dato som statistikperiode. Dags dato vil vise situationen som den var kl dagen før, da statistikken er til dato. Ændringer udført i dag kan først aflæses korrekt i statistikken i morgen! Kolonnernes tal (og statikkens kolonner) aflæses således: Total antal udlån: Antal udlån af afdelingens materialer i statistikperioden. Flyttes et materiale til afdelingen fra en anden afdeling flytter materialets udlånstælling med. Tilvækst: Antal materialer i afdelingen som har registreringsdato indenfor den valgte periode. Tilvækst vedrører ikke, hvor længe materialet hat været placeret i afdelingen, men hvor længe det har været registreret i Dantek BiblioMatik. Afgang: Afgang svarer til kassation, altså antal materialer som helt er fjernet (slettet) fra systemet i statistikperioden (men ikke flyttet). Reserv.: Antal opfyldte reserveringer som i statistikperioden har været gennemført på afdelingens materialer. Antal materialer: Antal materialer som har registreringsdato indenfor statistikperioden. Antal materialer repræsenterer derfor kun det aktuelle antal enheder i afdelingen såfremt periodens slutdato er dags dato og først kl ! Hvis du vil kende det aktuelle antal materialer i afdelingen ses dette allerede i højre rude, når du markerer afdelingen. Du kan også trække Afgang fra Antal materialer. 2-90

91 Forsvundne udskrives At håndtere forsvundne bøger i bibliotekssystemet forudsætter en beslutning. Du må i grund og bund gøre op med dig selv, om der er et håb! Er der ikke et begrundet håb om, at materialet vil dukke op, bør det slettes (Fjernes) fra systemet, da det elles vil "forstyrre" arbejdet ved at vise sig i søgninger og på indholdslister over den registrerede beholdning. Vælg Funktioner > Opsætning af materialegrupper Klik fanen Afdelinger Højre-klik nu skolenavn og vælg Udskriv forsvundne materialer (inkl. Underafdelinger) Er udgangspunktet skolenavnet, får du mulighed for at se samtlige forsvundne knyttet til alle bibliotekets afdelinger. Eksempel på rapport over forsvundne materialer fra skolebibliotekets afdelinger. Udskriften viser også hvordan materialerne er blevet erklæret for forsvundne. 1. Biblioteket har markeret materialet som forsvundet (via Materialevedligeholdelse) 2. Materialet er markeret forsvundet for låner (via Udlånsskranke) 3. Materialet er markeret forsvundet fordi låner er fjernet (via Lånerregistrering) I udskriften kan du også aflæse datoen for markering som forsvundet. 2-91

92 Reserveringer udskrives Ønsker du et samlet overblik over de aktuelle reservationer, kan du udskrive en liste med både de titler, der er reserveret, de eksemplarer der venter på reservationshylden og de, der ikke længere burde befinde sig der. Vælg Funktioner > Opsætning af materialegrupper Klik fanen Afdelinger Højre-klik nu skolenavn og vælg Udskriv reserverede materialer (inkl. Underafdelinger) Er udgangspunktet skolenavnet, får du mulighed for at vælge samtlige reserveringer knyttet til alle bibliotekets afdelinger. Du kan også vælge kun at iagttage en underafdeling. Udskriften viser, hvordan titler og materialer (eksemplarer) kan have forskellig status, alt efter hvor i forløbet reserveringen befinder sig. 1) Materialet har ventet mere end standardtid, og bør nu nedtages fra reservationshylden. Skan materialenummeret i Oprydningsskranke, så Dantek BiblioMatik er bekendt med, at materialet er på vej tilbage til hylden eller til næste låner i en reservationskø. 2) Materialet venter på låner på bibliotekets reservationshylde (standardtid=7 dage). 3) Titler, hvor der lige nu er oprettede reservationer. De venter på materialer. 2-92

93 BeholdningsRevision Materialevedligeholdelse > Funktioner > Beholdningsrevision Hensigten med BeholdningsRevision er kort fortalt at hjælpe skolebiblioteket med at skabe overensstemmelse mellem registreringerne i bibliotekssystemet og den faktiske situation på reoler. Man kunne også kalde det en statusopgørelse. Samlet set skal en indsats med BeholdningsRevision naturligvis medvirke til, at skolebibliotekets brugere får den bedste betjening og ikke spilder tiden med unødig søgen. Da en BeholdningsRevision af skolens samlinger kan kræve en del timers indsats, er det godt at have et overblik, før du går i gang. Læs derfor hele denne vejledning, før du starter! Som bestyrer af skolens samlinger, er det vigtigt at have fokus på, hvilke materialer der fysisk forsvinder fra samlingen, men også den generelle orden på reolerne er et arbejdsområde. Endelig er kassation et tilbagevendende emne - ofte med manglende udlån og dermed et langvarigt ophold på reolerne som begrundelse. Heldigt nok er det netop sådanne problemer BeholdningsRevision også hjælper med at løse. BeholdningsRevision kan gennemføres på forskellig måde afhængig af, om man vil slå flere fluer med et smæk eller alene fokusere på enkelte af emnerne. Eksempelvis kan du vælge at checke afdelingen Billedbøger udelukkende for at identificere de forsvundne materialer, så de kan få ændret status i bibliotekssystemet og måske senere, efter en selvvalgt ventetid, kan få registreringen af de forsvundne materialer slettet. Resultatet af dine anstrengelser kan naturligvis også udskrives. I en anden afdeling, fx Faglitteratur ønsker du måske på én gang at checke både for forsvundne, men også om materialerne er opstillet i korrekt rækkefølge (eller næsten korrekt) på reolen, og om der er eksemplarer, som har tilbragt mere end fx 5 år på reolen uden udlån og derfor ovevejes kasseret. Altså flere opgaver på én gang. Fremgangsmåderne er gjort enkle og informationer til operatøren vises i big-text støttet af lydsignaler og bogforsider. Tanken er, at operatøren udrustes med fx en bærbar computer (trådløs eller kablet netværk) og derpå med fx et rullebord begiver sig til åstedet i biblioteket. Operatøren kan i systemet udpege, hvor hun befinder sig og anføre start- og sluteksemplar for sit check, fx fra på fagbogshylderne. Så skanner hun blot materialenumrene på alle de opstillede materialer dem der er inde - og frydes over et stilfærdigt kvitteringssignal, når alt er, som det skal være. Windows-signalet, som brugeren allerede kender, når en beskedboks dukker op, påkalder operatørens opmærksomhed, når der skannes materialer, som på den ene eller anden måde krænker de valgte betingelser for revisionen. Eksempelvis skannes et materiale, som slet ikke hører hjemme i den aktuelle afdeling eller det valgte reolafsnit. Andre fejlsituationer, som tydeligt bekendtgøres for operatøren, er fx uregistreret materialer, reserveret materialer, materiale der står på reolen som udlånsnoteret (det afleveres straks!), materiale tilhørende en anden skole, materiale der ikke har været udlånt i x år, eller som har haft mindre end y udlån i x år m.fl. Undervejs fjerner operatøren de materialer, der efterfølgende skal håndteres (fx kasseres, omregistreres, flyttes etc.). Når sidste eksemplar i det valgte interval nås, kan de forsvundne materialer identificeres og skifte status måske med henblik på senere kassation. Start med en forundersøgelse En beholdningsrevision med skanning af de materialer, som befinder sig på reolerne i bibliotekets afdelinger, har som forudsætning, at du ved den oprindelige materialeregi- 2-93

94 strering udpegede den korrekte afdeling, hvor materialet skulle høre hjemme og derfor nu forventes af befinde sig (hvis hjemme). Derfor antages det, - at du eksempelvis ikke markerede afdelingen Faglitteratur i bibliotekssystemet, når den bibliografiske post viste, at materialet var sk (skønlitteratur), og du fysisk opstillede bogen i skønlitteraturafdelingen. I systemet hører den jo så fejlagtigt hjemme i Faglitteratur! - at du ikke registrerede et materiale til at befinde sig i afdelingen Skønlitteratur selvom bogen var klassificeret med fx og fysisk blev opstillet i afdelingen Faglitteratur. I systemet hører den jo så fejlagtigt hjemme i Skønlitteratur! - at du ikke registrerede et klassesæt til at befinde sig i afdelingen Skønlitteratur, når du i virkeligheden opbevarer sættet i afdelingen Klassesæt. I systemet hører de jo så fejlagtigt hjemme i afdelingen Skønlitteratur! Naturligvis vil alligevel du finde sådanne fejlregistreringer. Før BeholdningsRevision med skanning af en afdelings materialer - alle materialer der er inde - skal du derfor lave en forundersøgelse med det formål at finde oplagte fejlregistreringer og flytte registreringerne til den afdeling, hvor materialerne forventes at findes; det kan du gøre med en simple klip-sæt ind manøvre i Dantek BiblioMatik. Gør du ikke det, vil afviklingen af BeholdningsRevision resulterer i, at sådanne fejlregistrerede materialer (midlertidigt) vil blive betragtet som forsvundne, hvad de jo ikke nødvendigvis er, og under alle omstændigheder skal registreringen jo ændres eller materialerne flyttes! Forundersøgelse kan omfatte et indledende check af jeres afdelingsstruktur og et oversigtscheck af materialeregistreringen i afdelinger og opstillinger, udført mens du bevæger dig gennem samlingen med BeholdningsRevision. Check jeres afdelingsstruktur Afdelingsstrukturen er i bibliotekssystemet tænkt som en spejling af den faktiske organisering af skolens materialer. Afdelinger og underafdelinger er ganske enkelt navnene på de steder og opstillinger, hvor materialerne hører hjemme. Beholdningsrevisionens grundlag! Check, at den nuværende registrering af skolens afdelinger og opstillinger er i overensstemmelse med virkeligheden. Hvis der skal ændres, ser du hvordan herunder og via link til brugervejledningen. Åbn i jeres system programmet Afdelinger (se Administrative værktøjer i hovedmenuen) og sammenlign stednavne og opstillingsnavne med virkeligheden på din skole 2-94

95 Et eksempel I den illustrerede afdelingsstruktur t.v. optræder eksempelvis underafdelingen Store formater under Faglitteratur. En sådan organisering af de store bøger vil på reolerne ses som særlige hylder med større reolhøjde, der netop er tilpasset sådanne eksemplarer. Hvis de store bøger i dit bibliotek er opstillet side om side med de almindelige formater, vil en underafdeling til Store formater være en fejl, som betyder, at Beholdningsrevisionen ikke kan finde de store bøger, når du skanner eksemplarerne i afdelingen Faglitteratur. Flyt derfor eksemplarerne fra Store formater til Faglitteratur før du starter revisionen. Du kan også nedlægge stedet Store formater i Afdelinger programmet benyt højreklik. Læs mere om, hvordan du arbejder med Afdelinger i online brugervejledningen: dministration_01.pdf 2-95

96 Check afdelinger og opstillingers materialeregistreringer Eksempler på registreringsfejl: - der mangler dk-5 registrering på fagbøger (DC-nummer) eller skønlitteratur (sk) - sk-titler er registreret til at findes i afdelingen Faglitteratur - DC-nr titler er registreret til at findes i afdelingen Skønlitteratur - eventyr (39.12) har egen opstilling (fx Eventyrhylden), men er registreret i afdelingen Faglitteratur - klassesæt / taskebøger med egen afdeling er registreret til at findes i fx afdelingen Skønlitteratur - st-titler har / har ikke egen opstilling - titler uden forfatternavn som opstillingselement skal på reolen opstilles efter titlen - bogtitler er registreret med lydbogens bibliografiske post - og omvendt Konsekven af fejlregistrering Generelt vil registreringsfejl kunne betyde, at materialerne vil blive betragtet for forsvundne (eventuelt midlertidigt), fordi de ikke fysisk findes der, hvor registreringen forventer dem. Forkert afdeling er valgt Før du starter skanning af en afdelings materialer i mindre intervaller, kan det være en god ide at åbne Hele afdelingen og klikke Næste. Når alle materialeregistreringer er hentet fra databasen, løber du listen igennem for oplagte registreringsfejl. Fx taskebogseksemplarer eller skønlitteratur, der er blevet registreret til at høre hjemme i afdelingen Faglitteratur, skønt de faktisk befinder sig andre steder. 2-96

97 Forkert opstillingsrækkefølge er valgt Opstillingsrækkefølge bygger i BeholdningsRevision på princippet om bibliografisk sortering. Materialelisterne i BeholdningsRevisionsdelen er altid sorteret bibliografisk. Det vil sige 1) Først sorteres på klassifikation (sk eller DC-nummer eller kombinationer) 2) Derpå sorteres der på forfatterefternavn, fornavn (forfatter som opstillingselement) 3) Til sidst sorteres der på titel Findes der ikke et forfatternavn som opstillingselement, sorteres der på titlen. Hvis der i BeholdningsRevisionen vælges at arbejde med kontrol af korrekt opstillingsrækkefølge, vil registreringsfejl skabe uoverensstemmelse mellem registrering og faktisk opstilling. Eksempelvis vil skønlitterære titler uden sk blive sorteret som befandt de så samlet opstillet før titler med sk. Hvis der ikke skal checkes for opstillingsrækkefølge er manglende klassifikation (som sk eller DC-nummer) uden betydning. Opdel opgaven i mindre intervaller Du kan naturligvis ikke skanne samtlige materialer i en arbejdsgang. Vi anbefaler derfor meget, at du opdeler opgaven i en række små delopgaver: Fx at du indskrænker et check af skolebibliotekets faglitteratur til at bestå af overskuelige intervaller fx check og afslut med markering af de forsvundne. Derpå fx 20-30, 30-33, etc. så mængden af materialer du skal skanne er overskuelige i forhold til den tid, du har til rådighed. Tilsvarende med fx skønlitteraturen, færdiggør forfatter A, før du checker forfatter B etc. Erfaringer viser, at du kan forvente at kunne behandle enheder i timen: 2-97

98 Intervallet er valgt 298 materialer hører hjemme her. 2-98

99 Foreslå materiale til kassation Hvis du ønsker at få forslag til kassation til revisionsprocessen, vælger du Foreslå materialer til kassation : Under Rediger kriterier vælger du, hvilke kriterier materialerne skal udpeges efter. Du skal beslutte, hvor mange måneder uden udlån, og hvor mange måneder, det er siden, materialet er blevet registreret. Nye materialer skal jo have en chance for at få udlån, før de kan kvalificere sig til kassation. Det vises tydeligt, når du støder på et materiale, der opfylder kassationskriterierne: 2-99

100 Oversigt over beholdningsrevisionen Efterfølgende vises en oversigt over revisionen. Ved at vælge Vis arbejdsliste kan der udskrives en rapport over de materialer, der skal håndteres nærmere. Oversigt over beholdningsrevisionen.ved at vælge mellem de forskellige faneblade vises forskellige aspekter af revisionen. Arbejdsliste over materialer, som skal håndteres. Listen kan udskrives. Instruktionsfilm Se mere om Beholdningsrevision via film om emnet på:

101 Omslagsregistrering Vælg Funktioner > Omslagsregistrering Udlån af materialer uden permanent stregkode - eller fx udlån af materialer fra andre samlinger. Begrebet "Omslag" dækker over fx en A4 plastlomme med materialestregkode, en mappe med materialestregkode, et bogkort med materialestregkode eller andet. Omslaget benyttes måske som "emballage" til det materiale, der skal udlånes. Baggrunden for denne mulighed er, at biblioteket måske har materialer med meget lav udlånsfrekvens, hvorfor du kan vælge ikke at oprette en permanent bibliografisk post og registrering. Ved på forhånd at oprette et antal "Omslag", er du forberedt den dag en låner ønsker at låne et sådan materiale. Den særlige registrering af omslaget (se nedenfor) betyder, at Udlånsskranke reagerer hensigtsmæssigt, når omslagets materialenummer aflæses under udlån og aflevering og at omslaget kan genbruges. Et "Omslag" registreres sådan: 1. Vælg Omslagsregistrering i Funktioner menuen Udpeg omslagets afdeling (opbevaring) fx Skolebiblioteket. 3. Vælg Udlånstid for omslaget (sæt flueben) 4. Indlæs omslagets stregkodenummer Omslaget er nu klar til brug. Udlån "Omslag" Når et materiale skal udlånes ved hjælp af "Omslag", skal du indskrive oplysninger om det konkrete materiale, du har anbragt i omslaget. Udlånsskranke reagerer derfor specielt, når et omslags materialenummer indlæses. Der åbner et nyt vindue..: I vinduet kan du indskrive data om det konkrete udlånsmateriale. De indskrevne data identificerer omslagets indhold. Klik: OK - og udlånet udføres

102 Aflevering af "Omslag" Når et omslag afleveres i Udlånsskranke eller i Oprydningsskranke, kan du aflæse data om omslagets indhold. Derpå annulleres indholdsregistreringen automatisk. Omslaget er klar til genbrug! Registrerede materialer i periode, dato til dato I Funktioner-menuen finder du muligheden, hvormed du kan søge fx ny-registrerede materialer. Du kan også udskrive en liste over disse materialer. Bemærk, at det er en materialeliste (inkl. materialenumre) ikke en traditionel titelliste. I vinduet Registrerede materialer i en periode stiller Første dato i perioden sig automatisk på seneste xx og Sidste dato i perioden stiller sig på dags dato. Du kan ændre ved egen indtastning eller ved at åbne kalenderen og skifte dato. Du udpeger den afdeling i biblioteket, som du vil tjekke. Rummer afdelingen mange materialer (måske flere tusinde) får du en advarsel før materialerne vises

103 Resultatlisten er sorteret bibliografisk: Klassifikation, forfatter, titel. Udskriv sådan Du kan vælge at udskrive direkte, ved blot at højre-klikke den ønskede afdeling fx Skolebiblioteket og derfra vælge inkl. underafdelinger. Luk vinduet Luk vinduet Registrerede materialer i en periode ved at klikke nederste X øverst til højre. Ikke udlånte materialer Biblioteket råder sikkert over en del materialer, som aldrig har haft udlån, eller hvor det er meget længe siden sidste udlån fandt sted. Kassation eller fornyet reklame kan overvejes! Dantek BiblioMatik kan hjælpe dig med at finde de dårlige udlånere. Vælg Funktioner-menuen > Ikke udlånte materialer Tre datoer (se illustration nedenfor!) Dantek BiblioMatik indsætter automatisk to datoer i kalenderne øverst i vinduet (1 og 2). De skal benyttes til at afgrænse (filtrere) mængden af materialer, så de dårlige udlånere kan findes. Datoerne er sat til to år før dags dato. Du kan naturligvis ændre disse datoer efter behov! Efter et øjeblik vises en tredje dato: Dato for første udlån, altså datoen hvor den første låner fik noteret et udlån i Dantek BiblioMatik overhovedet på din skole. Udlånstal for udlån udført i eventuelle tidligere systemer, findes ikke i Dantek BiblioMatik! 2-103

104 Dato for første udlån vises, for at minde dig om, at det ikke giver mening at sætte kalenderdatoen lige ovenfor til en tidligere dato, hvilket systemet da heller ikke tillader dig. Hvis dit bibliotek i gamle dage benyttede BiblioMatik/dos, kendes derimod registreringsdatoen, hvor materialet blev registreret med stregkode i BiblioMatik/dos (sjældent tidligere end 1988). Stammer data i et omfang fra et tidligere andet udlånssystem (fx Mikro Master) er registreringsdatoen tidligst den dato, hvor jeres data blev konverteret til Dantek BiblioMatik. Startede man med at benytte Dantek BiblioMatik en dato i 2006, giver det derfor ikke nogen ændring at indsætte en tidligere dato. Et materiale kan naturligvis udmærket være indkøbt langt tidligere end det blev registreret i noget it-udlånssystem. BiblioMatik/dos udkom som det allerførste udlånssystem til skolebiblioteker i Danmark i 1987, men skolebiblioteker har som bekendt været en del af skolens verden siden starten af 1900-tallet. De dårlige udlånere Hensigten er nu, at du vælger datoer i de to kalendere (1 og 2), alt efter dit ønske. Benytter du de tilbudte datoer vil Dantek BiblioMatik finde materialer, som ikke har haft udlån siden datoen i kalender 1, men som blev registreret med materialenummer før datoen i kalender 2. Kalender 2 sikrer altså, at der ikke vises helt nye materialer, som ikke har nået at blive udlånt. Du vil kunne møde materialer, som blev udlånt før dato 1, men da de forsat ikke er blevet afleveret, er de jo ikke blevet udlånt efter dato 1. Klik nu det sted (3), hvis materialer, du ønsker at tjekke. Start fx med afdelingen Billedbøger eller et andet opbevaringssted. Du vil nu se timeglas et øjeblik! Er der mindre end 100 materialer, som opfylder betingelserne, vises disse straks. Er der flere end 100, ser du vinduet Ikke udlånte materialer (se illustrationen nedenfor). Obs! En undersøgelse kan indebære, at der skal tjekkes rigtig mange materialer for både første udlånsdato i Dantek BiblioMatik og materialets oprindelige registreringsdato derfor kan deltage lidt tid. Det vil der blive advaret om på skærmen. Advarsel før de ikke udlånte findes

105 Klik Ja for at starte undersøgelsen Skærmen viser dig (4) hvor mange materialer, der er fundet indenfor de fastsatte rammer. Du kan vælge at forholde dig til et selvvalgt antal af de fundne materialer eller se alle. Du kan også anføre, om du både vil se og have resultatet udskrevet (5) som Word dokument. Visning og udskrift for en afdeling (et sted) er sorteret efter: DK5 (DC-nummer), forfatter og titel. Visning og udskrift informerer om: Materialenummer (stregkodenummer), DK5, forfatter, titel og dato for registreringen i Dantek BiblioMatik. Har et materiale været slettet helt og derpå genregistreret vil registreringsdatoen være ikke den oprindelige! 2-105

106 Diskussion af udskrift af Ikke udlånte materialer Et materiale optræder i denne type visning eller udskrift fordi: Materialet ikke har været udlånsnoteret i tidsintervallet. Materialet blev udlånt før dato (1), men det er ikke blevet afleveret siden, og har derfor ikke haft udlån i den valgte periode. Materialet er fortsat udlånsnoteret! Materialet blev markeret som forsvundet før dato (1). Årsagen kunne også være, at materialet er fysik fjernet (stjålet?) uden at Dantek BiblioMatik er blevet opdateret herom. Derfor har det naturligvis ikke været udlånsnoteret i tidsintervallet. Et materiale kunne være blevet flyttet til et depot eller magasin for år tilbage, men Dantek BiblioMatik er ikke blevet opdateret herom. Det har ikke været udlånt fra depotet. o.a. Obs! Sådan kasserer Københavns Kommunebibliotek (hørt i P1/Morgen d. 21. april 2009): hvis et materiale ikke opnår udlån i 2 år efter registreringen flyttes det fra udlånssamlingen til depot. Hvis materialet fortsat ikke efterspørges og udlånes i de følgende 5 år, kasseres det! Hvordan er kassationspolitikken på dit skolebibliotek? 2-106

107 Massesletning af Ikke udlånte materialer Massesletning med materialet ved hånden Hvis du vælger at kassere materialer, som fx ikke har haft udlån gennem en årrække, kan du med fordel benytte muligheden Massesletning, som du finder i menuen Funktioner. Har du materialerne fysik, skanner du materialenumrene. Klik Fjern alle (slet) nederst til højre for at slette! Massesletning uden materialet ved hånden Har du ikke materialerne fysisk, kender du jo materialenumrene fra listen over ikke udlånte materialer. Åbn nu Vælg materiale (den lille bog i systemboksen nederst til højre). Klik Tegnestiften i vinduets øverste venstre hjørne, så du ikke skal åbne vinduet for hvert nyt materiale. Tast nu materialenumrene en for en, og de overføres til Massesletning som om du skannede dem. Klik Fjern alle (slet) nederst til højre for at slette! 2-107

108 Biblioteksstatistik til UVM (Undervisningsministeriet) Kommunale skolebiblioteker indberetter årligt forskellige oplysninger om skolebibliotekernes samlede aktiviteter samt materiale- og materielforsyning. Oplysningerne publiceres bl.a. fra Undervisningsministeriets hjemmeside ( Dantek BiblioMatik bidrager til denne indberetning med oplysninger om den samlede materialebestand, det samlede antal udlån og nettotilvæksten i det foregående kalenderår. I henhold til ministeriets anvisninger skelnes der mellem undervisningsmidler og andre undervisningsmidler. Den første kategori betragtes som tekst-baserede informationer, mens den anden kategori omfatter andre midler fx video, genstande, lydbånd etc. Statistikken fra Dantek BiblioMatik bygger på, at der ved oprettelsen af de bibliografiske poster er anvendt korrekte generelle materialebetegnelser, da disse benyttes som grundlag for indberetningen til Undervisningsministeriet. Se vejledning til eventuelle rettelser nedenfor. Sådan afvikles Biblioteksstatistik til UVM Bemærk, at statistikken skal afvikles samlet for alle deltagende skolebiblioteker, fællesbiblioteker mv. Man kan også vælge at få fremstillet en statistik for enkelte eller udvalgte skolebiblioteker. Statistikken udregnes forholdsvis hurtigt. Start optælling af Biblioteksstatistik til UVM sådan - fra Materialevedligeholdelse: 1. Funktioner > Biblioteksstatistik til UVM 2. Du ser Dantek BiblioMatik guide til UVM statistik, klik Næste 3. Systemet foreslår forrige år som afgrænsning af statistikperiode, klik Næste (eller lav tidsintervallet om). 4. Markér de biblioteker som skal medtages i statistikken og marker bibliotekstype, klik Næste 5. Vælg placering af filen med statistikken, fx Desktop - klik Næste 6. Du ser en oversigt med forudsætninger for statistikken, klik Udfør 7. Afvent at statistikken færdiggøres. Klik Luk og resultatet vises. 8. Vælg eventuelt at udskrive resultatet. Statistikken vises. Kategorierne a-e er opsat efter Undervisningsministeriet anvisninger (pr. 2002)

109 Om at rette generel materialebetegnelse for UV-midler En del skolebiblioteker har hovedparten af deres materialeregistreringer overført fra et tidligere BiblioMatik/dos system. Det gamle system havde ikke den detaljeringsgrad, som Dantek BiblioMatik nu rummer i kraft af standard biblioteksformatet danmarc2. Det betyder, at alle bibliografiske poster, som i det gamle system blev oprettet med lokale faustnumre (fiktive faustnumre) efter konverteringen til danmarc2 har fået materialebetegnelsen sat til tekst. Materialebetegnelse begrebet eksisterede ganske enkelt ikke som felt i BiblioMatik/dos. Mange af de lokale bibliografiske poster med lokale faustnumre (kaldet fiktive faustnumre i BiblioMatik/dos) beskriver imidlertid andet end tekst, fx videobånd, genstande, lydbånd mv. Ved indberetning af biblioteksstatistik til UVM vil sådanne materialer formelt blive optalt forkert. På tilsvarende måde vil sådanne materialer i ElevWeb blive vist som om de er tekst (ikonet bog med T). For at opnå korrekt indberetning og korrekt visning i ElevWeb mv. vil man skulle ændre den generelle materialebetegnelse for alle lokalt oprettede poster, som ikke er tekst. Det gøres ved hjælp af Materialevedligeholdelse, hvor man kan fremfinde alle poster med lokale faustnumre og derpå ændre egenskaber for disse m.h.t. som minimum: Kode for generel materialebetegnelse. Det kan du gøre sådan: 1. Søg i Materialevedligeholdelse på en titel, som du ved, har lokalt faustnummer (fiktivt faustnummer) fx fra gamle dage med BiblioMatik/dos eller skan stregkodenummeret fra et sådan materiale. 2. Aflæs de første tre cifre i det lokale faustnummer. Første ciffer vil være 9, fx Klik Rens (X i værktøjslinjen). 4. Skriv de tre cifre i rubrikken Faust nummer klik Søg (eller tast blot ENTER). 5. Afvent at alle posterne fremfindes det tager et øjeblik. 6. Bemærk, hvordan posterne med lokale faustnumre fremvises i stigende faustnummerorden (se illustration ovenfor) 7. Når du møder en titel, som du ved ikke er tekst, højre-klikker du titlen, og vælger Egenskaber. 8. Ændr nu Kode for generel materialebetegnelse til den korrekte. 9. Klik OK eller tast ENTER for at opdatere posten. 10. Vælg næste post til rettelse 2-109

110 Obs! Arbejdsgangen kan i høj grad udføres blot via tastaturet. Vær opmærksom på, at et standardtastatur har en tast, som modsvarer højreklik på musen. Tasten findes typisk som tredje tast til højre for mellemrumstasten. Den er illustreret med en lys og en mørk menu samt en pil. Du kan også arbejde sådan: Med piletasterne (typisk Ned pil) udpeger du den titel, som du vil ændre. Tast nu Højreklik-tasten og derpå bogstavet e (som er genvejen til Egenskaber). Klik (her med musen): Rubrikken for Kode for generel materialebetegnelse. Tast derpå første bogstav i betegnelsen, fx g for genstand. Nu vælges genstand i listen. Tast ENTER for OK og du er klar til næste rettelse. Samlet set kun ét klik! 2-110

111 Indstillinger Leverandørindstillinger Vælg Funktioner > Indstillinger Indstillinger vedrører opsætninger, som har betydning for, hvordan forskellige funktioner i biblioteksværktøjet fungerer. Dantek BiblioMatik er ved leveringen opsat sådan, at bestemte valg på forhånd er truffet i en leverandørindstilling. Disse indstillinger kommer til udtryk i de markeringer, som du ser under fanerne i Indstillinger. Ændringer gemmes ikke umiddelbart Leverandørindstillingerne kan ændres midlertidigt, når du fx afmærker en checkboks eller skriver en printersti, men hvis du lukker programmet og derpå genstarter programmet, vil du se, at systemet igen viser leverandørindstillinger. Permanente ændringer Leverandørindstillingerne kan ændres permanent af Dantek Support ved hjælp af et særligt program "Policy Builder". Indstillingerne kan nuanceres på mange måder. Det betyder fx at én arbejdsplads kan have én indstilling mens andre har en anden. Tilsvarende kan indstillinger følge hvilken afdeling (fx skole i et fællessystem) arbejdsstationen er registreret i. Indstillinger kan også følge Operatørroller eller hvilke dele af Dantek BiblioMatik der arbejdes med. Eksempelvis kan man i nogle situationer ønske udskrifter sendt automatisk til en type printer og i andre sammenhænge til en helt anden. Sådanne muligheder gør Dantek BiblioMatik til et meget fleksibelt system med mulighed for tilpasning til den enkeltes arbejdssituation eller arbejdsplads. Hvis du skal have ændret permanent i indstillingerne kontaktes Dantek support ( ). Er der online adgang til jeres system for Danteks support, kan permanente ændringer ofte gennemføres straks. Generelt Uden meddelelser - markeringen indebærer, at du ikke løbende skal bekræfte forskellige aktiviteter som du udfører ved at klikke OK. De udføres blot. Vis hele samlingsstier: Fjernes markeringen ses materialets tilhørsforhold til samlinger (fx udlånstid) kun på laveste niveau i hierarkiet. Modsat vises hele hierarkiet/samlingsstien. Opret et dokument for monografi automatisk uden verifikation ved oprettelse af en ny bibliografisk post: Dette betyder, at dokument-strukturen automatisk oprettes, når du selv fremstiller en bibliografisk post. I modsat fald ville du selv skulle tage initiativ til at oprette dokument, når du havde fremstillet den bibliografiske post. Efter stregkodeindlæsning af nyt materiale. Materialet bliver automatisk gemt - eller du vil skulle tage initiativ til også at gemme

112 Katalogisering Fanen forekommer når Dantek Download Center Bridge er installeret. Broen til Dantek BiblioMatik. Afmærkningen betyder, at Dantek Biblio- Matik automatisk kalder op til DanBib for at hente en bibliografisk post, hvis denne ikke findes allerede. Etiketter Etiketter eller labels er de bibliografiske etiketter, som biblioteker typisk anbringer på indersiden af bogens bagside. Etiketten rummer oplysninger om materialets opstilling sammen med grundlæggende bibliografiske data som DK-5, forfatter og titel (se nedenfor). Indstillinger Udskriv altid etiket for: Nye materialer Opdaterede materialer Indlæste materialer Printersti til den etiketprinter, som skal udfører opgaven. Permanent ændring skal gennemføres via Dantek BiblioMatiks systempolitikker. Kontakt Danteks support herom (tlf ). Obs! Dantek BiblioMatik understøtter udskrift af bibliografiske etiketter til en label/etiketprinter. Etiket design (se nedenfor) er tilpasset etiketprinter af typen Eltron. Kontakt eventuel Dantek for yderligere information. Etiketter kan også udskrives manuelt, når et stregkodenummer er markeret i Materialevedligeholdelse skærmens højre side

113 Færdig etiket vist i Word. Sprog Her vælges det sprog som skærmbilledets, menuernes og informationsmeddelelser skal fremstå med