Center for Social & Beskæftigelse

Transkript

1 Center for Social & Beskæftigelse Tilsyn på Beskæftigelsesområdet Årsrapport 2013 / 2014 Maj

2 Indhold Indledning... 3 Lovmæssig baggrund... 3 Tilsynets indhold... 4 De uanmeldte tilsynsbesøg i 2013 og Sammenfatning af tilsynsbesøg... 4 De fire tilsynsbesøg gav anledning til følgende anmærkninger:... 5 Konklusion... 5 Bilag. Spørgeguide

3 Indledning Jobcentrenes tilsyn med brugen af andre aktører skal sikre, at der er kvalitet og effektivitet i den beskæftigelsesindsats, som aktørerne leverer i forhold til de personer, der er henvist fra jobcentret. Jobcentrenes tilsyn skal også sikre, at aktørerne overholder love, regler og administrative retningslinjer, og leverer de ydelser, der er aftalt i kontrakterne, som er indgået mellem Faxe Kommunes Jobcenter og den anden aktør. Tilsyn med administrative retningslinjer og leveringen af ydelser i forhold til kontrakten føres af Faxe Kommunes Jobcenter. Det uanmeldte tilsynsbesøg på adressen udføres af. Det uanmeldte tilsynsbesøg tager afsæt i en spørgeguide 1, som også fungerer som skabelon til afrapportering. Lovmæssig baggrund Den lovmæssige baggrund for tilsyn med anden aktør og private leverandører står i Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område 15 0g Kommunalbestyrelsen har ansvaret for og beslutter, hvordan kommunen skal planlægge og udføre sin virksomhed på det sociale og sundhedsmæssige område efter den sociale lovgivning. 16. Kommunalbestyrelsen har pligt til at føre tilsyn med, hvordan de kommunale opgaver løses, jf. 15. Tilsynet omfatter både indholdet af tilbuddene og den måde, opgaverne udføres på. Ifølge vejledning til lov om retssikkerhed er formålet med at føre tilsyn følgende: 1. at påse, at borgerne får den hjælp, som de har ret til efter loven og efter de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet. 2. at hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk forsvarlig måde, og 3. at forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorligere problemer. Tilsynsvirksomheden skal således opfylde forskellige formål i forhold til kommunens samlede virksomhed på det sociale område. Kernen i tilsynsforpligtelsen er, at myndighederne har pligt til at holde sig informeret om indhold og fremgangsmåde i tilbuddene, samt til at forholde sig til denne information i forhold til opgaver, formål og gældende lov. Det er ikke et krav, at medlemmerne af kommunalbestyrelsen personligt udfører tilsynsvirksomhed, og typisk vil væsentlige dele af tilsynsvirksomheden blive udført af den kommunale administration, der ved rapporter informerer det politiske niveau i kommunen. 1 Bilag 1 spørgeguide 3

4 Tilsynets indhold Som tidligere nævnt tager det uanmeldte tilsynsbesøg afsæt i en spørgeguide. Spørgeguiden afdækker følgende områder: Indhentning af faktuelle oplysninger om kontaktperson, kontrakten og beskrivelsen af målgruppen En besigtigelse af de fysiske forhold for at sikre, at de svarer til aktørens beskrivelse. Der sikres, at deltagerne har adgang til kopimaskiner, telefon og andre hjælpemidler i det omfang, det er relevant for aktiviteten. Desuden sikres, at der er tilstrækkelige IT faciliteter i forhold til antal af deltagere. En gennemgang af anden aktørs informationsmateriale for at sikre, at informationsmaterialet er ajourført og aktuelt i forhold til aftalen. Desuden skal det sikres, at informationsmaterialet er tilgængeligt og forståeligt for alle, der deltager i forløbet. I forhold til anden aktørs administration bliver der foretaget kontrol over mødelisterne. Svarer det på mødelisterne anførte deltagerantal med det reelle deltagerantal på dagen for tilsynet? Desuden bliver det undersøgt, hvordan der håndteres personfølsomme oplysninger. Opbevaring af jobplaner, mødelister. Bliver oplysninger på computer slettet efter endt brug. Til sidst bliver der udarbejdet en konklusion, som indeholder forslag til forbedring og senere opfølgning. De uanmeldte tilsynsbesøg i 2013 og 2014 Leverandør/Anden aktør Adresse Postnr. By Dato for tilsynsbesøget Quick Care Houmansvej Haslev 16. september 2013 Cafe Paraplyen Vestergade 4, 4690 Haslev 23. september 2013 AOF- Øst Slagterivej Haslev 10. december 2013 KAPU Rådhusvej 71, 4640 Faxe 17. december 2013 Faxe Sociale Udviklingscenter Industriparken Faxe 12. maj 2014 Sammenfatning af tilsynsbesøg Der blev aflagt 5 uanmeldt tilsynsbesøg hos Anden aktør / private leverandører. Det viste sig, at 4 af de 5 steder havde forhold, som gav anledning til anmærkninger. 4

5 De fire tilsynsbesøg gav anledning til følgende anmærkninger: 1. Informationsmaterialet til kursisterne indeholdt ikke en kørselsvejledning. Registrering af fremmøde var mangelfuldt. Der blev ikke registreret, hvor mange timer den enkelte bruger deltog i træning. Tilbuddet overholdt ikke persondataloven, da de ikke slettede personoplysninger efter brugerne havde afsluttet deres kontakt til tilbuddet. 2. De personfølsomme oplysninger blev opbevaret i en mappe, som blev opbevaret i stedets kontor på en reol. Selv om kontoret var aflåset, når personalet ikke var til stede, er det kritisabelt, at mappen ikke blev opbevaret i et aflåst stålskab. 3. Oplysningerne om kursister blev opbevaret i papirform i mapper, som stod på en reol i et aflåst kontor. Da der kunne opstå situationer, hvor kontoret ikke var aflåst eller bemandet, skal mapperne opbevares i et aflåst skab. 4. I forhold til stedets tilbud om rådighedsvurdering, var information til kursisterne mangelfuld. Selv om vigtigheden af fremmøde bliver understreget, stod der i henvisningsblanket ingen kørselsvejledning til stedet. I henvisningsblanket er Faxe Sociale Udviklingscenter omtalt som erhvervshuset. På FSU var der intet skilt, hvor der stod Erhvervshuset. Personalet var usikker på, hvor længe man må opbevare bevillingsskrivelser i et aflåst skab. Konklusion Som det fremgår af ovenstående havde fire af de fem steder, som fik et uanmeldt tilsynsbesøg, forhold som gav anledning til bemærkninger. Bemærkningerne fordelte sig mellem mangelfuld information til deltagere og mangelfuldt kendskab til Lov om behandling af personoplysning især 5 i lov om behandling af personoplysning. 5. Oplysninger skal behandles i overensstemmelse med god databehandlingsskik. Stk. 2. Indsamling af oplysninger skal ske til udtrykkeligt angivne og saglige formål, og senere behandling må ikke være uforenelig med disse formål. Senere behandling af oplysninger, der alene sker i historisk, statistisk eller videnskabeligt øjemed, anses ikke for uforenelig med de formål, hvortil oplysningerne er indsamlet. Stk. 3. Oplysninger, som behandles, skal være relevante og tilstrækkelige og ikke omfatte mere, end hvad der kræves til opfyldelse af de formål, hvortil oplysningerne indsamles, og de formål, hvortil oplysningerne senere behandles. Stk. 4. Behandling af oplysninger skal tilrettelægges således, at der foretages fornøden ajourføring af oplysningerne. Der skal endvidere foretages den fornødne kontrol for at sikre, at der ikke behandles urigtige eller vildledende oplysninger. Oplysninger, der viser sig urigtige eller vildledende, skal snarest muligt slettes eller berigtiges. 5

6 Stk. 5. Indsamlede oplysninger må ikke opbevares på en måde, der giver mulighed for at identificere den registrerede i et længere tidsrum end det, der er nødvendigt af hensyn til de formål, hvortil oplysningerne behandles. De forhold, som gav anledning til bemærkninger, er efter tilsynsbesøgene blevet bragt i orden. Tilsynskonsulent 6

7 Bilag. Spørgeguide Spørgeguide til tilsynsbesøg Fakta om anden aktør Firma: Besøgsdato: Besøgsadresse: Produkt/kontrakt: Målgruppe(r): Kontaktperson(er) hos anden aktør: Jobcenter-medarbejder: Fysiske rammer Skiltning er indgang, udbyders navn og/eller produkt tydeligt markeret? Fysiske forhold/lokaler svarer de til aktørens beskrivelse? toiletforhold, borde, stole, belysning Adgang til kopimaskiner, telefon og andre hjælpemidler i det omfang, det er relevant for aktiviteten. IT-faciliteter antal/fordeling af pc ere, netadgang, printere Informationsmateriale Er aktørens informationsmateriale ajourført og aktuelt i forhold til aftalen, arbejdsmarkedet og gældende lovgivning? Herunder indkaldelser ved anden aktør? Er indholdet i informationsmaterialet tilgængeligt og forståeligt for alle, der deltager i forløbet? 7

8 Anden aktørs administration Svarer det på mødelisterne anførte deltagerantal med det reelle deltagerantal på dagen for tilsynet? Hvordan håndteres personfølsomme oplysninger? opbevaring (f.eks. jobplaner, mødelister, mails m.m.), slettes oplysninger på computere efter endt brug? Har aktøren iværksat egenkontrol? 2. Jobcentrets og anden aktørs aftaler om opfølgning/forbedring Opfølgning/forbedring med hensyn til de fysiske rammer Opfølgning/forbedring med hensyn til anden aktørs informationsmateriale Opfølgning/forbedring af anden aktørs administration Dato: Tilsyn udført af: 8