Dagsordenspunkter. Dagsorden til HAU. 1. Godkendelse af dagsorden og annoncering af punkter til evt Temadrøftelse om sygefravær...

Transkript

1 Dagsorden til HAU Mødedato Onsdag den 6. marts 2013 Starttidspunkt Kl. 09:00 Sluttidspunkt Kl. 11:30 Mødested Soldalen og Blangstedgårdsvej Mødelokale Videokonferencerne SOL og BLA Til stede Dagsordenspunkter 1. Godkendelse af dagsorden og annoncering af punkter til evt Temadrøftelse om sygefravær APV Ny sundhedspolitik i UCL Orientering Eventuelt Highlights... 6 side 1/6

2 1. Godkendelse af dagsorden og annoncering af punkter til evt. 2. Temadrøftelsee om sygefravær (A: 50 min. B: 10 min.) Under dette punkt er der to centrale drøftelser: A) Indsatsen mod sygefravær oplæg v. Bente Hammerich B) Fraværsstatistik UCL 2012 Ad A) Med baggrund i oplysninger fra 2011 blev det besluttet at iværksætte et initiativ på sygefraværsområdet. Med ca. 10 sygedage pr. medarbejder pr. år, mister UCL hvert år arbejdsdage. Det svarer til 27 årsværk, og ganger man det med en gennemsnitsløn på kr. pr. må- syge- ned, koster det 10,2 millioner om året. Det er naturligvis ikke muligt at eliminere fraværet, men en målrettet indsats, især overfor de længerevarende perioder på over 14 dage, vil få betydning selv få dages mindre fravær i den enkelte situation betyder no- håndtering af en medarbejders sygefravær, og den er dermed med til bl.a. at sikre en get. UCL har siden 2010 haft en Sygefraværspolitik, som sætter rammerne for lederens forholdsmæssig ensartet håndtering. Til trods for at lederne følger rammerne i politikken og derved er i løbende dialog med den sygemeldte medarbejder, kan det konstateres, at antallet af gennemsnitlige syge- til at begynde dialogen med den sygemeldte medarbejder. Denne dialog skal indledes allerede efter den første uges fravær. HR og Kommunikation står i den forbindelse til rå- fravær pr. medarbejder har været næsten konstant siden Jf. retningslinjerne i Sygefraværspolitikken er det nærmeste leder der har initiativpligten dighed i forhold til vejledning i den konkrete sag og tilbyder også deltagelse i en evt. syg- domssamtale mv. For at øge indsatsen med at nedbringe sygefraværet ønskes en ændring af initiativplig- vi- ten, som fremadrettet skal ligge hos HR og Kommunikation. Her er den nødvendige den omkring diverse handlemuligheder - ligesom ekspertisen i forhold til relevant lovgiv- selv få ning. Det overordnede formål er at få den sygemeldte hurtigere tilbage på jobbet igen dage kan gøre en forskel. side 2/6

3 Direktionen har den 14. januar 2013 godkendt den nye procedure, som overordnet set vender initiativpligten, således at HR og Kommunikation kontakter en leder direkte når en medarbejder har været syg i 1 uge. På mødet vil Bente Hammerich fortælle om elementerne i det nye initiativ, om de tidlige erfaringer fra indsatsen og det fremadrettede arbejde på området. Ad B) UCL har i 2012 haft et gennemsnitligt fravær(kort- og langtidsfravær) pr. medar- fra bejder på 10,4 dage (målt i arbejdsdage). Det er et fald på 0,2 dag pr. medarbejder 2011 til Det har i 2012 været sygedage (egen og børns sygdom) heraf er dage delvise fraværsdage, hvilket er 450 mere end i Systemets beskaffenhed gør, at delvise sygemeldinger tæller med i opgørelsen som hele fraværsdage uanset omfan- til get af den delvise sygemelding. Dette kan for afdelinger med delvise sygemeldinger at fremstå med et relativt højeree fravær end, hvis systemet f.eks., kunne medtage en halv sygedag som en halv og ikke en hel sygedag. Af det samlede sygefravær, udgør fravær i forbindelse med børns sygdom 261 dage, hvilket er 49 dage færre end i af dagene skyldtes barnets første sygedag, og 14 af dage skyldtes barnets anden sygedag. Det samlede sygefravær uden medarbejdere ansat på særlige vilkår er i perioden steget med 0,3 arbejdsdag pr. medarbejder. Herudover er korttidssygefraværet (un- (bilag 2B, tabel 2.2) og når de ikke gør (bilag 2B, tabel 4.2). der 30 sygedage) steget både når medarbejdere ansat på særlige vilkår medregnes Stigningen i korttidsfraværet kan for nogle afdelinger skyldes medarbejdere, som er sygemeldt under 30 dage, og som herefter overgår til delvis sygemelding under 30 dage. Selvom det samlede sygeforløb overstiger 30 dage, vil systemet medregne sygefraværet som to fraværsperioder med karakter af korttidssygefravær. Ad A) Det indstilles, at HAU på baggrund af Bente Hammerichs oplæg om indsatsen mod sygefravær drøfter det nye initiativ samt mulige temaer for indsatser på området. Ad B) Med afsæt i bilag 2B indstilles det, at HAU drøfter sygefraværet i UCL. Bilag 2A (Slides fra oplægget udleveres på mødet) Bilag 2B Fraværsstatistik UCL APV (A: 45 min. B: 10 min.) A) Metoder til APV-undersøgelsen 2014 v. konsulent Nis Kjær B) Opfølgning på APV-handleplaner side 3/6

4 Ad A) Næste APV-undersøgelse i UCL skal jf. arbejdsmiljøplanen 2013 gennemføres i efteråret APV 2014 er derfor på dagsordenen ved alle HAU-møder i Der af HAU ønsker, at fokus i undersøgelsen skal ligge på det psykiske arbejdsmiljø, og sluttes med en egentlig temadrøftelse på HAU-mødet i december Metoden til gennemførelsen af undersøgelsen skal fastlægges inden sommerferien der skal desuden være opmærksomhed på, om visse forhold vedr. indflytningen i Cam- pus Vejle medio 2014 skal tages i betragtning. Konsulent Nis Kjær fra Alectia fremlægger forslag til forskellige metoder til gennemførel- spørge- se af APV-undersøgelsen i UCL. Udgangspunktet for oplægget er, at en eventuel skemaundersøgelse ikke skal stå alene, og at det sikres, at der ved valg af metode tages højde for, hvordan det psykiske arbejdsmiljø bedst muligt italesættes. Ad B) Som et led i at imødekomme målet og ønsket om øget videndeling og synliggørelse af LAU ernes arbejde besluttedee HAU på mødet i september 2012, at alle uddannel- sers/enheders APV-handleplaner fremover skal ligge samlet i TeamShare. Handlepla- nerne ligger nu i HAU s arbejdsområde i TeamShare i mappen APV APVhandleplaner. Frist for at lægge opfølgning på APV-handleplanerne i TeamShare-området var 1. novem- ber Status er, at der pt. kun mangler opfølgning fra en enkelt enhed (læreruddan- vist nelsen på Fyn). Der har i indsamlingen af opfølgning på APV-handleplanerne i TeamShare-området sig følgende udfordringer: En del handleplaner blev afleveret for sent en enkelt enhed har endnu ikke reageret Arbejdet og den manglende fortrolighed med TeamShare har været en barri- Modvillighed i forhold til at handleplanerne skal ligge centralt frem for lokalt ere herunder både at uploade og genfinde dokumenterne Enkelte enheder har haft svært ved at genfinde handleplanen lokalt Usikkerhed om hvorvidt uddannelserne/enhederne kun opbevarerr handle- at få ind- planerne i det nye TeamShare-område og ikke også lokalt Som følge af disse udfordringerr har det været en svær og tidskrævende proces samlet opfølgningerne til deadline. På baggrund af opfølgningerne på APV-handleplanerne skal der identificeres overordne- videre de centrale opmærksomhedspunkter (på det psykiske område), der skal bygges på i den kommende APV-undersøgelse. Følgende opmærksomhedspunker er indtil vide- re identificeret: Kommunikation ledelse og medarbejdere imellem Flere APV-planer er inde på vigtigheden af klare udmeldinger om f.eks. information fra direktio- åben- nen, fordeling af arbejdsopgaver i afdelingen m.m., anerkendelse og respekt fra lederen, hed om f.eks. forestående fyringsrunder m.m. Dette fører til tryghed i ansættelsen/minimerer frygten for arbejdsløshed. Arbejdes organisering: fokus på balance mellem arbejdsmængde, tid og ressourcer Mange handleplaner er inde over dette emne og påpeger vigtigheden af, at der er klare linjer, hvad angår opgaver (at arbejdsopgaverne er kendte og tydelige) og lederens forventning til den enkelte. Retningslinjer på området (f.eks. hvornår medarbejderne forventes at være på mailen) side 4/6

5 synes at være vigtige at have for at forebygge, at folk mistrives i jobbet eller går ned med flaget. Arbejdspres skal så vidt muligt forebygges, og det nævnes, at også medarbejderne selv har et ansvar for, at der er sammenhæng mellem arbejdsmænge og tid. Arbejdsbetinget fravær Flere er inde over dette emne. Det interessante ved det er, at det er svært men nødvendigt at italesætte årsager hertil. Især i den kommende tid, hvor fokus på sygefravær generelt øges, og der skal vælges en APV-metode, som kan indfange denne slags problematikker. At det er svært at få folk i tale om dette område vidner bl.a. handleplanen fra radiografuddannelsen om. Her står der, at 2 ud af 19 personer har tilkendegivet at have haft arbejdsbetinget sygefravær. Man har så forsøgt efterfølgende at afdække, hvad der ligger til grund for kommentarerne, men ingen meldte sig, og der kan derfor ikke handles på det. Sundhedsfremme Synes at være et vigtigt emne en del steder. Der efterspørger flere initiativer og fælles initiativer evt. for hele UCL. Støjniveau Er både en fysisk og - for nogle - en psykisk gene, der påvirker trivslen, koncentrationen (kan føre til udmattelse) osv. A) Det indstilles, at HAU på baggrund af oplægget drøfter de forskellige metoder til gen- nemførelse af APV-undersøgelsen i B) Det indstilles, at HAU kommenterer/supplerer de identificerede centrale opmærk- med somhedspunkter (på det psykiske område) på baggrund af APV-handleplanerne henblik på at fastlægge hvilke opmærksomhedspunkter, der skal bygges videre på i den kommende APV-undersøgelse. Endvidere indstilles det, at HAU drøfter indsamlingspro- cessens forløb mhp. videreformidling til drøftelse i HSU. Bilag 3A Slides fra oplægget Bilag 3B Opfølgninger på APV-handleplaner 4. Ny sundhedspolitik i UCL (15 min.) UCL s sundhedspolitik er forældet, og HAU har besluttet at udvikle en ny og mere tidset forslag svarende. Lone Hougaard og Charlotte Agerby Schultz arbejder i øjeblikket på til en ny politik og holder oplæg om, hvor og hvor langt de er i processen. Det indstilles, at HAU på baggrund af oplægget drøfter og beslutter, hvordan der arbej- des hen mod en sundhedspolitik. Bilag 4.1 Sundhed og trivsel feb Bilag 4.2 Sundhed og trivsel på arbejdspladsen et oplæg til HAU feb side 5/6

6 5. Orientering A) Arbejdsgruppen der skal forestå planlægningen af arbejdsmiljøorganisationens næst- fra Alec- kommende temadag den 9. april 2013 er nedsat og består af de to konsulenter tia - Dorte Thyregod Svendsen og Nis Kjær -, Allan Kjær Hansen, Marianne Kaslund (som medarbejderrepræsentant for HAU), Lone Petersen (LAU-repræsentant for TAP-området), Hans Jørgensen (LAU-repræsentant for uddannelserne på Vejle-siden) og Frank Jensen (LAU-repræsentant for uddannelserne på Fyns-siden). Arbejdsgruppen har afholdt tre møder senest fredag den 1. marts. Der gives en status på planlægningen af temadagen på baggrund af arbejdsgruppens møde den 1. marts. B) Indberetninger i EASY v. Christian Jansson 6. Eventuelt 7. Highlights Det foreslås, at et sammendrag af følgende emner fra HAU-mødet den 6. marts 2013 vil blive lagt på mit.ucl.dk som highlights: Temadrøftelsen om sygefravær APV Det indstilles, at HAU godkender ovenstående highlights, der skal offentliggøree på mit.ucl.dk. side 6/6