GUIDE TIL OPRETTELSE AF NY MEDARBEJDER

Transkript

1 GUIDE TIL OPRETTELSE AF NY MEDARBEJDER

2 Egmont lægger vægt på, at vores nye kollegaer hurtigt finder sig til rette i selskabet og deres nye jobs, og dermed får en god start i selskabet. Det er derfor vigtigt, at den afdeling, som den nye kollega træder ind i, gør en ekstra indsats for at hjælpe den nye kollega godt i gang. Alle nye medarbejdere gennemgår derfor en introduktion både til deres eget arbejde og til den virksomhed og koncern, de er blevet ansat i. Nærmeste leder er ansvarlig for, at der afholdes et sådant forløb i virksomheden, og der afholdes løbende introduktion til division og koncern. Denne guide kan hjælpe dig med forberedelsen og oprettelsen af din nye medarbejder, så du sikrer at han eller hun får den bedst mulig start på sit nye job. Du kan i øvrigt finde det du får brug for i forbindelse med oprettelsen i Lederens rekrutteringsværktøjer på Insight People Toolbox.

3 1. KONTRAKTEN ANSVARLIG OK Du finder kontraktskabeloner på Insight People Toolbox Ansættelseskontrakter. Når du har udfyldt ansættelseskontrakten skal kontrakten gennemlæses af HR. Kontrakten skal herefter underskrives af parterne og virksomhedens eksemplar afleveres i HR på 6. sal. HR sørger for at medarbejderen oprettes i HR systemet (HR insight), hvorefter vores lønpartner Visma automatisk får besked. Her registreres desuden goder, udstyr og øvrige aftaler i henhold til kontrakten. 2. IT OPRETTELSE OG UDSTYR I god tid inden medarbejderen starter (senest 2 dage før), skal du sende en brugeroprettelse til IT, så de kan oprette medarbejderen. Her vælger du også hvilket IT udstyr og adgange din nye medarbejder evt. skal have. Når IT har oprettet mail og brugernavn sender de en velkomstmail til medarbejderens mailboks. VIGTIGT! husk at sætte din egen mail ind i formularen, hvor det er angivet, så du får en kopi af oprettelsen. IT sender dig en mail, når det udstyr, du har bestilt, er klar til afhentning. 3. OPRETTELSE I FAKTURERINGSSYSTEMET PALETTE Hvis din medarbejder skal have adgang til at kontere fakturaer i Palette, skal du udfylde en oprettelsesformular og sende den på mail til Pernille Troels Smith i Corporate Controlling. Du finder formularen på Insight under People/Toolbox/Lederens rekrutteringsværktøjer. Har du spørgsmål til hvordan du udfylder skemaet, er du velkommen til at kontakte Pernille. 4. OPRETTELSE I AFREGNINGSSYSTEMET CONCUR (KUN RELEVANT HVIS MEDARBEJDEREN SKAL HAVE EUROCARD) Hvis din medarbejder skal have et Corporate Eurocard skal vedkommende oprettes i afregningssystemet Concur. Inden du kan begynde oprettelse skal du have medarbejderens kontonummer (bruges I tilfælde af at medarbejderen har udlæg). Du skal indledningsvist søge om et Employee Vendor number. Dette nummer skal bruges i forbindelse med oprettelsen til Concur. Nogle dage efter du har udfyldt formularen, modtager du en mail fra Genpact med nummeret.

4 Du skal bestille nummeret ved at udfylde data i dette link: Efter nogle dage modtager du en mail med nummeret. Nummeret skal du indsætte i den Expenture usercreation-formular, som du nu skal udfylde. Du finder formularen på Insight People/Toolbox/Lederens rekrutteringsværkstøjer. Har du brug for hjælp til at udfylde formularen er du velkommen til at kontakte Pernille Troels-Smith. Når formularen er udfyldt skal den sendes på til Pernille Troels Smith. 5. BESTILLING AF CORPORATE EUROCARD Du skal nu bestille Eurocard. Det er en god idé at have HR Insight åben, da du skal bruge en del oplysninger herfra som adresse, CPR med videre. Kortet bestilles her: Når du har udfyldt formularen, skal den konverteres til pdf, hvorefter den skal printes ud. Herefter skal både du og medarbejderen skal skrive under. Dernæst sender du formularen med intern post til Dorthe Pedersen i Accounting. Når kortet er klar, sendes det direkte til medarbejderen. 6. NØGLER OG ADGANGSKORT Ejendomskontoret har fået automatisk besked om oprettelse af adgangskort til medarbejderen via HR Insight. Du skal derfor blot hente det på 4. sal hos Liselotte Raith-Hansen eller skrive til hende, så sender hun det til dig. Hvis medarbejderen skal have særlige adgange eller restriktioner, skal Lise-Lotte vide det inden du henter kortet. 7. VELKOMSTPAKKE Alle medarbejdere skal have en velkomstpakke, når de starter. Pakken bestilles ved at sende en mail til Christina Wester i HR på 6. sal. Pakken indeholder: Velkomstbrev + 2 biografbilletter Håndbog - Egmonts værdier Egmont Fondens Et godt liv for børn og unge Bog - Egmont 125 år Bog - en af vores nyeste udgivelser fra L&R Egmonts interne medarbejderblad Stories Prisen er 250 kr. per pakke, som faktureres årligt.

5 8. BLOMSTER Blomster kan bestilles hos Bering på Husk at oplyse korrekt selskab og attentionperson, hvis du vil have tilsendt en regning. Du kan også gå ned og betale med det samme. Det er en vurderingssag for den enkelte leder hvor meget buketten skal koste. 9. INFORMER AFDELING OG RELEVANTE PERSONER Inden medarbejderen starter er det en god idé at sende en mail rundt i afdelingen med information om den nye medarbejder eller oplys evt. om dette på afdelingsmøde Dagen før medarbejderen starter, bør du tjekke at arbejdspladsen er klar og alt virker som det skal. 10. FORSLAG TIL 1. DAG Hilse på hele afdelingen og relevante samarbejdspartnere i hele huset Fælles morgenmad Rundvisning i huset Introduktion til arbejdsopgave/organisation Gennemgang af O-drev Opsætning af printer m.v. Gennemgang af Insight (new employee + hvor man finder personalehåndbogen) Oplys om diverse goder Præsentation i Reception Præsentation af Arbejdsmiljø-repræsentant herunder kort gennemgang af brandprocedurer 12. INTROPROGRAM TIL EGMONT HR sender Egmonts online introduktionsprogram til medarbejderen via mail i løbet af den første uge. Programmet er en generel introduktion til Egmont som arbejdsplads og koncern. 13. EGMONTS INTRODUKTIONSDAG FOR NYE MEDARBEJDERE Som supplement til den selskabsinterne introduktion tilbyder Koncern HR introduktion til Egmont koncernen for nye medarbejdere i Danmark. Arrangementerne er af en hel dags varighed og afholdes med jævne mellemrum og efter behov, typisk 2-3 gange om året. Arrangementet har til formål at give den nye medarbejder en overordnet introduktion til Egmont, herunder divisioner og selskaber, mål og visioner, kulturen i Egmont, samarbejde og meget mere. Samtidig er dagen en oplagt mulighed for at skabe netværk på tværs af organisationen. Nye medarbejdere får ca. 3 uger før arrangementet en invitation direkte per mail. Den

6 nye medarbejder skal afstemme deltagelse og dato med deres nærmeste leder inden endelig tilmelding.