Delegeretmøde den 9. december 2008 Ny Struktur vedtaget

Transkript

1 FOA Fag og Arbejde A-kassen FOA Fag og Arbejdes A-kasse er en centralstyret a-kasse med lokale administrationskontorer, som kaldes lokalenheder. Dette er beskrevet i vedtægtens afsnit 7. A-kassens hovedbestyrelse fastsætter antal lokalenheder. Pt. er der 21 lokalenheder. Der oprettes et call-center med udvidede åbningstider baseret på en overløbsmodel. FOA Fag og Arbejdes A-kasse dækker medlemmer, som arbejder inden for FOA s faglige områder, jfr. bilag 1 til vedtægten. Organisationsplan for A-kassen Delegeretmøde HB PL/Daglig pol. Ledelse A-kassechef A-kassens Hovedkontor Område Vest Fuldmægtige Udvikling og Drift (stedfortræder) A-kasse Ledelse Sekretærer Område Øst Fuldmægtige Odense/ Svendborg Silkeborg- Skanderborg /Herning Varde/Esbjerg Bornholm TF/FOA 1/KLS LFS Vejle/ Lillebælt/ Kolding Århus/ Horsens Randers/ Grenå Roskilde/Køge Nordsjælland/ Frederikssund Holbæk/ Nordvestsjælland Sønderjylland/ Holstebro/ Ålborg/ Sønderborg Viborg/Skive Mariager Fjord SOSU Storkøbenhavn Midtsjælland Sydsjælland Thisted/Morsø Hjørring/ Frederikshavn /Brønderslev Guldborgsund/ Lolland Der er a-kassebetjening i samtlige faglige afdelinger Opgavefordeling Hovedledelse: Fastsætter normering af personale og forhandler overenskomstforhold Uddannelses-, kompetence- og personaleudvikling Overordnet og samlet personaleadministration A-kassens eksterne repræsentation Beskæftigelsespolitik i relation til A-kasselovgivning m.v. Ankesager samt dispensationsansøgninger Afgørelser inden for 87 (sanktioner, svig) Tilsyn: internt i a-kassen, Adir., AMS og Revision Rådgivning og vejledning af lokalenheder

2 Analyser/statistikker/undersøgelser Lovfortolkning og a-kassens regelsæt Forretningsgange - standardbreve - interne blanketter Informationsvirksomhed - Undervisning Udvikling og vedligeholdelse af IT-systemer IT-drift vedligeholdelse af brugervejledning, kørselsplaner m.v. Kontingentopkrævning/kontrolsletning/fordelingsregnskab Refusion regnskab og adm. regnskab, budget, fastsættelse af adm. kontingent Offentligt udlæg i ydelser debitorer inddrivelse af gæld til a-kassen Lokalenhederne: Medlemsadministration A-kasselovgivning vedrørende kontingentadministration, herunder rykning, sletning, genoptagelse, sanktion Optagelser, overflytning, udmeldelser, forsikringsskift Indhentelse af dokumentationsmateriale til brug for sagsbehandlingen Beregning og godkendelse af ydelser samt udbetaling af diverse ydelser VEU-godtgørelse og befordringstilskud, samt befordringsgodtgørelse iht. Bekendtgørelse om en aktiv beskæftigelsespolitik. Attestation af SVU-ansøgninger. Sagsafgørelser inden for samtlige lovområder, dog undtaget 87, samt diverse dispensationsansøgninger. Vejledning af medlemmer, rådighedsvurderinger og systematiske rådighedssamtaler, samarbejde med jobcentre og kommuner m.fl. Administrative reguleringer Ekstern repræsentation i lokalområderne Ledelsesstruktur i FOAs A-kasse Hovedledelse Politisk Ledelse: Ansvarlig for overordnede politiske beslutninger vedrørende a- kassens drift og sager til beslutning i hovedbestyrelsen. Formandskabet: Varetager den daglige politiske ledelse, herunder samarbejdet mellem de faglige afdelinger og lokalenhederne. A-kassechef: Øverste administrative leder af a-kassen. Medlem af Direktionen i FOA og sammen med denne ansvarlig for optimal udnyttelse af de samlede ressourcer.

3 erne: I alt 4. En for Udvikling og Drift, to områdechefer og en for A-kasse Ledelse (Ledelsessekretariatet). Alle refererer til a-kassechefen og har den direkte ledelse af personalet i deres afdelinger. Områdecheferne har herudover den direkte ledelse af a- kasselederne, og en af cheferne er stedfortræder for a-kassechefen i dennes fravær. Lokalenhederne A-kassen har 21 lokalenheder. Hver lokalenhed varetager a-kassebetjening for de faglige afdelinger, der hører til lokalenhedens geografiske område. A-kasseledere: (i alt 21) refererer til de 2 områdechefer. A-kasselederne har ansvar for den daglige ledelse af lokalenheden med a-kassebetjening i hver af de faglige afdelinger, der hører til i det geografiske område, en lokalenhed dækker. Netværksstruktur Der er på tværs af linieorganisationen etableret 3 regelnetværk. De er ansvarlige for vedligeholdelse af a-kassens interne regler og forretningsgange på Schultz online, standardbreve, listebeskrivelser samt beskrivelse af nødvendige rettelser i FIKS systemet. Herudover er netværkene også ansvarlige for a-kassens interne tilsyn inden for netværkets emneområde. Alle afdelinger i a-kassen er repræsenteret i netværkene. Herudover er der repræsentation fra lokalenhederne og Økonomisk Sekretariat. Koncept for organiseringen af arbejdet i lokalenhederne Formålet med konceptet er at sikre, at der opnås så stor ensartethed som muligt i organiseringen af arbejdet i lokalenhederne. Den enkelte a-kasseleder kan selvstændigt lede lokalenheden ud fra det fastsatte koncept. Konceptet skal kun ses som en ramme, som a-kasselederen arbejder indenfor. En a-kasseleder er leder af en lokalenhed. Lokalenheden servicerer alle faglige afdelinger i lokalenhedens geografiske område med a-kassebetjening i hver enkelt faglig afdeling. Lokalenheden bemandes af en a-kasseleder, en eller flere fuldmægtige efter konkret administrativ vurdering og et antal sagsbehandlere afhængig af den tildelte normering. De største lokalenheder kan tildeles en konsulent efter konkret administrativ vurdering og behov. Som hovedregel er der én fuldmægtig på hvert fast bemandet kontor. A-kasselederen og fuldmægtigene udgør et fagligt ledelsesteam i forhold til sagsbehandlingen i lokalenheden.

4 Sagsbehandlerne kan fordeles på flere funktioner, f.eks. en medlemsgruppe, en forsikringsgruppe og en vejledningsgruppe. Organiseringen af arbejdet i grupperne skal sikre, at servicering af medlemmerne er i højsædet, og at lokalenheden lever op til de kvalitetskrav hovedbestyrelsen fastlægger. A-kasselederens arbejdsopgave består i at lede og fordele arbejdet, herunder justere forholdet mellem grupperne. A-kasselederen står desuden for kontakten til de faglige afdelinger og a-kassens hovedledelse. A-kasselederen har ansvaret for, at samtlige faglige afdelinger i det område, lokalenheden dækker, får kvalificeret a-kassebetjening i de enkelte afdelinger. Lokalenhedens fuldmægtige koordinerer det daglige arbejde og superviserer sagsbehandlerne i gruppen og/eller på et kontor i de faglige afdelinger, der hører til lokalenheden. Under a-kasselederens fravær står fuldmægtigene desuden for kontakten til de faglige afdelinger og hovedledelsen. Ansvar og kompetencefordeling A-kassens hovedledelse har ansvaret for: at fortolke love og bekendtgørelser samt fastlægge forretningsgange og kvalitetskrav for hele a-kassens arbejde samt at føre tilsyn med lokalenhederne at fastsætte lokalenhedens normering og personalets løn- og overenskomstforhold i henhold til gældende overenskomster at fastsætte overordnede retningslinjer for ansættelse og evt. afskedigelse af medarbejdere i lokalenheden samt sikre den nødvendige efteruddannelse og kompetenceudvikling for personalet i a-kassen information og mødevirksomhed mellem hovedkontoret og lokale a- kasseledere samt inddragelse af de faglige afdelinger i a-kassens mødevirksomhed Faglig afdeling har ansvaret for: at lokalenheden er bekendt med afdelingens krav til medlemsservicering i den faglige afdeling og at medvirke til, at medlemmerne oplever den faglige afdeling og lokalenheden som en integreret enhed at sikre, at a-kasselederen får de nødvendige informationer om den del af den faglige afdelings arbejde, der har afsmittende virkning på a-kassens arbejde at lokalenheden er vidende om de faglige områder (overenskomster, arbejdsmarkedspolitiske aftaler, lokalaftaler m.v.) og ændringer i disse

5 den lokale og regionale beskæftigelsespolitik, repræsentation i råd og udvalg og samarbejdet om den lokale og regionale beskæftigelsespolitik med bl.a. LBR, RBR og LO. Repræsentation kan eventuelt ske ved a- kasseleder eller fuldmægtig. samarbejdet med kommunerne om sygdomsopfølgning og fastholdelse mv. at der i samarbejde med a-kasselederen udarbejdes samarbejdsaftale med lokalenheden, og at den løbende revideres. A-kasselederen har ansvaret for: den overordnede ledelse af lokalenhedens medarbejdere, såvel de medarbejdere, der arbejder i lokalenheden som de medarbejdere, der er placeret i de lokale faglige afdelingers kontorer for at give a- kassebetjening dér at lokalenheden arbejder inden for afdelingens krav til medlemsservice og inden for de overordnede beskæftigelsespolitiske mål og rammer, forbundet beslutter at placere åbningstiderne efter en forhandling med faglig afdeling. at samarbejde med de faglige afdelinger om a-kassebetjeningen og sikre så høj integration som muligt mellem de faglige afdelinger og lokalenheden at medvirke til at der indgås samarbejdsaftale med de faglige afdelinger, og at disse løbende revideres information og mødevirksomhed over for alle ansatte i lokalenheden uanset hvor de ansatte er fysisk placeret inden for det geografiske område, hvor lokalenheden skal give faglige afdelinger a-kassebetjening at lokalenhedens opgaver udføres inden for de af hovedledelsen fastlagte tidsrammer, forretningsgange og kvalitetskrav at lokalenhedens sager afgøres i henhold til lovgivningen og de retningslinjer, der afstikkes af hovedledelsen og pligt til at deltage i defineret mødeplan med henholdsvis sektionen og hovedledelsen Rammer for samarbejde mellem lokalenheden og FOA afdelingen A-kasselederen skal i et samarbejde med de faglige afdelinger, en lokalenhed dækker, sikre den bedst mulige integration i forhold til medlemmer og personale. Samarbejdet beskrives i samarbejdsaftaler med hver af de faglige afdelinger, som hører til lokalenhedens område. Samarbejdsaftalen tages op til eventuel revision mindst én gang årligt. Aftalen beskriver bl.a. følgende punkter: I forhold til medlemmerne:

6 hvorledes a-kasselederen får kendskab til og viden om den del af den faglige afdelings arbejde og beslutninger, der kan have afsmittende virkning på lokalenhedens arbejde, at a-kasselederen efter en forhandling med den faglige afdeling placerer lokalenhedens åbningstider for personligt fremmøde og telefontid på ugens enkelte dage at den faglige afdeling og a-kasselederen i samarbejde fastsætter, hvorledes den fælles medlemsadministration organiseres, således at begge parter bidrager ligeligt hertil a-kasselederen i samarbejde med den faglige afdeling aftaler, hvorledes førstegangshenvendelser vedrørende ledighed og øvrige sager med fagligt indhold skal behandles og hvorledes a-kassens samarbejde med jobcentrene og a-kassens vejledningsindsats med alle ledige tilrettelægges i samarbejde med den faglige afdeling og hvorledes a-kassens samarbejde med jobcentrene og kommuner om svagt stillede ledige samt sygemeldte ledige tilrettelægges i samarbejde med den faglige afdeling. I forhold til personalet: de overordnede retningslinjer for ansættelse og afskedigelse, uddannelse og efteruddannelse fastlægges af hovedledelsen, jf. vedtægter samt HBbeslutning. evt. flexaftaler aftales lokalt i den enkelte lokalenhed i samarbejde med personalet og gælder alle ansatte i lokalenheden uanset deres arbejdssted - Jf. dog overordnede retningslinjer fastlagt af hovedledelsen og den årlige budgetramme fastlagt af hovedbestyrelsen.