IT-chef møde kl. 13:00-15:30

Transkript

1 Aalborg Universitet Langagervej Aalborg Ø Tlf Fax IT chefgruppen Alice M. Lund IT-projektleder aml@aub.aau.dk /aml IT-chef møde kl. 13:00-15:30 Deltagere Niels Henrik Gylstorff (NHG) Wladyslaw Pietraszek (WAP) Lars Anderson (LA) Klaus Kilt (KK) Poul Henrik Oldager (PHO) Henrik Rask (HJR) Alice Lund (AML) Afbud: Michael Collin (MC) Jesper Kirkeskov (JEK) Bo Hvass Pedersen (BHP) AAU IST SAMF-IT ADM-IT AUB, formand for IKT-TN AAU It-projektleder (referent) HUM-IKT SBI AAU-team Mødet afholdt på AUB i mødelokale Ejersbo. Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Driftsorganisering 3. Evt. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen godkendt. Udenfor dagsorden: Orientering KK KK har haft møde med Preben Sørensen ang. digital kommunikation med de studerende. Der er tilbagemeldinger fra organisationen om, at autoforward reglen er for hård. KK rejste spørgsmålet om, hvorvidt vi skal tilbyde at sende notifikationer til de studerendes private -adresser. Enighed i gruppen om, at det er de studerendes eget ansvar at sende mails videre fra AAU-mail, hvis de ønsker

2 det. Dermed overholder vi gældende lovgivning, som er det væsentlige i problematikken omkring autoforwardning af mail, men at vi selvfølgelig ikke skal gøre det mere besværligt end lovgivningen foreskriver. Mailsystemet sættes op til ikke at kunne autoforwarde og så må vi rette til, hvor der er behov for undtagelser. Preben Sørensen skal være kontaktperson fremadrettet omkring de studerendes digitale kommunikation med teknisk og it-lovgivningsmæssig assistance fra KK. SMS nemsms KK har modtaget et leverandørtilbud om implementering af nem SMS, som dækker hele AAU med enten AD eller STADS som database = AAU SMS. Den studerende skal selv tilmelde sig nemsmsløsningen. Adm-it fortsætter en proces, hvor der tages udgangspunkt i nemsms som efterfølgende bruges som gateway for opbygning af en AAU sms-løsning. 2. Driftsorganisation KK fremlagde sin vision med fokus på Service Provider-modellen. KK pointerede, at organisationen skal tilpasses/udvikles, så den støtter op om modellen. AAU skal således have defineret alle de itservices, der skal leveres på universitetet. Når beskrivelsen heraf er på plads, skal den organisatoriske afklaring foretages og herudfra tages beslutning om, hvilke mennesker, der skal stå som ansvarlige for at udføre denne service. Samtidig skal det besluttes, om organiseringen skal opbygges på lokal eller global basis, som f.eks. at de nuværende 6 it-chefer bliver servicechefer for de services, vi aktuelt tilbyder. NHG problematiserede det forhold, at konsekvensen for personale og økonomi aldrig bliver berørt i it-chefudvalgets drøftelser af SP-modellen. Eksempelvis om vores organisering af decentrale HelpDesk-funktioner (herefter HD) giver mening i en professionel organisation. WAP fremhævede det faktum, at vi ikke kan kvalificere vores arbejde, fordi vi p.t. ikke ved, hvor vi præsterer godt og hvor vi ikke præsterer. HJR fremlagde derefter et forslag til et workflow for en fremtidig fælles HD (er rundsendt efterfølgende). Gruppen tilkendegav bred tilslutning til processen, som en forbedring af nuværende kundebetjening. HJR pointerede, at HD skal være en fælles it-service fremover. NHG påpegede, at økonomi ikke er det største tema i denne proces, men snarere, hvordan vi som organisation finder de rigtige personer, det bedste fælles system og får flyttet viden. WAP fortalte at IST allerede kører denne strategi og anvender service manager. Processen kører ok, men der er forskellige kulturer med de udfordringer, det medfører. AML pointerede, at for at få en fælles forståelsesramme for en fælles HD funktion vil det være en fordel, at HD-personalet i begyndelsen sidder fysisk samlet, så funktionen forankres tilstrækkeligt men med decentrale supportere til at håndtere det fysiske brugerfremmøde. 2

3 KK fremhævede sit ønske om at se yderligere og mere drastiske organisatoriske forandringer. NHG gav udtryk for, at det kan være for stor en organisatorisk revolte til en start, men er åben for forslag. Gruppen diskuterede HJR s forslag om first- og secondline support. Efter WAP s opfattelse, bør det ikke kun være firstline-supporten, der kan lukke sager. HJR pointerede, at best practice viser, at der er størst fordel i, at det er firstline, der melder løsningen tilbage til brugeren, da firstline har ansvar for, at brugeren også oplever, at problemet er løst. I forbindelse med fælles HD problematiserede KK de forskellige serviceniveauer, vi har i organisationen. AML fremhævede SLA som redskab til at ensarte servicen overfor brugerne. Hvor placeres opgaven? Gruppen diskuterede, hvor opgaven placeres og NHG gav udtryk for at det bliver en faseopdelt proces. AAU skal finde et fælles HD-system i enighed med fokus på knowledge base som en central funktion Nuværende systemer skal overføres/overflyttes og smeltes sammen hvordan griber vi det an? AAU-IT skal opbygge kompetencer til varetagelse af en fælles HD Gruppen besluttede, at vi med udgangspunkt i Service Provider-modellen har en fælles it-service fremadrettet, der hedder HelpDesk-funktion. AML skriver opdrag til en arbejdsgruppe. Arbejdsgruppe: Kjeld Søndergaard, IST, SAMF. Arbejdsgruppens opgaver: Indsamle erfaringer fra andre organisationer Identificere substansen af en kommende fælles HD-funktion Præsentationer af it-organisering af Berkeley og Aarhus Universitet KK fortalte om Berkeley Universitets opbygning af deres it-organisation (se skema næste side). Gruppen drøftede strukturen og diskuterede, hvorvidt det er muligt at anvende modellen på AAU, da vi allerede har dækket mange af områderne. AAU s udfordring er bl.a. at nogle af kasserne også kører decentralt alle steder i stedet for at være samlet ét sted. 3

4 Kilde: Berkeley Universitet, Konklusion: Vi diskuterer fortsat, om vi satser på fælles cloud eller om vi vil køre vores eget. Enighed i gruppen om, at vi tilslutter os fælles cloud, men vejen dertil er endnu ikke fastalgt. Gruppen nåede til enighed om, at infrastrukturen som mindstemål skal være besluttet, inden vi flytter ind i nyt datacenter. KK fremviste dernæst Aarhus Universitets it-organisationsmodel til inspiration præsentationen rundsendes efterfølgende. Der var mange spændende elementer i opbygningen. Gruppen var enig om, at det er vigtigt, at få processen drøftet i behørig tid med medarbejderne, hvis vi vælger at lave driftsorganiseringen om. AML opfordrede til at tage en beslutning forholdsvis snart og få denne meldt ud i organisationen uanset om tidshorisonten er 2011 eller 2012, så medarbejderne dels får afklaret uvisheden om fremtidig organisering, dels har mulighed for at reflektere over egne roller i en ny fremtidig organisation og eventuelt iværksætte efteruddannelse og/eller opkvalificering. Udmelding til organisationen Der var enighed i gruppen om, at vi i højere grad har for brug for specialister end generalister, fordi vi ønsker konsolidering og specialisering af de enkelte områder. Dette bør være en del af udmeldingen i kombination med tilbud om kompetenceudvikling. It-chefgruppen skal blive enige om, hvilke kasser vi skal have, jvfr. Berkeley-skemaet. Derefter skal det afklares, hvordan skal kasserne bemandes, hvorefter den enkelte it-afdeling må være proaktiv på at melde ind på områderne. Det er vigtigt at få defineret, hvad områderne (kasserne) indeholder og at der igangsættes en tilfredsstillende proces omkring det. 4

5 Proces: Enighed om, at alle tænker over indholdet af områderne/kasserne i sommerens løb. Kasserne defineres. AML indkalder til møde i august om driftsorganisering. Evt. WAP STADS har bedt om at måtte forlænge nedlæggelse af studerendes konti til 3 mdr. Enighed om, at der bør nedsættes en arbejdsgruppe. HJR HJR efterspurgte fælles it-sikkerhedspolitikker på mobile devices: WAP laver oplæg på IST s ønsker. 5