Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 22. september 2011, kl i Skårupvejs Grønne Fælleshus, Skårupvej 136, Hvidovre

Transkript

1 Referat Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 22. september 2011, kl i Skårupvejs Grønne Fælleshus, Skårupvej 136, Hvidovre Til stede: Mogens Bentzen, Birgit Bilstrup, Carsten Groth-Rasmussen, Jørgen Madsen, Anette Ploug Jensen, Hanne Hjortby og Peter Wolfram Afbud: Fra KAB: Christen Mors, Henrik Rune Jensen. Under behandling af punkt 6 deltog Lene Sonne og Torben Trampe. Under behandling af punkt 10 deltog Lone Skriver. Under behandling af punkt 7 deltog fra Willis Nikolaj Munch Indholdsfortegnelse 1. Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 14. april Referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 16. maj Organisationsbestyrelsens sammensætning Revisionsprotokol Meddelelser... 4 Sager til beslutning s køb af ydelser fra KAB s Energiområde Resultat af forsikringsudbud Baunevangen - byggeregnskab vedrørende udskiftning af kvist- og kældervinduer Skårupvej - udskiftning af vinduer og terrassedøre byggeregnskab Fællesventelisten Bolignøglen til familieboliger i KAB Ny aftale om fælles indkøb af elektricitet Tilbud om KAB s Beboerhøjskoler /24

2 Sager til orientering Skårupvej Moms på opnotering Årsrapport for porteføljeforvaltning af fælles el-indkøb i Tal fra Beboerserviceområdet Servicefradrag til lejere Tryg Bolig projektet BoligButikken Beboerklagenævnssager Nyt fra afdelingerne/driften Kommende møder Eventuelt Bilag 1: Revisionsprotokollat for Baunevangen og Skårupvej... 4 Bilag 0: Honorarberegning 2010 og Bilag 2: Skadestatistik for... 7 Bilag 3: Beslutningsoplæg fra Willis... 7 Bilag 4: Tilbudssammenligning... 7 Bilag 5: Byggeregnskab... 8 Bilag 6: Byggeregnskab... 8 Bilag 7: KAB//Bolignøglen den nye venteliste i KAB-fællesskabet... 9 Bilag 8: Notat om KAB s Beboerhøjskoler Bilag 1: Notat vedrørende overdragelsesmøde den 23. juni 2011, og opfølgende notat vedrørende overdragelsesmøde den 20. juli Bilag 2: Notat af 9. august d.å. om flyttelejligheder på Skårupvej samt mail fra Peter Wolfram af 27. juli Bilag 3: Videresendt mail fra Peter Wolfram til Mogens Bentzen af 5. september Bilag 9: Notat vedrørende opnoteringer og udlejninger Bilag 10: Notat vedrørende huslejerestancer, udsættelser, fraflytninger m.v Bilag 11: Beboerklagenævnssager /24

3 1. Referat af organisationsbestyrelsesmøde den 14. april Referat fra organisationsbestyrelsesmøde afholdt den 14. april 2011 er udsendt den 28. april Carsten Groth-Rasmussen har følgende anmærkning til referatet: Afdelingsbestyrelsernes kritik af budgetterne er meget vagt formuleret. Kritikken gik på, et meget fejlbehæftet budget, som blev ændret flere gange (Baunevangen tre gange). Det var mit indtryk, at alle afdelingerne havde samme erfaringer. Af referatet kan man få det indtryk, at det primært drejede sig om lejemålstyper, hvilket efter min mening var den mindste problemstilling. at organisationsbestyrelsen godkender referatet med ovenstående anmærkning. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet med ovenstående anmærkning. 2. Referat af ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 16. maj 2011 Referat fra ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 16. maj 2011 er udsendt den 26. maj Hanne Hjortby har følgende anmærkning til referatet: Her blev man enig om at fastholde beslutning af mødet , at friholde Skårupvej af udgifterne til det udvidede ejendomskontor. at organisationsbestyrelsen godkender referatet med ovenstående anmærkning. Organisationsbestyrelsen godkendte referatet med ovenstående anmærkning. 3. Organisationsbestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: Mogens Bentzen, formand 2011 Birgit Bilstrup, næstformand 2011 Jørgen Madsen /24

4 Carsten Groth-Rasmussen 2012 Peter Wolfram 2011 Hanne Hjortby 2012 Anette Ploug Jensen 2012 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 4. Revisionsprotokol Der er udfærdiget et revisionsprotokollat for vinduesudskiftningerne i afdeling Baunevangen og afdeling Skårupvej. Disse behandles under dagsordenens punkt 7 og 8. Bilag 1: Revisionsprotokollat for Baunevangen og Skårupvej at organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning. 5. Meddelelser Formand Mogens Bentzen vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Mogens Bentzen orienterede om, at Birgit Bilstrup, Carsten Groth-Rasmussen og Mogens Bentzen havde været til møde i KAB om en række forhold, som finder stærkt kritisable. Referatet af dette møde er udleveret til organisationsbestyrelsens medlemmer. På mødet forpligtede KAB sig blandt andet til at undersøge de nævnte forhold omkring Baunevangens Ældreboliger. Der er indkaldt til et opfølgende møde den 3. oktober d.å. 4/24

5 Peter Wolfram anførte, at når Carsten Groth-Rasmussen deltog, burde han også deltage. Hertil svarede Mogens Bentzen, at Carsten Groth-Rasmussen deltog som repræsentant for den i organisationsbestyrelsen nedsatte følgegruppe om Baunevangens Ældreboliger. Mogens Bentzen orienterede om, at Carsten Groth-Rasmussen har efterspurgt byggeforretningsføreraftalen for opførelsen af Baunevangens Ældreboliger i KAB. KAB har svaret, at den formentligt er blevet ødelagt, idet den var arkiveret i Kirkesalen i kælderen i KAB. Denne kælder blev, som mange andre i København, oversvømmet ved skybruddet den 2. juli Mogens Bentzen blev spurgt om, hvilke forhold, der bliver drøftet på de møder, han afholder med forretningsføreren. Mogens svarede, at dagsordenen til de kommende møder i bliver drøftet, og at disse møder foregår på et uformelt plan, og at der ikke skrives referat heraf. Mogens Bentzen orienterede herefter om, at han deltog i Boligselskabet Frihedens 50 års jubilæum. Han overrakte en gave på kr. til det boligsociale arbejde i Boligselskabet Friheden, for hvilket han netop har modtaget takkekort fra formand Christian Thode. Mogens Bentzen gav herefter udtryk for, at KAB bør sikre fortløbende nummerering af bilag, når der udsendes tillægsdagsorden, som det har været tilfældet ved dette møde. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Sager til beslutning 6. s køb af ydelser fra KAB s Energiområde Der er kommet en ændret struktur for energiydelser i KAB. På mødet vil energichef i KAB, Lene Sonne, beskrive de forskellige ydelser fra Energiområdet samt den ny prisstruktur for har hidtil aftaget energiydelser fra KAB. I nedenstående kolonne vises priser for regnskabsperioden 2009, og for de varslede priser for 2011: Afdeling 2009-priser 2011-priser Hvidovreparken , ,25 Baunevangen , ,00 Skårupvej , ,00 Baunevangens Ældreboliger 5.272,00 0,00 *) *) Ældreboligerne aftog varmeteknisk bistand, hvilket de ikke længere ønsker. Bilag 0: Honorarberegning 2010 og /24

6 at organisationsbestyrelsen drøfter s køb af energiydelser fra KAB s energiområde og beslutter, hvorvidt afdelingerne fortsat ønsker at aftage energiydelser fra KAB s energiområde. Energichef Lene Sonne og teknisk chef Torben Trampe præsenterede sig selv og de energiydelser, som aftager. Torben Trampe forklarede, at KAB fra 2011 afregner efter lejemålsenheder fremfor som hidtil efter antal boliglejemål. Lene Sonne forklarede, at opgørelsen i det udsendte bilag viser, hvad der er betalt i 2010, og hvad der betales i 2011 med de nye priser. Stigningen i prisen for ydelserne svinger mellem 18 % og 28 %, og kan forklares ved, at energiydelserne pr. 1. januar 2011 er blevet belagt med moms. Carsten Groth-Rasmussen ønskede at få at vide, hvor i regnskabet for 2009 og 2010 betalingen for energiydelserne er placeret, så det kan aflæses direkte i regnskabet. Regnskabet for 2010 er endnu ikke udarbejdet, så det er ikke muligt på nuværende tidspunkt at vise dette. Udgifterne er fordelt på følgende poster i regnskabet: Kt Målerpasning Kt Varmeteknisk bistand Kt Ressourceadministration Kt Administrationsbidrag, varmeregnskab Carsten Groth-Rasmussen gav udtryk for kraftig kritik af Energiområdets håndtering af varmeregnskabsprocessen, hvor de fra KAB fremsendte oplysninger til Baunevangens Energiudvalg er fejlbehæftede, og efterlyste et møde med Anita Blæsbjergs afløser Henrik Sørensen. Lene Sonne lovede at tage initiativ til et møde. Carsten Groth-Rasmussen gav tillige udtryk for kraftig kritik af måden, som KAB har håndteret opsætning af vandmålere i kældrene i Baunevangen på. Når der er kommet afklaring på disse forhold, vil organisationsbestyrelsen tage s køb af energiydelser fra KAB s energiområde op til fornyet behandling. 7. Resultat af forsikringsudbud Organisationsbestyrelsen bemyndigede på mødet den 2. maj 2011 forretningsføreren til at godkende det vindende forsikringsselskab efter gennemførelsen af forsikringsudbuddet. 6/24

7 Topdanmark har i konkurrence med to andre forsikringsselskaber afgivet det mest fordelagtige tilbud på langt størstedelen af de udbudte forsikringer, og er valgt som fremtidig forsikringsgiver på KAB s rammeaftale. Følgende forsikringer placeres dog ikke hos Topdanmark: - Kollektiv ulykkesforsikring If Skadeforsikring - Glas- og sanitetsforsikring Dansk Glasforsikring Topdanmarks tilbud er accepteret med forbehold for resultat af besigtigelse af ejendommene, som vil pågå i løbet af juli/august 2011 samt endelig accept fra de enkelte boligorganisationer. Den endelige accept skal, af hensyn til opsigelse af bestående forsikringer samt oprettelse af nye forsikringer, foreligge senest den 1. september På organisationsbestyrelsesmødet deltager en repræsentant fra Willis, som vil forklare konsekvenserne for ved skift af forsikringsselskab. Bilag 2: Skadestatistik for Bilag 3: Beslutningsoplæg fra Willis Bilag 4: Tilbudssammenligning at organisationsbestyrelsen godkender Topdanmark som nyt overordnet forsikringsselskab samt If Skadeforsikring til at tegne kollektiv ulykkesforsikring og Dansk Glasforsikring til at tegne glas- og sanitetsforsikring. Organisationsbestyrelsen godkendte Topdanmark som nyt overordnet forsikringsselskab samt If Skadeforsikring til at tegne kollektiv ulykkesforsikring og Dansk Glasforsikring til at tegne glas- og sanitetsforsikring. 8. Baunevangen - byggeregnskab vedrørende udskiftning af kvist- og kældervinduer Det samlede projekt var budgetteret til kr. Regnskabet er afsluttet med et resultat på kr. Afvigelsen skyldes gode tilbud på opgaven samt besparelse på administrative omkostninger ved samtidig udskiftning af kvist- og kældervinduer. I regnskabet er der afsat midler til udskiftning af vinduer og døre i fælleshus. Revisionen af byggeregnskabet har ikke givet anledning til bemærkninger. Byggeregnskab for udskiftning af kvist- og kældervinduer er godkendt af følgegruppen den 26. januar /24

8 Bilag 5: Byggeregnskab Det indstilles at organisationsbestyrelsen godkender regnskabet. Organisationsbestyrelsen godkendte regnskabet. 9. Skårupvej - udskiftning af vinduer og terrassedøre byggeregnskab Afdeling 3804 Skårupvej vedtog på ekstraordinært afdelingsmøde 21. januar 2010 at gennemføre en udskiftning af vinduer og terrassedøre i samtlige af afdelingens 72 boliger Der blev dengang vedtaget et budget på kr. Regnskabet efter sagens afslutning balancerer med en samlet anskaffelsessum på kr. Der henvises til byggeregnskab af 31. marts Bilag 6: Byggeregnskab Det indstilles at organisationsbestyrelsen godkender regnskabet. Organisationsbestyrelsen godkendte regnskabet. 10. Fællesventelisten Bolignøglen til familieboliger i KAB En ny samlet fællesventeliste til familieboliger for hele KAB-fællesskabet træder i kraft den 1. januar Denne nye fællesventeliste, som har fået navnet Bolignøglen, er sidste store skridt i sammenlægningen af AKB og KAB. KAB s bestyrelse har i foråret 2010 godkendt strukturen i fællesventelisten. Den 11. maj 2011 er fællesventelisten Bolignøglen præsenteret for formænd og næstformænd i boligorganisationerne, og nu præsenteres Bolignøglen for den enkelte boligorganisations bestyrelse. Som deltager i fællesventelisten vil boligorganisationen opnå fordelene ved en samlet markedsføring af boliger. Samtidig har boligorganisationen mulighed for at vælge supplerende individuel markedsføring i form af en selvstændig udlejningspjece for organisationens boliger. Individuel markedsføring er en tillægsydelse efter medgået tid. 8/24

9 Bilag 7: KAB//Bolignøglen den nye venteliste i KAB-fællesskabet at boligorganisationen tager orienteringen om overgangen til KAB-fællesskabets nye fællesventeliste Bolignøglen til efterretning. Boligorganisationen er med i den nye fællesventeliste og vil som hidtil modtage de ydelser, der er knyttet til deltagelsen i en fællesventeliste. Yderligere indstilles det, at boligorganisationen tager stilling til, hvilken model for beboerfortrinsret, der fremover skal gælde for de enkelte boligafdelinger i boligorganisationen. KAB anbefaler, at boligorganisationen nøje overvejer fordelene ved at vælge model B eller C enten for hele boligorganisationen eller for udvalgte boligafdelinger. Hvis der ikke træffes anden beslutning, vil beboerfortrinsretten blive administreret som beskrevet i model A. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen om overgangen til KAB-fællesskabets nye fællesventeliste Bolignøglen til efterretning. Boligorganisationen er med i den nye fællesventeliste, og vil som hidtil modtage de ydelser, der er knyttet til deltagelsen i en fællesventeliste. Organisationsbestyrelsen godkendte, at afdelingerne 3801 Hvidovreparken, 3802 Baunevangen og 3804 Skårupvej ved interne oprykninger administreres efter model A. Modelvalget er ikke relevant for 3803 Hvidovreparkens Børneinstitution og 3805 Baunevangens Ældreboliger, da sidstnævnte er ældreboliger, og derfor anvises af Hvidovre Kommune. 11. Ny aftale om fælles indkøb af elektricitet 2012 Den nuværende aftale om fælles elindkøb udløber pr. 31. december Der er derfor behov for at indgå en ny aftale. Boligorganisationerne betaler ikke særskilt for at være med i udbuddet, som fra 1. januar 2012 er med i både stor og lille pakke. Udbuddet betyder, at boligorganisationerne inden den 14. oktober 2011 skal beslutte om de vil være med i udbuddet. Baggrund Siden 1. januar 2009 har KAB stået for køb af el på el-børsen i Oslo samt administration af forbrug og afregning for de ca elmålere, der er tilsluttet aftalen. Det er foregået på vegne af de boligorganisationer, der har tilsluttet sig fælles el-køb, gennem en forvaltningsaftale med Alpiq. Samarbejdet og aftalen med Alpiq har ikke levet op til vores forventninger om en leveret el-pris. Desuden har leverandøren givet KAB store administrative udfordringer. 9/24

10 Puljeaftale bedre el-pris KAB har derfor besluttet, at indlede et samarbejde med Energi Danmark om el-køb. Energi Danmark er markedsleder inden for handel med el i Danmark og sælger el til kunder inden for erhvervslivet og offentlige institutioner. Selskabet har stort kendskab til den almene sektors særlige behov og ønsker. Strategien for el-købet er en puljemodel, hvor KAB kommer i pulje med en række offentlige institutioner og private virksomheder. Det giver flere fordele for KAB, som på den måde sikres et stort fælles indkøbsvolumen. Desuden indkøbes el i puljen over mange gange og over flere år. Tilsammen sikres der risikospredning og mulighed for at opnå bedre priser. Arbejdet med aftaleindgåelse med Energi Danmark udføres af KAB Indkøb, og udgiften afholdes af KAB. Aftalen indgås for tre år med mulighed for årlig forlængelse. Mulig tillægsaftale om grøn el Energi Danmark kan levere grøn el til de boligorganisationer, der har ønske om det. Det sker i form af certificeret vandkraft fra Norge eller certificeret vindkraft fra Danmark. Denne tillægsaftale kan indgås løbende. Risiko uden pulje Tilslutter boligselskabet sig ikke fælles el-køb er konsekvensen, at boligselskabet overgår til forsyningspligtig el. Der vil stadig blive leveret strøm, men formentlig til en højere pris end gennem puljemodellen. Forsyningspligtsprisen reguleres af Energitilsynet en gang i kvartalet på grundlag af de forsyningspligtige elleverandørers anmeldte priser til Energitilsynet. Generelt er forsyningspligtprisen højere end elprisen gennem puljemodellen, viser opgørelser fra Energi Danmark. at bestyrelsen tilslutter sig fælles el-køb senest den 14. oktober Organisationsbestyrelsen godkendte, at tilslutter sig fælles el- indkøb. Organisationsbestyrelsen bad om, at KAB undersøger, hvorvidt den individuelle elafregning for beboerne også kan indgå i et fælles el-indkøb. 12. Tilbud om KAB s Beboerhøjskoler 2012 På baggrund af de mange tilmeldinger til de afholdte Beboerhøjskoler i sommeren 2011 er Beboerhøjskoleudvalget enige om, at Beboerhøjskolerne skal tilbydes igen i En beskrivelse af KAB s Beboerhøjskole og opholdene 2011 findes i vedlagte Notat om Beboerhøjskolen /24

11 beboere ønskede i 2011 at deltage på årets Beboerhøjskoler. Heraf deltog 36 voksne og 48 børn via Arbejdsmarkedets Feriefond. I 2012 vil der være en kapacitet, så i alt 225 kan deltage i Beboerhøjskolerne (Senior- og Familiehøjskolerne). Der forventes yderligere tilgang af personer, der vil få tilbudt ophold gratis via Arbejdsmarkedets Feriefond. Deltagerprisen kan fastholdes for voksne deltagere. Det skyldes gode forhandlinger samt skift af opholdssted for Familiehøjskolen. For børn nedsættes deltagerprisen med 300 kr. pr. barn. Det betyder, at vi kan tilbyde en opholdspris for voksne på kr. og kr. for børn. Priserne dækker en uges ophold på værelser med bad og toilet samt alt betalt - fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2012 indgået en fast aftale for Familiehøjskolen, der vil blive afholdt med én uge på Ryslinge Højskole på Fyn. Seniorhøjskolen er igen booket med én uge på Skarrildhus ved Herning. Beboerhøjskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse i Beboerhøjskolerne 2012, om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. I lighed med tidligere år skal boligorganisationen købe det antal pladser, den vil råde over på de i alt to Beboerhøjskoler. Prisen vil fortsat være kr. pr. faktisk deltager. Men i modsætning til tidligere skal boligorganisationen også købe pladser til de beboere, der deltager med tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Baggrunden er, at en større andel af beboerne forventes at deltage via Feriefonden i Tilskud fra boligorganisationen til disse beboere vil sikre afviklingen af højskolerne. Det skal bemærkes, at det kun er på Familiehøjskolerne, der kan ydes støtte fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Boligorganisationerne har hidtil betalt et basisbidrag på 5 kr. pr. lejemål ekskl. moms, hvis de havde tilmeldte deltagere i årets Beboerhøjskole. Basisbidraget bortfalder med virkning fra 2012, således at det alene er udgiften til de købte pladser, der skal afholdes af boligorganisationen. Samlet set vil Beboerhøjskolerne altså fortsat hvile i sig selv økonomisk. I 2011 deltog en beboer fra med egenbetaling og ingen via Arbejdsmarkeds Feriefond. Tilbuddet skal udsendes fra medio februar Derfor beder udvalget organisationsbestyrelserne om svar senest med udgangen af Herefter udsender KAB tilbud om deltagelse til samtlige af de tilmeldte boligorganisationers beboere. Bilag 8: Notat om KAB s Beboerhøjskoler /24

12 at organisationsbestyrelsen beslutter, om beboerne i skal have Beboerhøjskolerne tilbudt til en pris af kr. pr. plads. Organisationsbestyrelsen skal i givet fald beslutte, hvor mange pladser boligorganisationen skal råde over. Organisationsbestyrelsen besluttede ligesom sidste år at råde over 10 pladser. Sager til orientering 13. Skårupvej Skårupvej er pr. 1. juli 2011 udtrådt af driftsfællesskabet i. Denne udtræden blev planlagt, og der blev afholdt to overdragelsesmøder med afdelingsformand Peter Wolfram og Henrik Rune Jensen. Efterfølgende har Peter Wolfram den 27. juli d.å. klaget over visse forhold i forbindelse med fraflytningssyn, nævnt i overdragelsesnotaterne. Klagepunkterne er blevet undersøgt, og der er blevet sendt svar til Peter Wolfram og formand Mogens Bentzen den 9. august d.å. Peter Wolfram har efterfølgende bedt Mogens Bentzen om, at tage en række punkter op til behandling på organisationsbestyrelsesmødet den 22. september Bilag 1: Notat vedrørende overdragelsesmøde den 23. juni 2011, og opfølgende notat vedrørende overdragelsesmøde den 20. juli 2011 Bilag 2: Notat af 9. august d.å. om flyttelejligheder på Skårupvej samt mail fra Peter Wolfram af 27. juli 2011 Bilag 3: Videresendt mail fra Peter Wolfram til Mogens Bentzen af 5. september 2011 at organisationsbestyrelsen drøfter de anførte forhold. Peter Wolfram og Hanne Hjortby udtrykte kritik af de udførte syn i Skårupvej i juli Driftslederassistenten havde ikke på forhånd fået tilstrækkelige oplysninger, således at synene kunne gennemføres korrekt. Afdelingsbestyrelsen burde have medvirket ved synene, som det er aftalt. Peter Wolfram og Hanne Hjortby anførte, at arbejdskapitalen finansierer udvidelsen af ejendomskontoret i Hvidovre Nord. Skårupvej er blevet lovet, at de ikke skal være med til at finansiere ejendomskontoret. Heraf følger, at Skårupvej skal godskrives deres andel af udgifterne til udvidelsen af ejen- 12/24

13 domskontoret. Endvidere ønskes tillige dokumentation for de økonomiske transaktioner i forbindelse med bodelingen. KAB vil sørge herfor. 14. Moms på opnotering Nye retningslinier fra SKAT betyder, at ventelistegebyrer m.m. som noget nyt fra 15. april 2011 tillægges moms. KAB har valgt at justere priserne, så det endelige beløb til beboere og boligsøgende lander på et rundt beløb inklusive den nye moms. Ændringerne er følgende, alle tal i kr.: Ydelse Pris før Pris efter Moms Ialt Opnotering Opnotering fleksibel m.m AKB - KAB opnotering sammen Køb af Boliggarantibevis Indgåelse af afdragsordning I prisbladet findes ydelserne under afsnit og at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 15. Årsrapport for porteføljeforvaltning af fælles el-indkøb i 2010 På vegne af de boligorganisationer, der i 1. halvår 2008 tilsluttede sig fælles el-indkøb, indgik KAB ultimo juni 2008 en forvaltningsaftale om el-portefølje med Alpiq Norge, som fastlåste elprisen på ca. 59 øre pr. kwh. Forventningen på det tidspunkt var, at Alpiq Norge i løbet af kunne handle denne pris ned. Det er desværre ikke lykkedes. Den gennemsnitlige afregningspris for 2010 har været 59,73 øre pr. kg Watt time (kwh), hvilket er 17,82 øre højere end DONG s gennemsnitlige forsyningspris på 41,91 øre i Så prioriteringen af stabile priser har i 2010 kostet 17,82 øre pr. kwh. Dette er for høj en pris, hvorfor aftalen med Alpiq Norge ikke forventes fornyet ved udgangen af 2011, men f.eks. erstattet af et eludbud, som med god succes er gennemført på gasområdet. 13/24

14 De foreløbige forventninger for 2011 er stigende el-priser blandt andet som følge af de stigende olie- og gaspriser. Disse vil ikke påvirke KAB s el-portefølgeaftale, der som nævnt har låst prisen på ca. 59 øre. Langt hovedparten af de administrerede boligorganisationer deltager i fællesindkøbet af el. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 16. Tal fra Beboerserviceområdet 2010 Vedlagt er to notater vedrører henholdsvis huslejerestancer mv. og opnoteringer mv., der er udarbejdet af Beboerserviceområdet. De to notater indeholder nogle vigtige nøgletal opgjort pr. boligorganisation. Tallene fra notaterne har også relevans for forberedelsen af den kommende styringsdialog. I Notat 1 Tal fra Udlejningen findes i bilag B en række nøgletal omkring udsættelser og i bilag C omkring alle fraflytninger. Antallet af udsættelser er som bekendt stigende og det samme gælder summen af de udestående fordringer. KAB overvejer i øjeblikket hele processen omkring inddrivelse af fordringer for om muligt at gøre yderligere for at minimere tabene for afdelingerne, samtidig med at vi tager de fornødne hensyn til skyldnerne. Boligorganisationen kan i forlængelse heraf overveje, om de nuværende indskud er tilstrækkelige til at imødegå tab ved fraflytninger og udsættelser. I Notat 2 Tal fra Huslejegruppen i bilag A ses antallet af udlejninger fordelt på boligtyper. Det fremgår af disse tal, at den gennemsnitlige udlejningsprocent er 13 for familieboliger opgjort under ét. Ser man på den enkelte boligorganisation, er der imidlertid betydelige udsving. Boligorganisationen opfordres til at overveje, om der skal tages særlige/yderligere initiativer for at nedbringe antallet af fraflytninger. Bilag 9: Notat vedrørende opnoteringer og udlejninger 2010 Bilag 10: Notat vedrørende huslejerestancer, udsættelser, fraflytninger m.v at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. I perioden 1. januar september 2011 er der udlejet 28 boliger, der kan kategoriseres efter nedenstående skema i s afdelinger. 14/24

15 Afdeling Boliger Udlejet Venteliste Fortrinsret Bytte Kommune Hvidovreparken Baunevangen Skårupvej Baunevangen Ældre Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17. Servicefradrag til lejere Beboere i lejeboliger kan benytte sig af det såkaldte servicefradrag og få tilskud til lønudgifter. Det gælder beboere, der anvender den individuelle råderet eller istandsætter lejemålet for egen regning. Tilskuddet er et såkaldt ligningsmæssigt fradrag, som modregnes over skatten i årsopgørelsen. Fradraget beregnes ud fra hver person, der bor i en husstand. Hjemmeboende børn over 18 år kan også opnå et fradrag på maksimalt kr Servicefradraget er en konsekvens af Folketingets Bolig Job-ordning. Det er en forsøgsordning, der løber fra den 1. juni 2011 til og med 31. december Tilskuddet gives kun til lønudgifter, ikke til materialeudgifter og kun til eksisterende helårsbolig, i dette tilfælde det enkelte lejemål. Øvrige betingelser for at opnå fradraget er, at arbejdet er udført og betalt i perioden 1. juni 2011 til og med 31. december 2013 modtageren af fradraget er over 18 år og har folkeregisteradresse i boligen på det tidspunkt, hvor ydelsen udføres arbejdet er udført af en virksomhed, der er momsregistreret i Danmark eller ved serviceydelser som rengøring, havearbejde m.v.af en person over 18 år, der er skattepligtig i Danmark udgiften er afholdt direkte af beboeren selv i boperioden Udgifter, der er omfattet af ordningen Fradraget gælder således for følgende arbejder: Arbejder, der er omfattet af den individuelle råderet, hvor beboeren selv får udført arbejdet og selv finansierer det Istandsættelse for beboerens egen regning i boperioden (vedligeholdelsesordning A) Udgifter, der IKKE er omfattet af fradraget Følgende arbejder er derimod ikke omfattet af ordningen: Kollektiv råderet og øvrige forbedringsarbejder er ikke omfattet af ordningen. Det gælder f.eks. 15/24

16 - når afdelingen optager boligforbedringslån, hvis den enkelte lejer selv beslutter at opsætte f.eks. nyt køkken og selv betaler for forbedringen over en huslejeforhøjelse - almindelige vedligeholdelsesarbejder i boligafdelingen, hvor alle lejere får den samme forbedring og betaler for den via en fælles huslejeforhøjelse. Vedligeholdelsesarbejder i afdelingen er generelt ikke omfattet af ordningen, da disse udgifter ikke er afholdt direkte af lejeren Udgifter, der afholdes over den indvendige vedligeholdelseskonto (vedligeholdelsesordning B), er ikke omfattet, da midlerne på kontoen ikke tilhører lejeren Indsættelsesudgifter ved fraflytning (vedligeholdelsesordning A) er ikke omfattet, da lejeren ikke længere bebor lejemålet. Lejere skal selv indberette arbejdet til skat Den enkelte lejer skal selv indberette det udførte arbejde til skat for at opnå fradraget. Lønudgiften af arbejdet skal indtastes på skat.dk. Herefter overføres beløbet til selvangivelsen som et fradrag. De oplysninger, som lejeren skal bruge til at taste ind på skat.dk, står normalt på den faktura, man modtager for arbejdet. Her skal man bruge navn, adresse og CVR-nummer eller CPRnummer, hvis det er en enkeltperson. Læs mere på at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 18. Tryg Bolig projektet Tryg Bolig projektet har nu været i gang i ca. et år, og er et treårigt projekt. Projektets mål er at sikre trygge boligområder ved at forebygge og begrænse utryghedsskabende hændelser - særligt brand, vold, indbrud, hærværk og klimamæssige hændelser - i almene boligområder. Det gøres blandt andet ved at give medarbejderne i de almene boligafdelinger og boligadministrationerne redskaber til at forebygge og begrænse nogle af disse hændelser, blandt andet gennem påvirkning af beboernes adfærd. Den stigende skadesfrekvens skaber utryghed og er også med til at præge forsikringspræmierne. Forsikringsselskaberne har varslet store præmiestigninger, blandt andet på grund af de beskrevne hændelser. 16/24

17 I projektet udvikles en vifte af værktøjer, der skal tilpasses og integreres i den daglige drift og organisation. Tilbagemeldinger på afprøvede værktøjer i driften har indtil nu været positive. Flere af værktøjerne bliver nu implementeret i boligafdelingerne. Tryghedsgennemgange Et af de nye værktøjer er tryghedsgennemgange. I 2011 vil der blive foretaget 87 tryghedsgennemgange i KABs administrerede almene afdelinger. Alle boligorganisationer vil få mindst en gennemgang, de store selskaber vil få flere. Gennemgangene udføres af medarbejdere i Willis og afsluttes med en rapport, som bliver præsenteret for afdelingsbestyrelse og organisationsbestyrelse. Tryghedsgennemgangene er et vigtigt værktøj til at holde skaderne nede på et så minimalt niveau som muligt. Det er derfor af yderste vigtighed, at afdelingerne følger anbefalingerne i rapporterne. Situationsplaner over afdelinger Et andet værktøj er situationsplaner over afdelingerne til beredskabet. Situationsplanerne af afdelingerne er et værktøj, som kan minimere tiden for beredskabets indsats og i yderste fald redde menneskeliv, når skaden er sket. Beredskabet vil være i besiddelse af planerne enten elektronisk eller i papirform, så de allerede på vejen til skadesstedet kan orientere sig om adgangsveje, brandkamme, tekniske installationer og andet, som har betydning for en hurtig indsats. I løbet af 2011 vil driftschefer, ejendomsledere, driftsledere og ejendomslederassistenter komme på kursus i brug af de udviklede værktøjer samt den videre formidling til afdelingsbestyrelser, beboere og medarbejdere. Projektet er støttet af TrygFonden og foregår i samarbejde med KABs forsikringsmægler Willis samt Boligforeningen Højstrup i Odense og Boligforeningen ØsterBo i Vejle. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 17/24

18 19. BoligButikken 2010 Som medlem af BoligButikken får boligorganisationen her en status over BoligButikkens virksomhed KAB står sammen med seks andre boligorganisationer bag BoligButikken, der fungerer som central opnotering for over boliger i københavnsområdet. Boligbutikken bidrager til at hjælpe de boligsøgende på det komplicerede boligmarked. Det sker gennem rådgivning og enkle procedurer for opnotering. BoligButikken udlejer altså ikke boliger, men guider til opnotering. Den 26. maj 2011 afholdt BoligButikken generalforsamling. I 2010 steg antallet af opnoteringer med 20 procent til i forhold til Fremgangen ser ud til at fortsætte i Derimod faldt antallet af opnoterede via opnoteringsbeviset Flyv fra reden til 166 efter at have ligget på ca. 225 de foregående år. BoligButikken overvejer nye tiltag i den forbindelse. Bestyrelsen i BoligButikken besluttede i foråret 2010 at nedlægge BytteService på grund af et lavt aktivitetsniveau. I stedet henvises til BL s Bytteservice. Den er gratis, landsdækkende og har langt flere bytteemner i databasen end BoligButikkens BytteService på noget tidspunkt har haft. Årsregnskabet 2010 viste et overskud på kr. efter at der er overført 1,2 mio. kr. til andelshaverne som kompensation for merarbejde i forbindelse med fleksibel udlejning. Overskuddet overføres til arbejdskapitalen, der herefter udgør omkring 1,77 mio. kr. Andelskapitalen udgør 1,47 mio. kr. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 20. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 11: Beboerklagenævnssager at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 18/24

19 Kopi af beboerklagenævnsafgørelserne siden seneste møde blev udleveret. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 21. Nyt fra afdelingerne/driften Generelt har været ramt af massive vandskader, nogle afdelinger har været hårdere ramt end andre. Nogle beboere i Baunevangen og Hvidovreparken har denne sommer oplevet oversvømmede kældre flere gange. Det har endnu ikke været muligt at danne sig et overblik over det økonomiske omfang af skaderne. Der må påregnes ekstra udgifter for de enkelte afdelinger i forbindelse med skybruddet den 2. juli Skadesomfanget i de enkelte afdelinger har været: 3801 Hvidovreparken Skybruddet den 2. juli 2011 bevirkede oversvømmelse af samtlige kældre i Hvidovreparken. Hvidovreparken består af 221 lejemål, som alle har et kælderrum til opbevaring af lejernes indbo. Der er tale om tilbagevendende problemer ved skybrud. Vandet er sort spildevand, hvilket medfører betydelige omkostninger. Ydermere blev afdelingens varmecentral og vaskerier stærkt beskadiget. Den 14. august 2011 blev ca. 50 kælderrum igen oversvømmet af opstigende kloakvand. Sagsbehandlingen fra forsikringsselskabet har været præget af vilkårlighed, da forskellige taksatorer har været tilknyttet Baunevangen Skybruddet den 2. juli 2011 bevirkede oversvømmelse af samtlige kældre i Baunevangen. Rækkehusbebyggelsen Baunevangen består af 151 lejemål, som alle har et kælderrum til opbevaring af lejernes indbo, ligesom flere beboere har indrettet disse til brugsrum med tilladelse fra KAB. Vandet er sort spildevand, hvilket medfører betydelige omkostninger. I 18 af de 151 lejemål er der tale om tilbagevendende problemer ved skybrud. Den 14. august 2011 blev ca. 18 kælderrum igen oversvømmet af opstigende kloakvand. Sagsbehandlingen fra forsikringsselskabet har været præget af vilkårlighed, da forskellige taksatorer har været tilknyttet. 19/24

20 3804 Skårupvej Skybruddet den 2. juli 2011 bevirkede fugt i otte krybbekældre i afdeling Skårupvej. Det har bevirkede at fire trægulve har rejst sig i selve beboelsen. Det er ikke et tilbagevendende problem i bebyggelsen. Hvidovre Forsyning Der er afholdt møde med Hvidovre Forsyning i uge 34, hvor forskellige løsningsmuligheder blev drøftet. Hvidovre Forsyning har givet tilladelse til, at Baunevangen og Hvidovreparken kan koble sig på en regnvandsledning med en diameter på 50 cm, som løber under engarealet. Det kræver dog, at regnvandet bliver separeret fra det sorte spildevand. Driftschefen har kontaktet en rådgiver, som vil forelægge et prisoverslag på, hvad det koster at udarbejde et projektmateriale for separeringen af regnvand fra spildevandet. Prisoverslaget vil blive forelagt afdelingsbestyrelserne. Hvidovre Forsyning oplyste, at kloaksystemet vil være fuldt udbygget i 2048, så det kan modstå de fremtidige nedbørsmængder. Problematikken vedrørende oversvømmelserne har 1. prioritet i afdeling Hvidovreparken og Baunevangen, hvilket er aftalt med afdelingsbestyrelserne. Praktikant Fra den 11. april 2011 til 26. juni 2011 har driftschefen haft en praktikant tilknyttet, som læser til bygningskonstruktør. Han har udarbejdet følgende: Ideprojekt for lejlighedssammenlægninger i Hvidovreparken, byggetilladelse for ventilationshuller i afdeling Baunevangen og Skårupvej, tegnings- og beskrivelsesmateriale på skure og terrasseoverdækninger i Baunevangen samt tilbudsindhentning på demontering af gasrotor og skorsten. Alle disse ydelser, som ikke er inkluderet i driftschefbetjeningen, har modtaget vedlagsfrit. Personale Kim Pedersen startede som driftsleder på Skårupvej den 1. juli Der blev i den forbindelse afholdt overdragelsesmøde den 23. juni 2011, hvor Peter Wolfram, Finn Dalhammer og Henrik Rune Jensen deltog. Referat er udsendt en uge efter mødet. Ydermere blev der holdt møde den 20. juli 2011, hvor Peter Wolfram, Kim Pedersen og Henrik Rune Jensen deltog. Referat er udsendt en uge efter mødet. 20/24

21 Kim Pedersen skal på en række kurser i efteråret Kurserne omhandler blandt andet KAB s administrationssystem KABAS. Driftschefen har ekstraordinært arrangeret sidemandsoplæring i KABAS med en erfaren driftsleder fra Utterslevhuse. Det har været en stor udfordring at sikre vidensoverdragelse og oplæring for den ny driftsleder, da afdelingsbestyrelsen ikke ønskede at se Finn Dalhammer og Gerd Wegner i afdelingen efter 1. juli Driftsmøde med afdelingsformænd Der er ikke afholdt driftsmøde med afdelingsformændene siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Fællesejet bolignetværk/antenneanlæg Der blev afholdt møde i IT-udvalget den 6. september 2011, hvor en repræsentant fra ComX deltog. Det blev oplyst, at ComX præsenterer nye pakkeløsninger den 5. oktober 2011, derfor afholdes det årlige it-møde i slutningen af oktober eller start november Det undersøges om bolignetværket fremover kan aftage TV-signaler fra en enkelt udbyder, i stedet for som i dag, hvor kanalerne aftages fra både ComX og Canal Digital. Det vil blive belyst, om Baunevangens Ældreboliger kan tilbydes internet og telefoni via ComX. Fælles storskraldshåndtering i Baunevangen og Hvidovreparken Der er blevet afholdt opstartsmøde i affaldsudvalget, som består af repræsentanter fra Hvidovreparken, Baunevangen og driften. Der kobles en rådgiver fra Miljø-koncept på projektet. Det er tiltænkt, at løsningsforslaget fremlægges på afdelingsmøderne i marts Hvidovreparken Vinduesudskiftningen Der blev den 5. august 2011 afholdt møde med rådgiver på projektet, KAB og driften. Mødets formål var, at aftale en strategi for, hvorledes vinduesproducenten og entreprenøren kan holdes ansvarlig for udbedring af manglende justering af vinduerne. Lejlighedssammenlægning Hvidovreparken Der er udarbejdet et prisoverslag på det fysiske arbejde vedrørende lejlighedssammenlægning i Hvidovreparken. Det anbefales, at der tilknyttes en projektleder fra KAB, med erfaring fra lejlighedssammenlægning, som kan udarbejde gennemarbejdede økonomiske beregninger. CTS-styring Der er afholdt møde med Fjernevarme Nord om, at CTS-styringen af varmecentralen skal overgå til dem. Tilbuddet fra Fjernvarme Nord var ikke attraktivt. Denne sag er nedprioriteret. 21/24

22 Tøjforretning i erhvervslokalerne Dametøjforretningen Mette P, flytter ind i erhvervslokalerne, som tidligere husede Matas. Driftschefen har gennem en længere periode være i tæt dialog med den ny lejer, da butikslokalet betragtes som attraktiv. Det forventes tillige at den nye forretning vil sikre afdelingen en stabil erhvervslejer fremover. Baunevangen Tilslutning af vandmålere til energimålere Der er 32 vandmålere til energimålerne. KAB-energi forventer, at arbejdet med at tilslutte og indlægge oplysningerne i KABAS er afsluttet i uge 36. Der har været behov for adskillige besøg fra målerfirmaet Minol. Opgaven var mere problematisk end forventet. Trækning af pulsledninger fra vandmålerne skulle bores gennem kældervæggene og lægges i kabelbakker. Alle udgifter i forbindelse med denne sag dækkes af KAB-energi. Råderet tilladelser Der er henover sommeren givet ca. 35 tilladelser til boligforbedringer i Baunevangen. Endvidere er der skrevet til ca. 13 beboere om forhold, der skal bringes i orden. Renoveringer hovedtrapper Det har vist sig, at omfanget af renoveringen af hovedtrapperne er større end forventet. Det skyldes til dels de to sidste hårde vintre. Til gengæld er renovering af hoveddørene blevet væsentlig billigere end først antaget. Derfor konverteres der kr. fra renovering af hoveddøre til renovering af hovedtrapper. Skårupvej Hvidovre Kommune har givet tilladelse til at etablere ventilationsudkastet i facaden, så problematikken omkring kondensdannelse i ventilationsaftræksrørene fra badeværelserne kan løses. Dræning af krybeklæderne Det har vist sig, at der er fugt i flere krybekældre i afdeling Skårupvej. Problemet skyldes til dels, at omfangsdrænet ligger for højt i forhold til niveauet i krybekældrene. Der arbejdes på at finde en løsningsmodel. Ny legeplads Der er etableret en ny legeplads på Skårupvej. 22/24

23 Ældreboligerne Der er i august 2011 etableret midlertidig udendørsbelysning i Baunevangens Ældreboliger. Der vil være midlertidig udendørsbelysning, indtil der findes en løsning på problematikken vedrørende kablingen i jorden. Hvidovreparkens Børneinstitution Ombygningen af Hvidovreparkens Børneinstitution påbegyndes den 7. september 2011 og varer frem til og med februar Driftschefen har været i dialog med Hvidovre Kommune vedrørende ombygningen. Det er ydermere blevet undersøgt, om afløbsinstallationerne kunne optimeres i forbindelse med ombygningen. Hvidovre Kommune har lovet, at tilkørselsforholdene til institutionen skal optimeres inden for en årrække. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Carsten Groth-Rasmussen orienterede om, at der er tre blokke i Baunevangen, der altid rammes af oversvømmelser i kældre, når det regner kraftigt. Afdelingsbestyrelsen har besluttet, at der skal findes løsninger på dette problem, måske i første omgang midlertidige foranstaltninger, men fremadrettet skal der findes en permanent løsning på dette problem. Annete Ploug Jensen fortalte, at der i flere omegnskommuner arbejdes på at separere kloakvand fra regnvand. Beboere, der individuelt har foretaget foranstaltninger til at føre regnvand væk fra kloakken får reduceret afledningsafgift. Udfordringen kan være, at man ikke senere kan tilslutte regnvand til kloakken igen. Mogens Bentzen gav udtryk for, at der ikke sikres tilstrækkelig vidensoverdragelse på ejendomskontoret. Der bør udarbejdes en beskrivelse af de opgaver, der skal udføres samt de beslutninger, der er truffet mellem afdelingsbestyrelsen og driftslederen. Således sikres det, at hidtidige aftaler overholdes også når der sker medarbejderskift. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 23/24

24 22. Kommende møder Kombineret organisationsbestyrelses- og repræsentantskabsmøde: Torsdag den 24. november 2011, kl i Hvidovreparkens selskabslokale at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 23. Eventuelt 24/24