Bestemmelser om Udbud og Tilbud (BUT)

Transkript

1 Udbud af vintervedligeholdelse i Ballerup Kommune Bestemmelser om Udbud og Tilbud (BUT) Begrænset udbud Ballerup Kommune Center for By, Erhverv og Miljø Sags id: G Dato: 5. april 2016 Udarbejdet Kontrol Godkendt CLAW LAG TMU Udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004.

2 Indhold 1. Indledning Ordregiver Opgaven Lovgrundlag og udbudsform Udbudsmaterialets indhold Elektronisk udbudsprocedure Generelt om overholdelse af EU-udbudsreglerne Forhandlingsforbuddet Overordnet beskrivelse af udbuddet Særligt for skole- og institutionsområdet Leverandør Kontraktlængde Sociale klausuler Yderligere information og spørgsmål Krav til tilbuddets indhold Tilbudsdokumenter Ad Tilbudsbrev: Ad Tilbudsliste og Bilag 03: Ordregivers mindstekrav Mindstekrav Forbehold Forhold vedrørende afgivelse af tilbud Form- og procedurekrav Alternative tilbud Tilbudsfrist Sprog: Honorar: Vedståelsesfrist Åbning af tilbud: Udbyders forbehold Tilbudsgiverens eventuelle underleverandører Evaluering af tilbud Tildelingskriterium Opgaveløsning og Miljøledelse (60 %) Pris (40 %) Aktindsigt og fortrolighed Meddelelse om resultat og stand-still periode Implementering og mødeopstart Kontraktindgåelse Kontraktstart Tidsplan...11 Side 2 af 11

3 Bestemmelser om udbud og tilbud 1. Indledning Nærværende dokument beskriver udbudsbetingelser for afgivelsen af tilbud på udbud af vintervedligeholdelse i Ballerup Kommune. Udbudsbetingelserne uddyber bekendtgørelse i EU-tidende nummer 2015/S Udbudsforretningen gennemføres som et begrænset udbud i overensstemmelse med EU s udbudsregler om offentlige myndigheders indkøb, jf. Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. På baggrund af nærværende udbudsbetingelser vil der blive indgået 1 aftale i form af en rammeaftale. 2. Ordregiver Ballerup Kommune Center for By, Erhverv og Miljø Holdanvej Ballerup Herefter benævnt Ordregiver. Ordregiver er ansvarlig for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, og delaftaler vil skulle indgås med ordregiver. 3. Opgaven Ordregiver udbyder hermed Ballerup Kommunes vintervedligeholdelsesopgaver vedrørende glatførebekæmpelse og snerydning i Ballerup Kommune. For nærmere beskrivelse af opgavens omfang henvises til SAB og instruktioner. 4. Lovgrundlag og udbudsform Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud efter prækvalifikation i henhold til Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 fra Økonomi- og Erhvervsministeriet om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbsaftaler, offentlige tjenesteydelsesaftaler og offentlige bygge- og anlægsaftaler. 5. Udbudsmaterialets indhold Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT)Kontrakt Bilag 01 Almindelige og Særlige Betingelser AB Service 2003 og SB Side 3 af 11

4 Bilag 02 Vilkår for vintertjeneste i Ballerup Kommune (SAB) Bilag 03 Instruks Lastbil, snerydning og glatførebekæmpelse Bilag 04 Instruks Traktor, glatførebekæmpelse Bilag 05 Instruks Traktor, snerydning Bilag 06 Instruks håndarbejde og småmateriel Bilag 07 Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG) Bilag 08 Tilbudsliste (TBL) Bilag 09 Vilkår vedr. sociale klausuler og arbejdsklausuler 6. Elektronisk udbudsprocedure Udbudsproceduren gennemføres elektronisk via 7. Generelt om overholdelse af EU-udbudsreglerne Ordregiver er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbudsforretningen. I den forbindelse ønsker Ordregiver i særdeleshed at henlede tilbudsgivernes opmærksom på: - at Ordregiver er berettiget og i visse tilfælde forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, bl.a. hvis det ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder forbehold for grundlæggende elementer, jf. punkt at Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, som modtages efter tilbudsfristens udløb, jf. punkt at det er tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra tilbudsgiver, påhviler udelukkende tilbudsgiver. 8. Forhandlingsforbuddet Tilbudsgiver og Ordregiver må ikke forhandle om de afgivne tilbud, jf. fælleserklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 71/305/EØF. Rådet og Kommissionen erklærer her:... at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Det er derfor nødvendigt, at tilbuddene behandler alle relevante forhold, herunder angiver samtlige priser på et så detaljeret niveau som overhovedet muligt, og at tilbuddene er præcise Side 4 af 11

5 i enhver henseende, således at der i princippet kan indgås en aftale uden forudgående drøftelser og forhandlinger. Af den grund er det yderst vigtigt, at de afgivne tilbud er fyldestgørende udformet, således at tilbuddene på alle punkter opfylder udbudsmaterialets krav til tilbuddenes indhold og udformning, og at tilbuddene indeholder alle de efterspurgte oplysninger. Tilbudsgiver opfordres til at udnytte muligheden for at stille spørgsmål, jf. punkt Overordnet beskrivelse af udbuddet Arbejdet omfatter vintervedligeholdelse på de arealer, hvor Ballerup Kommune har forpligtigelsen. Aftalen omfatter følgende hovedopgaver: Vintervedligeholdelse på offentlige veje, stier og pladser, herunder bl.a. trapper og fodgængerfelter Vintervedligeholdelse på skoler og andre ejendomme der er åben for færdsel alle ugens dage, herunder indgangspartier m.m. Vintervedligeholdelse på fortove, hvor Ballerup Kommune har grundejerforpligtigelse Arbejdsopgaverne er beskrevet i vedlagte Særlige Arbejdsbeskrivelser (SAB). Aftalen udbydes til opfyldelse af servicemål for Ballerup Kommunes vintervedligeholdelse. 10.Særligt for skole- og institutionsområdet For medarbejdere der varetager opgaver på skoler og institutioner gælder, at Tilbudsgiver til en hver tid skal kunne fremvise gyldig børneattest. For yderligere information, henvises til 11.Leverandør Der indgås kontrakt med 1 Leverandør for alle de i aftalen omfattede opgaver. 12.Kontraktlængde Arbejdet skal som minimum udføres i tidsrummet fra 1. oktober 2016 til 30. april 2020, herefter kan kontrakten opsiges af begge parter med 12 måneders varsel (Tidsubegrænset kontrakt). 13.Sociale klausuler Tilbudsgiver skal opfylde krav vedr. sociale klausuler. Undtaget fra ovenstående er punkt 4. og 6. vedrørende krav om uddannelse af elever og fleksjob. Vilkår for sociale klausuler fremgår af bilag 09 Vilkår vedr. sociale klausuler. Side 5 af 11

6 14.Yderligere information og spørgsmål Alle spørgsmål og øvrige henvendelser om udbuddet skal ske via Med henblik på at sikre, at tilbuddet udformes i overensstemmelse med de stillede krav, er det muligt at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål skal være modtaget senest den 7. juli Ovennævnte frist er angivet af praktiske årsager. Spørgsmål skal dog under alle omstændigheder være stillet i så god tid, at Ordregiver kan besvare dem senest 6 dage inden udløbet af den fastsatte tilbudsfrist. Såfremt nogle af de stillede spørgsmål giver anledning til en tydeliggørelse, justering eller supplering af udbudsmaterialet, vil tilbudsgiverne modtage orientering herom med besvarelsen af de stillede spørgsmål. Ordregiver vil løbende og senest 6 dage inden tilbudsfristen udsende spørgsmål og svar i anonymiseret form og evt. supplerende materiale til tilbudsgiverne. Ordregiver vil bestræbe sig på at besvare indkomne spørgsmål løbende og inden for 5 arbejdsdage. Spørgsmål vil gøres tilgængelig på 15.Krav til tilbuddets indhold Generelt opfordres Tilbudsgiver til straks at sikre sig, at man har fuld adgang udbudsmaterialet. Kontrakten inkl. bilag fastlægger parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med levering af det udbudte. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige korrektioner til udbudsmaterialet, såfremt Ordregiver bliver opmærksom på fejl eller undladelser. Tilbudsgiver opfordres til løbende at holde sig opdateret på Tilbudsdokumenter Følgende dokumenter SKAL være indeholdt i tilbuddet. Udfyldt tilbudsliste 15.2 Ad Tilbudsbrev: Der skal i tilbuddet indgå oplysninger om Tilbudsgivers identitet, hvem, der kan kontaktes om tilbuddet samt kontaktoplysninger ( og telefonnummer) for den/de pågældende Ad Tilbudsliste : Tilbudslisten (beskrivelse). Der gøres opmærksom på, at tilbudsgiverens brug af Excel-udgaven er på tilbudsgiverens ansvar i enhver henseende. Side 6 af 11

7 16.Ordregivers mindstekrav Et mindstekrav er et ufravigeligt krav og et krav, der ubetinget skal opfyldes og overholdes, idet der således ikke kan tages forbehold over for krav, der er gjort til mindstekrav Mindstekrav Tilbudsgiver skal respektere følgende mindstekrav, for at tilbud er konditionsmæssigt: Kontrakten Bilagenes brødtekst Alle mindstekrav skal overholdes, for at tilbud er konditionsmæssigt, og Tilbudsgiveren kan ikke tage forbehold over for disse. Såfremt mindstekravene ikke er opfyldt, anses tilbuddet for ukonditionsmæssigt, og tilbuddet vil ikke blive taget i betragtning Forbehold Tilbudsgiver er ikke berettiget til at tage forbehold for kontrakten eller bilagenes brødtekst. Kontrakten og bilag skal således alene udfyldes i henhold til vejledningen ovenfor og vejledningerne i selve bilagene. Såfremt sådanne forbehold ikke kan anses som forbehold for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser eller krav herunder minimumskrav, er ordregiver berettiget og forpligtiget til at kassere tilbuddet som ikke-konditionsmæssig. Såfremt sådanne forbehold ikke kan anses som forbehold for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser eller krav, vil ordregiver være berettiget, men ikke forpligtiget, til at inddrage disse forbehold i bedømmelsen af tilbuddet. Er ordregiver ikke i stand til at vurdere betydningen af sådanne forbehold på en sikker og saglig vis, er ordregiver berettiget og forpligtiget til at kassere tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. Det bemærkes at væsentlige forbehold f.eks. ved at vedlægge standard salgs- og leveringsbetingelser eller lignende kan blive anset som forbehold. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold, jf. ovenfor, indebærer risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. 17.Forhold vedrørende afgivelse af tilbud 17.1 Form- og procedurekrav Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af nærværende udbudsbetingelser. Ved udarbejdelse af tilbuddet skal tilbudsgiver nøje iagttage de form- og procedurekrav, der fremgår under nærværende punkt Alternative tilbud I overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen punkt II.1.9) anførte accepterer Ordregiver ikke alternative bud Tilbudsfrist Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest: Side 7 af 11

8 Den 12. august 2016 kl Tilbud, der uploades efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning Sprog: Tilbud skal i dets helhed affattes på dansk. Produktbeskrivelser og øvrige bilag af generel karakter kan dog tillige vedhæftes på engelsk, norsk eller svensk Honorar: Tilbudsgiverne modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning, herunder honorar for udarbejdelse af tilbud. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og eventuel efterfølgende kontrahering er Ordregiver uvedkommende. 18.Vedståelsesfrist. Tilbud skal være bindende i 60 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiveren er bundet af sit tilbud indtil Ordregiver har indgået aftale, dog mindst indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at tilbudsgivere allerede pr. dette tidspunkt er frigjort fra deres tilbud Åbning af tilbud: Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller få oplysninger om konkurrenternes tilbud. 19.Udbyders forbehold Ordregiver tager forbehold for kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til området, og kommunen tager forbehold for lovgivningsmæssige og administrative beslutninger, som vedrører vintervedligeholdelse. Ordregiver tager endvidere forbehold for ændringer i det årlige forbrug i såvel opadgående som nedadgående retning. Tilbudsgiver skal tåle den variation i opgavemængden, som er en naturlig følge af opgavens karakter. Digitaliseringen af mængder i TBL er baseret på det gældende kortgrundlag der på det gældende tidspunkt var seneste luftfoto. Derudover må Ordregiver tage forbehold for fejl i mængder på +/- 5 %. Konstaterede fejl, også under/over 5% rettes hurtigst muligt i både kortmateriale og kontrakten. 1. Tilbudsgiverens eventuelle underleverandører Det skal oplyses i tilbuddet, såfremt Tilbudsgiveren vil anvende underleverandører til løsning af den udbudte opgave. I bekræftende fald skal underleverandøren identificeres, og oplyses hvilke dele af kontrakten tilbudsgiver ønsker at lade udføre ved hvilke underleverandører. Tilbudsgiveren skal ved anvendelse af underleverandører oplyse underleverandørens nøgletal. Side 8 af 11

9 20.Evaluering af tilbud 20.1 Tildelingskriterium Ordregiver foretager en tilbudsevaluering på grundlag af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige vurderet på grundlag af følgende underkriterier: Organisation 10 % Materiel 40 % Pris 50 % Indholdet af underkriterierne er uddybende beskrevet under punkterne 20.2, 20.3 og 20.4, der indeholder en angivelse af, hvad der vægtes positivt ved Tilbudsgivers besvarelse af det enkelte bilag. Der vil blive indgået kontrakt med den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud Organisation (10 %) Ved vurderingen af tilbud i forbindelse med underkriteriet "Organisation" vil der blive lagt vægt på følgende: Tilbudsgivers beskrivelse af den organisation der skal udføre og understøtte udførelsen af vintervedligeholdelse i Ballerup Kommune Materiel (40 %) Ved vurderingen af tilbud i forbindelse med underkriteriet "Materiel" vil der blive lagt vægt på følgende: Tilbudsgivers materiel, herunder dets egnethed til opgaverne Beskrivelse af materiellets tilstand Tilbudsgivers evne til kontinuerlig opfyldelse af kontraktens opgaver i tilfælde af eventuel underleverandørs konkurs 20.4 Pris (50 %) Ved vurdering af tilbud i forhold til underkriteriet pris sker på grundlag af Tilbudsgivers besvarelse af tilbudslisten. Vurderingen gennemføres med baggrund i "samlet tilbudssum ekskl. Moms" fra tilbudslistens samleside. Den tilbudsgiver, hvis vægtede samlede pris er lavest, opnår den bedste evaluering i tilknytning til dette underkriterium. Side 9 af 11

10 21.Aktindsigt og fortrolighed Nærværende udbudsmateriale og eventuelt supplerende materiale skal behandles fortroligt. Tilbudsgiveren skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgiverens kendskab i forbindelse med tilbudsgivning. Ordregiver er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Ordregiver meddeler ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den som oplysningen vedrører adgang til at udtale sig herom. Beslutning om helt eller delvist at imødekomme en anmodning om aktindsigt påhviler dog i sidste ende Ordregiver. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagt, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre offentlige myndigheder. Kommunen kan sikre, at eventuelle eksterne rådgivere og andre eksterne, der måtte udføre opgaver for Ordregiver under udbuddet, overfor kommunen påtager sig at behandle oplysninger fortroligt. Tilbudsgiveren skal sikre, at eventuelle underleverandører ligeledes påtager sig at behandle oplysninger fortroligt. 22.Meddelelse om resultat og stand-still periode Når Ordregiver har identificeret det tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige i henhold til de fastsatte underkriterier, sendes der hurtigst muligt en fyldestgørende begrundelse for valget til alle tilbudsgivere, jf. lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. (lov nr. 425 af 12. maj 2010 med senere ændringer). Resultatet vil offentliggøres via I henhold til lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. underskriver Ordregiver først kontrakten med den valgte leverandør efter udløbet af standstill-perioden, der er 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiver giver meddelelse til tilbudsgiverne om den trufne tildelingsbeslutning via Mercell. 23.Implementering og mødeopstart Den vindende tilbudsgiver skal påregne at indgå i et planlægnings- og implementeringsarbejde i tiden op til, henholdsvis kontraktunderskrift og startdatoen. Heri indgår blandt andet udpegning af medlemmer til styregruppe og samarbejdsgruppe. Tilbudsgiver får ikke særskilt vederlag for dette planlægnings- og implementeringsarbejde. 24.Kontraktindgåelse Ordregiver og Tilbudsgiver forudsættes at indgå skriftlig kontrakt om opgaven primo september Side 10 af 11

11 25.Kontraktstart Kontraktstart er den 1. oktober Tidsplan Aktivitet Dato Offentliggørelse Onsdag, 1. juni 2016 Frist for indsendelse af spørgsmål Torsdag, 7. juli 2016 Tilbudsfrist Onsdag, 10. august 2016 Orientering om det vindende tilbud Fredag, 19. august 2016 Stand-still periodens udløb Mandag, 29. august 2016 Kontraktunderskrivelse onsdag, 31. august 2016 kl Planlægnings- og implementeringsmøder i forbindelse med kontraktstart aftales i forbindelse med kontraktindgåelsen. Side 11 af 11