Handlingsplan til implementering af RejsUd

Transkript

1 Handlingsplan til implementering af RejsUd Januar 2010

2 I forbindelse med implementeringen af rejseafregningssystemet skal institutionen udføre visse opgaver for at være klar til at modtage systemet. De forskellige opgaver vil blive forklaret igennem denne handlingsplan. RejsUds udrulningsforløb 1. Institutionsplanlægning a. Kontakt til institutionen (oplysning om særlige forhold) b. Formidling af udrulningsplan (handlingsplan, drejebog mm.) I denne fase tager Økonomistyrelsen kontakt til institutionen og formidler information om, hvordan overgangen til det nye rejseafregningssystem kommer til at foregå. Institutionen modtager tillige diverse skriftlige informationer blandt andet i form af handlingsplanen, drejebogen for institutioners implementering samt Best Practice i rejseafregning. 2. Opstartsmøde/Præsentation af Best Practice a. Påbegynd minianalyse b. Præsentation af systemet c. Præsentation af implementeringsdrejebog og tillæg d. Gennemgang af Best Practice e. Uddannelsesplan/test planlægges f. Aflevering af fuldmagt til overdragelse af transaktionsdata g. Præsentation af en tidsplan for den videre implementering I denne fase kommer Økonomistyrelsen fysisk på besøg hos institutionen med henblik på, at lave en gennemgang af Best Practice og præsentere systemet samt de omdelte informationsskemaer (tillæg til implementeringsdrejebog, fuldmagter til kreditkort) med mere. Ved opstartsmødet er det endvidere hensigten at diskutere Best Practice samt mulige udfordringer i forhold til systemopsætningen. Det er hensigten at dette møde skal munde ud i en færdig plan for, hvordan implementeringen af rejseafregningssystemet skal foregå samt at institutionen kan udfylde tillægget til implementeringsdrejebogen. Efter opstartsmødet skal institutionen udfylde tillægget til implementeringsdrejebogen og returnere dette til rejseafregning@oes.dk senest 1 uge efter opstartsmødet 3. Teknisk implementering a. Systemopsætning (er færdig ca.1 uge efter det udfyldte tillæg er modtaget) b. Integrationsopsætning c. Konfiguration d. Uddannelse af superbrugere/administratorer e. Test af systemets funktioner i institutionen Denne fase dækker over den tekniske opsætning af rejseafregningssystemet, hvor institutionens database bliver oprettet i systemet, integrationen til tilstødende systemer (fx Navision og ØS-LDV) opsættes og den endelige konfiguration af testmiljøet. På institutionsniveau bliver de udvalgte superbrugere og administratorer uddannet i brug af rejseafregningssystemet. 4. Tilslutningsprøve

3 a. Test af at integrationer fungerer samt gennemkørsel af gemte, ikke-afregnede rejseafregninger. Tilslutningsprøven ligger umiddelbart før systemet går i drift, og har til formål at verificere rejseafregningssystemets funktionalitet. 5. Prøveperiode a. 2 uger Efter systemet er sat i drift følger en prøveperiode, hvor institutionen bruger rejseafregningssystemet i praksis og efterprøver den aftalte institutionsopsætning. Eventuelle anmærkninger til systemets funktionalitet noteres, men kun kritiske problemer løses under prøveperioden. 6. Evaluering (proces/opfølgning) Efter prøveperioden gennemføres en evaluering af systemet, hvor eventuelle problemstillinger identificeres og forsøges løst i et samspil mellem institutionen og økonomistyrelsen. Ovenstående forløb er designet til at guide institutionen gennem implementeringen af det nye fællesstatslige rejseafregningssystem. Til at supplere udrulningsforløbet er der udarbejdet diverse dokumenter og vejledninger: Fasebeskrivelse og huskeliste for implementering af rejseafregningssystemet Best Practice i statslig rejseafregning Drejebog for institutioners implementering Tilsammen udgør dokumenterne en fyldestgørende skabelon for implementeringen af rejseafregningssystemet. Opsætning og implementering af rejseafregningssystemet Uddannelse af superbrugere og administratorer Uddannelsen i at bruge rejseafregningssystemet er lavet som en vandfaldsmodel. Dette betyder at leverandøren af rejseafregningssystemet uddanner superbrugere og administratorer, og det er derefter op til disse at håndtere den interne uddannelse samt 1. line support i institutionen. Der medfølger dog en brugervejledning til systemet, som generelt set skal dække uddannelsesbehovet på brugerniveau. Det er institutionens ansvar, at udpege de personer der skal uddannes som superbrugere og administratorer, samt at videregive kontaktoplysninger på disse personer til Økonomistyrelsen. Uddannelsen af de 2 første superbrugere samt 2 første administratorer er gratis. Derefter skal institutionen selv betale for uddannelsen. Superbruger og administrator kan være samme person, men skal ikke nødvendigvis være det. Afkobling af firewall på fjernskrivebordet

4 Adgangen til administratormodulet i rejseafregningssystemet fungerer via fjernskrivebordet (remote desctop). Der vil i mange tilfælde ikke være åbent for udgående trafik undtagen på specifikke porte, protokoller og adresser. Der er derfor ikke adgang til fjernskrivebordet, inden den lokale ITafdeling har åbnet for den specifikke IP-adresse tilhørende rejseafregningssystemets administratormodul. Det er institutionens ansvar at adgangen fra institutionens computere til administratormodulet er åbnet. En vejledning hertil findes i drejebogen for institutioners implementering. Afgivelse af fuldmagt Økonomistyrelsens leverandør af rejseafregningssystemet, Basware A/S, har brug for at modtage alle institutionens oplysninger vedrørende forbrug på kreditkort, herunder firmakort og rejsekort. I den sammenhæng skal institutionen udfylde og returnere en fuldmagt vedrørende videregivning af transaktionsoplysninger til tredjepart. Der er af henholdsvis SEB Bank og Danske Bank oprettet en fuldmagtsskabelon, hvilken institutionen vil få overdraget fra Økonomistyrelsen som en del af implementeringsfasen af rejseafregningssystemet. Det er institutionens ansvar at udfylde den relevante skabelon og returnere den til økonomistyrelsen. Kreditkort og rejsekonto Den 31. marts 2009 udløber SKI-aftalen og efter den dato vil alle institutioner skulle overgå til Danske Banks MasterCard. Har man ikke Danske Bank Mastercard i dag vil man med fordel kunne overgå til Danske Bank aftalen, når man får rejseafregningssystemet i institutionen. I forhold til rejseafregning vil særligt kreditkort og rejsekonto være relevante. En rejsekonto er en konto, som institutionen har hos rejsebureauet (CWT) og som gør det muligt elektronisk at overføre transaktioner på fx flybilletter til den rejsendes profil i rejseafregningssystemet. Samme funktionalitet er mulig for kreditkort. På denne hjemmeside ( vil man kunne finde alle de relevante oplysninger i forhold til bestilling af kort/rejsekonto osv.. Mellemregningskonti til udligning i Navision For at sikre et optimalt flow og en rigtig opsætning allerede fra starten af implementeringen skal institutionen sikre sig, at der i kontoplanen er 2 konti, som kan bruges som mellemregningskonto for henholdsvis fakturaer fra kreditkort og rejsekonto. Har institutionen ikke allerede to konti, som er oprettet til formålet kan man bruge 9511XX alt efter hvordan den frispecifikation er tilrettelagt i institutionen. HUSK AT GEMME NOGLE REJSEAFREGNINGER!! Det er vigtigt at institutionen husker at holde nogle rejseafregninger tilbage til når systemet skal sættes i drift, så man på selve idriftssættelsesdagen kan sende rejseafregninger igennem til Navision. Afslutning af nuværende rejseafregningssystem Det er institutionens ansvar at det tidligere rejseafregningssystem er afsluttet 2 arbejdsdage før Navision Stat 5.1 implementeres. Da rejseafregningssystemet fungerer som en browserløsning vil institutionen have mulighed for at tilgå dette umiddelbart efter at have opstartet Navision 5.1. Det er dog vigtigt, at institutionen sørger for at afslutte så mange rejseafregninger som muligt inden afslutningen af det gamle system, med henblik på at undgå travlhed og unødvendige vanskeligheder ved opstarten af det nye rejseafregningssystem.

5 I henhold til regnskabsbekendtgørelsen er det angivet at institutionen skal kunne dokumentere rejseafregningen for de seneste fem år. Bogføringsinformationer vil som udgangspunkt være tilgængelige i Navision Stat, men det er institutionens ansvar at dokumentation i form af bilag samt transaktions- og kontrolspor er tilgængelige for hele perioden. Derfor bør institutionen sikre sig at man har adgang til rejseafregningsdata 5 år tilbage. Forberedelse til opstartsmødet Institutionen bør inden opstartsmødet med projektgruppen for rejseafregning have gennemlæst det tilsendte informationsmateriale omkring implementeringen af rejseafregningssystemet (Best practice, handlingsplan, implementeringsdrejebogen og tillægget til implementeringsdrejebogen). Derudover skal institutionen til opstartsmødet have udfyldt de rette fuldmagter, således at Basware har fuldmagt til at få kreditkortinformationer ind i systemet. På baggrund af det læste materiale bør institutionen endvidere have overvejet, om der er specielle omstændigheder der gør sig gældende i deres situation. Det vil på den måde være muligt på mødet, og i den efterfølgende implementerings- og driftsfase, at tage højde for eventuelle institutionelle afvigelser, og derved undgå problemer i forbindelse med institutionens brug af det nye rejseafregningssystem. Kontakt til projektgruppen Projektgruppen i Økonomistyrelsen består af: Ida Wollenberg Juul, (iwj@oes.dk) Niels-Christian Aaen Hegelund, (nch@oes.dk) Allan Harder Carlsen, (ahc@oes.dk) Ken Lehmann Andersen, (kla@oes.dk) Hvis der er yderligere spørgsmål til implementeringen af rejseafregningssystemet, bedes institutionen kontakte en af de ovennævnte. Oplysningsskemaer, samt andre oplysninger som institutionen er blevet bedt om at indsende, sendes til rejseafregning@oes.dk. Vi gør opmærksom på, at disse informationer er personhenførbare og skal derfor sendes via en krypteret forbindelse. Afsendelse af krypteret e-post sker ved at institutionen får koblet et OCES-certifikat (fra DanID) til sin mail boks. Derfra sender man en signeret mail til rejseafregning@oes.dk, som returnerer mailen med vores signatur. Når institutionen har modtaget svaret fra Økonomistyrelsens mail med en signatur kan man sende krypteret post mellem de to mailbokse. Med venlig hilsen Projektgruppen