2. maj 2012 Tilsyn med sociale tilbud i Svendborg Kommune - døgntilbud

Transkript

1 Svendborg Kommune Børn og Unge Ramsherred Svendborg Tlf bu@svendborg.dk 2. maj 2012 Tilsyn med sociale tilbud i Svendborg Kommune - døgntilbud 1. Baggrund Nedenstående notat er udarbejdet i fællesskab mellem Afdelingen for Specialinstitutioner i direktørområdet Børn og Unge, og Socialafdelingen i direktørområdet Social og Sundhed. Den konkrete faglige tilsynsforpligtelse vedrørende borgeren, der modtager det sociale tilbud, påhviler handlekommunen. Dette notat omhandler ikke denne form for tilsyn, men om tilsyn med institutioner/botilbud, Svendborg Kommune driver (jf. Servicelovens 148a og 151). Acadresagsnr 07/3264 Afdelingen for Specialinstitutioner Ref. KULASG Dir. Tlf Anja.sondergaard@ svendborg.dk Notatet omfatter ikke kommunens tilsynspligt vedrørende private tilbud til børn, unge og voksne (godkendelse og tilsyn med private opholdssteder mv. for børn og unge SEL 143 og godkendelse og tilsyn med private botilbud for voksne SEL 144). Disse tilsyn foretages af en mellemkommunal enhed i Faaborg-Midtfyn Kommune. For nuværende omfattes følgende tilbud af proceduren: Stendyssehaven, Hjortøhus, Vestereng, Svendborghusene, Søndergade i Gudme, samt Det alternative plejehjem Stenhøjen 2. Lovgivning Servicelovens 148 og 151, samt Lov om retssikkerhed og administration på det sociale område fastlægger i 16, at kommunalbestyrelsen har pligt til at føre tilsyn med, hvorledes de kommunale opgaver løses. Bestemmelsen henviser til 15, hvorefter kommunalbestyrelsen har ansvaret for og beslutter, hvordan kommunen skal planlægge og udføre sin virksomhed på det sociale og sundhedsmæssige område efter den sociale lovgivning. Det er op til kommunalbestyrelsen at bestemme, hvordan tilsynet konkret skal planlægges og udføres. Åbningstider Mandag-onsdag Torsdag Fredag

2 Det fremgår endvidere, at formålet med at føre tilsyn er, at: Påse om borgerne får den hjælp, de har ret til efter loven og de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet Hjælpen er tilrettelagt og bliver udført på en faglig og økonomisk ansvarlig måde Forebygge ved at gribe korrigerende ind før mindre problemer udvikler sig til alvorlige problemer. For børne- og ungeområdets vedkommende fremgår det af Socialministeriets vejledning om servicelovens regler om særlig støtte til børn og unge, at tilsynet med døgninstitutioner for børn og unge fortrinsvis af generel karakter og omfatter alle forhold, der har betydning for børn og unges livsbetingelser i lokalområdet. På voksenområdet fremgår det af Socialministeriets vejledning om servicelovens regler, at der er kommunalbestyrelsen, der skal etablere et kontrolsystem og føre tilsyn med, at der gives den fornødne hjælp, og at opgaverne udføres i overensstemmelse med den kvalitet og de målsætninger, som kommunalbestyrelsen har fastlagt. Kernen i tilsynsforpligtelsen er, at myndighederne har pligt til at holde sig informeret om indhold og fremgangsmåde i tilbuddene og forholde sig til denne information i forhold til opgaver, formål og gældende lov. 3. Overordnede principper for tilsyn i Børn & Unge og Social & Sundhed I det daglige varetages tilsynet med de sociale tilbud i Svendborg Kommune af de respektive driftsafdelinger. Tilsynet skal i videst muligt omfang indgå som en integreret del af den løbende kontakt med institutionerne/botilbudene med udgangspunkt i eksisterende generelle og specifikke informationssystemer med formaliserede dialogbaserede tilsynsbesøg og opfølgningsprocedurer. Som udgangspunkt er det forstanders/leders ansvar, at forholdene på institutionen/botilbudet og kvaliteten i ydelserne er i overensstemmelse med gældende regler og retningslinier, og at brugerne får den hjælp, de har ret til efter loven og de beslutninger, som kommunalbestyrelsen har truffet. Samtlige medarbejdere har en informationspligt overfor deres ledelse, såfremt man bliver opmærksom på problematiske eller uforsvarlige forhold vedrørende tilbuddenes drift og opgaveløsning. De respektive driftsafdelinger fastlægger, hvilke medarbejdere, der har ansvaret for at foretage tilsyn. Der er tre overordnede principper, som tilsynsfunktionen baseres på: Side 2 af 9

3 Kontrolaspektet består i at påse, at institutionerne/botilbudene overholder gældende lovgivning, og at tilbuddets ydelser med hensyn til målgruppe, indsats, ledelse og økonomi er i overensstemmelse med det grundlag, kommunalbestyrelsen har vedtaget. Kvalitetssikringsaspektet består i at sikre gode faglige standarder i tilbuddets ydelser og opgaveløsning. Dette gøres blandt andet på baggrund af servicedeklarationer, og kvalitetsstandarder, de steder, hvor disse er opstillet. Målet er at sikre, at der fastholdes en basiskvalitet. Udviklingsaspektet består i, gennem løbende dialog, at bidrage til en løbende udvikling af tilbuddets rammer og ydelser i talt med brugernes behov, herunder sikre metode-, personale- og organisationsudvikling. Tilsynet skal udføres systematisk, hvilket skal sikre en grundlæggende ensartet proces i forbindelse med tilsynet. Forskelle skal således kunne begrundes sagligt. Resultaterne af tilsynet dokumenteres skriftligt. 4. Hvad omfattes af tilsynet? Tilsynet omfatter såvel de driftsmæssige forhold, som det pædagogiske arbejde. Der foregår løbende andre former for tilsyn med tilbuddene, såsom embedslægetilsyn, brandtilsyn arbejdsmiljøtilsyn og miljø- og levnedsmiddeltilsyn. Disse tilsyn berøres ikke i de formelle tilsyn med mindre de har givet anledning til ekstraordinære bemærkninger. Tilsynet skal i driftsmæssige forhold sikre indsigt med: Fysiske rammer, herunder bygningsstandard og overholdelse af myndighedskrav Økonomi, herunder om institutionens/botilbudets forbrug er i overensstemmelse med budget og afpasses efter de foreliggende opgaver. Det økonomiske tilsyn omfatter endvidere tilbuddets evt. administration af klientmidler, og om tilbuddet opfylder kravene i Svendborg Kommunes kasse/regnskabsregulativ. (Det kan diskuteres om der er behov for dette pga. andre foranstaltninger i det daglige samarbejde). Belægning, herunder om tilbuddet modtager det antal brugere, som det har plads til, og om brugerne svarer til målgruppe og profil. Tilbudsportalen, herunder om tilbudet har registeret sig på Tilbudsportalen og oplysningerne holdes ajour. Ligeledes om der er solgt andre ydelser det seneste år, end de der registeret på Tilbudsportalen. Personalesituation, herunder personalesammensætning, personaleudskiftning-/flow, rekruttering, sygefravær og vikarforbrug. Hvorledes introduceres de nye medarbejdere? Sikres instruktion om Side 3 af 9

4 tavshedspligt og magtanvendelsesprocedurer? Hvorledes arbejder institutionen/botilbudet med kompetenceudvikling? Arbejdsmiljø, herunder bl.a. medarbejderindflydelses- og sikkerhedsarbejdet, kommunikation og samarbejde mellem ledelse, medarbejdere og brugere, konfliktniveau og indsatser til forebyggelse heraf. Hygiejne, kost mm., herunder standarder på disse områder, undersøgelse af om brugerne får de sundhedsydelser, de har krav på (forebyggende børneundersøgelser, vaccinationer og tandpleje). Maskiner mm., herunder forstanderens ansvar for at gældende regler overholdes. Tilsynet skal påse, at de fornødne tilladelser og godkendelser fra andre myndigheder foreligger. Eksternt samarbejde, herunder samarbejdet med handlekommune og andre relevante myndigheder, som f.eks. sagsbehandler, skoler, fritidstilbud, lokalsamfundet, naboer og andre interessenter. Tilsynet skal i forhold til det pædagogiske arbejde sikre indsigt med: Pædagogisk koncept og metode, herunder den pædagogiske praksis på institutionen/botilbudet, hvilke pædagogiske metoder anvendes, hvorledes er standarden i kerne- og specialydelser, samt hvorledes arbejdes der med at sikre og udvikle kvaliteten. Handleplaner/generelle behandlingsplaner, herunder opfølgning på disse, samt resultatopfølgning. Visitation og indskrivning, herunder visitationsgrundlaget, samt hvorvidt institutionens/botilbudets ydelsesprofil matcher brugernes behov, indskrivningspraksis og procedurer, akutindskrivninger og planlagte indskrivninger, Pædagogikkens omsættelighed, herunder hvorledes ledelse og personale er i stand til at omsætte pædagogikken i forhold brugerne. Dette punkt kobles med det personlige og faglige tilsyn, der føres med anbragte borgere. Ligeledes vil dette punkt være væsentligt i forbindelse med det uanmeldte årlige tilsynsbesøg. Brugerindflydelse mm., herunder hvorledes der arbejdes med bruger- og pårørendeindflydelse. Er der f.eks. formaliserede samarbejdsorganer? Hvorledes inddrages forældrene, herunder fokus på forældresamarbejde og samvær/kontakt med forældre, samt hvordan/hvor meget forældrene inddrages i omsorgen og daglige beslutninger vedr. deres barn. Udviklingsaktiviteter eller projekter, herunder om institutionen/botilbudet er i stand til at sikre og udvikle kvaliteten af det pædagogiske arbejde. Kan institutionen/botilbudet udvikle sig i forhold til ændringer i udbud og efterspørgsel? Side 4 af 9

5 Magtanvendelser og evt. klagesager, herunder om antallet af magtanvendelser og klagesager står i rimeligt forhold til den opgaver, der løses, og har institutionen/botilbudet en rimelig tilgang til at minimere behovet for anvendelse af magt. 5. Tilsynsprocedurer og værktøjer Der er ikke i lovgivningen fastsat særlige krav til procedurer og form for tilsynet, men det fremgår af vejledningen, at tilsynet skal være aktivt og opsøgende, og at tilsynsvirksomheden skal prioriteres og planlægges med særlig opmærksomhed på de svage grupper. Opfyldelsen af tilsynsforpligtelsen baseres på en procedure, der fastsættes af de respektive driftsafdelinger. Formålet med disse procedurer er, at kunne dokumentere, at forholdene på de kommunale dag- og døgntilbud for såvel børn som voksne er tilfredsstillende. Hvis dette ikke er tilfældet, skal tilsynet sikre, at der gribes ind hurtigst muligt. Et væsentligt aspekt er derfor, at procedurerne skal medvirke til at kommunen er opsøgende overfor evt. problemer. Det årlige formelle og anmeldte tilsynsbesøg gennemføres af en medarbejder fra det andet direktørområde (dvs. på institutioner/botilbud under Børn & Unge vil medarbejderen være fra Social & Sundhed), samt en ekstern konsulent. Medarbejderen og konsulenten har ikke dagligt samarbejde med institutionen/botilbudet. Der udarbejdes en samlet årlig plan for tilsynsbesøg på institutioner/botilbudet under henholdsvis Afdelingen for Specialinstitutioner og Socialafdelingen. Planlagt tilsynsbesøg Et centralt element i tilsynet er aflæggelse af tilsynsbesøg på institutionen/botilbudet. Et tilsynsbesøg vil som udgangspunkt blive gennemført som et planlagt besøg. Der skal som minimum aflægges et tilsynsbesøg om året på hver institution, dag- eller døgntilbud. Tilsynsbesøget skal omfatte både de driftsmæssige forhold og det pædagogiske arbejde. Derudover vil der ca. en gang årligt (efter skønnet behov) blive afholdt et uanmeldt tilsynsbesøg på hver institution/botilbud. Det formelle tilsyn skal være defineret som et tilsynsbesøg, og personale, der udfører tilsynsbesøget, samt det sociale tilbud, der modtager tilsynsbesøget, skal være opmærksom på tilsynsrollen. I forbindelse med tilsynsbesøg på tilbudene udarbejdes en tilsynsrapport, der indeholder de informationer, der er tilvejebragt, samt driftsafdelingens vurderinger på grundlag af besøget. Udkast til tilsynsrapporten fremsendes til gennemlæsning ved institutionen/botilbudet. Herefter sendes rapporten til formel høring ved institutionen/botilbudet, bruger- og/eller pårørenderåd, ældreråd og handicapråd. Side 5 af 9

6 I de tilfælde hvor der afdækkes kritisable forhold samarbejder institutionen/botilbudet og driftsafdelingen om at udarbejde en plan for, hvorledes der rettes op på de kritisable forhold. I tilsynsarbejdet inddrages: Magtanvendelsesindberetninger, samt opfølgning på disse. Informationsværktøjer fra henholdsvis økonomisystemet, løn- og personaleregistrering, samt brugerregistreringssystemer. Tilbudsportalen Rapporter fra samarbejds- og sikkerhedsudvalg Servicetjek Kontakt med henvisende kommuner/myndighedsafdelingen Leder- og temamøder Oplysninger fra brugerne og/eller pårørende til brugerne Møder med brugerorganisationer og samråd 6. Organisering af tilsynsbesøget Som optakt til det anmeldte tilsynsbesøg afholdes der et planlægningsmøde mellem de personer, der skal udføre tilsynsbesøget, med det formål, at skabe overblik over institutionen/botilbudets samlede situation, og at afklare hvilke informationer, der skal indhentes inden tilsynsbesøget. Overblikket skabes på baggrund af de faktuelle oplysninger, der er tilgængelige. Det kan blandt andet være i servicebeskrivelser og kvalitetsstandarder. Det drejer sig om: Økonomiske forhold Personalemæssige forhold Magtanvendelsesskemaer Arbejdsskadeanmeldelser Rapporter fra Arbejdstilsynet eller BST Klagesager Specialprojekter Sager forelagt det respektive fagudvalg Referater fra SU/LMU Vedligeholdelsesplaner En medarbejder og en ekstern konsulent gennemfører tilsynsbesøget, der normalt er af en dags varighed. Hvis der er behov for besigtigelse af flere geografisk adskilte afdelinger, kan tilsynsbesøget strække sig over to dage. I vurderingen af om der er behov for at besigtige flere afdelinger, indgår i hvilket omfang, der har været besøg på afdelingerne i forbindelse med daglige opgaver som driftsansvarlig for institutionen/botilbudet. Løn- og personalesagsbehandleren kan ad hoc indkaldes til at deltage i det møde, der holdes med ledelsen i forbindelse med tilsynsbesøget. Som oftest indsamles information via mail. Side 6 af 9

7 Det er de tilsynsførende, der har initiativforpligtelsen og ansvaret for at tiderne overholdes og at elementerne i den samlede tilsynsproces gennemføres. Tidsplan for forløb: Aktivitet Deltager/udfører Tidsforløb (uger) Akkumuleret (uger) 1. møde To tilsynsførende lop Brev til forstander To tilsynsførende 0 0 Svar på breve Forstander 2 2 Vurdering af materiale To tilsynsførende møde vurdering 1 To tilsynsførende Tilsynsbesøg To tilsynsførende Rapport udarbejdes To tilsynsførende møde vurdering 2 To tilsynsførende Rapportudkast til To tilsynsførende 0 6 høring Høringsfase Forstander 2 8 Sag på fagudvalgsmøde To tilsynsførende 3 11 Tilsynsbesøget tager udgangspunkt i et standardprogram, der er enslydende for alle institutioner/botilbud under Afdelingen for Specialinstitutioner og Socialafdelingen. Formålet med programmet er at indhente oplysninger og indtryk vedrørende driften af institutionen/botilbudet. Programmet er som følger: Gennemgang af dagens program og tilsynsbesøgets formål Rundvisning med besigtigelse af fysiske rammer og observation af det daglige liv, herunder mulighed for spontan dialog med borgere og personale interview med personalerepræsentanter (TR, SR, næstfmd. LMU) Frokost kosten vurderes interview med ledelsen interview brugerne (hvor det er relevant) eller evt. pårørende Afrunding af dagen og orientering om tilsynssagens videre behandling 7. Uanmeldt tilsyn Uanmeldt tilsyn foregår ca. en gang årligt efter skønnet behov. Side 7 af 9

8 Tilsynets gennemføres ved at der aflægges besøg hos et antal tilfældigt udvalgte beboere. Tilsynet gennemføres efter KL s skemaer som dialog med beboeren. Tilsynet planlægges og gennemføres af en medarbejder fra det andet direktørområde (som ved formelt planlagt tilsyn) og en ekstern konsulent. Tilsynsbesøget kan tage udgangspunkt i den seneste tilsynsrapport, eller i afdelingens oplevelse af den daglige drift. Der vil primært være fokus på pædagogikken og dens omsættelighed i daglig drift. Tidsplan for forløb: Aktivitet Deltager/udfører Tidsforløb (uger) Akkumuleret (uger) 1. møde m. vurdering To tilsynsførende af materiale Tilsynsbesøg To tilsynsførende Rapport udarbejdes To tilsynsførende møde vurdering 2 To tilsynsførende Rapportudkast til To tilsynsførende 0 3 høring Høringsfase Forstander 2 5 Sag på fagudvalgsmøde To tilsynsførende 3 8 Selve tilsynsbesøget varer ca. en halv dag og kan forekomme alle årets dage også weekends og helligdage. De to tilsynsførende skal identificere sig, når besøget påbegyndes. 8. Afrapportering De respektive afdelinger udarbejder en gang årligt en samlet skriftlig rapport/redegørelse for det formelle tilsyn med hver institution/botilbud. Der afrapporteres således til det respektive fagudvalg i forhold til hver driftsenhed/institution/botilbud og ikke for den enkelte afdeling under tilbudet, selvom der måske er tale om fysisk selvstændigt placerede afdelinger. Rapporten fremsendes til gennemlæsning hos den pågældende institution/botilbud, inden den sendes i høring 10 dage på institutionen/botilbudet, bruger- og/eller pårørenderåd, ældreråd og handicapråd, inden den forelægges det respektive fagudvalg. Såfremt der fremkommer et høringssvar udarbejder tilsynsmedarbejderne evt. bemærkninger til rapporten. Form og indhold af rapporterne skal sikre, at politikerne får forelagt et materiale, der sikrer overblik og den nødvendige indsigt, samt hvis tilvejebringelse og behandling ikke er unødvendig ressourcekrævende. Side 8 af 9

9 Rapporten skal indeholde de informationer, der er tilvejebragt ved driftsafdelingens tilsyn og tilrettelagt efter ovenstående procedure, og omfatte vurderinger af institutionens/botilbudets driftsmæssige forhold og pædagogiske arbejde. Såfremt tilsynet har afdækket kritisable forhold, skal det i rapporten fremgå, hvorledes der er fulgt op, samt om de kritiserede forhold er rettet efterfølgende. Rapporterne behandles på de respektive fagudvalgs åbne dagsorden, og må derfor ikke indeholde personfølsomme oplysninger. Rapporterne skal have et omfang på fire til fem sider og disponeres som følger: Sammenfattende vurdering o Generelt om stedet o opgaver/tilbud, o brugergruppe/målgruppe, o normering beboere/personale/ledelse Driftsmæssige forhold o fysiske rammer, o økonomi, o belægning, o personalesituation, o arbejdsmiljø, o hygiejne, o kost, o maskiner, o eksternt samarbejde Vurdering af de driftsmæssige forhold Den pædagogiske praksis o pædagogisk koncept og metode, o handleplaner/generelle handleplaner, o visitation og indskrivning, o pædagogikkens omsættelighed, o brugerindflydelse, o udviklingsaktiviteter og projekter, o magtanvendelser og evt. klagesager Vurdering af de den pædagogiske praksis o kvaliteten af det pædagogiske arbejde, o forholdet mellem metoder og målgrupper Andre myndighedskrav o vurdering af ledelsens håndtering af krav fra andre myndigheder Side 9 af 9