Referat Udvalget for Social, Sundhed & Ældre mandag den 6. oktober Kl. 19:00 i Mødelokale 1, Hvalsø

Transkript

1 Referat mandag den 6. oktober 2014 Kl. 19:00 i Mødelokale 1, Hvalsø

2 Indholdsfortegnelse 1. SSÆ - Godkendelse af dagsorden SSÆ - Orienteringssager SSÆ - Frigivelse af anlægsbevilling til træningskøkken på Grønnehave ØU - Skema C (regnskab) for 6 boliger Østbo II SSÆ - Udmøntning af puljemidler til trivsels- og sundhedsinitiativer SSÆ - Orientering om tiltag i Center for Social & Familie ØU - Opfølgning på dagsordner som led i plan for øget kvalitet i politisk betjening - oktober SSÆ - Eventuelt...17

3 Side 1 1. SSÆ - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutning den : Godkendt Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:

4 Side 2 2. SSÆ - Orienteringssager Sagsnr.: 13/21877 Resumé: A. Status vedr. ventelister til plejeboliger Vedlagt oversigt på venteliste til plejeboliger for Lejre Kommune opgjort 14. september Den gennemsnitlige ventetid på en plejebolig er 90 dage. På garantien, er ventetiden 15 dage. B. Visiterede timer kommunal / privat leverandør i hjemmeplejen Oversigter vedlagt for september 2014 C. Økonomi på pleje og Frit Valg området Oversigt vedlagt for august D. Referat fra Ældrerådet af 9. september 2014 Vedlagt E. Referat fra Handicaprådet af 22. september 2014 Vedlagt Indstilling: Beslutning den : Taget til efterretning. Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Bilag: 1. Visiterede timer privat leverandør af hjemmepleje september 2014.xlsx 2. Visiterede timer kommunal leverandør hjemmepleje september 2014.xls 3. Status Venteliste til boliger 14. september 2014.xlsx 4. SSÆ - Drift Økonomi på pleje og Frit Valg området - august.xlsx 5. Referat af 9. sep i Ældrerådet.docx 6. Referat af 22. september 2014.docx

5 Side 3 3. SSÆ - Frigivelse af anlægsbevilling til træningskøkken på Grønnehave Sagsnr.: 14/14955 Resumé: Der er i overført anlægsbudget fra tidligere år en anlægsbevilling til Grønnehave, som er overført til Der har været arbejdet med løsningsmuligheder for træningskøkken og behandlerrum. På grund af øget tilgang af henvisninger til træning er der behov for at udvide træningsfaciliteterne. I denne sag skal der tages stilling til frigivelse af anlægsbevilling til etablering af træningskøkken og behandlerrum. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der frigives en anlægsbevilling på kr. til etablering af træningskøkken og behandlerrum på Grønnehave 2. at anlægsbevillingen finansieres af det i budget 2013 afsatte rådighedsbeløb hertil. Beslutning den : Indstillingerne anbefales. Sagsfremstilling: Der er i overført anlægsbudget fra tidligere år en anlægsbevilling til Grønnehave, med det formål at etablere træningskøkken og behandlerrum. Beløbet er overført til 2014 Der har i løbet af 2013 og 2014 været arbejdet med forskellige løsningsforslag for indretningen i en del af det nedlagte produktionskøkken. Det står i dag tomt og anvendes til at oplade EL-cykler for hjemmeplejen. Formålet med etablering af træningskøkken er: At træne daglige færdigheder for borgere der er på aflastningsophold. Der er ikke andre køkkenfaciliteter på Grønnehave, hvor træning og afklaring kan foretages At teste borgernes muligheder for at udføre daglige aktiviteter, som derved danner baggrund for udarbejdelse af et træningsforløb At afprøve hjælpemidler til borgerne før bevilling At udføre balance og gangtræning i en meningsfuld sammenhæng At træningskøkkenet kan anvendes til at tilberede mellemmåltider til borgere i midlertidigt ophold. Formålet med ombygning til behandlerrum er at kunne tilbyde træningsforløb til det stadig stigende antal borgere der henvises til træningsforløb. Som en del af forberedelsen af ombygningen og etableringen af træningskøkken og behandlerrum er ved at blive prissat, således at projektet kan gennemføres i 2014 såfremt forslaget godkendes og bevillingen frigives.

6 Side 4 Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at der kan etableres træningskøkken og behandlerrum for den afsatte anlægsbevilling. Handicappolitik: Etablering af træningskøkken og behandlerrum er i overensstemmelse med Lejre Kommunes Handicappolitik. Der arbejdes med at udvide dørbredder flere steder i forbindelse med projektet, således det er muligt at tilgå lokalerne med en LiteGate. Økonomi og finansiering: Projektet udarbejdes inden for rammerne af kr. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen

7 Side 5 4. ØU - Skema C (regnskab) for 6 boliger Østbo II Sagsnr.: 14/10916 Resumé: Godkendelse af skema C og anlægsregnskab for byggeri af 6 almene boliger ved Bofællesskabet Østbo i Hvalsø. Østbo II samt godkendelse af yderligere låneoptagelse på kr. Indstilling: Koncerndirektion indstiller: 1. at skema C godkendes 2. at der hjemtages et støtteberettiget lån på kr. 3. at restbeløbet kr. finansieres af kassebeholdningen. Beslutning den : Indstillingerne anbefales. Sagsfremstilling: De 6 boliger ved Bofællesskabet Østbo i Hvalsø, Østbo II, er overtaget til brug den 14. december Forholdet mellem skema B (bevilling) og skema C (regnskab) Den 26. april 2011 godkendte Kommunalbestyrelsen skema B. Det indeholder en samlet anlægssum på kr. Udgifterne opgjort i skema C er kr. En afvigelse på kr. eller 1,3 %. De kr. er projekteringsudgifter, bevilliget den 21. december 2009 under forudsætning af at de blev medtaget som en del af anlægsudgiften. Herudover er en ekstraudgift på kr. vedrørende andel af ovenlysvindue i eksisterende bygning. Det maksimale rammebeløb for anlægsudgifterne er kr. Byggeriet er gennemført uden overskridelse af rammebeløbet. Finansieringen af byggeriet er 84 % støttede lån kr. (ydelserne betales af huslejen), 14 % kommunal grundkapital kr. og 2 % beboerindskud kr. Der er den 29. december 2012 hjemtaget et lån vedrørende de støtteberettigede udgifter på kr. Der kan hjemtages yderligere kr. Den kommunale grundkapital på kr. er delvis betalt ved indskud af værdien af jorden på kr. Resten kr. er finansieret ved overførsel fra andre anlægsbevillinger og kassebeholdningen. Der betales beboerindskud ved indflytningen. Forholdet mellem afsatte rådighedsbeløb og regnskab. Der er givet 2 bevillinger til anlæg af boligerne: 1. Rådgivning og projektering den 21. december kr.

8 Side 6 2. Byggeriet, godkendelse af skema B og kr. Kommunens andel af ovenlysvinduer den 26. april kr. Samlede bevillinger Udgifter ifølge regnskab Merudgift 0,29 % kr kr kr. Der gives ikke anlægsbevilling til jordværdien der indskydes som kommunal grundkapital, kun til udgifter der afholdes af kassen (betalinger). Udtalelser: Kommunens revision har påtegnet skema C vedrørende Østbo II uden forbehold. Administrationens vurdering: Handicappolitik: Sagen indeholder ingen særlige handicappolitiske elementer. Økonomi og finansiering: De samlede anlægsudgifter i skema C kr. finansieres af 3 forskellige kilder: 1. Optagelse af støtteberettigede lån 84 % af anlægsudgifterne kr. 2. Kommunal grundkapital 14 % af anlægsudgifterne kr. 3. Beboerindskud 2 % af anlægsudgifterne kr. Støtteberettigede lån. Der er den 29. december 2012 hjemtaget et støtteberettiget lån på kr. Der kan hjemtages yderligere kr. Lånevilkårene er fastsat ved lov. Den kommunale grundkapital kr. Den kommunale grundkapital på kr. er dels finansieret ved indskud af grundværdien på kr., dels ved overførsel af rådighedsbeløb på kr. fra renovering af Birkely. Besluttet den 26. april 2011, ved godkendelse af skema B. Restbeløbet kr. er ikke finansieret. Beboerindskud. Beboerindskud kr. opkræves ved indflytning. Ved lejeledighed vil der være et kommunalt udlæg indtil næste beboer flytter ind. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Skema C 2. Anlægsregnskab 3. Revisionserklæring, Anlægsarbejde Østbo Ældreboliger 4. Ledelseserklæring

9 Side 7 5. SSÆ - Udmøntning af puljemidler til trivsels- og sundhedsinitiativer 2014 Sagsnr.: 13/8561 Resumé: Kommunalbestyrelsen i Lejre Kommune har i forbindelse med budget 2014 afsat et puljebeløb på kr. til trivsels- og sundhedsinitiativer for lokale initiativgrupper. Puljen har været annonceret, og der er indkommet en række ansøgninger på puljen. Kommunalbestyrelsen skal træffe beslutning om, hvilke ansøgere der skal have tildelt puljemidler. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at puljeansøgning vedr. Forhindringsfitness i Kr. Såby på kr. godkendes 2. at puljeansøgning vedr. Bustransport for demente til Kornerup på kr. godkendes 3. at puljeansøgning vedr. Tavler, motionsstativer v. stier og naturbro v. Kr. Hyllinge på kr. godkendes 4. at puljeansøgning vedr. Brugt klaver til Lyndbykoret på kr. godkendes 5. at puljeansøgning vedr. Lejre dyst for alle spejderkorps i Lejre Kommune på kr. godkendes 6. at puljeansøgning vedr. 10 shelters fordelt på 5 overnatningspladser i Lejre Kommune på kr. godkendes 7. at puljeansøgning vedr. Istandsættelse af legeplads i Torkilstrup på kr. godkendes 8. at puljeansøgning vedr. Foredrag m. Peter Lund Madsen på kr. godkendes 9. at puljeansøgning vedr. Naturlegeplads til børn ved sansehave på Bøgebakken på kr. godkendes 10. at puljeansøgning vedr. Vedligeholde og udbygge mountainbikefaciliteter på kr. godkendes. Beslutning den : Ivan Mott spørger om han er inhabil da han kender nogen af ansøgerene. Da han ikke selv af ansøger, besluttede udvalget, at det var han ikke. Indstillingerne anbefales. Sagsfremstilling: Som en del af Lejre Kommunes Budget 2014 har Kommunalbestyrelsen afsat et engangsbeløb på kr. til brug for tilskud til lokale initiativgrupper, der vil fremme sundhed og trivsel i lokalområdet. Et centralt tema for Kommunalbestyrelsen er udviklingen af et sundt samfund med berigende fællesskaber, hvor borgere trives og er sunde og aktive. Lokale initiativer og initiativgrupper der kan understøtte dette mål, kan komme i betragtning til at modtage støtte.

10 Side 8 Deadline for ansøgning til puljen var den 27. august 2014, hvor der var indkommet i alt 17 ansøgninger til en samlet ansøgningssum på kr. Oversigten over de indkomne ansøgninger fremgår af nedenstående tabel. I bilag findes de enkelte ansøgninger. Ansøgers navn: 1. Jesper Reumert og Christian Theilman 2. Bjarne Hørlykke 3. Mette og Johanne Østergaard Forening eller privat: Ansøgt beløb: Hvad ansøges til: Privat initiativtager kr. Supplerende midler til udetræningsbane Kr. Såby Skole Kirke Sonnerup gymnastikforening kr. Oprettelse af en motionsafdeling for alle i Kr. Sonnerup og omegn Privat initiativtager kr. Bustransport fra Bøgebakken til Kornerup have/park 4. Jesper Tauby Kr. Hyllinge Byforum kr. Infotavler, Motionsstativer mv. ved sti, naturbro 5. Lea Klavsen Formand Lyndbykoret kr. Nyere brugt klaver Lyndbykoret 6. Søren Madsen Gruppeleder - Skjoldungerne 7. Søren Madsen Gruppeleder - Skjoldungerne 8. Maiken Sørensen 9. Carsten Gynther 10. Thorbjørn Sode (Formand for Sjov motion) 11. Thorbjørn Sode (Formand for Sjov motion) 12. Erling Kristensen Spejderne I Lejre Kommune Spejderne I Lejre Kommune Torkilstrup Grundejerforening Bramsnæs Gymnastik og Fitness Sjov Motion, senior idræt - Lejre Kommune Sjov Motion, senior idræt - Lejre Kommune Frivillige Ældrecentret Bøgebakken kr. Afholde Lejre dyst for alle spejderkorps i LK kr. 10 shelters fordelt på 5 overnatningspladser i LK kr. Istandsættelse og forbedringer af legepladsen ved kr. gadekæret i Torkilstrup Udvidelse af fitnesscenter i Bramsnæsvighallen Obs. Ansøgning sendt til andre lokale puljer i LK kr. Midler til foredrag med Peter Lund Madsen kr. Midler til foredrag Bente Klarlund Pedersen kr. Naturlegeplads til børn ved sansehaven på Bøgebakken 13. Christian Mountainbikegruppen kr. Vedligeholde og

11 Side 9 Kunsemüller MUD nrace og mtbsporbyggerlauget for midt- og vestsjælland udbygge mountainbikefacilitet samt skabe en øvelsesbane 14. Christian Kunsemüller Hvalsø Gymnastikforening kr. Etablering af træningsfaciliteter og parkourbane omkring Hvalsø Hallerne 15. Peter Roland Christensen Rollo - Lejre Rollespilsforening kr. Rollespilsvåben OBS. Bilag med visioner om vikingefestival og mobilt vikingemuseum 16. Rikke Barbro Bendixen Privat initiativtager kr. Energiworkshop. Energimedicin for krop og sjæl 17. Eva Skytte Dansk Skovforening kr. Gennemførelse af et demonstrationsprojekt om brug af naturen til øget sundhed, livskvalitet og berigende fællesskaber Da der samlet er ansøgt for et beløb der overstiger puljens beløb, skal der foretages en prioritering af de indkomne forslag. Prioriteringen sker dels ved at se på om ansøger og ansøgningerne opfylder de opsatte kriterier for tildeling af støtte. Dels ved at vurdere om forslaget eventuelt kan hente støtte fra andre puljer eller projektmidler. Kriterierne for tildeling af støtte er dels, at initiativerne skal gøre noget for fællesskabet, og for at borgerne i Lejre Kommune trives og føler sig inkluderet i et fællesskab. Dels at initiativerne skal støtte op omkring målet om, at borgerne, ung som gammel, skal være så sunde, aktive og selvhjulpne som muligt i alle livets faser. Kommunalbestyrelsen ønsker desuden at sætte særligt fokus på børn, unge og familier og de svagere grupper i vores samfund. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at alle ansøgninger ligger inden for ansøgningskriterierne, men at der er ansøgninger, der er mindre oplagte i relation til kriterierne eller som har mulighed for at søge andre puljer/projektmidler. Administrationen foreslår at følgende ansøgninger ikke skal have tildelt puljemidler fra trivselspuljen: Ansøgning nr. 2, 9, 11, 14, 15, 16 og 17 (se ovenstående tabel). Ansøgning nr. 2 mangler en forretningsmodel og hvordan man vil sikre vedligehold, hvilket gør projektet sårbart. Det skal bemærkes, at Bramsnæs Gymnastik og Idrætsforenings forslag om udvidelse af fitness faciliteter behandles vedr. budget Der etableres således med stor sandsynlighed et fitnesscenter inden for meget kort afstand af kr. Sonnerup. Ansøgning nr. 9 Administrationen kan oplyse om, at Bramsnæs Gymnastik og Fitness søger om midler til udvidelse af fitness, hvilket er en ansøgning, der bliver behandlet i forbindelse med budgettet for 2015 og derfor udgår af denne pulje.

12 Side 10 Ansøgning nr. 11 afslås i det, ansøger har ansøgt om midler til to foredrag og har fået bevilget midler til det ene (ansøgning nr. 10). Ansøgning nr. 14 afslås. Ansøger kan ansøge om midler til projektet fra puljen til støtte til at udvikle lokalområdet. Ansøgning nr. 15 afslås, da det vurderes at rollespilsvåben må finansieres af forældre/deltagerne selv. Ansøgning nr. 16 afslås, da det er et kursus sammenligneligt med andre kurser og derfor foreslår administrationen, at udbyder går i samarbejde med LOF. Ansøgning nr. 17 afslås, da projektet primært skulle finansieres af eksterne puljer, men har fået afslag herpå. Projektet er af en størrelsesorden, der ikke kan finansieres af midler fra trivselspuljen. Administrationen foreslår med afsæt i kriterier for tildeling af støtte, at projektansøgning 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 10, 12 og 13, får tildelt støtte. De kr. foreslås fordelt på de 10 projektansøgninger med følgende beløb: - Projektansøgning 1 Forhindringsfitness i Kr. Såby - supplerende midler: kr. - Projektansøgning 3 Bustransport for demente til Kornerup Have: kr. - Projektansøgning 4 - Tavler, motionsstativer v.stier, naturbro v.kr. Hyllinge: kr. - Projektansøgning 5 - Brugt klaver til Lyndbykoret kr. - Projektansøgning 6 Lejre dyst for alle spejderkorps i Lejre Kommune: kr. - Projektansøgning 7 10 shelters fordelt på 5 overnatningspladser i LK: kr. - Projektansøgning 8 - Istandsættelse af legeplads i Torkilstrup: kr. - Projektansøgning 10- Foredrag m. Peter Lund Madsen: kr. - Projektansøgning 12 -Naturlegeplads til børn v. sansehave på Bøgebakken: kr. - Projektansøgning 13 -Vedligeholde og udbygge mountainbikefaciliteter: kr. I forbindelse med tildeling af midlerne, skal det til puljeansøgerne tydeliggøres, at beløbet de modtager, er et éngangsbeløb. Endvidere skal det tydeliggøres såfremt der er bindinger i forbindelse med tildeling af midler, herunder samarbejde eller koordinering med Lejre Kommune. Handicappolitik: Ingen Økonomi og finansiering: Af det afsatte beløb på kr. til trivsels- og sundhedsinitiativer i 2014, vil der med den foreslåede fordeling af midlerne være anvendt kr. på trivsels- og sundhedsinitiativer samt et beløb på kr. til annoncering. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Projekt Natur og Sundhed i Lejre - Lejres natur som middel til sundhed forprojekt.docx 2. Budget Forprojekt natur og sundhed i Lejre 2014.xlsx 3. Ansøgning - Projekt Natur og Sundhed i Lejre.doc 4. Ansøgning -Energiworkshop.doc 5. Ansøgning Rollespilsvåben til rollespilsforeningen.doc 6. Ansøgning parkourbane ved Hvalsø hallerne.pdf

13 Side Ansøgning MUDnRACE mountainbikefaciliteter og 8 cykler til avnstrupbørn.pdf 8. Ansøgning - Naturlegeplads på Bøgebakken.pdf 9. Ansøgning foredrag Bente Klarlund Petersen.doc 10. Ansøgning foredrag for Sjov motion af Peter Lund Madsen.doc 11. Ansøgning om udvidelse af fitnesscenter i Bramsnæsvighallen.pdf 12. Ansøgning istandsættelse af legeplads i Torkildstrup.doc 13. Ansøgning _shelters spejderne.pdf 14. Ansøgning _lejredysten for spejderne.pdf 15. Ansøgning - brugt klaver Lyndbykoret.doc 16. Ansoegning - infotavler, motionsstativer, naturbro.doc 17. Ansoegning - Bustransport til Kornerup have.pdf 18. Ansøgning - oprette motionsafdeling Kr. Sonnerup.pdf 19. Ansøgning Træningsbane ved Kirke Såby Skole

14 Side SSÆ - Orientering om tiltag i Center for Social & Familie Sagsnr.: 14/15158 Resumé: Igennem en længere periode har der været væsentlige udfordringer i Center for Social & Familie. Udfordringer i forhold til den økonomiske styring (og heraf afledt merforbrug), arbejdsmiljø samt faglig og organisatorisk kvalitet. På trods af en række konkrete tiltag, der også har involveret eksterne konsulenter, har det ikke lykkes for centrets ledelse at tage tilstrækkelig hånd om udfordringerne. Derfor tog direktionen primo september initiativ til at indgå en fratrædelsesaftale med centrets chef. Samtidig udmeldte direktionen en række påtænkte ændringer af organisationen. Disse ændringer træder i kraft pr. 1. januar 2015 og består i hovedtræk af; Nedlæggelse af Center for Social & Familie Aktiviteter omkring det specialiserede børneområde forankres i et nyt Center for Børn, Unge & Familie. Der skal rekrutteres en ny centerchef til centret Aktiviteter omkring det specialiserede voksenområde forankres sammen med aktiviteterne i det nuværende Jobcenter i et nyt Center for Job & Social, hvor nuværende Jobcenterchef Lone Lykke Marker bliver centerchef Rekruttering af ny direktør, som får ansvar for at udvikle et sammenhængende børne- og ungeområde. En ny direktør forventes at tiltræde 1. februar I perioden frem til 1. januar 2015 varetager direktør Henrik Nielsen den overordnede daglige ledelse af Center for Social & Familie, og der er iværksat en række tiltag, som på kort sigt skal imødekomme de væsentlige udfordringer i centret. I denne sagsfremstilling får Udvalget for Børn & Ungdom samt Udvalget for Social, Sundhed & Ældre en orientering om disse tiltag. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at Udvalget for Børn & Ungdom samt tager orienteringen til efterretning. Beslutning den : Indstillingen tiltrådt. Sagsfremstilling: I bestræbelserne på at håndtere og imødekomme de væsentlige udfordringer, der igennem længere tid har præget situationen omkring Center for Social & Familie har direktionen taget initiativ til ændringer af organisationen. Disse ændringer træder i kraft pr. 1. januar Der er på nuværende tidspunkt iværksat en række tiltag, som på kort sigt skal imødekomme udfordringerne i centret frem mod en ny organisering der træder i kraft pr. 1. januar De væsentligste af disse tiltag bliver kort opsummeret herunder; Organisering og ledelse; Direktionen har påbegyndt en proces omkring rekruttering af en centerchef til det nye

15 Side 13 Center for Børn, Unge & Familie med henblik på, at en ny chef kan tiltræde 1. januar KL s Konsulentvirksomhed assisterer direktionen i rekrutteringen, og der er tilrettelagt en proces, hvor såvel medarbejdere som ledere i det nuværende Center for Social & Familie samt samarbejdspartnere i øvrigt fra børne- og voksenområderne er inddraget. I kølvandet på direktionens udmelding om påtænkte ændringer af organisationen er der afholdt en række dialogmøder omkring områderne/indsatserne Integration, Unge, Støttepædagoger, Sociale tilbud og Handicap med henblik på at invitere nøglemedarbejdere i organisationen til at bidrage til at kvalificere direktionens endelige beslutningsgrundlag omkring fremtidig organisatorisk forankring af disse områder/indsatser og samarbejdsflader på tværs af organisatoriske enheder. Personaleressourcer; Som følge af et stort antal langtidssygemeldinger samt vakante stillinger, der ikke i tide er sat i proces, er ressourcesituationen i Center for Social & Familie en af de væsentligste udfordringer på den helt korte bane. Der er tale om en negativ spiral, hvor de tilbageværende medarbejdere oplever et uholdbart stort pres som risikerer at føre til yderligere sygemeldinger. For at afhjælpe denne situation, er der ledelsesmæssigt taget initiativ til en midlertidig opfyldning af ressourcer ved rekruttering af tre vikarer, som er startet i uge 40 og vil aflaste centrets faste medarbejdere i perioden frem til juleferien. Sammenholdt med at en række af de langtidssygemeldte medarbejdere begynder at vende tilbage til arbejdet, er det forventningen, at vi med tiltaget omkring vikardækning har iværksat de fornødne tiltag til at sikre en holdbar ressourcesituation. Der bliver dog konstant fulgt tæt op på dette, og hvis der skulle vise sig et behov for yderligere handling, vil sådanne blive iværksat. Faglig kvalitet; Den faglige kvalitet i centret er, blandt andet som følge af situationen omkring personaleressourcer, utilstrækkelig. Dette giver sig konkret udslag i et stort antal henvendelser og klager til ledelsen. En række af klagerne peger på, at det er svært at komme i kontakt med centrets medarbejdere, både via mail og telefon. Det er ikke realistisk at forvente, at der på kort sigt kan ske en fuldstændig genopretning af den faglige kvalitet i centret. Det bliver til gengæld et væsentligt tema for den forestående udviklingsproces i de to nye centre, henholdsvis Center for Børn, Unge & Familier samt Center for Job & Social. Til gengæld er der taget konkrete tiltag for at sikre, at kommunens borgere kan komme i kontakt med centrets medarbejdere. En væsentlig årsag til den manglende kontakt er helt givet den føromtalte ressourcesituation, som nu er afhjulpet. Herudover er det fra ledelsens side blevet præciseret, at kommunikationen med borgerne, herunder besvarelse af mail og telefon, skal prioriteres højt. Arbejdsmiljø; Centret har modtaget to påbud fra Arbejdstilsynet Ét vedrørende stor arbejdsmængde og tidspres og ét vedrørende mobning. Omkring mobning er der tale om et såkaldt rådgiverpåbud, hvor vi er pålagt at samarbejde med en autoriseret rådgivningsvirksomhed omkring afhjælpning af problemet. Påbuddet omkring arbejdsmængde og tidspres har en direkte sammenhæng til ressourcesituationen, der som tidligere omtalt er hånderet. Påbuddet omkring mobning bliver aktuelt håndteret på den måde, at der er indgået aftale med rådgivningsvirksomheden TeamArbejdsliv, som i tæt samarbejde med

16 Side 14 centrets ledelse og medarbejdere har planlagt en proces til afhjælpning af problemet. Det er særdeles vanskeligt og krævende at håndtere problemer omkring mobning, særligt i forhold til de følelsesmæssige aspekter hos medarbejderne. Der er dog stor tiltro til den proces, som TeamArbejdsliv har planlagt, og det er vurderingen, at der på nuværende tidspunkt er iværksat de fornødne tiltag til at håndtere problemet. Økonomi; Der har igennem hele 2014 været afrapporteret stigende forventninger til merforbrug på de specialiserede socialområder. Forventninger som ligger langt udover de budgetlagte rammer og som også lægger pres på de kommende budgetår. I samarbejde med Reflexio er der nedsat en projektgruppe, som har til opgave at udarbejde en handleplan, hvor vi kobler faglige strategier og indsatser med økonomiske effekter. Denne handleplan bliver et afgørende vigtigt redskab for de to nye centre i bestræbelserne på at sikre, at de økonomiske måltal for 2015 og frem bliver indfriet. Administrationens forslag til handleplan vil blive forelagt og drøftet på et fællesmøde mellem Udvalget for Børn & Ungdom samt den 12. november. Øvrige tiltag; Udover de allerede omtalte tiltag, bliver der taget hånd om den daglige understøttelse af medarbejdernes arbejdsprocesser. Det handler blandt andet om redskaber, hvor en række forældede pc er og mobiltelefoner bliver udskiftet med nye. Herudover er IT-afdelingen i gang med at forbedre signal-forholdene omkring både IT og telefoni på rådhuset i Lyndby. Herudover bliver der konkret arbejdet med en mere smidig visitationsproces, da medarbejderne i centret har peget på dette som en væsentlig sten i skoen i forhold til de daglige arbejdsprocesser. Direktør Henrik Nielsen vil deltage på møderne i henholdsvis Udvalget for Børn & Ungdom samt, så der bliver mulighed for at spørge ind til den aktuelle situation omkring Center for Social & Familie. Administrationens vurdering: Det er administrationens vurdering, at der med de iværksatte tiltag er skabt det fornødne fundament til at sikre den bedst mulige daglige drift i perioden frem til 1. januar Det er dog væsentligt at pointere, at der er tale om en særdeles sårbar situation, hvor der løbende vil være behov for at vurdere, hvorvidt der er brug for at iværksætte yderligere tiltag. Handicappolitik: Ingen Økonomi og finansiering: Der er en række udgifter forbundet med de iværksatte tiltag, eksempelvis rekruttering af vikarer, anskaffelse af pc er/mobiltelefoner og anvendelse af eksterne konsulenter. Disse udgifter vil blive afholdt på centrets budgetrammer og vil indgå i den forestående budgetopfølgning (FR3-2014). Beslutningskompetence: Udvalget for Børn & Ungdom samt.

17 Side ØU - Opfølgning på dagsordner som led i plan for øget kvalitet i politisk betjening - oktober Sagsnr.: 14/6207 Resumé: Som led i den af Kommunalbestyrelsen vedtagne plan for øget kvalitet i den politiske betjening vil der på samtlige udvalgsmøder blive fulgt systematisk op på udvalgsmedlemmernes vurderinger af sagsfremstillingerne på dagsordenen. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at udvalget giver sine kommentarer til sagsfremstillingerne. Beslutning Udvalget for Erhverv & Turisme den : Drøftet. Beslutning den : Bilag i samme rækkefølge som punkterne på orienteringspunktet. Ros til at indstillingerne er pindet ud. Beslutning Udvalget for Job & Arbejdsmarked den : Ingen kommentarer. Sagsfremstilling: Kommunalbestyrelsen besluttede den 26. maj 2014, at der skal arbejdes med en generel styrkelse af politiske dagsordener og beslutningsoplæg. For at sikre størst mulig kvalitet i arbejdet blev det besluttet at inddrage de politiske udvalg løbende og systematisk. Det betyder blandt andet, at de forskellige fagudvalg får mulighed for at kunne give løbende tilbagemeldinger på de sager, der har været behandlet på dagsordenen. Tilbagemeldingerne kan både indeholde kommentarer til de mere tekniske aspekter af en sag (længde, antal af bilag o. lign.) eller til de indholdsmæssige elementer (forståeligt sprogbrug, politisk handlerum o. lign.). Konkret kan udvalgsmedlemmerne vurdere sagerne ud fra om spørgsmål om: - Er sagerne relevante for politisk behandling? Hvis nej hvilke er ikke relevante? - Er der sager som er svære at forstå? Hvilke og hvorfor? - Er der sager der indeholder overflødige bilag? Hvilke og hvorfor? - Giver resuméet en relevant og enkel indføring i sagens substans? - Er indstillingerne præcise, så det er klart, hvad udvalget skal beslutte eller tage til efterretning? - Er der sager, hvor der mangler politiske handlemuligheder? Hvilke sager og hvad mangler? Herudover kan der naturligvis tilføjes andre kommentarer til sagerne generelt eller til en enkelt sag specifikt.

18 Side 16 Der vil løbende blive arbejdet med udvalgenes tilbagemeldinger, som inddrages i det administrative arbejde med at forbedre sagsfremstillingerne. Ved udgang af 2014 vil der ske en samlet opsamling på tilbagemeldingerne. Administrationens vurdering: Handicappolitik: Sagen har ingen umiddelbare handicappolitiske perspektiver. Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Fagudvalgene

19 Side SSÆ - Eventuelt Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutning den : 1. Orientering om dødsfald. 2. Der har været afholdt et møde mellem Seniorklubben, centerchef og udvalgsformand. Bevillingen ophører med udgang af 2015 for at kunne nå at lave vedtægtsændringer. Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: