Haderslev Ældreboligselskab

Transkript

1 Haderslev Ældreboligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde, torsdag den 5. januar 2017, kl. 10:00 på Bakkebo, 6100 Haderslev. Dagsorden 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligorganisationen Orientering fra formanden Orientering fra Domea.dks bestyrelse Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Bestyrelsesforhold Bestyrelsens kontaktoplysninger Årsregnskab for perioden 2015/ Valg af webredaktør Stade på ansøgning om kameraovervågning af området Bestyrelsens forretningsorden Indgåelse af en databehandleraftale Beboernes fravalg af tv-signaler Personaleforhold Generel orientering Genudbud af arbejder i flyttelejl Boligorganisationens afdelinger Orientering om driftsforhold Mødeplanlægning Eventuelt... 7 Deltagere fra bestyrelsen: Kirsten Grauholm, formand Edith Barlach-Petersen, næstformand Carsten Vollstedt Eline Maria Bertz Anne Lise Martinsen Finn Wohlert - afbud vakant Øvrige deltagere: Erik Lønne Gottfredsen, Domea.dk Jan Bojsen, Servicecenter Haderslev Udsendt den 11. januar 2017 Side 1 af 7

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Godkendt. 2 Godkendelse af referat Administrationen har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 28. juni Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Godkendt og underskrevet af formanden. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Kirsten Grauholm orienterede om følgende: Deltagelse i styringsdialogmøde med Haderslev Kommune - sammen med næstformanden. Deltagelse i fælles styringsdialogmøde for boligorganisationer hjemførende i Haderslev Kommune. 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse Orientering gives på mødet. Referat: Erik Lønne Gottfredsen orienterede på vegne af Domea.dk om følgende: Domea.dks strategispor og herunder benchmarking værktøj. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Side 2 af 7

3 Referat: Kirsten Grauholm orienterede om følgende: De kommunalt udpegedes muligheder for direkte dialog med de kommunale politikkere/fagudvalg. 3.4 Bestyrelsesforhold Efter repræsentantskabsmødet den 28. juni 2016 har bestyrelsen følgende sammensætning: Navn Post Valg af Afgangsår Kirsten Grauholm Formand Udp. af kommunen 2017 Edith Barlach- Petersen Næstformand Repr Eline Maria Bertz Medlem Repr Carsten Vollstedt Medlem Domea 2017 Finn Wohlert Medlem Udp. af kommunen 2017 Anne Lise Martinsen Medlem Repr vakant Medlem Repr Med Domea.dk som forretningsfører. Referat: 3.5 Bestyrelsens kontaktoplysninger Vedlagt følger oversigt over de kontaktoplysninger som administrationen har registreret for bestyrelsens medlemmer. Vi beder det enkelte medlem om at kontrollere egne oplysninger og meddele eventuelle rettelser på mødet. Det indstilles, at eventuelle rettelser meddeles og registreres. Referat: Ingen rettelser i forhold til udsendte kontaktoplysninger. 3.6 Årsregnskab for perioden 2015/2016 Haderslev Kommune har med brev af 19. december 2016 meddelt, at årsregnskab for perioden 2015/2016 er taget til efterretning kopi af vedlagt. Referat: Side 3 af 7

4 3.7 Valg af webredaktør Administrationen anbefaler, at organisationsbestyrelsen udpeger en webredaktør til at udvikle og vedligeholde boligorganisationens hjemmeside på De nærmere opgaver og betingelser er beskrevet i vedlagte kodeks. Webredaktøren vælges/udpeges af bestyrelsen, men behøver ikke at være medlem af bestyrelsen. Faktisk behøver webredaktøren ikke engang være beboer. Der er dog en forretningsgang, der skal overholdes, når en ny webredaktør udpeges: 1. Bestyrelsen udpeger en webredaktør ved et bestyrelsesmøde og noterer det i referatet. 2. Formanden udfylder en kontrakt og skriver under (vedlagt) 3. Webredaktøren skriver under 4. Kontrakten plus en kopi af referatet, hvor bestyrelsen udpegede webredaktøren sendes til servicekoordinatoren/den koordinerende sekretær på servicecentret 5. Den koordinerende sekretær sørger for, at webredaktøren bliver tilmeldt et kursus 6. Den nye webredaktør vil i forbindelse med kurset modtage et brev med brugernavn og login 7. Webredaktøren er nu klar til at give hjemmesiden jeres eget præg. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger en webredaktør. Referat: Edith Barlach-Petersen udpeget som webredaktør for såvel 107/00 samt 107/ Stade på ansøgning om kameraovervågning af området Orientering gives på mødet af Jan Bojsen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning samt evt. bevilliger midler fra dispositionsfonden til indkøb. Referat: Jan Bojsen orienterede om stade for godkendelse af opsætning af kameraovervågning, hvor der fra juridisk afdeling ved Midt- og Vestjyllands Politi d. 9. december 2016 er afsendt brev vedr. yderligere dokumentation fsv.: Kopi af vedtægterne for organisationen. Samtykke fra evt. virksomheder/borger som er placeret i umiddelbart nærhed. Oversigtskort over placering af kameraer (12 stk.) herunder et detaljeret kort som angiver vinkel der optages. Navn, cpr. og tlf. nr. på kontaktperson i forhold til gennemsyn/udlevering af overvågningsbilleder. Fsv. oversigtskort samt indtegning er Telesikring anmodet om assistance her efter møde afholdt mellem jul og nytår. Bestyrelsen tog orientering til efterretning men udtrykte sin bekymring i forhold til pris samt virkningen. Når overslagspris/tilbud er modtaget fra Telesikring, rundsendes det for yderligere drøftelse/beslutning. Side 4 af 7

5 3.9 Bestyrelsens forretningsorden I henhold til vedtægterne fastsætter bestyrelsen selv sin forretningsorden. Senest godkendte forretningsorden vedlægges og anbefales godkendt som ny forretningsorden. Det indstilles, at forretningsordenen godkendes og underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer. Referat: Forretningsordenen blev godkendt og underskrevet af samtlige tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer Indgåelse af en databehandleraftale Domea.dk anvender flere digitale systemer i forbindelse med administrationen af jeres boligorganisation og -afdelinger. I den sammenhæng håndterer vi personoplysninger i forbindelse med fx opnoteringer på ventelisten, udlejning af ledige boliger, registrering og opbevaring af klager, rekruttering af nye medarbejdere samt registrering af oplysninger i forbindelse med lønudbetalinger og udbetaling af honorarer til bestyrelsesmedlemmer m.v. Juridisk set er det boligorganisationen, der er dataansvarlige for personoplysninger. Boligorganisationen kan imidlertid vælge at overlade det til andre at stå for den praktiske behandling af personoplysningerne på jeres vegne. Det har I gjort ved at indgå en forretningsføreraftale med Domea.dk. Domea.dk er herefter den, der udfører databehandlingen, og Domea.dk betegnes derfor som databehandleren i lovens forstand. Persondataloven fastslår, at Domea.dk (som databehandler) ikke må bruge de oplysninger, der modtages, til andet end udførelsen af opgaven for jer (som dataansvarlige). Det gør vi naturligvis heller ikke, men det er desværre ikke nok, at der er indgået en forretningsføreraftale. Lovgivningen kræver, at der også indgås en skriftlig aftale om selve databehandlingen. Domea.dk har derfor udarbejdet en databehandleraftale, der lever op til de krav, som persondataloven og Datatilsynet stiller. Det skal understreges, at aftalen ikke ændrer på de (praktiske) forhold, der allerede gælder og er aftalt mellem boligorganisationen og Domea.dk. Der er alene tale om en aftale, som kan dokumentere, at vi lever op til lovgivningens krav. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning, og at bestyrelsen underskriver den udarbejdede databehandleraftale. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning med efterfølgende underskrift fra hhv. formand og næstformand Beboernes fravalg af tv-signaler Folketinget har den 31. maj vedtaget en lov, som giver beboerne ret til at fravælge modtagelse af tv-programmer og dermed slippe for betalingen. Beboerne vil dog fortsat skulle betale den del af antennebidraget, som vedrører drift, administration og vedligeholdelse af afdelingens eget anlæg. Side 5 af 7

6 Der vedlægges et notat, som nærmere beskriver konsekvenserne af den ændrede lovgivning. Der vil blive orienteret nærmere om konsekvenserne for de enkelte afdelinger på mødet. Referat: Der vil i afd. 107/01 fortsat være frit antennevalg, hvorfor ny lovgivning ikke vil ændre nuværende praksis Personaleforhold Generel orientering Ikke offentligt punkt Genudbud af arbejder i flyttelejl. Som følge af at nuværende aftaler med hhv. maler, gulvsliber og rengøringsfirma er udløbet, har Domea.dk forinden nye udbud kunne iværksættes indgået ny rammeaftale med EseeBase mhb. på udarbejdelse af udbudsmateriale til bydende for kommende arbejder i flyttelejligheder. Kommende udbud påtænkes udført i samarbejde med Haderslev Boligselskab med fordeling af udgiften i.f.t. antal boliger, der indgår i udbuddet - ca boliger i alt - hvoraf Haderslev Ældreboligselskab har 60 boliger. Vedlagt prisoversigt for udbud samt oversigt over mulige genudbudspakke. Det indstilles, at bestyrelsen optager drøftelse om genudbud samt bevilliger midler fra dispositionsfonden afholdelse af udgiften anslået ca. kr Referat: Godkendt. 4 Boligorganisationens afdelinger 4.1 Orientering om driftsforhold Orientering gives på mødet af Jan Bojsen. Referat: Intet nyt vedr. driftsforhold fra Jan Bojsen udover fortsat opfordring til afholdelse af kvartalsmøder med driftsleder Allan Bak Christensen. 5 Mødeplanlægning I henhold til boligorganisationens vedtægter skal bestyrelsen og repræsentantskabet godkende årsregnskabet senest 6 måneder efter seneste årsregnskabs afslutning. Herudover fremgår det af vedtægterne, at boligorganisationens bestyrelse skal godkende budgetter for boligorganisation og alle afdelinger senest 3 måneder Side 6 af 7

7 inden næste regnskabsårs begyndelse for afdelingernes vedkommende sker godkendelsen af budgettet efter forudgående godkendelse på afdelingsmøde. Bestyrelsesmøder og repræsentantskabsmøde afholdes traditionelt august/september måned. Det indstilles, at bestyrelsen fastlægger mødedato, -tid og -sted for møder og arrangementer i perioden til og med næste ordinære repræsentantskabsmøde. Referat: Ordinært organisations- og repræsentantskabsmøde tirsdag d. 27. juni 2017, kl på Bakkebo. 6 Eventuelt Der var intet til behandling under punktet. For referatets godkendelse: den Kirsten Grauholm, formand Side 7 af 7