Kultur- og Fritidsudvalget den 10. december 2007, kl i Kommunalbestyrelsessalen. Åbent møde

Transkript

1 Kultur- og Fritidsudvalget den 10. december 2007, kl i Kommunalbestyrelsessalen Åbent møde Medlemmer Tom Nielsen (A) Grethe Larsen (A) Brian Lund Madsen (A) Inger Christensen (A) Karsten Kriegel (C) Ley Plum (A) Stig Møller Nielsen (O) Afbud/Fraværende Sekretær Karen Revsbech INDHOLDSFORTEGNELSE Åbent møde 1... Vagt & Sikring - nedlæggelse af aftenservicemedarbejderfunktionen samt etablering af elektronisk adgangskontrol og øvrig sikring af skoler, institutioner mv.2 Lukket møde 1. Vagt & Sikring - nedlæggelse af aftenservicemedarbejderfunktionen samt etablering af elektronisk adgangskontrol og øvrig sikring af skoler, institutioner mv. Sagsnr.: Dok.nr.: Resumé

2 Kommunalbestyrelsen har tidligere vedtaget at nedlægge aftenservicemedarbejderfunktionen på distriktsskolerne og etablere elektronisk adgangskontrol mhp. at opnå en samlet besparelse på kr., jf. budget Børn & Unge har efter drøftelser med skolelederne, de tekniske serviceledere, servicemedarbejdere samt tillidsrepræsentanterne for disse udarbejdet forslag til, hvorledes dette konkret kan udmøntes. Derudover etableres og idriftsættes en kommunal vagtservice i tilknytning til den nuværende rådhusbetjentservice. Redegørelse Kommunalbestyrelsen har besluttet at nedlægge aftenservicemedarbejderfunktionen på skolerne. Der er udarbejdet en plan for, hvordan dette kan gennemføres, således den vedtagne besparelse kan indfries. Planen medfører, at aftenservicemedarbejderfunktionen nedlægges senest 1. august De medarbejdere, der fortsat ønsker at arbejde for Ballerup Kommune, tilbydes andre job. Når funktionen nedlægges resterer der 18 fuldtidsstillinger som henholdsvis serviceledere eller servicemedarbejdere ved kommunens skoler. Der nedlægges således 7 fuldtidsstillinger, idet 1 fuldtidsstilling allerede er nedlagt i forbindelse mednedlæggelsen af Parkskolen. Nedlæggelsen af de 7 stillinger medfører en årlig driftsbesparelse på 2,1 mio. kr. I 2008 vil besparelsen udgøre kr., da den kun vil være gældende for perioden 1. august december. Med den budgetterede besparelse på 1,7 mio. kr. vil der således fra 2009 spares kr. mere end forventet om året. Disse midler reserveres til uforudsete udgifter i forbindelse med omlægning fra dag- og aftenservice til alene dagservice på skolerne. Det har været nødvendigt at udfærdige en ny funktionsbeskrivelse for serviceledere. Med udgangspunkt i denne udfærdiges nye funktionsbeskrivelser for servicemedarbejderne på de enkelte skoler. Ligeledes har det være nødvendigt at skævdele de resterende serviceressourcer til skolerne i forhold til skolernes forskellige behov. Såvel funktionsbeskrivelse som fordelingsnøgle har været forhandlet med skolelederrepræsentanter og tillidsrepræsentanter for serviceledere og servicemedarbejdere. Sikring af skolerne 1. august 2008 Når skolerne åbner i BFO klokken 7.00, er skolen forinden åbnet af en af skolens servicemedarbejdere. Når den almindelige undervisning og fritidsordning er slut, lukkes skolen ligeledes af en af servicemedarbejderne. Når aftenservicemedarbejderfunktionen på skolerne nedlægges, er det nødvendigt at sikre, at skolernes aftenbrugere har adgang til skolen, uden at der er medarbejdere, der åbner og lukker skolen efter dem. Således benyttes skolen efter almindelig skoledag til forældremøder, forældresamtaler, undervisning efter folkeoplysningsloven samt øvrige aktiviteter. Derfor er det nødvendigt med elektronisk adgangskontrol, så aftenbrugerne med et nøglekort eller adgangsbrik kan åbne en af skolens hoveddøre. Brugerne kan herefter gå til den lokalitet på skolen, hvor de har et ærinde. Når ærindet er slut, forlader brugerne skolen, hvorefter døren smækker i og låses automatisk.

3 Fordelene ved elektronisk adgangskontrol er, at nøglekortene kan indstilles til kun at virke på de tidspunkter, hvor brugerne har et legalt ærinde på skolen. Ligeledes registreres det, hvem der hvornår har åbnet døre med nøglekort. Desuden er det muligt at programmere nøglekort til ikke at virke, således at mistede nøglekort ikke mere kan anvendes. Administrationen af nøglekort forudsættes varetaget af hhv. skolernes administration og Kultur & Fritid. Det har i projektet været vurderet, hvorvidt skolernes sikringsniveau skulle hæves. Derfor har repræsentanter for Ballerup Kommune sammen med kommunens forsikringsmægler Willis vurderet sikringsniveauet på alle kommunens skoler, og det foreslås derfor: * at skolerne sektionopdeles, således at brugerne kun får adgang til den sektion af skolen, hvor de har deres ærinde * at skolernes alarmsystem udbygges således, at alarmerne går, såfremt der opholder sig personer på skolen efter et bestemt tidsrum * at skolerne sikres yderligere ved udvendigt lys samt øget videoovervågning * at kommunen overvejer en strategi for etablering af ABA anlæg (automatisk brandalarmering) på skolerne. Willis anbefaler disse foranstaltninger og vurderer, at skolernes sikringsniveau så vil være hævet til et hensigtsmæssigt niveau. Såfremt det vælges at benytte den løsning, som WILLIS anbefaler, er de økonomiske omkostninger følgende: Udgift til adgangskontrol og alarm Udgift til adgangskontrol, alarm og lys Udgift til adgangskontrol, alarm, lys og video kr kr kr. Udgiften hertil finansieres med 0,8 mio. kr. fra fællessikringspuljen, 0,7 mio. kr. fra puljen afsat til følgevirkninger efter besparelser samt 2,13 mio. kr. via ny anlægsbevilling. Samtidig anbefaler Willis, at der årligt fra 2009 afsættes midler til yderligere videoovervågning som målrettes de steder, hvor der er størst behov herfor. I 2008 vil det blive evalueret, hvor der er behov for yderligere overvågning, således dette kan etableres i 2009/2010. Umiddelbart anslår Willis udgiften til at være omkring kr. Finansiering vil foregå via fællessikringspuljen. Anden sikring Kultur & Fritids udlejningslokaler I forbindelse med afskaffelsen af den ene weekendvagt blev der givet en anlægsbevilling på kr. til etablering af adgangskontrol i udlejningslokaler (selskabslokaler) samt sportshaller. Der etableres adgangskontrol, tyverialarm med røgdetektor på Ryttergården, Brydegården mv. Udgiften hertil udgør kr. Resterende anlægsbevilling på kr. overføres til finansiering af sikring på skoledelen, herunder sportshaller. Sikring af kommunens øvrige bygningsmasse På en stor del af bygningsmassen er opsat tyverialarmer, der i dag er år gamle. De foreslås udskiftet med nyt og tidssvarende alarmsikringsudstyr således, at der i tilknytning til alle alarmer kan opsættes røgdetektorer. Hvis en røgdetektor udløses, går der en alarm til vagten, som hurtigt rykker ud, afdækker situationen og handler. Han kan således forebygge egentlig brand og evt. påbegynde mindre slukningsarbejde samt alarmere brandvæsenet således, at følgeskader ved

4 røgudvikling og eventuel brand begrænses mest muligt. Derudover opnås en væsentlig bedre driftssikkerhed med få fejlalarmer og mindre vedligeholdelsesudgifter. Et alarmsikringsanlæg koster ca kr. afhængig af bygningens størrelse. Der er ca. 75 anlæg, der bør udskiftes. Dette foreslås iværksat sammen med opsætning af 75 værdiskabe á en stykpris på ca kr. således, at der ved indbrud ikke kan stjæles noget, da værdier er placeret i dette skab samtidig med, at opbrudstiden af skabet væsentligt overstiger vagtens udrykningstid. Det foreslås, at der ekstraordinært afsættes kr. til dette formål i 2008, som finansieres via ny anlægsbevilling. Allerede afsatte midler på anlægskontoen til fælles sikringsforanstaltninger kr. pr. år frem til 2010 skal ligeledes finansiere ovenstående samtidig med, at disse midler anvendes til præventive foranstaltninger, som f.eks. lys med bevægelsessensorer, videoovervågning på udsatte steder samt røgkanoner enkelte steder, hvor anden sikring af store værdier ikke er mulig. Vagtkorps, rundering på kommunens ejendomme og udrykning ved alarmer Baggrunden for dette er servicestrategien og aftale om budgettet for 2007, hvoraf det fremgår, at indsatsen for at sikre Kommunens ejendomme og værdier mod tyveri og hærværk skal skærpes, og at dette skal se ved maksimal udnyttelse af elektroniske sikringssystemer som adgangskontrol, videoovervågning, alarmsystemer mv. samt undersøge muligheden for etablering af eget vagtkorps, der kan konkurrere på markedsvilkår. Formålet med etablering af Vagt- & Sikringskorps i Ballerup Kommune er: At At At optimere beskyttelsen af kommunens bygninger og værdier uden at øge ressourceforbruget mindske antallet af indbrud, tyverier og hærværk samt begrænse følgeskader mindske antallet af brande samt begrænse følgeskader At skabe tryghed hos borgere og ansatte, herunder hos personale på plejehjem og specialinstitutioner for at skabe en optimal sikkerhedsfornemmelse, da der er registreret en stigende utryghed blandt aften- og natpersonalet på disse institutioner som følge af, at uønskede personer søger dertil bl.a. med tyveri for øje Vagtkorpset placeres organisatorisk under Rådhusservice som en del af betjentstuen. Vagtkorpset etableres pr. 1. maj Oplæring mv. sker i maj måned således, at det kan idriftsættes pr. 1. juni Der ansættes 4 medarbejdere, der primært skal dække vagterne. De øvrige rådhusbetjente er backup for disse. Kultur & Fritids weekendvagt, som servicerer sportshaller, udlejningslokaler samt foretager vandprøver og vandaflæsning i Kommunens svømmefaciliteter i tidsrummet lørdage og søndage fra kl nedlægges og opgaverne overgår til vagtkorpset. Weekendvagten tilbydes ansættelse i vagtkorpset. Økonomisk overslag til etablering af eget vagtkorps

5 Eksisterende biler i Rådhusservice forudsættes anvendt men der vil være udgifter til bl.a. GPSudstyr, håndfrit mobiltelefonsæt samt overfaldsalarmeringsanlæg. Samtidig skal der købes diverse udstyr til vagterne og der vil være udgifter til vagtcentral, udskiftning af nøglebokse samt materialer til brug for afdækning ved skader, værktøj og vagtskiltning. Endelig vil der være lønudgifter til personalet. Den samlede etableringsudgift udgør kr. og de årlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter 1,9 mio. kr. Finansiering De årlige drifts- og vedligeholdelsesudgifter på 1,9 mio. kr. finansieres via 1,27 mio. kr. pr. år grundet opsigelse af runderings- og alarmtilkaldsaftale med 3. part, sparede udgifter til udrykning på kr., overførte midler fra Kultur & Fritid i forbindelse med afskaffelse af Kultur & Fritids weekendvagtordning på kr. samt overførte midler fra bygningsvedligeholdelseskontoen som følge af mindre hærværk på kr. De samlede etableringsomkostning på kr. finansieres via ny anlægsbevilling. Alternativ løsning, omkostninger hvis vagtopgaven er placeret hos 3. part Der er indhentet pristilbud fra nuværende 3. parts leverandør (G4S). Månedsbeløb udgør kr., i alt årligt 2,53 mio. kr. Opsummering I følgende tabel fremgår opgaverne, udgifterne og finansieringen (mio. kr.): Opgaver/anlæg Udgifter Finansiering Skoledelen: alarm, lys og 3,63 0,80 video 0,70 (fællessikringspuljen) (puljen til følgevirkninger som følge af besparelserne) (ny anlægsbevilling) 2,13 Øvrig sikring 1,00 1,00 (ny anlægsbevilling) Vagtkorps 0,34 0,34 (ny anlægsbevilling) Opgaver/drift Vagtkorps 1,90 0,50 (afskaffelse af Kultur & Fritids weekendvagtordning) (3. partsudgifter pt.) (overført fra central 1,27 bygningsvedligeholdelse) 0,13 Som det fremgår af tabellen er de samlede anlægsudgifter 4,94 mio. kr. Derudover forventes anlægsudgifter på 0,39 mio. kr. i 2009/10 til yderligere videoovervågning, som finansieres via fællessikringspuljen. Samtidig udgør de samlede driftsudgifter 1,9 mio. kr. Bilag:

6 Bilag om definering af opgaven Referat fra mødet mellem serviceledere, servicemedarbejdere, skolechef samt projektleder Undersøgelse af, hvordan man organiserer sig i andre kommuner Bilag om administration af elektronisk adgangskontrol Bilag om løsningsforslag og økonomi Bilag om funktionsbeskrivelser for serviceledere samt fordeling af serviceressourcer Bilag om etablering af vagtkorps Sagen afgøres af Kommunalbestyrelsen Beslutningsoplæg: Børn & Unge og Rådhusservice foreslår, at at at projektet i sin helhed tages til efterretning, processen med nedlæggelse af aftenservicemedarbejderfunktionen igangsættes, således at den nye organisering med elektronisk adgangskontrol for fritidsbrugerne træder i kraft senest 1. august 2008, og Weekendvagtordningen nedlægges som foreslås og finansieringsgrundlaget herfor overføres til medfinansiering af vagt- og sikringsordning. Kultur- og Fritidsudvalgets beslutning den Punkt 1 Indstilles til godkendelse Således at foreninger og aftenskoler orienteres og instrueres om systemet i god tid inden igangsætning