Foreløbigt referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde, 3-16,

Transkript

1 AALBORG UNIVERSITET Bestyrelsesmøde: 4-16, 24/ Pkt.: 3 Bilag: B Rektorsekretariatet Fredrik Bajers Vej 5 Postboks Aalborg Telefon: aau@aau.dk Dato: BT/ug Sagsnr.: Foreløbigt referat af Aalborg Universitets bestyrelsesmøde, 3-16, EKSTERNE MEDLEMMER: Lars Bonderup Bjørn (formand) Jens Kristian Gøtrik (næstformand) Mette Davidsen-Nielsen (MDN) Ann-Hélen Bay (AHB) Grimur Lund (GL) Ulla Tofte (UT) INTERNE VIP-MEDLEMMER: Marie Jull Sørensen (MJS) Søren Nielsen (SN) INTERNT TAP-MEDLEM: Jane Bjerregaard Rasmussen (JAB) INTERNE STUDENTERMEDLEMMER: Michael Sloth Trabjerg (MST) Tsinat Berhane (TB) FASTE DELTAGERE UDEN STEMMERET: Per Michael Johansen (rektor) Inger Askehave (prorektor) Antonino Castrone (universitetsdirektør) Morten Winterberg (økonomidirektør) Fraværende Til stede Med afbud Uden afbud Mødet begyndte kl.: 27. juni kl Mødet sluttede kl.: 28. juni kl Referent: Bettina Thomsen / Ulla Gjørling Næste ordinære møde: 24. oktober 2016 Direktionen deltog under hele mødet den 27. juni. Lene Espersen, nyt eksternt medlem af bestyrelsen, deltog under punkt 3. 1

2 Bestyrelsens møde med direktionen den 27. juni Præsentation og status på fokusområder i AAU s strategi Viden for Verden : Oplæg til dagens program ved bestyrelsesformand Lars Bonderup Bjørn Bestyrelsesformanden bød velkommen til mødet og lagde op til, at det væsentligste formål med mødet var at give bestyrelsen en status på og mulighed for drøftelse af indsatsområderne. Oplæg til strategien ved rektor Per Michael Johansen Rektor indledte med et oplæg om strategiprocessen, hvor hvert direktionsmedlem er ansvarligt for en indsats på tværs af universitetet. Direktionsmedlemmerne gav en status på de allerede iværksatte indsatser. Strategiens indsatsområder vedrørende forskning ved dekan Lars Hvilsted Rasmussen Dekan Lars Hvilsted Rasmussen orienterede om strategiens indsatsområder vedrørende forskning med udgangspunkt i de allerede iværksatte indsatser: Etablering af forskningsgrupper som organisatoriske enheder Talentplejeprogram Tværvidenskabelige forskningsområder De områder, der ikke allerede er organiseret i forskningsgrupper, organiseres i løbet af efteråret 2016 i forskningsgrupper som organisatoriske enheder med det mål at udarbejde en forskningsprofil for hver gruppe samt at sikre de rette forskningslederkompetencer. Der udarbejdes tids- og handleplaner for hhv. publicerings- og ansøgningsindsats i forhold til eksterne bevillinger. Der er endvidere etableret et program for talentfulde yngre forskere indeholdende minimum 16 talentforløb i Der er til hvert talentforløb afsat en pulje på 1 mio. kr. årligt i 3 år. Forslag til talentforløb bedømmes af et fagligt bedømmelsesudvalg, hvorefter de udvalgte forløb godkendes af direktionen. Der etableres endvidere fem tværvidenskabelige forskningsområder, herunder et PBL-forskningsprojekt, med henblik på at afprøve, hvorvidt tværvidenskabelighed i forskningen har det formodede potentiale i forhold til at løse de globale udfordringer samt at udvikle organisationens evne til at arbejde tværvidenskabeligt på tværs af forskningsfelter. Der har været en identifikations- og selektionsproces med førnævnte bedømmelsesudvalg, og der afsættes maksimalt 3 mio. kr. årligt i 3 år til hvert konsortium. Bestyrelsen spurgte ind til barrierer i indsatserne, hvortil dekanen oplyste, at udfordringerne på nogle områder har været en forceret proces med korte deadlines og flere sideløbende indsatser. Bestyrelsen understregede vigtigheden af, at der gives en konstruktiv tilbagemelding til de forskere, der ikke får del i bevillingerne, samt at der laves en særskilt kommunikationsplan for programmerne. Bestyrelsen drøftede endvidere, hvorvidt der i forbindelse med tildelingen af bevillinger skal gøres noget særligt for at fremme diversitet. Det blev besluttet, at temaet diversitet sættes på bestyrelsens dagsorden én gang årligt. Strategiens indsatsområder vedrørende PBL ved dekan Rasmus Antoft Dekan Rasmus Antoft orienterede om strategiens indsatsområder vedrørende PBL med udgangspunkt i de allerede iværksatte indsatser: PBL-principper integreres i kvalitetssikringssystemet 2

3 Nyansatte introduceres systematisk til PBL og plan for opkvalificering af undervisernes PBL-kompetencer og it-kompetencer Dekanen orienterede om, at målet om at sikre, at PBL-principperne bliver en integreret del af kvalitetssikringssystemet er udskudt, indtil universitetet har fået en positiv institutionsakkreditering, for ikke at kortslutte denne proces. Der gennemføres en kortlægning af de eksisterende PBL-principper for bl.a. at afdække viden om den dokumenterede effekt af PBL samt at afdække eventuelle huller. Arbejdet er igangsat og forventes afsluttet med en rapport til direktionen i foråret Der igangsættes 4-8 udviklingsprojekter, der skal udforske og udfordre universitetets PBL-praksis og skabe udvikling heraf. De 1-årige udviklingsprojekter udvælges af Det Strategiske Uddannelsesråd. Nyansatte medarbejdere introduceres systematisk til PBL, ligesom der iværksættes en plan for opkvalificering af undervisernes PBL- og it-kompetencer. Det sikres, at alle institutters pædagogiske kompetenceudviklingspolitikker indeholder krav om introduktion til PBL for nye undervisere samt om løbende opkvalificering indenfor PBL og it. Bestyrelsen drøftede vigtigheden af at skabe evidens for virkningen af PBL, ligesom det blev påpeget, at studerendes trivsel og PBL-modellens effekt herpå er meget central. Strategiens indsatsområder vedrørende uddannelse ved prorektor Inger Askehave Prorektor Inger Askehave orienterede om strategiens indsatsområder vedrørende uddannelse med udgangspunkt i de allerede iværksatte indsatser: Opstilling af robusthedsprincipper Studiemiljø Det Strategiske Uddannelsesråd har godkendt udkast til robusthedsprincipper og indikatorer, som på nuværende tidspunkt afprøves på en række uddannelser på Det Samfundsvidenskabelige Fakultet. Efter afprøvningen fastlægger direktionen de endelige principper og indikatorer, hvorefter alle uddannelser i første halvår af 2017 gennemgås på baggrund af principperne. Prorektor gennemgik de principper, der afprøves på SAMF. Der er nedsat et centralt studiemiljøråd med prorektor som formand. Der er endvidere gennemført en studiemiljøundersøgelse, hvis resultater overvejende har været meget positive men tillige har vist forhold, der skal arbejdes videre med. Undersøgelsen har dannet baggrund for en strategi for studiemiljø, som bl.a. omhandler studiearbejdspladser, digitaliseret læring og kommunikation med de studerende. Efter godkendelse i direktionen nedsættes der task forces til udarbejdelse af handleplaner for strategien. Bestyrelsen spurgte ind til hyppigheden af studiemiljøundersøgelsen. Prorektor oplyste, at den iværksættes hvert andet år. De studerende orienterede om, at udarbejdelsen af studiemiljøstrategien er foregået i en god proces med bred involvering og stort engagement blandt de studerende. Der var enighed om vigtigheden af, at robusthed ikke alene omhandler økonomi, men at man tænker i det hele universitet og således fastholder uddannelser, der ikke er økonomisk robuste, men som har deres berettigelse af eksempelvis strategiske eller regionale grunde. Strategiens indsatsområder vedrørende vidensamarbejde ved dekan Eskild Holm Nielsen Dekan Eskild Holm Nielsen orienterede om strategiens indsatsområder vedrørende vidensamarbejde med udgangspunkt i de allerede iværksatte indsatser: 3

4 Iværksætteraktiviteter og inkubatormiljø Innovationsområdet Der udvikles en plan for understøttelse af universitetets samarbejde med det omgivende samfund, som skal fremme integration mellem uddannelse, forskning og vidensamarbejde. Der skal endvidere arbejdes på at øge iværksætteraktiviteter for studerende og medarbejdere, herunder etablering af et fleksibelt inkubatormiljø tilknyttet et program til understøttelse af bl.a. idégenerereing, forretningsudvikling, proof-of-concept-udvikling mv. Der er nedsat et Strategisk råd for Forskning og Innovation med rektor som formand, ligesom der sidst på året forventes ansat en innovationsdirektør, som får plads i direktionen og refererer til rektor. Enhederne under AAU Innovation får reference til innovationsdirektøren og placeres organisatorisk som en stabsfunktion for rektor. Dekanen orienterede desuden kort om A.P. Møller Fondens donation på 100 mio. kr. til etablering af AAU Science and Innovation Hub, som bl.a. skal samle inkubatormiljøer for studerende og forskere samt huse de tværvidenskabelige forskningsprojekter. Desuden ansøges der om eksterne midler til etablering af et AAU Startup Program for studerende samt et AAU Proof of Concept Program for ansatte. Bestyrelsen påpegede, at der bør fokuseres på kvaliteten af samarbejdet med virksomheder samt på, hvordan universitetet når mere ud til de små og mellemstore virksomheder. Rektor orienterede i den forbindelse om den flerstrengede strategi, der fokuserer på samarbejdet mellem studerende og virksomheder såvel som på, at der udvikles modeller, så universitetet i langt højere grad får fat i de små og mellemstore virksomheder, hvor det store innovationspotentiale findes. Omorganiseringen af innovationsområdet handler bl.a. om, at universitetet skal vise sig fysisk ude i virksomhederne. Identitet, kultur og kommunikation ved direktør for SBi Thorkild Ærø Direktør ved SBi Thorkild Ærø orienterede om strategiens indsatsområder vedrørende identitet, kultur og kommunikation med udgangspunkt i de allerede iværksatte indsatser: Imageundersøgelse Kulturanalyse Formået med indsatsområdet vedrørende identitet, kultur og kommunikation er at få en mere markant profil. I forbindelse med de initiativer, der tages i strategiprocessen, skal der indarbejdes et kommunikationsaspekt, således at resultaterne og AAU s særkender står på en stærk formidlingsplatform. En imageundersøgelse skal belyse, hvordan verden ser på AAU, hvordan særkenderne prioriteres i kernefortællingen om AAU, samt hvordan vi skal samarbejde og kommunikere internt. Der laves en survey med 1421 svar fra et repræsentativt befolkningsudsnit samt kvalitative interviews med udvalgte nøglepersoner, der spørges om deres overordnede syn på AAU, AAU s særkender samt AAU s udfordringer og potentialer. I kulturanalysen udvælges der 30 interne interviewpersoner, der stilles en række spørgsmål til belysning af, om der er overensstemmelse mellem medarbejdernes oplevelse og universitetets strategiske vision. Bestyrelsen fremhævede vigtigheden af disse analyser og af, at universitetets profil tydeliggøres for omverdenen. Rektor orienterede om, at der er ansat ny kommunikationschef, som vil arbejde for en mere koordineret kommunikationsindsats. 4

5 Kompetence, organisation og ledelse ved dekan Henrik Halkier Dekan Henrik Halkier orienterede om strategiens indsatsområder vedrørende kompetence, organisation og ledelse med udgangspunkt i den allerede iværksatte indsats: Kompetencestrategi Der er udarbejdet en central AAU Kompetencestrategi med bidrag fra såvel arbejdsgrupper som Hovedsamarbejdsudvalget. Der er med udgangspunkt i denne fastlagt en række konkrete strategiske kompetenceudviklingsindsatser med fokus på lederudvikling, projektdeltagelse og -ledelse samt undervisningskompetencer. Som grundlag for lederudviklingsindsatsen udarbejdes der et lederkodeks, ligesom der til understøttelse af den strategiske kompetenceudvikling på decentralt niveau udarbejdes vejledninger, årshjul samt procesbistand. Dekanen fremhævede, at indsatserne ikke alene handler om nuværende ledere på alle niveauer, men i lige så høj grad omhandler de medarbejdere, der har potentiale til ledelsesmæssige udfordringer. Bestyrelsen påpegede, at der i lederudviklingen også skal fokuseres på medarbejdernes trivsel, ligesom der skal fokuseres på kompetenceudvikling af de administrative medarbejdere. Rektor fremhævede slutteligt vigtigheden af, at alle nye ledere deltager i det samme ledelseskursus, således alle får en fælles begrebsdannelse indenfor ledelse på universitetet. Der etableres endvidere et ledelsesakademi, hvor medarbejderne kan drøfte ledelsesudfordringer med hinanden. Administration og ledelse ved universitetsdirektør Antonino Castrone Universitetsdirektør Antonino Castrone orienterede om strategiens indsatsområder vedrørende administration og ledelse med udgangspunkt i de allerede iværksatte indsatser: Strategi for det administrative område Analyse af studiesøjlen Analyse af bygningsområdet Der er udarbejdet en strategi for det administrative område med fem principper for værdiskabende administration og service. Der er fastsat fire indsatsområder, som udbygges med konkrete handleplaner vedrørende sammenhængskraft mellem de administrative områder, kompetencer og ressourcer, det digitale AAU samt forenkling af regler og procedurer. Foruden disse indsatser har direktionen igangsat en analyse af bygningsområdet med det formål at opnå en optimering af bygningsmassen ved reduktion af driftsomkostninger samt ved rokeringer, fortætninger og etablering af nye bygninger til erstatning af bygningsmasse med stort vedligeholdelsesefterslæb. Der forventes effektiviseringer uden at forringe bygningskvaliteten. Endvidere har direktionen igangsat en analyse af studieservicesøjlen med henblik på at undersøge potentialet for kvalitets- og serviceforbedringer samt optimering af processer, opgavevaretagelse og organisering. Analysen forventes afsluttet primo Bestyrelsen påpegede, at det ikke alene handler om, at det administrative område skal tænke i service, men at administrationen skal opfattes og opfatte sig selv som en del af universitetets samlede opgaver. Bestyrelsesformandens opsummering og afrunding Bestyrelsesformanden bemærkede, at det er positivt, at direktionens medlemmer arbejder sammen om strategien. Bestyrelsen påpegede i den forbindelse, at såfremt direktionen fastholder momentum og sammenhold, vil det skabe momentum og sammenhold i hele organisationen. 5

6 Bestyrelsen støttede arbejdet med de strategiske indsatser og fremhævede, at det høje tempo, hvori de mange initiativer er igangsat, formentlig er begrundet i en meget veltilrettelagt og involverende strategiproces. Bestyrelsen bemærkede vigtigheden af, at der også fremadrettet gives tid og plads til en sådan proces. 6

7 Bestyrelsens møde den 28. juni 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2. Godkendelse af referat fra bestyrelsens møde 2-16 den 11. april 2016 (Referatet var kun udsendt til faste mødedeltagere) B) Foreløbigt referat fra bestyrelsens møde 2-16 den 11. april 2016 Referatet blev godkendt. 3. Valg af formand pr Bestyrelsen valgte Lene Espersen som bestyrelsesformand for perioden Udpegning af eksternt medlem til bestyrelsen (Ulla Toftes periode udløber ) Bestyrelsen besluttede at indstille til universitetets udpegningsorgan, at Ulla Tofte genudpeges som eksternt medlem af bestyrelsen for perioden Evaluering af bestyrelsens arbejde (Lukket punkt) Bestyrelsen tog en tematisk drøftelse af sit arbejde i det forløbne år. 6. Orientering om periodeopfølgning 1-16 B) Periodeopfølgning 1-16 Universitetsdirektøren orienterede om periodeopfølgning Resultatet i 1.periodeopfølgning er 65,3 mio. kr. mod et budgetteret resultat på 22 mio. kr. Alle hovedområder bidrager i større eller mindre grad til den positive afvigelse på 43,3 mio. kr. De lavere indtægter i statstilskud på 7,4 mio. kr. skyldes en forsinket myndighedsbetjeningsaftale, som nu er indgået, hvorfor indtægten forventes i løbet af året. Den tilskudsfinansierede forskningsvirksomhed stiger i forhold til sidste år men er lavere end det ambitiøse budgetmål. Årsresultatet estimeres i 1. periodeopfølgning til 25,4 mio. kr., hvilket er en positiv afvigelse på 51,6 mio. kr. i forhold til årsbudgettet for De estimerede indtægter afviger med -1,6 mio. kr., mens omkostningerne vurderes til 49,3 mio. kr. under budgettet. Ændringen i resultatestimatet skyldes bl.a. et underforbrug på personaleomkostninger pga. forsinkede ansættelser samt besparelser på forbrugsomkostninger pga. generel tilbageholdenhed. Det forventes ikke, at universitetet når i mål med ansættelser eller med forbrugsomkostninger i forhold til budget

8 Bestyrelsen fandt den store afvigelse bekymrende, herunder at budgettet for personale ikke forholder sig til konkrete stillingsplaner, stillingsopslag mv. I forhold til den store afvigelse på forbrugsomkostninger drøftede bestyrelsen, at der fortsat er stor forsigtighed i organisationen, og at midlerne således ikke bliver anvendt strategisk. Bestyrelsen foreslog, at det bliver kommunikeret internt i organisationen, at man skal have tillid til budgettet og ikke være for tilbageholdende med at anvende de afsatte midler. Universitetsdirektøren orienterede om et muligt tilbagebetalingskrav mod universitetet på i værste fald ca. 18,8 mio. kr. i forbindelse med et Erasmus Mundus mobilitetsprogram. Universitetet er ikke enigt i det samlede tilbagebetalingskrav men har af forsigtighedsmæssige årsager hensat en del af kravet til en evt. tilbagebetaling. Bestyrelsen tog periodeopfølgningen til efterretning. 7. Orientering fra bestyrelsesformanden Ingen bemærkninger. 8. Orientering fra rektor B) Rektors orientering Rektor orienterede om status på opdelingen af TEKNAT. Forklaringen på ubalancen i økonomien på de to fakulteter, overgangsordningen samt varslingen af en ny budgetmodel fra 2019 er blevet taget godt imod. Der overvejes en ændring af navnet på det ene fakultet, ICT and Design Engineering, således at det bliver mere dækkende. Bestyrelsen gav rektor mandat til at ændre navnet, dog således at ordene ICT, Design og Engineering fortsat fremgår af navnet. Rektor orienterer om den endelige beslutning, hvorefter bestyrelsen har tre dage til at reagere, inden navnet offentliggøres. Ansættelsen af ny dekan pr. 1. september 2016 forventes offentliggjort snarest. Rektor orienterede om A.P. Møller Fondens donation på 100 mio. kr. til etablering af AAU Science and Innovation Hub, som skal ligge i den vestlige del af campus i Aalborg Øst. Der etableres en ny hovedindgang til universitetet, hvor bygningen placeres. Den skal huse laboratorier, værksteder mv. samt plads til små virksomheder, studerende samt til de tværvidenskabelige projekter, der er igangsat i forbindelse med strategiprocessen. Bestyrelsen besluttede at indgå huslejeforpligtelsen på bygningen til 100 mio. kr. og komplimenterede rektor for flot arbejde. Formandskabet har været orienteret i løbet af processen, men bestyrelsen bemærkede samtidig vigtigheden af, at bestyrelsen er tidligt orienteret om forhandlinger af forpligtelser af væsentlig størrelse. Rektor orienterede kort om analysen af de studieadministrative og bygningsmæssige områder, hvor der er mulighed for at foretage effektiviseringer. Der er uafklarede grænseflader mellem AAU Fælles Service og fakulteter, institutter mv., og det skal sikres, at administrationen ikke laver dobbeltarbejde, opfinder egne systemer mv. Flere administrative områder vil med tiden blive analyseret. 8

9 Rektor orienterede om forløbet med Novo Nordisk og Kalundborg Kommune vedr. etablering af en ingeniøruddannelse i Kalundborg samt om processen med, at universitetets studerende kan udarbejde afgangsprojekter i samarbejde med Novo Nordisk samt andre forsknings- og udviklingstungetunge virksomheder i Kalundborgområdet. Generaldirektøren og regionaldirektøren for DR har besøgt AAU med henblik på etablering af et samarbejde. Fra 1. januar 2017 flytter ca. 30 medarbejdere fra DR s uddannelsesafdeling og videnskabsafdeling til Aalborg, og der forventes et samarbejde i forhold til såvel forskning, formidling af forskning samt studerende. Universitetet har modtaget den endelige rapport om institutionsakkreditering, som fastholder akkrediteringspanelets indstilling om betinget positiv akkreditering af Aalborg Universitet. For at opnå positiv akkreditering skal universitetet i løbet af de kommende to år fastholde fokus på kvalitetssikringen samt imødekomme rapportens punkter vedr. forskningsdækning, selvevaluering af uddannelser samt opfølgning vedr. studiemiljø. Bestyrelsen tog rektors orientering til efterretning. 9. Meddelelser B) Oversigt over punkter til behandling på kommende møder i bestyrelsen C) Status på kvalitetssikring og institutionsakkreditering D) Aalborg Universitets årsfester i perioden Oversigten over punkter til kommende møder drøftes på bestyrelsens møde i oktober, når den nye bestyrelsesformand er tiltrådt. Bestyrelsen tog meddelelserne til efterretning. 10. Eventuelt Ingen bemærkninger. 11. Afsked med afgående bestyrelsesformand Lars Bonderup Bjørn Bestyrelsen tog afsked med bestyrelsesformand Lars Bonderup Bjørn, som efter 8 år udtræder af bestyrelsen pr. 30. juni Der afholdes afskedsreception den 30. juni. Godkendt på bestyrelsens møde 4-16, d. 24. oktober 2016: Lene Espersen Jens Kristian Gøtrik Ann-Helén Bay Mette Davidsen-Nielsen 9

10 Ulla Tofte Grimur Lund Søren Nielsen Marie Jull Sørensen Jane Bjerregaard Michael Sloth Trabjerg Tsinat Berhane 10