Udbredelse af Nøgletal - Mulighederne for større udbredelse af anvendelsen af Byggeriets Nøgletalssystem i kommuner og regioner

Transkript

1 Udbredelse af Nøgletal - Mulighederne for større udbredelse af anvendelsen af Byggeriets Nøgletalssystem i kommuner og regioner Afrapportering af projektet Kommunale og regionale bygherres brug af nøgletal Marts 2010 Byggeriets Evaluerings Center

2 1

3 KOLOFON Titel: Udgave: Udbredelse af nøgletal mulighederne for større udbredelse af anvendelsen af Byggeriets Nøgletalssystem i kommuner og regioner Afrapportering af projektet Kommunale og regionale bygherres brug af nøgletal. 1. udgave Udgivet år: 2010 Oplag: Forfatter (-e): Redigering: Kun elektronisk Simon Mortensen, Byggeriets Evaluerings Center Byggeriets Evaluerings Center Design og produktion: Byggeriets Evaluerings Center Foto: Sprog: Format: Ingen fotos Dansk Elektronisk ISBN: Pris: Udgiver: Gratis download fra: Byggeriets Evaluerings Center Byggeriets Evaluerings Center har ophavsret til rapporten. Eftertryk i uddrag er tilladt, såfremt tydelig kildeangivelse fremgår. 2

4 INDHOLDSFORTEGNELSE Indholdsfortegnelse Sammenfatning Introduktion til Projektet Baggrund Formål Målgruppe Projektorganisation Metodevalg Digitalt spørgeskema Møderække med landets kommuner og regioner Evaluering af forsøgssager Informationer fra spørgeskemaerne Hindringer for yderligere udbredelse af nøgletal Tiltag til yderligere udbredelse af nøgletal Byggestatistik for kommunerne Informationer fra kampagnen Kommunale Frontløbere Møderækken Forsøgssager Konklusion Perspektivering Bilag A Statistik om byggeri i kommunerne Bilag B Uddybende oplysninger om hindringer og tiltag Bilag C Spørgeskemaet

5 1 SAMMENFATNING Nærværende rapport er afrapporteringen af projektet Kommunale og regionale bygherres brug af nøgletal gennemført af Byggeriets Evaluerings Center og finansieret af Realdania. Projektet har omfattet en målrettet indsats overfor kommunerne og regionerne i Danmark med det formål at undersøge mulighederne for yderligere udbredelse af anvendelsen af Byggeriets Nøgletalssystem hos kommunale og regionale bygherrer. Som en del af projektet er der igangsat en kampagne kaldet Kommunale Frontløbere. Gennem kampagnen er der givet information til kommunerne og regionerne, og der er igangsat forsøgssager, hvor nøgletalssystemet kunne afprøves i praksis. Der er i analysen indhentet information fra kommunerne via digitale spørgeskemaer udsendt til samtlige kommuner og regioner, og der er afholdt møder med 81 kommuner og regioner. Resultatet af analysen er bl.a., at kommunerne og regionerne mangler viden om og kendskab til Byggeriets Nøgletalssystem. De vurderer også, at der er behov for at endnu flere virksomheder kan fremvise nøgletal. Analysen viser, at en af de store hindringer mod yderligere udbredelse er usikkerheden om nøgletallenes samspil med reglerne i udbudsdirektivet og tilbudsloven. En anden stor hindring er usikkerheden om nøgletallenes indvirkning på konkurrencen. Man vil ikke risikere at stå med for få potentielle bydende pga. for skrappe krav. Kommunerne lever derudover i en politisk verden, hvor der ofte er ønsker om lokale hensyn. Derfor er det vigtigt for dem, at de lokale virksomheder er med på idéen. Informationerne fra kommunerne og regionerne har ført til flere konkrete forslag til udvidelse af systemet. Der er ønsker om evaluering af anlægsopgaver, evaluering af bygherrerådgivere, evaluering af rådgivningsdelen i totalentreprisekontrakter og en opfølgning på udførende virksomheders præstation efter aflevering. En af konklusionerne i rapporten er, at den kommende offentliggørelse af virksomhedernes nøgletal får stor betydning for kommunerne og regionerne. Årsagen hertil er, at disse bygherrer ofte bruger udbudsformerne underhåndsbud og begrænset udbud uden prækvalifikation, hvor en udvælgelse af virksomhederne nødvendigvis må foregå på baggrund af offentligt tilgængelige informationer eller egne tidligere erfaringer med virksomhederne. Byggeriets Evaluerings Center ser mange perspektiver i analysens resultater og vil arbejde videre med disse. Bl.a. er det besluttet at kampagnen Kommunale Frontløbere fortsætter igennem Kampagnen har været med til at nedbryde de hindringer mod en yderligere udbredelse, som projektet har afdækket, og den effekt ønskes videreført. Kendskabet til systemet blandt de kommunale og regionale bygherrer er væsentligt forøget i kraft af kampagnen, og 137 virksomheder har fået en eller flere evalueringssager tilført deres karakterbøger gennem de igangsatte forsøgssager. 72 af disse virksomheder kan i fremtiden fremvise nøgletal alene pga. kampagnen. Byggeriets Evaluerings Center, Marts 2010 Simon Mortensen 4

6 2 INTRODUKTION TIL PROJEKTET Byggeriets Evaluerings Center har igennem 2009 gennemført et projekt kaldet Kommunale og regionale bygherres brug af nøgletal og som en del af projektet igangsat en kampagne kaldet Kommunale Frontløbere. Kampagnen er nærmere beskrevet i kapitel 5. Projektet og kampagnen har været målrettet kommuner og regioner i Danmark. Denne rapport er afrapporteringen af projektet og samler op på den information, som er fremkommet om barrierer eller hindringer for en yderligere udbredelse af anvendelsen af Byggeriets Nøgletalssystem. 2.1 Baggrund Byggeriets Evaluerings Center blev stiftet i 2002 og har siden dengang udviklet på og varetaget driften af det system, som kaldes Byggeriets Nøgletalssystem. I 2004 kom den første bekendtgørelse om evaluering af byggeopgaver. Den pålagde de statslige bygherrer at anvende og indsamle oplysninger til beregning af nøgletal for entreprenørerne på større byggeopgaver. Siden er der løbende blevet revideret i reglerne på området, og i dag gælder kravene også for almene bygherrer, og der skal anvendes nøgletal og indsamles oplysninger til beregning af nøgletal for både udførende og rådgivende virksomheder. Reglerne har fra start været delt i to hovedområder. Krav om anvendelse af nøgletal i forbindelse med udvælgelse, og krav om indsamling af oplysninger til beregning af nøgletal på den konkrete byggesag. Man må nødvendigvis starte med at beregne nøgletal på byggesagerne, førend man kan anvende dem i forbindelse med en udvælgelse. Ved at anvende nøgletal i forbindelse med udvælgelsen opnår bygherren fordelen af, at kunne anvende andre bygherrers erfaringer med den pågældende virksomhed. Han får med andre ord virksomhedens track record til gennemsyn. Når bygherren har valgt sine samarbejdspartnere, opnår han ved at beregne nøgletal på byggesagen den fordel, at virksomhederne har et incitament til at levere en god præstation, fordi de beregnede nøgletal anvendes af bygherrer i forbindelse med udvælgelse på kommende byggesager. De gennemførte revisioner af reglerne om anvendelsen af nøgletal har medført en øget udstrækning af kravene. Det har naturligvis medført, at antallet af evaluerede byggesager og antallet af evaluerede virksomheder er vokset. Men skal bygherrerne kunne anvende nøgletallene som et reelt udvælgelsesværktøj uden risiko for, at konkurrenceelementet forsvinder i kraft af for få konditionsmæssige tilbud eller ansøgninger om prækvalifikation, så skal antallet af virksomheder med nøgletal øges yderligere. Derfor er det fundet fornuftigt at udbrede systemet til de kommunale og regionale bygherrer. Den kommunale og regionale sektor er samlet set en meget stor bygherre i Danmark, og har berøring med mange udførende og rådgivende virksomheder. Der er også tale om bygherrer, der ikke er underlagt reglerne om nøgletal og derfor frivilligt kan vælge at anvende systemet. Dog undtaget situationen hvor kommunerne er bygherrer på almene byggesager. På den baggrund igangsatte Byggeriets Evaluerings Center projektet Kommunale og regionale bygherres brug af nøgletal med finansiering fra Realdania. Projektet består af en analysedel og en kampagnedel. Den tilknyttede 5

7 kampagne er kaldt Kommunale Frontløbere og gennemførelsen heraf har resulteret i, at udvalgte nøglepersoner hos samtlige af landets 98 kommuner og 5 regioner har modtaget skriftligt materiale om fordelene ved at anvende nøgletal med efterfølgende telefonisk opfølgning. Flere end 80 kommuner og regioner har yderligere deltaget i et informationsmøde med Byggeriets Evaluerings Center. Endelig forventes mere end halvdelen af kommunerne og regionerne at igangsætte en evaluering af udførende og rådgivende virksomheder på en eller flere byggesager. Ved at øge antallet af bygherrer, som anvender nøgletallene på deres byggesager, vil antallet af virksomheder med nøgletal naturligt øges. Først og fremmest fordi bygherrerne kræver at de udførende og rådgivende virksomheder evalueres på de pågældende byggesager, hvormed de efterfølgende vil kunne fremvise nøgletal til fremtidige bygherrer. Men også fordi de udførende og rådgivende virksomheder i langt højere grad vil møde kravet om at fremvise nøgletal i forbindelse med udvælgelsen til bygge- og rådgivningsopgaver. Det sidste medfører, at virksomhederne i fremtiden vil stå bedre i kampen om opgaverne, hvis de kan fremvise nøgletal. Det betyder flere tilmeldinger til evaluering på opgaver, hvor der ikke i forvejen er krav om det. En øget anvendelse af nøgletal hos bygherrerne vil således kunne igangsætte en selvforstærkende effekt af Byggeriets Nøgletalssystem. Endnu flere virksomheder vil kunne fremvise nøgletal og gøre systemet endnu stærkere og mere attraktivt at anvende for bygherrerne. Analysen er et vigtigt element i udviklingen. Den er værktøjet til indsamling af information om de kommunale og regionale bygherrers opfattelse af systemet. Hvilke hindringer ser de for den videre udbredelse af systemet? Og hvilke tiltag mod nedbrydelse af disse hindringer vil have den største effekt? Svarene på disse spørgsmål findes i denne rapport. 2.2 Formål Formålet med kampagnedelen af projektet er at udbrede kendskabet til og anvendelsen af Byggeriets Nøgletalssystem. I første omgang til de personer hos kommunerne og regionerne som varetager organisationens bygherrefunktion. Derfra videre til den resterende del af de ansatte med tilknytning til kommunale og regionale byggesager og ikke mindst videre til de entreprenører, rådgivere og bygherrerådgivere, som kommunerne og regionerne samarbejder med. Formålet med analysedelen af projektet er at konkretisere de forhindringer, som i dag afholder mange kommunale og regionale bygherrer fra at anvende nøgletalssystemet. Men også at finde frem til de mest effektive tiltag mod nedbrydelsen af disse hindringer. 2.3 Målgruppe Målgruppen for rapporten er primært kommuner og regioner i Danmark. Men private bygherrer, der ligesom kommunerne og regionerne frivilligt kan vælge, om de vil anvende nøgletal, kan også have nytte af rapporten. Dette er også tilfældet for de rådgivende og udførende virksomheder der i dag eller i fremtiden udfører opgaver for den kommunale og regionale sektor. Endelig vil også 6

8 myndighederne have glæde af rapporten, da den kan give et billede af hindringerne ved udbredelsen af statslige initiativer til andre målgrupper generelt. 2.4 Projektorganisation Til gennemførelse af projektet Kommunale og regionale bygherres brug af nøgletal har der været nedsat en projektgruppe. Projektgruppen bestod af følgende medlemmer: Ib Steen Olsen, Konsulent Leif Martin Jensen, Byggeriets Evaluerings Center Peter Hesdorf, Byggeriets Evaluerings Center Simon Mortensen, Byggeriets Evaluerings Center Ud over projektgruppen har der været tilknyttet en følgegruppe. Følgegruppen har bistået Byggeriets Evaluerings Center med faglig sparring og bl.a. givet gode input til analysens udformning. Følgegruppen er dog ikke ansvarlig for analysens endelige udformning samt dens konklusioner og perspektiveringer. Følgegruppen bestod af følgende medlemmer: Allis Ougaard, Indenrigs- og Socialministeriet Britt Engdal Hansen, Københavns Ejendomme repræsenterer KL Cecilie Therese Hansen, Københavns Ejendomme repræsenterer KL Henrik L. Bang, Bygherreforeningen John Noes Jørgensen, Erhvervs- og Byggestyrelsen Nicolai Bundgaard, Region Hovedstaden repræsenterer Danske Regioner Igennem projektet er der blevet afholdt 3 møder i følgegruppen. 7

9 3 METODEVALG I forbindelse med analysen har de nedenstående metoder indgået i informationsindsamlingen. Flere af informationerne stammer fra den til projektet tilknyttede kampagne Kommunale Frontløbere. Kampagnen fortsætter igennem 2010, men de brugte informationer i nærværende afrapportering af projektet er opgjort pr Digitalt spørgeskema Der er til analysen udarbejdet et digitalt spørgeskema, som er udsendt til alle landets kommuner og regioner. Spørgeskemaet kan ses i bilag C. Spørgeskemaet er udviklet efter samme princip, som Byggeriets Evaluerings Centers øvrige digitale skemaer og kunne tilgås via internettet fra samme hjemmeside, hvor alle andre indberetninger foretages fra. Det har medført en genkendelighed for personer, der tidligere har indberettet oplysninger til systemet. Men har også haft til hensigt at sikre genkendelighed såfremt førstegangsbrugerne i fremtiden skal udfylde andre skemaer. Skemaet er i de fleste tilfælde udsendt til den kontaktperson, med hvem aftalen om informationsmøde blev indgået. For de kommuner og regioner, hvor der ikke har været afholdt møde, har det været en af de kontaktpersoner som modtog skriftligt materiale i den første henvendelse. De mange informationer indsamlet via de udsendte spørgeskemaer er præsenteret i kapitel 4 samt i bilag A og B. 3.2 Møderække med landets kommuner og regioner Byggeriets Evaluerings Center har i forbindelse med gennemførelsen af kampagnen Kommunale Frontløbere tilbudt alle interesserede kommuner og regioner et informationsmøde afholdt hos kommunen eller regionen. Flere end 80 kommuner og regioner har taget imod dette tilbud. På møderne har Byggeriets Evaluerings Center informeret om Byggeriets Nøgletalssystem og fordelene ved at anvende dette. Antallet af deltagere i disse informationsmøder har varieret fra 1 til mere end 30 og deltagerne har repræsenteret forskellige funktioner i bygherreorganisationen. På møderne har der været en god dialog, hvilket har medført stor viden om hvordan byggesagerne håndteres i den kommunale og regionale sektor. Viden om de problemstillinger der kæmpes med til dagligt. Viden om udstrækningen af politiske eller lokale hensyn. Viden om udstrækningen i anvendelsen af bygherrerådgivere osv. I kapitel 5 er de vigtigste budskaber fra møderækken trukket frem og beskrevet i korte træk. 3.3 Evaluering af forsøgssager I forbindelse med kampagnen Kommunale Frontløbere er alle landets 98 kommuner og 5 regioner blevet tilbudt en gratis evaluering af en byggesag. På denne rapports udgivelsestidspunkt har 40 kommuner og 2 regioner valgt at benytte sig af tilbuddet. Yderligere har 4 kommuner givet tilbagemeldinger 8

10 om, at de ønsker at gøre brug af tilbuddet, men endnu ikke har fundet den rette byggesag. Hertil kommer 30 kommuner og 2 regioner som endnu ikke har truffet en endelig beslutning. Byggeriets Evaluerings Center forventer at ca. halvdelen af disse vil igangsætte en forsøgssag. Ingen af de igangsatte evalueringssager er dog endeligt afsluttet på nuværende tidspunkt, og derfor er det ikke muligt at inddrage resultater fra de gennemførte evalueringer i rapporten. De igangsatte forsøgssager vil derfor udelukkende kunne bidrage med information om igangsættelsesforløbet. 9

11 4 INFORMATIONER FRA SPØRGESKEMAERNE Hovedparten af informationen til denne analyse er indsamlet via det i afsnit 3.1 omtalte digitale spørgeskema, som kan ses i bilag C. Skemaerne er sendt ud til samtlige 98 kommuner og 5 regioner, og i alt er der udsendt 108 spørgeskemaer. Antallet overstiger 103, da Århus og Aalborg kommune organisatorisk har opdelt bygherrerollen på flere magistrater og fagforvaltninger. Derfor har de fået tilsendt flere skemaer. Ud af de 108 fremsendte skemaer er 52 blevet returneret, hvilket svarer til 48 %. I alt 49 af 98 kommuner er repræsenteret, mens kun 1 ud af 5 regioner har returneret spørgeskemaet. I det følgende vil kommunerne derfor dække over både kommunerne og regionen. Regionen vil kun blive nævnt, såfremt der er særlig grund til dette. Ikke alle spørgeskemaer er returneret fuldt besvarede. Derfor er der forskel på, hvor stort datagrundlaget er for de enkelte spørgsmål. Forskellen vurderes dog at være ubetydelig. For at øge mulighederne for at analysere på de indsamlede informationer om hindringer for udbredelse og ønskede tiltag, er der også indsamlet en del generel information om kommunernes organisationsform, byggeaktivitet, udbudsprincipper osv. Indsamlet data af denne karakter er betegnet som baggrundsinformation og den indsamlede statistik for byggeri i kommunerne er præsenteret i bilag A. Oplysningerne fra bilag A vil blive inddraget i analysen i det omfang, at dette måtte være relevant. Dette er gjort i afsnit 4.3. I forbindelse med udfyldelse af skemaerne har de adspurgte fået udstukket retningslinjer i form af, hvor præcise data der forventes. Det er ikke blevet forlangt, at de helt korrekte tal skulle findes ved at gå tilbage i arkiverne, og ej heller specificeret hvad der forstås ved gennemsnitlig. Nogle har måske kigget 10 år tilbage, og andre blot taget tallene fra sidste år. Det vurderes dog, at de fleste har taget et naturligt udgangspunkt i tiden efter kommunalreformen. Dette er vigtigt at have for øje, når eventuelle konklusioner drages. 4.1 Hindringer for yderligere udbredelse af nøgletal Kommuner er i spørgeskemaet blevet bedt om at angive, i hvor høj grad de mener, at hver enkelt af i alt 18 udsagn er en hindring for yderligere udbredelse af Byggeriets Nøgletalssystem. Kommunerne har i spørgeskemaet også haft mulighed for selv at tilføje flere udsagn, men ingen kommuner har fundet behov for dette. De 18 udsagn er vist på næste side og i figur 4-1 fremgår den gennemsnitlige besvarelse for hvert af de 18 udsagn. I bilag B kan der findes uddybende oplysninger om besvarelsen for hvert enkelt af de 18 udsagn. De 18 udsagn er identificeret med input fra følgegruppen og med udgangspunkt i de erfaringer, som Byggeriets Evaluerings Center har opnået gennem mere end 6 års drift af Byggeriets Nøgletalssystem. 10

12 1. Kommunens byggetekniske organisationsform 2. Manglende politisk opbakning 3. Manglende kendskab til Byggeriets Nøgletalssystem generelt 4. Usikkerhed om hvem skal betale? og hvor meget? 5. Usikkerhed om ressourceforbruget ved at anvende Byggeriets Nøgletalssystem 6. Usikkerhed omkring indvirkningen på konkurrencen 7. Usikkerhed vedr. anvendelsen af nøgletal set i relation til reglerne ved EU-udbud 8. Usikkerhed vedr. anvendelsen af nøgletal set i relation til reglerne i tilbudsloven 9. Der er for få udførende virksomheder, der kan fremvise nøgletal 10. Der er for få rådgivere, der kan fremvise nøgletal 11. Manglende viden om hvor og hvordan kravene skal stilles 12. Frygt for at frasortere de lokale virksomheder, som ikke kan fremvise nøgletal 13. Uklarhed om hvor i organisationen beslutningen om anvendelsen af nøgletal skal tages 14. Kommunen overlader indhentning af tilbud og indgåelse af kontrakter med rådgivere og udførende virksomheder til bygherrerådgivere og har ikke selv direkte indflydelse på anvendelsen af nøgletal 15. Generel uvilje mod forandring (Det er lettest at gøre som man plejer) 16. Kommunens anvendelse af standardiseret udbudsmateriale og kontrakter 17. Frygt for at krav om nøgletal opfattes negativt af kommunens samarbejdspartnere 18. Usikkerhed ved krav om nøgletal overfor udenlandske virksomheder 4 I høj grad I nogen grad 3 2 I ringe grad Slet ikke Udsagn nr. Figur 4-1: Den gennemsnitlige værdi for alle kommunernes angivelse af i hvor høj grad de enkelte udsagn er en hindring for yderligere udbredelse af Byggeriets Nøgletalssystem. 11

13 I figur 4-1 springer specielt udsagn nr. 3, 9, 10, 11 og 12 i øjnene som de største hindringer mod en større udbredelse af Byggeriets Nøgletalssystem. Et nærmere kig på disse udsagn i bilag B viser også, at en stor del af kommunerne mener, at de i høj grad eller i nogen grad må betragtes som hindringer. Disse udsagn er: 3. Manglende kendskab til Byggeriets Nøgletalssystem generelt 9. Der er for få udførende virksomheder, der kan fremvise nøgletal 10. Der er for få rådgivere, der kan fremvise nøgletal 11. Manglende viden om hvor og hvordan kravene skal stilles 12. Frygt for at frasortere de lokale virksomheder, som ikke kan fremvise nøgletal Udsagn nr. 3 og 11 viser tydeligt, at der er brug for mere information om anvendelsen af nøgletal ude hos kommunerne og regionerne. Hvis man ikke ved, hvad det er man går ind til, er det nærliggende for mange helt at lade være. De indsamlede oplysninger om kommunernes erfaringer med og overvejelser om anvendelsen af nøgletal præsenteret i bilag A støtter fint op om dette. Manglende kendskab er en årsag, som ofte nævnes, når den manglende beslutning om at anvende systemet skal begrundes. Udsagn nr. 9, 10 og 12 viser, at der skal ske en forøgelse i antallet af virksomheder, der kan fremvise nøgletal, såfremt kommunerne skal anvende systemet i større udstrækning. Igen afspejles dette også fint i begrundelserne for ikke at anvende systemet i spørgsmålene om kommunernes erfaringer med og overvejelser om anvendelse af nøgletal. Det er her vigtigt at pointere, at dette kun bør være en barriere overfor anvendelsen af nøgletal i forbindelse med udvælgelse og ikke selve indsamlingen af oplysningerne til beregningen af nøgletal. Men af de udfyldte skemaer fremgår det, at flere kommunerne ikke har forstået forskellen herpå. Udsagn nr. 4 til 8, mener kommunerne også, er væsentlige hindringer for en øget udbredelse. Af den uddybende information i bilag B fremgår det, at over halvdelen af kommunerne finder, at udsagn 4 til 7 i nogen grad eller i høj grad er en hindring mod udbredelse. Udsagn nr. 8 ligger lidt lavere. Igen er det udsagn som i rimelig udstrækning relaterer sig direkte til manglende kendskab til systemet. Disse udsagn er: 4. Usikkerhed om hvem skal betale? og hvor meget? 5. Usikkerhed om ressourceforbruget ved at anvende Byggeriets Nøgletalssystem 6. Usikkerhed omkring indvirkningen på konkurrencen 7. Usikkerhed vedr. anvendelsen af nøgletal set i relation til reglerne ved EU-udbud 8. Usikkerhed vedr. anvendelsen af nøgletal set i relation til reglerne i tilbudsloven I den anden ende af skalaen er det interessant, at udsagn nr. 18: Usikkerhed ved krav om nøgletal overfor udenlandske virksomheder har markant flest besvarelser i kategorien slet ikke. Kommunerne føler altså ikke, at der er væsentlige problemstillinger ved at stille krav om anvendelse af nøgletal 12

14 overfor udenlandske virksomheder. Højst sandsynligt er dette fordi, mange kommuner kun sjældent er i berøring med udenlandske virksomheder. 4.2 Tiltag til yderligere udbredelse af nøgletal Kommunerne er blevet bedt om at angive, i hvor høj grad de mener, at hver enkelt af i alt 10 tiltag vil kunne medføre en yderligere udbredelse af Byggeriets Nøgletalssystem. Tiltagene er, som det var tilfældet for hindringerne i afsnit 4.1, identificeret via inputs fra følgegruppen og erfaring fra driften af Byggeriets Nøgletalssystem. Også her har kommunerne haft mulighed for selv at tilføje flere tiltag, men ingen kommuner har fundet behov for dette. De 10 tiltag er følgende: 1. En trin for trin guide 2. Muligheden for at læse om andre kommuners positive erfaringer med nøgletal 3. Bygherrerådgiverne anbefaler brug af nøgletal 4. Nabokommunen gør det allerede 5. Entreprenørernes og rådgivernes karakterbøger var offentligt tilgængelige 6. Flere virksomheder end i dag kunne fremvise en karakterbog 7. En større andel af virksomhedernes bygge- og rådgivningsopgaver indgik i deres karakterbog 8. Spørgsmål til projektets økonomi udgik af systemet 9. Præsentationen af nøgletallene i virksomhedernes karakterbøger blev gjort mere overskuelig 10. Let tilgængelig rådgivning om anvendelsen af nøgletal set i relation til reglerne i udbudsdirektivet og tilbudsloven Af figur 4-2 fremgår den gennemsnitlige besvarelse for hvert af de 10 tiltag. Uddybende oplysninger om besvarelsen for hvert at de 10 tiltag er vist i bilag B. 4 I høj grad 3 I nogen grad 2 I ringe grad 1 Slet ikke Tiltag nr. Figur 4-2: Værdien for den gennemsnitlige besvarelse for hvert af de 10 tiltag. 13

15 Af figur 4-2 fremgår det, at en stor del af de angivne eksempler på tiltag vurderes som brugbare af kommunerne. Kun 2 ud af de 10 eksempler på tiltag vurderes til at have en effekt mindre end I nogen grad. Dette er tiltag nr. 4 og 8, som vedrører hhv. kendskab til om nabokommunen anvender nøgletal og de økonomiske oplysninger om projektet. Det overrasker lidt at disse to tiltag vurderes at have en forholdsvis lille effekt. I forbindelse med de afholdte møder med kommunerne har mange været interesseret i at vide, om nogle af de omkringliggende kommuner anvendte systemet. Men besvarelsen af spørgeskemaerne indikerer altså, at den viden kun har begrænset indflydelse på deres egen beslutning om at anvende nøgletal. Byggeriets Evaluerings Center har i flere tilfælde oplevet besværligheder med at indhente de økonomiske oplysninger fra bygherrerne på de mange gennemførte evalueringssager, men kommunerne vurderer altså ikke udeladelsen af disse til at have væsentlig indflydelse på mulighederne for udbredelsen. De resterende 8 eksempler på tiltag vurderes alle i væsentlig grad at kunne medføre en yderligere udbredelse af systemet. Dette er ikke overraskende og hænger meget godt sammen med svarene på udsagnene om hindringerne for udbredelsen. Kommunerne ønsker mere information og viden om systemet, og at endnu flere end i dag kan fremvise nøgletal. De vil gerne kunne læse om andres gode erfaringer og finder, at anbefalinger fra bygherrerådgivere kan have en god effekt. Faktisk ses det af de uddybende oplysninger i bilag B, at hele 60 % af de adspurgte mener, at en forøgelse af antallet af virksomheder med nøgletal i høj grad vil medføre en udbredelse af systemet. Hvis flere virksomheder end i dag kan fremvise nøgletal, er dette i sig selv lig med, at systemet er blevet mere udbredt. Kommunerne har i besvarelserne angivet, at dette igen vil få flere bygherrer til at bruge systemet med yderligere udbredelse til følge. Et væsentligt tiltag for at øge udbredelsen kan ud fra besvarelserne konkluderes at være mere information om systemet. Både til bygherrerne, bygherrerådgiverne, rådgiverne og de udførende virksomheder. Det kunne fx være information i form af en trin for trin guide, som angivet i tiltag nr. 1. En sådan er allerede udarbejdet i forbindelse med kampagnen. Men informationen kan også gives på mange andre måder. Mulighederne er mange. Det kunne ske via endnu flere informationsmøder med kommunerne og deres samarbejdsparter, via konferencer, via nyhedsmails eller via parternes organisationer mv. 4.3 Byggestatistik for kommunerne Som skrevet i indledningen til dette kapitel er der indsamlet mange såkaldte baggrundsinformationer af byggeteknisk karakter om kommunerne og de adspurgte personer. De indsamlede oplysninger og statistik på besvarelserne heraf er vist i bilag A. Indsamlingen af baggrundsinformationerne skulle øge mulighederne for at analysere mere dybdegående på besvarelserne omkring hindringerne for udbredelsen og tiltagene for større udbredelse. Er der fx sammenhæng mellem kommuner, som finder bestemte hindringer væsentlige og disse kommuners foretrukne udbudsform? Eller sammenhæng mellem størrelsen på kommunernes byggeaktivitet og de tiltag, de finder vil medføre størst udbredelse? 14

16 Konklusionen herpå er, at der ikke er fundet klare sammenhænge mellem de indsamlede oplysninger. Men oplysninger har givet Byggeriets Evaluerings Center en stor viden om kommunernes byggeaktivitet og måder at gøre tingene på, hvilket vil kunne bruges i andre sammenhænge i fremtiden. Informationerne giver eksempelvis mulighed for at foretage målrettede kampagner overfor fx kommuner med bestemte måder at organisere bygherrerollen på. Nogle af de indsamlede baggrundsinformationer giver interessante oplysninger, som er vigtige at have for øje ved fremtidige tiltag for en større udbredelse af nøgletallene. De indsamlede oplysningerne om kommunernes anvendelse af udbudsformer viser, at de fleste udbud ikke indeholder en prækvalifikation. I figur A-3 og figur A-5 vist i bilag A fremgår det, at kommunerne anvender udbudsformen begrænset licitation med prækvalifikation i ca. 15 % af deres udbud til udførende virksomheder og godt 20 % af deres udbud til rådgivende virksomheder. Denne udbudsform er den, som giver flest valgmuligheder for anvendelse af nøgletal ved udvælgelse, herunder giver mulighed for en aktiv anvendelse fx via et pointsystem til nøgletallene. De andre udbudsformer udelukker dog på ingen måde anvendelsen af nøgletal, da der i princippet altid skal foretages en udvælgelse forud for tildelingen. Uden prækvalifikation vil nøgletallene kunne anvendes mere inaktivt som dokumentationskrav, eventuelt suppleret med mindstekrav til nøgletallenes værdier. Et særligt aspekt knytter sig til udbudsformen begrænset udbud uden prækvalifikation. Af figur A-4 vist i bilag A fremgår det, at mere end 30 % af kommunerne anvender denne udbudsform i ca. halvdelen af deres udbud. Ved denne udbudsform foretager bygherren selv en udvælgelse af de virksomheder, han ønsker, skal afgive et tilbud på byggeopgaven. Virksomhederne er ikke forinden blevet bedt om at indsende materiale, hvorudfra bygherren kan foretage sin udvælgelse. Udvælgelsen må nødvendigvis bygge på bygherrens egne erfaringer med virksomhederne fra tidligere byggeopgaver eller på offentligt tilgængelige informationer om virksomhederne. Dermed kan den kommende offentliggørelse af nøgletallene blive meget vigtig for præcis denne udbudsform. I princippet er de samme betragtninger gældende for underhåndsbud, hvor bygherren også, ud fra offentligt tilgængelige informationer om virksomhederne, vælger, hvem han gerne vil modtage bud fra. Underhåndsbud må dog kun benyttes af de kommunale og regionale bygherrer på mindre byggesager under 3 mio. kr., hvor anvendelsen af nøgletal ofte ikke vil være relevant. De indsamlede oplysninger om kommunernes brug af tildelingskriterier viser, at laveste pris stadig foretrækkes af de fleste frem for økonomisk mest fordelagtige tilbud. Figur A-11 og A-12 i bilag A viser tydeligt den store brug af laveste pris. Dette må ikke tolkes således, at kommuner, som anvender laveste pris, ikke også kan anvende nøgletal. Nøgletallene skal anvendes i forbindelse med udvælgelse og ikke ved tildeling, hvorfor kommunerne sagtens kan anvende nøgletallene ved udvælgelsen forud for tilbudsvurderingen, samtidig med at tildelingskriteriet laveste pris efterfølgende anvendes ved tildelingen. Men brugen af laveste pris sender dog et signal om, at tilbudsprisen ofte er den altafgørende. Der er derfor et stort udviklingspotentiale i at inddrage virksomhedernes kompetencer i kommunernes udvælgelse af entreprenører og rådgivere. 15

17 I figur A-9 og figur A-10 fremgår det, at Byggeriets Nøgletalssystem kun indgår i udvælgelseskriterierne hos et begrænset antal af kommunerne. 10 % af kommunerne angiver, at de ofte anvender det i forbindelse med udvælgelse af udførende virksomheder og kun 4 % anvender det overfor rådgivende virksomheder. Der er altså god grund til at arbejde målrettet mod en større udbredelse. 16

18 5 INFORMATIONER FRA KAMPAGNEN KOMMUNALE FRONTLØBERE Som beskrevet tidligere har projektet omfattet både en analyse-del og en kampagne-del. Kampagnen Kommunale Frontløbere har været projektets ansigt udadtil overfor kommunerne og regionerne. I dette kapitel gives en beskrivelse af selve kampagnens indhold og gennemførelse og de væsentligste bidrag til analysedelen trækkes frem. Kampagnen Kommunale Frontløbere har, som beskrevet i afsnit 2.2, haft til formål at udbrede kendskabet til og anvendelsen af Byggeriets Nøgletalssystem blandt kommunerne og regionerne. Derfor er en stor del af ressourcerne brugt på at informere kommunerne og regionerne om systemet. Dette er foregået både med udsendelsen af skriftligt materiale, via telefonsamtaler og via møder ude hos kommunerne og regionerne. Informationsdelen er nærmere beskrevet i afsnit 5.1. Når kommunerne og regionerne havde fået den nødvendige information skiftede fokus fra udbredelse af kendskab til udbredelse af anvendelsen. Dette skete via tilbud om gennemførelse af en gratis evaluering af en af kommunens eller regionens byggesager. Gennem disse sager opnår kommunerne og regionerne en praktisk erfaring i anvendelsen af systemet. Disse gratis evalueringssager er kaldt for forsøgssager. Ambitionen er, at forsøgssagerne overbeviser kommunerne og regionerne om de positive effekter af anvendelsen af nøgletal, således at de også på fremtidige sager vælger at anvende systemet. De på nuværende tidspunkt opnåede erfaringer fra forsøgssagerne er nærmere beskrevet i afsnit Møderækken Forud for selve møderækken har Byggeriets Evaluerings Center nødvendigvis måtte identificere de rette kontaktpersoner hos kommunerne og indgå aftale om afholdelse af informationsmøde. Kampagnens første henvendelse til kommunerne og regionerne, var et brev til 2-3 personer i kommunen eller regionen. Personerne var udvalgt, som de ansvarlige personer i organisationen, for hvem Byggeriets Nøgletalssystem blev vurderet at være mest relevant. Udvælgelsen skete ved at sammenholde de informationer, der var tilgængelige på hjemmesiderne om organisation, ansvarsområder og investeringsbudget. Kommuner og regioner uden tilstrækkelig information på hjemmesiden blev kontaktet på direktørniveau. Brevene til kommunerne og regionerne blev udsendt regionsvis, startende med Region Midtjylland, efterfulgt af Syddanmark, Sjælland og Nordjylland for at afslutte med Region Hovedstaden. Se i øvrigt tabel 5-2. I den efterfølgende telefoniske opfølgning identificeredes, hvem der i kommunen eller regionen var den relevante person at informere om nøgletalssystemet. I mange kommuner og regioner er den enhed, som varetager kommunens byggesager en mindre enhed, som ofte ikke fremgår af organisationsplanerne. Den telefoniske opfølgning har pr resulteret i, at der er afholdt informationsmøder med 81 af landets 103 kommuner og regioner. Her har de 17

19 fået en grundig gennemgang af nøgletalssystemet og fordelene ved at anvende dette. 7 af disse kommuner har efterfølgende ønsket et ekstra informationsmøde. Disse møder har primært været for at informere en anden medarbejdergruppe, end den der først deltog. 2 af møderne var stormøder, hvor kommunerne (Vesthimmerland og Bornholm) har arrangeret informationsmøder for håndværkere og rådgivere i kommunen. Baggrunden herfor var et ønske om at sikre sig, at alle kendte til nøgletallene, inden man i kommunen begyndte at anvende det. Begge kommuner har efterfølgende meldt tilbage, at deltagerne har opfordret kommunen til at bruge systemet. Udover de 81 kommuner, hvor der allerede er afholdt informationsmøde, har yderligere en kommune sat en dato på et ønsket møde. Hertil kommer 9 kommuner og regioner, som endnu ikke har taget endelig stilling til, om de ønsker at tage imod tilbuddet om et informationsmøde og evt. efterfølgende deltage i kampagnen med en forsøgssag. Det forventes, at der bliver afholdt informationsmøde i omkring halvdelen af disse kommuner. I tabel 5-1 er udbredelsen af kampagnen vist i oversigtsform. Ved læsning af tabellen skal man være opmærksom på, at flere af de 25 kommuner, som ikke ønsker at deltage i kampagnen, forud for deres beslutning har taget imod tilbuddet om et informationsmøde. Antal kommuner og regioner. der er kontaktet pr. brev og telefon 103 der har været afholdt informationsmøde med 81 der har været afholdt mere end et møde med 7 der har en tilmeldt og igangsat forsøgssag 33 der har en tilmeldt men endnu ikke igangsat forsøgssag 9 der har tilkendegivet at de vil tilmelde en forsøgssag, men endnu ikke har valgt denne ud der har haft informationsmøde, men først i 2010 afklarer om de ønsker at tilmelde en forsøgssag 4 22 der har aftalt informationsmøde til afholdelse i der endnu ikke har taget stilling til om de ønsker informationsmøde og videre deltagelse i kampagnen 9 der ikke ønsker at deltage i kampagnen 25 Tabel 5-1: Udbredelsen af kampagnen i oversigtsform. Møderne har som udgangspunkt været Byggeriets Evaluerings Centers mulighed for at give information til kommunerne og regionerne. Men de har også medført at Byggeriets Evaluerings Center har fået nyttig information. På møderne har der været mange gode dialoger om nøgletalssystemet. Kommunerne og regionerne har givet udtryk for deres holdninger og bemærkninger til, hvordan nøgletalssystemet kunne eller burde være. De har også haft meninger om, hvilke muligheder og værktøjer man gerne ser, som en del af sy- 18

20 stemet. Tilbagemeldingerne fra møderne kan samles sammen til følgende punkter: Ros til systemet o Klart incitament for de udførende og rådgivende virksomheder til at levere en god præstation o Godt at kunne gøre brug af andre bygherrers erfaringer o Godt at få objektive kriterier om kvalitet til brug i udvælgelse Gennemsigtighed og offentliggørelse o Systemet kan bruges politisk til at forsvare fravælgelsen af dårlige samarbejdspartnere o Klart ønske fra kommunerne om offentlig adgang til entreprenørernes og rådgivernes nøgletal o Systemet kan skabe den gennemsigtighed i kompetencerne som normalt er svær at opnå Usikkerhed med hensyn til omfang af ændringer i egne arbejdsrutiner o Usikkerhed mht. de udbudsretlige konsekvenser o Bekymret for politikernes syn på konkurrence på kvalitet o Generelt arbejder mange kommunale bygherrer under forhold med stor politisk indblanding. o Bekymret for belastningen af mindre håndværksmestre Udbredelse af systemet o Ville gerne kunne anvende nøgletal ved udvælgelsen hurtigst muligt, da den største fordel findes der o Frygt for at ødelægge konkurrencen pga. for få virksomheder med nøgletal o Mange får berøring med systemet gennem det almene byggeri Forslag til forbedring af systemet o Ønsker mulighed for at evaluere på rådgivningsdelen af en totalentreprisekontrakt o Ønsker at evaluering af anlægsopgaver bliver en del af systemet o Ønsker at en opfølgning på præstationen efter afleveringen genindføres i systemet o Ønsker mulighed for at evaluerer deres bygherrerådgivere Som det fremgår af punkterne herover, har mange kommuner og regioner fundet, at den største fordel ved systemet ligger i at anvende nøgletallene i udvælgelsen af sine samarbejdspartnere. Derfor vil de gerne kunne anvende denne del af systemet hurtigst muligt. Reelt er der to sider af Byggeriets Nøgletalssystem. Beregning af nøgletal på byggesagerne og anvendelse af nøgletallene i forbindelse med udvælgelse. Budskabet til mange kommuner og regioner har været, at man bør lade sine byggesager evaluere i en periode inden man begynder at anvende nøgletallene ved udvælgelse. Ganske som man i bekendtgørelserne har anvendt overgangsperioder. Det er vigtigt at sikre sig, at konkurrenceelementet i tilbudsgivningen ikke forsvinder, fordi der er få bydende, der kan opfylde kravene om nøgletal. Når en kommune er bygherre på en almen byggesag underlagt bekendtgørelsen om anvendelsen af nøgletal for alment byggeri mv. skal de dog anvende nøgletallene i forbindelse med udvælgelsen. I nogle kommuner vil dette kunne resultere i, at få virksomheder fra kommunen kan afgive et konditionsmæssigt tilbud. De udførende virksomheder har dog altid muligheden for at aflevere oplysninger der 19

21 svarer til nøgletal. For at øge antallet af lokale virksomheder med nøgletal har mange kommuner valgt at tilmelde forsøgssager i fagentrepriser, hvormed flest mulige lokale håndværksmestre opnår nøgletal via deres deltagelse i forsøgssagen. Mange kommuner har på møderne haft en øget interesse for systemet pga. kravet om anvendelse af nøgletal på almene byggesager, hvilket har gavnet kampagnen. 5.2 Forsøgssager Som en del af kampagnen er samtlige af landets kommuner og regioner blevet tilbudt at få en af deres byggesager evalueret gratis. Formålet med at tilbyde disse forsøgssager har været, at give kommunerne og regionerne mulighed for at afprøve systemet i praksis, uden at evalueringshonoraret blev en hindring i sig selv. Tilbuddet fremgik allerede i den første skriftlige henvendelse til kommunerne og regionerne og enkelte havde til informationsmødet besluttet, hvilken byggesag de ønskede gennemført som forsøgssag. Men de fleste forsøgssager er udvalgt efterfølgende. Kommunerne og regionerne har haft behov for internt i organisationen, at diskutere anvendeligheden af nøgletal, både generelt og på de enkelte projekter. Pr har 46 kommuner og regioner tilmeldt en forsøgssag eller givet tilsagn om, at de vil gøre det, når den rette sag starter. Dertil kommer 32 kommuner og regioner, hvor det endnu ikke er afklaret, om de kan eller ønsker at tilmelde en forsøgssag. Der henvises i øvrigt til tabel 5-1. Det vurderes realistisk, at knap halvdelen af disse kommuner og regioner vil tilmelde en forsøgssag, og dermed vil ca. 60 kommuner og regioner deltage med en forsøgssag i løbet af Årsagen til, at så mange kommuner og regioner endnu ikke endeligt har udvalgt en forsøgssag, vurderes at hænge sammen med det tidspunkt på året, hvor centret rettede henvendelse til dem. De første henvendelser til kommunerne i Region Midtjylland blev foretaget i starten af februar 2009 og de første henvendelser til kommunerne i Region Hovedstaden, som var den sidste i rækken, skete i midten af april Altså over en tidshorisont på ca. 2½ måned. At disse 2½ måned har haft en betydning fremgår af tabel 5-2. Selve møderne er afholdt i en længere periode efter tidspunktet for den første kontakt, og har i de fleste regioner været spredt ud over det meste af den resterende del af året. Region Tidspunkt for første henvendelse Antal kommuner i regionen (inkl. regionen selv) Antal kommuner og regioner med tilmeldte forsøgssager Midtjylland 4. feb Syddanmark 20. feb Sjælland 11. mar Nordjylland 29. mar Hovedstaden 17. apr Tabel 5-2: Sammenhængen mellem henvendelsestidspunkt og forsøgssager. 20

22 Forklaringen er, at man i kommunerne og regionerne tidligt på året får igangsat de byggerier, som er på investeringsbudgettet det pågældende år. Byggeriets Evaluerings Center kan som hovedregel ikke igangsætte evaluering af en byggesag, der er påbegyndt. Dermed har mange kommuner måtte vente til budgetåret 2010, førend de igen har haft en egnet sag at tilmelde som forsøgssag hvis der vel at mærke var egnede sager på budgettet for Blandt de kommuner og regioner, som afventer 2010, er der også et lille antal, som er positiv stemt overfor anvendelsen af nøgletal, men hvor argumentet for udskydelse af beslutningen er organisatoriske. Som konsekvens af ovenstående problematik er det besluttet, at kampagnen fortsætter i 2010, således at flest mulige kommuner og regioner får mulighed for at tilmelde en forsøgssag. En vigtig årsag hertil er, at eksemplets magt vurderes at være meget væsentlig, når anvendelsen af nøgletal skal udbredes blandt kommuner og regioner. De har behov for den praktiske erfaring med at få stillet de rigtige krav, og de har behov for at opleve effekten på de udførende og rådgivende virksomheders præstationer. I tabel 5-3 fremgår data for de tilmeldte forsøgssager. Som tidligere vist er der ved rapportens udgivelse 42 kommuner og regioner, der har tilmeldt forsøgssager. Men i tabel 5-3 fremgår det, at der er 53 tilmeldte forsøgssager. Årsagen til at der er mere end en forsøgssag pr. kommune og region er, at man hos flere af praktiske årsager har gennemført evalueringen af rådgivende virksomheder på en forsøgssag og udførende virksomheder på en anden. Dermed opnår man praktisk erfaring i begge dele, uden at tidshorisonten, fra igangsættelsen af forsøgssagen til de endelige nøgletal foreligger, bliver uoverskuelig. Men de fleste forsøgssager omfatter både evaluering af udførende og rådgivende virksomheder, hvormed kommunen eller regionen får den fulde erfaring med hele forløbet på en enkelt byggesag. Som det fremgår af tabel 5-3, er den gennemsnitlige entreprisestørrelse på forsøgssagerne kun godt halvdelen af det normale gennemsnit hos Byggeriets Evaluerings Center. Årsagen hertil er den udtalte brug af fagentreprise på mindre byggesager. Antal tilmeldte forsøgssager 53 Antal entrepriser der evalueres på forsøgssagerne 168 Antal rådgivningsopgaver der evalueres på forsøgssagerne 67 Samlet værdi af forsøgssagerne Gennemsnitlig projektstørrelse Gennemsnitlig entreprisestørrelse på forsøgssagerne Gennemsnitlig entreprisestørrelse for alle evaluerede entrepriser i Byggeriets Evaluerings Centers database 840 mio. kr. 16 mio. kr. 4,5 mio. kr. 8,2 mio. kr. Tabel 5-3: Oversigt over de tilmeldte forsøgssager. 21

23 Ved rapportens udgivelse var ingen af evalueringssagerne på forsøgssagerne endeligt afsluttet. Det er derfor ikke muligt, at analysere eller konkludere på de opnåede resultater for nøgletallene på forsøgssagerne. Det er dog muligt at uddrage andre erfaringer af de indtil nu igangsatte evalueringssager. Det kan bl.a. konkluderes, at der er forholdsvis mange udførende virksomheder, som via en forsøgssag kommer i berøring med Byggeriets Nøgletalssystem for første gang. Dette fremgår af tabel 5-4. Det er altså i mange tilfælde en anden kreds af virksomheder, der udfører arbejde for kommunerne og regionerne end for staten. Kampagnen er dermed i sig selv blevet et vigtigt tiltag for en større udbredelse af anvendelsen af nøgletal blandt kommuner og regioner. Antal udførende virksomheder, som evalueres på forsøgssagerne 93 Antal udførende virksomheder, som evalueres for første gang på forsøgssagerne 55 Antal rådgivende virksomheder, som evalueres på forsøgssagerne 44 Antal rådgivende virksomheder, som evalueres for første gang på forsøgssagerne 17 Tabel 5-4: Antallet af virksomheder der får en eller flere bygge- og rådgivningsopgaver evalueret på forsøgssagerne. En anden erfaring, der er gjort i forbindelse med forsøgssagerne, er, at kravet om evaluering skal kommunikeres tydeligt ud til de udførende virksomheder. Der har været mange eksempler på, at de udførende virksomheder ikke har bidt mærke i, at der i udbudsmaterialet har stået, at bygherren stillede krav om indsamling af oplysninger til beregning af nøgletal, og at virksomheden skulle indgå en aftale om evaluering med Byggeriets Evaluerings Center, såfremt de blev tildelt opgaven. Selv efter at virksomhederne blev gjort særlig opmærksom på det stillede krav, tog kun få af dem kontakt til Byggeriets Evaluerings Center. Ved efterfølgende telefonisk kontakt kunne det konstateres, at dette næsten alene skyldes manglende forståelse for, hvad det var, de blev bedt om at gøre. Derfor er det meget vigtigt, at bygherren tydeligt kommunikerer kravet om nøgletal ud til sine samarbejdspartnere. De skal have en helt klar skrivelse med budskabet: Det skal du gøre. Indholdet af denne skal forklare, at virksomhederne skal tilmelde deres opgave til evaluering. Enten ved at bruge en online formular på eller ved at kontakte centret telefonisk. Tilmeldingen resulterer i fremsendelse af en skriftlig aftale om evaluering, som virksomheden skal underskrive og returnere til centret. Problemet må betragtes som opstartsvanskeligheder pga. de mange udførende virksomheder, der aldrig før har hørt om nøgletallene. Når kommunerne og regionerne har prøvet at stille kravet på flere af deres byggesager, vil procedurerne omkring tilmelding til evaluering også blive fast rutine for de udførende virksomheder. For de rådgivende virksomheder har dette problem ikke været nær så udtalt. Men som det fremgår af tabel 5-4, er der også langt færre rådgivende virksomheder, der er kommet i berøring med systemet for første gang i forbindelse med kampagnen. 22

24 6 KONKLUSION Projektet Kommunale og regionale bygherres brug af nøgletal blev igangsat 1. januar 2009 og er afsluttet pr Denne rapport er den endelige afrapportering af projektet. Af flere grunde er det dog besluttet, at den til projektet tilknyttede kampagne Kommunale Frontløbere videreføres selvstændigt i Den primære informationskilde i analysen har været udsendte digitale spørgeskemaer til kommunerne og regionerne. 52 spørgeskemaer ud af 108 udsendte er kommet retur. Halvdelen af alle landets kommuner har givet deres bidrag til analysen, mens regionerne er mere svagt repræsenteret. Kommunerne finder, at de største hindringer for en yderligere udbredelse af anvendelsen af nøgletal er manglende viden om og kendskab til systemet samt indtrykket af, at for få rådgivende og udførende virksomheder kan fremvise nøgletal. Formodningen om, at usikkerheden om krav om nøgletal overfor udenlandske virksomheder ville være en hindring, viste sig ubegrundet. Kommunerne har ikke fundet disse problematikker som værende en væsentlig hindring for udbredelsen af systemet. Formentlig fordi meget få kommuner har berøring med udenlandske virksomheder. Meget naturligt er kommunernes vurdering af hvilke tiltag, som vil have den største effekt på udbredelsen, knyttet tæt op af besvarelserne omkring hindringerne. Kommunerne vurderer, at mere information og en forøgelse af antallet af virksomheder med nøgletal vil have den største effekt. Mere information vil give større viden om og kendskab til systemet, og dermed nedbryde denne hindring for udbredelsen. På samme vis vil flere virksomheder med nøgletal naturligvis også mindske den tilknyttede hindring det er, at for få virksomheder har nøgletal. I spørgeskemaerne er der indsamlet mange baggrundsinformationer om kommunerne ud fra formodningen om, at sammenhænge i besvarelserne kunne findes. Det har desværre ikke vist sig at være tilfældet. Informationerne giver dog alligevel interessant viden. Bl.a. er udstrækningen af kommunernes anvendelse af udbudsformen begrænset udbud uden prækvalifikation kortlagt. Netop denne udbudsform er meget afhængig af en offentliggørelse af nøgletallene. Flere end 30 % af kommunerne anvender denne udbudsform i ca. halvdelen af alle deres udbud overfor udførende virksomheder. Der er også indsamlet viden om, i hvilken grad kommunerne anvender tildelingskriteriet laveste pris i forhold til økonomisk mest fordelagtige tilbud. Her viser det sig, at laveste pris i mange kommuner stadig er det altovervejende tildelingskriterium. Dette er ikke nødvendigvis en hindring for udbredelsen af nøgletalssystemet, men indebærer dog en vis signalværdi om, at mange kommuner stadig prioriterer prisen meget højt. I forbindelse med projektets tilknyttede kampagne er der pr afholdt informationsmøder med mere end 80 kommuner og regioner. En stor del af kommunerne og regionerne har haft et begrænset kendskab til Byggeriets Nøgletalssystem forud for møderne, men næsten alle har efterfølgende været positive overfor initiativerne. De har set fordelene i at give deres samarbejdspartnere et klart incitament til at yde en god præstation, ligesom de i 23