Annonceringen vedrører: Leveringsaftale for en periode på 36 måneder.

Transkript

1 Administrationsafdelingen Dato: 19. august 2013 Kontor: Økonomistyringskontoret Sagsbeh: Lisa Drevsholt Ditlevsen Sagsnr.: Dok.: Opfordringsskrivelse I medfør af tilbudslovens 15 c, stk. 4 agter Justitsministeriets departement at gennemføre en annoncering om indgåelse af en leveringsaftale på et tidsregistreringssystem. Annonceringen vedrører: Leveringsaftale for en periode på 36 måneder. En nærmere beskrivelse af standard software en (med tilknyttede ydelser), der ønskes konkurrenceudsat fremgår af annonceringen. Tildelingskriteriet er Økonomisk mest fordelagtige. Underkriterierne hertil fremgår af Kriterier for tildeling af kontrakt, afsnit 1. På baggrund heraf opfordres leverandører til at fremsende tilbud. Tilbuddet skal være fremsendt senest den 2. september 2013 kl Tilbud modtaget efter dette tidspunkt tages ikke i betragtning. Tilbuddet, bedes fremsendes pr mail til Lisa Ditlevsen på mailadressen: LDD@jm.dk. Mailen skal mærkes "Tilbud tidsregistreringssystem ". For at kunne sammenholde indkomne tilbud for levering af et tidsregistreringssystem til Justitsministeriets departement bedes leverandøren benytte nedenstående forskrift og skabelon til indlevering af tilbud (afsnit 4). Spørgsmål vedrørende annonceringen kan rettes til Lisa Ditlevsen på mail LDD@jm.dk eller telefon Spørgsmål vedrørende tekniske specifikationer kan rettes til Morten Rasmussen på mail MRA@jm.dk eller telefon

2 1. Kriterier for tildeling af kontrakt Tildeling vil ske på grundlag af tildelingskriteriet Økonomisk mest fordelagtige tilbud. Justitsministeriet vil i forbindelse med sin tildeling lægge følgende to underkriterier til grund: Økonomisk mest fordelagtige tilbud Underkriterier: 1. Kvaliteten af tilknyttede ydelser Vægt: Vægtes 60 % 2. Totalpris Vægtes 40 % Samlet sum 100% 1.1 Kvaliteten af tilknyttede ydelser (vægtes 60%): Procedurer for installation og konfiguration Leverandøren bedes redegøre for procedurer for at bistå Justitsministeriets departement (herefter Justitsministeriet) med installation. Det vurderes positivt, at leverandøren kan dokumentere, at de tilbudte procedurer er velegnede til at understøtte Justitsministeriet med installation af den af tilbuddet omfattede software, og at der foreligger procedurer, der sikre, at det sker korrekt. Det vurderes positivt, at de medarbejdere som leverandøren tilbyder til at varetage konfigurationen har dokumenteret erfaring med konfiguration af den af tilbuddet omfattede software, moduler og /eller om tilbudte procedurer, der skal kunne hjælpe Justitsministeriet med at konfigurere softwaren, og at der er procedurer for, at det sker korrekt Rådgivning af Justitsministeriet om aktuelle licensmodeller, produkter, alternativer og optimeringspotentiale. Leverandøren bedes redegøre for erfaring med licensmodeller, produkter, alternativer og optimeringspotentiale. Det vurderes positivt, at de tilbudte rådgivende medarbejdere hos leverandøren har omfattende viden og erfaring i de licensmodeller og produkter der tilbydes og at dette dokumenteres i leverandørens tilbud. 2

3 Procedurer for licensrådgivning i hele aftaleperioden, herunder: Aftaleindgåelse Årsforfald Aftaleudløb og evt. gentegning Leverandøren bedes redegøre for, hvilken rådgivning leverandøren tilbyder i forbindelse med de forskellige faser i aftaleperioden. Det vurderes positivt, at leverandøren har velbeskrevne og specifikke rådgivningsydelser i forhold de enkelte faser i aftaleperioden og de i annonceringen omfattede produkter Justitsministeriets muligheder for Hotline support Leverandøren bedes redegøre for Justitsministeriets muligheder for Hotline support. Det vurderes positivt, at leverandøren tilbyder hotline-support på hverdage mellem kl og Justitsministeriets mulighed for at modtage kurser Leverandøren bedes redegøre for Justitsministeriets muligheder for at modtage kurser. Det vurderes positivt, at leverandøren kan tilbyde Justitsministeriet kurser på bruger -, superbruger - og administrator -niveau. Endvidere vurderes det positivt, at leverandøren giver kunden mulighed for at sammensætte kurser efter Justitsministeriets behov Justitsministeriets muligheder for at benytte e-learning værktøjer Leverandøren bedes redegøre for Justitsministeriets muligheder for at benytte e-learning værktøjer. Det vurderes positivt, at e-learning værktøjer er på dansk. Endvidere vurderes det positivt, at værktøjet stilles til rådighed online Sikkerhed for at levering kun sker til den af Justitsministeriets berettigede kreds af modtagere/brugere Leverandøren bedes redegøre for, hvordan det sikres, at levering kun sker til den af Justitsministeriet berettigede kreds af modtagere/brugere. 3

4 Det vurderes positivt, at leverandøren kan redegøre for procedurerne for at opnå denne sikkerhed, og at sikkerheden er reel. 1.2 Totalpris (skal vægtes 40%) Totalpris skal specificeres på nedenstående punkter: Implementering af system Licenser på basissystemet inklusiv samtlige tilbudte moduler Opgraderinger Vedligehold Tilknyttede ydelser herunder timesatser 1.3 Tildeling, underretning, stand still og indgåelse af kontrakt Når Justitsministeriet har truffet afgørelse om, hvem leveringsaftalen skal indgås med, orienteres tilbudsgiverne hurtigst muligt herom. Underretningen sker samtidig til alle tilbudsgivende leverandører ved . Uanset om en leverandør tildeles opgaven eller ej, er leverandøren ikke berettiget til særskilt honorar for udarbejdelse af tilbud. Ordregiver underskriver først leveringsaftalen efter udløb af en frivillig stand still periode på 10 hele kalenderdage regnet fra dagen efter meddelelsen til tilbudsgivende leverandører om udfaldet af annonceringen. 2. Kravspecifikation Med annonceringen efterspørges en tidsregistreringsløsning, som skal omfatte Justitsministeriets departement. Justitsministeriet påtænker at påbegynde implementeringen af tidsregistreringsløsningen i løbet af efteråret Justitsministeriets departement består af fem afdelinger med 24 kontorer/enheder og omfatter i alt ca. 350 medarbejdere ansat på forskellige overenskomster, arbejdstidsregler, normer m.v. Nedenfor beskrives Justitsministeriets krav til en tidsregistreringsløsning, herunder krav til dataudveksling med de i tilbuddet omfattede personaleadministrative systemer m.v. 4

5 Justitsministeriet forudsætter at tilbuddet omfatter et fuldt funktionsdygtigt tidsregistreringssystem, som rummer alle facetter omkring tidsregistrering, herunder registrering af arbejdstid, fravær, mulighed for kontering af timer og de administrative processer, der ligger i forlængelse heraf. Endvidere skal systemet rumme faciliteter til kontrol og statistik, samt værktøjer til håndtering af de lønadministrative elementer, der udspringer af tidsregistreringen. En nærmere beskrivelse af funktionelle og non-funktionelle krav til den efterspurgte løsning fremgår af afsnit Formål Det efterspurgte system skal tilvejebringe faciliteter til tidsregistrering for Justitsministeriet. Med systemet ønsker Justitsministeriet at opnå en større grad af systemunderstøttelse til gavn for departementets personale- og lønadministrative processer. 2.2 Krav og kvalitetsforventninger Systemet skal kunne tilvejebringe en platform og struktur, der kan rumme alle facetter vedr. registrering af arbejdstid, fravær og mulighed for kontering på aktiviteter. Systemet skal have indbyggede kontroller, der hindrer unødig administration og fejl. Endvidere skal systemet kunne udveksle data og integreres med Moderniseringsstyrelsens systemer; Ferie/Fravær, HR-løn, SLS, Navision Stat og Campus. Dette er den generelle og kortfattede version af kravet til systemet. Heri ligger, at det efterspurgte system rent funktionelt skal kunne håndtere alle praktiske processer i relation til tidsregistrering. 2.3 Introduktion og formål med leverancen Justitsministeriet ser brugen af et tidsregistreringssystem som opdelt i fem niveauer samt et udviklingsperspektiv, som er beskrevet i de nedenstående afsnit. Brugen af systemet Lønadministrationen Personaleadministrationen Administration af systemet Statistik og ledelsesinformation Udviklingsperspektivet 5

6 2.3.1 Brugen af systemet Systemet skal være stedet, hvor: Medarbejderne noterer daglig arbejdstid og kan kontere timer på aktiviteter, anføre over/merarbejde, raskmelde sig efter endt sygdom, anmode om ferie, særlige feriedage og i øvrigt har overblik over egne saldi og registreringer. Medarbejderen (eller anden udpeget person) kan registrere sygemeldinger og andet fravær. Fraværsregistreringen skal være knyttet til mailprocesser af hensyn til advisering om refusion. For Justitsministeriet er det afgørende, at registreringen er korrekt og rettidig af hensyn til den efterfølgende lønadministration. Justitsministeriet stiller som krav til systemet, at det indeholder en proces med månedskontrol og godkendelse. Endvidere skal systemet indeholde en funktion, der sikrer, at Justitsministeriet har overblik over månedsgodkendelserne. Justitsministeriet ønsker, at systemet tilvejebringer mulighed for ad hoc regulering af både registrering, godkendelsesprocedure, og evt. afledt indberetning til håndtering af en opgørelse, der ikke lukkes rettidigt eller med fejl. Justitsministeriet forventer, at løsningen indeholder en række konkrete stamdata på den enkelte medarbejder fra AD et. Disse stamdata kan både indeholde stamdata, der anvendes i forbindelse med tidsregistreringen, og stamdata der ikke gør. Justitsministeriet forudsætter, at der i systemet er mulighed for at oprette et nyt stamdata-felt, som ikke knyttes til systemets anvendelse af medarbejderens stamdata fx telefonnr. Justitsministeriet forudsætter, at samtlige stamdata-felter, der oprettes uden relation til systemets brug af stamdata, skal kunne anvendes til bl.a. statistik og ledelsesinformation Lønadministrationen Justitsministeriet forventer, at der kan indberettes data med engangsløndele knyttet til den afviklede måned direkte fra tidsregistreringssystemet til Lønsystemet HR-løn, SLS, og ISOLA/FAV. 6

7 Systemet skal kunne håndtere samtlige engangsløndele, som anvendes i en så automatiseret proces som muligt. Det gælder bl.a.: Udbetaling af 5. ferieuge, overført ferie, særlige feriedage, over/merarbejde, ulempetillæg og afspadsering. Løntræk som følge af ferie uden løn, orlov uden løn og tjenestefrihed uden løn. Ferielønsregulering. For medarbejdere, der varetager lønadministrationen, bør systemet understøtte at lønadministrationen foregår med høj sikkerhed og kontrol, hvor alle transaktioner gemmes i log. Endvidere stiller Justitsministeriet krav om, at systemet indeholder en facilitet, der sikrer rettidig og korrekt lønadministration hver måned. Justitsministeriet stiller et funktionelt krav om, at systemet kan håndtere de løndele og lønrelaterede indberetninger, der udspringer af systemets tidsregistrering. Med håndteringen menes eksplicit, at systemet kan varetage registrering, kontrol og ekspedering af data, der munder ud i rettidig og sikker indberetning til rette myndighed. Justitsministeriet ønsker helt generelt en løsning, der sikrer, at de administrative processer kan håndteres uden undtagelser og så automatiseret som muligt Personaleadministrationen Det er et krav til leverancen, at inddatering af stamdataændringer i systemet samtidig kan eksporteres til HR-Løn, SLS, Campus eller andet system. En direkte integration til andre systemer tilstræbes i så stor udstrækning som muligt. Endvidere skal systemet sikre en rettidig og korrekt indberetning til øvrige systemer, når simple stamdata-ændringer inddateres i systemet. Funktionen kan beskrives således: Når en medarbejder i Justitsministeriet ændrer kontortilknytning ændres medarbejderens data i systemet, og genererer dermed input til Ferie/fravær, SLS, Navision, HR-Løn, Campus m.fl. Heri ligger, at indberetningen om tilknytning til andet segment til SLS, dannes på baggrund af inddatering i systemet. Udover kontorskift gælder dette også ændringer i normtid, fratrædelse m.v. 7

8 Justitsministeriet forventer et let tilgængeligt og intuitivt system, hvor personaleadministrative medarbejdere på en enkel måde kan lægge oplysninger i systemet. Justitsministeriet forventer, at løsningen indeholder eller tilstræber en funktionalitet, der knytter inddateringen til kravet om rettidig og korrekt indberetning Administrator Leverandøren skal tilvejebringe et system, hvor Justitsministeriet selv kan justere regler og opsætning efter behov. Leverandøren skal i en periode efter Justitsministeriets overtagelse af systemet tilvejebringe en umiddelbar og fyldestgørende rådgivning vedr. større omlægninger/tilpasninger af systemet, såfremt Justitsministeriet måtte ønske dette Statistik og ledelsesinformation Justitsministeriet forudsætter, at systemet kan tilvejebringe et umiddelbart overblik over registreringer, godkendte anmodninger, restferie osv. for samtlige medarbejdere. Justitsministeriet stiller krav om, at systemet til enhver tid kan opgøre eksakte værdier på samtlige medarbejdere. Justitsministeriet stiller krav om, at systemet tilvejebringer udtræk af data, der bl.a. viser: Medarbejdernes organisatoriske placering. Ændringer i medarbejdernes normtider. Ændringer i medarbejdernes overenskomst. Fravær og ferieafvikling. Justitsministeriet forventer, at ministeriet har muligheder for at udarbejde ledelsesinformation om bl.a. ressourceforbrug på tværs af databaseinformation i systemet Udviklingsperspektivet Justitsministeriet forudsætter, at leverancen peger fremad, herunder at systemet løbende kan tilpasses i takt med, at systemets omverden ændres. Herunder ændringer i krav fra offentlige myndigheder. 8

9 3. Funktionelle, non-funktionelle krav og optioner I nedenstående tabeller fremgår Justitsministeriets funktionelle og nonfunktionelle krav samt optioner til en tidsregistreringsløsning (i uprioriteret rækkefølge). MK = Minimumskrav K1- Kn = Krav. Tabel 3.1. Justitsministeriets funktionelle krav til et tidsregistreringssystem Krav ID Kravtype Titel Beskrivelse MK K1-Kn F-1 MK Lovgivning og systemlog. Systemet skal overholde krav i persondataloven og kan føre en systemlog i overensstemmelse med gældende regler. F-2 MK Systemdokumentation. F-3 MK Registrering, Medarbejder. F-4 MK Integration til Navision Stat. F-5 MK Integration til HR- Løn, SLS, Navision og Campus. F-6 MK Masseindberetning til HR-løn og SLS af engangsløndele. F-7 MK ISOLA/FRAV indberetninger. Installations- og opsætningsdokumenter skal overdrages i forbindelse med driftstart. Systemet skal tilvejebringe komplet håndtering af medarbejdernes registrering af arbejdstid, fravær og kontering på aktiviteter. Systemet skal kunne udveksle data med Navision Stat via den generiske integrationssnitflade. Systemet skal kunne udvekse data med HR- Løn, SLS, Navision og Campus. Systemet skal indeholde en funktionalitet, der håndterer masseindberetninger af engangsløndele til HR-løn og/eller SLS. Justitsministeriet ønsker, at det anføres konkret hvilke typer engangsløndele og øvrige indberetninger til HR-løn, SLS som systemet tilvejebringer facilitet til. Systemet skal være gearet til at foretage indberetninger til ISOLA/FRAV. Justitsministeriets administrative proces hermed skal være begrænset til evt. udtræk af en fil, som ekspederes til Moderniseringsstyrelsen. F-8 MK Månedskontrol. Justitsministeriet stiller krav om, at systemet 9

10 F-9 K1 Overblik for medabejder, chefer og Justitsministeriet. F-10 K2 Løbende opgørelse af eksakte værdier. F-11 K3 Justitsministeriet skal have overblik over status på månedsgodkendelsen. F-12 K4 Anmodning, medarbejder. F-13 K5 Mailadvisering pga. manglende godkendelse. F-14 K6 Justering af regler og opsætning. indeholder en proces med månedskontrol og godkendelse af månedens opgørelse. Heri godkendes anmodningen. Dvs. alle anmodninger følger måneden. Justitsministeriet ønsker, at systemet kan tilvejebringe umiddelbart overblik over registrering, godkendte anmodninger, restferie osv. for samtlige medarbejderet. Justitsministeriet stiller krav om, at systemet til enhver tid kan opgøre eksakte værdier på samtlige medarbejdere. Systemet skal indeholde en funktion, der sikrer, at Justitsministeriet har overblik over månedsgodkendelsen. Justitsministeriet ønsker, at systemet kan håndtere anmodninger om udbetaling af ferie, over/merarbejde mv. direkte i systemet. Systemet skal kunne advisere en medarbejder og /eller chef via , hvis en opgørelse ikke godkendes til tiden. Justitsministeriet skal selv kunne definere kriterier for udsendelsen. Justitsministeriet ønsker, at Justitsministeriet selv kan justere regler og opsætning efter behov. Dette gælder konti, aktiviteter, fraværsalias, afregningsforhold, kontireguleringer osv. Det gælder endvidere relationer mellem konti, regler, overenskomster mv. F-16 K8 Generering af færdige oversigter. F-15 K7 Single Sign on. Løsningen skal integreres til Justitsministeriets AD, således at brugeren kan tilgå systemet uden separat login. Justitsministeriet stiller krav om, at systemet leveres med færdige oversigter, der viser: (1) Medarbejdere organisatoriske placering. (2) Ændringer i medarbejdernes normtider. (3) Ændringer i medarbejdernes placering. (4) Ændringer i medarbejdernes overenskomst. (5) Medarbejdernes fravær og ferieafvikling. Med færdige oversigter menes, at Justitsmi- 10

11 F-17 K9 Adgang til historiske data. F-18 K10 Løbende tilpasning af ledelsesinformation. F-19 K 11 Løbende tilpasning af statistiske udtræk. F-20 K 12 Specificering af indstillinger som Justitsministeriet ikke på egen hånd kan justere. nisteriet kan kalde en forespørgsel, der henter pågældende oversigter direkte i systemet. Justitsministeriet skal løbende kunne trække historiske data fra systemet. Justitsministeriet kan skræddersy ledelsesinformation på tværs af al indsamlet databaseinformation. Justitsministeriet kan løbende tilpasse statistiske udtræk fra systemet. Der ønskes i tilbuddet anført, hvilke indstillinger til systemet, som Justitsministeriet ikke på egen hånd kan justere. Tabel 3.2. Justitsministeriets non-funktionelle krav til et tidsregistrering system Krav ID Kravtype Titel Beskrivelse MK K1-Kn NF-1 MK Tilgængelighed Medarbejdere i Justitsministeriet skal kunne tilgå systemet. NF-2 MK Systemet skal kunne hostes af Justitsministeriets It Fællesskab (JIF) Justitsministeriets It Fællesskab (JIF) skal hoste systemet. NF-3 K13 Udvikling og support Med henblik på udvikling og support af systemet, vurderes det positivt, at leverandøren leverer systemet til lignende institutioner i staten. NF-4 K14 Brugervejledning Brugervejledning skal være tilgængelig på medarbejder, chef og administratorniveau. 11

12 Tabel 3.3. Justitsministeriets optioner krav til et tidsregistreringssystem Options ID Kravtype Titel Beskrivelse MK K1-Kn O-1 K15 Uddannelse af medarbejdere, chefer og Justitsministeriet Justitsministeriet ønsker en pris på uddannelse af medarbejdere i brugen af systemet. Det tilbudte kursusforløb skal prissættes efter om det retter sig til administratorer eller brugere. 12

13 4. Skabelon til indlevering af tilbud. Leverandøren skal for hvert krav angive løsningens kravopfyldelse i forhold til nedenstående kravopfyldelsesgrader: o Helt = Kravet er i sin helhed opfyldt o Delvist = Dele af kravet opfyldes ikke o Ikke = Kravet opfyldes ikke. For Mindste Krav (MK) gælder, at kravopfyldelsesgraden skal være Helt. Har Leverandøren ikke angivet en værdi for kravopfyldelsesgrad, da vil kravet få opfyldelsesgraden Ikke. Hvor leverandøren angiver kravopfyldelsesgraden til Delvist, skal leverandøren angive både hvilke dele af Justitsministeriets krav, som ikke er opfyldt og hvilke, som er opfyldt. Leverandøren skal ikke uddybe besvarelse for de krav, hvor kravopfyldelsesgraden er angivet til Ikke. Endvidere skal leverandøren angive løsningsbeskrivelse for krav med kravopfyldelsesgraden Helt. 13

14 Ikk (x) Delvis (x) Helt (x) Ikke (x) Delvist (x) Helt (x) Ikke (x) Delvist (x) Helt (x) Skabelon 4.1. Justitsministeriets funktionelle krav til et tidsregistreringssystem Krav ID Kravtype Opfyldelsesgrad Løsningsbeskrivelse MK K1-Kn F-1 MK F-2 MK F-3 MK F-4 MK F-5 MK F-6 MK F-7 MK F-8 MK F-9 K1 F-10 K2 F-11 K3 F-12 K4 F-13 K5 F-14 K6 F-15 K7 F-16 K8 F-17 K9 F-18 K10 F-19 K11 F-20 K12 Skabelon 4.2. Justitsministeriets non-funktionelle krav til et tidsregistrering system Krav ID Kravtype Opfyldelsesgrad Løsningsbeskrivelse MK K1-Kn NF-1 MK NF-2 MK NF-3 K13 NF-3 K14 Skabelon 4.3. Justitsministeriets optioner krav til et tidsregistreringssystem Krav ID Kravtype Opfyldelsesgrad Løsningsbeskrivelse MK K1-Kn O-1 K15 14