Godkendelse af referat... 1 Boligselskabet Rosenvænget... 1 Nybyggeri... 9 Orientering fra administrationen Boligselskabets afdelinger...

Transkript

1 Boligselskabet Rosenvænget Referat af organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 02. marts 2011 kl I Centerhuset, lille sal, Højvang 2, Græse Bakkeby, 3600 Frederikssund Dagsorden: 1 Godkendelse af referat Boligselskabet Rosenvænget Orientering fra formanden Orientering fra Domeas bestyrelse Bestyrelsesforhold Bestyrelseshonorar Boligselskabets årsregnskab Boligafdelingernes årsregnskaber Revisionsprotokol Bestyrelsens årsberetning Godkendelse af styringsrapport Boligselskabets budget Bestyrelsens arbejdskapital budget for kommende regnskabsår Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab Valg af kredsdelegerede til BL Årsregnskab for perioden 2008/ Forvaltningsrevision årlig opfølgning Udlejningsforhold Regulering af indskud ved genudlejning Ny lovgivning vedtægtsrevision Personaleforhold Generel orientering Nybyggeri Afdeling Vangedevej Afdeling Æblelunden Orientering fra administrationen Lukket dagsorden BL: Ændringer af almenboligloven BL: Medlemskontingent Boligselskabets afdelinger Driftsbudgetter Orientering om driftsforhold Ansøgning om midler fra Dispositionsfonden til afdeling Østergården Mødeplanlægning Eventuelt Lukket dagsorden... 12

2 Deltagere fra bestyrelsen: Lars Nielsen, formand Gert E. Olsen, næstformand Jørgen J. Adsersen Kim Randrup Lars Lade Lena S. Hansen (fra kl ) Lone Kirstine Krogsgaard Jørgen Hedestrand Klenke, videnspersen Ole Klenke, vidensperson Afbud: Karin Thomsen, Domea Vivi Gustafson Øvrige deltagere: Bent Gordon Johansen, Domea Kim Brokmann, Domea Domea Boligcenter Frederikssund, den 8. marts 2011

3 1 Godkendelse af referat Domea har ikke modtaget kommentarer eller indsigelser til referat af møde den 25. november Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives. Referat: Godkendt og underskrevet uden bemærkninger. 2 Boligselskabet Rosenvænget 2.1 Orientering fra formanden Der var ingen orienteringssager fra formand eller afdelinger. 2.2 Orientering fra Domeas bestyrelse Orientering gives på mødet. Bestyrelsesmedlem i Domeas bestyrelse og formand for Boligselskabet Rosenvænget Lars Nielsen orienterede om de mange aktiviteter, der var i gang i Domeas bestyrelse. Her blev drøftelserne om den fremtidige administrationspris og struktur fremhævet. Referat: Taget til efterretning. 2.3 Bestyrelsesforhold Bestyrelsen har følgende sammensætning: Navn Post Valg af Valgt indtil Lars Nielsen Formand Repræsentantskabet 2011 Gert E. Olsen Næstformand Repræsentantskabet 2011 Jørgen A. Adsersen Medlem Repræsentantskabet 2012 Karin Thomsen Medlem Domea Kim Randrup Medlem Repræsentantskabet 2011 Lars Lade Medlem Repræsentantskabet 2011 Lena S. Hansen Medlem Repræsentantskabet 2011 Lone Kirstine Krogsgaard Medlem Repræsentantskabet 2012 Vivi Gustafson Medlem Repræsentantskabet 2011 Jørgen Hedestrand Vidensperson Organisationsbestyrelsen 2011 Klenke Ole Klenke Vidensperson Organisationsbestyrelsen 2011 Med Domea som forretningsfører. Afgangsorden indebærer, at Lars Nielsen, Gert E. Olsen, Kim Randrup, Lars Lade, Lena S. Hansen og Vivi Gustafson er på valg som bestyrelsesmedlemmer på næste 1

4 ordinære repræsentantskabsmøde. Derudover er Jørgen Hedestrand Klenke og Ole Klenke på valg som videnspersoner. Referat: En enig bestyrelse bekræftede ovenstående opstilling. 2.4 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2010 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 71,49 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 42,89 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. 2.5 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 01. oktober 2009 til 30. september 2010 vedlægges som bilag. Regnskabet udviser et overskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 12 til 33. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. 2

5 2.6 Boligafdelingernes årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 01. oktober 2009 til 30. september 2010 udviser følgende resultater: Afdeling Falkenborgvej: underskud på kr Afdeling Frederikssund Nord, 1: underskud på kr Afdeling Frederikssund Nord 2: overskud på kr Afdeling Fjordtoppen Børneinstitution: overskud på kr Afdeling Fritids- og ungdomsklub: overskud på kr Afdeling Birkevænget: underskud på kr Afdeling Østergården: underskud på kr Afdeling Gefionparken: underskud på kr Afdeling Rosenfelt: underskud på kr Afdeling Rosenvænget: overskud på kr Afdeling Græse Bakkeby: overskud på kr Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen på regnskabets side 12 til 33. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. 2.7 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 01. oktober 2009 til 30. september 2010 vedlægges som bilag. Den eksterne revision, BDO har ikke udtrykt forbehold for regnskabet. Det er revisionens opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af afdelingens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 30. september 2010 samt at resultatet af afdelingens aktiviteter for regnskabsåret 2009/2010 er i overensstemmelse med kravene til regnskabsaflæggelsen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Referat: Godkendt. 2.8 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab på side 12 til 33 og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. 3

6 Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. 2.9 Godkendelse af styringsrapport Til brug for den løbende styringsdialog er organisationsbestyrelsen forpligtet til at udarbejde og indsende en årlig rapport om boligorganisationens virksomhed til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisation og afdelinger vil blive gennemgået på mødet. Rapporternes økonomiske oplysninger mv. er opdateret ift. tidligere udarbejdede rapporter, mens det overlades til bestyrelsen at gennemgå og tilpasse de mere kvalitative og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 01. oktober 2011 til 30. september 2012 vedlægges som bilag og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Der er vedtaget følgende huslejestigninger på afdelingsmøderne: Afdeling Falkenborgvej Huslejestigning på 6,68 % Afdeling Frederiksund Nord, 1 Huslejestigning på 0 % Afdeling Frederikssund Nord 2 Huslejestigning på 8,59 % Afdeling Fjordtoppen Børneinstitution Huslejestigning på 2,26 % Fritids- og ungdomsklub Huslejestigning på 0,75 % Afdeling Birkevænget Huslejestigning på 5,3 % Afdeling Østergården Huslejestigning på 10,15 % Afdeling Gefionparken Huslejestigning på 2,94 % Afdeling Rosenfelt Huslejestigning på 7,22 % Afdeling Rosenvænget Huslejestigning på 4,93 % Afdeling Græse Bakkeby Huslejestigning på 2,94 % Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. 4

7 2.11 Bestyrelsens arbejdskapital budget for kommende regnskabsår Fra og med regnskabsåret 2010 skal boligafdelingerne have den fulde forrentning af deres indestående i Domeas fællesforvaltning. Hidtil har boligselskabet fået den fulde forrentning af det samlede indestående og derefter udbetalt renter til afdelingerne efter en lavere sats. Denne såkaldte rentemarginal har i de fleste boligselskaber været den historisk væsentligste metode til at sikre opbygning og fastholdelse af en rimelig arbejdskapital, men muligheden bortfalder altså nu som følge af ændret lovgivning. I konsekvens heraf åbner lovgivningen op for, at afdelingerne kan opkræves et bidrag til selskabets arbejdskapital på maksimalt kr. 136,00 pr. bolig/år, indtil arbejdskapitalen udgør kr pr. bolig (2010-niveau). Ved seneste regnskabsafslutning udgjorde selskabets arbejdskapital kr svarende til kr. 133,- pr. bolig. Med henblik på at sikre tilstedeværelsen af en rimelig egenkapital til imødegåelse af bygningsmæssige, udlejningsmæssige eller boligsociale problemer i afdelingerne er det Domeas anbefaling, at der fra og med næste regnskabsårs begyndelse opkræves det særlige bidrag til arbejdskapitalen, indtil arbejdskapitalens indestående udgør det fastsatte minimum. Det særlige bidrag vil udgøre en omkostning i afdelingerne, som i varierende grad opvejes af afdelingernes øgede renteindtægter. For afdelinger med stor opsparing vil de øgede renteindtægter langt overstige udgiften til det særlige bidrag til arbejdskapitalen, mens det for mindre likvide afdelinger kan forholde sig anderledes. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at der i budget 2011/2012 opkræves særligt bidrag til arbejdskapitalen Valg af medlemmer til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet Rosenvænget kan vælge op til 6 repræsentanter. Repræsentantskabet har besluttet, at organisationsbestyrelsen selv udpeger repræsentanterne af sin midte. Det indstilles, at bestyrelsen udpeger op til 6 repræsentanter af sin midte for 1 år. Referat: Bestyrelsen udpegede følgende repræsentanter af sin midte: Kim Randrup Gert E. Olsen Jørgen J. Adsersen Lone Kirstine Krogsgaard 5

8 2.13 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet Rosenvænget kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet kan beslutte, at organisationsbestyrelsen vælge de delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Referat: Bestyrelsen valgte følgende 2 kredsdelegerede: Gert E. Olsen Lone Kirstine Krogsgaard 2.14 Årsregnskab for perioden 2008/09 Frederikssund Kommune har med brev af 23. september 2010 meddelt, at årsregnskab for perioden 2008/09 er taget til efterretning. Referat: Taget til efterretning uden bemærkninger Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret personer inkl. ungdomsboliger og personer, som har valgt at stå i bero og således ikke modtager tilbud om ledige boliger. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. 6

9 Det, som vi ikke kan oplyse er, når en konkret ansøger kommer id og vil vide, hvad nummer de står på ventelisten. Så kan vi ikke på grund af de fleksible kriterier, da nogle boliger skal gå til den fleksible. Afdeling Rum Antal boliger Aktive på liste I bero på liste I alt på liste Falkenborgvej Frederikssund Nord, Frederikssund Nord Birkevænget Østergården Gefionparken Rosenfelt Vangedevej Rosenvænget Enkeltværelser 1 18 Familiebolig Græse Bakkeby Ungdomsbolig 1 10 Aktive pr. bolig

10 Nul personer på venteliste indikerer, at der enten er tale om 100 % kommunal anvisning eller anden særlig anvisning. Fraflytningsstatistik for perioden til for samtlige afdelinger er 15,2%. Referat: Bestyrelsen besluttede på baggrund af ovenstående ret spinkle ventelister i enkelte afdelinger at bede Domea til næste møde om at udarbejde et oplæg til en imagekampagne evt. med lokale reklameindslag Regulering af indskud ved genudlejning Regulering af indskud ved genudlejning af familieboliger har hidtil kun kunnet gennemføres med kommunal godkendelse. Med virkning fra 1. januar 2011 kan indskud imidlertid reguleres uden kommunal godkendelse, hvis blot indskuddet efter regulering ikke overstiger kr. 216,00 /m 2 for den enkelte bolig. Beboerindskud reguleres eller indekseres ikke automatisk, og i ældre afdelinger er indskuddet derfor ofte utilstrækkeligt til at dække lejernes forpligtelser overfor afdelingen - herunder udgifter i forbindelse med det lejedes fraflytning. For i videst muligt omfang at sikre afdelingerne økonomisk anbefaler Domea generelt at indskud forhøjes ved fraflytning til kr. 216,00 pr. m 2 i afdelinger, hvor det har relevans. For afdelingerne i Boligselskabet Rosenvænget kan de aktuelle indskudsbeløb for familieboliger opgøres som følger: Afdeling Indskud/m Falkenborgvej kr 178, Frederikssund Nord, 1 kr 161, Frederikssund Nord 2 kr 206, Birkevænget kr 206, Østergården kr 302, Gefionparken Kr. 385, Rosenfelt Kr. 146, Rosenvænget Kr. 164, Græse Bakkeby Kr. 175,14 På baggrund heraf anbefales det, at indskud fremover reguleres til kr. 216,00 pr. m 2 ved genudlejning i afdelingerne Falkenborgvej, Frederikssund Nord, 1, Frederikssund Nord 2, Birkevænget, Rosenfelt, Rosenvænget og Græse Bakkeby. Beslutning om regulering af indskud ved genudlejning kan træffes af organisationsbestyrelsen. Forholdet skal ikke behandles på afdelingsmøde, idet de nuværende beboere ikke berøres af reguleringen (medmindre de på et senere tidspunkt flytter internt i boligorganisationen). Domeas arbejde med beregning og registrering af nye indskudsbeløb for de enkelte boligtyper faktureres overfor boligorganisationen som en tillægsydelse efter medgået tid. 8

11 Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at indskud reguleres ved genudlejning til kr. 216,00 pr. m 2 i afdelingerne Falkenborgvej, Frederikssund Nord, 1, Frederikssund Nord 2, Birkevænget, Rosenfelt, Rosenvænget og Græse Bakkeby Ny lovgivning vedtægtsrevision På baggrund af de ændrede regler for almene boligselskaber, som trådte i kraft pr. 1. januar 2010, har Domea udarbejdet forslag til vedtægtsrevision. Orientering gives på mødet. Det indstilles til bestyrelsen at godkende forslaget til reviderede vedtægter, der herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse Personaleforhold Generel orientering Orientering gives på mødet. Bent Gordon Johansen orienterede om ændringer i driftslederfunktionen i Boligselskabet Rosenvænget, hvor driftsleder Birger Tykskov og ejendomsmester Palle Thomsen fra 1. marts har byttet roller helt efter aftale med dem begge. Bent Gordon Johansen uddybede ændringerne med, at det nu var tid til næste trin i den planlagte centralisering af driftsstrukturen. 3 Nybyggeri 3.1 Afdeling Vangedevej Bent Gordon Johansen orienterer om stadet på mødet. Bent Gordon Johansen orienterede om, at beboerne var flyttet ind selvom udearealerne ikke var færdige på grund af den hårde vinter. Beboerne er glade for byggeriet og er i gang med at undersøge, hvordan indflytningen skal fejres. Udearealerne vil blive færdiggjort så snart frosten er ude af jorden. Projektet har været fulgt af boligselskabets byggeudvalg, hvorfra der ikke har været bemærkninger. 9

12 3.2 Afdeling Æblelunden Bent Gordon Johansen orienterer om stadet på mødet. Bent Gordon Johansen orienterede om, at funderingsarbejderne pågår. Projektet bliver fulgt af byggeudvalget, hvor der ikke har været bemærkninger fra. 4 Orientering fra administrationen 4.1 Lukket dagsorden Boligcenter Frederikssund har den 3. februar 2011 modtaget henvendelse pr. mail fra Sunil og Margit Khosla, som anmoder om nedsættelse af husleje i forbindelse med tab af omsætning som følge af bl.a. åbning af Sillebroen. Mail fra Spar købmanden vedlægges som bilag. Referat: Bestyrelsen besluttede at der nedsættes et udvalg bestående af Gert Olsen, Lone Krogsgaard, Ole Klenke og Bent Gordon Johansen, som gives bemyndigelse til at forhandle en passende husleje. 4.2 BL: Ændringer af almenboligloven Der vedlægges 5 siders bilag, som omhandler ændringer af almenboligloven som opfølgning på boligpakken vedrørende indsatsen i udsatte boligområder. Referat: Taget til efterretning. 4.3 BL: Medlemskontingent 2011 Der vedlægges 1 sides bilag fra Boligselskabernes Landsforening vedrørende medlemskontingent for Referat: Taget til efterretning. 10

13 5 Boligselskabets afdelinger 5.1 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter for perioden 01. oktober 2011 til 30. september 2012 godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. 5.2 Orientering om driftsforhold Bent Gordon Johansen giver en kort orientering om relevante driftsforhold i afdelingerne. BGJ præsenterede den nye driftschef Kim Brokmann. Kim Præsenterede kort sig selv og formanden bød velkommen og udtrykte bestyrelsen tilfredshed med det hurtige skift. 5.3 Ansøgning om midler fra Dispositionsfonden til afdeling Østergården Der søges om kr ,- til dækning af oparbejdet underskud i afdelingen. Brev vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen godkender ansøgningen til dækning af oparbejdet underskud i afdelingen. 6 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i Ordinært repræsentantskabsmøde kl i Beboerhuset, Gefionvej 50, 3600 Frederikssund Højvang 2, Græse Bakkeby, 3600 Frederikssund Bestyrelsesmøde kl i fælleshuset, Rosenfelt 33, 3600 Frederikssund Bestyrelsesmøde kl i Beboerhuset, Gefionvej 50, 3600 Frederikssund (husk p-tilladelse ved ankomst) Bestyrelsesmøde kl i Fælleshuset, Heimdalsvej 7, 3600 Frederikssund 11

14 7 Eventuelt 7.1 Lukket dagsorden Orientering gives på mødet af Bent Gordon Johansen. Bent Gordon Johansen orienterede om den kommende inspirationstur til Berlin i dagene april 2011 i forbindelse med mail, udsendt til organisationsbestyrelsen den 7. februar Det blev drøftet hvor der i fremtiden skulle holdes bestyrelsesmøder og der var bred enighed om, at det skulle undersøges om møderne kunne holdes i Boligcenteret. Der var herefter ikke flere emner til behandling. Referatet godkendt på bestyrelsesmøde den Lars Nielsen 12