Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 26. oktober 2016, kl i Allégården, Tårnbyvej 53

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 26. oktober 2016, kl i Allégården, Tårnbyvej 53 Til stede: John Bach, Susanne Bech Uldahl, Anette M. E. Jensen, Jytte Dræby, Jørgen Juul, Kirsten Haugaard, Søren Sabat Suppleanter: Kim Boch, Bo Quist Besser Fra KAB: Kundechef Henning Bøgh Holtov, driftschef Sune Rasmussen, kundesupportchef Lone Skriver deltog under pkt. 8, Centerchef for Beboerservice Finn Larsen deltog under pkt. 31, kundedirektør Margrete Pump Afbud: Fra revisionen: Merete Sørensen Ingen Indholdsfortegnelse 1. Valg af dirigent Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 14. juni Revisionsprotokol Organisationsbestyrelsens sammensætning Repræsentantskabets sammensætning Meddelelser fra formanden... 6 Sager til beslutning /28

2 8. Pas på huslejen få hjælp til en analyse af driften Regnskab for selskab og afdelinger 2015/ Organisationsbestyrelsens beretning for regnskabsåret 2015/ Forvaltningsrevision Budget for boligorganisationen Allégården ombygning af daginstitution til boliger endeligt byggeregnskab Ny udlejningsaftale fleksibel udlejning afdeling Nye normalvedtægter KAB s sommerophold Almene Boligdage november 2017 i Århus Sager til orientering Nyt fra afdelingerne Boligplacering af flygtninge Aftale om undtagelse af visse typer boliger fra kommunal anvisning Thyges Gaard, erhvervslejemål udvidelse Frit valg af TV-pakker på vej Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme Forsikring TKB Tilbageførsel af indskud i Boligbutikken Ny lokalaftale for ejendomsfunktionærer Ændring i rygepolitikken i relation til e-cigaretter Salg af institutionerne Investeringsforeninger Styringsdialog 2016 (2014/2015) Beboerklagenævnssager Bolignøglen 1. januar 2016 til 31. december TKB driftsfællesskab Næste møde samt planlægning af kommende møder Eventuelt Referat fra mødet fortrolighed Bilag 1: Revisionsprotokol... 4 Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskab Bilag 3: Udkast til årsberetning... 9 Bilag 4: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision Bilag 5: Nøgletal for forvaltningsrevision for TKB Bilag 6: Budget Bilag 7: Byggeregnskab af 24. april Bilag 8: Endeligt byggeregnskab af 1. juli Bilag 9: Udlejninger Bilag 10: Anvisninger Bilag 11: Vedtægter for TKB gældende og ny tilrettet version /28

3 Bilag 12: Normalvedtægter for en almen boligorganisation med ændringer Bilag 13: soplæg Forsikring af TKB - tilbud Bilag 14: Tilbudssammenligning Bilag 15: Regnskabserklæring til endeligt likvidationsregnskab Bilag 16: Statistik over beboerklagenævnssager /28

4 1. Valg af dirigent John Bach blev valgt som dirigent. 2. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Der er ikke foretaget ændringer i forretningsordenen siden den 29. maj Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3. Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 14. juni 2016 Referat fra organisationsbestyrelsesmødet den 14. juni 2016 er udsendt den 22. juni Der er ikke modtaget bemærkninger til referatet. Det indstilles, at referatet godkendes og efterfølgende underskrives af formanden. Referatet blev godkendt og efterfølgende underskrevet af formanden og næstformanden. 4. Revisionsprotokol Revisionsprotokollen omfatter revision af selskabets og afdelingernes regnskaber for Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskab vil deltage i mødet under dette punkt. Revisionsprotokollen fremlægges til organisationsbestyrelsens påtegning. Bilag 1: Revisionsprotokol 4/28

5 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender og underskriver den fremlagte revisionsprotokol. Organisationsbestyrelsen godkendte og underskrev den fremlagte revisionsprotokol. Revisor Pia Søndergaard deltog ikke i mødet efter aftale med Henning Bøgh Holtov. 5. Organisationsbestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: På valg Formand John Bach 2017 Næstformand Kirsten Haugaard 2016 Medarbejderudpeget Jørgen Juul 2017 Medlem Jytte Dræby 2016 Medlem Susanne Bech Uldahl 2017 Medlem Anette M. E. Jensen 2016 Kommunalt udpeget Søren Sabbat Suppleant Kim Boch 2016 Suppleant Merete Sørensen 2016 Suppleant Bo Quist Besser 2016 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 6. Repræsentantskabets sammensætning Repræsentantskabet har i oktober 2016 følgende sammensætning: Bestyrelsen: John Bach Jørgen Juul (medarbejdervalgt) 5/28

6 Kirsten Haugaard Jytte Dræby Susanne Bech Uldahl Allégården: Christina Risberg Müller Eva Werner Anette Reholt Sussie Pedersen Bo Quist Besser Thyges Gaard: Ingelise Bjørn Pedersen Kim Buchholdt Kim Frandsen Anette M. E. Jensen Søren Sabat (kommunalt udpeget) Halil Cakin Merete Sørensen Pia Weichel Tina Mynzberg Allan Elgaard Nielsen Marina Goldmark Kastrupvænge: Benny Cuber Kim Boch Det blev oplyst at Tina Mynzberg er udmeldt. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 7. Meddelelser fra formanden Formanden vil give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. Formand John Bach berettede kort om aktuelt nyt. Herunder blev omtalt følgende: 6/28

7 - Kontanthjælpsloft der mærkes endnu ikke følger af de nye regler i KAB-fællesskabet. Udviklingen følges nøje. - Nyt om digital afstemning på afdelingsmøder, endnu ikke klar til igangsætning. - KAB-flytning sagen forventes behandlet på KAB s repræsentantskabsmøde i november 2016 (bemyndigelse til det videre arbejde). - Muligheder for nybyggeri i afdeling Allégården overvejes og undersøges. Sager til beslutning 8. Pas på huslejen få hjælp til en analyse af driften Boligorganisationerne og afdelingerne skal passe på huslejen og samtidig skal græsset fortsat slås, hækken klippes og sneen ryddes sammen med de øvrige mangfoldige driftsopgaver. Krav om besparelser i den almene boligsektor er på vej fra Regeringen Mange beboere i KAB-fællesskabet bliver fattigere i disse år. De har mindre råd til husleje, blandt andet på grund af nedskæringer i boligstøtten. Selv 2 % i årlig huslejestigning betyder voldsomt meget for denne gruppe. Samtidig varsler Regeringen krav om besparelser i den almene sektor. Derfor sætter KAB nu temaet om husleje og effektiv drift til debat. Organisationsbestyrelsen har både et ansvar for og en særlig rolle i at fremme afdelingernes arbejde med effektiv drift og dermed huslejens størrelse. Huslejens størrelse besluttes som bekendt af beboerne på afdelingsmødet. Forud for afdelingsmødet er der foregået en lang forberedelse af budgettet mellem afdelingsbestyrelsen og driften. Diskussionen med afdelingerne er vigtig, men ikke tilstrækkelig til at opnå resultater. Andre grunde til at kigge på huslejen og mulighederne for en mere effektiv drift er: - Boligorganisationerne og afdelingerne bliver mere konkurrencedygtige - Afdelingerne kan opnå mere attraktive arbejdspladser - Attraktive arbejdspladser tiltrækker bedre ledere. Boligorganisationen bør derfor sætte en strategisk tilgang til effektiv drift på dagsorden, som afklarer: Hvad koster vores nuværende drift? Kan vi gøre noget anderledes? Hvad ønsker vi at opnå med en mere effektiv drift? Både boligorganisationen og afdelingerne har brug for et værktøj, som med tal og ord belyser situationen i afdelingen og peger på muligheder for forbedringer. KAB har derfor udviklet et analyseværktøj en såkaldt analyse, der gennemgår driften. Analysen tegner et præcist billede af den enkelte afdelings drift. Det sker på baggrund af tal, observationer og rapporter om afdelingen samt interview med driftsteamet. Ud fra analysen stiller KAB giver KAB anbefalinger til hvordan driften kan gøres mere effektiv og professionel. 7/28

8 Boligorganisationen opnår med analysen et overblik over afdelingerne, som kan anvendes i organisationens strategiske arbejde og til god dialog med afdelingsbestyrelserne. Afdelingsbestyrelserne får et redskab, som kan anvendes i dialogen med beboerne og de ansatte, og som helt praktisk kan bruges til at træffe beslutninger om at sætte nye initiativer i gang. Bemærk: Materialet til henholdsvis organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne vil blive præsenteret på organisationsbestyrelsesmødet. En analyse koster kr. ekskl. moms, hvis man har eget ejendomskontor og kr. ekskl. moms ved fælles ejendomskontor. Køber boligorganisationen analysen for alle afdelinger, giver KAB en rabat på 25 %. Analysen er ikke indeholdt i det almindelige administrationsbidrag, da det er en overbygning til den almindelige drift. Der er tale om et omfattende analysearbejde af alle parametre af betydning for driften. Det indstilles, at boligorganisationen beslutter, at købe analyser for afdelingerne Allégården, Thyges Gaard og Kastrupvænge. Boligorganisationen besluttede at købe analyser til alle tre afdelinger. Den samlede udgift på kr. inkl. moms finansieres af arbejdskapitalen. Analyserne forventes leveret i foråret Regnskab for selskab og afdelinger 2015/2016 Som bilag vedlægges reviderede selskabs- og afdelingsregnskaber for tiden fra den 1. juni 2015 til den 31. maj 2016 med status pr. sidstnævnte dato. Regnskaberne er opstillet således, at en sammenligning med årets budgettal er mulig. Endvidere er budgettallene for det kommende år vist i en særlig kolonne Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., som er overført til arbejdskapitalen. Status balancerer med kr., og s dispositionsfond udgør kr. inkl. renter (disponibel likvid del). 8/28

9 Afdelingernes regnskaber udviser følgende: Thyges Gaard Resultatopgørelsen balancerer med kr., og slutter med et overskud på kr., som overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Allégården Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., som overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Kastrupvænge Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., som overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr. Bilag 2: Selskabets og afdelingernes regnskab Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender regnskaberne og indstiller disse til repræsentantskabet for endelig godkendelse. Organisationsbestyrelsen godkendte regnskaberne og indstiller disse til endelig godkendelse på repræsentantskabsmødet den 16. november Organisationsbestyrelsens beretning for regnskabsåret 2015/2016 Formanden har i samarbejde med KAB udarbejdet et udkast til organisationsbestyrelsens beretning Bilag 3: Udkast til årsberetning 9/28

10 Det indstilles, at udkast til beretning godkendes og fremsendes til TKB s repræsentantskab til behandling den 16. november Organisationsbestyrelsen godkendte årsberetningen som fremlægges på TKB s repræsentantskabsmøde den 16. november 2016, dog med nye fotos, hvis det er muligt. 11. Forvaltningsrevision Forvaltningsrevisionen er en årlig tilbagevendende opgørelse, der giver organisationsbestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Den behandles på organisationsbestyrelsesmødet sammen med regnskabet. Forvaltningsrevisionen er organisationsbestyrelsens egenkontrol i forhold til, om TKB lever op til krav om sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. I dette års forvaltningsrevision er der foretaget en sammenligning af udvalgte tal på tværs af KAB-fællesskabet. Der kan forekomme uoverensstemmelser mellem forvaltningsrevision og regnskaber, idet forvaltningsrevisionen i nogle tilfælde bruger en anden kvadratmeteropmåling som beregningsgrundlag. Dette gøres for at muliggøre sammenligningen på tværs af selskaber. Forvaltningsrevisionsrapporten måler på fire temaer: Økonomiske nøgletal Udlejning og ventelister Beboerklagenævnssager Personaleadministration Organisationsbestyrelsen kan på baggrund af rapporten træffe beslutning om eventuelle fokusområder og målsætninger for de kommende år. Organisationsbestyrelsen har tidligere valgt følgende særlige fokusområder: - Huslejeudvikling - Henlæggelsesniveau - Tab ved fraflytning I forbindelse med sidste års forvaltningsrevision besluttede organisationsbestyrelsen, at der ikke var behov for særlige tiltag. 10/28

11 Huslejeudvikling Der er sket en stigning i huslejen i alle tre afdelinger fra regnskabsåret til regnskabsåret Huslejen er steget med: 1,1 % i Thyges Gaard 0,4 % i Allégården 0,9 % i Kastrupvænge Henlæggelsesniveauet Henlæggelsesniveauet ligger stadig under gennemsnittet i forhold til sammenlignelige KABafdelinger. Thyges Gaard ligger dog ikke langt fra gennemsnittet. Tab ved fraflytning I Thyges Gaard svinger udgifterne på konto 130 meget fra år til år, hvilket kunne tyde på, at de høje udgifter til tab ved fraflytning udgøres af enkeltsager. Omkostningerne i Thyges Gaard er en del højere end KAB gennemsnittet, da der har været en del enkeltsager. Omkostningerne i Allégården ligger lidt højere end KAB gennemsnittet, også her har der været en del enkeltsager. Omkostningerne i Kastrupvænge ligger på 0. Bilag 4: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevision Bilag 5: Nøgletal for forvaltningsrevision for TKB Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter forvaltningsrevisionsrapporten og eventuelle behov for særlige tiltag. Organisationsbestyrelsen drøftede rapporten og besluttede at der ikke er behov for nye tiltag eller andre fokusområder. 11/28

12 12. Budget for boligorganisationen Der er udarbejdet forslag til driftsbudget for tiden fra den 1. juni 2017 til den 31. maj 2018 for TKB. Driftsbudgettet balancerer med kr. I budgettet indgår et budgetteret overskud/budgetreserve på kr., som er forudsat henlagt til arbejdskapitalen. Beløbet fremkommer ved en budgetteret nettorenteindtægt svarende til forrentningen af organisationens egenkapital dispositionsfond og arbejdskapital. Budgettets hovedposter: Forretningsførelse i alt Organisationens øvrige driftsudgifter (vederlag, møde-, personale- og kontorholdsudgifter m.v. samt revision) Samlede administrationsudgifter kr kr kr. Bidrag til boligorganisationen pr. enhed stiger med 22 kr., til i alt 561 kr. svarende til 0,52 %. Bilag 6: Budget Det indstilles, at budgettet godkendes af organisationsbestyrelsen og indstilles til repræsentantskabet for endelig godkendelse. Organisationsbestyrelsen godkendte budgettet som indstilles til repræsentantskabet for endelig godkendelse. 13. Allégården ombygning af daginstitution til boliger endeligt byggeregnskab Ombygning af daginstitutionen til boliger i afdeling Allégården blev på et ekstraordinært møde den 28. marts 2012 godkendt til projektets igangsættelse samt finansiering. Tårnby Kommune har godkendt igangsættelsen, jf. skrivelse af 24. januar 2013, med en anlægssum på i alt kr. Sagen havde skæring den 24. april 2013, og følgegruppen har på mødet den 4. november 2013 godkendt byggeregnskabet med en samlet byggeudgift på i alt kr. 12/28

13 Tårnby Kommune har ved en af 19. november 2015 godkendt byggeregnskabet med en byggeudgift, der ligger indenfor den godkendte skema B-ramme på kr. Endeligt byggeregnskab pr. 1. juli 2016 er udarbejdet med en anlægssum på i alt kr. en ekstra udgift på kr. i f.t. byggeregnskabet, der primært skyldes en merudgift til stempel og teknisk rådgivning. Merudgiften på kr. finansieres ved tilskud fra dispositionsfonden. Bilag 7: Byggeregnskab af 24. april 2013 Bilag 8: Endeligt byggeregnskab af 1. juli 2016 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskab og endeligt byggeregnskab pr. 1. juli 2016, og at merudgiften finansieres ved tilskud fra dispositionsfonden. Organisationsbestyrelsen godkendte byggeregnskabet samt endeligt byggeregnskab pr. 1. juli Merudgiften finansieres ved tilskud fra dispositionsfonden. 14. Ny udlejningsaftale fleksibel udlejning afdeling Fornyelse af aftale om fleksibel udlejning mellem og Tårnby Kommune. Den nuværende aftale om fleksibel udlejning mellem og Tårnby Kommune skal fornyes inden udløbet af Tårnby Kommune har anvisningsret til 25 % af de ledige boliger. Kommunens anvisningsret berøres ikke af aftalen om fleksibel udlejning. Oprykningsretten respekteres ved alle udlejninger via ventelisten. Der er indgået aftale om fleksibel udlejning efter 60 i Lov om almene boliger med følgende fleksible kriterie: I afdeling Kastrupvænge skal hver anden ledige bolig anvises til familier med mindst to børn. I perioden den 1. januar 2011 til den 30. september 2016 er der udlejet en bolig i afdeling 13/28

14 Kastrupvænge, Udlejninger i alt 1* Fleksibel udlejning Fleksibel udlejning % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % 0 % *Udlejningen var et boligbytte Organisationsbestyrelsen har på organisationsbestyrelsesmødet den 27. oktober 2015 vedtaget tilslutning til fællesventelisten Bolignøglen med udlejningsmodel B. Udlejningsmodel B medvirker til, at 25 % af de ledige boliger bliver anvist til boligsøgende fra den eksterne venteliste, hvis ingen boligsøgende i afdelingen ønsker den ledige bolig. Dette modelvalg er ikke slået igennem i afdeling Kastrupvænge på grund af de få udlejninger. Det anbefales, at den nuværende aftale forlænges for perioden den 1. januar 2017 til den 31. december Såfremt organisationsbestyrelsen godkender indstillingen, skal aftalen efterfølgende godkendes af kommunalbestyrelsen i Tårnby Kommune. Bilag 9: Udlejninger 2015 Bilag 10: Anvisninger 2015 Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender en 4-årig forlængelse af aftalen om fleksibel udlejning. Organisationsbestyrelsen godkendte en 4-årig forlængelse af aftalen om fleksibel udlejning. 15. Nye normalvedtægter Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriet har, med ikrafttrædelse pr. 1. juli 2016, vedtaget nye normalvedtægter for almene boligorganisationer med almene boliger. De væsentligste ændringer omfatter: Muligheden for at afholde digitale afdelingsmøder som supplement til det traditionelle afdelingsmøde. Efter aftale med en lejer kan denne indkaldes elektronisk til afdelingsmødet. 14/28

15 Delegation af kompetence fra repræsentantskabet til organisationsbestyrelsen, der er flere muligheder for delegation - se bilaget kapitel 3 stk. 5 og 6. Derudover er der foretaget en række mindre ændringer. Med hensyn til de digitale afdelingsmøder, vil KAB på et senere tidspunkt informere om mulighederne for afholdelse af disse og med hensyn til delegationen skal selskabets repræsentantskab tage stilling til, hvor meget det vil delegere i forhold til de nye bestemmelser. Det fremgår af Udlændinge-, Integrations- og Boligministeriets vejledning, at ændringerne i normalvedtægten er obligatoriske, og derfor gælder uanset om boligorganisationen ændrer sine vedtægter. Bilag 11: Vedtægter for TKB gældende og ny tilrettet version Bilag 12: Normalvedtægter for en almen boligorganisation med ændringer Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager vedtægtsændringerne til efterretning, og indstiller til repræsentantskabet at træffe beslutning om delegation af beslutningskompetencen til organisationsbestyrelsen ved repræsentantskabsmødet den 16. november Organisationsbestyrelsen tog vedtægtsændringerne til efterretning og indstiller til repræsentantskabet at træffe beslutning om delegation af beslutningskompetencen til organisationsbestyrelsen ved repræsentantskabsmødet den 16. november 2016 vedrørende 4, stk. 5, punkt KAB s sommerophold 2017 De to afholdte sommerophold for henholdsvis familier og seniorer i sommeren 2016 havde i alt 201 deltagere. Heraf deltog 153 via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond. Også i 2017 forventer KAB at kunne tilbyde sommerophold til beboere i KAB-fællesskabet og søger Arbejdsmarkedets Feriefond og eventuelt andre fonde om midler hertil. For nuværende forventes senioropholdet fastholdt, men det besluttes først endeligt i efteråret 2016 efter evalueringen. KAB s familieophold i Helsingør Ferieby i hytter fik en flot evaluering af deltagerne og forventes gennemført i /28

16 Økonomi seniorophold Pris i alt Tilskud fra organisationen Egenbetaling kr kr kr. Økonomi familieophold Voksne Børn Pris i alt kr kr. Tilskud fra organisation kr kr. Egenbetaling kr kr. Egenbetaling med tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond* 100 kr. 100 kr. * Beboere på kontanthjælp eller med en indtægt, der ligner kontanthjælp Senioropholdet er en uges ophold på et handicapvenligt hotel eller højskole. Prisen dækker en plads i et dobbeltværelse med bad og toilet samt alle måltider mv. Det er ikke muligt at opnå tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond til senioropholdet. Tilskud fra boligorganisationen Boligorganisationen kan reservere et antal pladser til de to sommerophold gennem boligorganisationens tilskud. Tilskuddet er med til at finansiere: Transport, udflugter og foredrag m.v. Boligorganisationens pris vil være op til kr. pr. plads i 2017, afhængig af de faktiske omkostninger pr. deltager. Boligorganisationen betaler kun for faktisk benyttede pladser. I 2016 deltog 8 beboere fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkedets Feriefond., Det indstilles at organisationsbestyrelsen beslutter om beboerne i skal have beboeropholdene tilbudt med et tilskud på indtil kr. pr. plads og hvor mange familiepladser og seniorpladser, det ønskes at råde over. Organisationsbestyrelsen besluttede at ville råde over 10 pladser. Formanden kan bevilge et par pladser yderligere, hvis der er behov. 16/28

17 17. Almene Boligdage november 2017 i Århus Formand John Bach ønsker at organisationsbestyrelsen drøfter en eventuel deltagelse fra TKB ved arrangementet i 2017 i Århus. John Bach vil på mødet orientere yderligere om sagen. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter sagen og træffer beslutning om eventuel deltagelse fra TKB. Det blev besluttet at TKB kan deltage med maks. 10 deltagere. Der foretages om nødvendigt lodtrækning. Sager til orientering 18. Nyt fra afdelingerne Thyges Gaard Ny afdelingsbestyrelse Uenighed i afdelingsbestyrelsen medførte i slutningen af juli 2016, at to bestyrelsesmedlemmer, Kim Buchhøj og formand Anette Jensen samt suppleant Inge-Lise Petersen trak sig fra afdelingsbestyrelsen. Derfor indkaldte organisationsbestyrelsen til et ekstraordinært afdelingsmøde med henblik på valg af to bestyrelsesmedlemmer samt en suppleant. Herefter ser den samlede afdelingsbestyrelse således ud: Kim Frandsen, Formand, på valg i 2018 Regin Olsen, Medlem, på valg i 2018 Lars Sommer, Medlem på valg i 2017 Sara Elgaard, Suppleant på valg i 2017 Helhedsplan Under ledelse af seniorprojektleder Christian Thorup fra KAB er nedsat en følgegruppe til planlægning af en helhedsplan for Thyges Gaard. I den indledende fase har følgegruppen indtil nu drøftet ejendommens fysiske udviklingspotentialer. Den indledende fase fortsætter med drøftelser af økonomiske rammer. 17/28

18 Allégården Helhedsplan Mulighederne for om Landsbyggefonden (LBF) kan ansøges om støtte til at løfte de vedligeholdelsesarbejder som beskrives i Tilstandsrapport Allégården, Kastrup, dec. 2014, er blevet undersøgt nærmere af KAB. Efter drøftelser med Landsbyggefonden må det konkluderes, at Allégården ikke opfylder betingelserne for støtte fra LBF s midler. Det efterlader Allégården med store budgetmæssige udfordringer i forhold til bygningsvedligeholdelse i de kommende år. Bemanding Der er ansat en ny sekretær og en ny varmemester på ejendomskontoret. Herudover er ansat fire nye servicemedarbejdere i afdelingen. Råderet individuel modernisering Optagelse af realkreditlån til Pulje 10 er under afslutning. Der er udført 13 køkkener, 2 badeværelser og 2 havetrapper. I skrivende stund modtages nye ansøgninger til pulje nr. 11, og der kan konstateres stor efterspørgsel på især køkkener. Altanprojektet Altanprojektet er afsluttet. Finansieringen er hjemtaget og udligningsforretning imellem beboernes aconto betalinger og afdrag på nyetableret realkreditlån er udbetalt. Dog henstår der reguleringer fra leverandøren i forhold til korrekt vandafledning samt korrekt fastgørelse af gulvbrædder. Udlejning af P-areal ved affaldspladsen E/F Listedparken har en tinglyst låneaftale på et areal på 313 m 2, som er udlagt til 12 parkeringspladser samt en grillplads. Administrationen har i enighed med afdelingsbestyrelsen fremsendt ejerforeningen et tilbud om en lejeaftale til afløsning for låneaftalen. Tilbuddet er baseret på en mæglervurdering. Forventet lejeindtægt: kr. pr. år. Ejerforeningen har dog udtrykt ønske om køb. Kastrup Vænge Hegnsyn Sag om hegnssyn er tinglyst og afsluttet med et forlig som afløser alle tidligere aftaler. Havelågen skal lukke op mod naboen (Banevænget), og den skal være forsynet med fjeder og klinkefald, således at den er selvlukkende. Alle vedligeholdelsesomkostninger af lågen påhviler sagsøger/naboen på Banevænget. Sagens omkostninger tilfaldt Kastrup Vænge. Organisationsbestyrelsen har siden besluttet at tildele Kastrup Vænge et beløb svarende til sagens omkostninger. 18/28

19 Centralfyr Afdelingen har i henhold til beslutning på seneste ordinære afdelingsmøde nu inddraget drift og vedligeholdelse af centralfyr på afdelingens langtidsbudget. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19. Boligplacering af flygtninge Organisationsbestyrelsen har tidligere besluttet at give tilsagn til boligplacering af flygtninge i TKB til 16 flygtninge i året 2015, og tilsvarende for året En opgørelse udarbejdet ultimo september 2016 viser at der p.t. er anvist 11 boliger til flygtninge. Antallet af anviste personer er opgjort til 12. Tårnby Kommune har den 19. september 2016 fremsendt brev vedrørende boligplacering af flygtninge. Heraf fremgår det, at kommunen har aftaler med boligselskaberne, for 2015 og 2016, om anvisning af boliger til 191 flygtninge. På baggrund af faldet i antallet af asylansøgere i 2016 er kommunernes kvoter justeret. Tårnby Kommunes kvote for 2016 er nedjusteret, og kvote for 2017 fastsat på et lavere niveau end tidligere. Det medfører at det ikke på nuværende tidspunkt er nødvendigt for kommunen at indgå en ny aftale for 2017 med boligselskaberne. Med de allerede indgåede aftaler for 2015 og 2016 om boligplacering af flygtninge, kan kommunen løse opgaven med boligplacering også i Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 19/28

20 20. Aftale om undtagelse af visse typer boliger fra kommunal anvisning Afdelingsbestyrelsen i Allégården har rejst spørgsmålet om, hvorvidt haveboliger i afdelingen kan undtages fra kommunal anvisning. På mødet den 14. juni 2016 traf organisationsbestyrelsen beslutning om, at TKB ønsker en forhandling med Tårnby Kommune om friholdelse af haveboliger til interne ansøgere. Der henvises i den forbindelse til TKB s bidrag med ekstra boliger til flygtninge. KAB blev samtidig bemyndiget til at indlede forhandlinger snarest muligt efter sommerferien. Sagen er kort drøftet med Tårnby Kommune, og der forventes afholdt møde om sagen i løbet af oktober Der er afholdt møde med kommunen i oktober Kommunen ønsker helt præcise oplysninger om de anvisninger, der har givet anledning til TKB s ønsker før videre drøftelse, herunder om antal anvisninger, eventuelt adresser, problembeskrivelse og eventuelt fotodokumentation. Organisationsbestyrelsen overvejer herefter sagen på ny. 21. Thyges Gaard, erhvervslejemål udvidelse Tandlæge Mary Kadun har tidligere fremsendt en forespørgsel, om der på sigt er mulighed for at leje lejligheden ved siden af tandlægeklinikken, som en udvidelse af erhvervslejemålet. Dette vil i så fald først kunne ske ved en fremtidig opsigelse af boliglejemålet fra lejers side. Det vil endvidere kræve en godkendelse fra Tårnby Kommune. Organisationsbestyrelsen besluttede på mødet den 14. juni 2016 at imødekomme ønsket om udvidelse af erhvervslejemålet og samtidig nedlæggelse af boligen. KAB har den 30. juni 2016 fremsendt ansøgning om kommunal godkendelse. Der har været en kort drøftelse med Tårnby Kommune medio september 2016, og det forventes nu, at kommunen kan behandle sagen i løbet af oktober /28

21 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 22. Frit valg af TV-pakker på vej En ny lov om TV-pakker er vedtaget. Loven gør det muligt for lejere at fravælge at modtage og betale for TV-programpakker, som tilbydes i deres boligafdeling. Loven træder i kraft den 1. juli 2016, men vil først gælde pr. 1. januar 2018 for såkaldte sløjfeanlæg, hvor det ikke umiddelbart er muligt at frakoble enkelthusstande. Der er nogle forbehold vedrørende lejernes frie valg af TV-pakker: Eksisterende kontrakter, som er indgået mellem boligafdelinger og eksterne programleverandører, skal respekteres i kontrakternes løbetid. Det betyder, at lejernes frihed til at fravælge programpakker først træder i kraft, når eksisterende kontrakter med eksterne leverandører udløber, eller når kontrakterne kan opsiges. I ejendomme med stikledningsanlæg, kan den enkelte lejer ikke fravælge at være med i selve anlægget, som afdelingen har etableret. Den faste udgift til drift af anlægget skal stadig betales af den enkelte lejer. KAB arbejder for gode priser og individuelle løsninger, hvor den enkelte beboer handler direkte med udbyderen. KAB arbejder også for, at man i de gældende kontrakter kan slippe for de valgte TV-pakker og selv vælge frit, som loven lægger op til. KAB forhandler pt. med YouSee. Der forventes en ny rammeaftale. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 21/28

22 23. Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme Forsikring TKB KAB har efter rådgivning hos forsikringsmæglerne Willis haft fællesforsikringen i EU-udbud. EU-udbuddet har resulteret i en præmie på et lavere niveau end det tidligere. Vinderen af udbuddet blev Gjensidige, dog placeres motorkøretøjsforsikring hos Codan. Organisationsbestyrelsen besluttede på mødet den 14. juni 2016 at bemyndige formandskabet og kundechefen til at godkende det nye forsikringstilbud på boligorganisationens vegne. Efter en gennemgang af forsikringstilbud/beslutningsoplæg på forsikring af TKB og tilbudssammenligning blev forsikringstilbuddet accepteret den 16. august Materialet vedlægges som bilag, og vil blive gennemgået på mødet. Den nye forsikring er trådt i kraft den 1. oktober Bilag 13: soplæg Forsikring af TKB - tilbud Bilag 14: Tilbudssammenligning Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 24. Tilbageførsel af indskud i Boligbutikken Med udgangen af 2013 besluttede parterne bag BoligButikken at nedlægge BoligButikken, hvilket teknisk er sket ved en likvidation. Som en del af den endelige likvidation af Boligbutikken for Hovedstadsområdet a.m.b.a., får hvert boligselskab tilbageført sit oprindelige indskudte kapital. Den indskudte kapital er 30 kr. pr. lejemål og baseret på boligselskabets samlede antal lejemål pr har indskudt kr. og dette beløb tilbagebetales hermed og indsættes på boligorganisationens konto 611. Beløbet indgår derfor ikke længere som tilgodehavende i regnskabet. Bilag 15: Regnskabserklæring til endeligt likvidationsregnskab 22/28

23 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 25. Ny lokalaftale for ejendomsfunktionærer Der er forhandlet og underskrevet ny lokalaftale for ejendomsfunktionærerne med virkning fra den 1. september Lokalaftalen erstatter tidligere lokalaftaler og tilhørende bilag. Sundhedsordning: Der er indført en sundhedsordning for alle ejendomsfunktionærer. Der er fremadrettet bl.a. mulighed for at få en henvisning til kiropraktor, fysioterapi, massage og zoneterapi. Ordningen koster 30 kr. om måneden/360 kr. om året pr. medarbejder. Omkostningerne dækkes af den enkelte boligafdeling. Ny lønmodel: Siden fusionen mellem AKB og KAB i 2007 har der været anvendt to forskellige lønmodeller. Der er nu udarbejdet en fælles lønmodel. Medarbejdernes løn konverteres, så den tilpasses elementerne i den nye lønmodel. Der er ingen medarbejdere, der går ned i løn som følge af lønkonverteringen. Titelstruktur: Der er udarbejdet en klar titelstruktur som er tilpasset til henholdsvis ejendomsleder-og driftschefmodel. Titelstrukturen er fremadrettet således: Ejendomsleder Driftschef Driftschef Ejendomsmester Serviceleder Driftsleder Servicemedarbejder Driftslederassistent Driftslederassistent Servicemedarbejder Servicemedarbejder Driftsledere i en ejendomsleder-model skifter derfor titel til ejendomsmester. Enkelte driftsledere, i driftschefmodellen skifter titel og ansættelsesvilkår til serviceleder. Serviceleder svarer til betegnelsen ledende ejendomsfunktionær i overenskomst for ejendomsservice Som serviceleder ansættes man uden øverste arbejdstid. Det er en betingelse for at kunne være ledende ejendomsfunktionær, at man har formel personaleledelse. Anciennitet ved rokering til anden boligorganisation: Medarbejderen medtager sin ansættelsesanciennitet ved skift til en anden stilling inden for KAB-fællesskabet. Medarbejderen medtager ikke sin jubilæumsanciennitet. 23/28

24 Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 26. Ændring i rygepolitikken i relation til e-cigaretter Der er i juni 2016 sket en ændring i rygelovgivningen. Ændringen indebærer, at arbejdsgiveren skal have en rygepolitik, også for e-cigaretter. KAB har ændret den nuværende rygepolitik herefter, således at e-cigaretter er ligestillet med almindelige cigaretter. Det betyder, at rygning af e-cigaretter ligesom almindelige cigaretter kun kan foregå udendørs eller i dertil indrettede rygebokse. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 27. Salg af institutionerne Advokaten har medio februar 2016 fremsendt udkast til refusionsopgørelser. Disse er efter en gennemgang i KAB returneret til fornyet gennemgang og tilpasning. Det afsluttende arbejde med refusionsopgørelser er stadig igangværende. Det forventede møde med advokaten i løbet af juni 2016, for afslutning af sagen, er udskudt til afholdelse i oktober /28

25 Sagen er igangværende. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 28. Investeringsforeninger Som nævnt på tidligere organisationsbestyrelsesmøde er der udsigt til, at 2016 bliver et betydeligt bedre år for vores investeringsforeninger end 2015 var. Som det fremgår af nedenstående tabel, så har den gennemsnitlige værdistigning for de tre foreninger i de første ni måneder af 2016 således været +4,40 % -point, og pilen peger stadig i den rigtige retning. Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 3. okt Værdiudvikling hidtil 2016 Værdiudvikling hele ,86 114,67 +3,81 % -point -0,01 % -point SEB ,03 115,53 +4,50 % -point +0,04 % -point Nykredit Port ,28 118,18 +4,90 % -point -0,14 % -point Den usikkerhed som den seneste tid har præget de finansielle markeder, herunder især Storbritanniens EU-afstemning, ser heldigvis ikke ud til at have haft den store effekt på obligationsmarkedet i hvert fald ikke i negativ retning. Man skal dog altid holde sig for øje, at der kan forekomme betydelige udsving - positive såvel som negative. Indskud i investeringsforeningerne skal derfor ses som en langsigtet investering. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 25/28

26 29. Styringsdialog 2016 (2014/2015) Forud for styringsdialogmøde med Tårnby Kommune i 2016 er der udarbejdet en styringsrapport omfattende regnskabsåret Organisationsbestyrelsen godkendte den samlede styringsrapport på mødet den 30. marts Styringsrapporten er sendt til kommunen den 6. april 2016, og vil være en del af grundlaget for det kommende styringsdialogmøde. Tårnby Kommune har endnu ikke meddelt dato for mødets afholdelse, men mødet forventes afholdt i november Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 30. Beboerklagenævnssager Som bilag vedlægges en oversigt over beboerklagenævnssager i i perioden Bilag 16: Statistik over beboerklagenævnssager Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 26/28

27 31. Bolignøglen 1. januar 2016 til 31. december 2019 Boligorganisationen har tidligere besluttet at tilslutte sig fællesventelisten Bolignøglen, som trådte i kraft den 1. januar Det blev samtidig besluttet, hvilken udlejningsmodel der skulle anvendes for de enkelte afdelinger. Boligorganisationen beslutter efter hvilken model hver enkelt afdeling skal udlejes, alt efter hvor stor en andel af de ledige boliger, man ønsker, skal tilbydes opnoterede på den almindelige venteliste. På organisationsbestyrelsesmødet den 27. oktober 2015 blev det besluttet at ændre udlejningsmodel fra model A til model B. Formand John Bach ønsker, at organisationsbestyrelsen drøfter Bolignøglen på ny. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter sagen nærmere. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning og der blev ikke besluttet nogen ændringer. 32. TKB driftsfællesskab Efter aftale med formand John Bach indstilles det fra KAB, at organisationsbestyrelsen nu tager en første drøftelse af fremtidens TKB, og i den forbindelse mulighederne for et eventuelt driftsfællesskab mellem TKB s tre boligafdelinger. Driftschef/kundechef vil indledningsvis præsentere et oplæg til drøftelse på mødet. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen drøfter sagen nærmere. Der var en længere drøftelse af sagen og det blev aftalt, at administrationen vender tilbage snarest muligt med økonomiberegninger og forslag/oplæg til videre drøftelse af sagen. 27/28

28 33. Næste møde samt planlægning af kommende møder 2017 Repræsentantskabsmøde onsdag den 16. november 2016, kl Forslag til mødedatoer for 2017: Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 29. marts 2017, kl Organisationsbestyrelsesmøde onsdag den 14. juni 2017, kl Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 26. oktober 2017, kl Repræsentantskabsmøde onsdag den 15. november 2017, kl Det indstilles, at organisationsbestyrelsen tager mødedatoerne til efterretning samt godkender mødedatoerne for Organisationsbestyrelsen godkendte mødedatoerne med følgende rettelelser: mandag den 12. juni i stedet for onsdag den 14. juni 2016 og onsdag den 25. oktober i stedet for torsdag den 26. oktober Eventuelt Intet. 35. Referat fra mødet fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. Intet. 28/28