Guideline. - anbefalinger ved besøg af 3. parts auditorer. FødevareIndustrien En del af Dansk Industri

Transkript

1 Guideline - anbefalinger ved besøg af 3. parts auditorer

2 INDLEDNING Mange fødevarevirksomheder får besøg af certificerede auditorer og/eller kundeauditorer med henblik på kontrol af overholdelse af standarder, kundekrav og lovgivning. Derudover får alle virksomheder besøg af tilsynsførende fødevaremyndigheder. Disse besøg kan indebære risiko for, at viden, som virksomheden ønsker holdt fortroligt, kan blive viderebragt og/eller misbrugt. Det kan derfor være en fordel, at virksomheden udarbejder retningslinjer for sådanne besøg. Vi har udarbejdet denne vejledning med en række anbefalinger og gode ideer til, hvordan man som virksomhed kan forholde sig, når der kommer eksterne auditorer/kontrollanter ind i virksomheden. Auditorerne skal selvfølgelig have relevante oplysninger, så de kan udføre deres job. På den anden side kan auditorerne spørge til forhold, der er uden for formålet med auditten. Det er derfor vigtigt, at der foreligger en klar aftale evt. certifikatbaseret, om audits formål og omfang. AUDITORERNES IDENTITET CLEARING Forud for audit bør følgende aftales og dokumenteres: Formålet med besøg Hvilke områder skal besøges Auditor, baggrund (få evt. oplyst, hvilke virksomheder auditoren i øvrigt auditerer) Da Danmark er et lille land, vil der altid være en risiko for, at viden, erhvervet ved et audit, kan blive brugt af auditorer i en anden evt. konkurrerende virksomhed. Virksomheden bør derfor nøje holde sig til audits formål og være opmærksom på, at dette holdes inden for de aftalte rammer.

3 UDSKIFTNING AF AUDITORER Auditorerne får ved flere besøg tættere kendskab til virksomhederne. Det kan både være en fordel og ulempe. Virksomhederne bør derfor overveje at få skiftet auditorer med et vist mellemrum f.eks. hvert tredje år. Dette kan også have den positive virkning, at der kommer en ny indfaldsvinkel i auditten. MYNDIGHEDSKONTROL Myndighederne har en lovbaseret ret til at få de oplysninger, de har brug for. Man skal være opmærksom på offentlighed i forvaltningen, og at Fødevarestyrelsen, og hermed også regionerne, har hjemmel til at offentliggøre kontrolresultater og sanktioner. De har imidlertid ikke hjemmel til at offentliggøre virksomhedernes egenkontrolresultater, recepter og andet, der kan skade/påvirke virksomhedernes konkurrenceevne. CERTIFICEREDE AUDITORER De certificerede auditorer er underlagt fortrolighedsaftaler. I Danmark er det typisk DANAK, der akkrediterer de firmaer, der sender auditorer ud. DANAK er igen underlagt internationale regler, som de skal følge. Dette betyder, at auditorerne kender til reglerne om fortrolighed osv. og dermed en bedre sikkerhed for virksomhederne. KUNDEAUDITORER Kunder kan stille krav om at besøge/auditere en fødevareproducent. Virksomheden og kunden må derfor blive enige om besøgets/audits omfang, hvad enten det er rutinemæssigt eller ad hoc. Den indgåede aftale må naturligvis også gælde konsulenter, som kunden anvender til gennemførelse af audit. Man bør vurdere betydningen af et kundebesøg. Antallet af kundebesøg i virksomheden kan ofte begrænses ved f.eks. i stedet at sende relevante informationer til kunderne. Ved besøg af kundeauditorer, skal man være klar over, at de ikke er underlagt fortrolighedsregler, ud over almindelig forretningsetik, som akkrediterede auditorer, og det er derfor vigtigt, at man sikrer sig optimalt.

4 En mulighed for at sikre sig er at bede kundens auditorer om at underskrive en fortrolighedsaftale indeholdende navn og funktion på auditorerne, og som inden auditten bliver underskrevet af både auditorerne og en repræsentant fra virksomheden. Hvis man vælger denne løsning, er det vigtig at orientere kunden om, at gennemførelsen af auditten betinger, at fortrolighedsaftale er underskrevet, således at dette ikke på selve auditdagen kommer som en overraskelse for kunden. Det er en god idé på forhånd at sende fortrolighedsaftalen til gennemsyn hos kunden, så indholdet er kunden bekendt inden auditten. TÆNK OVER FØLGENDE Det er vigtigt, at ledelsen gennemtænker, om der er informationer, områder eller andet, der skal holdes fortroligt. Det kan f.eks. være inden for: Produktudvikling vis evt. kun en lille bid og ikke den udvikling, hvor lancering ligger langt ud i fremtiden. Det bør overvejes, om man overhovedet vil fremvise produktudvikling med mindre kunden er en del af aktuelle projekt. Recepter, processer, knowhow. Leverandører. FORMULER EGEN POLITIK Ledelsen bør formulere virksomhedens politik på området. Udarbejdelse af procedurer, der klart foreskriver, hvem der har ansvar og beføjelser i forbindelse med de forskellige typer besøg/audits. Sørg for at medarbejderne ved, hvad de må udtale sig om.

5 NATIONALE OG INTERNATIONALE REGLER Akkrediterede certificeringsorganer er underlagt både nationale og internationale regler. Når et certificeringsorgan, f.eks. BVQI og Dansk Standard, er akkrediteret, betyder det, at de arbejder i overensstemmelse med internationalt fastsatte krav. I Danmark er det DANAK, der akkrediterer i henhold til Lovbekendtgørelse nr. 992 af 8. december DANAK er medlem af European cooperation for Accreditation (EA) og har underskrevet en bindende multilateral aftale (MLA) om gensidig anerkendelse af rapporter og certifikater. EA sikrer, at alle medlemmer stiller ensartede krav for akkreditering, og vurderer regelmæssigt, om medlemmer opfylder de aftalte regler. Der kan læses mere om DANAK på AFSLUTTENDE BEMÆRKNINGER Det er en god tommelfingerregel ved audits at holde sig til at besvare stillede spørgsmål. Hvis spørgsmål om virksomheden skønnes at være udover audits formål, har virksomheden ret til at lade være med at besvare spørgsmålet. Det må derfor diskuteres om spørgsmålet er relevant eller ej. Der kan evt. blive tale om at omformulere det. Pjecen er udarbejdet af, Dansk Industri Gitte Hestehave Tryk: Kailow Graphics

6 (FI) er et branchefællesskab bestående af 210 fødevarevirksomheder i Dansk Industri (DI). Fødevare- Industrien sikrer fødevarebranchens troværdighed og arbejder for at udvikle branchens konkurrenceevne. Gennem det politiske arbejde og gennem netværk, publikationer og kurser støttes medlemsvirksomhederne på områder som bl.a. fødevarepolitik, afsætning, produktions- og ledelsesudvikling. er et attraktivt netværk, der sikre sammenholdet mellem medlemsvirksomhederne. FI er en integreret del af DI. Det giver en stærk partner i ryggen. Som medlem af FI er det muligt at modtage eksklusiv information gennem elektroniske netværk. Medlemmer har desuden mulighed for at deltage i en række af FI s udvalg og arbejdsgrupper, hvor der diskuteres fødevarepolitiske og tekniske spørgsmål samt iværksættelse af konkrete initiativer. Læs mere på fi.di.dk H. C. Andersens Boulevard København V Tlf Fax fi@di.dk