Psykiatri i Nyt OUH som OPP hvad, hvordan og hvornår

Transkript

1 Område: Psykiatri Afdeling: Psykiatriens anlægssekretariat Journal nr.: 14/43813 Dato: 16. marts 2015 Udarbejdet af: Torben Kyed Larsen E mail: torben.kyed.larsen@rsyd.dk Telefon: Psykiatri i Nyt OUH som OPP hvad, hvordan og hvornår Resume Med afsæt i Regionsrådets beslutning i forbindelse med Budget 2015 om at etablere psykiatrien i Nyt OUH som OPP er det hensigten at redegøre for de beslutninger, der i relation hertil er nødvendige at træffe på kort sigt, og hvilke beslutninger der først kan træffes efter yderligere analyse. Af notatet fremgår, at der på nuværende tidspunkt skal træffes beslutning omkring fire forhold vedrørende psykiatrien i Nyt OUH. 1. En generel justering af budgettet vedrørende psykiatrien her anbefales, at budget opjusteres til nuværende budgetniveau, samt justeres således det afspejler forudsætningerne for den øvrige del af Nyt OUH i form af en justering af brutto/nettofaktoren for psykiatrien og en justering for at leve op til kravene i BR Det justerede budget udgør således 723 mio. kr.(se afsnit 2), samt nedenstående tabel. 2. Afgrænsning af det der skal udbydes som OPP projekt her anbefales, at psykiatriklyngen udbydes som OPP projekt. Psykiatriklyngen udgør arealmæssigt lidt under halvdelen af psykiatrien i Nyt OUH og økonomisk ca. 273 mio.kr. Resten af psykiatriprojektet på NytOUH (Børne og ungdomspsykiatri og psykiatriens andel af fællesarealer og investeringer) finansieres fortsat af regionale midler. (se afsnit 3) 3. Styring af OPP projektet her anbefales, at der etableres en selvstændig projektstyregruppe for OPP projektet, mens snitfladerne mellem OPP projektet og NytOUH projektet håndteres i styregruppen for NytOUH. (se afsnit 4.1) 4. Organisering af projektarbejdet her anbefales, at der etableres en selvstændig OPPprojektorganisation, der er bygget op om personer med erfaringer fra OPP projektet i Vejle samt de øvrige psykiatribyggerier i regionen og tæt knyttet til projektorganisationen for NytOUH. (se afsnit 4.2). Rådgivning her anbefales at aftale om projektering af psykiatriklyngen med nuværende totalrådgiver på NytOUH vedr. projektering af psykiatriklyngen stopper med aflevering af dispositionsforslaget for psykiatriklyngen. (se afsnit 4.3) Tabel 1. Tilpasning af psykiatriens budget på Nyt OUH Oprindeligt budget 120,5 592,5 + større B/N faktor (fra 1,8 til 1,92) 120,5 40,8 Mellemtotal 120,5 633,3 + øget energikrav i BR ,5 16,8 Mellemtotal 120,5 650,2 + indeksering op til gældende indeks 133,9 72,3 Indeks Beløb (mio. kr.) Heraf BU og fælles. Heraf OPP Nyt opdateret budget 133,9 722, ,5

2 I notatet introduceres desuden til OPP modellen og orienteres om andre centrale forhold vedrørende OPP udbuddet, der kræver en nærmere analyse og besluttes i senere faser af projektet. Det drejer sig om: 5. Afgrænsning af driftsydelser, der skal indgå i en OPP kontrakt lille model med bygningsdrift/vedligehold eller stor model med alle ikke kliniske ydelser (som i OPP Vejle) (se afsnit 5) 6. Valg af konkret OPP model flere varianter af OPP modellen kan komme i spil (se afsnit 6) 7. Valg af udbudsmodel skal der arbejdes efter samme udbudsbudskoncept som i OPP Vejle med funktionsudbud og konkurrencepræget dialog?? (se afsnit 7) 8. Tidsplan for OPP projektet afhængigheden af fremdrift og udbudsstrategi i det store Nyt OUH projekt og skitsering af en grov tidsplan for den videre proces (se afsnit 8) 1. Indledning Det fremgår af budget 2015, at psykiatrien på Nyt OUH skal bygges som OPP. Dette notat vil danne grundlag for de relevante beslutninger på den korte bane for psykiatrien på Nyt OUH og beskrive den videre proces. Notatet vil således give en introduktion til OPP, herunder også beskrive de forskellige OPP modeller samt de teoretiske fordele og ulemper, der er forbundet med at anvende de enkelte OPP modeller. Tilsvarende beskrives de forhold, der på kort sigt skal besluttes samtidig med det lidt på længere sigt skitseres afslutningsvist. Her og nu er der behov for beslutning vedrørende følgende punkter: 1. Rammen for psykiatriprojektet på Nyt OUH generelt i lyset af dispositionsforslaget lægges op til justeringer af den samlede ramme for psykiatriprojektet 2. Afgrænsning af hvilken del af psykiatriprojektet på Nyt OUH, der skal udbydes som OPP, og hvad der fortsat skal finansieres af regionale midler handler både om afgrænsning af kvm, anlægsøkonomi og ansvar for logistik, forsyninger, inventar mv. og opsamling på de økonomiske konsekvenser (anlægs og driftsøkonomisk) af valg af OPP model, som finansieringsmodel for den del af projektet 3. Styring af projektet oprettelse af styregruppe og konneks til andre projekter, politisk forankring mv 4. Organisering af OPP projektet det drejer sig både om intern organisation, anvendelse af rådgivere I forhold til den videre proces beskrives: 5. Afgrænsning af driftsydelser i OPP kontrakten hvad giver mening at integrere i driftskontrakten i dette projekt? 6. Valg af OPP model hvilken af de forskellige varianter af OPP skal der vælges her? 7. Valg af udbudsmodel skal der anvendes funktionsudbud, konkurrencepræget dialog? 8. Tidsplan koordinering med udbudsstrategi og gennemførselsplan for det samlede NytOUH projekt Side 2 af 14

3 2. Rammen for psykiatriprojektet på Nyt OUH i lyset af dispositionsforslaget Oprindeligt blev psykiatriens anlægsbudget beregnet på baggrund af de præmisser og standarder, der kunne udledes fra ekspertudvalgets vurderinger af psykiatriprojekter. Dog har ekspertudvalget ikke specifikt forholdt sig til psykiatri på et Universitetshospital, som Nyt OUH. De væsentligste præmisser, der lå til grund for den oprindelige anlægsbudgetberegning på psykiatriprojektet på Nyt OUH på 592 mio. kr. (indeks 120,5) var: kr. pr. kvm. (somatikken: kr. ) begge i indeks 120,5 Brutto/nettofaktor på 1,8 (somatikken: 2,0) Byggeri efter BR2015 (somatikken: byggeri efter BR2020) På nuværende tidspunkt er der ingen grund til at tro andet end, at præmissen omkring niveau for håndværkerudgifter indeholdt i de kr. pr. kvm. vil kunne holde. Til gengæld er der i lyset af dispositionsforslaget behov for tilpasning af budgettet på de 2 andre præmisser. Det udarbejdede dispositionsforslag viser på nuværende projektstade en brutto/netto faktor for psykiatriens del af projektet på samlet ca. 2,00. Voksenpsykiatriens område har isoleret set tilnærmelsesvis den samme brutto/nettofaktor som de øvrige psykiatribyggerier i regionen, og som var præmissen for det oprindelige budget (1,8), men det som den generelle standard ikke tager højde for er de mange kvm i Nyt OUH projektet, hvor psykiatrien er en del af somatikkens arealer, eller hvor psykiatrien bidrager med en andel af fællesarealer, hvor brutto/netto faktoren begge steder følger standarden i somatikken. For at kunne sikre tilstrækkelige anlægsmidler til de relevante nettoarealer i psykiatriprojektet i lyset af dispositionsforslaget er det nødvendigt at hæve psykiatriens brutto/netto faktor til 1,92. Dette indebærer en forøgelse på ca kvm. og en stigning i anlægsbudget på ca. 41 mio. kr. (fra 592 mio. kr. til 633 mio. kr. (i indeks 120,5)). Dette foreslås indarbejdet i psykiatriens budget på Nyt OUH. I det oprindelige anlægsbudget for psykiatrien på Nyt OUH var der kun taget højde for energikravene, der lå i byggereglementet BR2015, men siden er det besluttet, at Nyt OUH skal bygges efter de noget skrappere krav i byggereglement BR2020. Det er derfor relevant nu at få opjusteret psykiatriens anlægsbudget til BR2020, hvilket vurderes at svare til en øget udgift på 2,66 %. Dette svarer til en opskrivning af budgettet med ca. 16 mio. kr. i indeks 120,5. Dette foreslås indarbejdet i psykiatriens budget på Nyt OUH. Endelig foreslås det at opskrive anlægsbudgettet til gældende indeks (indeks 133,9) for at få et tidssvarende billede af psykiatriprojektets anlægsbudget forud for opsplitning i et OPP spor og et regionalt spor på psykiatriprojektet. Det tidssvarende anlægsbudget for psykiatriprojektet bliver herefter på 723 mio. kr. (indeks 133,9). 3. Psykiatriens del af Nyt OUH hvor meget vil kunne udskilles som et OPP projekt? 3.1 OPP som samarbejdsform introduktion til modellen, dens potentielle fordele og ulemper Afsnittet vil med udgangspunkt i en kort introduktion til OPP modellen præcisere de potentielle gevinster og problemer, der skal jagtes og håndteres i det videre projektforløb. For en beskrivelse af de forskellige OPP modeller henvises til afsnit 6 i notatet. Side 3 af 14

4 Samarbejdsformen OPP betyder Offentlig Privat Partnerskab. OPP omfatter altid et længerevarende kontraktforhold, men er i øvrigt en samlebetegnelse for en række forskellige modeller (se afsnit 6). OPP projekter indeholder normalt aftaler om design, projektering, opførelse, finansiering, bygningsdrift og vedligeholdelse af offentlige bygge og anlægsopgaver samt visse tilknyttede serviceopgaver. Den private part har således ansvar for både byggeriet og (en del af) det efterfølgende vedligehold og evt. andre driftsopgaver. Den offentlige part overgår fra at være traditionel bygherre til at have en bestillerrolle, og har derfor i højere grad til opgave at stille funktionskrav end udførelseskrav vedrørende byggeriet. Funktionskravene skal beskrive det, de enkelte lokaler, dele af byggeriet eller hele byggeriet skal kunne. F.eks. at der opstilles krav til inde temperatur frem for isoleringstykkelse. Den private part får dermed et større råderum end ved sædvanlige bygge og anlægsprojekter med henblik på optimering af byggeri og drift. Den nytænkning og innovation, der ligger naturligt i forlængelse af denne tilgang er et af de centrale formål med OPP modellen. OPP leverandøren skal selv finde ud af, hvordan det sikres, at byggeriet får de aftalte funktioner, og hvordan det efterfølgende drives og vedligeholdes. Dette medfører et stort incitament til at udtænke langtidsholdbare løsninger og til at løse opgaven rigtigt fra starten. Denne totaløkonomiske tilgang til byggeriet er et af de andre centrale formål med OPP modellen. Det betyder ikke nødvendigvis, at et projekt samlet set bliver billigere, men derimod at det offentlige enten får mere kvalitet for pengene eller løber en mindre risiko, fordi den private part er økonomisk ansvarlig for opførelsesfasens konsekvenser. Opstilling af funktionskrav i stedet for præcise byggetekniske krav giver generelt den private part et større råderum og giver som nævnt mulighed for at komme med innovative løsninger. For at incitamenterne i OPP modellen kan udnyttes, er det afgørende, at kravspecifikationerne udformes ved angivelse af funktionskrav. Dette kræver en høj grad af tilvænning og åbenhed af de involverede brugere og betinger samtidig en stram styring af brugerinddragelsesprocessen. I OPP kontrakten aftales det almindeligvis, at leverandøren først modtager betaling, når anlægget tages i brug. Dette sikrer, at der opstår nogle meget stærke incitamenter til at overholde de aftalte tidsplaner. Samtidig ligger det i modellen, at der vil ske færre tilpasninger undervejs i projektet efter kontraktindgåelsen. Erfaringer fra andre OPP projekter i udlandet viser, at OPP projekter i højere grad end andre anlægsprojekter overholder tidsplaner og i visse tilfælde endda sikrer en tidligere ibrugtagning. Da byggeriet sker på baggrund af et funktionsudbud og en aftalt risikofordeling, vil bestiller normalt kun være forpligtet til at betale den oprindelig aftalte pris. Endvidere kan der i OPP kontrakten indbygges en incitamentsstruktur, der gør et tidligere færdiggørelsestidspunkt attraktivt for leverandøren. Der udformes en meget detaljeret og omfattende kontrakt med en kontraktperiode på mellem 10 og 30 år (i Vejle var det 25 år). Kontrakten omfatter projektering, byggeri og finansiering samt efterfølgende drift og vedligeholdelse af bygningerne samt eventuelle øvrige serviceydelser. Alt sammen med én privat aftalepart; oftest i form af et konsortium bestående af deltagere med forskellige kompetencer. Side 4 af 14

5 Kontrakten er bl.a. karakteriseret ved en betalingsmekanisme, hvorefter den offentlige part betaler en fast (evt. pristalsreguleret) ydelse pr. måned for brug af bygningerne finansieret af sit driftsbudget. I betalingsmekanismen indregnes, at den offentlige parts ydelse kan nedsættes for eventuelle fejl og mangler ved bygningens evne til at overholde bestemte funktionskrav. Samlet kan der peges på følgende potentielle fordele ved anvendelse af OPP modellen, som vil blive jagtet i det videre arbejde med OPP Odense: 1. Investering: Den offentlige part får mulighed for at fremrykke investeringer til et tidspunkt, hvor der ellers ikke er de nødvendige finansielle muligheder for anlægsinvesteringer. 2. Totaløkonomi: Den private part har et større incitament til at tænke i totaløkonomiske løsninger og dermed projektoptimere end ved en traditionel byggeopgave, idet den private part efterfølgende er ansvarlig for driftsopgaverne. 3. Tid: OPP modellen indebærer erfaringsmæssigt færre tilpasninger af byggeprojektet undervejs, hvilket gør processen hurtigere (og billigere). Den private part har samtidig et større incitament til at færdiggøre byggeriet hurtigere end ved en traditionel byggeopgave, idet betalingen af anlægget normalt først foretages efter afleveringen. 4. Risiko og ansvarsfordeling: Den private part står med såvel byggeopgaven som drift og vedligeholdelse af byggeriet i kontraktperioden og kan derfor påtage sig ansvar og risiko for fejl og mangler i hele kontraktperioden og dermed også efter den generelle 5 års ansvarsperiode. 5. Kvalitet: Med risiko og ansvarsfordelingen samt som følge af de drifts og vedligeholdelsesopgaver, som skal varetages af den private part, har denne et særligt incitamentet til at bygge i en højere kvalitet, forventeligt højere end ved en traditionel byggeopgave. 6. Innovation via funktionskrav: Det at skulle udarbejde meget langsigtede og samtidig meget præcise outputbaserede kravspecifikationer, vurderes at give grobund for høj grad af nytænkning og innovation både i udarbejdelse af funktionskravene og den efterfølgende udmøntning af kravene i konkrete bygningsløsninger fra den private parts side. Oplevede ulemper ved anvendelse af OPP modellen og hvordan det tænkes håndteret i OPP Odense projektet: 1. Tilbudsfase: Tilbudsfasen er ofte længere, og tilbudsomkostningerne er som følge heraf højere, hvilket særligt i mindre projekter kan begrænse antallet af interesserede private leverandører. OPP Odense: Tidsfaktoren er ikke kritisk. Der vil ske en nærmere afklaring af markedssituation frem til endelig fastlæggelse af OPP udbudsmodellen, men umiddelbart forventes der et tilstrækkeligt antal bydende. 2. Transaktionsomkostninger: Hvor udbuddet gennemføres ved anvendelse af den konkurrenceprægede dialog er denne kombineret med den efterfølgende indgåelse af OPPkontrakten ressourcekrævende og omkostningstung i forhold til et mere traditionelt udbud. OPP processen vil derfor typisk forudsætte relativt store projekter. OPP Odense: Et projekt på ca. 275 mio. kr. som dette forventes at kunne bære det. 3. Langsigtet kontrakt: Kontraktperioden vil ofte være år. Den lange kontaktperiode indebærer alt andet lige mindre fleksibilitet i forhold til nye og ændrede politiske prioriteringer. OPP Odense: Som følge af den lange kontaktperiode vil der derfor være behov for fleksibilitet i forhold til at kunne imødekomme nye behandlingsbehov og krav selv om langt de fleste Side 5 af 14

6 ændringer vil kunne håndteres ved fleksible kontraktbestemmelser. Bestiller skal have mulighed for at kræve genforhandling og efter omstændighederne udbud af ombygningsopgaven, også for at sikre en hensigtsmæssig forhandlingsposition. 4. Investering: Den offentlige sektor har historisk set kunnet låne penge billigt målt i forhold til afkastkravet i den private sektor, hvilket betyder, at det kan blive dyrere for den offentlige part at leje aktivet af den private part, end hvis den offentlige part selv finansierer. OPP Odense: minimering af de finansielle merudgifter ved OPP vil indgå i valget af OPPmodel. 3.2 Psykiatriens del af NytOUH hvor meget vil kunne udskilles som et OPP projekt? Klare afgrænsninger og få snitflader mellem OPP byggeri og øvrigt byggeri bidrager til at reducere risikobeløb og afkastkrav fra de bydende og dermed regionens udgift til husleje i de ca. 25 år. Derigennem forbedres totaløkonomi og optimerer risiko og ansvarsfordeling, der som omtalt er 2 af de oplagte fordele ved at arbejde med OPP modellen (se afsnit 3.1. ovenfor). Med henblik på at lave snitfladerne mellem OPP projektet og den øvrige del af Nyt OUH projektet så rent som muligt, er det vigtigt med en naturlig fysisk skillelinje mellem projekterne. Den del, der umiddelbart kan afgrænses klart i forhold til det øvrige Nyt OUH, er Psykiatri klyngen, der udgør knap halvdelen af psykiatriprojektet i Odense, og som p.t. er placeret yderst i et af klyngebenene (det sydøstlige) på Nyt OUH. Psykiatriklyngen består af 109 senge samt bl.a. telepsykiatrisk center og ECT funktion Af nedenstående diagram fremgår Nyt OUH med psykiatriklyngen fremhævet. Side 6 af 14

7 Den øvrige del af de arealer, der indgår i psykiatriens andel af Nyt OUH projektet, er på forskellig vis tæt integreret i somatikkens projekt og kan ikke umiddelbart udskilles som særskilt projekt. Det drejer sig om: Børne og ungdomspsykiatriens ambulatorium og sengeafsnit, der indgår i en fælles klynge (HBUP) med pædiatri mv. Psykiatriens andel på ca.10 % af fællesfunktioner (kliniske og ikke kliniske) og investeringsrammer på Nyt OUH Konkret foreslås følgende fysisk afgrænsning af OPP projektet som rettesnor for den videre projektering: Over og under jorden her anbefales, at gangbroen frem til det rammer psykiatriklyngen og kælderforbindelsen frem til den rammer psykiatriklyngen, etableres af NytOUH projektet det forventes at være det nemmeste at håndtere i OPP projektet. Disse elementer er også et gennemgående træk ved hele projektet, hvorfor disse komponenter under alle omstændigheder ikke vurderes at kunne afvige fra konceptet for hele NytOUH. På jorden her anbefales, at der arbejdes videre med, at alle de nære uderum og ud til og med stiforbindelsen rundt om psykiatriklyngen håndteres af OPP projektet. P arealer, som i dispositionsforslaget er skitseret ved hovedindgang og tæt på akutindgangen, håndteres af NytOUH. Konkret udgør Børne og ungdomspsykiatrien og psykiatriens andel af fællesarealer ca m² brutto, svarende til 452 mio. kr. (indeks 133,9) med denne afgrænsning, heri indregnet de samlede projekteringsudgifter til og med dispositionsforslaget og grundkøb for psykiatriprojektet, mens Psykiatri klyngen udgør ca kvm. svarende til 271 mio. kr. (indeks 133,9) af det samlede projekt fra og med projektforslagsfasen. Præmisser for den fordeling er bl.a.: Psykiatriens andel af udgifter til projektorganisation for NytOUH er 100 % lagt i den regionalt finansierede del af psykiatriprojektet det primære argument er, at den mindre belastning, der følger at psykiatridelen gennemføres som OPP projekt, opvejes af det merarbejde, der ligger i at sikre koordinering mellem de 2 byggeprojekter i de efterfølgende faser Psykiatriens andel af budget til logistiksystemer placeres 100 % i den regionalt finansierede del af psykiatriprojektet primære argument: vurderes umiddelbart at være den billigste og lettest håndterbare løsning, at OPP selskabet kun sikrer rammerne for systemerne, men at NytOUH projektet leverer det aktive udstyr, som en del af det samlede udbud. Dette skal dog nærmere analyseres og måske indgå i dialogprocessen med OPP selskaberne Psykiatriens andel af budget til inventar, medico og IT placeres 100 % i den regionalt finansierede del af psykiatriprojektet primære argument: vurderes umiddelbart at være den billigste og lettest håndterbare løsning, at psykiatridelen indgår i NytOUH projektets samlede udbud/indkøb på dette felt. Også i sammenhæng med forventning om, at det er NytOUH/psykiatrisygehuset, der får opgaven i driftssituationen at servicere inventar og IT. Dette skal dog nærmere analyseres og måske indgå i dialogprocessen med OPP selskaberne Tilslutningsbidrag er 100 % placeret i den regionalt finansierede del af psykiatriprojektet Udgifter til bygherrerådgivning og anden ekstern rådgivning, kunstnerisk udsmykning, særlige udgifter til metoder og værktøjer og budget til uforudsete udgifter på rådgivningssiden er fordelt mellem OPP projektet og den regionalt finansierede del af projektet ud fra den beregnede kvm fordelingsnøgle (OPP=45 % af det samlede psykiatriprojekt) De 0,5 % afsat til kunst fastholdes i det regionalt finansierede del af psykiatriprojektet Side 7 af 14

8 3.3 Konsekvenser af valg af OPP model og den konkrete afgrænsning af OPP projekt for anlægs og driftsbudgetter Anlæg og likviditet Konsekvensen af valg af OPP model er på baggrund af den anbefalede afgrænsning og tilpasning af anlægsbudget gennemgået i afsnit 2 og 3.2 for psykiatridelen på Nyt OUH, at regionens andel af psykiatriprojektet på Nyt OUH bliver på 452 mio. kr. På nuværende tidspunkt (til og med dispositionsforslaget) har regionen afholdt 69,9 mio. kr. Udgifterne til både regionens del af psykiatriprojektet på Nyt OUH og OPP projektet i perioden forudsættes afholdt via forventet puljebevilling fra staten på 46,3 mio. kr., heraf forventes 31 mio. kr. at gå til regionsfinansierede del af psykiatriprojektet, mens de resterende 15 mio. kr. skal finansiere regionens udgifter til OPP projektet frem til indgåelse af kontrakt. Tilbage mangler der finansiering af ca. 355 mio. kr., der som udgangspunkt skal findes indenfor regionens anlægsmidler i perioden 2018 og frem til afslutning af byggesagen (potentielt år 2022). Likviditetsmæssigt indebærer valg af OPP modellen, at der skal deponeres svarende til værdien af anlægsaktivet (dvs. ca. 270 mio. kr). I de seneste år har der i de årlige økonomiaftaler været aftalt en ansøgningspulje vedr. deponeringsfritagelse, som regionen har søgt til OPP Vejle. Regionen har dog endnu ikke opnået fuld deponeringsfritagelse. Da regeringen hidtil alene har fastsat ét årige rammer og vilkår for deponeringsfritagelse i økonomiaftalerne, kan muligheden for deponeringsfritagelse ikke forventes kendt på beslutningstidspunktet for projektet. I den videre proces skal der følges op på sagens likviditetsmæssige udfordringer. Transaktionsomkostninger for OPP projektet (udgifter til bestillerrådgivere, ekstra udgifter til egen projektorganisation mv.) vil for perioden være dækket af den forventede puljebevilling til projektering af psykiatridelen af NytOUH projektet. Det forventes at være 15 mio. kr. for perioden frem til Det er endnu ikke muligt at opgøre hvad der vil være af omkostninger i perioden fra 2018 og frem til indflytning pga. uafklarethed omkring den endelige tidsplan for projektet, men baseret på erfaringer fra OPP Vejle ligger den største del af regionens omkostninger de kommende 3 år. Drift Vælges der en model med privat finansiering som i OPP Vejle projektet i både anlægs og driftsfasen, så indebærer gennemførelse af OPP Odense projektet en årlig udgift til husleje/afdrag på anlægsaktivet på ca. 16 mio. kr. (på baggrund af erfaringer fra Vejle). Denne udgift skal i standard OPP model finansieres via regionens driftsbudget. I lighed med de andre større somatiske og psykiatriske byggerier, så stilles der krav om en effektiviseringsgevinst ved indflytning i nye og moderne fysiske rammer. Det aftalte koncept for beregning af effektiviseringsgevinster på psykiatriprojekterne, som er brugt ved projekterne i Esbjerg, Middelfart, Vejle og Aabenraa, vil også blive anvendt på Odense projektet. Størrelsen på effektiviseringsgevinsten kendes ikke, da den konkrete beregning først kan laves lidt senere i processen, men forventes ikke at kunne dække udgiften til husleje i OPP projektet. Side 8 af 14

9 Den samlede situation for driftsbudgettet er afhængig af valg af variant af OPP model (se afsnit 6) et valg der først vil blive taget senere i Organisering af opgaven styring af projektet, intern projektorganisation, anvendelse af ekstern rådgivning 4.1 Styring af projektet Idet OPP udbud og udbuddet af det resterende Nyt OUH ikke følger samme principper og det samme udbudsmateriale anbefales det, at der nedsættes en særskilt projektstyregruppe for OPP projektet, som på linje med de øvrige psykiatribyggerier refererer til psykiatriens ledelse. Projektstyregruppeformand vil være adm. direktør for psykiatrien i Region Syddanmark. Med flere forskellige byggeprojekter kørende på samme tid på samme matrikel tilsiger alle erfaringer ikke desto mindre, at der skal sikres mest mulig koordinering på tværs mellem projekterne. I forhold til styregrupperne sikres dette ved, at formanden for OPP projektstyregruppen (administrerende direktør fra psykiatrien i Region Syddanmark) også er repræsenteret i styregruppen for Nyt OUH. Dermed sikres den nødvendige koordinering mellem projekterne og samtidig minimeres tidsmæssige og økonomiske risici. Det anbefales, at der nedsættes en styregruppe for OPP projektet på psykiatriområdet, der skal styre det konkrete OPP projekt. Håndtering af snitflader mellem OPP projektet og Nyt OUH projektet sker i styregruppen for Nyt OUH. 4.2 Organisering af projektet Samtidig er det nødvendigt og oplagt at bringe dels regionens opbyggede OPP ekspertise fra OPP Vejle projektet i spil, og dels at anvende den opbyggede anlægsekspertise på psykiatriområdet i den relativt ressourcekrævende proces frem til indgåelse af kontrakt med OPP leverandør. På denne måde forventes brugen af eksterne rådgivere at kunne begrænses væsentligt ikke mindst mht. teknisk rådgivning sammenlignet med OPP Vejle. Denne OPP organisation samarbejder med projektorganisation for Nyt OUH, hvor den kan trække på denne organisations forskellige ekspertiser og grundapparat og samtidig kunne koordinere aktiviteterne undervejs i de forskellige faser. Dette er grundlæggende den samme model, der har været anvendt i et tilsvarende Universitetshospitalsprojekt, hvor der er gennemført et OPP udbud på psykiatriområdet (DNU). Konkret anbefales det, at der i regi af psykiatriens anlægssekretariat etableres en mindre projektorganisation dedikeret til OPP projektet placeret fysisk som en del af projektorganisation for Nyt OUH og bemandet dels med erfarne projektledere fra psykiatriens anlægssekretariat og tilknyttet regionale OPP ressourcepersoner på jura, økonomi og teknik. Det anbefales, at der afsættes et budget på 1 mio. kr. i 2015 og 2 mio. kr i de efterfølgende år til den interne særskilte projektorganisation frem til og med projektforslagsfasen (forventes pt. at være frem til udgangen af 2017). Udgiften finansieres indenfor den forventede puljebevilling til psykiatriprojektet for NytOUH. 4.3 Ekstern rådgivning Side 9 af 14

10 Totalrådgiveren på NytOUH MedicOUH har indtil nu varetaget rådgivningsopgaven på psykiatridelen udmøntende sig i det nu afleverede dispositionsforslag. For at kunne høste de potentielle fordele ved OPP modellen, som mulighed for øget innovation og en mere totaløkonomisk tilgang, bør OPP udbuddet foregå på grundlag af mere åbne outputbaserede funktionskrav. Det indebærer at udbudsgrundlaget ikke skal være mere detaljeret end svarende til maksimalt det nuværende dispositionsforslagsniveau. Det anbefales derfor at stoppe totalrådgivers projektering af OPP delen. Aftalen med totalrådgiveren Medic OUH skal som konsekvens reduceres, hvilket projektorganisation for NytOUH går videre med. På samme måde som med totalrådgiver, så stopper anvendelsen af den nuværende bygherrerådgiver også som udgangspunkt med afslutning af dispositionsforslagsfasen. Der vil i den videre udbudsproces være nødvendigt at tilknytte ekstern juridisk bestillerrådgivning på OPP området og i et mindre omfang hhv. finansielt og teknisk bestillerrådgivning. I forhold til OPP Vejle forventes et betydeligt mindre træk på ikke mindst den tekniske og finansielle bestillerrådgivning. Der er nu udarbejdet et koncept for både tilbudsmodel og funktionsbeskrivelse, der i høj grad vil kunne genbruges i relation til OPP Odense. Samtidig forventes den særskilte interne projektorganisation langt hen ad vejen at ville kunne løfte opgaven med udarbejdelse af funktionsbaserede krav med udgangspunkt i dispositionsforslaget og model fra OPP Vejle, evt. i samarbejde med SDSI omkring denne del. Når afklaring af udbudsmodel, OPP model, tidsplan mv. er sket sidst på året, vil et mere præcist koncept og budget for ekstern bestillerrådgivning kunne fremlægges. For resten af 2015 anbefales afsat en ramme på 1 mio. kr. til køb af ekstern rådgivning til projektet i den indledende fase af projektet. Rammen finansieres via den forventede puljebevilling fra staten til psykiatriprojektet på NytOUH. Den videre proces punkter til nærmere afklaring 5. Valg af OPP model hvilken af de forskellige varianter af OPP skal der vælges her? Der er ikke én fast defineret model for, hvilket indhold der skal være i en OPP aftale. Både hvad angår finansiering (ejerskab) og den efterfølgende drift (se afsnit 7 nedenfor), er der flere muligheder. Forskellige OPP konstruktioner er hensigtsmæssige under forskellige omstændigheder. For hver mulighed er der en række forhold, som bør overvejes, før der træffes beslutning om, hvilket indhold den konkrete OPP model skal have. Udover den kendte model fra OPP Vejle er der 3 varianter/alternativer, der bør overvejes forud for det endelige valg træffes. Det drejer sig om: OPP med offentlig finansiering, hvor bestiller betaler anlægssummen ved indflytning OPP med offentlig finansiering kombineret med leasing (via kommunekredit) Side 10 af 14

11 OPP, hvor regionen har garantiforpligtigelsen også i anlægsfasen model, der søges anvendt i Slagelse. Det er varianter, der på forskellig vis påvirker anlægsloft, omfang af bygherrerisici i driftssituation, regionens likviditet, finansieringsomkostninger i anlægs og driftsfasen m.v. Det skal nærmere analyseres, muligvis gennem en markedsundersøgelse, hvilken finansieringsmodel, der sikrer den bedste balance mellem: Størst mulig konkurrence Byggeri til tiden og aftalt pris Den bedste totaløkonomi Minimering af finansieringsomkostningerne Risikoallokering, som optimeres med henblik på budgetsikkerhed Mindst mulig belastning af anlægsloftet/deponeringskrav/likviditetstræk Der skal således ske en nærmere beskrivelse af modellerne, herunder også hvad der er muligt i forhold til økonomiske rammer i regionen både i forhold til de anlægsøkonomiske samt de driftsøkonomiske rammer for regionen. 6. Afgrænsning af driftsydelser i OPP kontrakten hvad giver mening at integrere i driftskontrakten i dette projekt? Ét af de væsentlige argumenter for anvendelse af en OPP model er, at den private part har et stort incitament til at opføre et gennemtænkt kvalitetsbyggeri, fordi den private part i OPP kontrakten normalt er forpligtet til som minimum at foretage bygningsdrift og vedligeholdelse i kontraktperioden. Det bør konkret i forhold til situationen i Odense overvejes hvilke driftsopgaver, der skal indgå i OPPkontrakten. I andre sammenhænge er der eksempler på, at følgende driftsopgaver har indgået i servicekontrakterne: 1. Bygningsdrift og vedligeholdelse 2. Drift af udenomsarealer 3. Rengøringsopgaver 4. Pedelopgaver 5. Kantine/køkkenopgaver 6. Reception/postfordelingsopgaver I OPP Vejle er der valgt den store driftspakke, hvor alle ovenstående opgaver undtagen receptionsopgaven varetages af OPP leverandøren. Læren af den markedsundersøgelse, der blev foretaget som forberedelse til udbuddet af OPP Vejle var, at det, der var størst interesse for i markedet, var enten den fulde pakke (som i OPP Vejle) eller den minimale model, hvor der alene indgår bygningsdrift og vedligehold. I Odense vil psykiatriens byggeri være endnu mere integreret i det øvrige sygehus end i Vejle og på forsynings og logistiksiden er det på forhånd svært at forestille sig at have forskellige systemer/serviceorganisationer kørende ved siden af hinanden. På denne baggrund virker det derfor umiddelbart mest oplagt at arbejde ud fra den minimale model. Side 11 af 14

12 Der er dog behov for en nærmere vurdering af, om der med fordel kan tilføjes andre driftsopgaver udover bygningsdrift og vedligehold, der anses som minimumsmodellen for driftsopgaver i et OPPudbud. Driftspakken i OPP projektet vil blive sammensat ud fra følgende væsentlige præmisser: 1. At pakken skal indeholde driftsopgaver, der vil bidrage væsentlig til at fastholde OPPleverandørs totaløkonomiske tilgang til både byggeriet og driftssituationen. Kunne fx være rengøringsopgaven, da den sikrer maksimalt fokus på overflader, antal kvm. mv. 2. At undgå etablering af flere parallelfunktioner og dermed tab af synergi og stordriftsfordele, når det gælder fordeling af driftsopgaver mellem regional driftsorganisation og OPPleverandør. Valget omkring driftsydelser i OPP kontrakten vil blive forelagt til regionsrådet beslutning senere i 2015 efter en konkret vurdering af ovenstående punkter. 7. Valg af udbudsmodel skal der anvendes funktionsudbud, konkurrencepræget dialog? Den generelle anbefaling i relation til OPP byggeri er at de potentielle muligheder i denne model bedst realiseres gennem brug af udbud baseret på outputbaserede funktionskrav og anvendelse af udbudsformen konkurrencepræget dialog Det var det der blev anvendt i OPP Vejle projektet, og erfaringen herfra er meget positiv, både når det gælder de funktionsbaserede krav og den konkurrenceprægede dialog. Argumenterne for at gennemføre en udbudsmodel med outputbaserede funktionskrav og i en konkurrencepræget dialog er bl.a.: På linie med OPP Vejle projektet er det ikke på forhånd muligt at beskrive en lang række af de tekniske vilkår for opgavens løsning; eksempelvis de retlige og de finansielle forhold i forbindelse med projektet, men i OPP Odense også de mange snitflader, der bliver mellem OPP delen og resten af NytOUH. Mere åben funktionsbaseret udbud rummer mulighed for større grad af innovation og åbner op for nye måder at bygge psykiatri på. Lægger det over til OPP leverandøren at træffe en række kvalitetsvalg i relation til materialer mv., hvilket understøtter det totaløkonomiske perspektiv der ønskes fra OPP leverandørens side. Fortsat begrænsede erfaringer med OPP udbud af et hospitalsprojekt. Ønsket om og kravene til at sikre et entydigt og klart udbudsgrundlag kan bedst og måske udelukkende opfyldes ved, at der åbnes mulighed for en dialog med tilbudsgiverne forud for den endelige tilbudsgivning. En dialog, der skal afklare de væsentlige forhold, som ikke eller kun med meget store vanskeligheder, kan fastlægges på forhånd. Hensynet til at modtage konkurrencedygtige tilbud og undgå overraskelser efter indgåelse af OPP kontrakten understøtter også anbefalingen om anvendelse af den konkurrenceprægede dialog. Det er forventningen, at anvendelse af den konkurrenceprægede dialog vil fremme udviklingen af anvendelige, innovative løsninger. De meromkostninger (længere tid og flere transaktionsomkostninger end sædvanlig proces), som er forbundet med denne udbudsform, vurderes således klart at blive opvejet af fordelene. Side 12 af 14

13 Der er meget, der taler for anvendelse af denne udbudsform, men inden valget tages, skal der ske en afklaring af: Frihedsgrader for OPP projektet i forhold til det resterende NytOUH der skal ske en nærmere afklaring af, hvor og hvor meget OPP projektet kan afvige fra den øvrige del af NytOUH. For at det giver mening med både de outputbaserede funktionskrav og den konkurrenceprægede dialog, så kræver det, at der er tilstrækkelig med frirum for OPPprojektet, ellers vil det være spild af tid. Der skal være en nærmere dialog med NytOUH og totalrådgiver i den kommende tid for at få afklaring på dette. Vurdering af om projektet er indenfor rammerne sat for, hvornår der må anvendes konkurrencepræget dialog umiddelbart vurderes det muligt, men det skal nærmere afklares. Der er samtidig ny udbudslovgivning på vej, der træder i kraft til oktober 2015, hvor der lukkes endnu mere op for brug af konkurrencepræget dialog modellen. 8. Tidsplan koordinering med udbudsstrategi og gennemførselsplan for det samlede Nyt OUH projekt og den videre proces for OPP Odense Før udbudsstrategi og gennemførselsplan for NytOUH forelægges, er det ikke muligt at fastlægge en nærmere og koordineret tidsplan for OPP projektet. I princippet åbner valget af at bygge psykiatriklyngen som OPP adskilt fra det øvrige byggeprojekt op for, at byggeriet kan igangsættes snarest muligt, men samtidig giver det ikke mening at flytte ud før fx infrastrukturen (logistik og service) i NytOUH er på plads og oppe at køre, ligesom fx FAM og andre kernefunktioner er flyttet ind. Før udbudsstrategi og gennemførselsplan er på plads vides det ikke, hvornår det er på plads. Ser man på gennemførsel af psykiatriprojektet isoleret set, så tager det, baseret på erfaringerne fra OPP Vejle, ca. 3 år fra kontraktindgåelse til indflytning. Skal der gennemføres en konkurrencepræget dialogfase forud for kontraktindgåelse, så vil processen fra prækvalifikation til indflytning tage ca. 4 år. Samtidig skal byggetidspunkt vurderes i lyset af de udfordringer, det giver at have 2 adskilte byggerier kørende på samme tid i samme område, jfr. også diskussionen om Letbanen. Der er en lang række risici forbundet med at have 2 samtidige byggepladser med de mange grænseflader mellem de 2 projekter vel at mærke, hvis det fx er byggeri, der støder op til psykiatriens byggefelt (ex. klyngen ved siden af). Dette skal der også tages højde for, når den endelige tidsplan fastlægges. Der kan skitseres følgende milepæle/opgaver på kort og langt sigt baseret på den hurtigst mulige proces, der kan gennemføres: o Politisk behandling af OPP Odense oplæg marts/april 2015 o Afklaring herunder evt. markedsundersøgelse vedr. valg af OPP finansieringsmodel kvartal 2015 o Udarbejdelse af beslutningsoplæg til udbudsmodel for OPP Odense projektet kvartal 2015 o Politisk godkendelse af udbudsmodel, finansieringsmodel 4. kvartal 2015 o Udarbejdelse og godkendelse af udbudsmateriale 4. kvartal kvartal 2016 o Prækvalifikation 3. kvartal 2016 Side 13 af 14

14 o Dialogfase 4. kvartal kvartal 2017 o Tilbudsfase kvartal 2017 o Valg af vinder 4. kvartal 2017 o Projektering 2018 o Byggeperiode Det skal bemærkes, at det som sagt endnu er uvist, hvornår det giver mening, at psykiatrien står klar til indflytning, jfr. ovenfor. Et mere præcist bud på tidsplan for OPP projektet forventes at foreligge sidst på året. Side 14 af 14