Årsrapport for International Citizen Service 2012

Transkript

1 Årsrapport for International Citizen Service 2012 Statsforvaltningerne SKAT Workindenmark Styrelsen for Universiteter og Internationalisering Styrelsen for Fastholdelse og Rekruttering Københavns Kommune Aarhus Kommune Odense Kommune Aalborg Kommune International Community i Aarhus Velkomstcentre live and work in north Denmark Rapporten er udarbejdet af Styrelsen for Fastholdelse og Rekruttering

2 1. Indledning og sammenfatning International Citizen Service (ICS) blev oprettet i 2011 i København, Aarhus, Odense og Aalborg. ICS er et samarbejde mellem de 4 kommuner, Statsforvaltningerne, SKAT og Beskæftigelsesministeriet ved Styrelsen for Fastholdelse og Rekruttering (SFR) og Workindenmark. I ICS i Aarhus og Aalborg deltager endvidere lokale expatorganisationer; International Community i Aarhus og Velkomstcentre live and work in north Denmark i Aalborg. Endvidere bidrager Styrelsen for Universiteter og Internationalisering med virtuel vejledning. Medarbejdere i modtagefunktionen i ICS henviser til det elektroniske vejledningsmateriale om autorisation og vurdering og anerkendelse af udenlandske kvalifikationer samt studie- og karriereinformation til internationale studerende. For hver ICS er der lavet en kontrakt, hvor det fremgår, hvilke ydelser de statslige myndigheder og den enkelte kommune bidrager med, og hvordan samarbejdet udmøntes lokalt. Det fremgår af kommissorium for den centrale styregruppe for ICS, at der årligt skal udarbejdes en rapport for ICS. 1 Sammenfatning om indsatsen i 2012 Formålet med ICS er at gøre det enkelt og mindre bureaukratisk at etablere et arbejdsliv i Danmark for udenlandske arbejdstagere, deres medfølgende familie og internationale studerende ICS er etableret som kontorfællesskaber, hvor myndighederne samarbejder og udstationerer medarbejdere ICS yder en sammenhængende og koordineret indsats på tværs af myndighedsområder i den rækkefølge som følger af lovgivningen, og som tager udgangspunkt i brugernes behov Der har i 2012 været i alt henvendelser, fordelt på fremmødte og mails og telefoniske henvendelser ICS er i stigende grad blevet kendt blandt virksomheder og udenlandske arbejdstagere. Sammenlignet med 2011 er der sket en samlet stigning i antallet af henvendelser på 44 pct. For at markedsføre servicen yderligere er der bl.a. etableret en hjemmeside for ICS, Hjemmesiden har siden opstarten i december 2011 og frem til udgangen af 2012 været besøgt gange Brugerne af ICS giver udtryk for, at de er tilfredse med servicen i ICS. Andelen, der er tilfredse eller meget tilfredse med den service, de har fået i ICS, har i hele 2012 ligget på mellem pct. Samtidig svarer mellem pct., at de fik svar på deres spørgsmål i ICS 1 Årsrapport fra International Citizen Service 2011 kan findes på Styrelsen for Fastholdelse og Rekrutterings hjemmeside 2

3 2. Hvorfor International Citizen Service? Formålet med ICS er at gøre det enkelt og mindre bureaukratisk for udlændinge at etablere et studie- eller arbejdsliv i Danmark. De fire ICS skal servicere virksomheder i Danmark, der rekrutterer udenlandsk arbejdskraft samt udenlandske jobsøgere, studerende, arbejdstagere og deres medfølgende familie, som henvender sig for at få hjælp til at finde job, få ophold i Danmark i relation til beskæftigelse og studie eller hjælp til at etablere sig i Danmark. Her samles vejledning og offentlig service fra alle involverede myndigheder på ét sted, ligesom der gives mulighed for at indlevere de relevante ansøgninger og få bistand til at indgive en digital ansøgning. 3. Services i de fire International Citizen Service I de fire International Citizen Service ydes der en sammenhængende og koordineret indsats på tværs af myndighedsområder i den rækkefølge, som følger af lovgivningen og som tager udgangspunkt i brugernes behov. Myndighederne i de fire ICS tilbyder: Hjælp til papirarbejdet: opholdstilladelse til borgere udenfor EU og Norden registreringsbevis for EU-borgere skattekort sundhedskort dansk kørekort registrering af dagpengemodtagere fra EU, Norge, Island, Liechtenstein og Schweiz, der kommer til Danmark for at søge arbejde Personlig vejledning om: jobsøgning i Danmark job til medfølgende partner studiejob til internationale studerende danskundervisning det danske skattesystem omregistrering af biler Informationer om: leve- og arbejdsvilkår i Danmark autorisation, vurdering og anerkendelse af udenlandske erhvervs- og uddannelseskvalifikationer studie- og karrierevejledning boligsøgning, skolemuligheder og dagtilbud til børn netværk og sociale aktiviteter i området Rådgivning om rekruttering til virksomheder: 3

4 Rådgivning og hjælp til at finde kvalificeret udenlandsk arbejdskraft Rådgivning om fastholdelse af udenlandsk arbejdskraft Hvornår kan ICS kontaktes? ICS har åbent 2x4 timer to dage om ugen, hvor alle myndigheder er til stede. Udenfor åbningstid kan alle ICS kontaktes skriftligt, pr. mail og telefonisk. Denne opgave varetages af Workindenmark i København, Odense og Aarhus og af Velkomstcentret i Aalborg. De henviser til de relevante myndigheder udenfor åbningstiden, ligesom de yder generel information og vejledning om modtagelse og etablering af et arbejds- eller studieliv i Danmark. I Aarhus har Aarhus Kommune frem til april 2012 kun været til stede i ICS 2x2 timer. Siden 1. april har Aarhus Kommunes Borgerservice været til stede i den fulde åbningstid om torsdagen og to timer fredag. I løbet af 2012 er der sket tilpasninger i ICS i Aalborg. Aalborg Kommune er således fra november 2012 kun til stede den ene af de to åbningsdage. Er der brug for Aalborg Kommunes service på den anden åbningsdag, henviser visitatoren borgeren direkte til en bestemt borgerservicemedarbejder hos Aalborg Kommune, således at personen kan få straks-udstedt cpr-nummer hos kommunen. 4. Hvem bruger ICS? ICS er et tilbud til arbejdsgivere i Danmark samt udenlandske jobsøgere og arbejdstagere, deres medfølgende familie, pendlere og internationale studerende fra Norden, EU/EØS og fra lande udenfor EU/EØS tredjelande. ICS bruges både af udenlandske arbejdstagere m.fl. og danske virksomheder i Danmark. Da udgangspunktet er, at den enkelte ansøger kan få løst de spørgsmål, der er i forbindelse med indrejse og ophold i Danmark, er det især arbejdstagere og studerende, der møder frem i ICS. Virksomhederne kan sende deres udenlandske medarbejder til ICS uden selv at møde op, og dermed kan de undgå at bruge tid på at hjælpe medarbejderen rundt mellem myndigheder for at få de nødvendige papirer i orden. Ud fra brugernes besvarelser af tilfredshedsundersøgelser (jf. tabel 1 s. 8) skønnes det, at udenlandske ansatte og jobsøgere i 2012 udgjorde ca. 75 pct. af de fremmødte, studerende udgjorde omkring 20 pct., og virksomheder omkring 5 pct. 5. Antal brugere i 2012 Som det fremgår af bilag 1, har der i 2012 været i alt henvendelser fordelt på fremmødte i visitation samt mails og telefoniske henvendelser. I 2011 var de tilsvarende tal henvendelser fordelt på fremmødte i visitationen og mails og telefoniske henvendelser. Det svarer til en stigning på 44 pct. fra 2011 til

5 Alle brugere kommer gennem modtagefunktionen/visitationen. Figur 1 viser antallet af fremmødte i visitationen. Som det fremgår af figur 1, har der i alle 4 ICS været en stigning i antallet af fremmødte mellem 2001 og På landsplan udgør stigningen 34 pct. Figur 1: Antallet af fremmødte i visitationen i 2012 sammenlignet med 2011 i de fire ICS og i alt København Odense Aarhus Aalborg I alt Væksten fra 2011 til 2012 må tages som et udtryk for, at ICS i stigende grad er blevet kendt blandt virksomheder, udenlandske arbejdstagere og studerende, og at de derfor har gjort mere brug af servicen i centrene. Visitationen modtager flest brugere. Som det fremgår af figur 2, er det derudover statsforvaltningerne, der har de fleste fremmødte brugere. Herefter følger på landsplan SKAT borgerservice og Workindenmark/SFR på nogenlunde samme niveau med variationer i forhold til de fire ICS. 5

6 Figur 2: Antallet af fremmødte i ICS fordelt på myndigheder i de fire ICS Fremmødte i visitationen Statsforvaltningen Skat Borgerservice Workindenmark/SFR International Community (Aarhus) Velkomstcenter (Aalborg) København Odense Aarhus Aalborg Note 1: I tallene for Workindenmark/SFR indgår dels den informations-/og vejledningsindsats Workindenmark yder til fremmødte i ICS dels over henvendelser vedrørende opholdstilladelser, som Workindenmark har overtaget i Odense, Aarhus og Aalborg juli I København varetager SFR fortsat denne funktion (I bilag 1 tabel 2 er tallene vedrørende henvendelser om disse ydelser til de to myndigheder opgjort særskilt) Note 2: Årsagen til det store samlede antal henvendelser i alt i ICS Aalborg og særligt til Statsforvaltningen skyldes, at ICS har lokaler i Statsforvaltningens EU-ekspedition og at alle borgere i Nordjylland, der skal have et registreringsbevis, henvender sig i Statsforvaltningen i Aalborg, og når det sker inden for ICS ens åbningstid på de to dage, indgår de i opgørelsen over henvendelser i Aalborg. De tre andre ICS'er er placeret hos Workindenmark i Odense og Aarhus og ICS i København har lokaler hos Københavns Kommune. De tre andre statsforvaltninger har således ikke hovedkontorer samme sted som ICS, og de ekspederer flertallet af henvendelser fra EU-borgere, der skal have et registreringsbevis, uden for ICS. Hver ICS igangsatte i 2011 en målrettet markedsføring for at fastholde og udbrede kendskabet om ICS til udenlandske arbejdstagere og jobsøgere, expatorganisationer, danske virksomheder, relevante brancheorganisationer, videregående uddannelsesinstitutioner, myndigheder mv. Der er endvidere etableret en selvstændig hjemmeside for ICS, icitizen.dk, så at nye brugere nemmere kan finde ICS. Hjemmesiden åbnede den 9. december Antallet af besøgende på hjemmesiden har været opadgående siden starten i december 2011, og hjemmesiden har frem til udgangen af 2012 haft i alt besøg. Rejsehold - service også uden for ICS ICS har i 2012 arbejdet med at udvikle modeller, der kan optimere betjeningen af virksomheder og internationale studerende. I forhold til virksomhederne har tanken været at øge servicen særligt i forbindelse med større ansættelser af udenlandske medarbejdere. Her har ICS South i Odense udviklet en model, der kan anvendes til betjening af virksomheder på selve virksomheden. Modellen kan bringes i spil, når en virksomhed ansætter minimum 15 medarbejdere fra EU på samme tid. ICS tilbyder her at indsamle de nødvendige oplysninger til brug for myndigheds-sagsbehandlingen og efterfølgende udlevere registreringsbevis og cpr-nummer til medarbejderne på virksomheden. Hvis en virksomhed ansætter under 15 medarbejdere fra EU, tilbyder ICS i Odense at indsamle de relevante oplysninger hos virksomheden og tilbyder et tidspunkt, 6

7 hvor de nye medarbejdere samlet kan besøge ICS og få udleveret myndighedspapirerne. Modellen har hidtil ikke været anvendt i servicen overfor virksomhederne. Det skyldes enten, at der sjældent er så mange samtidige ansættelser eller, at kendskabet til modellen ikke er til stede i virksomhederne. I forhold til studerende har myndighederne i 2012 udbygget samarbejdet om at håndtere det meget store antal studerende, som i forbindelse med studiestart vil kunne benytte services fra ICS. Det store antal studerende vil ikke kunne rummes indenfor ICS åbningstid, såfremt de alle mødte op i ICS en. Myndighederne i de fire ICS har derfor arbejdet videre med fleksible løsninger, der bygger videre på de eksisterende samarbejder mellem universiteter og myndigheder. I 2012 har myndighederne i ICS (primært statsforvaltningerne og kommunerne) som led i rejseholdsordningen betjent i alt studerende. Myndighederne i ICS i København har ved de to semesterstart i januar og september 2012 betjent studerende, ICS i Odense 582 studerende, ICS i Aarhus 1.030, mens ICS i Aalborg har betjent 835 studerende. ICS København har etableret rejsehold i januar/ februar og august/september, hvor ICS en lægges ud på universiteterne.(dtu, KU, ITU, CBS, Ingeniørhøjskolen, Metropol, Business Academy Copenhagen North og DIS) med henblik på indrejseregistrering af udenlandske studerende. Rejseholdet består af repræsentanter for Statsforvaltningen, Skat, Københavns Kommune og Workindenmark. På CBS samarbejdes med Frederiksberg Kommune og på DTU med Lyngby-Taarbæk Kommune. Rejseholdet planlægges og evalueres sammen med de respektive universiteter og ICS-myndighederne. ICS Odense har optimeret procedurerne i samarbejdet mellem Syddansk Universitet (SDU), Statsforvaltningen og Odense Kommune om betjeningen af udenlandske studerende. SDU orienterer de studerende om forløbet samt koordinerer og indkalder de studerende til fremmøde på SDU på de aftalte datoer. Statsforvaltningen indsamler ansøgning og dokumentation på et første møde på SDU, og ca. 3 uger efter møder Statsforvaltningen og Odense Kommune op sammen på SDU, så den studerende samtidig kan få registreringsbevis og cprnummer. I ICS Aarhus har Statsforvaltningen og Borgerservice i flere år samarbejdet med de store uddannelsesinstitutioner om betjening af studerende i forbindelse med studiestart vinter og sommer. Som noget nyt fik de små uddannelsesinstitutioner i Aarhus-området første gang i sommeren 2011 tilbud om, at de kunne sende deres studerende til Studenterhuset to formiddage, så deres studerende kunne blive registreret af Statsforvaltningen og Borgerservice, mens en medarbejder fra Workindenmark hjælper med modtagelsen. Dette blev gentaget i september 2012, men datoen lå så sent, at ingen benyttede sig af tilbuddet. Det er derfor besluttet at de små uddannelsesinstitutioner i sommeren 2013 tilbydes mulighed for at sende deres studerende til den sidste time af de store uddannelsesinstitutioners arrangementer. 7

8 I ICS Aalborg har Statsforvaltningen Nordjylland i flere år haft aftaler med Aalborg Universitet og University College Nordjylland om at komme ud på uddannelsesinstitutionerne ved semesterstart for at modtage ansøgninger om opholdsbevis. Dette samarbejde fortsætter, og der arbejdes endvidere på at få Aalborg Kommune med, så der også kan ansøges om udstedelse af CPR-nummer samtidig. Endelig er det tanken, at også Velkomstcentrene skal deltage i disse arrangementer. Det er aftalt, at ordningen starter ved forårssemesteret Herudover er det altid en mulighed, at universiteterne og virksomheder, der skal ansætte mange udlændinge af gangen, kan kontakte ICS for en særskilt aftale udenfor åbningstiderne. Der har dog ikke været stort behov herfor i Aalborg. 6. Brugernes oplevelse af ICS Målet for de fire ICS er, at det skal være lettere for danske virksomheder, udenlandske arbejdstagere og studerende at etablere sig i Danmark. I forbindelse med etableringen af de fire ICS blev der fastlagt to fælles succeskriterier. Succeskriterierne er: 1. Mindst 80 pct. af de fremmødte kunder er tilfredse eller meget tilfredse med den service, de får i den enkelte International Citizen Service. 2. Mindst 80 pct. af de fremmødte kunder har fået afklaret deres spørgsmål til myndighederne ved kontakten til International Citizen Service og har viden om, hvornår de kan forvente svar på deres søgning. Der har i 2012 været foretaget 4 brugertilfredshedsundersøgelser (jf. tabel 1). Tabel 1: Resultaterne af tilfredshedsundersøgelserne fordelt på de fire ICS 2012 Målinger/ICS København Odense Aarhus Aalborg Marts Andel der er tilfredse Andel der er afklaret Juni Andel der er tilfredse Andel der er afklaret September Andel der er tilfredse Andel der er afklaret December Andel der er tilfredse Andel der er afklaret

9 Brugerne af ICS giver udtryk for, at de er tilfredse med servicen i ICS. Andelen, der er tilfredse eller meget tilfredse med den service, de har fået i ICS, og om de har fået svar på deres spørgsmål m.v., har i hele perioden ligget på mellem pct. Målet om mindst 80 pct. tilfredshed er således blevet opfyldt i alle fire målinger, der er blevet foretaget i Reaktioner fra brugerne Brugerne er som hovedregel meget positive over for at kunne få ordnet alt papirarbejdet på ét sted samt få hjælp til spørgsmål om bl.a. daginstitution, skolestart, sprogskoler, a-kasser/fagforeninger og jobcentre. Denne tilfredshed kommer bl.a. til udtryk i bemærkninger til tilfredshedsundersøgelserne, som det fremgår af citaterne fra udenlandske arbejdstagere nedenfor: I was very impressed with the service. The waiting time is quite long, but then having all the offices combines saves so much time. Really good service This is an excellent service. I cannot think of any improvements. Many thanks for your help did not expect that the paperwork could be done so quick and fast came in for info got the info Excellent service - everyone is very friendly and extremely informative The services are without question complete and till now I don't see what could be improved Excellent and extremely helpful service. Thank you Very efficient - Many thanks! would like to appreciate the quick response and great service. No suggestions! Jeg finder jeres service og funktion FANTASTISK GOD! Jeg var her allerede for et år siden, da jeg var på vej til at blive ansat ved Aalborg Universitet. Jeg fik meget fin, god og effektiv hjælp. Lige præcis som nu, hvor jeg havde behov for forklaringer om min årsopgørelse og mine fradrag. Mange tak! Bag en ny udenlandsk medarbejder står ofte en dansk virksomhed som arbejdsgiver. For virksomhederne er ICS en nem indgang til myndighedsdanmark for deres nye medarbejdere, hvilket følgende reaktioner er udtryk for: Min kollega var inde hos jer i onsdags. Han er vildt imponeret over den effektivitet og service han mødte hos jer. Stor tak herfra - Ericsson Danmark A/S Vi bruger ICS når vi modtager nye udenlandske medarbejdere og det fungerer rigtig godt. Vi får de papirer med, som vi har brug for og skal ikke vente en uge for at få EU-bevis eksempelvis. Der kan afleveres skatteoplysninger. Og når samarbejdet med kommunerne omkring cpr.nr. bliver etableret vil det være helt perfekt. Så skal vi kun ét sted. Vi oplever, at vores udenlandske medarbejdere har følt sig rigtig godt behandlet på ICS. Psykiatrien i Region Syddanmark Vi var nede hos jer for en måned siden for at hjælpe vores to udenlandske 9

10 praktikanter i gang. I øvrigt fantastisk at vi kan få det hele ordnet nemt og hurtigt i ICS Designit God og hurtig service samt information. Rigtig fint at alt papirarbejde kan klares på en dag Arbejdsgiver, Aalborg I forbindelse med ansættelse af udlændinge på Institut på Bioscience og Center for Geomikrobiologi har jeg flere gange besøgt International Citizen Service i Aarhus. Det er en sand fornøjelse at kunne tage folk med og få alt det praktiske i form af cprnummer, sygesikring, skat mv. gjort på én gang og på ét sted. Flere af vores udlændinge har også givet udtryk for, at det er en rigtig fin service der bliver ydet. Det er en kæmpe fordel, at de ansatte taler engelsk og er specialiserede i sagerne omkring håndtering af udlændinge. Jeg har nogle gange haft behov for vurdering og rådgivning om særlige forhold omkring f.eks. opholdstilladelse hvilket hurtigt er blevet givet. Det er dejligt at kunne hjælpe folk på baggrund af korrekte oplysninger det fungerer bare rigtig godt! Center for Geomicrobiology Aarhus University Jeg har været godt tilfreds med mine besøg i ICS. Lidt lang ventetid nogle gange. De er oplysende og fungerer godt. Er rigtig gode til at lave registreringsbeviset med det samme. Det er optimalt. Giver en fin velkomst og info om aktiviteter. Vores klienter får altid en rigtig god behandling i ICS. Det vil være et stort plus, hvis vi var 100% sikre på, at vi ville kunne få CPR nummeret med hver gang, for så ville vi kunne gå direkte i banken fra ICS, så medarbejderen ikke skal tage fri fra sit nye arbejde endnu en gang for at gå i banken. Settwell Relocation Vi er meget tilfredse med konceptet hos International Citizen Service. Det, at vores nye udenlandske medarbejdere kan gå fra "skranke" til "skranke" og blive betjent og assisteret i udfyldelse af de mange papirer, der skal til fra de forskellige myndigheder, Borgerservice, Statsforvaltningen, Styrelsen for Fastholdelse og Rekruttering, SKAT og Workindenmark, er helt unikt. Vi venter gladelig til det bliver torsdag eller fredag. Vores nye udenlandske medarbejdere er helt målløse, at det kan gå så nemt med kontakten til myndighederne, det kan vi i Danmark;-) nu mangler kun den sidste "skranke" så de kan få optaget deres biometri hos International Citizen Service også. Crisplant a/s, Aarhus Hvor ICS kan gøre det bedre Der er dog også registreret nogle negative reaktioner fra brugerne af de fire ICS. De er særligt koncentreret om fire forhold: at ventetiden ind imellem kan være lang som følge af stort fremmøde at nogle brugere gerne ser en udvidet åbningstid udover de to dage, der pt. findes i de fire ICS eller peger på etablering af flere ICS. ønske fra nogle brugere om fælles blanketter til grunddata ønsker til forbedring af hjemmesiden Dette er illustreret nedenfor og vil indgå i evalueringen af ICS jf. afsnit 9 om videreudvikling af ICS. I d suggest having more offices for the resident card and cpr. Since you are open just twice a week there are many people waiting at a time Ideally we wouldn t have to enter identical information in 3 different forms (address, name etc.), but I guess for that to work would have to digitalisize the process English webpage is a little confusing as to where and how to register. However service at ICS was very helpful 10

11 Manglende åbningstider på jeres hjemmeside Ønsker lidt bedre information om sagens afvikling 7. ICS indefra De fire ICS er etableret som kontorfællesskaber, hvor de involverede myndigheder samarbejder og udstationerer medarbejdere. Styrelsen for Universiteter og Internationalisering (UI) tilbyder virtuel vejledning, ligesom UI står telefonisk til rådighed med henblik på vejledning af ICS medarbejdere. Der er i høj grad fokus på at skabe en fælles ramme i ICS, hvor medarbejderne udnytter hinandens kompetencer. Det skaber en synergieffekt, der bidrager til bedre service til kunderne. Koordinator og modtagefunktion Der er en koordinator i hver ICS. I Aalborg er det Statsforvaltningen, i Odense og Aarhus er det Workindenmark, og i København er det Workindenmark i samarbejde med Københavns Kommune. Modtagefunktionen, hvor borgerne visiteres til de forskellige myndigheder i den rigtige rækkefølge, spiller en central rolle i forhold til at sikre et så optimalt flow som muligt med borgeren i centrum. Det har været nødvendigt, at Workindenmark og Københavns Kommune (i København) og Workindenmark i Aarhus forbereder sagsbehandlingen i modtagefunktionen på grund af mange henvendelser til især statsforvaltningene. Det sker bl.a. ved at modtagefunktionen undersøger om de rigtige dokumenter er medbragt, kopierer relevante dokumenter som anvendes i sagsbehandlingen osv. I modtagefunktionen i ICS København er der pga. det store antal besøgende et udtalt behov for, at modtagefunktionen bidrager til at lette sagsbehandlingen for de øvrige myndigheder. I forbindelse med at Integrationsministeriet blev nedlagt i oktober 2011, blev dele af Udlændingeservice s opgaver overført til SFR. Den informations- og vejledningsopgave, som Udlændingeservice har varetaget i ICS i forhold til 3. landes borgere, er blevet omorganiseret efter 1. halvår 2012, således at denne opgave i 3 af ICS erne varetages af Workindenmark, mens medarbejdere fra SFR fortsat varetager opgaven i ICS i København. Derudover kan dagpengemodtagere fra EU, Norge, Island, Liechtenstein og Schweiz, der har ret til arbejdsløshedsydelser fra hjemlandet under jobsøgning i Danmark, også blive registreret af Workindenmark i ICS. 11

12 Lokale følgegrupper Der er nedsat lokale følgegrupper i alle 4 ICS centre. I følgegrupperne deltager repræsentanter fra de involverede myndigheder samt repræsentanter udpeget af DA og LO. Følgegrupperne har til opgave at understøtte udvikling og drift af ICS og sikre, at ICS gør det mere enkelt og mindre bureaukratisk at etablere et arbejdsliv i Danmark. Følgegrupperne har derudover til opgave løbende at følge driften af den lokale ICS, herunder løbende vurdere lokale åbningstider samt at vurdere om services og dimensionering er passende i forhold til behovet. I ICS i København er det en stadig udfordring, at der på grund af et stigende antal henvendelser, er lange ventetider. Medarbejderne i ICS en afprøver løbende forskellige modeller, der kan imødegå den lange ventetid. Følgegruppen har drøftet udvidet åbningstid og mulighederne for at øge antallet af medarbejdere, bl.a. hos Statsforvaltningen, hvor ca. 80 % af alle kunderne starter deres sagsbehandling. Det har ikke vist sig muligt at udvide åbningstiden ej heller at afsætte flere medarbejderressourcer. Et godt samarbejde mellem medarbejderne i ICS er med til at afbureaukratisere det daglige samarbejde om den enkelte borgers indrejse. Derfor har følgegruppen i Odense afholdt temadag for de medarbejdere, der bemander ICS. Temadagen er blevet godt modtaget hos medarbejderne og har styrket den daglige dialog om opgaven. I Aarhus har følgegruppen ligeledes afholdt en temadag for medarbejderne i ICS for at opnå et endnu bedre samarbejde til gavn for brugerne. Fokus i temadagen har været at sætte borgeren i centrum for ICS service. Temadagen blev godt modtaget og resulterede i, at følgegruppen efterfølgende nedsatte en arbejdsgruppe, der skulle komme med forslag til, hvordan ICS fysisk kan indrettes, så den understøtter flow i ICS endnu bedre Følgegruppen i Aalborg har fortsat et særdeles godt samarbejde omkring at understøtte driften af ICS og der er blevet foretaget de tilpasninger og den gensidige hjælp myndighederne imellem, som har været nødvendige. I øvrigt er der stor enighed om, at de respektive medarbejdere i de enkelte myndigheder har stort udbytte af den gensidige sparring, som ICS-samarbejdet giver. 8. ICS en landsdækkende service Da ICS blev etableret var det en forudsætning, at servicen i ICS skulle være landsdækkende, og at der skulle være mulighed for at indgå konkrete samarbejdsaftaler med kommuner, der ønsker at indgå i et samarbejde med ICS. Samarbejde med andre kommuner ICS København tog i forbindelse med etableringen af ICS kontakt til andre kommuner i de to regioner - Hovedstaden og Sjælland - om mulige samarbejdsformer med henblik på at lette modtagelsen af udenlandske borgere, som bosætter sig i kommuner udenfor Københavns Kommune. ICS indbød via de 12

13 to Kommunekontaktråd i begge regioner en repræsentant fra kommunerne til følgegruppen for ICS. Region Sjælland har udpeget en repræsentant. Derudover har ICS kontaktpersoner i Frederiksberg Kommune, som ICS kan kontakte, når der er kunder fra Frederiksberg i ICS en. ICS Odense har kontaktpersoner i de enkelte kommunale borgerserviceafdelinger i Syddanmark. Disse kontaktes for at aftale tid, når ICS har en borger fra deres kommune, således at borgerservice kan forberede deres ankomst. ICS Aarhus kontakter de enkelte kommunale borgerserviceafdelinger i Region Midtjylland, hvis der er behov for det, når ICS har en borger fra deres kommune. Der er mellem de nordjyske kommuner en løbende dialog omkring ICS i Aalborg, men der er ikke iværksat nye tiltag i 2012 i forhold til 2011, idet kommunerne har afventet ændringen af CPR-loven. Som det bl.a. fremgår af det nuværende kommunesamarbejde har reglerne vedrørende udstedelse af CPR og sundhedskort fortsat i 2012 været en hindring for, at ICS kan være et landsdækkende tilbud, da det i henhold til reglerne kun har været muligt for bopælskommunen at varetage opgaven med at tildele cpr-nummer henholdsvis udstede sundhedskort. Kommunerne i ICS har således fortsat i 2012 kun kunnet tildele cpr-nummer og sundhedskort til udenlandske borgere, der bosætter sig i henholdsvis København, Odense, Aarhus og Aalborg kommuner men har måttet henvise udenlandske borgere fra andre kommuner, der henvender sig i ICS, til deres bopælskommune for at få udstedt er cpr-nummer og sundhedskort. Herudover har reglerne vedrørende statsforvaltningerne betydet, at ICS i København fortsat ikke har kunnet betjene EU-borgere, der bosætter sig i region Sjælland men har måttet henvise disse borgere til Statsforvaltningen Sjælland. Disse forhold har således også i 2012 været til hinder for, at ICS har kunnet fungere som én indgang til myndighedsdanmark. Ved en ændring af lov om CPR og sundhedsloven pr. 1. januar 2013 er der åbnet mulighed for, at kommuner, der varetager de kommunale opgaver i de fire ICS, fremover kan aftale med andre kommuner om at varetage udstedelse af cprnummer og sundhedskort på vegne af disse kommuner. Herved skabes bedre betingelser for den service, som kommunerne kan yde udenlandske arbejdstagere til gavn for rekrutteringen af udenlandsk arbejdskraft. En arbejdsgruppe bestående af de fire store kommuner i ICS og KL er i færd med at udarbejde et forslag til et samarbejde herom med de øvrige kommuner. Det forventes, at der kan indgås samarbejdsaftaler i foråret Ligeledes vil aftalen om en ny struktur for statsforvaltningerne betyde, at opgaverne samles i én enhedsforvaltning medio Det vil betyde, at EUborgere uanset bopæl vil kunne benytte den enhed i statsforvaltningen, der ligger mest hensigtsmæssigt for borgeren, således at bl.a. borgere, der bosætter på Sjælland også kan benytte statsforvaltningen i ICS i København. 13

14 9. Videreudvikling af ICS-service De fire ICS har været positivt modtaget af både virksomheder og udenlandske arbejdstagere, studerende m.fl. siden starten i Styregruppen for ICS har aftalt, at ICS skal evalueres i 1. halvår Formålet med evalueringen er at foretage en samlet vurdering af, om ICS har levet op til formålet om at lette udenlandske arbejdstageres og studerendes kontakt til myndighederne, og at de dermed har fungeret som en indgang til myndighedsdanmark. Hovedelementerne i evalueringen vil være: Har ICS medført en bedre betjening af målgruppen Hvor stor en del af målgruppen dækker ICS Er processerne i ICS er omkostningseffektive ift basisorganisationerne Er samspillet mellem. interne og eksterne parter effektiv tilrettelagt Fremtidsscenarier for ICS Ud over ovenstående elementer vil der også indgå de forslag, som regeringens Virksomhedsforum er kommet med i forhold til ICS. Virksomhedsforum er nedsat i 2012, med henblik på at udpege områder, hvor virksomheder oplever de største byrder og skal komme med forslag til forenklinger. Indtil evalueringen af ICS i forhold til ICS s fremtidige rolle foreligger medio 2013, vil der være behov for fortsat at videreudvikle ICS for at sikre et højt serviceniveau for brugerne. Det foreslås, at der i 1. halvår 2013 sker en indsats på en række områder, der kan bidrage til at videreudvikle servicen i ICS. Der kan særligt peges på: Styrket samarbejde med de kommuner, der ikke er repræsenteret i ICS på baggrund af ændringen af CPR-loven og sundhedsloven med henblik på at udbygge betjeningen i ICS til større dele af Danmark ud fra konceptet om en indgang til myndighedsdanmark. Som led i et forventet udbygget samarbejde med de øvrige kommuner skal der igangsættes en styrket informationsindsats over for virksomhederne Som led i informationsindsatsen skal der også informeres om den fremtidige organisering af statsforvaltningerne i en enhedsforvaltning fra medio Overgangen til enhedsforvaltningen vil betyde, at der også vil blive adgang for borgere i region Sjælland til at blive betjent i ICS i København 14

15 Bilag 1 Tabel 1: Henvendelser i ICS kvartal 2012 ICS København Odense Aarhus Aalborg I alt Fremmødte i visitationen i alt: 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal I alt kvt Telefon/mail 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal I alt kvt I alt henvendelser + telefon/mail 1. kvartal 2. kvartal 3. kvartal 4. kvartal I alt kvt

16 Tabel 2: Henvendelser i de fire ICS 2012 fordelt på myndigheder ICS København Odense (2) Aarhus Aalborg (3) I alt Fremmødte i visitationen Statsforvaltning Skat Borgerservice WIDK -heraf SFR (1) International Community (kun Aarhus) Velkomstcenter (kun Aalborg) Telefon Mail I alt SFR dækker over servicering af 3. landes borgere, som med undtagelse af København fra medio 2012 betjenes af WIDK. I København betjenes borgere fortsat af medarbejdere fra SFR 2. I henvendelser til SFR (udlændingeservice) i Odense indgår ikke 1. kvartal 2012, da dette ikke er opgjort 3: Årsagen til det store samlede antal henvendelser i alt i ICS Aalborg og særligt til Statsforvaltningen skyldes, at ICS har lokaler i Statsforvaltningens EU-ekspedition, og at alle borgere i Nordjylland, der skal have et registreringsbevis, henvender sig i Statsforvaltningen i Aalborg, og når det sker inden for ICS ens åbningstid på de to dage, indgår de i opgørelsen over henvendelser i Aalborg. De tre andre ICS'er er placeret hos Workindenmark i Odense og Aarhus og ICS i København har lokaler hos Københavns Kommune. De tre andre statsforvaltninger har således ikke hovedkontorer samme sted som ICS, og de ekspederer flertallet af henvendelser fra EU-borgere, der skal have et registreringsbevis, uden for ICS. 16