Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 28. november 2013, kl i Baunevangens Beboerlokale, Præstemosen 111A, Hvidovre

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 28. november 2013, kl i Baunevangens Beboerlokale, Præstemosen 111A, Hvidovre Til stede: Afbud: Fra administrationen: Fra revisionen: Indholdsfortegnelse 1. Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde den 12. september Organisationsbestyrelsens sammensætning Revisionsprotokol Meddelelser... 3 Sager til beslutning Godkendelse af regnskab for med tilhørende revisionsprotokol Budget for boligorganisationen Organisationsbestyrelsens årsberetning Bestyrelseshonorar 2013/ Forvaltningsrevision Aftale om driftschefressourcer /14

2 11. KAB s beboerhøjskole Vandregnskab... 9 Sager til orientering Ejendomsvurderinger og betydning for husleje Nyt fra afdelingerne/driften Orientering om investeringsforeninger Kommende møder Eventuelt Referat fra mødet eventuel fortrolighed Bilag 1: Årsregnskaber for 2012/ Bilag 2: Revisionsprotokol... 5 Bilag 3: Budget for organisationen for 2014/ Bilag 4: Organisationsbestyrelsens årsberetning... 6 Bilag 5: Nøgletal for forvaltningsrevision... 7 Bilag 6: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevisionen... 7 Bilag 7: KAB s beboerhøjskoler... 9 Bilag 8: Aktionslister /14

3 1. Referat af ordinært organisationsbestyrelsesmøde den 12. september 2013 Referat af organisationsbestyrelsesmødet afholdt den 12. september 2013 er udsendt den 23. september at organisationsbestyrelsen godkender referatet. 2. Organisationsbestyrelsens sammensætning Organisationsbestyrelsen har følgende sammensætning: Mogens Bentzen, formand 2013 Birgit Bilstrup 2013 Lennie Juul Clausen 2013 Carsten Groth-Rasmussen, næstformand 2014 Hanne S. Hjortby 2014 Martin Nielskov 2014 Rita Sjøberg Madsen 2013 Martin Nielskov har meddelt, at han trækker sig fra organisationsbestyrelsen. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 3. Revisionsprotokol Der henvises til behandling under dagsordenens punkt Meddelelser Formand Mogens Bentzen vil eventuelt give aktuelle meddelelser eller berette om relevante begivenheder siden seneste organisationsbestyrelsesmøde. 3/14

4 at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Sager til beslutning 5. Godkendelse af regnskab for med tilhørende revisionsprotokol s og afdelingernes resultatopgørelser for tiden 1. juli 2012 til 30. juni 2013 med status pr. sidstnævnte dato vedlægges. Regnskabsopstillingen er i lighed med sidste år opstillet således, at man for afdelingerne kan foretage en sammenligning med den pågældende afdelings budget for regnskabsperioden samt efterfølgende års budgettal. Regnskaberne udviser følgende: Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr., der overføres til arbejdskapitalen. Status balancerer med kr Hvidovreparken Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Baunevangen Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Hvidovreparkens Børneinstitution Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr. 4/14

5 Skårupvej Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr Baunevangens Ældreboliger Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til opsamlet resultat. Status balancerer med kr. Revisionsfirmaet Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskabs indførelser i protokollen vedrørende regnskab for 2012/2013 vedlægges. Revisionen har ikke givet anledning til forbehold. Bilag 1: Årsregnskaber for 2012/2013 Bilag 2: Revisionsprotokol at organisationsbestyrelsen godkender regnskaberne for 2012/2013 og tager revisionsprotokollen til efterretning. Regnskaberne vil efterfølgende blive forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. 6. Budget for boligorganisationen Som bilag vedlægges driftsbudget for perioden 1. juli 2014 til 30. juni 2015 for. Driftsbudgettet balancerer med kr., og slutter med en budgetreserve på kr. Bilag 3: Budget for organisationen for 2014/2015 at organisationsbestyrelsen godkender driftsbudgettet for for 2014/2015, som efterfølgende vil blive forelagt repræsentantskabet til endelig godkendelse. 5/14

6 7. Organisationsbestyrelsens årsberetning Udkast til organisationsbestyrelsens årsberetning er vedlagt som bilag. Årsberetningen præsenteres på s repræsentantskabsmøde, som afholdes umiddelbart efter organisationsbestyrelsesmødet. Bilag 4: Organisationsbestyrelsens årsberetning at organisationsbestyrelsen godkender årsberetningen, således at denne efterfølgende kan blive fremlagt til godkendelse på boligorganisationens repræsentantskabsmøde. 8. Bestyrelseshonorar 2013/14 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1. juli Reguleringsindekset for september 2013 er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 74,92 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 44,94 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august Reguleringen vil medføre en ændring af det samlede årshonorar fra ,64 kr. til ca ,14 kr. Bestyrelsen har på bestyrelsesmødet den 27. september 2007 besluttet, at bestyrelseshonoraret fordeles ligeligt således, at formanden modtager kr., næstformanden kr. og de øvrige medlemmer kr. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. at organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. 6/14

7 9. Forvaltningsrevision KAB har udviklet et nyt redskab til brug for gennemførelse af den lovpligtige forvaltningsrevision. Redskabet Nøgletal for forvaltningsrevision er en årlig tilbagevendende opgørelse, der giver organisationsbestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Den behandles på organisationsbestyrelsesmødet sammen med regnskabet. Nøgletal for forvaltningsrevision, - som er vedlagt som bilag - og bestyrelsens efterfølgende sagsbehandling, udgør på denne måde boligorganisationens forvaltningsrevision. Forvaltningsrevisionsrapporten måler på fire temaer: Økonomiske nøgletal (huslejeudvikling, henlæggelsesniveau, tab ved fraflytning, administrationsomkostninger). Udlejning og ventelister (udlejninger, ventelister/anvisninger, tomgangsmåneder). Beboerklagenævnssager (antal sager/antal vundne sager). Personaleadministration (personaleomsætning, sygefravær). Bilag 5: Nøgletal for forvaltningsrevision Bilag 6: Sådan læses nøgletal for forvaltningsrevisionen at organisationsbestyrelsen drøfter forvaltningsrevisionsrapporten, og herunder tager stilling til, om denne giver anledning til særlige tiltag. 10. Aftale om driftschefressourcer Formand for, Mogens Bentzen har bedt om, at organisationsbestyrelsen behandler et punkt om boligselskabets forbrug af driftscheftimer, herunder boligselskabets aftale med KAB om køb af driftschefressourcer. På driftsfællesskabets møde den 4. oktober 2013 orienterede driftschefen om status på forbrug af driftscheftimer. Af orienteringen fremgik, at driftschefen på daværende tidspunkt havde forbrugt 90 % af årets driftscheftimer, og der derfor vil være en del opgaver, der bliver skubbet til et senere tidspunkt. 7/14

8 har i henhold til administrationsaftalen med KAB 30 % driftschefressourcer, herudover har boligselskabet tilkøbt 20 % driftschefressourcer, således at boligselskabet samlet råder over 50 % driftschefressourcer opgjort til 890 driftscheftimer årligt. Status over forbrugte driftscheftimer viser, at der pr. 7. november 2013 er forbrugt 58,5 timer udover de aftalte 890 timer, og driftschefen forventer, at det samlede merforbrug for 2013 vil udgøre 248,5 timer. at organisationsbestyrelsen drøfter s forbrug af driftschefressourcer, herunder den nuværende aftale med KAB. 11. KAB s beboerhøjskole 2014 De afholdte beboerhøjskoler i sommeren 2013 fik en meget stor tilslutning. Det er derfor et enigt Højskoleudvalg, der har besluttet, at beboerhøjskolerne skal tilbydes igen i beboere ønskede i 2013 at deltage på årets beboerhøjskoler. Heraf deltog 75 via Arbejdsmarkedets Feriefond. En beskrivelse af KAB s beboerhøjskoler og ophold i 2013 findes i vedlagte bilag. I 2014 ønsker vi at udvide kapaciteten, så i alt 230 beboere kan deltage i beboerhøjskolerne: Seniorhøjskole og Familiehøjskole. KAB forventer igen til næste år at kunne tilbyde en række personer gratis ophold via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond (AFF). I 2014 vil prisen for deltagelse på Seniorhøjskolen være i alt kr. i egenbetaling, mod kr. i Prisstigningen skyldes en noget dyrere indkvartering, da opholdet ikke foregår på en højskole, da højskolernes standard ikke lever op til de krav, KAB har til en seniorhøjskole med hensyn til handicapvenlighed. Prisen for deltagelse på Familiehøjskolen vil i 2014 udgøre i alt kr. i egenbetaling for voksne og kr. i egenbetaling for børn. De oplistede priser for deltagelse i hhv. Seniorhøjskolen og Familiehøjskolen dækker over en uges ophold på dobbeltværelse med eget bad og toilet samt alle måltider mv. - alt betalt fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2014 igen indgået en fast aftale for Familiehøjskolen, der som tidligere vil blive afholdt på Ryslinge Høj- og Efterskole på Fyn. Seniorhøjskolen vil i lighed med indeværende år blive afholdt på Gl. Avernæs, som er tilgængeligt for mennesker med handicap. 8/14

9 Tilskud fra boligorganisationen Højskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse på højskoleopholdene i 2014 enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond, om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Den enkelte boligorganisation skal i lighed med tidligere år gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, købe det antal pladser, boligorganisationen vil råde over på de i alt to beboerhøjskoler. Boligorganisationens bidrag/tilskud er med til at finansiere: Bustransport til og fra højskolerne, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for højskoleopholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere af beboerhøjskolerne m.v. Boligorganisationens pris vil fortsat være kr. pr. plads i I 2013 deltog en beboer fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkeds Feriefond. Tilbuddet om deltagelse på beboerhøjskolerne udsendes fra medio februar Derfor bedes organisationsbestyrelsen behandle og afgive svar på denne manchet senest ved udgangen af Herefter udsender KAB tilbud om deltagelse til samtlige af de tilmeldte boligorganisationers beboere. Bilag 7: KAB s beboerhøjskoler at organisationsbestyrelsen beslutter at 10 beboerne i skal have Beboerhøjskolerne tilbudt med et tilskud på kr. pr. plads. 12. Vandregnskab I en konkret afgørelse i beboerklagenævnet i Roskilde Kommune, hvor et vandregnskab er blevet kendt ugyldigt grundet fordelingen af ikke målbart vandforbrug i fordelingsregnskabet, har klageren fået medhold i, at der ikke skal ske efterbetaling af udgifter til vandforbrug. Årsagen er, at der stilles meget specifikke krav til dokumentationen af, hvordan dette forbrug er opstået. Dette krav kan være meget vanskeligt at opfylde. Konsekvensen, når et regnskab kendes ugyldigt, er, at boligselskabet/afdelingen fortaber retten til at inddrive efterbetalinger også selvom disse skyldes et regulært merforbrug på det målte vandforbrug. Disse efterbetalinger havner derfor kollektivt i bebyggelsen. 9/14

10 KAB anbefaler derfor, at alle afdelinger fremadrettet i kun afregner målt forbrug i fordelingsregnskabet. Det ikke målte forbrug optages i driftsregnskabet som en udgift. Når disse udgifter medtages i afdelingens driftsudgifter, så fordeles det efter samme principper som alle andre driftsudgifter i afdelingen, og afdelingen eliminerer risikoen for at få underkendt fordelingsregnskabet. Hvad er ikke målt forbrug? Enhver boligafdeling har et afregningspunkt med leverandøren (Forsyningsselskabet). Alt vand, som passerer dette punkt, skal der betales for. Der opstår imidlertid ofte en forskel på det vand, der skal betales for i forhold til det vand, der forbruges/skønnes forbrugt i boligerne. Dette er definitionen på ikke målt forbrug. Hvorfor opstår denne difference? De fleste boligafdelinger har tappesteder, der ikke er underlagt måling. Det kan være tappesteder på fællesarealerne, i skralderum, containergårde, vaskerum m.m. Men det kan også være vand, der forsvinder som følge af defekter og utætheder i afdelingens distributionssystem. I vedrører dette afdeling Baunevangen, systemnr at organisationsbestyrelsen beslutter, at alle afdelinger fremadrettet i kun afregner målt forbrug i fordelingsregnskabet, og det ikke målte forbrug optages i driftsregnskabet som en udgift. Sager til orientering 13. Ejendomsvurderinger og betydning for husleje Rigsrevisionen fremlagde i august 2013 en beretning, der viste, at Skat i tre ud af fire tilfælde fastsætter forkerte ejendomsvurderinger. I forlængelse heraf har der den seneste tid i medierne været en række historier om forkerte ejendomsvurderinger. KAB har også deltaget i debatten med omtale af Skats fejlagtige ejendomsvurderinger og den almene sektors betaling af grundskyld (ejendomsskat). KAB har både i de landsdækkende aviser, TV2 og DR påpeget tilfældighederne i systemet og kommunikeret, at almene lejere også bærer en væsentlig del af de samlede ejendomsskattebetalinger. KAB har igennem årene haft en fastlagt procedure for håndtering af Skats vurderinger og eventuel påklage af vurderinger. KAB vil også fremover være opmærksom på, at ejendomsskatten fastsættes korrekt. 10/14

11 Hvis man er privat husejer, betaler man ejendomsværdiskat og grundskyld (ejendomsskat). Når man er lejer i en almen bolig, betaler man kun grundskyld, men det er alligevel store beløb, der er tale om. I KAB-fællesskabet udgør udgiften til grundskyld i gennemsnit ca. 70 kr./m² pr. år. Den gennemsnitlige leje er i 2013 på 913 kr./m², så grundskylden svarer i gennemsnit til ca. 8 % af huslejen. Det betyder, at hvis man betaler en årlig leje på kr. for en 60 m² lejlighed, er de ca kr. grundskyld. Der er store forskelle fra kommune til kommune, så selvom gennemsnittet er 8 % af huslejen, kan grundskylden svinge fra 0,5 % til 24 % af huslejen. I ca. 10 år har KAB rejst sager mod Skat og haft held til at få nedsat grundværdien og dermed den stigning i grundskylden, som Skats vurderinger udløser. Til at føre sagerne har KAB indgået et samarbejde med rådgivningsfirmaet Rafn & Søn, der foreløbig har rejst 180 sager. Heraf er 110 sager indtil videre endt med en tilbagebetaling på 25 mio. kr. Herudover har KAB indgået et samarbejde med advokatfirmaet Kirk Larsen & Ascanius samt Property Consult. Som følge af Skats fejlagtige ejendomsvurderinger har Regeringen besluttet, at der skal etableres et nyt ejendomsvurderingssystem fra Dette vil ske på baggrund af anbefalinger, som et udvalg af uafhængige eksperter skal fremlægge senest d. 1. juni at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 14. Nyt fra afdelingerne/driften Generelt Punktet nyt fra afdelingerne/driften vil for fremtiden indeholde en orientering om generelle emner for boligorganisationen, så som personalesituationer osv. Emner, der vedrører de enkelte afdelinger vil fremgå af aktionslister, som vedlægges som bilag. Ejendomskontoret i Hvidovreparken, Baunevangen og Baunevangens Ældreboliger Driftslederen har, som planlagt, deltaget i kurset omhandlende ledelse i dagligdagen. Driftslederassistenten bliver stadig mere rustet til at varetage driftslederopgaverne på ejendomskontoret. I forhold til at kunne varetage opgaverne på kontoret har organisationsbestyrelsen ønsket, at driftslederassistenten ind i mellem deltager på afdelingsbestyrelsesmøder. 11/14

12 Driftsleder- og assistent er tidligere blevet orienteret om dette. Driftslederassistenten har dog ikke deltaget på nogen møder endnu. Driftschefen tager en snak med driftsleder- og assistent for at iværksætte deltagelse af assistenten. Driftslederassistenten varetager også kontortider, som en del af at kunne varetage driftslederopgaverne på kontoret. Hvordan kontortiderne deles mellem driftsleder og driftslederassistent, planlægges på kontoret. Der er altså ikke faste rammer, for hvordan kontortiderne deles. Driftsfællesskabet har vedtaget, at der skal udarbejdes arbejdsplaner for personalet. Disse planer er færdige, og er blevet introduceret til personalet. Planerne har dog umiddelbart ikke den ønskede effekt, i forhold til tilbagemeldinger i det daglige. Driftschefen afholder personalemøde omhandlende arbejdsplanerne, hvor det sikres det bliver effektueret. Arbejdsplanerne skal bruges som et styringsværktøj for ejendomsfunktionærernes daglige arbejde. Baunevangens ældreboliger Driftschefen har evalueret forsøget med blafrende undertag, efter samtale med beboeren, der ikke har haft mærkbare gener af undertaget. Udbedring af øvrige undertage er igangsat. Arbejdet forventes færdigt i løbet af november Der er udskiftet to varmeunits. Udskiftningen er sket på baggrund af anbefaling for entreprenøren. Hvis der er behov for det, skiftes der yderligere units, hvilket følges tæt over vinteren. Organisationsbestyrelsen har klaget over manglende opfølgning ved 5 års eftersynet og udbeder sig en stillingtagen til hændelsesforløbet og en klar vurdering af ansvarsfordelingen. Der har været tvivl om responstiden på udendørsbelysningen overholder gældende krav. Der er foretaget kontrolmåling af responstiden, der viser at målingerne overholder kravene. Ejendomskontoret Skårupvej Driftslederen klarer det stadig godt på Skårupvej. Der har tidligere på året været en ubehagelig episode med en beboer på ejendomskontoret, hvilket har forårsaget, at ejendomskontoret er ombygget for at danne en flugtvej. Affaldsprojekt Grundet ekstraarbejder og ændringer er projektets aflevering er rykket til den 20. december Der afholdes løbende møder med projektleder, følgegruppen og Miljø-Koncept. 12/14

13 Antenneforeningen Der har været kritik af YouSee s service bl.a. i form af manglende information til beboerne, signalforstyrrelser og store opkrævninger. Pernille Schultz, der er repræsentant for YouSee, er i den forbindelse inviteret med til ITmøde til en snak om serviceniveau. Hvidovreparkens Børneinstitution Der afventes stadig et projektforslag vedrørende løsning på de trafikale problemer, med den økonomiske ramme fra kommunen. Kommunen har dog meddelt, at en omlægning af arealerne tidligst vil finde steder medio Taget på institutionen er efterhånden af en karakter, hvor det skal udskiftes. Driftschefen tager kontakt til kommunen med henblik på planlægning af en udskiftning. Bilag 8: Aktionslister at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 15. Orientering om investeringsforeninger Som det fremgår af nedenstående tabel, så har der indtil videre i 2013 desværre ikke været den positive værdiudvikling, som vi tidligere har været vant til på investeringsforeningerne. Dette skyldes først og fremmest en stigning i det generelle renteniveau, som har medført en stagnation og i perioder endda fald i kursværdien. Kursværdier Danske Capital Nominel beholdning 6. nov (kurs 100) Indre værdi (Kurs) 31. dec Indre værdi (Kurs) 6. nov Værdiudvikling hidtil 2013 Værdiudvikling hele ,80 106,40 0,60 %-point 4,63 %-point SEB ,67 106,96 0,29 %-point 4,16 %-point Nykredit Port ,87 108,36 0,49 %-point 5,32 %-point 13/14

14 Ser man nærmere på udviklingen, så har kursen været faldende i 1. kvartal, stigende i 2. kvt., faldende igen i 3. kvt., men er i øjeblikket ved at stige igen. Vi har derfor en vis forhåbning om, at det samlede afkast for 2013 vil ende i et lille plus. Det skal i denne forbindelse nævnes, at indskud i investeringsforeningerne skal ses som en langsigtet investering, og historisk set har investeringsforeningerne altid givet et større afkast end eksempelvis at have pengene stående i banken set over en længere periode. Vi er derfor fortrøstningsfulde, men følger udviklingen nøje. at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 16. Kommende møder Organisationsbestyrelsesmøder: Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 6. februar 2014 kl Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 24. april 2014 kl Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 11. september 2014 kl Organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 27. november 2014 kl Repræsentantskabsmøde: Repræsentantskabsmøde torsdag den 27. november 2014 kl at organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 17. Eventuelt 18. Referat fra mødet eventuel fortrolighed På organisationsbestyrelsesmøderne vil der kunne blive behandlet forhold, der er personfølsomme, eller som på anden vis ikke bør fremgå af det organisationsbestyrelsesreferat, der offentliggøres. at organisationsbestyrelsen vurderer, om mødet har indeholdt drøftelser, der ønskes refereret fortroligt. 14/14