Organisering af den kommunale Facilities Management funktion (den kommunale driftsherrefunktion) Projektbeskrivelse

Transkript

1 Organisering af den kommunale Facilities Management funktion (den kommunale driftsherrefunktion) Projektbeskrivelse 21. juni Indledning Projektbeskrivelsen er udarbejdet på baggrund af ansøgning til BoligfondenKuben af 20. marts 2006, fondens tilsagn om finansiering af projektet af 11. april 2006 og efterfølgende drøftelser mellem fonden og Dansk Facilities Management netværk Projektet gennemføres i forlængelse af projektet Organisering af en professionel kommunal bygherre-funktion, som ligeledes har opnået finansiering fra BoligfondenKuben. 2. Projektets regi og deltagere 2.1 Regi Projektet gennemføres i regi af Dansk Facilities Management netværk (DFM netværk), sekretariatet v/ chefkonsulent Poul Henrik Due, Teknologisk Institut, Byggeri, Gregersensvej, 2630 Taastrup, tlf , fax , poul.h.due@teknologisk.dk. 2.2 Deltagere og øvrige interessenter Projektgruppe Projektet styres af DFM netværks sekretariat og projektleder er chefkonsulent Poul Henrik Due. Derudover består projektgruppen af Peder Stephensen, PS-Experience, som faglig inspirator. Netværksgrupper Projektet gennemføres primært af en netværksgruppe med mindst 14 deltagere, bestående af erfarne medarbejdere fra kommunale forvaltninger med erfaring fra Facilities Management funktioner, herunder bygningsdrift og -forvaltning, samt byggeri (inkl. anlægsopgaver). Projektmøderne forventes at forme sig som en vekslen mellem oplæg og rapportering i plenum og drøftelser, hvor deltagerne er opdelt i to til tre grupper. Personsammensætningen i de to grupper vil veksle fra drøftelse til drøftelse. I et ikke endnu aftalt omfang vil der i dette projekt medvirke personer fra netværksgrupperne fra projektet Organisering af en professionel kommunal bygherre-funktion for at sikre en kontinuitet mellem de to projekter. Følgegruppe Til løbende sparring med projektgruppe og netværksgrupper etableres en følgegruppe, som omfatter nøglepersoner fra DFM netværks medlemskreds, samt en række centrale interessenter og inspiratorer. På nuværende tidspunkt har følgende personer givet tilsagn om deltagelse i følgegruppen: 1. Karen Mosbech, Københavns Ejendomme 2. Henrik L. Bang, Bygherreforeningen 3. Kristian Buur, Bygningstjenesten (Græsted-Gilleleje og Helsinge kommuner) 4. John Douglas, Odense kommune 5. Jørgen Klokkedal, Dansk Vedligeholdelsesforening 1/6

2 6. Per Anker Jensen, BYG-DTU 7. Michael Listoft, Statens Forsknings- og Undervisningsbygninger Den samlede følgegruppe forventes at omfatte 8-10 personer. Indlægsholdere På projektets tre seminarer indbydes en række danske (og måske nordiske) eksperter til at give indlæg til inspiration for projektgruppen og netværksgrupperne. 3. Projektbeskrivelse 3.1 Projektets baggrund Projektet Organisering af en professionel kommunal bygherre-funktion, som afsluttes i løbet af sommeren 2006, forventes at resultere i: Diskussion af de strategiske muligheder indenfor kommunens varetagelse af sin rolle som bygherrer (byggeri og anlæg) og driftsherre (ejendomsforvaltning m.v.). Beskrivelse af et antal konkrete organisationsmodeller for professionel varetagelse af såvel den kommunale bygherrerolle som ejendomsforvaltningsopgaver. Vurdering af disse modellers forudsætninger, fordele og ulemper. Under projektets gang er kommunernes rolle som driftsherrer blevet berørt og et behov for en tilsvarende indsats med fokus på drift/facilities Management er blevet afdækket. Dette er baggrunden for nærværende projekt. Projektformuleringen er baseret på DFM netværks definition af Facilities Management: Facilities Management er koordineret styring af alle former for fysisk og teknologisk støtte til virksomhedens primære arbejdsprocesser. 3.2 Problemformulering Den kommunale driftsherre skal under kommunens politiske ledelse forvalte kommunens ejendomsportefølje i en optimal balance mellem ejendommens tekniske og funktionelle værdier, økonomien og ikke mindst i forhold til brugerne og deres behov nu og i fremtiden. De større kommunale enheder vil få helt nye betingelser og muligheder at fungere under og at organisere sig på. Dette bør give muligheder for at organisere drift, vedligehold og nybyggeri i relation til kommunens øvrige faciliteringsopgaver at nytænke kommunens Facilities Management i sammenhænge, med udgangspunkt, helhedssyn, innovation, synergi og brugernes behov. Opgaverne varetages på meget forskellige måder i kommunerne i dag. Det postuleres, at: Byggeri kræver eksperter det ved man. Drift kan enhver finde ud af, så den del varetages ofte af personer uden formel erfarings- og uddannelsesmæssig baggrund. Mange kommunalt ansatte har med tiden fået overdraget FM-opgaver, de grundlæggende ikke har forudsætninger for at løse. Organiseringen af FM-opgaverne i kommunen skyldes i højere grad tilfældigheder og historie end velovervejede strategiske valg. Meget få ved hvordan det virkeligt står til med varetagelsen af FM-funktionerne. 2/6

3 Ligeledes postuleres det, at: Der er meget at hente kvalitetsmæssigt og økonomisk ved en professionalisering af FM-funktionerne i kommunerne. Men hvordan er nybyggeri, drift, vedligehold og de øvrige faciliteringsopgaver organiseret i kommunerne i dag og hvilke erfaringer er der høstet? Hvad adskiller bygherrefunktionen og driftsherrefunktionen med hensyn til ansvarsområder, aktiviteter, succeskriterier, brug af eksterne konsulenter etc.? Hvilke perspektiver giver kommunalreformen og hvilken indflydelse har de nye organiserings- og samarbejdsmodeller såsom partnering og OPP? 3.3 Mål og målgrupper Projektets overordnede mål er at skabe et solidt erfaringsgrundlag for kommunernes vurdering og valg af løsninger i forbindelse med organisering af bygherre- og Facilities Management (driftsherre) opgaverne i fremtiden set i lyset af kommunalreformen. Projektets målgrupper er: Nuværende og kommende medlemmer af kommunernes teknik- og miljøudvalg Lederne af de kommunale forvaltninger hvorunder Facilities Management funktionerne hidrører i de nye kommuner De medarbejdere i kommunerne, som varetager de konkrete bygherre- og Facilities Managementfunktioner 3.4 Resultater Resultaterne af projektet vil være: En redegørelse for kommunernes erfaringer med drifts af ejendoms- og servicefunktionerne (Facilities Management funktionerne) Forslag til og vurdering af fordele og ulemper ved - konkrete løsninger på kommunernes fremtidige varetagelse af f.eks.: o Porteføljemanagement tilpasning, udvikling og/eller supplering af den eksisterende bygningsmasse til nuværende og fremtidige behov. o Gartnerisk vedligehold o Udvendigt vedligehold o Indvendigt vedligehold o Forsyning/energi o Miljø/affaldshåndtering o Renhold. o Arbejdsmiljø/trivsel I relation til: o Organisering o Sammenhænge og synergi o Varetagelse i eget regi og med eksterne leverandører o Aftaleforhold og udfaldskrav (på overordnet niveau) o Kompetencer og beføjelser Diskussion af kommunens muligheder for varetagelse af Facilities Management rollen i sammenhæng med bygherrerollen Diskussion af nye samarbejds- og organisationsmodellers (såsom partnering og OPP) indflydelse på kommunernes organisering af bygherre- og driftsherrerollerne Perspektivering af kommunalreformens indflydelse på kommunernes muligheder 3/6

4 Projektets resultater vil blive fremlagt på et afslutningsseminar og samlet i en publikation, der udgives af DFM netværk, Bygherreforeningen og BoligfondenKuben i fællesskab. Derudover vil delresultater blive løbende formidlet via: BoligfondenKubens, Bygherreforeningens og DFM netværks hjemmesider Elektronisk nyhedsbreve til målgrupperne og medlemmer af Bygherreforeningen og DFM netværk På et midtvejrsseminar I relevant omfang i form af artikler og pressemeddelelser 3.6 Tidsplan Herunder er den overordnede tidsplan. Supplerende informationer fremgår af bilag Uge Aktivitet Rekruttering af medlemmer til netværksgrupper og følgegruppe, deltagelse i afslutningsseminar for projektet Organisering af en professionel kommunal bygherrefunktion og indkaldelse til opstartsseminar 35 Opstartsseminar 2007 Uge Aktivitet 3 Midtvejsseminar 16 Afslutningsseminar Netværksgrupperne afslutter arbejdet (redaktion) Redaktion og trykning af publikation 25 Publicering I perioden ultimo september 2006 til medio marts 2007 gennemføres i alt 4 netværksgruppemøder i hver af de to grupper udover gruppernes deltagelse i de nævnte seminarer, hvor der indlægges korte, fælles netværksgruppemøder i forlængelse af hvert seminar, i alt 7 netværksgruppemøder. 4/6

5 BILAG 1 Projektforløbet Informationerne fra de deltagende kommuner vil være udgangspunktet for udvikling af modeller for organiseringen af opgaverne med henblik på en professionalisering af indsatsen. Det vil blive tilstræbt at involvere medlemmer fra DFM netværk og Bygherreforeningen, heraf også deltagere i projektet Organisering af en professionel kommunal bygherrefunktion, samt personer udenfor disse kredse. En bred geografisk spredning vil ligeledes blive tilstræbt Tidspunkt Møde Uge 35 Heldagsmøde : Opstartsseminar Uge Uge Uge : 1. netværksgruppemøde Heldagsmøde: 2. netværksgruppemøde Heldagsmøde 3. netværksgruppemøde Heldagsmøde 4. netværksgruppemøde 2007 Tidspunkt Møde Uge 3 Heldagsmøde Midtvejsseminar Aktiviteter Opstartsseminaret vil omfatte indlæg om: Introduktion til Facilities Management Præsentation af det nye projekt forløb, mål, deltagere m.m. Erfaringer med varetagelse af FM-funktioner i private virksomheder Erfaringer med kommunal varetagelse af FM-funktioner i et af vores nabolande På netværksgruppemødet forelægger hvert medlem en kort beskrivelse af, hvordan FM-funktionerne varetages i egen kommune med tilhørende vurdering af de væsentligste fordele og ulemper. Beskrivelserne er fokuseret i henhold til et oplæg udsendt i forvejen af projektgruppen. Dette foregår i plenum. Derefter planlægges det videre forløb inkl. fastsættelse af datoer for de kommende møder i det omfang det ikke allerede er gjort af projektledelsen. Fokus koncentreres om erfaringerne med håndtering af Facilities Management-opgaverne. Fokus koncentreres om mulige måder at organisere Facilities Management-funktionerne på inkl. fordele og ulemper ved de forskellige løsninger. Fokus koncentreres om kommunernes rolle som bygherre og driftsherre forskelle, ligheder og grænseflader, samt nye samarbejds- og organisationsformers og kommunalreformens indflydelse på rollerne. Forberedelse af oplæg til midtvejsseminar. Aktiviteter Midtvejsseminaret: Præsentation af resultater fra netværksgrupperne inkl. diskussion og konklusioner Eksempler på kommuner, der har høstet særlige erfaringer indenfor de drøftede områder 5/6

6 Eksterne indlæg til inspiration netværksgruppemøde Uge Heldagsmøde 6. netværksgruppemøde 16 Heldagsmøde Afslutningsseminar Opsummering af stade og planlægning af afsluttende arbejde. Færdiggørelse af beskrivelser og diskussioner indenfor de 6 formulerede problemstillinger. Afslutningsseminaret: Præsentation af de samlede resultater Drøftelser med indlæg af interessenter udvalgte politikere og forvaltningschefer : 7. netværksgruppemøde Diskussion af de elementer, der vurderes at skulle ændres, styrkes etc. med henblik på den afsluttende evaluering af materialet Projektweb De sidste kommentarer fra deltagerne Redaktion, opsætning og trykning af materialet 25 Publicering Projektweb og sekretariatsstøtte Til projektet knyttes en projektweb, som vil fungere som et fælles arkiv og kommunikationsforum. Der vil være sekretariatsstøtte fra projektgruppen ved alle møder. Diskussionerne refereres løbende og opsummeringer/særligt væsentlige pointer eller eksempler sammenskrives til brug for publicering. I det omfang, det vurderes at have værdi for diskussionerne i netværksgrupperne, inviteres eksterne indlægsholdere til netværksgruppemøderne. Endvidere giver projektgruppen processtøtte i det omfang det vurderes nødvendigt. 6/6