Til bestyrelsen for: Institutioner for erhvervsrettet uddannelse, institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v.

Transkript

1 Til bestyrelsen for: Institutioner for erhvervsrettet uddannelse, institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse m.v. Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen Frederiksholms Kanal København K Tlf Fax ktst@ktst.dk CVR nr Kvalitet og Tilsynsstyrelsens orienteringsbrev om regnskabsaflæggelsen 2012 og om særlige forhold vedrørende regnskabsåret december 2013 Sags nr.: M.271 I dette brev orienterer Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen om væsentlige forhold, som styrelsen har bemærket i forbindelse med regnskabsgennemgangen for 2012 samt om særlige forhold af betydning vedrørende regnskabsaflæggelsen for Styrelsen præciserer, at de aktuelle problemstillinger er generelle betragtninger på tværs af institutionsområder. Bemærkninger er derfor ikke møntet på enkelte institutioner. Regnskabsåret 2012 Aktuelle problemstillinger Den digitale indberetning Styrelsen har i forbindelse med indberetningen konstateret, at der er afkrydset forkert i forhold til revisors påtegning på årsregnskabet, hvilket er en alvorlig indberetningsfejl. Der er endvidere fundet flere tilfælde af forkerte dokumenter der er uploadet. Styrelsen skal på denne baggrund henstille til, at der i forbindelse med den elektroniske indberetning for 2013 ikke er personsammenfald imellem den som indtaster data, og den som digitalt signerer. Bestyrelsens stillingtagen Generelt forholder bestyrelserne sig til kritiske bemærkninger og forbehold. Det er dog styrelsens vurdering, at bestyrelsens stillingtagen i en række tilfælde har været mangelfuld, da det ikke fremgår, hvorledes bestyrelsen forholder sig til revisors anbefalinger. Styrelsen indskærper, at

2 2 bestyrelsen i alle tilfælde tager aktivt stilling til alle revisors eventuelle anbefalinger i revisionsprotokollatet. (Bilag 1) Præciseringer af reglerne om indtægtsdækket virksomhed (IDV) Det akkumulerede resultat (egenkapitalen) i den indtægtsdækkede virksomhed må ikke være negativt fire år i træk. Ved opgørelsen af det akkumulerede resultat har nogle institutioner og revisorer den opfattelse, at de kun skal medtage de seneste fire årsresultater. Det er ikke korrekt. Det akkumulerede resultat skal for institutioner for erhvervsrettet uddannelses (excl. SOSU-skoler) vedkommende opgøres fra og med regnskabsåret 2000 og fra regnskabsåret 2007 for institutioner for almengymnasiale uddannelser, SOSU-skoler samt almen voksenuddannelse. Millioner kr ets driftsresultat Akkumuleret resultat Tabel 1: Eksempel på opgørelse af indtægtsdækket virksomhed Regler om indtægtsdækket virksomhed findes i Finansministeriet budgetvejledning. Regnskabsåret 2013 Kontering af Dispositionsbegrænsningen for 2013 Grundlaget for beregning af dispositionsbegrænsningen for 2013 er aktivitet afholdt i Rent teknisk gennemføres tilskudsreduktionen i udbetalingerne af undervisningstaxametertilskud/driftstilskud. Tilskudsreduktionen bogføres i regnskabsåret Ved indberetning til formålsregnskabet skal tilskudsreduktionen bogføres på formål 5640, diverse tilskud, og SKS-konto 1011, særlige tilskud. Nedlagte IDV formål Styrelsen valgte i indeværende regnskabsår at nedlægge en række formål til brug for kontering af aktiviteter, der gennemføres som indtægtsdækket virksomhed, jf. (Bilag 2)

3 3 Øvrige bemærkninger Markedsføringsanalysen Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen har i 2012 gennemført en spørgeskemaundersøgelse blandt de almene gymnasier, VUC er og erhvervsskoler for at undersøge fordelingen af markedsføringsudgifter i 2011 nærmere på underformål. Undersøgelsen har vist, at der sker fejlkonteringer inden for næsten alle institutionsområder. Der konteres udgifter under markedsføring, der ikke har noget med markedsføring at gøre, f.eks. interne personalekurser, rejser og projektledelse. Det er dog styrelsens umiddelbare opfattelse, at erkendelse af fejlkonteringerne gennem arbejdet med at besvare spørgeskemaundersøgelsen allerede har medført en opstramning af konteringspraksis. Styrelsens tiltag som følge af undersøgelsen I forbindelse med besvarelsen af undersøgelsen har institutionerne efterlyst klarere retningslinjer for begrebet markedsføring samt en mere præcis konteringsvejledning. På baggrund heraf har styrelsen valgt at udforme følgende definition af begrebet markedsføring til brug for institutionernes kontering: En aktivitet, der har til formål at fremme kendskabet og tiltrække nye elever/kursister til institutionen Det er hensigten, at denne definition skal hjælpe institutionerne til at vurdere, om en udgift kan konteres som markedsføring, eller om den skal konteres på et andet formål. Styrelsen er endvidere påbegyndt et projektarbejde med det formål at udarbejde en mere tidssvarende og informativ konteringsvejledning, som er dækkende i forhold til institutionernes ønsker. Det er hensigten, at der skal udarbejdes vejledende tekster og definitioner for derigennem at kunne sikre en mere sikker og ensartet kontering fremadrettet. Målrapportering Målrapporteringen som indgår i institutionernes årsrapport for 2013 vil være fuldt ud systemunderstøttet. Opgørelserne vil derfor være ensartet for alle institutioner. Styrelsen udsender særskilt vejledning i januar. Finansielle sikringsinstrumenter Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen iværksatte i efteråret 2013 en analyse af institutionernes anvendelse af finansielle sikringsinstrumenter. Arbejdet med analysen pågår stadig og forventes afsluttet i starten af 2014.

4 4 På baggrund af de foreløbige resultater af analysen konstaterer styrelsen, at der er en uensartet praksis på institutionerne i forhold til den regnskabspraksis, der anvendes ved indregning i årsregnskabet af værdien af indgåede sikringsinstrumenter pr. 31. december. Nogle institutioner optager værdien som kortfristet gæld i balancen, mens andre indregner værdien under langfristet gæld. sagen til den forskellige praksis er, at der hverken i statens regnskabsregler eller i internationale regnskabsstandarder er fastsat en entydig praksis for indregning. Styrelsen finder dette uhensigtsmæssigt i forhold til at tilvejebringe et ensartet datagrundlag, så alle interessenter kan analysere, vurdere og sammenligne institutionernes nøgletal m.v. På baggrund af de endelige konklusioner af analysen af institutionernes anvendelse af finansielle sikringsinstrumenter vil styrelsen træffe beslutning om, hvorledes den regnskabsmæssige behandling fremadrettet håndteres mest hensigtsmæssigt. OK 13 - Tidsregistrering Det fremgår af Moderniseringsstyrelsens vejledning fra november 2013 om Nye regler for Gymnasielærere- 2.udgave, at gymnasierne, som en del af aftalen mellem overenskomstens parter, er forpligtet til at etablere et tidsregistreringssystem, som medarbejderne skal anvende i overensstemmelse med retningslinjer udstukket af ledelsen. Tidsregistrering er, selv om den ikke bør bestå af tidsregistrering på timeniveau, efter styrelsens opfattelse et anvendeligt redskab til at kunne opgøre den samlede arbejdstid ved årets afslutning og derved til at danne grundlag for ledelsens vurdering af evt. merarbejde. Styrelsen er klar over, at der ikke på alle områder er aftalt et tilsvarende krav om lærernes tidsregistrering. Styrelsen finder det naturligt, at den løbende tilrettelæggelse af lærernes arbejdstid i dialog med lærerne tager udgangspunkt i en tidsregistrering på et af ledelsen fastsat niveau, samt at tidsregistreringen anvendes af ledelsen til brug for fastsættelse af merarbejde. Det er styrelsens opfattelse, at ledelsen, som led i etableringen af en effektiv tilrettelæggelse og styring af lærerressourcerne, bør etablere procedurer, der giver et overblik over læreressourcernes anvendelse.

5 5 Regnskabsindberetningen for regnskabsåret 2013 Fristen for indberetning af årsrapporten m.v. er: Tirsdag den 1. april Styrelsen vil gerne benytte lejligheden til at ønske en rigtig god jul og et godt nytår. Med venlig hilsen Stine B. Mørck Direkte tlf

6 6 Bilag 1 Bestyrelsens stillingtagen Eksempel 1: I følgende revisionsprotokollat havde revisor flere bemærkninger og anbefalinger. Bestyrelsens stillingtagen indeholdte følgende tekst: Bestyrelsen godkender revisionsprotokollatet til årsrapporten og forholder sig til revisors bemærkninger og anbefalinger Denne stillingtagen er mangelfuld og styrelsen måtte efterfølgende indhente en redegørelse. Hvis bestyrelsen havde taget aktivt stilling til revisors bemærkninger og anbefalinger og beskrevet, hvilke tiltag de havde iværksat, havde styrelsen ikke efterfølgende indhentet en redegørelse. Eksempel 2: I følgende revisionsprotokollat havde revisor flere bemærkninger og anbefalinger vedrørende funktionsadskillelse, enefuldmagter, placering af likvide midler og resultatlønskontrakter. Bestyrelsens stillingtagen indeholdte følgende tekst: Funktionsadskillelse: Det er bestyrelsens opfattelse, at ledelsen på institutionen har sikret den højst mulige funktionsadskillelse. Bestyrelsen har derfor fuld tillid til skolens økonomiadministration. Enefuldmagter: Bestyrelsen har indgået aftale med institutionens ledelse, således at der altid vil være to medarbejdere til at kontrollere bilag, der vil fremkomme i forbindelse med en udnyttelse af enefuldmagten i Statens Betalinger. Derfor har bestyrelsen sikret interne kontroller for at imødekomme revisors bemærkninger i protokollatet. Placering af likvide midler: Bestyrelsen er vidne om, at institutionen har placeret midler for over kr. i Nordea. Det er bestyrelsens vurdering, at der ikke er tale om en reel risiko, da Nordea er et stort anerkendt pengeinstitut der ikke forventes at kunne gå konkurs. Resultatlønskontrakter: Bestyrelsen er af den opfattelse, at problemet med overholdelse af tidsfristerne for indgåelse af resultatlønskontrakter for året 2012/2013 udelukkende skyldes at institutionen i august 2012 ansatte en ny rektor. Fremadrettet vil bestyrelsen sørge for at resultatlønskontrakter vil blive indgået rettidigt.

7 Denne stillingtagen er god, idet bestyrelsen på alle områder formår at beskrive, hvordan de forholder sig til revisors anbefalinger, og hvordan man fremadrettet vil sikre sig, at bemærkningerne ikke forekommer i revisionsprotokollatet igen. Styrelsen fandt det derfor ikke nødvendigt at indhente redegørelse fra bestyrelsen til trods for de mange anbefalinger/bemærkninger fra revisor. 7

8 8 Bilag 2 IDV (Nedenstående er brev af 16. maj 2013, sendt til Danske Erhvervsskoler.) Formålskontoplanen gældende for 2013 med ændringer i IDVformål Under henvisning til henvendelsen fra Deloittes mail af (Danske Erhvervsskoler - Lederne) kan det oplyses at ændringerne vedrørende IDVaktiviteterne på formålskontoplanen udelukkende er foretaget med henblik på en forenkling af formålskontoplanen, hvilket med de gennemførte ændringer er opnået. Ministeriet er af den opfattelse, at ikke alle institutioner har både momspligtige og momsfrie IDV-aktiviteter, idet billedet på en række af institutionerne er noget mere forenklet. På denne baggrund er hele formålskontoplanen på området forenklet. Det er dog fortsat således at de institutioner der måtte have behov for en yderligere specifikation har mulighed herfor. Specifikationen håndteres bedst ved anvendelse af konsolideringskoder i Navision Stat, eksempelvis således: Formålsnummer: Formålsnavn: Konsolideringskode: 2120 Momspligtig undervisnings- og kursusvirksomhed 2120 Hjælpeformål Momsfri og lønsumsafgiftspligtig undervisnings- og kursusvirksomhed Hjælpeformål Momsfri og lønsumsafgiftsfri undervisnings- og kursusvirksomhed Konsulent og rådgivningsopgaver Andre aktiviteter, momspligtige 2140 Hjælpeformål Andre aktiviteter, momsfrie 2140 På denne vis er der fortsat mulighed for at institutioner med en mangfoldighed af IDV-aktiviteter, kan løse de i henvendelsen beskrevne problemstillinger - samtidig med at en række af andre institutioner vil opleve en tydelig forenkling i hverdagen. Ministeriet ser med stor fortrøstning på institutionernes anvendelse af formålskontoplanen med de muligheder denne indebærer, herunder også at sikre en korrekt afregning af salgsmoms til SKAT. Endvidere er ministeriets regnskabskonsulenter naturligvis klar med rådgivning til de institutioner, der måtte ønske dette/have behov herfor.