Detailtilsyn generelt

Transkript

1 Kvalitetsprocedure Detailtilsyn generelt Kvalitetsprocedure DT-1 Anvendelsesområde: Detailtilsyn Ansvarlig enhed: AFC, Metoder og virkemidler Ikrafttræden: 1. april 2007 Senest redigeret: 1. januar 2017 Aktuel for tilsynsførende og tilsynssupportere Formål med detailtilsyn Arbejdstilsynet gennemfører normalt detailtilsyn på en p-enhed med det formål at undersøge et konkret og afgrænset arbejdsmiljøproblem på en p-enhed. Detailtilsyn anvendes derfor primært til at undersøge mindre eller enkelte dele af arbejdsmiljøet på en p-enhed. Generelt om detailtilsyn Denne procedure gælder for de anledninger til et detailtilsyn, der ikke har relation til arbejdsulykker. Der henvises til særskilt procedurer herom (DT-3: Undersøgelse af kvoterede arbejdsulykker). Anledningen til et detailtilsyn kan blandt andet være: Arbejdsulykker Erhvervssygdomme (G-102: Udvælgelse af virksomheder til tilsyn ud fra anmeldte erhvervssygdomme) Klager over arbejdsmiljøproblemer modtaget i Arbejdstilsynet Kontrol af tidligere afgivne reaktioner (0DT-2: Detailtilsyn kontrolbesøg) Skærpet tilsyn på baggrund af afgivne forbud Følg DT-14: Skærpet tilsyn. Tilfældig opdagelse af arbejdsmiljøproblem Særlige indsatsområder Undersøgelse af problemer i det psykiske arbejdsmiljø (G-401: Psykisk arbejdsmiljø Spørgeguide). Detailtilsyn gennemføres som hovedregel uanmeldt. Der vil dog være situationer, hvor det er hensigtsmæssigt at foretage et anmeldt tilsyn. Det kan være for at sikre, at relevante personer er til stede ved tilsynet. Dette vil fx være tilfældet ved undersøgelse af problemer i det psykiske arbejdsmiljø. Anmeldte besøg skal som udgangspunkt varsles skriftligt 14 dage inden besøget. 1

2 Arbejdstilsynet kan som udgangspunkt føre detailtilsyn på alle p-enheder. Dvs. detailtilsyn kan også bruges til at føre tilsyn med selvstændige. Der er dog særlige forhold gældende ved tilsyn på p-enheder, der: har et anerkendt arbejdsmiljøcertifikat (RT-12 Generelt om arbejdsmiljøcertifikat) der alene beskæftiger medarbejdere, der hører under arbejdsmiljølovens udvidede område, som omfatter arbejde i arbejdsgivers private husholdning (fx au pair, arbejde der udelukkende udføres af de medlemmer af arbejdsgiverens familie, som hører til dennes husstand) samt egentlig militærtjeneste (G-001: Tilsyn med arbejde i arbejdsgivers, ansattes eller andres private bolig). Ved et detailtilsyn skal du som tilsynsførende altid afgive strakspåbud ved betydelig fare, forbud ved overhængende fare for de ansattes sikkerhed og sundhed - se kvalitetsprocedure G-207 om anvendelse af forbud og strakspåbud. De supplerende retningslinjer for strakspåbud og forbud ved grove overtrædelser skal følges og du skal udfylde det tilhørende tjekskema (G-204: Grove overtrædelser). Partsaftaler Du skal ikke føre detailtilsyn med områder, hvor der er indgået en anerkendt partsaftale mellem arbejdsgiver og arbejdstager - en såkaldt partsaftale. Dette følger af 72b i arbejdsmiljøloven. For uddybning om partsaftaler, kan du læse supplerende retningslinjer RT-13 om aftaler, der begrænser Arbejdstilsynets tilsyn. Forberedelse af detailtilsyn Tilsynssupportens forberedelse af detailtilsyn Du skal som tilsynssupporter oprette sager vedrørende detailtilsyn. Når du har oprettet sagerne, skal du påføre den tilsynsførende som sagsbehandler på sagen. Er detailtilsynet anmeldt, skal du sørge for at booke detailtilsynet i den tilsynsførendes kalender. Herefter skal du anmelde tidspunktet for detailtilsynet skriftligt til j-enheden, med kopi til p- enheden. Specielt om klager Arbejdstilsynet modtager klager over arbejdsmiljøet både skriftligt og telefonisk. Når Arbejdstilsynet modtager klager over arbejdsmiljø, er det din opgave som tilsynssupporter at oprette en sag, hvis der ikke i forvejen er oprettet en sag, når du modtager den fra eksempelvis callcenteret. Når du opretter en sag, bliver der automatisk indsat en 14 dages svarfrist. Der kan være akutte klager, som skal tages samme dag, og der kan være tilfælde, hvor den tilsynsførende kommer med en sag til dig, hvor tilsynet er gennemført, fordi den tilsynsførende kom tilfældigt forbi et sted med arbejdsmiljøproblemer. Hvis der er tale om en klage på baggrund af en anonym henvendelse, og hvor der er mangelfulde oplysninger om klagens indhold, kan du som tilsynssupporter udsætte 14-dages svarfristen for påbegyndelse af behandling af sagen. 2

3 Når du har oprettet klagesagerne, afleverer du dem til din tilsynschef samme dag, så vidt muligt, eller du sender dem direkte til den tilsynsførende. Proceduren for dette aftales lokalt i dit tilsynscenter. Når tilsynsgrupperne modtager klagesagerne, sker der en fordeling af sagerne mellem de enkelte tilsynsførende. Det er den enkelte tilsynsførende, der vurderer det videre forløb i klagesagen. Den tilsynsførendes forberedelse af detailtilsyn Inden et detailtilsyn skal du som tilsynsførende - hvis det er muligt - orientere dig om den p- enhed, hvor du skal på detailtilsyn. Du finder en række informationer om p-enheden i ViVi. Har du behov for en uddybning af tidligere sagsforløb, kan du søge oplysningerne i ATIS. I nogle tilfælde - fx ved hasteudkald, eller hvis du kommer tilfældigt forbi - vil du ikke have mulighed for at orientere dig om p-enheden inden detailtilsynet. I disse tilfælde vil oprettelse og registrering af sagen i ATIS ske efter tilsynet. Specielt om erhvervssygdomme Virksomheder udtages til tilsyn af tilsynscentrene på baggrund af en oversigt over erhvervssygdomme dannet i cognos, der sendes to gange årligt fra Analyse og Data. Du får som tilsynsførende sendt en mail fra tilsynssupporter/ruteplanlægger om besøget, du skal foretage på baggrund af en erhvervssygdom. Mailen indeholder en kopi af de anmeldelser, du skal orientere dig i. Se kvalitetsprocedure G-102 om udvælgelse af virksomheder til tilsyn ud fra anmeldte erhvervssygdomme. Specielt om kontrol af reaktioner Din opgave som tilsynsførende er at vurdere p-enhedens tilbagemelding i ATIS. Hvis du vurderer, at afgørelsen ikke er løst eller utilstrækkeligt, opretter ATIS automatisk et detailtilsyn på sagen. Du skal som udgangspunkt foretage et detailtilsyn i følgende situationer: Når du som tilsynsførende vurderer, at tilbagemeldingen ikke er fyldestgørende, og der derfor er behov for et kontroltilsyn. Når p-enheden ikke har meldt tilbage til Arbejdstilsynet inden fristens udløb og efter at rykkerskrivelse er sendt. Ved særlige indsatser, hvor der er planlagt kontroltilsyn i form af stikprøvekontrol. Ved konkret skøn fra dig som tilsynsførende. Når reaktionen skyldes en overtrædelse af arbejdsmiljølovgivningen, der har medført en dødsulykke, gennemføres der altid et kontrolbesøg - uanset hvor fyldestgørende virksomhedens tilbagemelding er. Når der er givet strakspåbud om betydelig fare til en arbejdsmiljøcertificeret virksomhed, uanset hvor fyldestgørende virksomhedens tilbagemelding er. Hvis det drejer sig om skærpet tilsyn henvises til kvalitetsprocedure DT-14 om skærpet tilsyn. Du skal sørge for at have en kopi af den relevante reaktion med på detailtilsynet. Specielt om tilsyn med psykisk arbejdsmiljø Ved tilsyn med problemer i det psykiske arbejdsmiljø skal du anvende den relevante spørgeguide til tilsyn med psykisk arbejdsmiljø. Supplerende kan du anvende den relevante arbejdsmiljøvej- 3

4 viser. Se notat om brugen af spørgeguides (G-401: Psykisk arbejdsmiljø - Spørgeguide) samt Atintern instruks IN-4-1 om tilsyn med psykisk arbejdsmiljø. Gennemførelse af detailtilsyn Indledning af detailtilsyn Det første, du skal gøre ved detailtilsynet, er at henvende dig til ledelsen og arbejdsmiljørepræsentanten(erne) eller evt. andre repræsentanter for de ansatte. Det er vigtigt, at du i videst muligt omfang får kontakt med begge parter ved tilsynet. Kan du ikke få kontakt med en af parterne, bør du gennemføre tilsynet alligevel. Hvis den ansvarlige ledelse ikke er til stede eller er forhindret i at deltage i tilsynet, skal du gennemføre tilsynsbesøget i samarbejde med afdelingens arbejdsmiljørepræsentant/arbejdsleder eller sekundært anden repræsentant for p-enheden. Du skal herefter sørge for, at den ansvarlige ledelse bliver kontaktet og orienteret om sagen, når du har afsluttet tilsynet. Orienteringen kan ske telefonisk. Du skal også kontakte arbejdsmiljøorganisationen/arbejdsmiljøgruppen i den/de afdeling(er)/- arbejdsplads(er), hvor problemet - der er anledningen til detailtilsynet - findes. Du skal anmode om, at arbejdsmiljøorganisationen deltager i tilsynet. Er der ikke etableret en arbejdsmiljøorganisation, eller er der ikke krav om etablering af en sådan, foretager du besigtigelsen med ledelsesrepræsentanterne og så vidt muligt med en repræsentant for de ansatte. Hvis tilsynet er uanmeldt, skal du udlevere en underretningsblanket til p-enheden jf. retssikkerhedsloven og orienterer om blankettens indhold. På offentlige p-enheder skal du ikke udlevere underretningsblanketten. Er du i tvivl om, hvorvidt p-enheden er offentlig eller ej, udleverer du blanketten. Ved akutte situationer, hvor du skal reagere straks på et problem, kan du udføre underretning af p-enheden på et senere tidspunkt i forløbet. Når du kontrollerer forbud eller strakspåbud for grove overtrædelser, kan du vælge at gå direkte ind på p-enheden og opsøge den aktivitet, der skal kontrolleres. Derved har p-enheden ikke mulighed for at nå at ændre eventuelle ulovlige forhold. Herefter kan du udlevere underretningsblanketten. Gennemføres tilsynet i forbindelse med en privatbolig har du kun ret til adgang, hvor arbejdet udføres og du skal her informere borgeren om tilsynet og vedkommende skal have lejlighed til at komme med indsigelser. Husk altid at aflevere den grønne underretningsblanket til borgeren. Er borgeren ikke tilstede afleveres den fx i postkassen. Se yderligere i kvalitetsprocedure G-001 om tilsyn med arbejde i arbejdsgivers, ansattes eller andres private bolig. Ved tilsynets start skal du vurdere, om der skal holdes et kort indledende møde med ledelsen og arbejdsmiljørepræsentanten(erne) eller evt. andre repræsentanter for de ansatte. Beslutningen afhænger typisk af p-enhedens størrelse, hvilke personer der er til stede samt anledningen til detailtilsynet. Ved undersøgelse af problemer i det psykiske arbejdsmiljø vil det som hovedregel være en god idé at holde et indledende møde. Til at afdække det psykiske arbejdsmiljø skal du anvende den relevante spørgeguide til tilsyn med psykisk arbejdsmiljø. Supplerende kan du anvende den relevante arbejdsmiljøvejviser (G-401: Psykisk arbejdsmiljø Spørgeguide). 4

5 Gennemgang af p-enhedens arbejdsmiljø I gennemgangen af p-enhedens arbejdsmiljø, skal du tage udgangspunkt i de problemer, der er anledning til detailtilsynet. Din opgave er at vurdere om der er tale om arbejdsmiljøproblemer, hvor Arbejdstilsynet skal afgive reaktioner. Hvis du i forbindelse med gennemgangen af p-enheden konstaterer arbejdsmiljøproblemer på andre områder end det, der er anledningen til detailtilsynet, skal du også reagere på disse. Hvis du konstaterer mangler ved et anvendt teknisk CE-mærket hjælpemiddel, der var til stede, da det blev leveret, skal der udarbejdes en leverandørindberetning. Dette er ligeledes tilfældet, hvis du konstaterer formelle mangler ved det tekniske hjælpemiddel. Anonymitet ved behandling af klager og erhvervssygdomme Når du som tilsynsførende skal undersøge en erhvervssygdom eller en klage over arbejdsmiljøet, skal du tage hensyn til den skadelidte/eller klagerens anonymitet. For at sikre anonymitet for den skadelidte/klageren må du hverken direkte eller ved din adfærd tilkendegive, at der ligger en anmeldelse eller en klage til grund for tilsynet på virksomheden. Dette kan betyde, at du ved tilsynet skal undersøge forhold, som ikke nødvendigvis er omfattet af anmeldelsen eller klagen. Dette skal du gøre for at sløre årsagen til tilsynet. Hvis du ved tilsynet bliver spurgt om anledningen til detailtilsynet, kan du svare, at du har tavshedspligt og ikke må oplyse den konkrete årsag til tilsynet. Specielt om erhvervssygdomme Hvis virksomheden er udtaget på baggrund af erhvervssygdomme skal du have fokus på de arbejdsmiljøproblemer, der fremgår af anmeldelserne. Du skal ikke præcist lokalisere den arbejdssituation, der er beskrevet i anmeldelsen, men undersøge om de nævnte påvirkninger, der er nævnt i anmeldelserne i øvrigt forekommer på virksomheden. Fx for psykiske sygdomme kan der i anmeldelsen være nævnt stor arbejdsmængde, for muskelskeletsygdomme tunge løft og for kemiske sygdomme uorganisk støv, cement, kvarts mm. Specielt om tilsyn med psykisk arbejdsmiljø Ved detailtilsyn med psykisk arbejdsmiljø vil der være behov for at kontakte medarbejdere under gennemgangen. Formålet med disse samtaler er at få be- eller afkræftet indhentede oplysninger om det psykiske arbejdsmiljø fra det indledende møde eller anden dialog med ledelse og medarbejderrepræsentanter. Der kan særligt være behov for at kontakte medarbejdere, når de indhentede oplysninger kun kommer fra ledelsen, er uforholdsmæssigt positive, eller når eventuelle problemer i det psykiske arbejdsmiljø individualiseres, dvs. gøres til den enkeltes problem. Du kan også anvende en af de øvrige metoder til afdækning af det psykiske arbejdsmiljø, fx gruppesamtale og jobobservation. Du kan aftale, at du kommer tilbage en anden dag og gennemfører fx gruppesamtale eller jobobservation. Du kan læse en nærmere beskrivelse af disse metoder i bilaget til At-intern instruks nr. IN-4-1 om tilsyn med psykisk arbejdsmiljø: Datakilder og dataindsamlingsmetoder i tilsynet med psykisk arbejdsmiljø. Du kan læse en nærmere instruktion i brugen af metoderne i selve instruksen. 5

6 Udfaldet af detailtilsyn Konstaterer du arbejdsmiljøproblemer på p-enheden har du følgende reaktionsmuligheder: Forbud og strakspåbud (De supplerende retningslinjer for strakspåbud og forbud ved grove overtrædelser skal følges og du skal udfylde det tilhørende tjekskema) - se kvalitetsprocedure G-207 om anvendelse af forbud og strakspåbud. Påbud med frist Rådgivningspåbud Afgørelse uden påbud Vejledning For uddybning af Arbejdstilsynets reaktionsformer se de supplerende retningslinjer for reaktioner til virksomheden (G-201: Reaktioner til virksomheden). For de særlige procedurer for reaktioner om psykisk arbejdsmiljø, se At-intern instruks IN-4-1 om tilsyn med psykisk arbejdsmiljø. Hvis du finder anledning til at reagere med påbud med frist eller afgørelse uden påbud, skal du foretage høring af p-enheden. Se supplerende retningslinjer om høring og besøgsrapport (G-203: Høring og besøgsrapport). Afslutning af detailtilsyn Efter detailtilsynet skal du orientere repræsentanten(er) fra p-enhedens ledelse og arbejdsmiljørepræsentanten(r) / repræsentanten(r) for de ansatte om udfaldet af detailtilsynet. Hvis du er i tvivl om en afgørelse og ønsker at vende problematikken med en kollega, skal du efterfølgende ringe besked til p-enheden, om du fremsender en afgørelse på området eller ej. Hvis du træffer afgørelser med handlepligt, skal du orientere p-enheden om, at den skal melde tilbage til Arbejdstilsynet om, hvordan problemet er løst. Tilbagemeldingen skal ske inden udløbet af fristen for tilbagemelding (G-205: Administrative rutiner og pligter i forbindelse med afgørelser). Du skal oplyse p-enheden om, hvilken smiley den får på Arbejdstilsynets hjemmeside, jf. de supplerende retningslinjer for smiley. Du skal være opmærksom på, at p-enheden kan have en smiley fra et andet tilsyn, der stadig gælder. Har du afgivet et forbud, skal du også oplyse p-enheden om, at den vil komme under skærpet tilsyn og at det vil fremgå på Arbejdstilsynets hjemmeside sammen med smileyvisningen, indtil det skærpede tilsyn er gennemført. Det sker normalt inden for den efterfølgende måned og visningen på hjemmesiden af skærpet tilsyn slukker altid senest 6 uger efter det tilsyn, hvor forbuddet blev afgivet. Arbejdsmiljøcertificerede virksomheder er også omfattet af skærpet tilsyn. Dog vil derfor de certificerede virksomheder ikke fremgå en visning af skærpet tilsyn på Arbejdstilsynets hjemmeside. Du udfylder besøgsrapporten på arbejdsstedet, jf. de gældende retningslinjer for dette. Se de supplerende retningslinjer for høring og besøgsrapport (G-203: Høring og besøgsrapport). 6

7 Afgiver du forbud eller strakspåbud, sker det mundtligt til p-enhedens repræsentanter og det dokumenteres i besøgsrapporten. Virksomheden ønsker at klage Du skal nævne det i afgørelsen i vejledningsafsnittet, hvis p-enheden under besøget giver udtryk for at ville klage over en afgørelse eller AT, og hvad virksomheden skal gøre i den anledning (navigationsseddel 9.13 til 9.17). Videregivelse af oplysninger til anden myndighed Hvis du som tilsynsførende bliver opmærksom på forhold, der giver anledning til mistanke om overtrædelse af andre regler, end de Arbejdstilsynet fører tilsyn med, skal du tage kontakt til en tilsynschef i dit tilsynscenter og forklare, hvad der er konstateret. Det er tilsynschefens ansvar at sikre, at oplysningerne videregives til den relevante myndighed, herunder ansvar for, at der sker en registrering i ATIS. Opgaver for den tilsynsførende Afrapportering af detailtilsynet i ATIS Du skal som tilsynsførende registrere følgende i ATIS: Hvem du talte med på p-enheden. Dit tidsforbrug på tilsynet. De arbejdsmiljøproblemer, du fandt, samt reaktioner. Afgiver du et forbud på et skiftende eller midlertidigt arbejdssted herunder på en byggeplads, skal du registrere dato for, hvornår virksomhedens arbejdsopgaver slutter på arbejdsstedet. Denne dato styrer både autogenereringen af et skærpet tilsyn og offentliggørelsen af dette på Arbejdstilsynets hjemmeside. Afgiver du strakspåbud om betydelig fare til en arbejdsmiljøcertificeret virksomhed på et skiftende eller midlertidigt arbejdssted, skal du også registrere dato for, hvornår virksomhedens arbejdsopgaver slutter på arbejdsstedet. Når du er færdig med at afrapportere, vælges ja i feltet Besøg afrapporteret, og du gemmer registreringen. Efter registreringen lægger du besøgsrapporten samt eventuelle andre skemaer til indscanning, så tilsynssupporten kan nå at lægge den på sagen senest 3 uger efter besøget. Evt. tjekskema ved strakspåbud og forbud for grove overtrædelser skal du registrere i ATIS. Hvis tilsynet blev opgivet ved besøget I de tilfælde hvor du er kørt ud til virksomheden, men hvor tilsynet ikke kan gennemføres, skal besøget sættes til forsøgt besøgt - se kvalitetsprocedure RT-1 om risikobaseret tilsyn generelt. 7

8 Opgaver for tilsynssupporten Du vil som tilsynssupport automatisk få besked - via TG Opgaveoverblik - om, at brevet er klar til afsendelse, hvis den tilsynsførende træffer afgørelser på en sag. Hvis der ikke skal foretages høring, vil brevet, inkl. alle reaktioner, automatisk blive journaliseret. Breve til offentlige j-enheder sendes som . Hvis der skal foretages skriftlig høring på en afgørelse, vil afgørelsen ikke blive journaliseret. Hvis der er flere reaktioner på sagen, bliver disse automatisk journaliseret ved afsendelsen. Den afgørelse, der er i udkast grundet høringen, vil automatisk blive journaliseret ved afsendelse af afgørelse uden indsigelse. Du skal sende brevet til virksomhedens j-enhed. Ved alle tilsyn scannes besøgsrapporten ind, så den ligger på sagen senest 3 uger efter besøget. 8