Kommunernes Ydelsessystem Instruktion til udfyldelse af business case-redskab

Transkript

1 16. december 2015 Kommunernes Ydelsessystem Instruktion til udfyldelse af business case-redskab Version: December 2015 (m. rettelse af pris pr. indbygger tilføjet feb. 2016) KOMBIT fremsender hermed en opdatering af materialerne vedr. den lokale business case skabelon for Kommunernes Ydelsessystem, som blev udsendt til kommunerne i april 2015, og som efterfølgende har været behandlet på netværksmøder med kommunernes ydelseschefer og KY-projektlederne. Det drejer sig om dette notat, der er en opdateret version af instruktionen til at udfylde den lokale business case på Kommunernes Ydelsessystem (KY) samt et regneark, der udgør selve business caseskabelonen. Udsendelsen sker da KOMBIT har stillet kommunerne en opdateret business case skabelon i udsigt inden udgangen af 2015 indeholdende bidrag pr. borger for KY og omfanget af andre implementeringsopgaver, der måtte være fastlagt på nuværende tidspunkt. Vi forventer allerede nu, at business case skabelon igen vil blive opdateret og udsendt til kommunerne i forsommeren 2016, når detaljerne i implementeringen af KY er helt afdækket, og dermed kan blive afspejlet i business case-skabelonen. KOMBIT gør opmærksom på, at de estimater, der er angivet i business case-redskabet (regnearket) er angivet for en gennemsnitskommune. Det anbefales altid, at den enkelte kommune vurderer og angiver et estimat ud fra en helt konkret viden om egne lokale forhold. Kommunen er selv ansvarlig for de tal den lægger ind i business case materialet. Ændringer i business case skabelonen Business case-skabelonen består af et Hovedskema og et tilhørende faneblad, Implementeringsudgifter (til dette skema knytter sig yderligere et faneblad/hjælpeskema), hvorfra data overføres til Hovedskemaet. Denne version af business case skabelonen indeholder af nye tal alene oplysning om kommunernes bidrag til KOMBIT for KY. Beløbet er fastlagt til kr. 27,12 årligt pr. borger. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 1/15

2 Det betyder, at den enkelte kommune nu kan foretage en beregning af de sparede itomkostninger ved overgangen fra KMD Aktiv til KY. I instruktionen til udfyldelse af de enkelte poster kan læses nærmere om fremgangsmåden ved beregningen. En del af det samlede monopolbrud Kommunernes business case redskab er en hjælp til at afdække kommunernes ressourcebehov og omkostninger ved implementering af (KY). De investeringer, der er forbundet hermed, er nødvendige for at gennemføre monopolbruddet i dette tilfælde på kontanthjælpsområdet m.m. - og tilvejebringer muligheden for at opnå besparelser på it-omkostningerne på mindst 25 % som et gennemsnit for alle kommuner på hele monopolbruddet under ét. Fundamentet for monopolbruddet er etableringen af den fælleskommunale rammearkitektur. Heri indgår en række Støttesystemer, og Serviceplatformen, der udstiller data fra forskellige fag- og kildesystemer til brug for kommunernes it-løsninger, som en central integrationsplatform. Omkostningerne ved udvikling og basisdrift af Støttesystemerne og Serviceplatformen afholdes af de tre monopolbrudsløsninger, SAPA, Kommunernes Ydelsessystem (KY) samt Kommunernes Sygedagpengesystem (KSD), og indgår efter en fordelingsnøgle i fastsættelsen af den endelige pris pr. borger for disse systemer. KOMBIT har i business case redskabet forsøgt at beskrive de opgaver og ressourcer, der indgår i forberedelserne af implementeringen af KY. Kommunerne vil i den forbindelse med fordel kunne finde inspiration og støtte i det materialet der findes i KY s dokumentbibliotek på KOMBITs hjemmeside under menupunktet Kommuner, Opgaver/Redskab. Udrulningsplan for KY På nuværende tidspunkt er den enkelte kommunes tidspunkt for igangsætning af KY ikke fastlagt, og det bør kommunen tage højde/forbehold for ved udfyldelsen af business case skabelonen. Udrulningsplanen for KSD forventes at foreligge i begyndelsen af Q KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 2/15

3 Pilotkommuner For de kommuner, der indgår som pilotkommuner ift. KY skal der tages højde for de særlige forhold eksempelvis større ressourceindsats som kommunen i givet fald skal tilføre projektet. Til gengæld vil en hurtigere realisering af gevinster modsat skulle indgå i business casen. OBS! En række forhold, der kan have indflydelse på opgørelsen over kommunens ressourceomfang, er fortsat under afklaring med leverandøren. Drøftelserne har som formål at fastlægge det endelige uddannelsesomfang og sikre mindst mulig risiko for kommunen og anvendelse af færrest mulige ressourcer. En endelig afklaring af disse forhold forventes at indgå i den næste opdatering af den lokale business case. En endelig afklaring af disse forhold kan have en (mindre) påvirkning på kommunens business case. Dette gælder f.eks.: - Afvikling af uddannelsen af brugere (trænere/superbrugere og daglige brugere) med henblik på at opnå den højeste kvalitet i implementeringen mest effektivt. Dette kan få indvirkning på pkt erne Sagsoprydning og konvertering/manuel indtastning af løbende sager Dette kan få indvirkning på pkt erne 3.6 og 3.7 Opstår der spørgsmål til anvendelsen af business case-redskabet kan chefkonsulent Steen Pedersen kontaktes på tlf eller via KY@KOMBIT.dk att.: Steen Pedersen KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 3/15

4 Instruktion til udfyldelse af business case redskab Omfang af brugere/effektiviseringspotentiale Række Poster fra business case-redskab Instruktion A Personaleomkostninger til området Denne post medtager kun omkostninger til brugerne af KMD Aktiv (og ikke andre med perifer adgang eller kiggeadgang ). Er en fuldtidsansat medarbejder kun delvist beskæftiget på området, medtages kun den tid vedkommende bruger på området. Beløbet overføres automatisk fra fanebladet Implementeringsudgifter B Administrative besparelser ved 100 % digitalisering Se sammenhæng med række 7 og 7A KL har for KOMBIT gennemført en analyse over mulige effektiviseringer i administrationen af området ved automatisering af en række processer, der vil blive understøttet i et nyt system, herunder selvbetjening. Det vurderes realistisk, at et nyt system vil medføre en effekt på ca. 20 %. Det skal dog understreges, at tallet er et gennemsnit for kommunerne under ét, og vil variere afhængig af lokale forhold. Det tal, der anføres i feltet, beregner det faktiske effektiviseringspotentiale i kommunen, og realiseringen af potentialet vil blive beregnet ud fra den procent kommunen har anført i række 7 (kommunens ambitionsniveau) I række 7 har KOMBIT anført et vejledende bud på realiseringen af effektiviseringspotentialet, som også tager højde for en forventet stigende datakvalitet og automatisering i systemet. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 4/15

5 1 Driftsbidrag til KOMBIT Opdateret tekst, dec Effektiviseringspotentialet kan ikke forventes realiseret straks fra kommunens ibrugtagning af KY. Kommuner, der vælger en offensiv gevinstrealiseringsstrategi, vil hurtigere og med større udbytte kunne hjemtage den administrative gevinst. Det er vigtigt, at de administrative gevinster indgår i den lokale business case vurderet ud fra de lokale forhold. Dækker finansiering af Systemudvikling Udfasning og datakonvertering Uddannelse af superbrugere, sagsbehandlere, undervisningsmateriale m.v. Driftsoverhead ifm. udrulning Projektomkostninger Basisdrift og vedligeholdelse Systemforvaltning og support Videreudvikling Vedligehold i forbindelse med lovændringer Andel af omkostninger til udvikling og basisdrift af: - Støttesystemerne - Serviceplatformen men ikke dataforbrug Bidraget til KOMBIT for KY - prisen pr. borger - udgør kr. 27,12 årligt. Bidraget for KY vil medvirke til opnåelse af kommunernes samlede besparelse på it-omkostningerne ved monopolbrudssystemerne (KY/KSD/SAPA) på min. 25 % som et gennemsnit for alle kommuner. Kommunens årlige bidrag fremkommer automatisk ved angivelse af den konkrete kommune. Beløbet vil som udgangspunkt forblive uændret i den 10 årige afskrivningsperiode, men vil kunne ændres hvis omfanget af lovændringer ikke kan dækkes af de midler, der er afsat til videreudvikling. Bidraget tager højde for rabatordningen til kommuner med flere end indbyggere. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 5/15

6 Betaling for indbyggere over udgør 50% af ordinær pris pr. indb. og skal manuelt beregnes i disse tilfælde. 2 Omkostninger til tilpasning af kommunens egne snitflader (leverandøromkostninger) a) Snitflader til systemer som skal anvendes af alle 98 kommuner etableres som en del af løsningen og indgår i prisen pr. borger - se ovenfor b) KOMBITs mål er at indgå aftale/hensigtserklæring med leverandører af: Økonomisystem Jobcentersystem ESDH-system Aftalen/hensigtserklæringen skal tilvejebringe en egentlig rammeaftale, der giver sikkerhed for leverance af snitflader samt en aftale om pris. Kommunen skal selv indgå aftale med leverandøren. En status på forhandlingerne med leverandørerne kan ses her: Herudover kan der være tale om, at KOMBIT tilsvarende indgår aftale omkring ledelsesinformationssystemer. En aftale foreligger ikke på nuværende tidspunkt. Der er tale om en fast omkostning. Beløbet identificeres af kommunen selv på baggrund af aftale med kommunes leverandør(er). 3 Samlede implementeringsudgifter Denne post indeholder summen af ressourceforbrug/omkostninger fra skemaet over specifikke opgaver ifm implementeringen. Vejledning til disse poster fremgår nedenfor. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 6/15

7 Beløbet overføres automatisk til hovedskemaet. Vejledning til udfyldelse af poster på fanebladet Implementeringsudgifter 3A Opgørelse af brugere I skemaet anføres omfanget af brugere, der har fuld adgang til systemet, med udgangspunkt i den tid den pågældende i dag anvender på KMD Aktiv Herudover anføres omfanget af trænere/superbrugere (også inkl. i omfanget af brugere) Endelig anføres omfanget af medarbejdere, der skal have perifer adgang eller kiggeadgang til systemet (f.eks. medarbejdere i jobcenter, borgerservice, økonomi osv.) Det ugentlige timetal for brugerne anføres Det er tallet i kolonnen Omregnet til fuldtidsansatte, der indgår i beregningen af kommunens personaleomkostninger til arbejdet med KMD Aktiv, hvorimod antallet fra kolonnen Ansatte indgår i ressourceberegningen for uddannelsesaktiviteter mv. Vær opmærksom på, at den anførte timepris for en medarbejder kan ændres af den enkelte kommune, herunder omkostningen til overhead, så den passer til kommunens praksis for beregning af overhead. 3.1 Træner/superbrugeruddannelse Der skal afsættes 2,5 dage pr. træner/superbruger. Omfang er derfor afhængig af antallet af trænere/superbrugere i den enkelte kommune. Udgangspunktet er 1 træner/superbruger for hver 8 sagsbehandlere. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 7/15

8 Der er tale om en fast omkostning, som ikke bør ændres af kommunen. 3.2 Opfølgningsdag for superbrugere Opfølgningsdagen er en obligatorisk del af træner/superbrugeruddannelsen. Der er afsat 1 dag pr. træner/superbruger, som forventes afholdt ca. 4 mdr. efter igangsætningen af KY i kommunen. Der er tale om en fast omkostning, som ikke bør ændres af kommunen. 3.3 Træner/superbruger forberede brugeruddannelse Der er i eksemplet afsat 3 dage pr. træner/superbruger til egen forberedelse af brugerundervisningen. Forberedelsen kan evt. ske i samarbejde med en eller flere andre kommuner. Det anførte beløb er vejledende og kan ændres af kommunen. 3.4 Slutbrugeruddannelse Der er afsat 1,5 dag pr. slutbruger (inkl. træner/superbrugere) til slutbrugeruddannelse. Der er tale om en fast omkostning, som ikke bør ændres af kommunen. 3.5 Uddannelse andre medarbejdere ( kigge-adgang i systemet) Der kan med fordel etableres et overblik over brugere på KMD Aktiv og med udgangspunkt i dette, hvilke der fremover skal have adgang til KY Undervisning af medarbejdere, der skal have kiggeadgang til systemet (f.eks. medarbejdere i Jobcentret, borgerservicecentret osv). Der er i eksemplet anført 3 timer pr. medarbejder, der omfatter intro og selvstudium. Der er tale om en fast omkostning. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 8/15

9 Det anførte beløb er vejledende og kan ændres af kommunen. 3.6 Sagsoprydning m.v. I forbindelse med overgangen til det nye system kan der i et vist omfang være behov for oprydning i sager i det eksisterende system. Der kan f.eks. være tale om behandling af advis er, afskrivning og kassation. Der er i eksemplet anført 2 dage pr. medarbejder. Opgaven vil senere blive kvalificeret. Det anførte omfang/beløb er vejledende og kan ændres af kommunen. 3.7 Datakonvertering / Manuel indtastning af sager fra KMD Aktiv I forbindelse med implementeringen af KY skal de løbende sager i KMD Aktiv (og BIS-Y) overføres til KY. Der vil ske en maskinel konvertering af simple data fra KMD Aktiv - øvrige data skal indtastes manuelt. Fanebladet Tidsforbrug manuel indtastning kan anvendes som hjælpeskema ved vurderingen af omfanget af tidsforbrug. I skemaet er estimeret et tidsforbrug pr. sagstype, som sammenholdt med antallet af sager pr. sagstype kan beregne et forventet tidsforbrug. Summen af tidsforbrug vil blive overført til fanebladet implementeringsudgifter, posten indtastning af sager fra KMD. Omfanget af opgaven vil senere blive yderligere kvalificeret. Det anførte beløb er vejledende og kan ændres af kommunen. 3.8 Særlig superbrugerindsats 7-10 dage (Hypercare) Den tid, der må påregnes til særlig daglig superbrugersupport af kollegaer de første 7-10 dage efter idriftsættelse. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 9/15

10 Der er i eksemplet anført 7,5 timer dagligt i 10 dage pr superbruger. Det anførte beløb er vejledende og kan ændres af kommunen. 3.9 Superbruger - support til kollegaer de første 3 mdr. herefter Den tid, der må påregnes til daglig superbrugersupport af kollegaer de første 3 mdr. efter idriftsættelse (efter de første 10 dage, jf. ovenfor). Der er i eksemplet anført 5 timer ugentlig pr. superbruger. Det anførte beløb er vejledende og kan ændres af kommunen Superbruger - support til kollegaer efterfølgende 3 mdr. (3. 6. måned) Den tid der må påregnes til daglig superbrugersupport af kollegaer de efterfølgende 3-6 mdr. efter idriftsættelse. Der er i eksemplet anført 2 timer ugentlig pr. superbruger. Det anførte beløb er vejledende og kan ændres af kommunen Initial it-support, herunder medvirken til implementering af Støttesystemer Tid medgået til opsætning/ændring af brugerprofil/rettigheder o.l. Herunder ikke mindst fagområdets medvirken ved implementering af Støttesystemerne i kommunen (i samarbejde med it-afdelingen). Der er i eksemplet afsat 2 timer pr. bruger, inkl. brugere med kiggeadgang. Der er tale om en fast omkostning. Det anførte beløb er vejledende og kan ændres af kommunen Anden tilpasning af lokalt it-miljø (mandetimer) Tid medgået til kommunens deltagelse i planlægning og gennemførelse af test i KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 10/15

11 forbindelse med udrulning af systemet i kommunen, evt. ændringer i netværk og firewall, ændringer i Citrix, opsætning af printere m.v. Der er i eksemplet afsat en fuldtidsressource i 2 uger Der er tale om en fast omkostning. Det anførte omfang/beløb er vejledende og kan ændres af kommunen Ledelse og styring (organisation) I denne estimering indgår medgået tid til ledelse, herunder dialog med topledelsen og medarbejdere, deltagelse i styregruppe, business case arbejde fremtidig organisering, medarbejdervurdering etc. Der er i eksemplet som et gennemsnit afsat 6 timer i 26 uger. Indsatsen vil variere ligesom perioden kan være kortere eller længere. Der er tale om en fast omkostning uafhængig af kommunestørrelse Projektledelse Denne opgave omfatter projektledelsesopgaver: - Afklaring af ambitionsniveau, tidsplaner o. lign - Koordinering med øvrige projekter (monopolbrud) - Initiering af samarbejde med relevante interessenter og afdelinger - Anvendelse af KIGO - Deltagelse i netværksmøder - Løbende støtte og overvågning af selve implementeringsprocessen - Opfølgning, rapportering, kommunikation Herudover indgår i opgørelsen af opgaven: - Tid til afdækning af ressourceestimering, herunder dialog og koordinering med ledelse og øvrige projekter - Udarbejdelse af lokal business case og gevinstmål samt plan for gevinstrealisering. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 11/15

12 Der er i eksemplet regnet med en projektperiode på 1½ år (hvor der er udpeget projektleder) og et gennemsnitligt ugentlig timetal på 15 timer (ikke renset for ferier), vel vidende at indsatsen vil variere betydeligt i perioden. Det forudsættes, at projektet overgår til almindelig drift umiddelbart efter at KY er igangsat i kommunen. Der er tale om en fast omkostning uafhængig af kommunestørrelse. Det anførte beløb er et gennemsnit pr. uge i den periode, der er udpeget projektleder. Beløbet og omfang er vejledende og kan ændres af kommunen. 4 Øvrige omkostninger ved implementering. Fx lokaleleje, forplejning osv. Denne post giver kommunen mulighed for at anføre omkostninger, som ellers ikke er omfattet af posterne i regnearket. Kommunen kan selv angive arten af omkostning samt beløb. Beløbet indgår i de samlede udgifter. 5 Fradrag: Særlig KL udlodning af midler fra salg af KMD ejendomme Opdateret tekst, dec KOMBIT har i marts 2015 solgt KMD s ejendomme. Halvdelen af salgsprovenuet udgør 601 mio kr., som KL har besluttet skal udbetales til kommunerne. Den anden halvdel forbliver i KOMBIT som kapitalgrundlag for gennemførelsen af monopolbruddet, herunder etablering af den fælleskommunale rammearkitektur. Fordelingen af provenuet til kommunerne følger de samme retningslinjer, som ved salget af KMD. For at sikre at kommunernes implementeringsudgifter kan finansieres har KL besluttet, at den del af salgsprovenuet, der udbetales til kommunerne bør målrettes til finansiering af implementeringen. Udbetalingen af provenuet til den enkelte kommune vil derfor KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 12/15

13 ske over en årrække, svarende til den periode, hvor monopolbruddet implementeres. Der henvises til brev fra KOMBIT af 16. juni 2015 sendt til borgmester og kommunaldirektør. Der er indsat et fiktivt beløb. Det konkrete beløb til KY-implementering må efterspørges i den enkelte kommune Estimering af gevinster ved ny løsning 6 Besparelser på bortfaldne itomkostninger Opdateret tekst, dec Her anføres baseline betalingen til KMD for KMD Aktiv. Baseline betalingen findes ved at anvende omsætningen for 2013 for KMD Aktiv, som den fremgår af KMD s Fakturerings-slutopgørelse for 2013 (normalt sendt til økonomichefen eller itchefen). Det baseline tal, der skal indsættes for 2017, er KMD betalingen for 2013 tillagt 10,4% (svarende til en fremskrivning af KMD betalingen på 2,5 % pr. år fra 2013 til 2017). Når planen for udrulning af den enkelte kommune foreligger, og tidspunktet for bortfald af udgiften til KMD dermed kendes, skal regnearket justeres i overensstemmelse hermed. Der tages forbehold for ændringer i sagsantal og andre forhold, der kan påvirke kommunens betaling til KMD i Beløbet skal beregnes og anføres for 2017 og fremskrives automatisk for de efterfølgende år med 2,5 % p.a. Skal anføres for hele perioden. 7 Realisering af effektiviseringspotentiale Se sammenhæng med række B Dette felt afspejler kommunens ambitionsniveau ift. realisering af effektiviseringspotentialet. KL og KOMBIT vurderer, at de administrative gevinster gradvist vil kunne realiseres i løbet af max. 1½ år. En offensiv KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 13/15

14 gevinstrealiseringsstrategi giver den enkelte kommune mulighed for hurtigere og større gevinstudbytte. Det første års drift af KY forventes samlet set over hele året at medføre et mindre produktivitetstab (forberedelser til samt implementering af nyt system). Efter 6 måneders drift forventes gevinstkurven successivt at være stigende, og kommunen skal vurdere, hvor hurtigt potentialet kan realiseres fuldt ud. Denne række skal ses i sammenhæng med række B. Tallene kan ændres af kommunen. 7a Produktivitetstab henholdsvis besparelse på administration og arbejdsgange Se sammenhæng med række B KL og KOMBIT har estimeret det administrative effektiviseringspotentiale i forbindelse med Kommunernes Ydelsessystem til minimum 20 %. Dette tal er et gennemsnit for kommunerne under ét, og kan derfor variere fra kommune til kommune afhængig af lokale forhold (se under række B). Den administrative gevinst bør overvejes nøje ift. lokale forhold, herunder bl.a. kommunens gevinstrealiseringsstrategi. 8 Sparede udfasningsomkostninger Her anføres sparede omkostninger til konvertering af data (fra KMD Aktiv og ind i nyt system), som ellers skulle afholdes af kommunen, hvis der ikke var tale om fælleskommunalt udbud. Ved fastsættelsen af beløbets størrelse kan kommunen eventuelt tage udgangspunkt i erfaringerne fra konverteringen af andre større itsystemer (jobcenterløsning, lønsystem, økonomisystem osv.) KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 14/15

15 Alt efter kommunens praksis ved udarbejdelse af business case kan beløb medtages. Der er tale om en fast omkostning, der kan variere efter kommunestørrelse/ sagsantal, og det anførte beløb er derfor vejledende og kan ændres af kommunen. 9 Sparede udbudsomkostninger Her anføres den sparede udbudsomkostning, som kommunen selv skulle have afholdt ved udbud af løsningen i eget regi. Alt efter kommunens praksis ved udarbejdelse af business case kan beløb medtages. Der er tale om et vejledende beløb, der kan ændres af kommunen. 10 Besparelse leverandørstyring Sparet tid ved at kommunen ikke selv skal håndtere kontakten til/styringen af leverandøren, da KOMBIT fremover vil være ansvarlig for kontraktopfølgning. Det anførte beløb er vejledende og ikke afhængig af kommunestørrelse, og kan ændres af kommunen. KOMBIT A/S Halfdansgade København S Tlf kombit@kombit.dk CVR Side 15/15