VEJLEDNING TIL ARBEJDE I BESTYRELSER OG FORÆLDRE- OG BRUGERRÅD I FRITIDS- OG UNGDOMSSKOLETILBUDDET I ÅRHUS KOMMUNE. Senest revideret 19.

Transkript

1 VEJLEDNING TIL ARBEJDE I BESTYRELSER OG FORÆLDRE- OG BRUGERRÅD I FRITIDS- OG UNGDOMSSKOLETILBUDDET I ÅRHUS KOMMUNE Senest revideret 19. juni 2013 Århus Kommune Børn og Unge

2

3 3 Indhold Forord Kapitel 1. Rammer for Fritids- og ungdomsskolebestyrelser og forældre- og brugerråd Lov om ungdomsskoler Styrelsesvedtægten Kapitel 2. Fritids- og ungdomsskolebestyrelser og forældre- og brugerråd Formål Sammensætning Kapitel 3. Byrådet, fritids- og ungdomsskolebestyrelsen og fritids- og ungdomsskolelederen Kapitel 4. Fritids- og ungdomsskolebestyrelsen og forældrerådenes kompetencer og opgaver Delegation Godkende budget Fastlæggelse af indhold og omfang Sikre at der fremsættes/fremsendes tilbud til de unge om deltagelse i fritids- og ungdomsskolevirksomhed Afgive indstilling om ansættelse og afskedigelse af personale Ansætte og afskedige timelønnede lærere og andre timelønnede pædagogiske medarbejdere (ikke fastansatte) Kapitel 5. Fritids- og ungdomsskolebestyrelsens arbejde og møder Habilitet Tavshedspligt Forretningsorden Mødeindkaldelse og dagsorden Bestyrelsesmøder og forældre- og brugerrådsmøder Referat Arbejdsgrupper Kapitel 6. Valg til fritids- og ungdomsskolebestyrelse samt forældre- og brugerråd Valg til bestyrelsen Valg til forældre- og brugerråd Valgret og valgbarhed for forældre til bestyrelse og forældre- og brugerråd Tavshedserklæring Vejledende forretningsorden Bilag 1: bekendtgørelse om elevråd i folkeskolen og i ungdomsskolen Bilag 2: vedtægt for styrelse af fritids- og ungdomsskoletilbud i århus kommune Bilag 3: vejledende forretningsorden Fritids- og ungdomsskolebestyrelse Forældre- og brugerråd

4 4

5 5 Forord Kære bestyrelsesmedlemmer samt forældre- og brugerrådsmedlemmer Velkommen til arbejdet i FU-bestyrelsen samt forældre- og brugerrådene. I forbindelse med ny struktur på fritids- og ungdomsskoleområdet indføres der også større medbestemmelse fra brugerne. Således inddrages forældrene i bestyrelserne i de unges fritids- og ungdomsskoletilbud. Som en del af den nye struktur hos Børn og Unge er FU-tilbudene blevet opdelt i 9 områder. For hvert af disse områder introduceres en overordnet bestyrelse for fritids- og ungdomsskolerne med fokus på de overordnede linjer i FU-tilbudene. Herudover oprettes forældre- og brugerråd i hver enhed i fritids- og ungdomsskoletilbuddene for at drøfte spørgsmål af mere lokal karakter. Formålet med at have en FU-bestyrelse for hvert område og forældre- og brugerråd i de enkelte afdelinger er at sikre, at forældre, brugere og organisationer har størst mulig indflydelse på hverdagen i deres nærområde. FUbestyrelsen skal hertil bidrage med, at der er et godt samarbejde mellem forældre, de unge, medarbejdere, organisationer, ledelse mm. på tværs af alle afdelinger i FU-tilbuddet. Denne pjece er en vejledning til arbejdet i FU-bestyrelserne og forældre- og brugerrådene. Den henvender sig både til jer som bestyrelsesmedlemmer og forældre- og brugerrådsmedlemmer, samt til medarbejdere og ledelse i FU-tilbuddene. I pjecen gennemgås bl.a. FU-bestyrelsens og forældre- og brugerrådenes kompetencer, hvordan arbejdet kan tilrettelægges samt valgprocedurerne. De enkelte afsnit kan læses uafhængigt af hinanden, og pjecen kan derfor også bruges til at slå op i ved tilfælde af spørgsmål i forbindelse med bestyrelsesarbejdet. Jeg håber, pjecen giver en god start til et konstruktivt samarbejde i bestyrelser samt forældre- og brugerråd i FUtilbuddene, så I som medlemmer får indflydelse på både de overordnede linjer for FU-tilbuddet og de nære ting i den enkelte afdeling. God fornøjelse med arbejdet. Louise Gade Rådmand

6 6 Kapitel 1. Rammer for Fritids- og ungdomsskolebestyrelser og forældreog brugerråd Lov om ungdomsskoler Det fremgår af lov om ungdomsskoler, at der ved hver ungdomsskole skal oprettes en bestyrelse med 7-11 medlemmer. Det fremgår desuden, at Kommunalbestyrelsen, organisationer med særlig interesse for ungdomsskolearbejdet samt brugere skal være repræsenteret i bestyrelsen. I Århus Kommune har vi fået dispensation fra lovgivningen, og der skal således ikke være en repræsentant for Kommunalbestyrelsen i FUbestyrelsen. I lov om ungdomsskoler bliver det endvidere fastlagt, hvilke kompetencer bestyrelsen som minimum skal have, og at byrådet skal fastsætte vedtægter for styrelsen af de kommunale ungdomsskoletilbud. Bestemmelser i ungdomsskoleloven om bestyrelser 7. Ved hver ungdomsskole oprettes en ungdomsskolebestyrelse bestående af 7-11 medlemmer. I kommuner med flere ungdomsskoler kan kommunalbestyrelsen beslutte, at der oprettes en ungdomsskolebestyrelse fælles for alle ungdomsskoler. I ungdomsskolebestyrelsen skal der være repræsentanter for 1) kommunalbestyrelsen, 2) organisationer med særlig interesse for ungdomsskolearbejdet, herunder arbejdsmarkedets parter, 3) medarbejderne ved ungdomsskolen, 4) eleverne ved ungdomsskolen. Stk. 2. Medlemstallet og den nærmere sammensætning af ungdomsskolebestyrelsen fastsættes af kommunalbestyrelsen, jf. 8, stk. 5. Repræsentanterne for kommunalbestyrelsen kan vælges inden eller uden for dens medlemmer. Kommunalbestyrelsen kan beslutte, at en tilforordnet deltager i ungdomsskolebestyrelsens møder uden stemmeret. Stk. 3. Kommunalbestyrelsen træffer bestemmelse om, i hvilket omfang elevrepræsentanterne skal have stemmeret. Stk. 4. Ungdomsskoleinspektøren er sekretær for ungdomsskolebestyrelsen og deltager i bestyrelsens møder uden stemmeret.

7 7 Stk. 5. Undervisningsministeren kan fastsætte regler om valg til ungdomsskolebestyrelsen, om dens nedsættelse og funktion. 8. Ungdomsskolebestyrelsen udarbejder inden for den af kommunalbestyrelsen fastsatte beløbsramme budget for ungdomsskolevirksomheden, henholdsvis den enkelte ungdomsskole, og fastlægger på baggrund heraf og af ordningen efter 4 ungdomsskolens indhold og omfang. Stk. 2. Ungdomsskolebestyrelsen afgiver indstilling til kommunalbestyrelsen om ansættelse og afskedigelse af ungdomsskoleinspektører, pædagogisk medhjælp, lærere og andre pædagogiske medarbejdere. Ungdomsskolebestyrelsen ansætter og afskediger timelønnede lærere og andre timelønnede pædagogiske medarbejdere. Stk. 3. Ungdomsskolebestyrelsen kan afgive udtalelse og stille forslag til kommunalbestyrelsen om alle spørgsmål, der vedrører den pågældende ungdomsskole. Ungdomsskolebestyrelsen skal afgive udtalelse om alle spørgsmål, som kommunalbestyrelsen forelægger den. Stk. 4. Kommunalbestyrelsen udarbejder en vedtægt, der fastsætter de nærmere regler om ungdomsskolebestyrelsernes opgaver. Vedtægten skal tillige angive bestyrelsernes sammensætning, jf. 7, stk. 1 og Ved hver ungdomsskole har eleverne ret til at danne et elevråd. Elevrådet udpeger repræsentanter for eleverne til ungdomsskolebestyrelsen og til udvalg m.v., som ungdomsskolen har nedsat til at behandle spørgsmål af betydning for eleverne i almindelighed. Dette gælder dog ikke udvalg m.v., hvor elevernes deltagelse ville stride mod anden lovgivning. Undervisningsministeren fastsætter nærmere regler om valg til elevråd, om elevrådenes virksomhed og om kommunens forpligtelse over for elevrådene.

8 8 Styrelsesvedtægten I forlængelse af at der er blevet indført en ny ledelsesstruktur for FU-området i Århus Kommune, vedtog Århus Byråd i 2007 en vedtægt for styrelse af de kommunale FU-tilbud. Styrelsesvedtægten fastlægger rammerne for FU-bestyrelsernes samt forældre- og brugerrådenes arbejde - herunder bestyrelsens og rådenes sammensætning, opgaver og kompetencer, afholdelse af møder i bestyrelse og råd samt valg af medlemmer til bestyrelsen og rådene. Styrelsesvedtægten findes i bilag 1. Styrelsesvedtægten er gældende for alle kommunale FU-tilbud i Århus Kommune. Vedtægten for styrelse af de kommunale FU-tilbud i Århus Kommune blev vedtaget den 27. juni 2007 og trådte i kraft den 1. oktober Vedtægten kan kun ændres af Århus Byråd. Inden vedtægten ændres, skal der indhentes udtalelse fra alle FU-bestyrelser, der er omfattet af vedtægten.

9 9 Kapitel 2. Fritids- og ungdomsskolebestyrelser og forældre- og brugerråd For hvert af de 9 kommunale FU-tilbud skal der oprettes en FU-bestyrelse. I alle FU-tilbudets enheder såvel klubber, afdelinger som pædagogisk ledede legepladser skal der oprettes et forældre- og brugerråd. En enhed er defineret ved at have sin egen leder. Formål Formålet med at oprette en FU-bestyrelse er at sikre forældre, brugere, medarbejdere og organisationer med særlig interesse for FU-arbejdet indflydelse på områdets samlede FU-tilbud. FU-bestyrelsen skal endvidere bidrage til, at der opnås det bedst mulige samarbejde mellem forældre, brugere, medarbejdere og ledelse på tværs af alle enheder i det enkelte FU-tilbud. Det enkelte medlem af bestyrelsen repræsenterer helheden i det samlede tilbud. Bestyrelsesmedlemmerne varetager dermed interesserne for alle de børn og unge, som benytter FU-tilbuddet, og ikke kun interesserne for de børn og unge som er tilknyttet den enhed, som har valgt bestyrelsesmedlemmet. Formålet med at oprette forældre- og brugerråd i de enkelte enheder er at sikre forældre og brugere indflydelse på hverdagen i den enkelte enhed. Forældreog brugerrådet vil derudover være sparringspartner for bestyrelsen. Sammensætning For at sikre sammenhæng mellem FU-bestyrelsen, forældre- og brugerrådenes samt elevrådenes arbejde, vælges bestyrelsens forældre og brugerrepræsentanter fra forældre- og brugerrådene samt ungdomsskolens elevråd. Fritids- og ungdomsskolebestyrelserne består af følgende 9 medlemmer: 3 forældrerepræsentanter valgt blandt forældrerepræsentanterne i forældre- og brugerråd 1 brugerrepræsentant valgt fra forældre- og brugerrådet 1 elevrepræsentant valgt fra elevrådet 2 repræsentanter valgt af organisationer med særlig interesse for FU-området 2 medarbejder repræsentanter valgt fra fritids- og ungdomsskoletilbudet Samtlige medlemmer har stemmeret. Bruger/elevrepræsentanter må dog ikke deltage i afstemning om eller overvære den del af møderne, der angår sager vedrørende enkelte brugere, elever, lærere eller ledere. FU-lederen deltager i bestyrelsens møder uden stemmeret. FU-lederen er tillige sekretær for bestyrelsen og sørger for den fornødne sekretariatsbistand. Det er FU-lederens ansvar at sikre, at hele tilbuddet repræsenteres så bredt som muligt i forhold til brugernes alder, medarbejdernes og forældrenes tilhørsforhold, geografisk placering samt type af tilbud. Ved valg af medarbejderrepræsentanter, bruger- og elevrepræsentanter og forældrerepræsentanter bør det derfor tilstræbes, at repræsentanterne så vidt muligt kommer fra forskellige enheder i FU-tilbudet. Opstår der usikkerhed om, hvordan bestyrelsen skal sammensættes i det enkelte FU-område, afklarer FU-lederen dette i samarbejde med Børn og Unges forvaltning. Forældre- og brugerrådet består af tre forældrerepræsentanter, tre brugerrepræsentanter samt en medarbejderrepræsentant, medmindre medarbejderne ikke ønsker at være repræsenteret. Enhedens leder deltager i forældre- og brugerrådets møder uden stemmeret. Afdelingens leder er tillige sekretær for forældrerådet og sørger for den fornødne sekretariatsbistand.

10 10 Samtlige medlemmer af forældre- og brugerrådet har stemmeret. Brugerne må dog ikke deltage i afstemning om eller overvære den del af møderne, der angår sager vedrørende enkelte brugere, ansatte eller ledere. Det kan for eksempel være personfølsomme sager, hvor rådet drøfter forhold omkring en ansat eller en bruger.

11 11 Kapitel 3. Forholdet mellem byrådet, fritids- og ungdomsskolebestyrelsen og fritids- og ungdomsskolelederen Styrelsen af de kommunale FU-tilbud er delt mellem tre instanser, nemlig byrådet, FU-bestyrelsen og FUlederen. Forældre- og brugerrådene i afdelingerne har ingen formelle kompetencer. Den overordnede kompetencefordeling mellem byrådet, FU-bestyrelsen og FU-lederen er fastlagt i styrelsesvedtægten. Kompetencefordelingen kan illustreres således: Byråd Overordnet ansvar Fastsætter mål og rammer Fastsætter den økonomiske ramme Fastsætter forældrebetalingen Fører tilsyn FU-bestyrelsen Tegner de overordnede linier og principper for tilbudet Godkender budget Afgiver indstilling om ansættelse og afskedigelse af personale FU-leder Daglig drift af det samlede tilbud Udarbejder budget Ansætter og afskediger personale Ledelsesmæssige ansvar Sikre sammenhæng i tilbudet

12 12 Byrådet har det overordnede ansvar for kommunens FU-tilbud og skal fastsætte mål og rammer for FU-tilbudene, herunder budgettet, se styrelsesvedtægtens 2. FU-bestyrelsen skal udøve sit arbejde inden for disse mål og rammer. I styrelsesvedtægtens 3 fremgår målbeskrivelsen for FU-tilbudene i Århus Kommune. Inden for denne overordnede målbeskrivelse fastlægger FU-bestyrelsen målsætningen for det enkelte FU-område, jf. styrelsesvedtægtens 6. Det er byrådet, der træffer beslutning om oprettelse og nedlæggelse af FU-tilbud, aldersgrupper i tilbudet, forældrebetalingen mv. Det er byrådet, som tildeler budget til personale, vikarer, øvrig drift samt indvendig og udvendig vedligeholdelse. Det er en endvidere byrådet, der træffer beslutning om ansættelse af FU-lederen og afskedigelse af månedslønnede medarbejdere. Byrådet skal fastsætte retningslinjer for, hvordan FU-tilbudet skal medvirke til udmøntningen af kommunens sammenhængende børne- og ungdomspolitik. Endelig har Byrådet pligt til at føre tilsyn med FU-tilbuddene. På mange områder har byrådet delegeret kompetencen til Magistratsafdelingen for Børn og Unge eller FU-lederen Forvaltningsloven fastsætter visse begrænsninger i byrådets muligheder for at delegere kompetence til FUbestyrelserne. Byrådet kan således ikke delegere følgende kompetencer/opgaver til FU-bestyrelserne: Tilsynsforpligtigelsen Fastsættelse af forældrebetaling og tildeling af kontingentnedsættelse Kompetencen til at ansætte og afskedige fast personale Arbejdsgiverkompetencen Kompetencer der følger af bevillings- og arbejdsgiverkompetencen Fritids- og ungdomsskolelederen har den administrative og pædagogiske ledelse af FU-tilbuddet samt arbejdsgiveransvaret for FU-tilbuddets arbejde. FU-lederen er ansvarlig over for byrådet, som har delegeret sin kompetence til Børn og Unge, hvorved FU-lederen referer til en områdechef i Børn og Unge. FU-lederen er dermed ansvarlig for FU-tilbuddets daglige drift, dvs. alle konkrete beslutninger vedrørende det pædagogiske arbejde, personaleforhold, arbejdsmiljø, arbejdstilrettelæggelse, økonomiske dispositioner, sundhed, hygiejne osv. Det endelige ansvar for FU-tilbuddets drift ligger til enhver tid hos FU-lederen. FU-lederen er Børn og unges repræsentant som arbejdsgiver og personaleleder i FU-tilbuddet. Arbejdsgiverkompetencen omfatter blandt andet ansættelse af medarbejdere, vikarindtag, arbejdstilrettelæggelse, personalepolitik, afholdelse af medarbejdersamtaler og kompetenceudvikling. Det er FU-lederens ansvar at udmønte FU-bestyrelsens beslutninger i praksis. FU-lederen er ansvarlig for, at beslutninger om tilbuddets daglige drift ligger indenfor rammerne af lovgivningen, byrådets beslutninger, administrative bestemmelser, overenskomster og de af bestyrelsen fastsatte principper. Hvis FU-bestyrelsen træffer en beslutning, som efter FU-lederens opfattelse er i strid med ovenstående, skal FU-lederen klargøre dette for bestyrelsen. Hvis bestyrelsen ikke er enig med FU-lederen, skal enten bestyrelsen eller FU-lederen rejse spørgsmålet over for Børn og Unge. FU-lederen er ikke en del af bestyrelsen og har ingen stemmeret og ingen instruktionsbeføjelser i forhold til

13 13 bestyrelsen. FU-lederen er tilforordnet bestyrelsen og varetager en sekretariatsfunktion i forhold til denne. Det vil sige, at det er FU-lederens ansvar at forberede sager og forelægge spørgsmål for bestyrelsen, herunder at sikre, at bestyrelsen har et ordentligt beslutningsgrundlag, samt at bestyrelsen ikke træffer beslutninger, som ikke kan føres ud i praksis. FU-lederen skal, i samarbejde med bestyrelsesformanden, medvirke til, at der udsendes mødeindkaldelse og dagsorden, samt at der tages referat af bestyrelsesmøderne. FU-lederen skal medvirke til, at alle bestyrelsens beslutninger er skriftlige, og at de samles systematisk. Endelig er FU-lederen tildelt en mæglerrolle i bestyrelsesarbejdet. Det betyder, at FU-lederen ved uenighed skal forsøge at mediere og fremlægge løsningsforslag, der tilgodeser alle parter. Det betyder imidlertid ikke, at FU-lederen skal skjule sin egen holdning. Fritids- og ungdomsskolebestyrelsens kompetencer er beskrevet i næste afsnit.

14 14 Kapitel 4. Fritids- og ungdomsskolebestyrelsen og forældrerådenes kompetencer og opgaver Af styrelsesvedtægten 6 fremgår det, at FU-bestyrelsens kompetencer, inden for de af byrådet og Magistratsafdelingen for Børn og Unge fastsatte mål og rammer, er at: Godkende budget Fastlægge indhold og omfang Sikre at der fremsættes/fremsendes tilbud til de unge om deltagelse i fritids- og ungdomsskolevirksomhed Indstille til B&U om ansættelse og afskedigelse af FU-leder, ledere af afdelinger, pædagogisk medhjælp, lærere og andre medarbejdere (fastansatte) Ansættelse og afskedigelse af timelønnede lærere og andre timelønnede pædagogiske medarbejdere (ikke fastansatte) Af styrelsesvedtægtens 7 fremgår det, at forældre- og brugerrådet ingen formelle kompetencer har i forhold til afdelingens aktiviteter, men at forældrerådets opgaver blandt andet kan være følgende: At være sparringspart for FU-bestyrelsen At drøfte principielle problemstillinger vedrørende enheden At indgå i et samarbejde med personalet i enheden om emner fra dagligdagen og i forbindelse med møder og arrangementer Forældre- og brugerrådet kan endvidere udarbejde oplæg til FU-bestyrelsen, ex idéer til fælles aktiviteter og fælles problemstillinger for FU-tilbuddet. Forældre- og brugerrådene kan have mere praktisk betonede opgaver i forbindelse med planlægning af arrangementer i afdelingen. Delegation At delegere betyder, at den myndighed, der har kompetencen (dvs. retten til at beslutte) på et bestemt område, kan videregive denne kompetence til andre. Delegation kan kun besluttes, såfremt der er flertal for det i bestyrelsen og beslutningn skal fremgå af et referat fra et bestyrelsesmøde. En ny bestyrelse skal på det førstkommende ordinære bestyrelsesmøde tage stilling til, om de ønsker at fastholde delegationen. Delegation må ikke forveksles med brugen af arbejdsgrupper, der for eksempel laver oplæg til beslutninger i bestyrelsen eller tilrettelægger et arrangement. Bestyrelsen kan delegere kompetencen til at ansætte og afskedige timelønnede lærere og timelønnede pædagogiske medarbejdere (ikke fastansatte) til FU-lederen. Beslutningen om delegation drøftes på et konstituerende møde i bestyrelsen. Godkende budget Inden for den af Byrådet fastsatte beløbsramme udarbejder bestyrelsen et budget. Udarbejdelse af budget sker ofte på foranledning af et udspil fra fu-lederen. FU-lederen fremlægger sine forslag og ønsker til udformningen af budget. Herefter drøftes de stillede ønsker og forslag i bestyrelsen Bestyrelsen fremlægger eventuelt også nogle ønsker og forslag. På baggrund af drøftelserne mellem bestyrelsen og fu-lederen udarbejdes det endelige budget, som godkendes af bestyrelsen Det er bestyrelsen som har den endelige kompetence til at godkende budgettet. Hvis FU-lederen mener, at bestyrelsen ikke overholder de rammer som er fastsat af Byrådet, er FU-lederen forpligtet til at gøre bestyrelsen opmærksom på dette. Hvis der ikke kan opnås enighed, har både bestyrelsen og FU-leder mulighed for at rette henvendelse til Børn og Unge.

15 15 Århus Kommune anvender lønsumsstyring i forhold til FU-tilbuddene. Det vil sige, at hvert område modtager et budget til alle områdets aktiviteter, og at det enkelte FU-område selv prioriterer, hvordan det samlede budget anvendes - herunder hvor stor en del af budgettet som fx skal anvendes til løn, inventar, udflugter, aktiviteter mv. FU-områderne bestemmer dermed i høj grad selv, hvordan budgetrammen skal udmøntes. FU-områderne kan overføre overskud eller underskud mellem de enkelte budgetår, dog maksimalt +/- 5 procent af årsbudgettet (akkumuleret +/- 10 procent). Bestyrelsen fastlægger principper for anvendelsen af FU-områdets samlede budgetramme. Det vil sige, at bestyrelsen skal fastsætte principper for anvendelse af budget til løn, vikar, aktiviteter, undervisning, bygningsvedligeholdelse mv. inden for de mål og rammer, som er fastsat af Byrådet og Børn og Unge. Når bestyrelsen fastsætter principper og rammer for anvendelsen af FUområdets budgetramme, må de ikke fastsætte principper, hvor tilbuddet ikke kan leve op til mål og rammer fastsat af Byrådet og Børn og Unge, fx skal FU-tilbuddet overholde FU-planen. Bestyrelsen kan fastsætte principper, som betyder, at der sker overførsel mellem fx løn og drift samt overførsel af overskud eller underskud til næste budgetår. Bestyrelsen fastlægger også de overordnede principper for anvendelsen af supplerende indtægter, som frivillige bidrag fra forældre til konkrete aktiviteter eller bidrag fra sponsorer. Bestyrelsen kan dog ikke iværksætte indtægtsgivende aktiviteter, der forudsætter brugernes medvirken, uden forældrenes samtykke, og der kan ikke opkræves supplerende forældrebetaling til den løbende drift. FU-bestyrelsen skal påse, at FU-tilbuddets budget udmøntes i forhold til de fastsatte principper. Det er derfor FU-lederens ansvar løbende at informere bestyrelsen om FU-områdets økonomiske situation. Dette skal som minimum ske via en kvartalsvis præsentation af status, som indeholder informationer om driftsudgifter i forhold til det budgetterede. Disse informationer kan medføre, at bestyrelsen beslutter at justere den overordnede prioritering eller principperne for anvendelsen af budgetrammen. Et eksempel på denne situation kunne være, at FU-området har brugt væsentligt færre penge end budgetteret i årets første halv år, og det ser ud til, at området vil få et overskud på mere end 5 procent. Bestyrelsen vil i sådan et tilfælde kunne vedtage nye principper for prioriteringen af budgettet, hvor der vil være et større forbrug til fx vikarer eller aktiviteter. Det er således en vigtig opgave for bestyrelsen at foretage opfølgning og kontrol med budgettet. Børn og Unge sender FU-områdets regnskab til FU-lederen efter regnskabsårets afslutning. FU-lederen har pligt til at forelægge regnskabet for bestyrelsen, som herefter skal påtegne FU-områdets regnskab i forhold til de fastsatte principper. Det vil sige, at bestyrelsen skal vurdere, om regnskabet afspejler bestyrelsens beslutninger. Medlemmer af bestyrelsen bærer ikke noget økonomisk ansvar eller erstatningsansvar for FU-områdets regnskab. Det er FU-lederens opgave og ansvar at sikre, at bestyrelsens beslutninger ikke er i strid med lovgivningen, gældende byrådsbeslutninger, overenskomster m.v. Fastlæggelse af indhold og omfang På grundlag af det godkendte budget samt den af Byrådet vedtagne FU-plan fastlægger bestyrelsen indhold og omfang af områdets samlede FU-tilbud. Bestyrelsen har bred kompetence til, at beslutte det konkrete indhold og omfang af FU-tilbuddet. Typisk vil denne kompetence blive udmøntet ved, at bestyrelsen

16 16 i samråd med FU-lederen fastsætter nogle generelle principper for det samlede tilbud, hvorefter FU-lederen udfører den daglige drift i henhold til bestyrelsens principper og målsætninger. Det er vigtigt, at bestyrelsen og FU-lederen er i dialog om sammenhængen mellem værdier, principper og mål. Den åbne dialog, hvor bestyrelsen kan forholde sig spørgende til det konkrete arbejde i de enkelte tilbud, er en forudsætning for en konstruktiv proces omkring fastsættelse af principper for det samlede FU-tilbud. Fastsættelse af et princip Et princip kan defineres som en ramme, der giver mulighed for flere forskellige handlinger. Et princip indeholder således ikke konkrete handlingsanvisninger. Man kan sige, at et princip fastsætter hvad (retningen), mens de konkrete handlingsanvisninger fastsætte hvordan (metoden). Når FU-bestyrelsen fastsætter principper, skal de være i overensstemmelse med de mål og rammer, som er fastsat af byrådet og Børn og Unge. FU-lederen skal orientere bestyrelsen om, hvordan principperne bliver udmøntet i FU-tilbuddet. Det er ikke hensigten, at bestyrelsen skal nå omkring alle områder hvert år. FU-området har som regel i forvejen nogle principper, praksisser og traditioner, der kan fortsætte, indtil andet er fastlagt. Idet et princip er en ramme, som giver muligheder for forskellige handlinger, kan det variere meget, hvor abstrakt et princip er. I det følgende angives en række områder, som FU-bestyrelsen kan fastlægge principper for. I forhold til aktiviteter og pædagogiske metoder kan bestyrelsen eksempelvis beslutte følgende principper: FU-tilbuddet skal tilbyde brugerne udendørs aktiviteter, som fremmer lysten til motion og idræt Der skal lægges vægt på at udvikle brugernes kreative sider, fx gennem sang, dans og musik Personalet skal så vidt muligt og under hensyn til brugernes alder inddrage dem i planlægningen Endvidere kan bestyrelsen fastlægge principper for, hvordan der skal samarbejdes med andre FU-områder og foreninger i lokalområdet. Spørgsmål, som bestyrelsen i den forbindelse kan drøfte, er blandt andet, om der i fællesskab med andre aktører i lokalområdet kan skabes bedre rammer og aktiviteter for brugerne. I den forbindelse skal bestyrelsen også fastlægge principper for, hvordan FU-tilbuddets lokaler kan anvendes uden for åbningstiden, fx kan bestyrelsen have et princip om, at FU-tilbuddets lokaler kan lånes eller lejes ud til private arrangementer i medarbejder- eller forældregruppen. Bestyrelsen kan også fastsætte principper for personalets sammensætning. Et sådan princip kan bero på overvejelser om, hvilke kompetencer bestyrelsen ønsker blandt personalet. Fx kan bestyrelsen have et ønske om, at personalet skal kunne fremme pædagogiske principper, aktiviteter eller sport. Bestyrelsen kan også have et ønske om, at der skal være så mange personaletimer som muligt, hvilket typisk vil betyde, at der skal ansættes en større andel af ufaglært personale. Grænser mellem FU-bestyrelsens og FU-lederens kompetencer I FU-bestyrelsens daglige arbejde kan det være vanskeligt at afgøre, hvornår der er tale om omfang og indhold, og hvornår der er tale om beslutninger, som ligger inden for FU-lederens kompetenceområde. Tvivlen kan opstå, fordi nogle principper kan være forbundet med stærkt begrænsende handlemuligheder for FU-lederen. Dertil kommer, at bestyrelsen kan fastsætte principper, som FU-lederen ikke finder fagligt forsvarlige. Se eksemplerne i boksene nedenfor. Opstår der uenighed mellem bestyrelsen og FU-lederen er det vigtigt at holde sig for øje, at det er FU-bestyrelsen, som beslutter

17 17 hvad (retningen), mens det er FU-lederen som beslutter hvordan (metoden). Eksempel på princip med relativt få handlemuligheder for FU-lederen og forskellige interesser hos bestyrelsen og FU-lederen og medarbejderne: FU-bestyrelsen har fastsat et princip om, at FU-områdets budget udmøntes på en sådan måde, at der skal frigøres så mange personaletimer til de unge som muligt. Dette princip kan FU-lederen blandt andet efterleve på følgende måder: ved ledige stillinger ansættes der i højere grad uudannet personale frem for pædagogisk uddannet personale en større del af budgettet bruges på løn frem for øvrig drift, fx materialer til aktiviteter der findes andre løsninger for at få mere personale, fx praktikanter og militærnægtere FU-lederen kan være af den opfattelse, at pædagogisk uddannet personale er de bedste til det direkte arbejde med de unge, hvorved der er mulighed for en konflikt med bestyrelsen. I denne situation skal FUlederen imidlertid være imødekommende i forhold til at efterleve bestyrelsens principper og sikre, at princippet bliver udmøntet på en måde, som FU-lederen kan stå inde for fagligt, fx ved en større del af budgettet bliver brugt på løn frem for øvrigt drift. I situationer, hvor der er mulighed for konflikt mellem bestyrelsen og FU-lederen, skal FU-lederen være særlig opmærksom på at orientere bestyrelsen om, hvordan principperne bliver efterlevet i området.

18 18 Eksempel på princip med forskellige interesser hos FU-bestyrelsen og FU-ledere og medarbejderne: FU-bestyrelsen har fastsat et princip om, at fysisk aktivitet skal prioriteres højt i det pædagogiske arbejde. FU-lederen er i den situation, at ingen af medarbejderne har kvalifikationer eller interesse for fysisk aktivitet. Selvom princippet kan efterleves på en række måder, kan FU-lederen være i en situation, hvor det kan være vanskeligt at efterleve princippet i dagligdagen. I denne situation skal FU-lederen være imødekommende i forhold til at efterleve bestyrelsens princip, fx ved nyansættelse at rekruttere medarbejdere med interesse for fysisk aktivitet eller sende medarbejderne på kurser i forhold til fysisk aktivitet. Eksempler, hvor FU-bestyrelsen kommer ind over FU-lederens kompetenceområde i forhold til ovenstående eksempel om fysiske aktiviteter: Personalet fra Klub Ung skal på kursus i udendørs aktiviteter. (Bestyrelsen kan ikke beslutte, hvem der skal på hvilke kurser og hvornår) Hver uge skal der være fysiske aktiviteter på tværs af området. (Bestyrelsen kan ikke beslutte, at der skal være bestemte aktiviteter hver uge) Klub Ung får bevilliget kr. til en trampolin. (Bestyrelsen kan ikke beslutte, at der skal indkøbes en bestemt vare)

19 19 Sikre at der fremsættes/fremsendes tilbud til de unge om deltagelse i fritids- og ungdomsskolevirksomhed Bestyrelsen er ansvarlig for, at sikre at der fremsættes/ fremsendes tilbud til de unge om deltagelse i fritidsog ungdomsskolevirksomhed. Bestyrelsen kan på den baggrund beslutte, hvordan tilbuddet skal fremsættes/ fremsendes til de unge. Dette kan ex. være gennem lokale medier såsom aviser, skoleblade og ungdomsmagasiner. Det kan også være ved hjælp af opslag, orienteringsmøder eller Internettet. Bestyrelsen kan anmode FU-lederen om at udføre beslutningen. Afgive indstilling om ansættelse og afskedigelse af personale Ansættelse af fast personale FU-bestyrelsen har indstillingsret ved ansættelse af FUleder samt øvrigt fast personale. Bestyrelsens indstilling skal godkendes på et bestyrelsesmøde. FU-lederen ansættes af områdechefen efter indstilling fra et ansættelsesudvalg som typisk vil bestå af repræsentanter for FU-bestyrelsen, medarbejderne og Børn og Unge. Det er ikke et lovkrav, at FU-bestyrelsen skal være repræsenteret i ansættelsesudvalget, men det er hensigtsmæssigt, da det giver bestyrelsen det bedst mulige udgangspunkt for at indstille den kandidat, som bedst matcher bestyrelsens krav og ønsker. Hvis ikke bestyrelsen er repræsenteret i ansættelsesudvalget, har bestyrelsen krav på, at få alle de informationer, som skønnes at være nødvendige for, at bestyrelsen kan udarbejde en indstilling. De øvrige faste medarbejdere ansættes af fu-lederen Den kompetence, der i ungdomsskolelovens 6 er tillagt kommunalbestyrelsen til at ansætte og afskedige pædagogisk medhjælp (viceungdomsskoleinspektører, klubledere, afdelingsledere og PM ere), lærere og andre pædagogiske medarbejdere i alle tilfælde i forhold til faste ansættelsesforhold er i Århus Kommune delegeret til Børn og Unge og videre til fu-lederen. Dette er et element i decentraliseringsordningen. Det betyder, at fritids- og ungdomsskolebestyrelsens indstilling på dette felt, jf. 6 og 8, stk. 2 i lov om ungdomsskoler, bliver udøvet i forhold til fu-lederen, der i praksis derfor har ansættelses- og afskedigelseskompetencen. Delegationen bør selvfølgelig drøftes på det konstituerende møde og indskrives i forretningsordenen. Afskedigelse af fast personale FU-bestyrelsen skal ikke inddrages i afskedigelsessager, men vil altid af egen drift kunne tage spørgsmål om en afskedigelse op. FU-bestyrelsen har således ret til på eget initiativ at tage ethvert spørgsmål vedrørende FU-områdets virksomhed op til debat. Bestyrelsen kan bede om en redegørelse fra FU-lederen om et bestemt forhold eller en bestemt sag, som bestyrelsen ønsker at drøfte. Herefter kan bestyrelsen enten tage FU-lederens redegørelse til efterretning, eller den kan vælge at ændre principperne for FU-områdets arbejde på det pågældende område. Klager over forhold i FU-tilbuddet kan drøftes i bestyrelsen. Bestyrelsen kan, hvis den ønsker det, komme med en indstilling til klagen. Det er imidlertid ikke bestyrel-

20 20 sens opgave at tage konkrete beslutninger som følge af klagen. FU-lederen træffer beslutning i klagesager, men har pligt til at orientere bestyrelsen om, hvad han eller hun agter at foretage sig i sagen og hvorfor. Klager der inddrager enkeltpersoner (medarbejdere, forældre eller unge) er omfattet af reglerne om tavshedspligt (se afsnittet om tavshedspligt i kapitel 5). Sådanne sager skal behandles med overordentlig stor fortrolighed. Bestyrelsesmedlemmer må ikke skaffe sig fortrolige oplysninger, der ikke har betydning for varetagelsen af bestyrelsens opgaver, jf. forvaltningslovens 32. Ansætte og afskedige timelønnede lærere og andre timelønnede pædagogiske medarbejdere (ikke fastansatte) Ifølge 8, stk.2 i lov om ungdomsskoler og 6, i vedtægt for styrelse af fritids- og ungdomsskoletilbud i Århus Kommune, ansætter og afskediger bestyrelsen timelønnede lærere og andre timelønnede pædagogiske medarbejdere. Her er tale om medarbejdere med et gennemsnitligt ugentlig timetal på under 8 timer. Af praktiske årsager begrundet i meget sæsonrelaterede og korte ansættelsesforhold har der været tradition for at bestyrelsen har delegeret sin ansættelses- og afskedigelseskompetence på dette personaleområde til fu-lederen. Bestyrelsen bør derfor overveje at fortsætte denne praksis på det konstituerende møde En eventuel beslutning skal fremgå af forretningsordenen. FU-bestyrelsen ansætter og afskediger ikke fastansat personale.

21 21 Kapitel 5. Fritids- og ungdomsskolebestyrelsens arbejde og møder FU-bestyrelsen er et samarbejdsorgan, der skal bidrage til, at der opnås det bedst mulige samarbejde mellem forældre, brugere, medarbejdere, organisationer og ledelse på tværs af alle enheder i FU-området. Forældreog brugerrådene skal bidrage til, at der opnås det bedst mulige samarbejde mellem forældre, brugere, medarbejdere og enhedens ledelse. Både bestyrelsen og rådene er således vigtige bindeled mellem FU-tilbuddet forældre, brugere, medarbejdere, organisationer og ledelse. Både bestyrelsen og rådene har pligt til at informere om deres arbejde og beslutninger. Det er i høj grad op til FU-bestyrelsen og forældre- og brugerrådene selv at tilrettelægge arbejdet og arbejdsformen. Bestemmelserne i styrelsesvedtægten og reglerne i forvaltningsloven skal imidlertid overholdes. De vigtigste af disse regler er beskrevet nedenfor. Habilitet FU-bestyrelsen og forældre- og brugerrådene er underlagt forvaltningslovens regler om inhabilitet i 3-6. Habilitetsreglerne skal sikre, at en person, der har en direkte og individuel personlig interesse i en sag, ikke medvirker ved behandlingen af den pågældende sag, fordi der dermed er risiko for, at vedkommendes personlige interesse påvirker beslutningen. Et bestyrelseseller forældre- og brugerrådsmedlem, der betragtes som inhabil i forhold til en bestemt sag, må således ikke medvirke ved behandlingen af den pågældende sag eller deltage i afgørelsen. Man betragtes som inhabil, hvis man har en særlig personlig eller økonomisk interesse i sagens udfald. Det samme gælder, hvis man har nærtstående familie (fx en ægtefælle, svoger eller niece), der har en sådan interesse. Hvis man er i tvivl om, hvorvidt man er inhabil i forhold til en bestemt sag, bør man som bestyrelsesmedlem gøre FU-lederen eller bestyrelsesformanden opmærksom på problemstillingen, mens man som forældre- eller brugerrådsmedlem bør gøre lederen af den enkelte enhed eller forældre- og brugerrådsformanden opmærksom på problemstillingen. Hvorvidt der er tale om inhabilitet afgøres af FU-lederen eller enhedens leder efter en drøftelse i bestyrelsen eller forældre- og brugerrådet. Børn og Unge kan inddrages i tvivlstilfælde. Hvis man er uenig i en beslutning angående inhabilitet, kan afgørelsen forelægges Børn og Unge. FU-bestyrelsens eller forældre- og brugerrådets beslutning kan blive erklæret ugyldig, hvis en inhabil person har medvirket ved behandlingen. De to mest oplagte eksempler på inhabilitet er formentlig: Hvis et bestyrelsesmedlem eller et medlem af dennes familie er ansøger til en stilling i fritids- og ungdomsskoletilbudet, er vedkommende inhabil i ansættelsessagen Hvis en klage vedrører et bestyrelses- eller forældre- og brugerrådsmedlem eller et medlem af dennes familie, er vedkommende inhabil i behandling af sagen Tavshedspligt Medlemmer af fritids- og ungdomsskolebestyrelsen og forældre- og brugerrådene er underlagt reglerne om tavshedspligt i forvaltningsloven ( 27-32) og straffeloven ( 152). Det betyder, at alle oplysninger der kan betegnes som private eller fortrolige er belagt med tavshedspligt. Det kan være oplysninger om fx enkelte familiers økonomiske forhold, forhold i hjemmet, oplysninger om medarbejderes personlige forhold eller lignende. Der må kun fremlægges fortrolige oplysninger på et bestyrelses- eller forældre- og brugerrådsmøde, hvis oplysningerne er relevante for behandlingen af det pågældende emne. Oplysningerne skal i så fald behandles under et lukket punkt på dagsordenen.

22 22 Alle valgte medlemmer af FU-bestyrelsen og forældrerådene skal underskrive en særlig tavshedserklæring fra Børn og Unge, som ligger på Børn og Unges intranet. Henholdsvis FU-lederen og lederne af de enkelte enheder er ansvarlige for, at de valgte medlemmer af bestyrelsen og rådene underskriver en tavshedserklæring. Brud på tavshedspligten er strafbart. Bemærk, at tavshedspligten også gælder efter, at man er udtrådt af bestyrelsen eller rådet. Forretningsorden Som supplement til styrelsesvedtægten vil det være hensigtsmæssigt at udarbejde en forretningsorden for henholdsvis FU-bestyrelsens og forældre- og brugerrådenes arbejde. Forretningsordenen skal medvirke til at skabe klarhed over, hvordan bestyrelsen og rådene skal forholde sig i udøvelsen af sit/deres arbejde. Den kan for eksempel klargøre, hvem der indkalder til møder, afstemningsprocedurer, hvordan referatet udformes, hvornår suppleanter indkaldes, hvornår de har stemmeret osv. I bilag 2 er der vist et vejledende eksempel på en forretningsorden til både en bestyrelse og et forældre- og brugerråd. Eksemplet skal blot give idéer til, hvad forretningsordenen kan indeholde. Det er helt op til bestyrelsen og rådene, hvordan forretningsordenen skal udformes. Mødeindkaldelse og dagsorden Formanden for bestyrelsen eller FU-lederen indkalder til bestyrelsesmøde med minimum 14 dages varsel. Det kan være en god idé, at bestyrelsen på sit første møde efter bestyrelsesvalget (det konstituerende møde) fastlægger en mødekalender for det kommende år, så alle bestyrelsesmedlemmer har mulighed for at planlægge deres tid. Et flertal af bestyrelsens medlemmer kan foranledige, at bestyrelsesformanden indkalder til et bestyrelsesmøde. Sammen med mødeindkaldelsen udsendes en dagsorden for mødet. Formanden udarbejder dagsordenen i samarbejde med FU-lederen. De punkter, som skal behandles på mødet, skal fremgå af dagsordenen. Alle bestyrelsesmedlemmer kan kræve at få et bestemt spørgsmål optaget på dagsordenen. Sidst på mødet kan der være afsat tid til at tage eventuelle andre sager op, men bestyrelsen kan kun træffe afgørelse i sager, der behandles under dagsordenpunktet eventuelt, hvis alle medlemmer er til stede ved mødet og enstemmigt vedtager det. Alle medlemmer af bestyrelsen skal have mulighed for på forhånd at sætte sig ind i de sager, der skal behandles på mødet, og medarbejderrepræsentanterne skal have lejlighed til at drøfte dagsordenpunkterne med personalet forud for bestyrelsesmødet. Det er derfor vigtigt, at det tydeligt fremgår af dagsordenen, hvad der skal drøftes under hvert dagsordenpunkt, og om der er tale om en orientering, diskussion eller et beslutningspunkt. Hvis der er bilag, der belyser sagen, bør disse sendes ud sammen med dagsordenen. Formanden for forældre- og brugerrådet indkalder til møderne i forældre- og brugerrådet og udarbejder dagsordenen, hvilket naturligt kan foregå i samarbejde med lederen af den pågældende enhed. Mødeindkaldelse og fastsættelse af dagsorden kan med fordel foregå på samme måde som ved bestyrelsen. Når bestyrelsen har fastlagt en mødekalender, vil det være en god ide, at forældre- og brugerrådet også fastlægger en mødekalender, hvor forældre- og brugerrådsmøderne ligger forud for bestyrelsesmøderne. Herved får forældre- og brugerrådet mulighed for at drøfte dagsordenspunkterne inden bestyrelsesmøderne, og hvis forældre- og brugerrådet har et bestyrelsesmedlem vil han/hun være bekendt med forældre- og brugerrådets holdninger til dagsordenspunkterne.

23 23 Bestyrelsesmøder og forældre- og brugerrådsmøder Der afholdes bestyrelsesmøde så ofte, bestyrelsesformanden eller FU-lederen finder det nødvendigt. Der skal dog afholdes mindst fire møder om året. Bestyrelsen afgør, hvordan bestyrelsesmøderne skal foregå, men reglerne og retningslinjerne i styrelsesvedtægten og en eventuel forretningsorden skal naturligvis overholdes. Bestyrelsesmøderne er åbne. Oplysninger om tid og sted for bestyrelsesmøderne og dagsordenen skal derfor offentliggøres i FU-tilbuddet mindst 14 dage forud for mødet. Sager belagt med tavshedspligt skal behandles under lukkede punkter på dagsordenen, det vil sige, for lukkede døre. Tilhørere, der ikke er medlem af bestyrelsen, har ikke taleret, med mindre dette udtrykkeligt ønskes af bestyrelsen. Tilhørere har naturligvis heller ikke stemmeret. Bestyrelsen kan beslutte at invitere andre til at deltage i møderne, når der behandles spørgsmål af særlig interesse for dem. Bestyrelsesformanden er mødeleder. Det vil sige, at formanden sørger for, at dagsordenen og tidsplanen overholdes, at alle får ordet, at der opsummeres på de enkelte punkter etc. Det kan være en god idé med en opsummering efter hvert dagsordenpunkt. Det er ligeledes en god idé, at referenten ved mødets afslutning kort opsummerer mødet på baggrund af sine notater til referatet, så eventuelle uklarheder kan blive afklaret. FU-bestyrelsen skal sikre et solidt grundlag for sine beslutninger. Det er FU-lederens ansvar at stille relevante oplysninger om hverdagen i FU-området til rådighed for bestyrelsen. Det er især vigtigt, at FU-lederen følger op på, hvordan bestyrelsens beslutninger er blevet omsat til praksis. Bestyrelsen kan også selv bede om en redegørelse fra FU-lederen omkring et bestemt forhold. Overordnede pædagogiske målsætninger og principper bør behandles grundigt, før de vedtages. Drøftelserne ved den første behandling kan tage udgangspunkt i et oplæg fra FU-lederen. Bestyrelsen kan eventuelt vælge at nedsætte en arbejdsgruppe (se nedenfor), der skal arbejde videre med spørgsmålet. Inden det næste bestyrelsesmøde udarbejdes en indstilling (notat) med et egentligt beslutningsgrundlag. Medarbejderrepræsentanterne i bestyrelsen skal have mulighed for at drøfte beslutningsgrundlaget med personalet, inden en indstilling kan vedtages af bestyrelsen. Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, hvis over halvdelen af medlemmerne er til stede. Hvis der skal foretages en afstemning om et dagsordenspunkt, kræver en afgørelse et almindeligt flertal, det vil sige, at over halvdelen af de afgivne stemmer skal være for det pågældende forslag. Skulle der være stemmelighed, er formandens stemme udslagsgivende. Afstemningen skal afholdes skriftligt, hvis blot ét af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer ønsker det. Bestyrelsesmedlemmer, der er fraværende ved mødet, kan ikke stemme ved fuldmagt. Ved uenighed i bestyrelsen om en beslutning, der skal træffes, kan det være en god ide, at FU-lederen fremsætter et kompromisforslag, der tilgodeser alle parter, således at der kan opnås enighed i bestyrelsen om beslutningen frem for, at der afholdes afstemning. I forhold til forældre- og brugerrådenes møder er det fastlagt i styrelsesvedtægten, at der skal afholdes mindst 4 møder om året. Forældre- og brugerrådenes møder kan med fordel afvikles på samme måde som bestyrelsesmøderne. Hvis der skal træffes beslutninger i forældre- og brugerrådene, skal forældre- og brugerrådene have et solidt grundlag at træffe beslutningerne på, hvilket kan sikres på samme måde som i bestyrel-

24 24 sen. Forældre- og brugerrådene er kun beslutningsdygtige, hvis over halvdelen af medlemmerne er til stede. I tilfælde af afstemning afholdes den på sammen måde som i FU-bestyrelsen. Referat Der skal skrives et referat af hvert bestyrelsesmøde og forældre- og brugerrådsmøde, som skal offentliggøres for forældre, brugere og medarbejdere i FU-tilbuddet og på FU-tilbuddets hjemmeside. Fortrolige oplysninger må naturligvis ikke offentliggøres, jf. regler om tavshedspligt. Det kan være en god ide, at der laves aftaler om, at forældre- og brugerrådene sender referater af deres møder til bestyrelsen. Der kan enten skrives et egentligt referat, der kort informerer om de forskellige synspunkter, hvilke beslutninger, der er truffet, hvad der skal gøres af hvem etc. Eller der kan skrives en såkaldt beslutningsprotokol, der udelukkende gengiver de beslutninger, der er opnået enighed om. Retningslinjer for referatet kan fastlægges i forretningsordenen. Arbejdsgrupper Fritids- og ungdomsskolebestyrelsen og forældre- og brugerrådene kan nedsætte arbejdsgrupper. Det kan fx være i forbindelse med planlægningen af et konkret arrangement eller aktivitet, eller det kan være til at undersøge en given sag, som bestyrelsen efterfølgende skal træffe beslutning om, fx i forbindelse med arbejdet om pædagogiske principper eller udarbejdelse af høringssvar. Der er ingen faste retningslinjer i styrelsesvedtægten for arbejdsgruppers arbejde, så det er op til bestyrelsen og forældre- og brugerrådene selv at afgøre, hvordan arbejdet skal planlægges. En arbejdsgruppe kan bestå af medlemmer fra bestyrelsen og forældreog brugerrådene, men det kan også være en god idé at inddrage andre.

25 25 Kapitel 6. Valg til fritids- og ungdomsskolebestyrelse samt forældre- og brugerråd FU-bestyrelsen består som tidligere beskrevet af tre forældrerepræsentanter, to bruger/elev repræsentanter og to repræsentanter for organisationer med særlig interesse for FU-området samt to medarbejderrepræsentanter. Forældre- og brugerrådene består af tre forældrerepræsentanter, tre brugerrepræsentanter og en medarbejderrepræsentant, med mindre medarbejderne ikke ønsker at være repræsenteret. Valg til bestyrelsen Medlemmer af FU-bestyrelsen vælges for to år ad gangen, dog vælges forældre- og brugerrepræsentanterne hvert år. Bestyrelsesåret er fra 1. oktober til 30. september det efterfølgende år. Medarbejderrepræsentanter og repræsentanter for organisationer med særlig interesse for fritidsområdet vælges hvert andet år. Hvert år afholdes valg til forældre- og brugerråd (se afsnit om dette råd), så der kan holdes konstituerende møde i FU-bestyrelsen ved bestyrelsesårets start. FU-lederen er ansvarlig for at holde valg til bestyrelsen - herunder at sikre størst mulig repræsentation i bestyrelsen i forhold til brugernes alder, medarbejdernes tilhørsforhold, geografisk placering og type af enhed. Ved valg af medarbejderrepræsentanter, bruger-/elevrepræsentanter og forældrerepræsentanter bør det tilstræbes, at disse så vidt muligt kommer fra forskellige enheder i FU-tilbuddet. Repræsentanter for organisationerne: Hvert andet år vælges repræsentanter for organisationer med særlig interesse for fritids- og ungdomsskolearbejdet i lokalområdet, fx idrætsorganisationer, arbejdsmarkedets parter og fællesråd, af byrådet efter forslag fra de stedlige organisationer. Byrådets kompetence er i denne forbindelse delegeret til Rådmanden for Børn og Unge. Repræsentanter for organisationerne udvælges ved, at Børn og Unge annoncerer i pressen. Interesserede organisationer indsender forslag til repræsentanter til FUlederen i de områder, hvor de er interesserede i at være repræsenteret i FU-bestyrelsen. FU-lederen udarbejder en oversigt over, hvilke organisationer der har fremsendt forslag til repræsentanter, samt forslag til hvem der skal indstilles til at være repræsenteret i FUbestyrelsen i deres område. Indstilling af organisationsrepræsentanter sker med inddragelse af/i dialog med den afgående bestyrelse. Børn og Unge samler indstillingerne til en fælles indstilling til rådmanden. FU-lederne har til opgave at informere organisationer i deres område om muligheden for at komme med forslag om repræsentanter for organisationerne i FU-bestyrelsen. Medarbejderrepræsentanter: Hvert andet år vælges medarbejderrepræsentanter til bestyrelsen. Alle medarbejdere under FU-lederens kompetence er valgbare til bestyrelsen. Medarbejderrepræsentanterne vælges ved en fælles valghandling, som FU-lederen afholder. Alle medarbejdere kan stemme på alle kandidater. De 2 medarbejdere, der får flest og næstflest stemmer, er valgt. Ved stemmelighed foretages omvalg mellem de pågældende kandidater. Ved stemmelighed ved anden afstemning trækkes lod.

26 26 Med henblik på at sikre størst mulig repræsentation af enhederne i bestyrelsen vælges medarbejderrepræsentanter til bestyrelsen forud for valget af forældre og brugerrepræsentanter, således at man ved dette valg har mulighed for at tage hensyn til, hvilken enhed medarbejderne kommer fra. Forældre- og brugerrepræsentanter: Hvert år vælges forældre- og brugerrepræsentanter til bestyrelsen. Ungdomsskolens elevråd vælger en brugerrepræsentant til bestyrelsen, den anden brugerrepræsentant vælges blandt forældre- og brugerrådenes brugerrepræsentanter til bestyrelsen. På konstituerende møder i forældre- og brugerrådene udpeger hvert råd 1 forælder og 1 bruger som mulige kandidater til bestyrelsen. Ved FU-tilbud med færre end 6 enheder udpeger hvert råd 2 forældre som mulige kandidater for at sikre tilstrækkeligt antal kandidater til at kunne vælge både bestyrelsesmedlemmer og stedfortrædere. FU-lederen indkalder kandidaterne fra forældre- og brugerrådene til et møde. Blandt disse vælges forældreog brugerrepræsentanter til bestyrelsen (der vælges 3 forældrerepræsentanter og 1 brugerrepræsentant). Stedfortrædere og mulighed for genvalg For hvert medlem af FU-bestyrelsen udpeges en stedfortræder. Valget af disse sker i forbindelse med - og efter samme principper som - valget til bestyrelsen. Hvis en repræsentant for organisationerne udtræder af FU-bestyrelsen, og der ikke kan indhentes en stedfortræder, skal rådmanden udpege en ny repræsentant fra organisationerne. Hvis en medarbejderrepræsentant udtræder af FU-bestyrelsen, og der ikke kan indhentes en stedfortræder, skal der afholdes et ekstraordinært valgmøde for at besætte den ledige plads. FU-lederen indkalder til dette møde på samme måde som ved et ordinært valgmøde. Hvis en forældre- eller brugerrepræsentant udtræder af FU-bestyrelsen, og der ikke kan indhentes en stedfortræder, vælger forældre- og brugerrådene nye kandidater, som beskrevet ovenfor. FU-lederen indkalder herefter kandidaterne til et møde, og blandt disse vælges en ny repræsentant. Der er mulighed for genvalg af alle medlemmer af bestyrelsen. Valg til forældre- og brugerråd Inden den 1. oktober afholdes der hvert år valg til forældre- og brugerrådene og konstituerende forældre- og brugerrådsmøder i alle afdelinger, så der kan afholdes konstituerende møde i FU-bestyrelsen ved bestyrelsesårets start. Der er mulighed for genvalg af alle medlemmer af forældre- og brugerrådet. Valg af forældrerepræsentanter Tilbuddets leder indkalder til mødet med 14 dages varsel med angivelse af dagsordenspunkter. Lederen er ordstyrer til forældre- og brugerrådsvalg og forestår valghandlingen. Opstilling af forældrekandidater til forældre- og brugerrådet sker ved, at de fremmødte forældre kommer med forslag til kandidater. Hvis man ikke deltager i valgmødet, kan man opstille kandidater pr. fuldmagt. Valgmødets dirigent sikrer, at alle de opstillede kandidater er valgbare og ønsker at opnå valg til forældreog brugerrådet.