Bilag til rapporten:

Transkript

1 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilagssamling Afgangsprojekt på Københavns Universitet, Skov & Landskab. Teknisk Diplomuddannelse i parkvirksomhed TDP. Bilag til rapporten: Titel: Udlicitering af gartnerarbejde på kirkegårde. Brug af udlicitering som et bidrag til optimering og udvikling af driften på større kirkegårde. Bilag 1: Projektrapporter udarbejdet under parkdiplomuddannelsen. Jan Langmach Nielsen. Bilag 2: Betænkning 1491, side 22. Fælles udbud kalkning af kirker. Bilag 3: Eksempel på typisk årsplan for arbejder ved kirkegårdsdrift. Bilag 4: Eksempel på typisk bemandningsplan for kirkegårdsdrift. Bilag 5: Mailsvar fra kirkeministeriet, vedr. udliciteringer. Bilag 6: Mailsvar fra Foreningen Danske Kirkegårdsledere, vedr. udlicitering. Bilag 7: Mailsvar fra Danske Anlægsgartnere, vedr. udlicitering. Bilag 8: (2 sider): Notat fra samtale med Amalie Fenger. Frederiksberg Begravelsesvæsen. Bilag 9: Uddrag fra Teknisk Udvalgs beslutningsprotokol, Lyngby Taarbæk kommune. Bilag 10: Annoncering af udbud af kirkegårdsdrift Århus kommune. Bilag 11: (9 Sider) Case udlicitering af gartnerarbejde på Odense kommunale kirkegårde. Bilag 12: Organisationsplan. Intern udbudsarbejde i Odense kommune. år Bilag 13: Hovedtidsplan for udbud kirkegårdsdrift. Odense kommune. Bilag 14: Illustration af folkekirkens kerneopgaver og støttefunktioner. Bilag 15: Eksempler på andre barrierer/betænkeligheder ved udlicitering af kirkegårdsdrift. Bilag 16: SWOT-analyse. Odense kommunes mission, vision og strategi for udlicitering. Bilag 17: Interessentanalyse. Udlicitering af gartnerarbejde på kirkegårde. Odense. Bilag 18: (8 sider): Sektorspecifik vejledning i udbud af kirkegårdsdrift. Bilag 19: Eksempler på ulemper ved traditionel udlicitering og værktøjer hentet fra Partnering og Helpark til imødekommelse af ulemperne. Udarbejdet af: Jan Langmach Nielsen.

2 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 1 Projektrapporter udarbejdet af Jan Langmach Nielsen under Parkdiplomuddannelsen: Modul 1, år 2006: Optimering af kirkegårdsdriften ved Vejle Kirkegårde. Opgaven handler om styring af sammenhængen mellem ressourceanvendelse og arbejdsmængde/kvalitet, og lægger op til en optimering gennem implementering af et mere forretningsorienteret og professionelt ressourcestyringssystem. Modul 2, år 2007: Kirkegårdsdriftens organisation og ledelsesformer. Denne opgave omhandler effektiviseringer der kan opnås gennem ændringer i kirkegårdsdriftens organisation og ledelsesformer. Modul 3a, år 2007: Opbygning af et driftsstyringssystem til Vejle kirkegårde. Opgaven analyserer og redegør for hvordan driften kan optimeres gennem opbygning og brug af en mere professionel driftsstyring. Modul 4a, år 2006: Entreprenørens bidrag til optimering og effektivisering af et anlægsprojekt. Opgaven går i dybden med det arbejde der bør foretages hos en entreprenør i tilbudsfasen (fra modtagelse af udbudsmaterialet til afgivelse af pris) og belyser de forhold der i udførelsesfasen kan bidrage til et godt anlægsforløb. Afgangsprojekt 2009: Udlicitering af gartnerarbejde på kirkegårde. Rapporten fokusere på udlicitering som et relevant redskab til effektivisering af kirkegårdsdriften. Årsagerne til den lave udliciteringsgrad i kirkegårdssektoren analyseres, der gives forslag til udviklingstiltag der kan forberede sektoren til en fremtidig situation med konkurrenceudsættelse. Der anvises en handlingsplan for hvordan udlicitering kan gennemføres, uden at forringe det ønskede service- og kvalitetsniveau.

3 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 2 Betænkning Folkekirkens lokale økonomi, sammendraget side 22:

4 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 3

5 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 4

6 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 5 Mail af 7. august 2009: Til Jan Langmach Nielsen Kirkeministeriet kan oplyse, at der kun i yderst begrænset omfang finder udlicitering af opgaver sted ved de folkekirkeligt bestyrede kirkegårde. Der findes heller ingen opgørelser vedrørende udlicitering at henvise til for folkekirkens område. For folkekirkens kirkegårde er det almindelige incitament for udlicitering ikke stort, idet folkekirkens kirkegårde betaler moms, når kirkegårdene selv varetager opgaverne. Stat og kommuner har mulighed for at afløfte moms. Den mulighed har Folkekirken ikke. Derimod findes der flere eksempler på ordninger, hvorefter større kirkegårde helt eller delvis overtager driften af små kirkegårde samt ordninger hvorefter flere kirkegårde i fællesskab løser visse driftsopgaver. Ministeriet skal i øvrigt vedrørende folkekirkens område henvise til Foreningen af Danske Kirkegårdsledere: samt Forbundet af kirke- og Kirkegårdsansatte: der eventuelt kan være behjælpelig med hensyn til nærmere oplysninger om eventuelle udbudsforretninger. Ministeriet henleder for god ordens skyld opmærksomheden på følgende rapport om kirkegårdenes økonomi, der findes på ministeriets hjemmeside: Med venlig hilsen Jørgen Kroer Kirkeministeriet Frederiksholms Kanal 21 Postboks København K e-post km@km.dk tel

7 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 6 Mailsvar fra Foreningen af Danske Kirkegårdsledere, 7. August 2009: -----Oprindelig meddelelse----- Fra: Jan Langmach Nielsen [mailto:jalan@odense.dk] Sendt: 7. august :31 Til: Klaus@garnisonskirkegaard.dk Emne: Oplysninger om udliciteringer af kirkegårdsdrift i danmark, søges. Til Foreningen af danske kirkegårdsledere (FDK). Formand Klaus Frederiksen. Jeg er ansat ved Odense kommune som grøn udvikler og udbyder. Odense kommune har med virkning fra 1. januar i år, udliciteret driften af byens 5 kommunalt bestyrede kirkegårde. Jeg er igang med en Teknisk Diplomuddannelse i Parkvirksomhed, og arbejder pt. på et afgangsprojekt der skal handle om udlicitering af kirkegårdsdrift. I den forbindelse søger jeg oplysninger om omfanget og erfaringerne med udlicitering af kirkegårdsdrift i danmark. Kan FDK hjælpe mig med lidt oplysninger? Findes der en samlet opgørelse over udbud/udliciteringer af kirkegårdsdrift i danmark? [Klaus] nej det har FDK ikke Kan FDK eventuelt oplyse hvilke menighedsråd/kirkegårdsbestyrelser i danmark der har arbejdet med udbud af kirkegårdsdriften? [Klaus] Nej det har vi ikke registret Med venlig hilsen Jan Langmach Nielsen Skov- og landskabsingeniør Odense Kommune, By og kulturforvaltningen. Natur, Miljø og Trafik Park & Natur Slottet, Nørregade 36-38, Postboks Odense C Tlf. direkte eller mobil jalan@odense.dk Hjemmeside:

8 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 7 Mailsvar fra Danske Anlægsgartnere. 7. august Hej Jan Vi ligger ikke inde med en oversigt over udliciterede kirkegårde. Muligvis ved Susanne Guldager, Skov og Landskab noget mere, da hun for et par år siden var arrangør for et årsmøde for kirkegårdsledere hvor udlicitering var det gennemgående emne. Af konkrete eksempler han jeg huske Frederiksberg kirkegård, som for ca. 1½ år siden er overtaget af OK Grøn Anlæg. Ellers kan jeg ikke hjælpe dig. Med venlig hilsen Kim Tang Kim Tang Fagkonsulent, landskabsarkitekt mdl. Danske Anlægsgartnere tlf / kt@dag.dk

9 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 8 Side 1 af 2 Notater fra min telefonsamtale med Frederiksberg Begravelsesvæsen, Souschef Amalie Høegh- Guldberg Fenger, den 31/8-09: Arbejdet på kirkegårdene har været udført af medarbejdere fra Frederiksberg kommune, siden ruder konges tid. I årene lige før planerne om udbud har der formelt været en form for intern kontraktstyring, med den selvejende institution som bestiller og Frederiksberg kommunes entreprenørgård som udfører. I praksis har det fungeret som en selvforvaltende og udførende enhed. Driftsarbejdet er bare blevet udført og budgettet overholdt. For 2-3 år siden begyndte overvejelserne om udbud og på et tidspunkt vedtog Frederiksberg kommune politisk i byrådet at kirkegårdsdriften skulle udbydes. Det viste sig at arbejdet der ønskedes udbudt repræsenterede en værdi over grænsen for EU-udbud, derfor var det nødvendigt at udforme udbudet som et EU-udbud. I sommeren 2007 kom det frem at kommunens juridiske rådgiver havde fundet ud af at kommunen juridisk faktisk havde pligt til at udbyde arbejdet. Herefter var det fastslået at der skulle gennemføres et udbud. Beslutning blev at udbyde driften af Frederiksberg ældre kirkegård med virkning fra 1. januar Det daværende budget/forbrug til kirkegårdsdrift var ca. 12 millioner kr./år for alle 3 kirkegårde. Kommunen hyrede en konsulent til at lave udbudsmaterialet og et Advokatfirma til at varetage det juridiske ansvar for udbudet. Første fase af udbudsarbejdet var at tilvejebringe det nødvendige grundlag og data til udbudets kravspecifikationer: - en opmåling og registering af elementerne på af kirkegårdene. - En mængdeopgørelse - Arbejds-, ydelses- og kvalitetsbeskrivelser. Erfaringen blev at det var et meget stort og omfattende arbejde og at det var vanskeligt at finde det rette detaljeringsniveau. Det var en del diskussioner, det var en hektisk og frustrerende proces. Udbudsmaterialet var først færdigt lige på dagen for offentliggørelse, der var ikke tid til at kirkegårdsforvaltningen kunne gennemgå og kvalitetssikre materialet. 10. december 2007 blev udbudet udsendt (offentliggjort). Der var meget kort frist for tilbud. Der indkom kun 3 tilbud, hvoraf det ene var tilbudet fra Frederiksberg kommunes entreprenørgård. Kommunen besluttede at annullere udbudsforretningen. Der blev udsendt nyt udbud den 11. januar Denne gang modtog kommunen 9 tilbud.

10 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 8 Side 2 af 2 Licitationen blev vundet af OK-grøn anlæg. De havde den 3. laveste pris, men vandt på deres bedre kvalifikationer i forhold til de øvrige kriterier der var opsat i tildelingskriteriet. (økonomisk mest fordelagtige bud). OK-grøn anlæg overtog kirkegårdsdriften pr. 1. marts Udbudet var omfattet af virksomhedsoverdragelsesloven. Men der blev ikke overdraget nogen af medarbejderne til OK-grøn anlæg. En del af medarbejderne var tjenestemænd (der ikke er omfattet af virksomhedsoverdragelsesloven). Medarbejderne valgte samlet at sige nej til at blive overdraget. De har fået andet arbejde i kommunen. Nogen af dem arbejder nu på de andre 2 kirkegårde, der ikke er udliciteret endnu. OK-grøn anlæg havde ikke erfaringer med at passe en kirkegård. Da de heller ikke fik nogen af de erfaren medarbejdere overdraget, var der en del indkøringsvanskeligheder. Hele det første år må betragtes som et indlæringsår. Der har været en del klager fra pårørende og kirkegårdes brugere/borgere. Indlæringsprocessen har krævet ekstra ressourcer og kræfter hos både Entreprenør og Frederiksberg Begravelsesvæsen. Som helhed vurdere Amalie at kommunen ikke har sparet noget på udliciteringen. Det skyldes ikke mindst at medarbejderne er hjemtaget, de arbejder jo på de andre kirkegårde, som så på en måde er overnormeret. Frederiksberg Begravelsesvæsen er nu gennemgående godt tilfreds med OK-grøn anlæg. Efter det første år er den nye entreprenør hurtigt kommet efter det og har fundet ind i en god rytme med den daglige drift og vedligeholdelse af kirkegården.

11 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 9 Uddrag af Teknisk Udvalgs beslutningsprotokol, Lyngby Taarbæk kommune:

12 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 10 Print fra Århus kommunes hjemmeside :

13 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 11 Side 1 af 9 CASE: Udlicitering af gartnerarbejde på Odense kommunale kirkegårde. 1) 19. april 2006: Byrådets beslutning og vedtagelse af en udbudsplan. Odense Kommune har indtil 1990'erne selv udført hovedparten af driftsopgaverne på park- og vejområdet. I 1990'erne begyndte man forsøgsvis at udbyde nogle af driftsopgaverne, men på en sådan måde, at kommunens egne udførende afdelinger også kunne byde på de udbudte opgaver. I 2003 udbød Park- og Vejafdelingen for ca kr. driftsopgaver svarende til 25-30%. Fra den 1/ blev en væsentlig del af afdelingens driftsopgaver udført af Infra-Service I/S, der var et kommunalt fællesskab med Odense og Vejle Kommuner som interessenter. I/S kontrakten indeholdt en bestemmelse om, at alle opgaver, som ikke udbydes, skulle overdrages til udførelse i Infra Service I/S. Denne bestemmelse var gældende til udgangen af 2006, hvorefter parterne stod frit. På den baggrund besluttede byrådet den 19. april 2006, at der i en periode fra den 1/ skulle ske en gradvis forøgelse af den mængde driftsopgaver, der skulle udbydes. Der blev vedtaget en udbudsplan der betød at alle driftsopgaver skulle være udbudt i fri konkurrence fra år Udbud af vedligeholdelsen af kommunens kirkegårde var planlagt til at skulle ske med virkning fra 1. januar ) Udbud med virkning fra 1. januar I år 2006 blev der, som fastlagt i udbudsplanen, gennemført et større udbudsarbejde, med virkning fra 1. januar Park- og Vejafdelingen havde på det tidspunkt opdelt vedligeholdelsen af byens parker og grønne områder i 11 geografisk afgrænsede distrikter. Det blev besluttet at udbyde 8 distrikter. Herudover blev der udbudt boldbaner og pasning af skove. Resultatet blev at Infra Service vandt alle de udbudte opgaver, undtagen skoventreprisen som blev vundet af Skovdyrkerforeningen Fyn. 3) Januar 2008: Stort underskud i det kommunalt ejede Infra-service I/S I januar 2008 startede rygterne om at Infra Service havde voldsomme økonomiske problemer. Henover foråret og forsommeren blev det stadig mere og mere klart, at det kommunalt ejede entreprenørselskab havde oparbejdet et kæmpe økonomisk underskud. 4) Juni 2008: Politisk beslutning om afvikling af Infra Service I/S Der blev herefter truffet en politisk beslutning om at afvikle det kommunale selskab med virkning fra 1. januar Vejle kommune besluttede at man efterfølgende ville hjemtage opgaver, maskiner og medarbejdere. Odense kommune besluttede at gennemføre en udlicitering, med virksomhedsoverdragelse af alle medarbejdere og maskiner. 5) Stor udlicitering med virkning fra 1. januar Da afviklingen af Infra Service skulle træde i kraft pr. 1. januar 2009, skulle udlicitering også ske med virkning fra 1. januar Den endelige politiske beslutning faldt først lige før sommerferien år 2008.

14 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 11 Side 2 af 9 CASE: Udlicitering af gartnerarbejde på Odense kommunale kirkegårde. Der var tale om et udbudsarbejde omfattende udlicitering af park og vejdriftsopgaver til en samlet værdi af ca. 90 millioner kr./år. I den oprindelige udbudsplan, vedtaget i år 2006, var der afsat 3 år til dette. Nu skulle det hele altså gennemføres på under 6 måneder. Alle kræfter blev sat ind og det lykkedes faktisk at komme i mål med et godt resultat. 6) Kirkegårdene, udbudets omfang. Udbudsplanerne vedr. gartnerarbejdet på kirkegårdene, blev således fremskyndet som en del af afviklingsplanen for Infra Service. Odense kommune forvalter driften af 5 kirkegårde. Assistenskirkegården. Korsløkke kirkegård. Rissings kirkegård. Fredens Kirkegård. Dalum Kirkegård. Herudover driver kommunen krematorie- og kapeldrift. Det blev besluttet at opdele udbudet i 2 entrepriser: Assistenskirkegården og Omegnskirkegårde (de øvrige 4 kirkegårde). Udbudet omfattede virksomhedsoverdragelse af i alt 34 medarbejdere fra Infra Service + maskiner og materiel værdisat til kr. Der blev udbudt med kontraktperioder på 4 år + 2 års option. Kirkegårdenes samlede budget er ca. 17 mio. kr./år. 7) Intern organisering af udbudsarbejdet. Organisationen var opbygget med en styregruppe bestående af repræsentanter fra chefledelsen i kommunes forvaltning og chefledelsen i Infra Service. Under styregruppen var der 4 arbejdsgrupper med repræsentanter fra kommunens bestiller/tilsynsfunktion og Infra Service s arbejdslederfunktion. Arbejdsgruppernes primære opgave var at udarbejde og levere arbejds- og kvalitetsbeskrivelserne til udbudets kravspecifikationer, samt levere oplysningerne om antal medarbejdere og maskiner til overdragelse. Arbejdsgrupperne granskede udbudsmaterialets udformning og kom med indstillinger til styregruppen, når der skulle træffes vigtige beslutninger. Herudover var der tilknyttet en arbejdsgruppe med specialister i GIS (Map-info), der skulle levere det uundværlige kortmateriale og mængdeoplysningerne til tilbudslisterne. Kommunes It-afdeling deltog også som en stærk medspiller i udbudsarbejdet, i forbindelse med at udbudsmaterialet og spørgsmål og svar under udbudsrunden, skulle offentliggøres på kommunes hjemmeside. Se organisationsplan bilag 12.

15 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 11 Side 3 af 9 CASE: Udlicitering af gartnerarbejde på Odense kommunale kirkegårde. 8) Ekstern assistance til udbudsarbejdet. Den interne organisation fik tilknyttet ekstern assistance i form af: Rådgivning fra en ekstern udbudsrådgiver, som udarbejdede udbudets generelle bestemmelser, betingelser, vilkår m.m. og bistod med udarbejdelse af arbejdsbeskrivelser. Et reklamebureau, der sørgede for opsætning, design og trykning af Odense Kommunes Kvalitetshåndbog, Kvalitetsbeskrivelse for drift af grønne områder og kirkegårde Et landinspektørfirma som gennemførte digitalisering af kirkegårdsarealerne. Et advokatfirma der bistod med juridisk rådgivning og sagsbehandling. 9) Udvælge hvilke specifikke opgaver der skulle udbydes. Alt det udførende gartnerarbejde ude på kirkegårdene blev udbudt. D.v.s. pleje og vedligeholdelse af: Parkarealer (Blomster, Græs, Buske, Træer, Belægninger, Udstyr, Renhold, m.m) Gravstedsarealer (Individuelle gravsteder og fællesgrave, begravelse, urnenedsættelse, nyanlæg, udplantning af årtidsblomster, grandækning, omlægning, sløjfning, m.m). Krematorie- og kapeldrift blev ikke udbudt. Vi besluttede at alt det arbejde der foregår i direkte og synlig tilknytning til højtideligheder ved begravelser ( sortmandsfunktionen ), ikke skulle udbydes. Bevæggrundene for denne beslutning var: at vi mener denne opgave har karakter af en myndighedsopgave, idet den person der under begravelsen har funktion som sortmand har til opgave at bevidne og sikre at begravelsen sker i henhold til kommunes regelsæt og kirkegårdens vedtægter. at vi ville sikre at kommunen havde tilstrækkeligt eget personale på kirkegårdskontoret, så der fortsat kunne ydes en god betjening og service til gravstedsejere, borgere og besøgende ude på kirkegårdene. Etiske overvejelser omkring markedsgørelse og forretningsorientering af denne type serviceydelse. 10) Valg af udbudsform og strategi. Det blev besluttet at udbudet skulle udformes som et Offentlig EU-udbud. I stedet for en tidskrævende prækvalifikationsrunde (som ved et begrænset EU-udbud), udformede vi en række ultimative udvælgelseskriterier (krav til entreprenørens dokumentation for teknisk og økonomisk formåen). Dokumentationen skulle afleveres sammen med tilbudet på licitationsdagen og hvis kriterierne ikke var opfyldt, ville vi straks forkaste tilbudet, uden overhovedet at kikke på prisen. Som tildelingskriterium blev valgt: Laveste pris. Vi drøftede forskellige muligheder for indarbejdelse af partneringsaftaler i udbudet. Men da vi var under tidspres, blev det fravalgt og vi holdt os til den traditionelle kendte udliciteringsmodel.

16 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 11 Side 4 af 9 CASE: Udlicitering af gartnerarbejde på Odense kommunale kirkegårde. AB92 blev grundlaget for udbudets betingelser og vilkår. Vi drøftede ABservice som en alternativ mulighed, men vi havde ikke rigtig tid til at granske dette nærmere, derfor valgte vi det kendte og mest anvendte, som er AB92. 11) Tids- og arbejdsplan for udbudsarbejdet. Udbudsreglerne fastsætter en række tidsfrister som skal indarbejdes i udbudsarbejdet, og det er erfaringen at udarbejdelsen af et godt udbudsmateriale er tidskrævende. Det var nødvendigt med en god, ret detaljeret og synlig arbejdsplan. Gennemførelsen af udbudsprocessen krævede en hård og tæt styring af tidsforbruget til de enkelte delopgaver. Der var mange deadlines undervejs, som det var meget vigtigt at overholde. Hovedtidsplanen for udbudsproces/udbudsrunde kan ses i bilag ) Udbudsmaterialets indhold. Udbudsmaterialet blev opbygget omkring den samme grundlæggende skabelon som anvendt ved de tidligere udbudsarbejder, sidst gennemført i år Hovedafsnittene i materialet var: Bestemmelser om udbud og tilbud. (udvælgelses- og tildelingskriterier, m.m.). Særlige betingelser. (supplerende betingelser til AB92). Vilkår for entreprisernes gennemførelse. (supplerende vilkår til AB92). Arbejdsbeskrivelse. (supplement til Odense kommunes Kvalitetshåndbog). Tilbuds- og afregningsgrundlag. (Retningslinier for betaling og prisregulering). Vilkår for overdragelse af medarbejdere. Vilkår for overdragelse af materiel. Tilbudsliste. Bilag (oversigtskort, oversigtsplaner gravstedstyper, billeder, mv.). 13) Grundlag for kravspecifikationer (arbejds- og kvalitetsbeskrivelser). Odense kommune har sin egen Kvalitetshåndbog, der i princippet er en lokaltilpasset og videreudviklet udgave af Kvalitetsbeskrivelse for drift af grønne områder, Juul En elektronisk udgave kan hentes på kommunes hjemmeside: px Kvalitetshåndbogen blev naturligvis anvendt som en del af udbudsmaterialet. Men i forhold til kvalitetsbeskrivelser for kirkegårde, fandtes der ikke på samme måde alment anerkendte beskrivelser eller normer, som umiddelbart kunne anvendes. Derfor var det nødvendig at udvikle og indarbejde alle de forhold ved plejen af kirkegårdsarealerne som afveg fra plejen af de øvrige parker og grønne områder i byen.

17 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 11 Side 5 af 9 CASE: Udlicitering af gartnerarbejde på Odense kommunale kirkegårde. Det gjorde vi ved at: Der blev foretaget en systematisk gennemgang, granskning og revision af den eksisterende kvalitetshåndbog. I Kvalitetshåndbogen blev der blev tilføjet et afsnit vedr. pleje og vedligeholdelse af gravsteder. Vi lavede en supplerende arbejdsbeskrivelse, hvor vi gav beskrivelser af en række særlige tillægsydelser og ekstraarbejder, samt præciserede nogle enkelte afvigelser og supplerende tekster til Kvalitetshåndbogen. Erfaringen med granskningen og beskrivelsesarbejdet var at der, i det store og hele, ikke var væsentlig forskel på den gartneriske kvalitet vi ønskede på kirkegården og den kvalitet vi havde beskrevet i kvalitetshåndbogen for byens øvrige parker og grønne anlæg. Men (ikke overraskende) at de afgørende forskelle og afvigelser begrænsede sig til at handle om plejen, tillægsydelserne og ekstraarbejdet på gravstederne. 14) Kortmateriale og mængdeopgørelser til tilbudslisten. Alle parker og grønne arealer i odense er registreret og digitaliseret efter terminologien i Kvalitetshåndbogen. Kommunen bruger Map-info i kombination med en specialudviklet applikation der automatisk kan genere tilbudslister og mængdeopgørelser i excelark, udfra de geografiske data i Map-info. Da kirkegårdene ikke tidligere havde været i udbud, eksisterede der imidlertid ikke digitaliserede kort over kirkegårdene. Det var vi nødt til at få lavet fra bunden af. Denne opgave blev løst af et landinspektørfirma. Udover de mængder der kunne registreres via en opgørelse af arealer, længder og antal stk. på de fysiske kirkegårdsarealer, var der behov for at estimere nogle mængder til tillægsydelserne på gravpladserne og til diverse ekstraarbejder. 15) Indarbejdede metoder til kvalitetssikring, tilsyn og kontrol. Det er erfaringen fra Odense kommune at det er vigtigt at udbudsmateriale og driftskontrakt indeholder klare, præcise og utvetydige beskrivelser af hvordan kvalitetssikring, opfølgning og kontrol af de udbudte ydelser skal håndteres og administreres. Formålet er at begge kontraktparter har et klart grundlag at arbejde efter i det daglige driftssamarbejde og et regelsæt at henholde sig til, i tilfælde af uenighed eller tvist. Park & Natur i Odense kommune benytter sig af en fastlagt procedure, der grundlæggende er baseret på 3 almindeligt anvendte metoder til kvalitetssikring i entrepriser: Entreprenørens egenkontrol. Fælles stikprøvekontrol. Et system til håndtering af bod og betalingsreduktion. 16) Licitationsresultat og valg af entreprenør På licitationsdagen den 4. november 2008, fremmødte der 4 forskellige entreprenører. Tilbudssummerne fremgår af Tabel 1.

18 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 11 Side 6 af 9 CASE: Udlicitering af gartnerarbejde på Odense kommunale kirkegårde. Tabel 1: Odense kommune. Udfaldsliste fra licitationen den 4. november Vedligehold af kirkegårde år Tilbudsgiver Entreprise 1 Assistenskirkegården. Tilbudssum kr. pr. år Entreprise 2 Omegnskirkegårde. Tilbudssum kr. pr. år Hededanmark , ,63 Ribergaard Anlægsgartnere ,33 Skælskør Anlægsgartnere ,00 Nygaard ,35 Efter en nærmere vurdering af tilbudene, fandt vi at alle tilbud var konditionsmæssige. Der blev indledt kontraktmøder og indgået kontrakt med Skælskør Anlægsgartnere vedr. Assistenskirkegården og Nygaard Anlægsgartnere vedr. Omegnskirkegårdene. Det økonomiske resultatet var således en samlet årlig entreprisesum på ca. 12 mio. kr. i forhold til det hidtidige budget/forbrug som var ca. 17 mio. kr. pr. år. Umiddelbart altså en årlig driftsbesparelse på ca. 5 mio. kr.!!! Regnestykket er dog ikke helt så enkelt, idet følgende faktorer ikke er taget i betragtning: Der er ikke foretaget en beregning af kommunes følgeomkostninger af udliciteringen. (øgede omkostninger til administration, kontraktstyring, tilsynsopgaver m.m.) Det har vist sig at der er nogen usikkerhed i mængdeopgørelserne til tilbudslisterne. Det har ikke været muligt at erkende de mange små detaljer i elementopbygningen på kirkegårdene i forbindelsen med digitaliseringen, som hovedsageligt blev foretaget på baggrund af flyfoto. De mængdeestimater der blev anslået til tillægsydelser og ekstraarbejder, har ikke været helt retvissende. Der udestår derfor, dels en mere detaljeret markregistrering, som givetvis vil resultere i en opregulering af mængderne, dels en justering af nogle af mængderne til ekstraarbejder. Dette udløser uforudsete merudgifter til driften. Det har også vist sig at der er en række opgaver, som enten er glemt eller ikke kunne forudsiges og beskrives i udbudsmaterialet, men som hidtil blot pr. rutine er blevet udført og betalt over budgettet. Da disse opgaver ikke er prissat og indeholdt i entreprisesummen, kan budget og entreprisesum ikke umiddelbart direkte sammenlignes. Det har vist sig at flere af de grønne anlægs aktuelle tilstand ved overdragelsen fra Infra Service til den nye entreprenør, ikke har været i orden. Det har derfor været nødvendigt at igangsætte en række ekstraarbejder, der vedrører en opretning af dette efterslæb fra de tidligere års vedligeholdelse. Kommunen kan ikke gennemføre en afleveringsforretning og gøre et økonomisk krav gældende mod Infra Service, da det er et kommunalt ejet selskab og selskabet er afviklet.

19 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 11 Side 7 af 9 CASE: Udlicitering af gartnerarbejde på Odense kommunale kirkegårde. 17) Opstartsmøder, mobilisering og indkøringsfase. Det er erfaringen at når licitationen er afgjort er det vigtig hurtigt at få arrangeret opstarts- og orienteringsmøder for de medarbejdere der er berørt af virksomhedsoverdragelsen. Medarbejderne har krav på en afklaring i forhold af deres fremtidige arbejdsgiver. Herefter skal entreprenøren straks i gang med at mobilisere og klargøre til entreprisestart. Herudover må både ordregiver og entreprenør påregne en periode efter entreprisestart, som må opfattes som indkøringsfase. Skælskør Anlægsgartnere har udmeldt at de betragter hele det første entrepriseår som en indkøringsfase og at de ikke regner med at kunne præstere et økonomisk overskud i det første år. 18) Foreløbige erfaringer fra drift i år De foreløbige erfaringer er blandede. Det er for tidligt rigtigt at konkludere noget, men der er indikationer på følgende fordele og ulemper ved udliciteringen: Fordele: Der er opnået en besparelse i de direkte udgifter til udførelsen af gartnerarbejdet på kirkegårdene. (uagtet at det er vanskeligt præcis at opgøre den samlede reelle besparelse af udliciteringen). Arbejds- og kvalitetsbeskrivelser, samt digitaliseringen af kirkegårdskortene og opgørelsen af elementer og mængder, har givet kirkegårdsforvaltningen et nyt redskab der kan anvendes i den daglige driftsplanlægning, men også i forbindelse med udarbejdelse af mere langsigtede plejeeller udviklingsplaner. Der er kommet mere styr på hvad budgetkronerne bruges til. Priserne på de enkelte delopgaver i gartnerarbejdet på kirkegårdene er blevet synliggjort. Dette har medført øget omkostningsbevidsthed og et bedre grundlag for økonomisk driftsplanlægning, driftsstyring, samt prioritering af hvordan budgetmidlerne bedst anvendes. Konsekvenserne af eventuelle politisk besluttede budgetbesparelser, kan nu dokumenteres på en mere overbevisende måde. Forholdet mellem kirkegårdstakster og de reelle omkostninger til ydelserne er blevet mere gennemskueligt. Dette har givet mulighed for at synliggøre hvor stor en del af omkostningerne der dækkes af brugerbetaling hhv. skattefinansieres. Dermed er der et bedre politisk beslutningsgrundlag for fastsættelse af taksternes størrelse. Arbejdsmetoder til udførelse af gartnerarbejdet udvikles og optimeres i højere grad end tidligere. De private entreprenører arbejder meget aktivt på at optimere og effektivisere metoder og arbejdsprocesser. Ulemper: Udliciteringen har medført ændrede og store krav til kirkegårdsforvaltningens kompetencer og ressourcer til at definere, beskrive og kontrollere ydelser, samt agere som en professionel ordregiver/tilsynsførende. Kirkegårdsforvaltningen oplever at der i indkøringsfasen bruges en del ekstra ressourcer på oplæring af de nye entreprenører.

20 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 11 Side 8 af 9 CASE: Udlicitering af gartnerarbejde på Odense kommunale kirkegårde. Forretningstankegangen i entreprenørernes virksomhedskultur er ikke altid forenelig med kirkegårdsforvaltningens kultur, normer og etiske regelsæt. Der spores en tendens til at før udliciteringen var gartnerne lidt bedre til at give sig tid til at tale med borgere og de besøgende ude på kirkegården, samt at betjene/servicere gravstedsejerne. Det opleves i nogen grad som vanskeligt at holde fokus på helheden og den langsigtede dynamiske drifts- og plejeplanlægning, i en dagligdag hvor driftsmøderne med entreprenøren har tendens til at blive meget fokuseret på enkeltopgaver, kontraktrytteri, stræben efter millimeterretfærdighed og forhandlinger/diskussioner omkring f.eks. hvorvit en opgave kræver ekstrabetaling eller ej. Der opleves en tendens til at vidensdelingen mellem de udførende (entreprenørerne) og kirkegårdsforvaltningen, ikke er så god som den har været. Der er en skarpere adskillelse og en større afstand mellem udfører og bestiller, end tidligere. 19) Anbefalinger til nye tiltag eller ændringer. I forhold til at imødekomme de nævnte ulemper der opleves i driften kan det foreslås: At de nødvendige ekstra administrative rutiner i kirkegårdsforvaltningen effektiviseres mest muligt. Der kan gennemføres en systematisk og kritisk gennemgang af den nuværende praksis og de anvendte administrative procedure. Dette kan ske udfra principperne i LEAN. At der gennemføres en borger/bruger tilfredshedsundersøgelse, med henblik på at afklare om udliciteringen har haft negativ indflydelse på serviceniveauet. At der arbejdes på videreudvikling af det gode samarbejdsforhold mellem entreprenører og kirkegårdsforvaltning, med det formål at minimere behovet for kontrol og tilsyn, sikre fortsat vidensdeling og frigøre mere tid til fælles langsigtet plejeplanlægning og udviklingsopgaver. Dette kan ske med udgangspunkt i partneringstankegangen og bør fastlægges og formaliseres gennem forhandling og indgåelse af en Partneringsaftale. Det eksisterende gode samarbejde er et godt udgangspunkt for at prøve at arbejde med partnering. En evaluering af udbudsprocessen giver anledning til følgende forslag til ændringer/forbedringer, som forberedelse til genudbud: Udarbejdelsen af et godt udbudsmateriale og gennemførelse af en udbudsproces er tidskrævende. I praksis skal man påregne at de endelige politiske afklaringer og beslutninger vedr. udbudet først falder på plads ret sent i forløbet. Der vil sjældent være mere end 4-5 måneder til rådighed til selve udbudsarbejdet. Derfor er det vigtigt at arbejdet er effektivt organiseret og der udarbejdes en god tidsplan. Jeg anbefaler at udbudsarbejdet organiseres som et projekt. At der på et tidligt tidspunkt udpeges en ansvarlig udbudsprojektleder og at der opbygges en projektorganisation, som cementeres og synliggøres for kommunens øvrige basisorganisation.

21 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 11 Side 9 af 9 CASE: Udlicitering af gartnerarbejde på Odense kommunale kirkegårde. Fremdriften i det løbende udbudsarbejde er meget afhængig af en række vigtige ledelsesmæssige strategiske og taktiske overvejelser, samt politiske beslutninger. Det er vigtigt at det er klarlagt hvor ansvar, bemyndigelse og beslutningskompetence er placeret i organisationen og at beslutningsprocedurerne fungerer optimalt, således at der kan opnås kontinuitet i udbudsarbejdet. Kommunen har sin egen juridiske afdeling og en indkøbsfunktion med spidskompetencer på udbudsområdet. Det bør overvejes om disse kompetencer kan udnyttes bedre, frem for at kommunen køber sig til alt rådgivningen omkring udbudsregler og jura ved eksterne. (minimering af udbudets følgeomkostninger). I valget af hvilke specifikke kirkegårdsopgaver der udliciteres, kan det overvejes om kommunen skal hjemtage opgaver der kan forbedre betjeningen og serviceringen af borgere, besøgende og gravstedejere ude på kirkegårdene. Måske kunne kirkegårdsforvaltningen have ansat et par praktisk anlagte servicemedarbejdere, der kunne klare denne opgave + en række andre små praktiske service- adhoc- og viceværtopgaver i den daglige drift. Ved valg af tildelingskriterium bør det overvejes om der skal anvendes økonomisk mest fordelagtig frem for laveste pris. Kortgrundlag og mængdeopgørelser skal løbende forbedres og de administrative rutiner og procedurer omkring opdatering af materialet skal udvikles og effektiviseres. Metoderne til kvalitetssikring og kontrol bør udvikles, så de udover sanktioner ( pisk ) i form af bod og betalingsreduktioner, suppleres med positiv motivation ( gulerod ) til entreprenøren, i form af bonussystem og incitamentspulje, efter grundprincipperne i Partnering.

22 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 12

23 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 13

24 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 14

25 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 15 Eksempler på barrierer og betænkeligheder ved udlicitering af kirkegårdsdrift: Ved en udlicitering af driftsopgaverne kan der være risiko for at der sker en ret skarp organisatorisk adskillelse af de Gejstlige opgaver (kirkens kernefunktioner) og de praktiske opgaver på kirkegården. Dette kan medføre interessekonflikter og indebære risiko for at den nuværende tætte dialog og samarbejdet, afløses af skarpe faggrænser, manglende koordinering og ufleksibel opgaveløsning. Det er mest sandsynligt at kirkegårdsbranchen først kommer rigtigt i gang med udliciteringer, når der er etableret samarbejder om driften og der er organiseret kirkegårdforvaltninger der udnytter stordriftsfordelene ved at forvalte flere kirkegårde. Stordriftstanken kan imidlertid kollidere med de lokale nærhedsprincipper. Hvis driftsenhederne bliver for store og den lokale graver ikke mere findes på de små landsbykirkegårde, kan brugerne/de pårørende få en oplevelse af at organisationen er stor, tung, bureaukratisk og med upersonlig kundebetjening. Når man udarbejder kravspecifikationer til et udbudsmateriale for flere kirkegårde, indebære det ofte, i et vist omfang, en ensretning af kvalitetsniveauer på pleje- og vedligeholdelsesopgaverne. Dette kan give anledning til mindre dynamik i driften, og at der ikke levnes plads til de lokale forskelle, dyrkelse af det unikke, specielle og særegne. I bestræbelserne på effektivisering, rationalisering, konkurrenceudsættelse, udlicitering og entreprenørens profitsøgning, kan man glemme at en kirkegård ikke bare er en driftsenhed som består af en række grønne anlæg der skal vedligeholdes. Et gravsted er ikke bare en produktionsenhed i en driftsvirksomhed. Kirkegården er jo først og fremmest det sted hvor vores kære afdøde hviler. Gravstedet er for de efterladte forbundet med nære personlige følelser og minder, og repræsenterer en uvurderlig værdi for de efterladte. Dette skal til enhver tid respekteres og kirkegårdsdriften bør altid understøtte denne værdi, i alle henseender. Der står stor respekt om det arbejde, der skal gøres på en kirkegård. derfor vægrer mange sig ved at udlicitere opgaven, for det kan man bare ikke". Det kan forekomme meget ressourcekrævende at forberede og gennemføre en udlicitering. Hertil kommer at der skal opbygges en forvaltning/organisation med personale der er kvalificeret og har kompetencerne til at samarbejde, føre tilsyn og kontrollere den entreprenør der vinder arbejdet. Der bør også implementeres en række nye drifts- og økonomistyringsredskaber, som er ret ressourcekrævende at bruge. Der kan være risiko for at den nye organisation og styringsform resultere i en unødig stor og tung administration og at følgeomkostningerne af udliciteringen overstiger den økonomiske gevinst der er opnået gennem en effektivisering af driftsudførelsen. Kirkegårdene er et område der er forbundet med mange bløde værdier. Der kan være betænkeligheder omkring at det kan være vanskeligt at tage højde for disse bløde værdier under udliciteringen, ved de efterfølgende forhandlinger og i driftssamarbejdet med en ekstern entreprenør/anlægsgartner. Kan benhård kontraktstyring og profittankegang forenes med det at sikre og bevare de bløde værdier på kirkegårdene?

26 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 16 SWOT-analyse: Odense Kommune. Udlicitering af gartnerarbejdet på kirkegårdene. Stærke sider - Har stor erfaring med at gennemfører udlicitering af grønne områder. - Har en overordnet strategi for plejen af kommunes grønne områder. - Har en god og gennemarbejdet kvalitetshåndbog, der kan bruges som udgangspunkt. - Har et implementeret system til digitalisering af kort og mængdeopgørelser. - Har gennemarbejdede og fagligt accepterede metoder til kvalitetssikring, tilsyn og kontrol. - Er administrativ stærk. - Der er godt eksisterende samarbejde mellem infra service s medarbejdere på kirkegården og kommunens personale i kirkegårdsforvaltningen. Svage sider - Har ingen erfaring med udlicitering af kirkegårdsdrift. - Mangler en overordnet langsigtet plan for kirkegårdsarealerne. - Mangler arbejds- og kvalitetsbeskrivelser af de særlige ydelser på kirkegårdene. - Mangler digitalisering af kirkegårdsarealerne. - Mangler viden om redskaber til at støtte og værne om de bløde værdier i kirkegårdsdriften. - Har ingen erfaringer med partnering. - Der er ikke afsat ret meget tid til gennemførelsen af udliciteringen, fordi udliciteringen er et politisk middel til at få afviklet infraservice hurtigst muligt. Muligheder - Få afviklet infra-service på en god måde. Medarbejderne overdrages og trives i godt hos den nye entreprenør. - Opnå effektivisering af rutine/standardopgaverne i driften. => Effektiviseringsgevinst der bruges til opgradering af kvalitet og udviklingsopgaver. - Udvikling af godt samarbejde offentlig/privat. - Større synlighed omkring den reelle markedspris på ydelserne. => bedre grundlagt for fastlæggelse af kirkegårdstakster. - Dokumentation for at arbejdet udføres til konkurrencedygtige priser. Trusler - Den nye entreprenør fyrer alle de gode rutinerede medarbejdere der bliver overdraget => entreprenøren kan ikke håndtere kravene til kvalitet og serviceniveau, uden at kirkegårdforvaltningen skal bruge meget tid på oplæring. - Vi får en ny entreprenør der ikke kan klare opgaven. - Priserne ved licitationen er højere end budgettet => sparerunde => ringere kvalitet. - Effektiviseringer bliver politisk betragtet som besparelser og midlerne prioriteres til andre områder i kommunen. (kommer ikke kirkegården til gode). => ringere kvalitet. - Serviceniveauet overfor brugerne bliver forringet.

27 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 17

28 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 18 Side 1 af 8 sider Sektorspecifik vejledning i udbud af kirkegårdsdrift. Fase 1: Politisk afklaring. Før de enkelte kirkegårdsforvaltninger begynder at udbyde opgaver, bør der ske en overordnet politisk afklaring i forhold til folkekirkens eksisterende monopol på kirkegårdsdrift. Regeringen fastsat regler om udbudspligt og krav til de statslige styrelser og kommunerne om at de skal formulere en udbudspolitik og strategi. Folkekirken er ikke direkte omfattet af disse regler/krav og der mangler i det hele taget en overordnet politisk stillingtagen til hele spørgsmålet omkring en eventuel konkurrenceudsættelse af kirkegårdsdriften. Trin 1: Formulering af udbudspolitik og strategi. For kommune og stat er der udarbejdet udførlige vejledninger med minimumskrav til indholdet af en udbudspolitik og strategi. Desværre findes der ikke tilsvarende vejledninger som er målrettet til de folkekirkelige institutioner. Af udbudsportalen fremgår det at en udbudspolitik som minimum skal indeholde principper/retningslinier for: - Udarbejdelsen af kravspecifikationerne. - Særlige generelle betingelser. - Valg af entreprenør. - Kontrolbud, herunder omkostningskalkulationer. - Kvalitetsopfølgning. - Beslutningsproceduren i forbindelse med udbud. - Inddragelse af personale. - Anvendelsen af sociale klausuler. Trin 2: Udvælge områder. I princippet kan alle opgaverne på kirkegården udbydes. Kun myndighedsopgaver må jf. lovgivningen ikke udbydes. Men det er ikke sikkert at alle opgaver egner sig til udbud. Kirkegårdsforvaltningen bør nøje overveje hvilke opgaver der egner sig til udbud. Udbudspolitikken og udtalelser fra kirkegårdens personale, bør inddrages i overvejelserne og fastlæggelsen af præcis hvilke opgaver der skal udbydes. Trin 3: Inddrage MED/SU. Udlicitering kan få vidtrækkende konsekvenser for de berørte medarbejdere. Det er derfor vigtigt, at de informeres og inddrages i udbudsprocessen. Samarbejdsudvalget skal i god tid, inden der træffes beslutninger om udbud, informeres om og have mulighed for at drøfte de arbejds- og personalemæssige konsekvenser ved udbud. Det skal sikre, at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i kirkegårdsforvaltningens beslutningsgrundlag.

29 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 18 Side 2 af 8 sider Sektorspecifik vejledning i udbud af kirkegårdsdrift. Kirkegårdsforvaltningen skal være opmærksom på at samarbejdsudvalget har 3 vigtige kompetencer i forbindelse med et udbud: - Informationspligt. (ledelsen skal informere) - Drøftelsesadgang. (forhold med væsentlig betydning for medarbejderne, skal drøftes i samarbejdsudvalget). - Medbestemmelse ved fastlæggelse af retningslinier for arbejds- og personaleforhold. Hvis udbudet kan medføre virksomhedsoverdragelse, er det vigtigt at drøfte og afklare hvorledes dette håndteres. Trin 4: Forhåndsmeddelelse. Hvis der er tale om et EU-udbud, gælder der regler og tidsfrister vedr. forhåndsmeddelelse til EU. Fremsendelse af en forhåndsmeddelelse (en bekendtgørelse i EF-tidende) kan give visse lempelser i tidsfristerne for gennemførelsen af selve udbudsrunden. Fase 2: Planlægning. Før kirkegårdsforvaltningen er klar til udarbejdelsen af udbudsmaterialet, er det nødvendigt at overveje og træffe beslutning omkring en række strategiske og taktiske valgmuligheder i forhold til organisering af udbudsarbejdet, tidsplan, udbudsform og kontraktstrategi. De forskellige valg skal underkastes en politisk behandling og der skal træffes en endelig politisk beslutning. Hvis udbudet omfatter virksomhedsoverdragelse af medarbejdere, skal medarbejderne orienteres om den politiske beslutning og om forvaltningens planlægning af udbudsforløbet. Trin 5: Organisering af udbudsarbejdet. Det er vigtigt at man, på et så tidligt tidspunkt som muligt i forløbet, får fastlagt en klar intern organisering og arbejdsdeling. Hvem har ansvar for hvad? Hvem har beslutningskompetencen i forskellige situationer? Hvem skal løse de forskellige opgaver i udbudsarbejdet? Hvem har krav på at blive involveret og inddraget i arbejdet? Herudover bør det afklares i hvilket omfang der skal inddrages ekstern assistance og konsulentbistand: udbudsrådgiver, landskabsarkitektfirmaer, advokater mv. Er der tale om et større udbud, bør der opstilles et budget for gennemførelse af udbudsarbejdet. (et estimat på de forventede følgeomkostninger til selve udbudet). Trin 6: Arbejds- og tidsplan. Man kan ikke haste et udbud igennem i sidste øjeblik. Der skal lægges en realistisk tidsplan, som respektere at udbud er en proces der tager tid, og tager højde for uforudsete hændelser undervejs.

30 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 18 Side 3 af 8 sider Sektorspecifik vejledning i udbud af kirkegårdsdrift. Det er vanskeligt at angive generelle retningslinier for hvor lang tid en udbudsproces tager. Det afhænger af en række faktorer: - Udbuddets størrelse og kompleksitet, samt hvor mange tilbudsgivere man forventer. - Kvaliteten af det eksisterende grundlag til formulering af udbudets kravspecifikationer. (er der formuleret arbejds- og kvalitetsbeskrivelser for det arbejde der skal udbydes? Findes der kortmateriale og mængdeopgørelser?, o.s.v.). - Kvalifikationer, kompetencer og erfaringer hos de personer der skal gennemføre udbudsarbejdet. - Arbejdsforholdene under udbudsarbejdet. Hvilke hjælpemidler/værktøjer er til rådighed? Er der ro til at fokusere på arbejdet, eller konstante afbrydelser? Kan der opnås kontinuitet og flow i arbejdet? Er arbejdets organisering og arbejdsdelingen optimal? Fungere samarbejdet effektivt? Udbudsportalen angiver, at gennemførelse af et udbud typisk tager mindst et halvt til et helt år. Trin 7: EU eller nationalt udbud. Inden opgaven udbydes, skal man afgøre, om der er tale om et EU-udbud. Afgørelsen skal træffes med baggrund i udbudsreglerne. Der er 2 parameter i reglerne som man skal forholde sig til: 1. Hvilken opgavetype man udbyder? Dette skal afklares i forhold det EU s relevante og gældende udbudsdirektiv, som indeholder en lang række opgavekategorier med de såkaldte CPV-koder. Det kan være ret vanskeligt at udrede den præcise opgavetype og det relevante direktiv. Er der tvivl kan det anbefales at søge rådgivning ved en professionel udbudsrådgiver. 2. Den forventede kontraktværdi i forhold til EU- Tærskelværdierne. Ordregiveren er forpligtet til sagligt at vurdere, om opgavens kontraktværdi forventes at være over eller under tærskelværdien. Det er imidlertid sjældent muligt præcist at angive værdien, da prisen jo netop afgøres ved udbudet. Derfor vil der være tale om et kvalificeret skøn. Et sådant skøn kan f.eks. gives med udgangspunkt i en tidligere kontrakt på de samme opgaver, eller det hidtidige budget/forbrug til de opgaver der udbydes. Det er dog vigtigt at der foretages en saglig, objektiv og gennemskuelig kalkulation, som ikke blot er en kritikløs fremskrivning af det eksisterende budget. Det kan anbefales at der udarbejdes et bygherreoverslag, med udgangspunkt i de konkrete opgaver der udbydes. Som beregningsmetode kan anbefales: Successiv kalkulation 1. 1 Successiv kalkulation, er en beregningsmetode der ofte anvendes ved foreløbige overslag. Metoden udemærker sig ved at give et hurtigt overblik, fordi der ikke bruges tid på at beregne alle omkostninger i detaljer. Beregningerne vil naturligvis være belastet med relativ stor usikkerhed, men kalkulationsmetoden giver mulighed for at sætte tal hvor stor usikkerhed i vurderingerne er, således at man kan detaljere sin beregning mere, hvis usikkerheden ikke er acceptabel.

31 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 18 Side 4 af 8 sider Sektorspecifik vejledning i udbud af kirkegårdsdrift. Trin 8: Vælge udbudsform. Udbudsdirektiverne giver mulighed for valg mellem 7 forskellige udbudsformer. Det regelsæt og de procedure man skal følge i udbudsrunden, afhænger af hvilken udbudsform man vælger. Man bør kende fordele og ulemper ved de forskellige udbudsformer, før man beslutter sig. EF-traktaten fastslår at ved alle udbud og tilbudsindhentninger gælder 3 udbudsretslige grundprincipper: Ligebehandlingsprincippet. Gennemsigtlighedsprincippet. Ikke diskriminationsprincippet. Hvis man følger procedurerne i EU-udbudsdirektiverne, er man sikker at overholde disse 3 grundprincipper. Uanset om der er tale om et EU-udbud, et nationalt udbud eller blot en tilbudsindhentning efter tilbudsloven, anbefaler jeg derfor at man vælger at følge procedurerne i en af udbudsdirektivernes udbudsformer: - Offentligt udbud. - Begrænset udbud. - Udbud efter forhandling (med eller uden forudgående udbudsbekendtgørelse) - Projektkonkurrence. - Konkurrencepræget dialog. - Dynamisk indkøbssystem. De mest almindeligt anvendte udbudsformer er Offentlig udbud og Begrænset udbud. Trin 9: Vælge kontraktstrategi. Det er en central, strategisk opgave at fastlægge, hvordan den udbudte opgave skal opdeles og afgrænses. Strategien angår stillingtagen til spørgsmål som: Hvilke opgaver skal udbydes? Hvilke skal ikke? Hvordan afgrænses dette? Hvor mange entrepriser skal udbudet opdeles i? Skal vi have få store entrepriser, eller mange små? Skal opdelingen ske efter geografi (antal kirkegårde) eller efter opgavetype (én entreprise til græspleje, én entreprise til hækklipning, en til grandækning, o.s.v). Hvor lang skal kontraktperioden være? Hvilke medarbejdere bliver berørt af virksomhedsoverdragelse? Hvordan håndteres dette? Skal der ske overdragelse af maskiner og materiel? Hvordan håndteres dette?

32 Teknisk Diplom i Parkvirksomhed Bilag 18 Side 5 af 8 sider Sektorspecifik vejledning i udbud af kirkegårdsdrift. Trin 10: Vilkår for kontrolbud. Et kontrolbud betyder at den offentlige myndighed på lige vilkår med de private leverandører deltager i konkurrencen om den udbudte opgave. Myndigheden giver således tilbud på sit eget udbud og kan "vinde" opgaven. Dette er i praksis først relevant når der er indført en organisation efter BUM-modellen. Idet det er nødvendigt med fuldstændig vandtætte skodder mellem den offentlige organisations forvaltning/bestillerafdeling og udfører/entreprenørafdeling. Der er klart at hvis det er besluttet at der skal udarbejdes et kontrolbud, skal vilkårene for dette bud være helt klare, sådan at den interne udfører/entreprenørafdeling ikke uretmæssigt gives en fortrinsstilling i forhold til eksterne entreprenører. Trin 11: Den politiske behandling. Før det videre arbejde med udbudet kan fortsætte, skal det politiske niveau træffe de endelige beslutninger i forhold overvejelserne og valgene i de foregående trin. I kommunalt drevet kirkegårdsdrift vil proceduren gå gennem det sædvanlige kommunale system, via forvaltningens indstilling til de politiske udvalg i kommunal bestyrelsen og en byrådsbeslutning. Præcis hvordan proceduren vil være når det gælder menighedsrådsdrevet kirkegårdsdrift, tør jeg ikke udtale mig om. Trin 12: Orientere personalet. Samarbejdsudvalget har allerede været inddraget i processen fra Fase 1. Medarbejderne skal orienteres om den politiske beslutning og forvaltningens planlægning af udbudet. Fase 3: Udbudsmaterialet. Udarbejdelsen af udbudsmaterialet er den mest krævende og vigtigste fase i udbudsprocessen. Her fastlægges bl.a. kvalitetskrav til ydelsen og spillereglerne for både udbudsrunde og efterfølgende drift. Det største arbejde og den største udfordring ligger i formuleringen af kravspecifikationerne og kravene til kvalitetssikring af det arbejde der udbydes. Trin 13: Udbudsmaterialets indhold. Selve opbygningen og udformningen af et udbudsmateriale kan være forskelligt efter behovet. En række grundelementer bør dog indgå i et godt materiale. Det kan anbefales at vælge en skabelon man bruger konsekvent, dette sikre at man ikke glemmer noget. Et eksempel er Slots- og ejendomsstyrelsen, som har udformet og bruger et paradigma for udbud af driftsopgaver: