Referat af ordinær generalforsamling, afholdt tirsdag, den 19. juni 2014, kl på Hotel HCA i Odense.

Transkript

1 ANDELSBOLIGFORENINGEN SAMVIRKE Generalforsamlingen Referat af ordinær generalforsamling, afholdt tirsdag, den 19. juni 2014, kl på Hotel HCA i Odense. Tilstede : Bestyrelsen: Beboere: Administrationen Viceværter: Gæst: Formand Ebbe Rasmussen, Steen Augustinus, Christian Rasmussen, Susanne Følleslev, Charlotte Christensen, Jørgen Lauridsen og Leif Jørgensen. Der var repræsenteret i alt 37 beboere, fra 31 husstande Der var således udleveret i alt 62 stemmesedler. Helle Duus Andresen. Leif Mogensen og Bo Christensen. Peter Bang. DAGSORDEN. Pkt. 01 Pkt. 02 Pkt. 03 Pkt. 04 Pkt. 05 Pkt. 06 Pkt. 07 Pkt. 08 Valg af dirigent Bestyrelsens beretning for det forløbne år. Fremlæggelse og endelig godkendelse af årsregnskabet for 2013 med tilhørende revisionsberetning og forelæggelse af budget for Indkomne forslag. Valg af 3 medlemmer til bestyrelsen: På valg er: Steen Augustinus, Charlotte Christensen og Susanne Følleslev. Valg af 2 suppleanter. Valg af revisor. Eventuelt. Formanden bød velkommen til generalforsamlingen. ad 01. Valg af dirigent. Peter Bang blev valgt som dirigent. Dirigenten konstaterede, at generalforsamlingen skal indkaldes med 4 ugers varsel i henhold til vedtægternes 8. Der er sendt indkaldelse ved brev til samtlige husstande den 7. maj 2014, samt annonceret i Fyns Stiftstidende. Dirigenten konstaterede på baggrund heraf, generalforsamlingen for lovligt indvarslet og beslutningsdygtig. Dirigenten forelagde dagsordenen, som blev godkendt. ad 02. Bestyrelsens beretning for det forløbne år. Formanden Ebbe Rasmussen berettede for organisationens virke i det forløbne år: På bestyrelsens vegne vil jeg hermed fremlægge årsberetningen for årsregnskabet Andelsboligforeningen Samvirke Generalforsamling den side 1

2 Året 2013 var året, ligesom sidste år, hvor der er fokus på udlejningssituationen. Vi lever af vores ventelister. Vores ventelister er grundlaget for fremtidens udlejning, og vi skal sørge for, at der løbende kommer nye boligopskrivninger til. Det er derfor alfa og omega, at vi hele tiden følger og forøger vores ventelister. Men det kræver også, at vi har en bred vifte af attraktive boligtilbud, som er opnåelige inden for en overskuelig fremtid. Vi har heldigvis ikke problemer med at leje vores boliger ud i Odense, men det er ikke så let at udleje boligerne som tidligere men vi har dog en venteliste til vores boliger. Aktuelt, kan jeg oplyse, at vi har 842 medlemmer i Samvirke. Det er et lille fald i forhold til sidste år på samme tid, hvor der var 884 medlemmer på ventelisten. På ventelisten er de 226 aktive søgende. Boligforeningen har i alt haft 40 fraflytninger i 2013, mod 57 året før. Udlejningen foretages på samme måde som hidtil, og der annonceres fortsat med ledige boliger om mandagen i Fyns Stiftstidende. Bestyrelsen har netop vedtaget, at markedsføre boligforeningen i Ugevisen for at synliggøre boligforeningen og øge tilgangen på ventelisten. Vi er begyndt at gennemgå vores målsætningsprogram for 2014, vi har behandlet målsætninger om administrationshonorar, egenkapital, indkøb, kapitalforvaltning og udlejning. Som noget nyt begynder Udbetaling Danmark at udbetale jeres boligydelse/boligsikring direkte til boligforeningen sidst på sommeren. Det betyder at jeres husleje der opkræves er fratrukket den ydelse i får udbetalt, altså i får en mindre husleje at betale. Det giver måske en gevinst til boligforeningen, idet vi altid får boligsikringen, selvom en beboer holder op med at betale husleje. Som jeg har nævnt de to forgangne år, har vi fortsat et større renoveringsprojekt på Brammingevej og Regnar Lodbrogsvej. Der er indsendt ansøgning til Landsbyggefonden, hvor vi afventer en endelig tilbagemelding. Sidste år i april måned besigtigede Landsbyggefonden afdelingen og vi håber at få bevilling af midler til afdelingen. Vi har afholdt møde med Odense Kommune om renoveringssagen, og de vil løbende blive orienteret. Regnskabet er afsluttet som bestyrelsen forventede det. Vi har i regnskabsåret haft et lille underskud på driften på kr , der er taget af boligforeningens arbejdskapital. Boligforeningen har haft lidt flere udgifter til møder og kontorhold end budgetteret. Vi er tilskrevet en samlet gennemsnitlig rente på 1,03%, hvilket er tilfredsstillende. Alle de tilskrevne renter er videresendt til afdelingerne. Der er i alt indgået kr i afdelingerne. renteindtægter. Økonomi: Vi har for organisationens vedkommende konsolideret økonomien således at der ved årets udgang er kr på arbejdskapitalkontoen. På dispositionsfondskontoen er der kr ,- Heraf er de kr disponible. Boligforeningen har på kontoen for egen trækningsret i Landsbyggefonden henlagt kr Trækningsretten disponeres ligesom dispositionsfonden løbende af bestyrelsen i forhold til vores målsætninger om fremtidssikring. Afdelingerne viser følgende driftsresultater: Afdelingernes resultat er: afdeling 01 overskud med tkr. 8-, afdeling 04 overskud med tkr. 63-, afdeling 05 overskud med tkr. 67-, afdeling 06 underskud med tkr. 158-, afdeling 07 overskud med tkr. 76-, Generalforsamling den side 2

3 afdeling 08 underskud med tkr. 50- afdeling 09 overskud med tkr Afdelingerne: Af aktiviteter i afdelingerne kan følgende nævnes: Afdeling 01 Der har fundet 14. fraflytninger sted i året. Nye hoveddøre, med låsecylindere der passer til nyt låsesystem. Molokkere. Grillhus, gammelt containerhus kan nu bruges til grill plads, - aftale med beboere. Afdeling 04 Der har fundet 4. fraflytninger sted i året. Postkasser flyttet til fortov. Lettere renovering af opgange. Molokkere. Garagetage er eftergået Nye hoveddøre. Afdeling 05 Der har fundet 1 fraflytning sted i året. Der arbejdes stadig i skimmelsvampsagen. Afdeling 06 Der har fundet 13 fraflytninger sted i året. Teglfuger på garagerne gennemgået. Molokkere. 1 ny vaskemaskine. Der er store problemer med vandinstallationen, vandrørene er tilkalket. Afdeling 07 Der har fundet 2 fraflytninger sted i året. Påbegyndt skovning af hegn om sportsplads,(lidt hvert år). Molokkere. Låger i forbindelse med hegn, til opbevaring af jern affald mm samt redskaber. Nyt ståltag på garage, (varmemesterens garage til traktor.) Gamle plader til senere reparation, da pladerne ikke fås mere. Afdeling 08 Der har fundet 6 fraflytninger sted i året. Der er blevet fældet nogle syge træer. Færdiggørelse af stiprojekt. Indkøb af fejemaskine fra afdeling 9. Afdeling 09 Der har ikke været nogle fraflytninger. Indkøb af redskabsbærer til afdelingen. Molokkere. Fejemaskinen er solgt til afdeling 8. Containergårdene er lavet om til parkeringspladser. Der er afsat 6 p-pladser ved gavlen af 128 forbeholdt fælleshuset. Generalforsamling den side 3

4 Organisationsbestyrelsen har i 2013 afholdt 4 møder. Vi holder hvert år et fælles budgetmøde med afdelingsbestyrelserne, hvor afdelingsbudgetterne bliver gennemgået. Vi har været repræsenteret ved Boligkontorets repræsentantskabsmøde. Vi har deltaget i lokalrådsmøder for de boligforeninger der er tilsluttet Boligkontoret i Odense. Der har været afholdt det årlige dialogmøde med kommunen, hvor vi drøfter boligforeningens regnskab, afdelingerne og fremtiden. Afslutning: Tilslut vil jeg gerne sige tak til de beboere der er mødt op i aften, en stor og varm taktil viceværterne for et godt samarbejde, og jeres gode og venlige måde at møde beboerne på. Der skal også lyde en tak til afdelingsbestyrelserne 05, 06, 08 og 09 for et godt samarbejde i det forløbne år. Tak til den øvrige bestyrelse, for det store og frivillige arbejde I udfører til gavn for beboerne og til Boligkontoret Danmark for et godt og behageligt samarbejde. Sluttelig bringes en tak til samtlige beboere for godt samarbejde i det forløbne år, og som jeg håber stadig vil fortsætte i fremtiden til gavn for Samvirke Med disse ord og ønsket om alt godt i fremtiden for Andelsboligforeningen Samvirke, lægger jeg hermed beretningen ud til generalforsamlingens velvillige behandling og godkendelse. Bestyrelsens beretning blev enstemmigt godkendt. ad 03. Fremlæggelse og endelig godkendelse af årsregnskabet for 2013 med tilhørende revisionsberetning og forelæggelse af budget for Helle Duus Andresen fremlagde regnskabet for 2013 for organisationen, byggefonden, sideaktivitetsafdeling og afdelingerne: Årsregnskabet 2013 Årsregnskaberne er udsendt til bestyrelsesmedlemmerne forud for mødet. Administrationen har afsluttet regnskabsperioden med udarbejdelse af et regnskab for boligorganisationen, sideaktivitetsafdeling, byggefonden og 7 boligafdelinger. Boligorganisationens regnskab udviser et lille underskud på kr , der bliver kommenteret nedenfor. Der er overskud i følgende afdelinger: 01, 04, 05, 07 og 09. Alle afdelingernes regnskaber vil blive kommenteret nedenfor i afsnittet om afdelingsregnskaberne. Rating Boligkontoret har som et led i god forvaltningsskik indført et ratingsystem, som vil gøre det betydeligt nemmere for bestyrelsen og administrationen, at vurdere hvilke afdelinger, som har behov for en tæt opfølgning af økonomiske og vedligeholdelsesmæssige områder. Rating kan ses i hvert enkelt afdelingsregnskab og den samlede rating for alle afdelinger kan ses på side 4 i regnskabet. Afdelingerne er ratet som følger: Afdeling 01 er ratet til et D, hvilket betyder under middel d.v.s. at der skal udarbejdes budgetkontrol hver 6. måned. Afdeling 04 er ratet til et C, hvilket betyder: middel d.v.s. at der skal holdes ekstra øje med afdelingens udvikling. Generalforsamling den side 4

5 Afdeling 05 er ratet til et A, hvilket betyder: god d.v.s. at afdelingen betegnes som værende en meget god afdeling. Afdeling 06 er ratet til et D, hvilket betyder under middel d.v.s. at der skal udarbejdes budgetkontrol hver 6. måned. Afdeling 07 er ratet til et C, hvilket betyder: middel d.v.s. at der skal holdes ekstra øje med afdelingens udvikling. Afdeling 08 er ratet til et B, hvilket betyder: over middel - d.v.s. at afdelingen betegnes som værende en meget god afdeling. Afdeling 09 er ratet til et C, hvilket betyder: middel d.v.s. at der skal holdes ekstra øje med afdelingens udvikling. Specifikt kan nævnes følgende fra regnskaberne: Selskabsregnskabet : Afdelingernes midler er forrentet med 1,03%. Der er indgået kr i renteindtægter. Konto 621: Udviser årets underskud, der udgør kr , der er taget fra selskabets arbejdskapital. Konto 732: indestående i Boligkontorets fællesforvaltning udgør kr , hvilket er lidt mere end sidste år, hvor saldoen var kr , Konto 803: dispositionsfonden lyder på kr ,- mod sidste år ,- hvilket svarer til kr pr. enhed. Konto 805: arbejdskapitalen lyder på kr mod kr sidste regnskabsår. Konto 902: trækningsretsmidler kr pr mod sidste år kr pr Afdelingsregnskaberne : Regnskaberne for afdelingerne udviser følgende driftsresultater: Afdeling 01: 35 boliger Årets overskud kr overført til (kto )opsamlet resultat, hvor der var en primosaldo på kr inden årets budgetmæssige afvikling af underskud. Resultatkontoen udgør herefter kr Afdeling 04: 18 boliger Årets overskud kr overført til opsamlet resultat. Resultatkontoen udgør herefter kr Overskuddet skyldtes primært større lejeindtægter end budgetteret. Afdeling 05: 23 boliger Generalforsamling den side 5

6 Årets overskud kr overført til opsamlet resultat, der herefter udgør kr Overskuddet skyldtes primært mindre udgifter til vand, renovation samt mindre udgifter til forbedringsarbejder. Afdeling 06: 68 boliger Årets underskud kr overført til opsamlet resultat, der herefter udgør kr Underskuddet skyldtes større udgifter til vand, G-indskud, almindelig vedligehold samt større udgifter til planlagt og periodisk vedligehold. Afdeling 07: 33 boliger Årets overskud kr overført til opsamlet resultat, der herefter udgør kr Overskuddet skyldtes primært mindre udgifter til el og varme til fællesarealer samt tidligere afskrevet tilgodehavender. Afdeling 08: 64 boliger Årets underskud kr overført til opsamlet resultat, der herefter udgør kr Underskuddet skyldes primært større udgifter til ejendomsskatter, renholdelse, almindelig vedligeholdelse samt mindre renteindtægter end budgetteret. Afdeling 09: 35 boliger Årets overskud kr overført til opsamlet resultat, der herefter udgør kr Overskuddet skyldtes mindre udgifter til lån, ejendomsskatter samt tilbagebetaling vedr. ejendomsskatter og renter. Regnskabet for foreningen, byggefonden, sideaktiviteterne og afdelingerne for 2013 blev godkendt uden bemærkninger. Revisionsprotokollen for 2013 blev godkendt uden bemærkninger. Budgettet for år 2014 blev taget til efterretning. Ad 04. Indkomne forslag Dirigenten oplyste, at der ikke er indsendt forslag til dagsorden. Ad 05. Valg af 3 medlemmer til bestyrelsen. Dirigenten oplyste, at følgende er på valg: Steen Augustinus, Charlotte Christensen og Susanne Følleslev. Alle erklærede sig villig til genvalg. Der var ikke andre kandidater. Steen Augustinus, Charlotte Christensen og Susanne Følleslev blev genvalgt til bestyrelsen. Generalforsamling den side 6

7 Ad 06. Valg af 2 suppleanter. Der blev foreslået Palle Jensen fra afd. 08 og Hanne Rasmussen fra afdeling 09 som suppleanter. Hanne Rasmussen, afdeling 09 blev valgt som 1. suppleant Palle Jensen, afdeling 08 blev valgt som 2. suppleant Herefter består bestyrelsen af følgende: Formand: Ebbe Rasmussen (valgt 2013) Bestyrelsesmedlem: Steen Augustinus (valgt 2014) Bestyrelsesmedlem: Jørgen Lauridsen (valgt 2013) Bestyrelsesmedlem: Leif Jørgensen (valgt 2013) Bestyrelsesmedlem: Christian Rasmussen (valgt 2013) Bestyrelsesmedlem: Susanne Følleslev Jensen (valgt 2014) Bestyrelsesmedlem: Charlotte Christensen (valgt 2014) 1. suppleant: Hanne Rasmussen (valgt 2014) 2. suppleant Palle Jensen (valgt 2014) ad 07. Valg af revisor. Bestyrelsen indstillede PriceWaterhouseCoopers til genvalg. BESLUTNING Generalforsamlingen valgte PriceWaterhouseCooper som revisor. Ad 08. Eventuelt Der var intet. Formanden takkede dirigenten for veludført arbejde, og afsluttede mødet. Mødet sluttede kl Referent: Helle Duus Andresen Underskrifter øverste myndighed: dirigent formand Generalforsamling den side 7