Etablering af et digitalt skolebibliotek for blinde og svagsynede børn og unge

Transkript

1 Afsluttende rapport Etablering af et digitalt skolebibliotek for blinde og svagsynede børn og unge udarbejdet af Synscenter Refsnæs Dato: 19. oktober 2012 Udgave: 1.0 Status: Endelig

2 Indhold 1 INDLEDNING SAMMENFATNING PROJEKT FORLØB Fase 1 - Forstudie Fase 2 - Kravspecifikation Fase 3 - Implementering Fase 4 - Test, formidling og evaluering BIBLUS FUNKTIONALITET Oprette sig som bruger Forskellige brugertyper Indhold i Biblus Menu og funktioner Søgefunktion Ikke fundet? Tilføj materiale Administrer titler Administrer brugere Administrer system Rapporter Mine indstillinger VIDERE UDVIKLING KONKLUSION

3 1 Indledning Dette er den afsluttende rapport, som beskriver projektet Etablering af digitalt skolebibliotek for blinde og svagsynede børn og unge. Projektet blev gennemført af Synscenter Refsnæs i perioden 1. januar 2011 til 30. juni 2012 med støtte fra Kulturstyrelsens udviklingspulje for folke- og skolebiblioteker for frie forsøg. Det digitale skolebibliotek har fået navnet Biblus. Synscenter Refsnæs er det nationale ressourcecenter for landets ca synshandicappede børn og unge. Langt hovedparten er enkeltintegreret i det almindelige uddannelsessystem. Centret yder støtte i form af bl.a. rådgivning, kursusaktivitet og materialeproduktion. Produktionen sker på bestilling fra lærerne med synshandicappede elever. Indtil etableringen af Biblus fandtes der ikke en digital fortegnelse/bibliotek med undervisningsmaterialer i alternative formater, idet det dog længe havde været et ønske blandt bl.a. lærere og pædagoger, at man havde adgang til en fælles digitaliseret materialefortegnelse med on-line adgang og mulighed for bestilling og download. Figur 1: En gruppe svagsynede børn læser på tablets Det overordnede formål med projektet har været at skabe lige muligheder i forhold til undervisningen af enkeltintegrerede synshandicappede elever på landets folkeskoler, samt at lette adgangen for lærere og pædagoger med synshandicappede elever til materialer i alternative formater. 3

4 2 Sammenfatning Ved projektets afslutning har Synscenter Refsnæs etableret et digitalt, webbaseret skolebibliotek, registreret sin materialebestand i biblioteket og udsendt informationsmateriale til samtlige relevante brugere og institutioner. Etablering af Biblus: I projektet etablerede Synscenter Refsnæs et digitalt skolebibliotek af undervisningsmaterialer i alternative formater (punktskrift, lydbøger, stortryk, e-bøger, taktile illustrationer og modeller) til brug i forbindelse med undervisning af synshandicappede elever. I det web-baserede digitale skolebibliotek har enkeltintegrerede synshandicappede elever samt disses synskonsulenter, lærere, pædagoger, pårørende og andre mulighed for at søge i materialebestanden, bestille materialer og eventuelt downloade eksisterende digitalt materiale indenfor rammerne af ophavsretslovens paragraf 17. Figur 2: Biblus forside Registrering af materiale: Synscenter Refsnæs havde ved projektets afslutning registreret stort set hele sin materialebestand i Biblus. Foruden materiale fra Materialelaboratoriet på Synscenter Refsnæs, er der i Biblus mulighed for, at løst tilknyttede studentermedhjælpere kan bidrage med materiale, ligesom frivillige har mulighed for at levere digitalt materiale. Sidstnævnte funktion blev imple- 4

5 menteret på opfordring fra bl.a. Landsforeningen af forældre til blinde og svagsynede. Information om Biblus: Som led i projektet har Synscenter Refsnæs udviklet informationsmateriale, som er blevet udsendt til samtlige relevante potentielle brugere og institutioner. Alle synshandicappede børn og unge i Danmark har modtaget informationsmateriale, ligesom dette er blevet sendt til alle skoler med synshandicappede elever, til alle synskonsulenter og andre. Ligeledes er Biblus blevet præsenteret ved en række arrangementer og kursusforløb på Synscenter Refsnæs, og på flere faglige konferencer. Brugerbestanden vokser stødt og ventes at passere i løbet af de første 12 måneder. Synscenter Refsnæs har i forbindelse med projektet gennemført en evaluering med inddragelse af såvel brugere som eksterne sagkyndige. Evalueringen bekræftede behovet for at etablere det digitale bibliotek, ligesom det blev bekræftet at biblioteket opfylder et langvarigt ønske blandt brugerne. Projektet er i al væsentlighed blevet gennemført som planlagt, og Synscenter Refsnæs har nået alle projektets mål. 5

6 3 Projekt forløb Projektet blev påbegyndt i januar Der blev indledningsvis udarbejdet en procesplan, som afspejlede det beskrevne forløb i den godkendte projektansøgning. Procesplanen blev benyttet som styringsværktøj for implementeringsfaserne, og skabte derved naturlige deadlines og overblik over projektstatus. Projektet blev afsluttet planmæssigt i sommeren Fase 1 - Forstudie Ved projekt start var fokus at indhente viden omkring eksisterende løsninger som en del af den endelige kravspecifikation. Synscenter Refsnæs gennemførte desuden en interessentanalyse for at afdække behov blandt bibliotekets primære målgrupper. Dette blev suppleret med en analyse af de daværende manuelle arbejdsgange i forbindelse med søgning, bestilling og distribution af materialer. Forstudiet blev dokumenteret i en forstudierapport. Figur 3: Det samlede planlagte projektforløb 3.2 Fase 2 - Kravspecifikation Forstudiet skabte grundlaget for udarbejdelsen af kravspecifikationen. I denne blev ligeledes indarbejdet brugsscenarier, samt krav til teknologi og arkitektur, 6

7 digital tilgængelighed, databasestruktur, logistik, brugervenlighed, ophavsret og brugeradministration. Samtlige krav blev dokumenteret i et kravspecifikationsdokument. 3.3 Fase 3 - Implementering Implementeringen blev i projektstyregruppen aftalt til at indeholde 6 trin. Dette gav mulighed for at projektstyre implementeringen trinvis, og fastholde overblikket over projektet. 1. Etablering af biblioteket 2. Integration via Z39.50 (danbib database) 3. Brugeradministration 4. Søgning, download, bestilling 5. Produktion 6. Uddannelse Denne fase blev overlappet tidsmæssigt af test-, formidlings og evalueringsfasen. Overlappet gav mulighed for at rette op på eventuelle problemer i databasen på et tidligt tidspunkt af udviklingsstadiet, og derved kunne potentielle projektforsinkelser undgås. 3.4 Fase 4 - Test, formidling og evaluering Som afslutning på projektet blev der udarbejdet brochurer som en del af projektformidlingen. Informationskampagner gennemføres med fokus på de identificerede interessenter. Digitale og fysiske brochurer blev udsendt alt efter modtagers behov. Brugertest blev løbende gennemført som et værktøj til kvalitetssikring, både på bruger- og administratorniveau. En evalueringsrapport blev udarbejdet med feedback repræsentanter for interessent grupperne. Denne giver indsigt i brugeres og sagkyndiges meninger om projektet, samt brugernes oplevelse af biblioteket. 7

8 4 Biblus funktionalitet Adgang til Biblus foregår på nettet via webstedet For at opnå adgang kræves der et bruger-id samt kodeord. Det er også muligt at benytte Biblus med et gæste log-in, idet man så kun får adgang til materiale, som ikke er rettighedsbeskyttet. 4.1 Oprette sig som bruger Det er muligt at anmode om at blive oprettet som bruger hvis man opfylder kravene, som er defineret af ophavsretslovens paragraf 17. Dette kaldes i Biblus for en primær bruger. Desuden kan lærere, synskonsulenter, pårørende og andre ressourcepersoner til primære brugere anmode om oprettelse. Anmodningen foregår via en formular, som skal udfyldes og indsendes online via websitet. Figur 4: Skærmbillede: Anmodning om konto Anmodningerne behandles efterfølgende af administrationen på Synscenter Refsnæs, som kan godkende, anmode om yderligere information eller afvise anmodningerne. 4.2 Forskellige brugertyper Biblus kan håndtere følgende eksterne brugertyper: Elev (primære bruger) Lærer Pædagog Synskonsulent Pårørende 8

9 Gæst Lærere, pædagoger, synskonsulenter og pårørende kan bestille materiale på vegne af primære brugere, og skal alle knyttes til mindst en primær bruger. Desuden håndterer Biblus følgende interne brugertyper: Administrator Producent Administratorer kan administrere alle dele af systemet, herunder titler, brugere og rapporter. Producenter kan administrere de dele af Biblus, som vedrører titler og alternativer. Nedenstående tabel sammenfatter forskellige brugertypers rettigheder og muligheder i Biblus: Tabel 1: Brugertyper og rettigheder i Biblus Søg/Hent Bestil Administrer titler Rapporter Administrer brugere Administrer systemet Administratorer ü ü ü ü ü Producenter ü ü ü Primære brugere ü ü Synsprofessionelle ü * ü Pårørende ü * ü Gæster ü ** ü * Skal være knyttet til en primær bruger ** Kan kun hente offentlige materialer 4.3 Indhold i Biblus Biblus kan håndtere to klasser materialer: Beskyttede materialer og offentlige materialer. Beskyttede materialer omfatter materialer, som er omfattet af ophavsretslig beskyttelse, og som kun må stilles til rådighed jf ophavsretslovens 17. Offentlige materialer omfatter materialer, som frit kan hentes af alle, fx kursuskataloger, brochurer, informationsmaterialer og lignende. For at få adgang til beskyttede materialer skal man have en konto i Biblus, mens man kan få adgang til offentlige materialer blot med en gæstekonto. Foruden digitale materialer kan Biblus håndtere eventuelle taktile materialer, som supplerer det digitale materiale. Dette kan eksempelvis være taktile kort, som supplere en geografibog eller 3D modeller, som skal anvendes sammen med en matematikbog. Eventuelle taktile materialer fremsendes med posten. 9

10 4.4 Menu og funktioner Adgang til funktionerne i Biblus foregår via en hovedmenu med otte primære menupunkter. Der er under hvert af disse punkter mulighed for valg af den ønskede funktion. Figur 5: Hovedmenuen i Biblus Søgefunktion Der er implementeret fire søgemetoder i Biblus. Simpel søgning, avanceret søgning, visning af populære titler, samt visning af nyeste materialer. Det præsenterede søgeresultat har ni beskrivelsesfelter: ID, titel, forfatter, forlag, udgave, udgivelses år, ISBN, sprog, samt mulighed for at se hvilke alternative udgaver, der findes for en bestemt titel Hente en titel Når den ønskede titel er søgt og fundet, kan Se alternativer -knappen aktiveres. Dette giver mulighed for at se hvilke alternative formater, der findes for den pågældende titel. For hvert alternativ er der tre valgmuligheder: 1. at få sendt filen til egen mailadresse; 2. at downloade filen via browseren; eller 3. at få filen konverteret til det ønskede format ved hjælp af RoboBrailletjenesten. Figur 6: Visning af alternativer De alternative versioner, der kan skabes via RoboBraille, er bestemt kildefilens type. En rtf fil giver eksempelvis brugeren følgende konverteringsmuligheder: lydfil, daisy bog, ebog, dokument håndtering og punktskrift. Alt efter hvad brugeren ønsker af format har man herefter mulighed for at specificere syntetisk stemme, talehastighed, punktskrifttegnsæt, ebogsformat m.v Ikke fundet? Såfremt brugeren ikke kan finde det ønskede materiale i Biblus kan vedkommende bestille det hos materialelaboratoriet på Synscenter Refsnæs ved hjælp af Ikke fundet? menupunktet. Her opfordres brugeren til først at tjekke hos Nota og hvis dette ikke giver resultat, at angive hvilket materiale der er tale om og det ønskede alternative format. 10

11 4.4.3 Tilføj materiale Menupunktet Tilføj materiale kan anvendes af frivillige fx forældre, bedsteforældre og lærere som ønsker at bidrage med digitalt materiale til Biblus. Digitalt materiale, som tilføjes på denne måde, skal først godkendes af en professionel materialeproducent eller administrator før det bliver tilgængeligt i Biblus Administrer titler Menupunktet Administrer titler er opbygget af fem undermenuer, med mulighed for at oprette ny titel, rediger/slet titel, oprette alternativ version af en titel, slette de alternative titler samt at vise alle titler. Administratorer og producenter kan tilføje og redigere titler og alternative udgaver i Biblus. Der er muligt at knytte et vilkårligt antal alternativer til hver titel. Figur 7 nedenfor viser relationen mellem titler og alternativer i Biblus: Title Title Author ISBN Language... Alternative Alternative format Media file Alternative publisher Tactile illustrations?... Alternative Alternative format Media file Alternative publisher Tactile illustrations?... Alternative Alternative format Media file Alternative publisher Tactile illustrations?... Figur 7: Relation mellem titler og alternativer Der er integreret en mulighed for at hente metadata fra danbib efter ISBN nummer er oplyst Administrer brugere Som administrator er det muligt at få adgang til dette menupunkt. Der kan oprettes nye brugere, rettes og slettes eksisterende brugere, samt godkendes brugere, som har bedt om at få adgang via Biblus Anmod om konto -funktion på forsiden Administrer system Dette menupunkt giver administratorer mulighed for at oprette producenter, alternative udgivere samt alternative format typer, så disse kan tilføjes til hver alternativ som metadata Rapporter Biblus indeholder en lang række forskellige muligheder for at skabe rapporter, fx rekvirerede materialer fordelt på medietype. 11

12 Desuden bliver der dagligt skabt en rapport, som giver et statistisk overblik over tjenesten. Denne rapport sendes automatisk til relevante personer på Synscenter Refsnæs. Figur 8: Sammenfattende statistik Mine indstillinger Under menupunktet Mine indstillinger har brugerne mulighed for at rette brugeroplysninger, tilmelde sig nyhedsbreve og lignende. Det er muligt for alle brugere at rette i egne oplysninger. 12

13 5 Videre udvikling Udviklingen af Biblus har naturligt givet anledning til mange idéer til ny funktionalitet og nye anvendelsesområder. Synscenter Refsnæs vil i den kommende tid forsøge at finde finansiering til implementering af nye faciliteter i Biblus, herunder: Styring af digitale rettigheder: Beskyttelsen af dokumenter i den nuværende version af Biblus er baseret på adgangsrettigheder. I en fremtidig version vil det være hensigtsmæssigt at beskytte selve mediefilerne med licensstyring (DRM) og/eller digitale vandmærker i det omfang det lader sig gøre for dermed at beskytte filerne mod kopiering og misbrug. Håndtering af fysiske udlån: Den nuværende version af Biblus kan kun håndtere digitale materialer, som i sagens natur ikke skal sendes retur når man er færdig med dem. Synscenter Refsnæs vil gerne udvide Biblus til også at kunne håndtere udlån af fysiske materialer til synshandicappede børn og unge fx spil, legetøj, hjælpemidler og andet som gerne skal returneres efter brug. Håndtering af udlån af fysiske materialer kræver foruden registrering af materialerne bl.a., at Biblus skal kunne håndtere udlånsperioder, rykkerprocedurer og reservationer som man kender fra et almindeligt bibliotek. Styring af bestillings- og produktionsflow: I den nuværende version af Biblus kan brugerne bestille materialer, som ikke findes i Biblus. I en fremtidig version af Biblus vil Synscenter Refsnæs gerne kunne håndtere arbejdsgangen fra brugeren bestiller, over selve produktionen af alternative udgaver til udgivelsen i Biblus. Foruden selve produktionen vil Synscenter Refsnæs også gerne kunne håndtere informationen til brugerne om forventet levering med videre. Integration med andre meta databaser: Den nuværende version af Biblus giver mulighed for at trække metadata fra danbib via en Z39.50 integration. Danbib rummer information om mange især danske bøger, men er mangelfuld i forhold til udenlandske titler. Derfor ønsker Synscenter Refsnæs at tilføje andre meta databaser som eksempelvis US Library of Congres og Amazon. Håndtering af adgangsrettigheder på gruppeniveau og brugerniveau: I den nuværende version af Biblus er adgangen til materiale bestemt ud fra brugertyper, og som registreret bruger har man adgang til alle materialer i Biblus. Synscenter Refsnæs ønsker at give mulighed for at man kan begrænse adgangen til visse materialer til bestemte grupper af brugere eller til bestemte brugere. Anbefalinger til titler: Flere brugere har ytret ønske om at Biblus kunne komme med anbefalinger til titler på grundlag af andre brugeres lån eller lignende. 13

14 6 Konklusion I projektet har Synscenter Refsnæs etableret et digitalt skolebibliotek for synshandicappede børn og unge registreret sin materialesamling, informeret relevante interessenter om biblioteket, samt afprøvet og evalueret biblioteket i forhold til brugerne og andre sagkyndige. Biblus er blevet vel modtaget blandt såvel brugere som materialeproducenter, som samstemmende har givet udtryk for, at det er blevet betydelig lettere at få adgang til digitale undervisningsmaterialer for enkeltintegrerede synshandicappede elever i den danske grundskole. Formålet med projektet - at skabe lige muligheder i forhold til undervisningen af enkeltintegrerede synshandicappede elever på landets folkeskoler, samt at lette adgangen for lærere og pædagoger med synshandicappede elever til materialer i alternative formater er dermed opfyldt i det omfang det var muligt indenfor rammerne af projektet. Projektet har ligeledes givet anledning til udvikling af en række ideer og forbedringsforslag, som Synscenter Refsnæs vil forsøge at realisere i den kommende tid. 14