Indstilling. Evaluering af Huslejemodellen. 1. Resume Evalueringen af Huslejemodellen fremgår af vedlagte rapport. Til Aarhus Byråd via Magistraten

Transkript

1 Indstilling Til Aarhus Byråd via Magistraten Teknik og Miljø Den 29. januar 2013 Ejendomsforvaltningen Teknik og Miljø Aarhus Kommune 1. Resume Evalueringen af Huslejemodellen fremgår af vedlagte rapport. Det primære formål med Huslejemodellen - omkostningsbevidsthed i forbruget af kommunale administrationslokaler - er vurderet at være opfyldt. Hvad angår afholdte udgifter til vedligehold, ombygning og flyttearbejder har der stort set været balance mellem forbrug og udlagte beløb. Dette giver ikke anledning til ændringer i Huslejemodellen. Mulighederne for opsigelse af dele af et lejemål har sammen med en forholdsvis høj prissætning af lokalerne betydet, at det anbefales at ændre i huslejestørrelsen på Rådhuset. Rådhuset 8100 Aarhus C Sagsnummer Sagsbehandler Telefon Direkte telefon Telefax E-post ejendomsforvaltningen@aarhus.dk E-post direkte Lixtal: 42 Den ændrede huslejefastsættelse på Rådhuset vil reducere den husleje, Kultur og Borgerservice (MKB) har forudsat at tage med ved flytning af Borgerservice til Dokk1. Løsning på dette forhold foreslås at ske ved at beløbet optages i MKB s budgetforslag fra 2015 og frem i forbindelse med budgetlægningen for MKB s flytning fra Rådhuset vil, sammen med samlingen af Teknik og Miljø i Gellerup, resultere i fraflytning af mere end 20 % af kontorarealet på Rådhuset. Der vil derfor blive udarbejdet forslag til en ny overordnet lokaleplan, der inddrager samtlige kommunale funktioner med kontorbehov.

2 Evalueringsrapporten indeholder følgende anbefalinger: - Ingen ændringer i udlæg af vedligeholdelsesmidler/ombygnings- og flyttebudgetter. - Vedligeholdelsesplaner skal være fokuspunkt. - Vilkår for opsigelse fastholdes. - Der skal ske en vurdering af placeringen af funktioner som følge af ledige lokaler på Rådhuset efter udflytning af Borgerservice og Teknik og Miljø (110 kontorfag). - Tilpasning af husleje på Rådhuset fra Finansieringen af udflytningen af Borgerservice til Dokk1 på kr. optages i MKB s budgetforslag fra 2015 og frem i forbindelse med budgetlægningen for De udlagte midler til vagt, service og kantine på Rådhuset tilbageføres fra De udlagte kantinemidler til andre kantiner skal vurderes. - Der skal udarbejdes en model for energiinvesteringer. - Direktørgruppen bemyndiges til at beslutte fremtidige ændringer i Huslejemodellen. 2. Beslutningspunkter At 1) Evalueringsrapporten af Huslejemodellen godkendes med de beskrevne anbefalinger. At 2) De budgetmæssige konsekvenser i alt 5,5 mio. kr. - vedrørende tilpasning af huslejen på Rådhuset og tilbageførsel af udlagte midler til vagt, service og kantine på Rådhuset godkendes jf. afsnit 7, konsekvenser for ressourcer. 3. Baggrund Formålet med Huslejemodellen, der alene omfatter administrationsbygninger, var primært at skabe større bevidsthed om omkostningerne hos brugerne af de kommunale administrationsbygninger. Dette skulle ske gennem prissætning af lokaleforbruget, så brugerne fik et incitament til at tilpasse deres behov i nedadgående retning. Det var samtidig væsentligt at sikre, at brugerne over tid opretholdt den vedligeholdelsesstandard, der var forudsat med de udlagte budgetmidler. Huslejemodellen blev implementeret med 2008-budgettet som basis. I forbindelse med byrådets vedtagelse blev forudsat, at der skulle ske en evaluering af modellen efter fire år. Side 2 af 7

3 Evalueringen er udarbejdet i samarbejde med en tværmagistratslig arbejdsgruppe og har desuden været i høring i de enkelte magistratsafdelinger. Evalueringen af Huslejemodellen præsenteres i vedlagte rapport (bilag 1). 4. Den forventede effekt Evalueringen giver en vurdering af, hvordan de væsentligste intentioner med Huslejemodellen er opfyldt. Det er klart indtrykket, at der med modellen er skabt større bevidsthed om lokaleforbruget, nærmere betegnet arealforbruget pr. administrativ medarbejder. Da udviklingen i kommunens personaleforbrug ikke er gjort op i forhold til arealforbrug, kan dette dog ikke dokumenteres. Hvad angår afholdte udgifter til vedligehold, ombygning og flyttearbejder har der stort set været balance mellem forbrug og udlagte beløb. Dette giver ikke anledning til ændringer i Huslejemodellen. Det vil dog være hensigtsmæssigt, at den fortsatte vedligeholdelse sikres gennem en opstramning af de systematiske vedligeholdelsesplaner, der skal udarbejdes for de enkelte ejendomme, og som drøftes mellem lejer og udlejer. Blandt de væsentligste elementer i huslejeaftalerne er muligheden for opsigelse af dele af lejemålet og varslerne for opsigelser. Vilkårene herfor foreslås at fortsætte uændret. I praksis har det alene været Rådhuset, hvor opsigelsesmuligheden har været udnyttet. Ved Borgerservices planlagte flytning i 2014 til Dokk1 og samlingen af Teknik og Miljø i Gellerup vil ske fraflytning af godt 110 kontorfag svarende til mere end 20 % af kontorarealet på Rådhuset. Derfor vil der være behov for stillingtagen til, hvilke funktioner, der fremadrettet ønskes placeret på Rådhuset. Forslag til ny overordnet lokaleplan, der inddrager samtlige kommunale funktioner med kontorbehov, vil blive forelagt byrådet til beslutning. Huslejen i de enkelte administrationsbygninger blev oprindelig fastlagt efter mæglervurdering. Formålet var at gøre lokaleforbruget så kostægte som muligt og give et realistisk sammenligningsgrundlag med alternative lokaliseringer. Lejeniveauet har kun vist sig problematisk på Rådhuset, idet m2-lejen ligger i top, samtidig med at et kontorfag Side 3 af 7

4 tillægges et relativt stort tillæg for andel i fællesarealer. Resultatet har været, at Rådhuset er blevet mindre attraktivt for den kommunale administration. Dette har resulteret i et større antal ledige lokaler. Huslejen på Rådhuset foreslås derfor ændret. Dette vil ske ved, at lejen beregnes ud fra kontorareal med et mindre tillæg end i dag for fællesarealer, og uden kælderleje. En konsekvens af denne ændring vil være, at dele af oprindeligt udlagte huslejebeløb for fællesarealer og kælder skal tilbageføres, således at de udgår af de respektive afdelingers udgiftsbudget og af Ejendomsforvaltningens indtægtsbudget. Af hensyn til de i afdelingerne trufne dispositioner foreslås lokalefordelingen pr. 1. januar 2013 som grundlag for tilbageførslen. MKB gør i den forbindelse opmærksom på, at det fremadrettet får betydning at reducere huslejebudgettet. Betalingen på Rådhuset indgår i økonomien bag flytningen af Borgerservice til Dokk1 i Bidraget til finansiering af merudgifterne af den bygningsmæssige drift og vedligehold af Dokk1 vil derfor blive mindre. Beløbsmæssigt er der tale om kr. årligt, som der skal findes en løsning på. Dette foreslås at ske ved at beløbet optages i MKB s budgetforslag fra 2015 og frem i forbindelse med budgetlægningen for Samtidig med regulering af huslejen på Rådhuset foreslås, at de udlagte beløb til vagt og service på Rådhuset tilbageføres, idet denne aktivitet kan tilskrives husets funktion som Byens Hus. Der er dermed tale om en fast udgift, som ikke bør belaste lejerne i huset. Endvidere foreslås kantineudlægget for Rådhuset tilbageført, så beløbet indgår i kantinens budget som et fast tilskud. I Huslejemodellen mangler en finansieringsmodel, der kan sikre, at incitamentet til energibesparelser er fælles for såvel ejer som lejer. Dette vil kræve, at begge parter kan se en økonomisk fordel i energiinvesteringer. Risikovilligheden skal samtidig bredes ud, så lejerne ikke kræver fuld sikkerhed for tilbagebetaling for at godkende projekterne. Ejendomsforvaltningen vil udarbejde konkret forslag til godkendelse i direktørgruppen. Evalueringsrapporten indeholder følgende anbefalinger: Side 4 af 7

5 - Ingen ændringer i udlæg af vedligeholdelsesmidler/ombygnings- og flyttebudgetter. - Vedligeholdelsesplaner skal være fokuspunkt. - Vilkår for opsigelse fastholdes. - Der skal ske en vurdering af placeringen af funktioner som følge af ledige lokaler på Rådhuset efter udflytning af Borgservice og Teknik og Miljø (110 kontorfag). - Tilpasning af husleje på Rådhuset fra Finansieringen af udflytningen af Borgservice til Dokk1 på kr. optages i MKB s budgetforslag fra 2015 og frem i forbindelse med budgetlægningen for De udlagte midler til vagt, service og kantine på Rådhuset tilbageføres fra De udlagte kantinemidler til andre kantiner skal vurderes. - Der skal udarbejdes en model for energiinvesteringer. - Direktørgruppen bemyndiges til at beslutte fremtidige ændringer i Huslejemodellen. Afdelingerne tilslutter sig generelt tilbagemeldingerne fra høringsfasen i ovenstående evaluering. Konkrete ønsker om, at lokalefordelingen pr. 1. januar 2013 anvendes som grundlag for tilbageførslen, er taget til efterretning. Borgmesterens Afdeling foreslår, til håndtering af konsekvenserne af fraflytningen fra Rådhuset, at Teknik og Miljø, Ejendomsforvaltningen, udarbejder forslag til en ny overordnet lokaleplan, der kan forelægges byrådet til beslutning. Desuden påpeges behovet for en løbende planlægning af behov og kapacitet, som giver mulighed for rettidige tilpasninger, der minimerer tomgang. Teknik og Miljø tilslutter sig dette. MKB anbefaler, at der fremadrettet sikres en administration af Huslejemodellen, hvor der laves lejekontrakter med den enkelte lejer i den enkelte bygning frem for som nu med den enkelte magistratsafdeling. Ejendomsforvaltningen kan ikke anbefale denne ændring, idet en sådan detaljering vil være bureaukratisk tung at håndtere i forbindelse med flytninger inden for en afdeling, hvor der i så fald skal ske ændringer både mht. lejeopgørelse og beregning af driftsudgifter. Børn og Unge henstiller, at Ejendomsforvaltningen tager initiativ til en drøftelse om et fremtidigt højere udlæg til vedligeholdelse af Grøndalsvej 2 i takt med, at vedligeholdelsesbehovet stiger. Side 5 af 7

6 Ejendomsforvaltningen finder ikke der er belæg for dette, idet Grøndalsvej 2 i sin tid fik udlagt samme vedligeholdelsesbeløb pr. m2 som de øvrige administrationsbygninger. 5. De planlagte ydelser Ikke relevant 6. Organisering af indsatsen Ikke relevant 7. Konsekvenser for ressourcer Den foreslåede tilpasning af huslejen på Rådhuset og tilbageførsel af udlagte midler til vagt, service og kantine på Rådhuset har ingen udgiftsmæssige konsekvenser for kommunen, men indebærer en intern omfordeling af udgifter og indtægter. Omfordelingen fremgår af nedenstående tabel. Magistratsafdeling 2013-priser kr. Udgifter Indtægter I alt Område MBA MSB MTM MSO MKB MBU MTM Husleje Fællesareal Kælderareal Husleje i alt Betjentydelser Kantinetilskud I alt Anm: Udgifter regnes med positivit fortegn, så negativ (-) budgetændring svarer til mindreudgifter. Indtægter regnes med negativt fortegn, så positiv (+) budgetændring svarer til mindreindtægter. Side 6 af 7

7 Laura Hay / Michael Johansson Bilag Bilag 1: Evalueringsrapport Bilag 2: Tillægsbevilling T Tidligere beslutninger Byrådsvedtagelse 22. februar 2006: Ny huslejemodel for administrative bygninger i Århus Kommune Byrådsvedtagelse 4. februar 2009: Bevillingsmæssige konsekvenser ved indførelse af huslejemodellen i administrationsbygninger Side 7 af 7