Københavns Universitets Biblioteks- og InformationsService KUBIS Samf bibliotekerne / Fakultetsbiblioteksudvalg

Transkript

1 Københavns Universitets Biblioteks- og InformationsService KUBIS Samf bibliotekerne / Fakultetsbiblioteksudvalg 1. oktober 2008 Fakultetsbiblioteksudvlag 2, d. 1. oktober 2008: Referat Tilstede: Prodekan Hans Jørgen Whitta-Jacobsen (formand) (HJWJ), Fakultetsbibliotekar Tina Buchtrup Pipa (TIP), Vibeke Ring, ØI (VB), Jens Ludvigsen, SI (JL), Lars Bille, IfS (LB), Helle Samuelsen, IfA (HS), Axel Larsen, IfP (AL), Sekretær Andreas Johnsen, KUB Samf (AJ). Afbud:. Lars Bille, IfS (LB), Mikkel Beveridge Lønblad, studerende (MBL). Fravær: Alex Kviat, studerende (AK). 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden Godkendt. 2. Status for KUBIS Samf årsaftalen 2008 og øvrige opgaver En gennemgang af alle årsaftalepunkterne a) KUBIS Samf organisation Samarbejdet om etablering af KUBIS Samf går godt. Mødefrekvensen i kontaktudvalget er sat lidt ned i forhold til starten af året, med ca. et møde om måneden. Til gengæld er der arbejdsgrupper og flyttegrupper der arbejder på tværs. KUBIS Samf deltager i en række udvalg i KUBIS. Det tilstræbes at der i alle grupper er repræsentanter fra både SFB og institutbibliotekerne. b) Institutbiblioteksflytninger HJWJ orienterer om: - at fakultetet betaler flytteudgifter i forbindelse med nedtagning, transport og udpakning. - at det første forelagte budget viste sig at være for lavt men at det ikke er problematisk. - at IfP kan ansøge om reoler til etablering af institutbibliotek, idet de øvrige biblioteker får reoler som en del af CSS byggesagen. IfP går selv videre med den sag. - at det konstateres at KUBIS Samf allerede har indsendt flyttebudgetter for 09 HJWJ oplyser at der fra fakultetet er fokus på etablering af fælles specialearbejdspladser, der kan reserveres i længere perioder. De vil blive etableret i CSS kælderrum mm. Institutterne kan få adgang til disse pladser mod at de selv Side 1

2 opretter et antal specialepladser. Her må læsepladsarealerne der nu indgår som en del af institutbiblioteksarealerne ikke medregnes. Det blev aftalt at TIP og IfA/SI holder møde om læsesal. Institutbiblioteksflytningerne og sammenflytningerne skrider planmæssigt frem. Der arbejdes på alle de forberedende opgaver herunder med kassationsopgaver mv. For de sammenflyttede biblioteker er der fokus på hvilke proces- og betjeningsfunktioner, der kan lægges sammen, så det er en effektivisering, der samtidig ikke går ud over brugerne. Her indgår etablering af tyverisikring, automatiseret udlån og informationsarbejde i overvejelserne. c) Gothersgade 140 Arbejdet skrider planmæssigt frem og det er en positiv proces med samarbejdet mellem KUB og KU Samf, arkitekter, UBST med flere. Tidsplanen for Gothersgade 140 holdes. Åbningen forventes at være Den fortsatte udvikling er på detaljeniveau, pt. teknik, IT, farver og inventar i huset. TIP orienterer om, at udviklingen bl.a. omfatter IT. Der er afholdt møder mellem KBs IT og Samf: Center for anvendt datalogi. En arbejdsgruppe er etableret. Løsningen forventes at blive at KB leverer al brugervendt IT i huset, så brugeren/den studerende ikke skal logge sig på flere systemer. Herunder anvendelse af KUB/KB s printsystem som der er enighed om i princippet fungerer bedre for de studerende end KU samfs system, idet de studerende skal trække bestillinger frem ved printeren og kan fravælge uønsket materiale. Der er stadig tekniske udfordringer, men KB IT forventer at kunne løse problemet inden Prisleje for benyttelse af printsystemet må fastsættes, da der pt er forskelle mellem de to parter. Auditoriet i Gothersgade er undervisningslokale, med uhindret adgang i åbningstiden. Adgangsforhold udenfor åbningstid vil blive afklaret efterfølgende på tekniske møder i byggeprojektet og gennem den kommende servicedrift aftale mellem KUB/KB og Samf. HJWJ oplyser, at der er givet en stor støtte til inventar til huset fra KUs centrale studiemiljøpulje og det forventes at fakultetet skal dække ca halvdelen af udgifterne hertil. d) Konsolidering af KUBIS-bibliotekssystemer. Konsolideringen af samf bibliotekssystemerne vil foregå Der etableres en projektgruppe med SFBs sektionsleder Kira Hansen og repræsentanter fra institutbibliotekerne. Målet for konsolideringen er, at samle institutternes systemer i en base således at der er administrative effektiviseringsgevinster og at materialerne kan samsøges. Dermed vil materiale være lettere at fidne, mere synligt og materialet forventes brugt mere. Side 2

3 Konsolideringen kan af hensyn til nationalbibliotekets materiale ikke samle alle installationer i en base. Sammenlægningen betyder også at fremtidige opgraderinger af bibliotekssystemet ikke vil belaste bibliotekerne lokalt men foregår centraliseret. TIP indstiller endvidere at alle KUere skal kunne låne fra alle institutbiblioteker ved personligt fremmøde. Denne sag behandles pt. på KUBIS niveau. Der er enighed om at fremtidige lånemønstre herunder specifikt om der bliver et øget og uacceptabelt højt niveau af ekstern udlån til gene for instituttets egne brugere skal følges nøje. TIP og VR tager pkt. med til KUBIS statistikgruppen. TIP foreslog at der evt. kunne arbejdes med procedurer hvor kødannelser på institutlån udløste køb af materiale på KUB konto. TIP vil fremføre det for universitetsbibliotekaren. e) Etablering af Primo som integreret søgeredskab for KUBIS. TIP orienterer: Primo er pt ikke et tilstrækkeligt færdigt produkt og det er endnu ikke velegnet til samf søgninger. Der for mange relevante baser der endnu ikke kan søges og der er for få muligheder for at fravælge uvedkommende materiale, særligt naturog sundhedsvidenskab skjuler samfmaterialet. Organiseringen af primoprojektet er ikke optimal. KUBIS LGM/MCS har på grund af sidstnævnte rettet henvendelse til KBs direktør med henblik på at se på muligheden for en reorganisering, der blandt andet inddrager de faglige perspektiver bedre. Hertil vil der snarest muligt blive nedsat en KUBIS kvalitetssikringsgruppe med Kira Stine Hansen som tovholder. TIP understreger samtidig at gode funktioner fra internationale kvalitetsdatabaser ikke vil blive overflyttet til Primo, hvorfor vi fortsat skal arbejde for at studerende og forskere søger direkte i de primære faglige baser i tillæg til brugen af Primo. Det aftales af Primo endnu ikke markedsføres på samf. f) Fælles undervisningsinitiativer. Det blev konstateret at nogle institutter bruger kursustilbuddene mere end andre. Der arbejdes for at institutter, der ikke bruger det, skal gøres opmærksom på disse kurser og de fordele udvalget mener de har. Der er forståelse for at det er et tidskrævende arbejde at komme rundt til alle interessenter. Der er tilslutning til konceptet med 4 grundformer: intro, intro for internationale, bachelorsøgekurser og tævrgående workshops for specialestuderende. g) Undervisning for ph.d. studerende. Der er intet foretaget. h) Chatprojekt. Ny kommunikationsform. Pilotprojektet er afviklet. Der var meget få henvendelser. Positiv bivirkning for KUBIS Samf samarbejdet. Enigt kontaktudvalg indstiller at vi ikke fortsætter. Tilsvarende pilotprojekt på Nord og ITB udvides nu til at dække hele KUB og alle Side 3

4 kan henvende sig. Det betjenes kun af Nord i projektfasen. Det har vores opbakning. i) Referencehåndteringskurser. Behovsafdækning og kompetenceudvikling. Taget til efterretning og HJWJ vil afvente projektforslag. j) KUBIS Samf webflade. KUBIS web gruppe er nedsat. KUBIS Samf web arbejde skal følge disse retningslinjer og udskydes derfor. Det er fortsat det grundlæggende princip at der skal suppleres frem for dubleres. k) Koordinering af boganskaffelser. Instituttjenesten og kursuslitteratur. Der er en større udveksling af information om ny accession, blandt andet i kraft af instituttjenesten. Det indledende arbejde omkring etablering af kursus/semesterhylder er påbegyndt. Der er forventninger til at 09 vil være mere vidtgående. l) Katalogiseringspraksisser på inst. Bibliotekerne. Undersøgelse er gennemført. Indstillingerne der fremmer en effektiv bog gennemstrømning og en standardiseret behandling af posterne følges. Der udestår en nærmere diskussion om ØI og deres behov. m) Udlåns- og afleveringsundersøgelse. Automatiseringsmuligheder. Går støt fremad. IfS har implementeret automatisering. Øvrige afventer biblioteksflytninger. n) RFID teknologi. Projekt er næsten færdig til forelæggelse på alle institutter. Der udestår en teknisk afklaring af sammenlægningsmulighederne / økonomisk besparelse ved inddragelse af Codeco. Det forventes at IfS, IfP og ØI kommer hurtigt i gang. Udgiftsstørrelsen vil hertil afhænge af antallet af bøger, som et institut ønsker at chippe og årligt anskaffer sig. TIP fremfører, at der er erfaring for, at RFID teknologien har virkning som tyverisikring, hvis man sørger for, at 20 procent af bøgerne er chippede. TIP anbefaler alle institutterne at indføre RFID teknologien. o) Øvrige opgaver. - IfS har opstillet et KUB/KUBIS info-galleri, der giver mulighed for integreret information direkte til brugerne. - KUBIS Samf har også fået sin egen faste side de studerendes fakultetsblad: Corpus Side 4

5 - Spørgsmålet om adgang til punkt.ku og Absalon skal i første omgang rejses på centralt KU niveau efterfølgende kan vi forsøge med fakultetet. - Der arbejdes med NIAS om en ny samarbejdsaftale, der skal knytte tættere til Samf og tydeliggøre NIAS service for samf brugere. 3. Nærmagasin for institutbibliotekerne. JL beretter om indretningen af nærmagasinet. Der vil blive etableret fælles ekspedition. På baggrund af de modeller TIP har forelagt, der har kontaktudvalgets tilslutning, støtter udvalget at Kontaktudvalget vælger en blandet model med garanteret plads og relativt fordelt plads efter budgetmodel. Hvilken afgøres i Kontaktudvalget. Der vedtages endvidere, at der føres statistik på, hvad der aldrig bliver udlånt. TIP understreger at vi løbende skal revurdere behovet for magasinpladsen og anføre at der er forskellige muligheder for løbende at tynde ud i magasinet bl.a. vil overførsel til KUB samling. 4. KUBIS Samf personalenyt. Stort set alle medarbejdere til SFB i Gothersgade 140 er ansat. Det er foregået ved interne rokade stillinger, der skulle ansøges. TIP fremsætter at netop dette betyder at det er et positivt tilvalg for den enkelte medarbejder og betdyer at vi stiller med et meget motiveret hold for at yde en god biblioteksservice. De kommer fra alle afdelinger i KUB og har dermed mange forskellige kompetencer. Normeringen er på 8 ÅV og instituttjenesten på 15 timer ugt. Pt. har vi lige under de 8 ÅV. TIP uddelte et par artikler af og med Kira Hansen, sektionsleder/daglig leder af Gothersgade som introduktion. Annelise Synnest overtager instituttjenesten for Simone Nielsen, der begynder som informationsspecialist på IfP 1. nov Årsaftalen for Første behandling. Forslag. Det blev aftalt at udkastet er grundlag for lokale diskussioner inden næste møde i december, hvor planen aftales endeligt. Der var enighed om at planen var ambitiøs, og måske kunne/burde indskrænkes en smule. TIP laver et oplæg til prioritering af punkterne i aftalen. Hvad skal gøres, osv. Det blev samtidig fremført at der var stor tilfredshed med det foreløbige arbejde og at det var tydeligt at der blev leveret mange gode resultater i KUBIS Samf samarbejdet. Side 5

6 6. Status for KUBIS i øvrigt. Ingen tid til gennemgang af indhold. KUBIS arbejds- og udviklingsplan skrider planmæssigt frem. Enkelte fakulteter har først for nylig indgået årsaftaler for Kommunikation a) For Fakultetsbiblioteksudvalget. Alle udvalgets referater og grundlæggende aftalepapirer for fakultet og generelt KUBIS finder på fakultetets side under Råd og udvalg. TIP vil forsøge at etablere et mødeforum i punkt KU for udvalget med alle bilag mm. (ikke grupperum) b) For KUBIS Samf medarbejderne. Vi fortsætter med to intranet. 8. Meddelelser. Fakultetet prioriterer etableringen af fælles specialpladser. Vi skal ifølge HJWJ også til at kigge på undervisningslokaler. 9. Evt. Der var enighed om at dagsordnen var meget lang. TIP forsøger at sortere i indholdet til næste gang, med orientering, diskussion og beslutningspunkter for sig. 10. Næste møder. Næste møder foreslås kl. 13:30-15:30 og 5. februar 09 kl Med tre årlige møder vil december omhandle ny årsaftale. Udkast 1 bilag på dette møde er grundlaget. Februarmødet er bl.a. afrapportering af / TIP Side 6