Tid: Onsdag den 16. januar 2013 kl Søren Brixen (SB), Troels Rasmussen (TR) og Steen Tinning (STI)

Transkript

1 Referat DIREKTIONSMØDE Tid: Onsdag den 16. januar 2013 kl Sted: Deltagere: Søren Brixens kontor Søren Brixen (SB), Troels Rasmussen (TR) og Steen Tinning (STI) Afbud fra Birgit Gjøl Nielsen (BGN) Afbud fra Karen Friis Nielsen (KFN) Bjarne Nissen deltog i behandling af pkt. 2 og 3. Steen F. Andersen deltog i behandlingen af punkt 10. Kopi til: Mellemledere på landskontoret, DGI ledelsessekretariat Dagsorden: 1) Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 2) Budget Direktionen skal drøfte udarbejdelsen af budget 2014 med henblik på efterfølgende behandling i hovedbestyrelsen. Direktionen skal blandt andet drøfte budgetproces, overordnet budgetramme, tidsplan samt tidspunkt for udarbejdelse af forslag vedrørende dimensionering af budgettet. Bjarne Nissen deltager i behandling af punktet. 2.1 Brev til DGI s hovedbestyrelse Direktionen drøftede det udsendte bilag. Direktionen mener ikke, der er grundlag for at udarbejde et kvalificeret forslag vedrørende dimensionering af budget 2014, til behandling på landsledelsesmødet i marts måned. Direktionen vil derfor indstille til HB, at dimensioneringen bliver drøftet på fællesmødet mellem landsdelsforeningsformændene og hovedbestyrelsen den 25. maj Herefter vil der være grundlag for at igangsætte arbejdet med detailbudgettering af budget 2014 med henblik på at drøfte forslag til budget 2014 på hovedbestyrelsesmødet den 15. august 2013 og landsledelsesmødet den september På

2 fællesmødet mellem hovedbestyrelsen og landsudvalgsformændene den 31. august 2013 vil det være muligt at drøfte detailbudgetteringen på idræts- og motionsområdet. et justeres på baggrund af drøftelsen. BN. 3) Elektronisk godkendelse af fakturaer m.v. DGI Regnskab indstiller, at DGI køber og implementerer Faktura Boks - et arbejdsredskab som vil gøre det muligt at godkende fakturaer m.v. elektronisk. Den samlede investering udgør ca kr., og det foreslås, at beløbet afskrives over en 3-årig periode via afskrivningsbudgettet. Den samlede årlige variable omkostning udgør ca kr., som foreslås finansieret via budgettet til DGI Regnskab. Det foreslås, at fakturaboks implementeres i tre faser i løbet af de første fem måneder af En godkendelse af indstillingen forudsætter, at der ydes en tillægsbevilling for 2013 på cirka kr. inkl. afskrivning. Bjarne Nissen deltager i behandlingen af punktet. 3.1 Indstilling 3.2 Scanningsarbejde 3.3 Referencer Indstillingen blev godkendt, idet direktionen understreger, at der ikke er tale om en tillægsbevilling men om budgetmæssig omplacering. Direktionen understregede vigtigheden af, at de forventede administrative besparelser bliver realiseret. 4) Forberedelse af møde i DGI Chefforum den 21. januar 2013 Direktionen skal forberede møde i DGI Chefforum den 21. januar Det udsendte dagsordensmateriale bedes medbragt til mødet. Direktionen gennemgik det udsendte dagsordensmateriale og fordelte forskellige opgaver. 5) Orientering fra møde i kulturministeriet vedr. udredningen, 10. januar 2013 SB orienterer fra møde i kulturministeriet den 10. januar 2013 vedr. udredningen. SB orienterede om mødet den 10. januar Et konstruktivt og opklarende møde. 6) Motionsdopingreglement. Idrættens hovedorganisationer vedtog i 2009 et fælles motionsdopingreglement og etablerede i den forbindelse et fælles sanktionssystem. DGI s årsmøde vedtog reglementet i november 2008 og bemyndigede ved den lejlighed hovedbestyrelsen til løbende at vedtage mindre ændringer. En ændring blev vedtaget i Ændring af lov og bekendtgørelse om dopingbekæmpelse nødvendiggør at motionsdopingreglementet skal revideres. Ved samme lejlighed kan reglementet justeres for en række mindre uhensigtsmæssigheder. Direktionen skal tage stilling

3 til forslaget til nyt motionsdopingreglement med henblik på efterfølgende behandling i hovedbestyrelsen. 6.1 Indstilling 6.2 Forslag til nyt reglement 6.3 Gældende reglement 6.4 Dokument, der sammenligner det eksisterende reglement og forslag til nyt reglement med kommentarer 6.5 Revideret samarbejdsaftale Indstillingen blev godkendt. 7) Forberedelse af HB-møde den 31. januar 2013 Direktionen skal forberede dagsorden til hovedbestyrelsesmødet den 31. januar Foreløbig dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Revision af motionsdopingreglement 3. Budgetmål for budget Mangfoldighedsstrategi 5. Forberedelse af landsledelsesmøde i marts 6. Branding af DGI. Præsentation af resultater og anbefalinger fra ReD 7. Fordeling af deltagelse i LDF-årsmøder 8. Kontaktpersonordning til landsudvalgene. Ny fordeling? 9. Handlingsplan DGI Underground 10. Forslag til vedtægter for Foreningen af DGI-huse, samt generel orientering 11. Særlig satsning på fitnessområdet 12. Våbenregistrering DGI Skydning. Underskrifter af HB-medlemmer. 13. Næste HB-møde: Fredag den 8. marts Eventuelt 15. Godkendelse af beslutningsreferat af nærværende dagsorden Overskriften for punkt 3 ændres til Udarbejdelse af budget De foreslåede punkter 9 og 11 udgår og som nye punkter tilføjes Fusion DGI-DDS og DGI s ledelsesbillede. KFN spørges om relevansen af det foreslåede punkt 8. ST. 8) Kvartalsrapport, 4. kvartal Q Alle fortroligt Direktionen gennemgik det udsendte materiale til kvartalsrapporten for fjerde kvartal og drøftede udformningen af direktionens kommentarer til materialet. ST skriver et udkast som drøftes på næstkommende direktionsmøde.

4 9) Eventuel deltagelse i DIF s udviklingskonference den 28. januar 2013 Direktionen skal drøfte en eventuel deltagelse i DIF s udviklingskonference den 28. januar Søren Riiskjær deltager for DGI, og KFN spørges om deltagelse. ST. 10) Fusion mellem DGI og DDS Opfølgning af møde med rådgivere og møde i forhandlingsgruppen, 15. januar 2013 Forslag til lokalefordeling. Endelig beslutning. Nedsættelse af indretningsudvalg Stillingsbetegnelser Andet 10.1 Stillingsbetegnelser SB orienterede om møde i forhandlingsgruppen den 15. januar 2013 og oplyste, at der er opnået enighed om opdeling af budget 2013 for det tidligere DDS: En del tilgår landsdelsforeningerne i DDS, en anden del tilgår skydning på landsplan, en tredje del overføres til Skydebaneforeningen Danmark og en fjerde del vedrører de fælles administrative omkostninger på landsplan. Direktionen ønsker oplysninger om, hvordan det er muligt at følge udviklingen i forbruget på de fire områder. Bjarne Nissen udarbejder et oplæg i samarbejde med Tatjana Stegelmann. SB. SB oplyste videre, at forhandlingsgruppen har suppleret sig med en gruppe af rådgivere, under ét rejseholdet. Rejseholdet vil være til rådighed for landsdelsforeningerne i den kommende fusionsproces. Der er udarbejdet skabeloner for både fusionsaftale og procesplan for landsdelsforeningerne og forslag til vedtægter for en ny landsdelsforening og en ny regional skydebaneforening. Rejseholdet ønsker at præsentere materialet for landsdelsforeningerne og vil derfor besøge alle landsdelsforeninger inden udgangen af marts måned Der udsendes brev til DGI landsdelsformænd og direktører og DDS landsdelsformænd og forretningsførere. SB. Direktionen besluttede at opretholde grundtrækkene i det forslag til lokalefordeling, som blev præsenteret på informationsmødet den 10. januar. Det indebærer, at Direktøren for DGI, Søren Brixen, vil fremover have arbejdsplads i både nr. 1 og nr. 27. I nr. 1 vil Søren Brixen have kontorfællesskab med Søren Riiskjær og i nr. 27 med Steen Tinning, begge fra ledelsessekretariatet. Heidi Tvermose fra ledelsessekretariatet får fast arbejdsplads i nr. 27. DGI HR og Organisation og DGI Sponsor og Event vil fremover få fast arbejdsplads i nr. 27. Fire medarbejdere, som i dag har arbejdsplads i nr. 27, vil fremover få fast arbejdsplads i nr. 1. Beslutningen omfatter Helle Veel, DGI Kommunikation Tatjana Stegelmann, DGI ledelsessekretariat Annegrete Månsson, DGI Lab og Mette Christiansen, DGI Lab.

5 Herudover vil en række medarbejdere få nye arbejdspladser i den bygning, hvor de i dag har arbejdsplads. Direktionen besluttede også at nedsætte et indretningsudvalg, som har ansvar for at koordinere indretningen af de nye lokaler med funktionelle og hyggelige arbejdspladser, stille zoner, inspirerende miljøer og gode mødefaciliteter med en stærk duft af idræt og fællesskab. Direktionen har udpeget Chefen for DGI HR og Organisation, Peter Mortensen, til formand for indretningsudvalget, som vil blive suppleret med fem personer: En repræsentant for hver af de tre afdelinger, en fælles repræsentant for stabsfunktionerne og en repræsentant for Skydebaneforeningen Danmark. Indretningsudvalget kan i øvrigt nedsætte arbejdsgrupper og underudvalg efter behov. Der udsendes et fusionsnyhedsbrev om vedtagelserne. SB og ST. 11) Næste møde: Onsdag den 23. januar 2013 kl Fusion mellem DGI og DDS Opfølgning på møde i DGI Chefforum den 21. januar 2013 Kvartalsrapport, 4. kvartal 2012 Forberedelse af HB-møde den 31. januar 2013 Henvendelse fra Social- og Integrationsministeriet vedrørende inklusion af handicappede. 12) Eventuelt Intet at referere. Eventuelle spørgsmål til referatet kan rettes til direktionen. Venlig hilsen DGI Steen Tinning