Haderslev Boligselskab

Transkript

1 Haderslev Boligselskab Referat af organisationsbestyrelsesmøde mandag den 26. oktober 2016, kl hos Servicecenter Haderslev, Naffet 2, 6100 Haderslev Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Boligorganisationen Orientering fra formanden Orientering fra Domea.dks bestyrelse Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer Fælles dispositionsfond i Domea.dk Afd. 16/51 Fælles Fårehave Forslag om tildeling af boliger efter rekvisition i samarbejde med Haderslev Kommune Forslag om bofællesskaber/deleboliger Stafet for livet Indgåelse af en databehandleraftale Beboernes fravalg af tv-signaler Personaleforhold Generel orientering Merbevilling til Boligsocial Helhedsplan tillægspunkt Nybyggeri og renovering Helhedsplanerne for afd. 16/26 Braineparken og afd. 16/27 Byhusene Bestyrelsesvederlag for Helhedsplan, afd. 16/ Mødeplanlægning Eventuelt... 7 Deltagere fra bestyrelsen: Kaj Ringsted, formand Lars Kruse, næstformand Kurt Blohm Erik Knutzen Kim Andersen Lone Birch Uffe Steiner Jensen Finn Wohlert Kirsten Grauholm Øvrige deltagere: Jan Bojsen, Servicecenter Haderslev Udsendt den 15. november 2016

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden samt eventuelle tillægspunkter. Referat: Godkendt med tillæg af punkt vedr. merbevilling til Boligsocial Helhedsplan pkt Godkendelse af referat Administrationen har til referat af møde den 6. september 2016 modtaget følgende kommentarer/indsigelser Uffe Steiner Jensen: Jeg vil gerne bede om, at det tilføjes referatet side 8 vedrørende de 2 workshops, at bestyrelsen klart udtrykte sin forbavselse og sin utilfredshed med reduktionen til 2 workshops i modstrid med bestyrelsens beslutning. Det indstilles, at bestyrelsen optager drøftelse om fremsendte kommentar/indsigelse. Referat: Fremsendte kommentar taget til efterretning. Bygherreudvalget viderebringer kritik til Domea.dk BYG herom. Referatet kan herefter underskrives af formanden. 3 Boligorganisationen 3.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Referat: Org. formand Kaj Ringsted oplyste om følgende: Møde med borgmester H. P. Geil samt kommunaldirektør Villy Feddersen omkring X-House. Tidsplanen for udsendelse af projektmateriale for Skovvænget/Brombærvej holder dvs. udsendelse d. 16. december I supplement til orientering fra formanden orienterede Finn Wohlert på vegne af bygherreudvalget for afd. 16/25 om CSR-politikken, der ønskes indarbejdet i kommende Helhedsplan. Anvendelse af sociale arbejdsklausuler om uddannelse- og praktikpladser i forbindelse med udbud af bygge- og anlægsarbejder samt tjenesteydelser. Indsats for at jobsøgende beboere i afdelingen kommer i betragtning - det kræver både styring og et stærk samarbejde med entreprenører der vil og kan tage et socialt ansvar. Side 2 af 8

3 Fokusering på at indvandre, der ud over at blive beskæftiget også kan virke til en bedre kommunikation via tolkebistand. Der vil være tale om praktikpladser, men med en 4-årig renoveringsperiode, bør der være muligheder for ansættelse af lærlinge. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.2 Orientering fra Domea.dks bestyrelse Orientering gives på mødet. Referat: Der var intet fra nyt at berette om fra Domea.dks bestyrelse. 3.3 Orientering fra de kommunalt udpegede bestyrelsesmedlemmer. Orientering gives på mødet. Referat: Der var intet fra nyt at berette om fra de kommunale repræsentanter. 3.4 Fælles dispositionsfond i Domea.dk Punktet fremsat af organisationsbestyrelsesmedlem Finn Wohlert mail inkl. bilag fra mail af den 21. september 2016 fra advokat Henrik Meden, Domea.dk vedlægges. Det indstilles, at bestyrelsen optager punktet til drøftelse. Referat: Punktet besluttet til endelig afgørelse på møde d. 21. november Fokuspunkterne i bestyrelsens drøftelse var tillægget af moms i forhold til oprindeligt godkendt, risikovurdering ved egne afdelinger samt solidaritet drøftelse i forhold til andre organisationer administreret af Domea.dk I tillæg til punktet - men som en del af samlet vurdering - blev risikofond ved Domea.dk nybyggerisager samt merbidraget på 0,5 % - sammenlignet med markedspriserne på området - for byggesagshonorar drøftet. 3.5 Afd. 16/51 Fælles Fårehave Det er aftalt, at Haderslev Boligselskab og Haderslev Kommune som minimum afholder kvartalsmøder, hvor status for afdelingen drøftes, herunder også de økonomiske forhold - skrivelse af den 29. september.2016 fra Haderslev Kommune vedlægges. Side 3 af 8

4 Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3.6 Forslag om tildeling af boliger efter rekvisition i samarbejde med Haderslev Kommune Haderslev Kommune har på fællesmøde den 29. august 2016 med boligorganisationerne aftalt, at kommunen retter henvendelse til de enkelte boligorganisationer for at bede om, at bestyrelsen på organisationsmøde i oktober 2016 drøfter muligheden for tildeling af boliger efter rekvisition - referat vedlægges som bilag. Konkret drejer det sig om følgende: Boliger tildeles efter rekvisition Indgåelse af aftale med Haderslev kommune om tildeling af almene boliger (ældre- og plejeboliger undtaget) til løsning af de boligsociale behov ved anvendelse af rekvisition i modsætning til i dag, hvor hver 4. ledige almene familiebolig tildeles. Samarbejdet mellem kommunen og boligorganisationerne er også drøftet herunder, at der som udgangspunkt vil blive afholdt et månedligt møde med deltagelse af udlejningen fra boligorganisationerne og relevante afdelinger i Haderslev kommune. Det indstilles, at bestyrelsen optager punktet til drøftelse og melder tilbage til Haderslev Kommune senest den 1. november Referat: Godkendt med 1 års prøvetid dog under forudsætning af, at opnoterede på boligorganisationens officielle venteliste fortsat kan få tildelt boliger herfra før anvendelse af rekvisitionsordning. 3.7 Forslag om bofællesskaber/deleboliger Haderslev Kommune har på fællesmøde den 29. august 2016 med boligorganisationerne aftalt, at kommunen retter henvendelse til de enkelte boligorganisationer for at bede om, at bestyrelsen på organisationsmøde i oktober 2016 drøfter muligheden for bofællesskaber/deleboliger - referat vedlægges som bilag. Konkret drejer det sig om følgende: Bofællesskaber/deleboliger Anvendelse af bofællesskaber/deleboliger i almene familieboliger, hvilket almenboligloven giver mulighed for forstået således, at lejerne får rådighed over et værelse og adgang til et fælleskøkken m.v. Vejledning om kollektive bofællesskaber i almene familieboliger vedlægges som bilag. Det indstilles, at bestyrelsen optager punktet til drøftelse og melder tilbage til Haderslev Kommune senest den 1. november Side 4 af 8

5 Referat: Forslaget kunne ikke tiltrædes organisationen mener umiddelbart, at ordningen ikke er hensigtsmæssig overfor øvrige beboere i afdelingen/organisationen, idet det vurderes, at risikoen for tomgang (helt/ delvis) i deleboliger er særlig stor (isoleret samfundsgruppe løser generelt samfundsproblem i så fald ved betaling af tomgang). Ligeledes vurderes ordningen kompleks og administrativ tung. Fællesboliger med fælles lejekontrakt kunne være løsningen. 3.8 Stafet for livet Punktet fremsat af organisationsbestyrelsesmedlem Erik Knutzen se vedlagte mail. Det indstilles, at bestyrelsen optager punktet til drøftelse. Referat: Det besluttedes, at samarbejdet med HAB søges gentaget i Økonomiramme for 2017 sættes til ca. kr , der godkendtes afholdt via dispositionsfonden. Erik Knutzen vil indtil evt. anden måtte melde sig være organisationens kontaktperson overfor Den fælles boligsocial helhedsplan, som - i lighed med forventes at være tovholder på arrangementet. Der var fra Erik Knutzen opfordring til, at flere frivillige beboerdemokrater melder sig som aktive ved planlægning af arrangementet. Regnskabet for 2016 er vedlagt dette referat. 3.9 Indgåelse af en databehandleraftale Domea.dk anvender flere digitale systemer i forbindelse med administrationen af jeres boligorganisation og -afdelinger. I den sammenhæng håndterer vi personoplysninger i forbindelse med fx opnoteringer på ventelisten, udlejning af ledige boliger, registrering og opbevaring af klager, rekruttering af nye medarbejdere samt registrering af oplysninger i forbindelse med lønudbetalinger og udbetaling af honorarer til bestyrelsesmedlemmer m.v. Juridisk set er det boligorganisationen, der er dataansvarlige for personoplysninger. Boligorganisationen kan imidlertid vælge at overlade det til andre at stå for den praktiske behandling af personoplysningerne på jeres vegne. Det har I gjort ved at indgå en forretningsføreraftale med Domea.dk. Domea.dk er herefter den, der udfører databehandlingen, og Domea.dk betegnes derfor som databehandleren i lovens forstand. Persondataloven fastslår, at Domea.dk (som databehandler) ikke må bruge de oplysninger, der modtages, til andet end udførelsen af opgaven for jer (som dataansvarlige). Det gør vi naturligvis heller ikke, men det er desværre ikke nok, at der er indgået en forretningsføreraftale. Lovgivningen kræver, at der også indgås en skriftlig aftale om selve databehandlingen. Domea.dk har derfor udarbejdet en databehandleraftale, der lever op til de krav, som persondataloven og Datatilsynet stiller. Det skal understreges, at aftalen ikke ændrer på de (praktiske) forhold, der allerede gælder og er aftalt mellem boligor- Side 5 af 8

6 ganisationen og Domea.dk. Der er alene tale om en aftale, som kan dokumentere, at vi lever op til lovgivningens krav. Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning, og at bestyrelsen underskriver den udarbejdede databehandleraftale. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning, og databehandleraftale kunne underskrives af formand og næstformand Beboernes fravalg af tv-signaler Folketinget har den 31. maj vedtaget en lov, som giver beboerne ret til at fravælge modtagelse af tv-programmer og dermed slippe for betalingen. Beboerne vil dog fortsat skulle betale den del af antennebidraget, som vedrører drift, administration og vedligeholdelse af afdelingens eget anlæg. Der vedlægges et notat, som nærmere beskriver konsekvenserne af den ændrede lovgivning. Der vil blive orienteret nærmere om konsekvenserne for de enkelte afdelinger på mødet. Referat: Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning umiddelbart ingen udfordringer i afdelinger tilknyttet Haderslev Boligselskab Personaleforhold Generel orientering Ikke offentligt punkt Merbevilling til Boligsocial Helhedsplan tillægspunkt Referat: Med henvisning til udsendte den 25. oktober 2016, kl godkendtes merbevilling i størrelsesorden kr til Den boligsociale Helhedsplan. Beløbet afholdes via dispositionsfonden. 4 Nybyggeri og renovering 4.1 Helhedsplanerne for afd. 16/26 Braineparken og afd. 16/27 Byhusene Organisationsbestyrelsesformand Kaj Ringsted og Jan Bojsen har d. 23. september 2016 modtaget vedlagte fra bygherrerådgiver Lars Faber Domea.dk BYG. Det indstilles, at bestyrelsen optager punktet til drøftelse og at bestyrelsen udpeger en person, som kan varetage kommunikation/være bindeled mellem Haderslev Boligselskab og BYG samt udpeger bygherreudvalg. Referat: Erik Knutzen blev af organisationsbestyrelsen udpeget til såvel bygherreudvalg, byggeudvalg samt kontaktperson mellem Domea.dk BYG og Haderslev Boligselskab ved kommende helhedsplan for afd. 16/26. Side 6 af 8

7 Fsv. øvrige medlemmer af begge udvalg aftaltes det, at Domea.dk BYG indkalder afdelingsbestyrelsen til møde for der at præsentere opgaver samt forventninger til beboerinddragelsen. Mht. afd. 16/27 besluttedes punktet udsat til organisationsbestyrelsesmøde januar/februar 2017 det forventes/forlanges at Domea.dk BYG deltager på mødet. Finn Wohlert orienterede om kontakt til Realdania vedr. Catharinaheim Realdania er umiddelbart ikke interesseret i overtagelse og plan B iværksættes. 4.2 Bestyrelsesvederlag for Helhedsplan, afd. 16/25 Bestyrelsen godkender fordeling af bestyrelsesvederlag for byggesagen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender fordeling af bestyrelsesvederlag for byggesagen. Referat: Det af Finn Wohlert fremsatte forslag vedlagt dette referat blev enstemmigt godkendt. Bygherreudvalget meddeler Domea.dk BYG herom, idet Domea.dk BYG har ansvaret for udbetaling. 5 Mødeplanlægning Følgende møder og arrangementer er berammet for perioden frem til og med ordinært repræsentantskabsmøde i Orienteringsmøde onsdag den 16. november 2016, kl vedr. genhusning af beboerne ved kommende helhedsplan for afd. 16/25 VUC, Chr. X s vej 39, 6100 Haderslev. Ordinært organisationsbestyrelsesmøde mandag den 21. november 2016, kl Servicecenter Haderslev, Naffet 2, 6100 Haderslev. Ordinært organisationsbestyrelsesmøde mandag den 28. november 2016, kl Hotel Harmonien, Gåskærgade 19, 6100 Haderslev. Ordinært repræsentantskabsmøde mandag den 28. november 2016, kl Hotel Harmonien, Gåskærgade 19, 6100 Haderslev. Referat: Bestyrelsen tog herefter orienteringen til efterretning. 6 Eventuelt Under punktet blev følgende drøftet: Lars Kruse og Lone Birch tilkendegav begge at være villig til genvalg på repræsentantskabsmødet d. 28. november 2016 for ny 2-årig periode. Side 7 af 8

8 Kontanthjælpsloftet og evt. konsekvenser for beboerne det aftaltes, at sammen med fremtidige udlejningstal informeres om antallet af hhv. rykker 1 og rykker 2 varslinger til beboerne. For referatets godkendelse: den Kaj Ringsted, formand Side 8 af 8