TRA-TLO.R001 Aftale om levering af vejrdata, meteorologiydelser og glatføreprognoser Udbud: Meteorologiske tjenester 2016/S

Transkript

1 Til de bydende Dato 5. januar 2017 Sagsbehandler Simon Nødgaard Hansen Mail Telefon Dokument 16/ Side 1/9 RETTELSESBLAD/SUPPLERENDE MEDDELELSE NR. 03 TRA-TLO.R001 Aftale om levering af vejrdata, meteorologiydelser og glatføreprognoser Udbud: Meteorologiske tjenester 2016/S Rettelser og tilføjelser: Herved meddeles følgende rettelser og tilføjelser til udbudsmaterialet for ovennævnte udbud: Aftale om levering af vejrdata, meteorologiydelser og glatføreprognoser Afsnit 8 Der tilføjes: Bestemmelsen i SBR, ad 1.1.1, om udskiftning af medarbejdere omfatter medarbejderkategori A. Vejdirektoratets Særlige Betingelser for Rådgivning (SBR) ad 1.1.1, side 6 Teksten Rådgiveren er i tilfælde af, at han beskæftiger udenlandsk arbejdskraft, forpligtet til at lade sig tilmelde RUT (Register for Udenlandske Tjenesteydere). Rådgiveren skal løbende redegøre for, hvorvidt han har modtaget dokumentation fra udenlandske underrådgiver, som er engageret af rådgiveren, for at disse har foretaget anmeldelse til Registeret for Udenlandske Tjenesteydere (RUT) i overensstemmelse med bekendtgørelsen herom. Ændres til I tilfælde af at rådgiver er en udenlandsk virksomhed, er rådgiver forpligtet til at lade sig tilmelde RUT (Register for udenlandske tjenesteydere). Rådgiveren skal løbende redegøre for, hvorvidt han har modtaget dokumentation fra udenlandske underrådgivere, herunder selvstændigt erhvervsdrivende, som er engageret af rådgiveren, for at disse har foretaget anmeldelse til Registeret for Udenlandske Tjenesteydere (RUT) i overensstemmelse med bekendtgørelsen herom. Vejdirektoratet Niels Juels Gade København K Telefon vd@vd.dk vejdirektoratet.dk SE EAN

2 Spørgsmål fra de bydende med tilhørende svar er gengivet som bilag sidst i rettelsesbladet. Venlig hilsen Simon Nødgaard Hansen Projektleder 2

3 Meteorologiske tjenester 2016/S , TRA-TLO.R001 Aftale om levering af vejrdata, meteorologiydelser og glatføreprognoser Bilag til rettelsesblad/supplerende meddelelse Spørgsmål fra de bydende: Vejdirektoratet har modtaget følgende spørgsmål til udbudsmaterialet for ovennævnte udbud. Spørgsmål og tilhørende svar fremgår nedenfor: RET = Rettelsesblad/supplerende meddelelse. 1-2 Ref. dokumentet Almindelige bestemmelser for teknisk Rådgivning og bistand (ABR 89) til anvendelse indenfor Bygge- og Anlægsområdet, synes ikke at være en ideel kontraktform for en IT Drift og Vedligeholdelsesaftale. Kan Tilbudsgiver forklare dette valg og uddybe hvilke fordele dette indebærer i kontraktøjemed? Nr. Spørgsmål Svar Svar i RET nr. 1-1 Drift og Support generelt. Der er ikke stillet krav om, hvor tilbudsgiver skal Tilbudsgiver ønsker afklaret, om det vil være være baseret. Tilbuddet skal opfylde alle krav i diskvalificerende for Tilbudsgiver at tilbyde udbudsmaterialet, herunder at kontrakt- og arbejdssprog en Skandinavisk orienteret Drift- og supportydelse, er dansk, jf. rammeaftalen afsnit 3, leveret fra Norge? samt krav til medarbejdere, jf. Ydelsesbeskrivelsen. ABR 89 kan, som anført i bemærkningerne til ABR 89, ad 1.0.1, også anvendes til anden tekniskrådgivning. Vejdirektoratet finder, at den er egnet til formålet. Rettelse i udbudsmaterialet 1-3 Aftale - TRA-TLO.R001 - Sektion 7 punkt b Glatføresæsonen slutter 30/4. Hvilken periode skal denne verifikation dække over? 1-4 Aftale - TRA-TLO.R001 - Sektion 7 punkt d Der er anført en frist på 5 dage - vil det være arbejdsdage? 1-5 Aftale - TRA-TLO.R001 - Sektion 8 punkt B For medarbejder kategori B omtales 5 års meteorologerfaring, mens der i "Ydelsesbeskrivel- Se rettelse Ja Se rettelse Ja Se rettelse Ja 1

4 se (YB) - TRA-TLO.R001" Sektion 4, punkt c omtales et minimum på 2 år. Er det korrekt opfattet, at det er 5 år, der er gældende jf. Sektion "3 Aftalegrundlaget"? 1-6 Ydelsesbeskrivelse (YB) Bilag - TRATKO. R001 - Bilag B, Sektionen vdr, Meteorologkommentarer GLATKOMM antages at være en generisk betegnelse for rådgivers system til produktion af Områdeudsigter, således at der ikke er specifikke krav til, hvordan rådgiver producerer disse udsigter, så længe leverancen følger specifikationen i Bilag A mht. syntaks og Meteorologinstruksen i Bilag G mht. indhold, 1-7 Hvordan skal den løbende kvalitetsdokumentation stilles til rådighed for Vejdirektoratet? 1-8 Hvad er fristen for at stille dokumentationen af forhold registreret ved den løbende kvalitetsovervågning til rådighed for Vejdirektoratet? 1-9 Vedr. afvigelser ved kontrol af leverancekvalitet: På hvilket niveau tælles afvigelser for den enkelte sensor eller den samlede måling? 1-10 Vedr. kontrol af leverancekvalitet: Er det rigtigt forstået, at verifikation ikke skal foretages i oktober og april måned? 1-11 I tilfælde hvor rådgiver er afhængig af data fra andre rådgivere og underlagt responstider i forbindelse med disse, hvornår tæller fristen så fra? Fra tidsstemplet i filnavnet eller fra det Som det fremgår af indledningen i Bilag B, så er beskrivelsen baseret på det nuværende arrangement. Den nye rådgiver må således selv frembringe de systemer, værktøjer, interne arbejdsgange og arbejdsgange ift. andre end R002-rådgiver og Vejdirektoratet, der er nødvendige for at levere de beskrevne ydelser. Det skal rådgiver beskrive i sit tilbud, men med udgangspunkt i opstillede krav og dagens teknologi vil udbyder umiddelbart forvente, at det fx sker ved fremsendelse af ajourført dokument (fx et regneark) pr. eller via et passwordbeskyttet rådgiver-drevet web-site, som kun Vejdirektoratet har brugeradgang til. Det er Vejdirektoratets forventning, at logs som er tilgængelige for Vejdirektoratet skal være ajour senest 24 timer efter en hændelse. Afvigelser er defineret som enhver manglende overholdelse af den til enhver tid gældende Meteorologinstruks på de tre områder som fremgår af YB punkt 6 f. Der skal ikke foretages beregning af de i YB afsnit 6 f "Prognosekvalitet" omtalte KPI'er i glatføresæsonens ydermåneder - aktuelt oktober og april. Den øvrige kontrol af leverancekvalitet er ikke underlagt denne begrænsning. Fristen gælder fra det tidspunkt, hvor rådgiver har erkendt eller iht. pålagte opgaver burde have erkendt et forhold. Generelt er rådgiver naturligvis kun ansvarlig for emner/forhold der er 2

5 tidspunkt, hvor filen er til rådighed for rådgiveren? 1-12 Hvorledes skal eventuelle "gevinster", der kan opstå ved tildeling af begge kontrakter til en og samme tilbudsgiver, håndteres af tilbudsgiver? 1-13 Er det et krav at der altid skal være bemandet med Dansk talende meteorologer eller kan oplæg med delvis bemanding med svenske meteorologer også accepteres i et udbud. eller burde have været under rådgivers kontrol. Hvis afsenderen af filer forsøger at afsende en fil, men ikke kan gennemføre transaktionen grundet fejl på modtagerens ftp-server, så er det modtagerens fejl. Hvis afsenderen af filer af en eller anden grund ikke forsøger at får filerne afsendt, så er det afsenderens fejl. Kan transaktionen ikke gennemføres pga. fejl hos udbyderen af teletjenester, så ligger fejlen hos denne altså hos 3.- part. Det er bl.a. aht. muligheden for at afdække kilder/ årsager til fejl, det er nødvendigt at rådgiver føre logs. Som det fremgår, så kan det stillede spørgsmål ikke besvares entydigt uden supplerende viden om hændelsesforløbet. Gevinster ved tildeling af begge delkontrakter til samme tilbudsgiver afspejles alene i den tilbudte rabatsats. For at sikre en effektiv kommunikation mellem rådgiver og slutbrugerne af den meteorologiske information, som rådgiver leverer, er der for personalekategori B stillet krav om "velformuleret i dansk skrift og tale". RET 02 Kravet går altså på personalets evne til at kommunikere på dansk ikke på personalets nationalitet. Kravet udelukker således ikke "delvis bemanding med svenske meteorologer" - eller for den sags skyld bemanding med personale af andre nationaliteter - så længe personalet kan benytte dansk som arbejdssprog - og specielt for personalekategori B, at dette kan ske "velformuleret". 3

6 Se venligst også spørgsmål/svar Det fremgår af punkt i Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) til TRA-TLO.R001 og TRA-TLO.R002, at den tilbudsgiver, med hvem Vejdirektoratet agter at indgå kontrakt, forinden kontrakttildeling skal fremlægge en Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation jf. 135, stk. 1-3 samt 137, stk. 1, nr. 2 i udbudslaven. Offentlige myndigheder falder som udgangspunkt ikke ind under de nævnte bestemmelser i udbudslovens 135, stk. 1 og 2, og Erhvervsstyrelsen oplyser, at de normalt vurderer, at en offentlig myndighed ikke forudsættes at bede om oplysninger vedrørende forhold dækket af udbudsloven 135, stk. 1 og 2, idet en offentlig myndighed ikke ses at kunne befinde sig i en situation, hvor forholdene kan blive aktuelle, da offentlige myndigheder som udgangspunkt ikke har bestyrelser mv. i selskabslovgivningens forstand. Vejdirektoratet har forespurgt hos Konkurrenceog Forbrugerstyrelsen, og på baggrund af deres svar kan en offentlig institution ikke undtages fra forpligtelsen. Såfremt det ikke er muligt at få dokumenteret 135, stk. 1 og 2, i serviceattesten, henvises til fremgangsmåden beskrevet i udbudsloven 153, stk. 2. En sådan dokumentation forventes dog ikke fremsendt sammen med tilbuddet, men fremsendes udelukkende af vinderen. a. Kan Vejdirektoratet oplyse, om en offentlig institution, der ønsker at byde under ovenstående forudsætninger ved indhentelse af en serviceattest hos Erhvervsstyrelsen kan undtages fra forpligtelsen til særskilt at bede om dokumentation for forholdene i udbudslovens 135, stk. 1 og 2, og at en sådan manglende dokumentation i den indhentede Serviceattest til brug i et kommende tilbud ikke vil blive betragtet som, manglende efterlevelse af kravene til buddet, og dermed grundlag for at afvise buddet? 4

7 1-15 Det fremgår af pkt. 3, litra e) i Udkast til aftale om levering af vejrdata, meteorologiydelser og glatføreprognoser (TRA-TLO.R001) og pkt. 3, litra e) i Udkast til rammeaftale om drift og udvikling af Vejvejr (TRA-TLO.R002), at Vejdirektoratets Særlige betingelser for rådgivning (SBR) af februar 2015 er en del af aftalegrundlaget. Af SBR punkt 1.1. fremgår, at Rådgiver er i tilfælde af, at han beskæftiger udenlandsk arbejdskraft, forpligtet til at lade sig tilmelde RUT (Register for udenlandske tjenesteydere). Ja. Se i øvrigt rettelse i nærværende rettelsesblad. Ja I offentlige institutioner ansættes udenlandske medarbejdere på samme vilkår som de danske medarbejdere. [Spørgeren] har været i kontakt med Erhvervsstyrelsen for at høre, om kravet om registrering i RUT også gælder i denne situation. Erhvervsstyrelsen har oplyst, at der ikke er krav om registrering i RUT, såfremt de udenlandske medarbejdere er ansat i den danske virksomhed på lige vilkår med danske medarbejdere. Ifølge det fra Erhvervsstyrelsen oplyste, er det således kun ved f.eks. udlån af medarbejdere fra en udenlandsk virksomhed, eller såfremt der indgås samarbejdsaftaler med udenlandske virksomheder, at der skal ske registrering i RUT. a. Kan Vejdirektoratet bekræfte, at udenlandske ansatte, som er ansat på samme vilkår som danske ansatte, ikke fordrer at byderen skal være registreret i RUT, og at en sådan manglende registrering i ovenstående situation i forbindelse med afgivelsen af et tilbud ikke vil blive betragtet som, manglende efterlevelse af kravene til buddet, og dermed grundlag for at afvi- 5

8 se buddet? 1-16 Der fremgår endvidere af SBR punkt 1.1.1, Udskiftning af medarbejdere hos rådgiver, en række krav til hvornår det er muligt at udskifte medarbejdere hos rådgiveren og konsekvenser heraf. [Spørgeren] skal i den forbindelse bede Vejdirektoratet forholde sig til følgende spørgsmål: a. Skal det forstås sådan, at Vejdirektoratet med kravene forudsætter, at rådgiver ikke udskifter medarbejdere på projektet i hele kontraktperioden på 4 år og 3 måneder? b. Hvordan tænkes en evt. reduktion af timesatsen for en ny medarbejder gennemført, hvis det vedrører opgaver, der ligger i fast pris -delen af udbuddet? Ad a: Kravene gælder i hele kontraktperioden for medarbejderkategori A, dvs. projektleder og back-up projektleder. Ad b: Bestemmelsen om reduktion af timesatser gælder opgaver, der afregnes efter regning. Ad c: Det vil komme an på en konkret vurdering hos Vejdirektoratet. En sådan situation opstår erfaringsvis kun undtagelsesvis, og der vil altid være en dialog om forholdet. Ad d: Ja. c. Hvordan defineres berettiget kritik af medarbejdere hos rådgiver, der som følge deraf kan kræves fjernet af Vejdirektoratet? Og vil dette blive fastlagt gennem en dialog med rådgiveren? d. Vil der også indtræde krav om reduktion i timepris, hvis udskiftningen er foretaget efter Vejdirektoratets krav? 1-17 Det fremgår af punkt 13, nr. 5 i Udkast til aftale om levering af vejrdata, meteorologiydelser og glatføreprognoser TRA-TLO.R001, og punkt 14, nr. 9 i Udkast til rammeaftale om drift og udvikling af Vejvejr TRA-TLO.R002 at flere simple mangler kan tilsammen udgøre en væsentlig mandel, ligesom vedvarende eller gentagne mangler kan udgøre væsentlige mang- Det vil komme an på en konkret vurdering hos Vejdirektoratet. 6

9 ler. a. Vejdirektoratet bedes oplyse, hvem der fastlægger, hvad der udgør en simpel mangel og hvordan vedvarende eller gentagne mangler summeres op til at udgøre en væsentlig mangel? 1-18 Det fremgår af punkt 13, sidste punktum i Udkast til aftale om levering af vejrdata, meteorologiydelser og glatføreprognoser TRA- TLO.R001, og punkt 14, sidste punktum i Udkast til rammeaftale om drift og udvikling af Vejvejr TRA-TLO.R002, at Vejdirektoratet i stedet for ophævelse kan kræve et forholdsmæssigt afslag på honoraret for den/de perioder, hvor aftalen har været misligholdt. Det vil komme an på en konkret vurdering hos Vejdirektoratet. a. Vejdirektoratet bedes redegøre for hvordan et forholdsmæssigt afslag tænkes at blive beregnet? 7