I afsnittet om fasen frem til sommerferien findes ideer til, hvordan det nyetablerede med forældre og elever kan gribes an.

Transkript

1

2 Indholdsfortegnelse 1. INDLEDENDE FASE... 3 Inddragelse af medarbejdere, forældre og elever fase I FREM TIL SOMMERFERIEN... 5 Etablering af godt samarbejde i ledelsesteamet fase II... 5 Inddragelse af medarbejdere, forældre og elever fase II EFTER SOMMERFERIEN... 9 Opbygning af en ny fælles kultur fase III REDSKABER TIL INNOVATION OG FORANDRING

3 Kære skoleledere, distriktsledere og skolebestyrelser I Idékataloget finder I forslag til, hvordan I kan arbejde med fusionen af matriklerne i distriktet frem til december Idéerne kan plukkes og bruges til inspiration afhængig af jeres særlige behov og muligheder. Benyt dem som input til jeres egne planer. Idéerne er delt ind i tre faser: En indledende fase som løber indtil, den strategiske skoleleder er ansat, en fase frem til sommerferien og en fase efter sommerferien og frem til juleferien I afsnittet om den indledende fase er der en række forslag til, hvordan I kan inddrage medarbejdere, skolebestyrelser og elevråd. Det er en god idé at inddrage målgrupperne, da de bedre kan støtte op om fusionen, når de kan genkende sig selv i de ændringer, der sker. En anden gevinst er, at I får viden om, hvordan fusionen opleves af medarbejdere, forældre og elever. I afsnittet om fasen frem til sommerferien findes ideer til, hvordan det nyetablerede med forældre og elever kan gribes an. I afsnittet efter sommerferien er der forskellige aktiviteter, der kan bidrage til at skabe én ny fælles kultur mellem matriklerne i den nye distriktsskole. De er vigtige for at sikre den bedst mulige opgaveløsning i distriktet. Idékataloget kan med fordel bruges i sammenhæng med de øvrige køreplaner, der giver yderligere forslag til, hvordan I kan gribe kommunikationen an med de vigtigste målgrupper. 2

4 1. INDLEDENDE FASE En fælles kultur bliver ikke skabt på én dag men bliver skabt hver gang ledelsen italesætter den over for lærere, forældre og elever Merete Trier Frederiksen, skoleleder på Kasperskolerne Det er vigtigt løbende at inddrage medarbejdere, forældre og elever i fusionsprocessen, så de kan genkende sig selv i de ændringer, der finder sted. Vi har skrevet et par forslag til, hvordan I kan få inddraget målgrupperne. Inddragelse af medarbejdere, forældre og elever fase I Idé 1: Cafemøder for de enkelte skolebestyrelser og evt. interesserede medarbejdere Cafemøderne giver mulighed for at lytte til og diskutere de udfordringer, som opstår i forbindelse med fusionen. Møderne kan også bruges af ledelsen til at søge inspiration til fusionsaktiviteter. I den indledende fase af processen bør møderne holdes lokalt på hver matrikel, og emnerne kunne være: Hvordan skaber vi en fælles kultur med den anden matrikel? Output: tre konkrete forslag til fusionsaktiviteter. På hvilke områder skal vi sammen profilere os som distriktsskole i fremtiden? Idé 2: Møder med elevråd Eleverne er vigtige medspillere i fusionsprocessen. Møder med elevrådet på de to matrikler giver mulighed for at lytte og diskutere de udfordringer, eleverne oplever i forbindelse med fusionen, men også for at udvikle nye ideer og forslag. Hvad er eleverne særligt glade for på deres nuværende matrikel? I denne fase af processen kan møderne holdes lokalt på hver matrikel, og emnerne kunne være: Hvordan får vi bedst fortalt jeres kammerater om fusionsprocessen og hvordan får vi gjort processen relevant for dem? Hvad er I særligt glade for på jeres nuværende matrikler. Hvilke traditioner og aktiviteter vil I gerne overføre til den nye skole? 3

5 Inddragelse af medarbejdere, forældre og elever fase I Idé 3: Oprettelse af et Fællesudvalg Et Fællesudvalg kan være et godt forum for ledelse og medarbejdere til at diskutere relevante sager i forhold til fusionen og til at informere og inspirere. Hvad er et Fællesudvalg? I Fællesudvalget kan der fx sidde tillidsrepræsentanten og 2-3 medarbejderrepræsentanter fra hver matrikel. Ledelsen og eventuelt medlemmer af forældrebestyrelsen og elevrådet er også repræsenteret. Fællesudvalget afslutter normalt sit arbejde, når den nye skole er etableret, og der er skabt et nyt fælles MED-udvalg. Oprettelse af Fællesudvalget Indkald til et kort medarbejdermøde, hvor der informeres om arbejdet i Fællesudvalget og muligheden for at blive medlem. Fællesudvalget kan fx holde møder hver anden uge. Arbejdsområder Definér udvalgets opgaver. Udvalget har ikke beslutningskompetencer, men behandler spørgsmål og kommer med forslag til ledelsen. Det er også Fællesudvalget, som står for arrangementer på tværs af matriklerne. Eksempler på opgaver for Fællesudvalget: Beskrive og diskutere vigtige sager i forbindelse med fusionsprocessen Sikre fremdrift i processen Sikre medindflydelse Sikre, at alle holdes informeret Planlægge en ceremoni i forbindelse med kåringen af den nye skoles navn Planlægge besøg på hinandens matrikler for elever og/eller lærere Eventuelt planlægge sociale arrangementer, fx en personalefest for begge matrikler. 4

6 2. FREM TIL SOMMERFERIEN Ledelsen skal stå i spidsen for fusionen, sammen sætte rammer for aktiviteterne og løbende involvere medarbejderne Merete Trier Frederiksen, skoleleder på Kasperskolerne Et godt ledelsesteam er vigtigt for en vellykket fusionsproces. Husk at anvende de redskaber I har modtaget om forandringsledelse og innovationsledelse, som er listet op sidst i kataloget. Her er nogle idéer til aktiviteter, der kan være med til at etablere jer som et stærkt team. Etablering af godt samarbejde i ledelsesteamet fase II Idé 4 Det er ledelsens ansvar at have det fornødne overblik, udstikke de overordnede linjer og herfra være i stand til at uddelegere beslutninger. En af de væsentligste opgaver for ledelsesteamet er at formulere og kommunikere visionen til det øvrige ledelsesteam og medarbejderne. Forslag til hvordan I kommer godt fra start: Bestem jer for tidshorisonten. En kort periode er bedst Se procesplanen som en dynamisk størrelse. Ret den til undervejs Indkald til møder med jævne mellemrum. Fx én gang om ugen, hvor I samles for at videndele, tage beslutninger og planlægge inddragelsen af elever og medarbejdere Supervision er et værdifuldt redskab i processen. I kan fx få større klarhed over, hvor I befinder jer i processen, og hvad der kan gøres for at styrke inddragelsen. I er velkomne til at bruge CSI som sparringspartner Når I skal kommunikere om inddragelsen af medarbejderne og elever, så kan det være en idé at bruge tre farver i kommunikationen. Rødt lys betyder, at forholdet ikke er til diskussion. Gult lys betyder, at ledelsen sætter rammerne og ønsker input af personalet. Grønt lys betyder, at indspil er velkomne fra alle. 5

7 Etablering af godt samarbejde i ledelsesteamet fase II Idé 5 Hvordan Indledende arbejdsseminar Det anbefales, at det nye ledelsesteam tager på et arbejdsseminar eventuelt med bistand fra CSI. Formålet er at få skabt et fælles fundament og værdigrundlag for det nye team. Efterfølgende er det vigtigt, at diskutere værdierne løbende, så I sikrer jer, at alle i teamet ved, hvad der menes med de enkelte værdier. Eksempel på dagsorden for et arbejdsseminar Hvem er vi, og hvad er vores værdier? Gennemgang af det administrative og politiske system i Ballerup samt organisationsdiagrammet for distriktsskolen Interessentanalyse: Hvem er skolens primære, sekundære og tertiære interessenter? Værdier. Hvilke værdier er vigtige for os fremadrettet? Hvilke værdier tager vi med i arbejdet med den nye fusionerede skole? Arbejdsopgaver og arbejdsfordeling Teamets organisering og arbejdsformer hvordan, hvor ofte og ad hvilke kanaler (møder og information). Rollefordeling i teamet Processen bliver mere smidig med en klar rollefordeling i ledelsesteamet. Hvordan skal rollefordelingen være internt i teamet og udadtil i forhold til medarbejdere og forældre? Hvem skal fx være ansvarlig for, at Ressourcecentret og PLC bliver brugt på den mest hensigtsmæssige måde? De fysiske rammer Det er vigtigt, at ledelsen er synlig på begge matrikler. Distriktsskolelederen skal overveje, hvordan han/hun vil håndtere to arbejdspladser. Løbende ledermøder Det har stor signalværdi at holde ledelsesmøder skiftevis på de to matrikler. Indkald til ledelsesmøder for et år ad gangen og sørg for at indlægge et par heldagsmøder uden for skolens område. Løbende mails fra ledelsen til medarbejderne skaber nærhed til medarbejderne. Pluk de lavthængende frugter Det er vigtigt at informere om de mange små succeser. Initiativer, som I ved vil skabe stor modstand, kan I gemme, til teamet har siddet i længere tid og har større opbakning blandt medarbejderne. 6

8 Det er vigtigt løbende at inddrage medarbejdere, forældre og elever i fusionsprocessen, så de kan genkende sig selv i de ændringer, der finder sted. Her er et par forslag til, hvordan I får inddraget målgrupperne. Inddragelse af medarbejdere, forældre og elever fase II Idé 6: Distriktslederens blog Der er flere fordele ved at oprette en blog: Det er et effektivt redskab til at gå i dialog med forældrene, fordi det er let og hurtigt. Forældrene lærer distriktslederen bedre at kende, og distriktslederen får mulighed for at udfolde sine faglige og pædagogiske visioner for den nye distriktsskole. En anden fordel er, at bloggen gør det lettere at sætte dagsordenen og imødekomme kritiske røster, inden en eventuel utilfredshed breder sig. Naturligvis er det vigtigt, at der ikke bringes diskussioner op, som man ikke ønsker at tage. Derfor er det vigtigt, at der i bloggen klart står, hvad der kan / skal diskuteres på sitet og hvad der ikke er til diskussion. Det er desuden en god idé at sætte krav til diskussionens tone. Emner på bloggen kan være: Ny skole nye muligheder Stærkere brobygning til ungdomsuddannelserne Næste milepæle i fusionsprocessen. Center for Skoler og Institutioner er i gang med at undersøge forskellige muligheder for blogfunktioner. Henvend dig til CSI, hvis du har brug for hjælp til bloggen. Idé 7: Fælles cafemøder for skolebestyrelserne og interesserede medarbejdere Fælles cafemøder på tværs af de to matrikler giver mulighed for at lytte til og diskutere de udfordringer, som bestyrelserne og medarbejderne oplever i forbindelse med fusionen. Møderne kan også bruges til at søge inspiration til nye fusionsaktiviteter for elever og medarbejdere. Møderne kan med fordel holdes på tværs af matriklerne og emnerne kunne være: Er kommunikationen om processen til lærere og bestyrelse tilstrækkelig? Kan vi sammen gøre noget for at gøre den endnu bedre? Hvad er vi gode til på vores matrikel i dag og hvilke fællestræk har vi med nabomatriklen? På hvilke områder skal vi sammen profilere os som distriktsskole i fremtiden? Hvordan skaber vi en fælles kultur med den anden matrikel? Konkret? Output: Tre konkrete forslag til fusionsaktiviteter 7

9 Inddragelse af medarbejdere, forældre og elever fase II Idé 8: Fællesmøder med elevråd Fællesmøder med elevrådene på de to matrikler giver mulighed for at lytte og diskutere de udfordringer eleverne har til fusionen. Emner til diskussion kan være: Hvad er I særligt glade for på jeres nuværende matrikel? Hvilke traditioner og aktiviteter vil I gerne overføre til den nye skole? Hvilke fælles traditioner kan vi skabe? (Fx fælles traditioner som fastelavn, Lucia, sidste skoledag, temauger, idrætsdag) Hvordan får vi et fællesskab på tværs af matriklerne? Hvilke aktiviteter kan vi finde på på tværs af matriklerne? Hvad kan vi gøre sammen? 8

10 3. EFTER SOMMERFERIEN Fusionen sker ikke af sig selv over sommerferien. Den skabes gennem relevant og fagligt samarbejde på tværs af lærerteams Merete Trier Frederiksen, skoleleder på Kasperskolerne Det er vigtigt at opbygge én ny fælles kultur på tværs af matriklerne, for at sikre at forskellige organisatoriske og faglige kulturer mødes. Det giver mulighed for bedre opgaveløsning på tværs af matriklerne. Her kan du bruge redskaberne fra innovations- og forandringsledelse, som er listet sidst i kataloget. Opbygning af en ny fælles kultur fase III Idé 9 Tværgående personalemøder 2015/2016 Tværgående personalemøder kan være med til at skabe én fælles kultur og etablere et fællesskab mellem matriklerne i den nye distriktsskole Fællesmøde 1: Vores nye distriktsskole På et tværgående personalemøde ridser distriktslederen kort de næste milepæle op i fusionen af matriklerne. Der gives mulighed for, at medarbejderne kan stille spørgsmål. Herefter fokuseres der på matriklernes profil. Det er vigtigt, at medarbejderne arbejder i grupper på tværs af matriklerne, hvor de fortæller hinanden, hvem de er, og hvad der kendetegner deres matrikel. Spørgsmål til arbejdsgrupperne: Stærke og svage sider ved kollegasamarbejdet Har matriklen en særlig faglig profil? Fordele og svagheder ved den nye distriktsstruktur. 9

11 Opbygning af en ny fælles kultur fase III Idé 10 Tværgående inspirationsseminarer De tværgående inspirationsseminarer kan være med til at starte arbejdet med en fælles kultur og at etablere et fællesskab mellem matriklerne i den nye distriktsskole Seminar: Succesfuld fusion Oplæg ved leder med erfaring i fusionsprocesser. Personen kan fx fortælle, hvorfor det er vigtigt med relevant samarbejde mellem de fusionerede skolers personale og ledere. Der kan også gives råd til, hvordan der kan skabes en ny fælles kultur på tværs af matriklerne. Seminar: Kvalitet, faglighed og trivsel i folkeskolen Et oplæg efterfulgt af gruppediskussioner på tværs af matriklerne og faggrupper, hvor der arbejdes frem mod fælles principper for distriktsskolen inden for afgrænsede områder. Andre mulige fællesarrangementer: personalefest, efteruddannelse, jobrotation, etablering af MED-udvalg og møder mellem tillidsmænd. Tværgående arbejdsgrupper Arbejdsgrupper på tværs af de to matrikler giver medarbejderne mulighed for at planlægge fælles lærerplaner for skoleåret 2015/16, så klasserne kan møde hinanden at kende og indgå i fællesskaber, fx udflugter, avisprojekter, idrætsdage og andre sportsdage. Faglig dag på tværs af matrikler En måde at skabe en samarbejdskultur er at afholde en faglig dag kombineret med et socialt arrangement for henholdsvis indskoling, mellemtrin og udskoling. Her kan der tales om praksis inden for samarbejde og faglige metoder på de to matrikler. Det er helt legitimt, at der er forskelle på kultur og arbejdsmetoder når bare der er enighed om de fælles mål. Andre idéer Arrangere fyraftensmøder og temauger for begge matrikler Lave venskabsklasser på tværs af matriklerne Arrangere inspirationsseminarer for begge matrikler. 10

12 4. REDSKABER TIL INNOVATION OG FORANDRING Centrale spørgsmål fra kurser i ledelsesteori Her er vigtige take aways fra de to diplommoduler: Ledelse af forandringsprocesser og Innovationsledelse i offentlige organisationer. Hvordan kan elementer fra narrativ organisationsudvikling bruges, når I leder fusions- og forandringsprocesserne? Tænk her fx på: bevidning, eksternalisering, at omforme problemmættede fortællinger samt handlingens og betydningens landskaber. Hvordan skabes en troværdig, målrettet og konstruktiv kommunikation i fusions- og forandringsprocessen? På hvilken måde kan bevidstheden om de implicitte og kontekstuelle kræfter bruges til at skabe sociale verdener, hvor udvikling og forandring er mulig? Hvordan kan der arbejdes udforskende med meningsdannelse, så der opstår koordineret mestring af udviklingsprocesser? På hvilken måde kan opmærksomhed på styringsparadigmer og, hvordan styringsparadigmerne spiller sammen, bruges som et ledelsesmæssig greb? Hvordan kan bevidsthed om etik, moral, diskurser og fortællinger bruges aktivt i ledelse af forandringsprocesser? Hvordan kan der arbejdes med magtperspektiver, så organisationsmedlemmer mødes som deltagende aktører? Hvordan kan ideerne fra anerkendende udforskning bruges i forandrings- og innovationsprocesser? Hvordan kan I bedrive innovationsledelse mellem planlægning, kreativitet og læring? Hvordan udvikler I bæredygtighed, der skaber merværdi? Hvordan måler I kvaliteten af offentlig velfærdsinnovation? Hvordan udvikles interessenters forandringskompetence gennem en narrativ tilgang? Hvordan leder I meningsskabelsen, så alle i organisationen kan se muligheder for at koble sig på de fælles mål? 11