Bestyrelsesmøde - referat

Transkript

1 Mødedato: Sted: Vejen Idrætscenter Petersmindevej Vejen Referent: Karin Rye Caspersen Ref. nr. 08/2015 Emne: Bestyrelsesmøde Dagsorden: 1. Godkendelse af referat fra 30. april Siden sidst Herunder møde med HI og DSF 3. Politisk arbejde Gennemgang af aktionslisten (møde med KL, Kulturministeriet mv.) samt andre aftaler 4. Profilering/markedsføring Gennemgang af aktionslisten samt andre tiltag 5. Medlemsrekruttering Nuværende medlemmer Status på medlemsrekruttering 6. Aktiviteter Oversigt vedlagt som bilag 3 7. Bladet Sportsfaciliteter Evaluering første nummer Forslag til indhold af næste nummer (deadline 4. august) 8. Handleplan og bestyrelsens arbejdsområder Oplæg fra Niels, Alf og Rune vedlagt. 9. Kursusaktivitet efteråret 2015 Oplæg kommer mandag 10. Eventuelt 11. Næste møder 20. august i Slotssøbadet, Kolding kl december i nærheden af Århus (med overnatning og middag med DSFs bestyrelse) Deltagere - bestyrelsen: Niels Bækgård Morten Menné Jakob Sander Otto Skak Holger Kortbek Alf Christensen Erik Hansen Carsten Larsen (tilforordnet) Afbud: Axel Lindgren (tilforordnet) Gitte Nørgaard Rune Bille Sekretariatet: Karin Rye Caspersen (KRC)

2 1. Godkendelse af referater fra Referatet godkendes uden bemærkninger 2. Siden sidst Møde m. HI: 2. juni afholdt vi (DSF og Sportsfaciliteter.dk) fælles møde med HI om mulighederne for samarbejde. Vi enedes om at afdække muligheder for samarbejde på en række områder fra 2016: Messe: Der skal nedsættes udvalg der kan finde ud af hvad der skal til for at vi kan afholde fælles messe fra Der skal udarbejdes oplæg til bestyrelserne, som de hver især kan tage stilling til. Uddannelse: Vi skal finde ud af hvordan det giver merværdi at arbejde sammen med HI omkring kurser og en fælles uddannelse. Aktiviteter: Vi skal allerede fra 2016 koordinere datoer og indhold så vi ikke overlapper hinandens aktiviteter. Politisk arbejde: Det giver god mening at finde fælles ståsted, hvor vi kan spille hinanden stærkere. Vi arbejder på et fælles referat og en fælles nyhedsmail/pressemeddelelse, der kan gøre opmærksom på, at de tre foreninger ønsker at arbejde sammen, og at vi ikke står i modsætning til hinanden. NB gik fra mødet med en god fornemmelse for mulighederne for samarbejde. Det er vigtigt at vi samarbejder, der hvor det giver værdi, og at vi ikke sender et signal om at vi er et alternativ til HI det er vi ikke, da vi har et andet fokus og derfor er et valg, som anlæggene sagtens kan træffe ved siden af deres forhold til HI. Arbejdsgrupper, der kan afdække muligheder for samarbejde med HI: Messe: Otto Skak og Erik Hansen Uddannelse og temadage (kurser): Jakob Sander og Alf Christensen Det skal afklares om vi kan bakke op om hinandens kursusaktiviteter og lade være med at gå efter de samme bolde. Vi satser på koordinering mere end direkte fælles uddannelser. Temadage/aktiviteter: Koordinering af temadage og aktiviteter. Det skal også afklares om vi evt. kan lave noget sammen. Formændene (Niels Bækgård) er selvskrevet og Lene Karsbæk spørges, om hun vil deltage. DSI: NB har aftalt med Axel Lindgren, at de skal mødes efter sommerferien for at diskutere nærmere hvordan vi kan knytte de to foreninger tættere sammen. DSF: NB, EH og AC har haft møde med DSF for at tale nærmere om hvordan vi kører fusionsprocessen. På grund af den historik, der er i DSF er man blevet enige om at gøre brug af konsulent Hans Christian Vestergaard for at forberede forandringsprocessen bedste muligt. HCV tager fat i CL og kobler sig lidt sammen med DSF for at gøre klart til udmelding mv., efter sommerferien.

3 Årsmøde og messe: Meget flot messe og gode oplæg, men sammenhængen mellem oplæg og messe var der måske ikke helt. DSF oplevede også at det fungerede godt. Der har været evaluering sammen med udstillerne ultimo maj, hvor de tilstedeværende udstillere var meget positivt indstillet over for vores messe, og meget gerne vil støtte op om det videre arbejde. De vil meget gerne være med til at præge næste års messe og være med til at gøre den til et samlingspunkt. Vi skal også lave messe næste år det kan der ikke være tvivl om. Kan vi finde flere medvirkere (fx groundsmen-foreningen, så vi har græs og kunstgræs inde i hallen også). Fra 2016 laver vi opskriften om, så vi laver to separate arrangementer: 1 messe med gode, faglige indlæg, der går i detaljen med faglige problemstillinger, der kan trække de indkøbsansvarlige til Fredericia. 1 éndagskonference, hvor vi holder mere politiske indlæg og så afvikler generalforsamlingen/årsmødet. IDAN afholdt konference 8. juni hvor både NB og HK deltog. Et vigtigt forum, hvor man kan få fingeren på pulsen for at finde ud af, hvad der rører sig. et rigtigt godt sted til at få idéer, og så kan vi gå tilbage til egen forening/anlæg og udvikle. NB opfordrer bestyrelsen til at deltage, da der er rigtigt meget faglig viden, som alle kan have glæde af. Der er også et stort netværk at hente. Deres mål er at sætte fokus og bringe fakta ind i debatten. NB tager kontakt til IDAN om der kan laves en favorabel pris til bestyrelsen for Sportsfaciliteter.dk 3. Politisk arbejde Møde KL: Fornuftigt møde, hvor vi præsenterede os. Der er kun én i KL, der arbejder med idrætsfaciliteter og idræt, og KL har derfor ikke meget fokus eller holdning for den sags skyld til området. Det gør nok, at vi ikke så meget skal gå efter det politiske niveau i kommunerne, men derimod mere det administrative niveau. KL bliver ikke primær samarbejdspartner. Møde Kulturministeriet: Nyudnævnt kontorchef og konsulent. Indledende var de meget kritiske, men da det blev nævnt at 5 af de 6 største kommuner er medlem af foreningen, var de mere interesserede i at give os tid, og vi blev straks tildelt høringsret i sager, der vedrører idrætsfaciliteter. Det blev understreget at det er vigtigt at samarbejde med IDAN og Team Danmark. Møde med DIF: MM og NB har haft møde om med DIF om deres politiske vision på facilitetsområdet. DIF vil meget gerne holde kontakt til Sportsfaciliteter.dk om arbejdet med faciliteter. Vi er i deres radar, og det er lykkedes at gøre opmærksom på, at de bør have faciliteterne med, når de taler udvikling. Team DK: DGI: NB har møde med Lone Hansen den 14. juni. NB, OS, AC og GN har møde med DGI mandag den 15. juni. Mødet er kommet i stand på DGIs opfordring, hvor Søren Møller selv har ringet til Niels. De vil gerne vide, om vi har tænkt os at lave støttefunktioner på drift af idrætsfaciliteter.

4 LOA: HK og NB har møde med Esben Danielsen den 19. juni. Dansk Skole Idræt: MM har haft kontakt til sekretariatschefen, der ønsker et skriv (som sekretariatet laver), som hun kan vise formanden, men hun ser ikke os som en samarbejdspartner. AC mener at de er på vej ind i et meget tættere samarbejde med DGI. Efterskoleforeningen: MESSE C har fremskaffet adresser på alle Idrætsefterskolerne, så nu er det oplagt at sende dem et brev om foreningen direkte vedlagt bladet (på adresselisten til bladet). Dansk Firma Idræt: MM overtager kontakten koordinerer med CL. Dansk Handicap Idræt: JS og MM tager møde ved lejlighed efter sommerferien. DHF: Kører forsøg og vil ikke involvere sig i noget, før det er færdigt. 4. Markedsføring Kronik er ikke gået igennem endnu måske nødvendigt at gå igennem de mindre aviser og så håbe på at blive samlet op af de større. Kontakt til Århus Universitet afventer, men der er kommet skema el.lign. fra SDU, som Rune er i kontakt med Ewald omkring. Sekretariatet opklarer sammen med Rune hvad det handler om. (punktet slettes i øvrigt). Efterfølgende er man enedes om at foreningen gerne vil støtte op om projektet og opfordre medlemmerne til at deltage i undersøgelsen. 5. Medlemsrekruttering NB blev til morgen kontaktet af Varde Kommune og er inviteret til møde med alle Vardes anlæg (også de selvejende) hvor han kan præsentere sig der. Edvard Køhrsen er i gang med at kontakte anlæg. Indtil nu har hans indsats resulteret i en enkelt leverandør og 10 travbaner, der er meldt ind i foreningen. Se i øvrigt oversigt over indmeldelser siden januar Aktiviteter GN, NB og KR har møde den om detaljeplanlægning af aktiviteter, så der kan meldes noget ud inden sommer. 19. august bliver sandsynligvis i Gladsaxe. Studieturen til Valencia er budt ud, og det er vigtigt at man melder sig til. ERFA-møde om atletikstadions den 6. oktober Alf kan ikke deltage den dag skal den flyttes? NB har møde med Team Danmark bl.a. om temadag den 22. oktober 17. november har vi annonceret temamøde om de lovgivningsmæssige rammer er det i medlemmernes interese, at vi sætter fokus på det? - ja, der skal oplyses om reglerne, men vi skal være obs på problematikken. Mødet kan evt. flyttes til foråret Vibeke Westergaard/Palle Thomsen. 7. Bladet Sportsfaciliteter Godt blad nu skal vi bare fortsætte i samme stil. Lene Karsbæk ind i redaktionsgruppen? Vi skal alle indtænke de gode historier i vores hverdag og melde ind til Karin. Ingen negative reaktioner på det flotte blad.

5 8. Handleplan Punktet udskydes til næste møde. 9. Kursusaktivitet efteråret 2015 Vi vil gerne bruge samme model som DSFs Aqua Akademiet (kvalitetssikring mv.) Vi skal have lavet nogle kurser for efteråret med indholdet. CL, AC og Karin arbejder videre med oplæg til konkrete kurser ud fra oplæg (bilag 6) 10. Eventuelt Fast punkt på dagsorden at orientere om regnskab ift. budget. (orientering er vedlagt som bilag 5). Bestyrelsesmedlemmer indsender inden bestyrelsesmøderne orientering om deres ansvarsområder så det kan skrives ind i dagsordenen dermed kan tiden på selve møderne med ren orientering forhåbentligt minimeres. Næste møde: 20. august er flyttet til Gladsaxe Sportscenter kl inkl. frokost Vi inviterer suppleanter med til mødet, da vi skal diskutere strategi og handleplan.

6 Bilag 2: Bestyrelsens ansvarsområder Denne revideres på mødet den 20. august Opg Beskrivelse Ansvarlig Medvirker Sekretariatet 1 Vision, værdier, mål, strategier og handlingsplaner NB AC + Vedtægter, organisering mv. 2 PR, informations- og kommunikationsaktivitet, kontakt til NB OL/CL + 3 Medlemsrekruttering OL MM (og alle) + 4 Kompetenceudvikling, uddannelse AC EH/CL + 5 Årsmøde, udstilling NB/CL OL + Evnt. Otto Skak 6 Konferencer, ERFA-møder, studieture, temamøder og NB GN + netværk Samt faggrupperne 7 Internationalt arbejde Udskydes 8 Kontakt til myndigheder, beslutningstagere og øvrige MM AC 9 Kontakt til samarbejdspartnere JS NB, GN, AL + 10 Kontakt til faggrupper EH OL, CL, AL + 11 Økonomi og budget herunder kontingentsammensæt- GN NB + 12 Kontakt til og instruktion af sekretariatet, rådgivning, NB (CL) Med mindre andet er aftalt, varetages alle udtalelser til pressen af formanden.

7 Bilag 2: Aktionsliste Opgave Beskrivelse Deadline Ansvarlig(e) 1 Politisk arbejde: Skrivelse til Dansk Skole Idræt Fortsat kontakt til Team Danmark Kontakt til DGI og DIF Møde med Dansk Handicap Idræt Tage kontakt til Lokale og AnlægsFonden Følge op med Dansk Firma Idræt Kontakt til IDAN om deres forum 9. juni 14. juni I gang Hurtigst mulig Sekretariatet NB NB JS/NB NB og HK MM (CL) NB 2 Profilering/markedsføring Kronik om foreningens formål/vision i mindre aviser? Opfordre medlemmer til at deltage i projekt fra SDU (Evald Iversen) om kortlægning af økonomi og ledelse i idrætsfaciliteter Synliggøre det politiske arbejde på hjemmeside, FB mb. 3 Medlemsrekruttering Personlig kontakt til kommunerne (dem, der er fordelt) Edvard laver opsøgende arbejde på andre muligheder Bladet udsendes til Kultur og Fritidschefer (ikke medlemmer) Bladet udsendes til alle idrætsefterskoler Bladet udsendes til alle DSIs medlemmer (forudsat vi kan få medlemsliste) 4 Aktiviteter Efterårets arrangementer planlægges i detaljen Studietur til Valencia Tema og dato for SportsFair Bladet Bidrage med historier og emner Hjælpe med at sælge annoncer i vores del af bladet Indhold nummer 2 Juni 2015 Løbende Hurtigst muligt Juni Juni juni 22. juni 30. juni Juni (afventer MESSE C) Løbende Løbende 4. august (helst før!) NB/Erling Madsen RB, MM og Sekretariatet sekretariatet Bestyrelsen Edvard Køhrsen Sekretariatet Sekretariatet sekretariatet GN, NB og sekretariat (+ medvirkere EH og sekretariatet MESSE C, NB og sekretariatet Alle Alle Sekretariat, CL og OS 6 Uddannelse og kurser Oplæg til konkrete kurser i efteråret 2015 Hurtigst muligt AC, EH og CL

8 Bilag 3: Aktiviteter 2015 Dato Beskrivelse Sted Ansvarlig 19. august: Temadag med fokus på udearealer Gladsaxe Idrætscenter GN, HK og NB 3. september: Større begivenheder/events i faciliteter hvad må GN og NB man og hvad kan de bruges til? september: Studietur til Valencia (Sportsfaciliteter arrangerer) Valencia Erik 6. oktober: ERFA-møde om belægning på atletikstadions (deltagerne fra vil gerne have noget med mere teoretisk information om konkret emne). 22. oktober: Alle kommuner inviteres i samarbejde med Team Danmark til ERFA-dag om rammerne for eliteidræt og talentudvikling (i samarbejde med Team Danmark) oktober: Dansk Svømmebadsteknisk Forening arrangerer studietur til Sport. Bäder. Freizeit i Köln, hvor det ville være muligt for vores medlemmer at koble sig på. 17. november: Er de lovgivningsmæssige rammer for sportsfaciliteter uanset ejerskab tidssvarende? Hvad er idealsituationen? Kan evt. udvides med spor om cafeteriadrift?? Vi skal formidle reglerne men være OBS på om det reelt er i medlemmernes interesse, at der bliver rodet op i de mange modeller, der findes rundt omkring. Köln Vibeke Westergaard og Palle Thomsen Alf Niels DSF NB november: Der er EM i curling i Esbjerg. Niels foreslår derfor temadag for isstadions én af de dage med efterfølgende adgang til EM-kamp. Sport & Event Park Esbjerg Niels Idéer til emner: Cafeteriadrift Energi (Luna Nordic omkring LED) Svendborg Kommune er årets Idrætskommune

9 Bilag 4: Medlemmer indmeldt siden : Medlemmer total 2. juni 2015: 109 Firmanavn Kontaktperson Indmeldt Kontingent Davo A/S Tor Petter Johansen Leverandører, rådgivere, entreprenører m.m. Cabola ApS Kenneth Laursen Leverandører, rådgivere, entreprenører m.m. Det Danske Travselskab Henrik Friis Anlæg med mindre end 10 årsværk Bornholms Travselskab Henrik Friis Anlæg med mindre end 10 årsværk Billund Trav A/S Henrik Friis Anlæg med mindre end 10 årsværk Skive Trav Nordvestjysk Væddeløbsforening Henrik Friis Anlæg med mindre end 10 årsværk Dansk Hestevæddeløb ApS Henrik Friis Anlæg med mindre end 10 årsværk Nykøbing F. Travbane A/S Henrik Friis Anlæg med mindre end 10 årsværk Jydsk Væddeløbsbane Henrik Friis Anlæg med mindre end 10 årsværk Fyens Væddeløbsbane Henrik Friis Anlæg med mindre end 10 årsværk Aalborg Væddeløbsforening Henrik Friis Anlæg med mindre end 10 årsværk Klampenborg Galopbane A/S Henrik Friis Anlæg med mindre end 10 årsværk Hal C. Rune J. Glæsel Anlæg med mindre end 10 årsværk Copenhagen Skatepark William Frederiksen Anlæg med mindre end 10 årsværk Hillerødgade Bad&Hal Lene Karsbæk Anlæg med mindre end 10 årsværk Prismen Bjarne Fey Anlæg med mindre end 10 årsværk Ejendomsdrift Morten Clausen Anlæg med mindre end 10 årsværk

10 Bilag 5: Økonomiske kommentarer jf. Gitte Nørgaard Årsmøde og udstilling Selve konferencedelen af årsmødet (deltagergebyr fratrukket omkostninger og udgifter til oplægsholdere) har givet et underskud på lige omkring kroner. Udstillingen gav til gengæld et direkte overskud til foreningen på kroner, så totalen for udstilling og årsmødet er et overskud på ,13 kroner. Driftsresultat januar maj I januar til maj har vi stadig et mindre overskud på ca kr., men det er tydeligt, at vi er langt bagefter budget på kontingentposten. Vores aktiviteter giver små overskud, men det er på kontingentet, at vi for alvor kan trække midler hjem til den fortsatte drift af foreningen. GN og NB sikrer en revidering af aftalen med sekretariatet, så foreningen ikke forpligter sig ud over formåen resten af året.

11 Bilag 6: Oplæg til kursusaktivitet i Sportsfaciliteter.dk Bestyrelsen har på sit møde den 30. april besluttet at afdække mulighederne for at oprette kurser i samarbejde med eller som minimum efter samme model som Aqua Akademiet, der er Dansk Svømmebadsteknisk Forenings kursusvirksomhed. Dansk Svømmebadsteknisk Forening har siden efteråret 2013 udbudt en række kurser inden for: Teknik, bygninger og energi Ledelse, administration og salg Aktiviteter, events og service Aqua Akademiets kurser har naturligt fokus omkring svømmehallen, men der er udbudt flere kurser, der også kunne have interesse for Sportsfaciliteters (potentielle) medlemmer, og som det derfor vil give mening at afholde i fællesskab. Modellen Aqua Akademiet udbyder primært én-dagskurser, der er målrettet enten leder eller medarbejdere. Dansk Svømmebadsteknisk Forenings målsætning har været at levere kurser af høj kvalitet til den billigst mulige pris. Dagsprisen for et kursus i Aqua Akademiet er typisk mellem 995,- og 1495,- + moms, og afhænger af den pris, som vi kan forhandle med underviseren. Det kræver typisk at der deltager mindst 12 betalende kursister for at det løber rundt, men vi har ind imellem valgt at gennemføre med færre deltagere. Underviserne På de tekniske kurser benytter vi i høj grad de leverandører/rådgivere, der er medlem af foreningen, da disse besidder den tekniske viden om netop svømmehallernes udfordringer, som kursisterne efterspørger. Vi har endnu ikke haft problemer med inhabilitet eller at leverandørerne går over i en sælgerrolle når de underviser. Vi er dog bevidste om risikoen og drøfter adfærden med vores undervisere inden kurset. På de mere generelle kurser benytter vi undervisere med særlige kompetencer inden for hver deres felt. Vi har fx samarbejdet med IBC i Kolding om et kursus i markedsføring via de sociale medier, vi har benytte Hanne Boutrup (årsmødet) til kursus i Service osv. Sportsfaciliteter Det vil være naturligt for Sportsfaciliteter.dk at udbyde kurser inden for: Markedsføring, administration og salg Aktiviteter og events Bygnings- og anlægsdrift Kurser efteråret 2015: AV og lyd i sportshallen i samarbejdet med ProData Den svære samtale (udbydes af Aqua Akademiet) Andre idéer??